• Indique la clasificación de los eventos.

Los eventos se clasifican atendiendo a

A) Su carácter
B) Su naturaleza

Por su carácter pueden ser:

 Congresos
 Foros
 Conferencias
 Paneles
 Simposios
 Talleres
 Seminarios
 Asambleas
 Convenciones

Por su naturaleza pueden ser:

 Internacionales
 Nacionales con participación internacional
 Nacionales

Eventos Internacionales

Para Cuba, son considerados Eventos Internacionales aquellos que sean originados por alguna
Institución Internacional ya sea de carácter regional o mundial y cuya sede se ha decidido que sea
nuestro país y también aquellos eventos generados por Instituciones Cubanas y a los que se les ha
dado carácter internacional por el contenido de sus temas de discusión, por la participación de
extranjeros o por el auspicio de una o varias Instituciones Internacionales.

Eventos Nacionales con participación internacional

En este caso se trata de congresos generalmente de carácter permite promover una importante
participación extranjera y en la mayoría de casos se busca el auspicio de algunos Organismos
Internacionales o de personalidades que contribuyan a la promoción de la participación
internacional.

Eventos Nacionales
Son eventos generados por Instituciones y Organismos Cubanos con carácter puramente nacional
y que pueden tener o no invitados extranjeros, aunque este último aspecto no constituye una
condición fundamental.
También existe una definición por su origen:
Diseño Propio, cuando es concebido totalmente en el país.
Sede Captada, cuando su celebración es producto de la asignación de sede por una Organización
Internacional.

• ¿Cuáles son las etapas de organización de eventos?

PRE – EVENTO
1.- Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.
2.- El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su
desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima
organizacional).
3.- Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros eventos
importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los participantes y/o
invitados especiales.
4.- Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad, la
comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.
5.-Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o
participantes.
6.- Definir: Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos
para determinar el tema, el alcance y el programa.
-Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.
7- Nombrar al Comité Organizador
Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de
evento.
Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento
sistematizadamente.
8.-Fijar sede provisional del comité organizador.
9.-Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.
10.-Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales,
participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará tomando en cuenta la magnitud y las
posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros)
11.- Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.
12.- Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).
13.-Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento,
más un 10% de gastos imprevistos).
EVENTO
 Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre-
Evento.
 Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y
hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como
evento.

POST – EVENTO
 Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.
 Se cancelan los pagos pendientes.
 Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.
 Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la
realización del evento.
 Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo
planificado se cumplió o no.
 Se recopila y archiva la información correspondiente al evento

• ¿Cuáles son los comités para desarrollar un evento?

COMITÉ DE PROGRAMAS
Este comité presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la
estructuración del programa general del evento.

COMITÉ DE FINANZAS
El segundo comité en importancia, su principal objetivo como su mismo nombre lo dice es
el control de las finanzas. Todo lo referente a dinero tiene obligatoriamente que pasar por
el control y autorización de este comité que se deberá encontrar en contacto directo y
constante con el comité organizador para lograr así un estricto seguimiento.

COMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con
la celebración del evento.

• Describa cuales son la funciones de cada uno de los comités.

COMITÉ DE PROGRAMAS
Funciones:
 Preparar un cronograma de actividades estableciendo fechas topes.
 Escoger temas a tratar y las actividades a realizar.
 Estructurar el programa técnico.
 Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes.
 Seleccionar coordinadores de actividades.
 Establecer los mecanismos para la preselección y hacer la selección final del trabajo.
Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para
su reproducción y distribución.
 Estructurar el programa social.
 Elaborar el programa de acompañantes.
 Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades ejecutadas y
programar acciones pendientes.
 Mantener informado al comité organizador a través de reuniones periódicas.

Comité de finanzas Funciones:

 Solicitud de fondos predestinados para el evento (solo si aplica), y sus respectivos
documentos,
 Generación de los formatos contables,
 Control de ingresos y egresos del evento,
 Autorización de gastos ordinarios y extraordinarios,
 Control de patrocinios internos y/o externos,
 Reportar adecuadamente al comité organizador del control contable,
 Responsabilidad total sobre el dinero y su direccionamiento,
 Responsabilidad total sobre pérdidas,
 Encargados de facturaciones, deducciones y/o similares,
 Reportar utilidades o pérdidas al final del evento, según sea el caso.

COMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

Funciones:
 Reservación del centro de convenciones.
 Montaje de los salones.
 Alquiler de equipos de sonido.
 Alquiler de todos los equipos audiovisuales.
 Reproducción del material.
 Organización y contratación del personal técnico.

COMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

Sus funciones son:
 Diseño y elaboración del logotipo.
 Diseño y elaboración del afiche, los programas, folletos, papelería especial, invitaciones,
distintivos y todo lo relacionado con impresos.
 Promoción interna y externa.
 Diseño y compra de todo el material promocional.
 Elaboración de las pancartas.
 Planificación y coordinación del protocolo.
 Coordinación de información y entrevistas con los medios de comunicación.
 Coordinar los programas especiales para el comité organizador, los conferenciantes e
invitados especiales.
 Coordinar los actos de inauguración y clausura.
 Elaborar los instructivos.

COMITÉ DE TRANSPORTE
Sus funciones son:
 Coordinación general de todo lo referente al transporte aéreo, terrestre y marítimo.
 Coordinar la llegada y salida de los delegados e invitados en los terminales.
 Coordinar los servicios de estacionamiento y traslado al lugar del evento.

COMITÉ DE SEGURIDAD
Funciones:
 Coordinar todo el operativo de seguridad tanto de los invitados especiales como los
delegados y participantes.
 Vigilancia de las instalaciones y de los campos hasta su reintegro a la empresa o a los
prestatarios de servicios.
 Constatar el buen funcionamiento de los sistemas de prevención de incendios.
 Coordinar los servicios de ambulancias y primeros auxilios.

COMITÉ DE RECEPCIÓN
Funciones:
 Es el responsable de dar la bienvenida a todos los participantes.
 Recibir a los invitados especiales.
 Brindar toda información tanto de las actividades del evento como otra que sea requerida
por los delegados e invitados.

COMITÉ DE REGISTRO
Sus funciones son:
 Coordinar todo lo referente a la inscripción.
 Diseñar las planillas de inscripción.
 Entregar al material.
 Suministrar información.

COMITÉ DE ALOJAMIENTO
Funciones:
 Seleccionar las diferentes alternativas de hospedaje.
 Contratar los servicios de alojamiento.
 Distribuir las habitaciones.
 Asignar habitaciones a los invitados especiales.
 COMITÉ DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
Funciones:
 Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas: desayunos, almuerzos, cenas,
refrigerios, etc.
 Organizar los horarios.
 Seleccionar el menú.

COMITÉ DE DAMAS
Funciones:
 Coordinar el programa de acompañantes.
 Cooperar en la recepción y despedida de los invitados y participantes.
 Solicitar obsequios y donaciones.
 Ayudar en la organización del programa social.
 Colaborar en la decoración.

• ¿Qué importancia tienen los eventos en una organización?

Aunque podríamos decir muchas cosas, hablaremos principalmente de cuatro factores.

Tener claros los objetivos de la compañía: es importante tener una profunda conversación con
la empresa para conocer qué busca con el evento, qué mensajes quiere mandar, cuales son los
valores de su organización o marca y, muy importante, qué presupuesto tenemos. Así
fundamentaremos nuestras decisiones y organizaremos un evento en consonancia con la
empresa, ayudando de esta manera a que cumplan sus objetivos.
El tiempo: Organizar con tiempo es imprescindible, las prisas no son buenas consejeras.
Realizar un planning y un timing realista es de vital importancia.
Tener una buena red de proveedores: Esto nos ahorrará tiempo a la hora de buscar materiales
o recursos que necesitemos para el evento y nos dará tranquilidad y seguridad si conocemos
de antemano al proveedor, sobre todo en profesionalidad.
Plan B: en todo evento, el factor imprevisto o problema tiene que estar contemplado. Por ello,
si tenemos un Plan B para el lugar, material o personas con las que vamos a contar, nos evitará
sufrir contratiempos irremediables.

