CAMPAÑA DE ACTUALIZACION DE DATOS Y HABILIDAD

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CODIGO: FT-GC-09 Página 1 de 6
05 Noviembre de 2020 COMERCIAL Y MERCADEO

1. OBJETIVO

Establecer las actividades que garanticen la actualización de información en los asociados e incentivar
su habilidad como mecanismo para disfrutar de los beneficios sociales que tiene la Cooperativa.

2. ALCANCE

Aplica para los asociados que actualicen o confirmen datos personales y/o se habiliten durante el
periodo de vigencia de la campaña. Inicia cuando el asociado ingresa a la página web de la cooperativa
actualiza o confirmando sus datos, la asignación de pasaportes y atención de casos especiales.

3. FECHAS Y DATOS CLAVES DE LA CAMPAÑA

No. Concepto Fecha

1 Inicio
2 Actualización de Datos
3 Límite Para Habilitarse
4 Asignación virtual del Pasaporte
5 Utilización del Pasaporte
6 Cierre de Plataforma Coprocenva Kupi
Entrega de Detalle
7 Cierre de Campaña
8 Valor del Pasaporte
9 Categorías de Utilización
Desde el 17 de Noviembre de 2020
Hasta el 22 de Diciembre 2020
Hasta el 21 de Diciembre de 2020
Hasta el 23 de Diciembre de 2020
Hasta el 27 de Diciembre de 2020
27 de Diciembre a las 11:59 p.m.
Desde el 28 de Diciembre de 2020 y hasta el 30
de enero de 2021.
30 de enero de 2021
$60.000 M/CTE
Restaurantes, Heladerías y Establecimientos
Recreativos que incluyen Cines y Hoteles

4. CONDICIONES DE LA CAMPAÑA

4.1 Requisitos para Actualizar Datos a través de la página web.

4.1.1 Ser asociado activo (10) o activo en cobranza prejurídica (13) a la cooperativa

4.1.2 Figurar en la base de datos al cierre de octubre de 2020 como vinculado y no encontrarse en proceso
de retiro de la cooperativa.

4.1.3 Tener registrados en la Cooperativa un número de celular o un correo electrónico.

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4.1.4 Para actualizar datos a través de la página web debe ser mayor de edad con tipo documento Cédula de
Ciudadanía o Cédula de Extranjería.

4.1.5 Es permitido actualización de datos a través del centro de contacto telefónico a los asociados mayores
de edad.

4.1.6 Los asociados menores de edad solo podrán actualizar datos a través de la agencia.

4.1.7 Aceptar Política de Tratamiento de Datos Personales.

4.2 Requisitos Para Acceder al Pasaporte Virtual A la Recreación Navideña

4.2.1 Realizar el proceso de actualización de datos en www.coprocenva.coop hasta el 22 de

diciembre a las 6:00 p.m.

4.2.2 Contar con la inducción cooperativa al momento de adjudicación del pasaporte. Los asociados
con compromiso de efectuar la inducción deben realizarla a través de la plataforma virtual
(Moodle) o asistir a una de las sesiones programadas semanalmente vía MS Teams.

4.2.3 Al momento de adjudicar el pasaporte encontrarse hábil. Es permitido para los asociados
inhábiles, cancelar los valores atrasados, es decir habilitarse hasta el 21 de diciembre de 2020
para poder recibir su pasaporte.

4.3 Condiciones Generales

4.3.1 El pasaporte será asignado dentro de los dos días hábiles siguientes a la fecha en la cual
actualizó su información con La Cooperativa, previa verificación del cumplimiento de los
requisitos para este fin.
4.3.2 El valor del pasaporte deberá ser consumido en su totalidad hasta el 27 de diciembre de 2020.
No se reintegrarán dineros por consumos parciales o no consumo después de esta fecha.
4.3.3 Si el valor del consumo en el establecimiento comercial excede el valor del Pasaporte a la
Recreación Navideña ($60.000) el asociado debe cancelar la diferencia al establecimiento.
4.3.4 Los asociados que actualicen sus datos y continúen inhábiles, recibirán un detalle al cierre de
la campaña.
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Imagen de referencia

4.3.5 El detalle será entregado en su respectiva agencia.

4.3.6 El proceso de actualización de datos se realizará como lo establece el instructivo I-GA-07 Para
Actualización de Datos.

4.4 Restricciones
4.4.1 La atención del asociado para entrega del Detalle Corporativo será en horario de servicio al
público.
4.4.2 Coprocenva se reserva el derecho a cambiar sin previo aviso el detalle corporativo.
4.4.3 Coprocenva se reserva el derecho a terminar la promoción sin previo aviso.
4.4.4 Aplican las condiciones y restricciones que Coprocenva crea convenientes para el normal
desarrollo de la campaña.

4.5 Entrega del Detalle Corporativo

4.5.1 El Analista Profesional de Mercadeo despechará a la Agencias el detalle corporativo
“maletín manos libres” para ser entregado al Asociado inhábil que durante la vigencia de la
campaña actualizó sus datos.

4.5.2 Al asociado le llegará un mensajes de texto, invitándolo a acercarse a su agencia a reclamar el

obsequio a partir del 28 de Diciembre de 2020 y hasta el 30 de enero de 2021.
4.5.3 Cada agencia establecerá la logística para entregar el detalle corporativo, teniendo en cuenta
las medidas de bioseguridad establecidas por la cooperativa a raíz de la situación de
emergencia.

4.5.4 Para reclamar el detalle el asociado inhábil que haya actualizado sus datos debe presentarse
en su Agencia con su documento de identidad original o podrá autorizar un tercero para
reclamarlo, quien deberá presentar copia de la cédula con firma y huella del titular. El personal
de la agencia debe verificar dicho documento en el sistema biométrico de la cooperativa.
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5. DESARROLLO DE ACTIVIDADES

5.1 Revisión de Requisitos y Adjudicación de Pasaporte

5.1.1 El asociado podrá actualizar sus datos a través de: La Página Web de la Cooperativa:
www.coprocenva.coop , El Centro de Contacto, comunicándose al 4880002 o en Agencia,
según instructivo I-GA-07 para Actualización de Datos.
5.1.2 Al asociado le llegará una confirmación de actualización por correo electrónico, que incluirá:
- Los requisitos con los que debe cumplir para acceder al pasaporte virtual de la recreación
navideña.
- El tiempo en que recibirá la notificación de asignación del pasaporte virtual a la recreación
navideña (hasta dos días hábiles)
- Si no ha recibido el mensaje de texto, le informamos que puede comunicarse al centro de
contacto para validar su caso.
5.1.3 Si el asociado que desea actualizar datos reside en el extranjero, no cuenta con ningún dato
que coincida con la información que contiene nuestra base datos y por ello no puede
actualizarse a través de la página web, debe enviar una solicitud de actualización de datos de
contacto al correo electrónico comunicatemas@coprocenva.coop adjuntando copia de la cédula
de ciudadanía colombiana y copia del documento que lo identifique en el país que reside con
los datos de contacto como teléfono celular y correo electrónico actual.
5.1.4 Cando el asociado reciba la respuesta a su solicitud puede continuar su proceso de
actualización a través de la página web.
5.1.5 A los asociados que no cumplen requisitos para acceder al Pasaporte Virtual a la Recreación
Navideña les llegarán mensajes de texto invitándolos a cumplirlos.
5.1.6 A los asociados que cumplen requisitos, pero no tienen autorización de tratamiento de datos, el
Centro de Contacto Telefónico los contactará para obtener la autorización.
5.