• ¿Cuáles son los tipos de participantes a un evento?

El que participa demasiado

Esta conducta en un participante se considera positiva, pues generalmente aporta información
productiva y útil para el desarrollo del tema y bien canalizada puede enriquecer el aprendizaje del
grupo.

El contreras abierto:
Es aquella persona que desde el inicio de la sesión se manifiesta en desacuerdo con el instructor
y/o con los miembros del grupo.
Cerrado o silencioso:
Esa conducta es más delicada que la del contreras abierto, pues no externaliza la causa de su
desacuerdo. Es más problemático, usa la comunicación no verbal para manifestar su
inconformidad.

El contreras silencioso:
Puede también contagiar al grupo con sus actitudes o causarles malestar. Y muchas veces
contagiar al grupo con más facilidad que el abierto. Se manifiesta en la forma de sentarse y sobre
todo con los movimientos de desacuerdo.

El que participa demasiado

Es el personaje que sabe tanto o más que el instructor sobre la materia objeto de estudio. Puede
ser muy valioso para el desarrollo del curso si el instructor lo pone de su lado y lo sabe aprovechar.

El contreras abierto:
Es aquella persona que desde el inicio de la sesión se manifiesta en desacuerdo con el instructor
y/o con los miembros del grupo.

El experto:
Es el personaje que sabe tanto o más que el instructor sobre la materia objeto de estudio. Puede
ser muy valioso para el desarrollo del curso si el instructor lo pone de su lado y lo sabe aprovechar.

El platicador:
Es la persona que constantemente interrumpe ya sea charlando con sus vecinos o por medio de
expresiones o ruidos que distraen la atención del grupo.

El distraído:
Para ubicar al distraído hay que estar muy atento en todos los detalles, ya que esta conducta se
puede esconder cuando aparentemente una persona está atenta tomando notas, pero su atención
está en otro asunto distinto al tema tratado.

El dormido:
Este es un caso grave pues es indicio de que el participante está agotado o que como instructor no
estamos haciendo lo correcto.

El ignorante:
participante que no reúne los requisitos en cuanto a conocimientos y experiencia para asistir al
curso, fue mal seleccionado o muchas veces se encuentra presente porque no tiene otra cosa que
hacer o está en sustitución del titular quien por estar ocupado no pudo asistir al evento. Este
personaje interviene torpemente o contesta inadecuadamente cuando se le pregunta y en general
se encuentra desubicado, puede ser pasivo o activo.
El ignorante pasivo:
Generalmente es el novato quien no conoce el tema o el trabajador de nuevo ingreso que no tiene
experiencia en el puesto. Puede ser también que no se sienta parte del grupo o que el grupo lo
rechace por lo que su participación es muy limitada.

El ignorante activo:
Se encuentra con más peligro de caer en el ridículo pues interviene torpemente.

El sabanitas:
Es aquel participante que siempre llega tarde o que en los recesos se incorpora al grupo después
de que la sesión se ha iniciado.

El palero:
Es aquel participante que es afín con nuestra manera de pensar y que desde el inicio se manifiesta
de forma directa o indirecta de acuerdo con el instructor.

El zorro:
Este es el personaje más peligroso pues s una combinación de experto y contreras.

• ¿Cuáles son los medios de divulgación del evento?

MEDIOS ELECTRONICOS
 Sitio web
 Intranet
 Boletín electrónico
 Televisión
 Radio
IMPRESOS
REVISTAS
La revista es un tipo de publicación, por lo común semanal,. A ello viene precisamente la
denominación de la “revista” que “revé” o “vuelve a ver”. La revista tiene esas noticias ya dadas a
conocer por el diario para incorporarles aditivos que la complementan. En comparación con el
diario, trae valores inéditos como la sugestión del público, la imagen, color, etc.
FOLLETOS
Impreso de varias hojas que sirve como instrumento divulgativo o publicitario. En Marketing, el
folleto es una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto o servicio. Su forma de
distribución es variada: situándolo en el propio punto de venta, mediante envío por correo o
buzón, o incluyéndolo dentro de otra publicación.
VOLANTES Pequeña publicación compuesta esencialmente por una sola hoja de papel, ya sea
plegada o sin plegar (con mayor frecuencia sin plegar), que se utiliza para promover algún tipo de
venta o evento.
PANCARTAS
Cartel grande de tela, papel u otro material, en que se pintan frases, consignas, Etcétera, y se usa
en manifestaciones, protestas o reuniones públicas.
PERIÒDICOS
Publicación de aparición regular (diaria, semanal, quincenal, etc.), cuya base es la difusión de
información; se llama así especialmente a la prensa diaria, que distribuye y estructura su
contenido en distintas secciones.
CATÀLOGOS
Elenco de publicaciones y objetos clasificados y normalmente a la venta.
CARTELES
Material gráfico que transmite un mensaje, está integrado en una unidad estética formada por
imágenes que causan impacto y por textos breves. Ha sido definido por algunos estudiosos como
"un grito en la pared", que atrapa la atención y obliga a percibir un mensaje. También
puede definirse como un susurro que, ligado fuertemente a las motivaciones e intereses del
individuo, penetra en su conciencia y le induce a adoptar la conducta sugerida por el cartel.
TIPOS DE CARTELES
INFORMATIVOS
Es el que está planeado para comunicar eventos, conferencias, cursos, reuniones sociales,
espectáculos, etc. Este tipo de carteles puede ser presentado sólo con texto, para lo cual se
recomienda letras grandes sobre fondo de color contrastante.
Los textos deberán proporcionar sólo la información indispensable.
FORMATIVOS
Se utiliza como un medio para propiciar el establecimiento de hábitos de higiene, salud, limpieza,
seguridad, orden, etc. También se usa para propiciar actitudes de confianza, actividad, esfuerzo,
conciencia, etc.
El cartel formativo usado adecuadamente en la promoción de la salud, puede convertirse en un
magnífico recurso para evitar las enfermedades, los accidentes y promover los hábitos higiénicos
ELECTRÓNICOS
SITIO WEB
Es un conjunto de páginas web, típicamente comunes a un dominio de internet o subdominio en la
World Wide Web en Internet. Un sitio web puede ser el trabajo de una persona, una empresa u
otra organización y está típicamente dedicada a algún tema particular o propósito.
INTRANET
Conjunto de contenidos compartidos por un grupo bien definido dentro de una organización.
Tiene como función principal proveer lógica de negocios para aplicaciones de captura, informes y
consultas con el fin de facilitar la producción de dichos grupos de trabajo; es también un
importante medio de difusión de información interna a nivel de grupo de trabajo. Las redes
internas corporativas son potentes herramientas que permiten divulgar información de la
compañía a los empleados con efectividad, consiguiendo que estos estén permanentemente
informados con las últimas novedades y datos de la organización.
BOLETÍN ELECTRÓNICO
Su propósito es informar a los lectores de las actualizaciones de la página web y/o proporcionar
información sobre el tema en que se centra el sitio web. Los boletines electrónicos juegan un
importante papel en la creación y mantenimiento de la relación con los suscriptores,
recordándoles la página web e invitándoles a visitarla regularmente.
TELEVISIÓN
Es un sistema de telecomunicación para la transmisión y recepción de imágenes en movimiento y
sonido a distancia. Esta transmisión puede ser efectuada mediante ondas de radio o por redes
especializadas de televisión por cable. El receptor de las señales es el televisor.
RADIO
Tecnología que posibilita la transmisión de señales mediante la modulación de ondas
electromagnéticas. Estas ondas no requieren un medio físico de transporte, por lo que pueden
propagarse tanto a través del aire como del espacio vacío.

• ¿Qué es Brief?
BRIEF: Es un documento informativo breve, conciso, completo y detallado del producto o servicio
que da el cliente a la agencia de publicidad.

BRIEFING: es un brief más corto o incompleto con un desarrollo menor de los pasos del brief. Es
más informal: puede ser un simple llamado telefónico del cliente con ciertos datos del producto,
por ejemplo.

CONTRABRIEF: Es la modificación del Brief por parte de la agencia que nuevamente vuelve al
cliente y de allí a la agencia.

¿Cómo se realiza un Brief?

Aunque cada brief dependerá de cada cliente y la estrategia que queramos implementar, hay 10
puntos básicos que todo brief debería cumplir:
1. Objetivos
Este punto es el resumen del proyecto o campaña. Es decir, deberemos definir cuáles serán los
productos o servicios con los que se trabajará. Pueden pedirnos desarrollar una imagen
corporativa, crear una página web, realizar un curso, gestionar las redes sociales… o cualquier otra
acción. También se definen los objetivos concretos que busca el cliente (fidelizar clientes,
conseguir ventas, darse a conocer, etc.).
2. Marca
Presentación de la empresa o marca para poder conocer y entender con exactitud lo que pide el
cliente y cuál es su esencia. Normalmente, incluye su historia y trayectoria, así como todos los
enlaces de los que podamos disponer. Lo ideal es dividir este punto en una parte de texto y otra
de imágenes. Además, se suele definir cuál es su sector, sus productos y servicios y la competencia
directa.
3. Target
Es necesario centrar la estrategia para llegar a nuestra audiencia o público objetivo. Por ello, el
punto anterior será decisivo para conocer a quién debemos dirigirnos y que el cliente pueda
argumentarlo en esta parte del brief (edad, clase social, sexo, oficio, estudios, aficiones…).
Establecer el target correctamente nos ayudará mucho en los siguientes puntos.
4. Estructura
Aquí se deben explicar las partes que va a tener la campaña. Si se trata de un evento, habrá que
definir qué se va a hacer detalladamente y su duración. Si hablamos de realizar una web, se
comentarán cuáles van a ser sus secciones y tendremos un resumen de cada una. Estos son solo
algunos ejemplos.
En este punto lo ideal es aportar mucha información sin miedo a que sobren datos. Cuanto más,
mejor.
5. Documentación
Toda la información o documentación que vayamos a utilizar durante el proyecto tienen que
entregarse para poder utilizarlos tras el acuerdo.
6. Estilo y tono
Aquí se incluyen todos los documentos audiovisuales que le gusten al cliente para la campaña y los
que no. También se denomina look and feel. Igualmente, no se puede olvidar que se deben
redactar contenidos originales, imprescindibles para cualquier tipo de estrategia, y deben
ajustarse a ese look and feel.
7. KPIs
Son los indicadores de éxito. Suele ser recomendable utilizarlos para establecer métricas que nos
ayuden a comprobar los resultados poco a poco.
8. Presupuesto
Hablar de dinero no tiene por qué ser incómodo, es más, se da por hecho que una estrategia de
marketing conllevará unos gastos, así que este es el mejor momento para que el cliente nos
informe de su presupuesto. De esta manera podremos preparar la propuesta con más detalle.
9. Timing
En cuestiones de tiempos hay que ser coherentes. El cliente tiene que ser realista con las fechas de
entrega y así debemos hacérselo ver. De lo contrario, es posible que todo el trabajo anterior no
sirva para nada y no tenga la calidad que ambas partes esperan.
10. Entregables
Al final de la campaña se entregarán al cliente todos los materiales que se acuerden en este punto,
como pueden ser resúmenes y materiales informativos o audiovisuales.

• ¿Qué es un brouchure?
Es toda aquella folletería que sea propia de una compañía y que la represente. El Brochure abarca
desde trípticos publicitarios de un nuevo producto o servicio que su compañía ofrezca hasta las
carpetas de presentación de proyectos que circulan de manera interna o externa. Es decir, el
Brochure abarca casi todo el material impreso propio de una empresa y cada uno de los diferentes
tipos de Brochure debe ser diseñado de manera diferente. Es diferente el criterio que se deba
adoptar a la hora de hacer el diseño para una carpeta de presentación de proyectos interna que
para una que circule de manera externa a su compañía.

• ¿Qué es un Flyer?
Es un formato de publicidad con los que se suele anunciar el emplazamiento y las ofertas de las
discotecas. Consiste en un papel de tamaño medio (normalmente media cuartilla, aunque varía),
que se distribuye directamente mano a mano habitualmente en la calle.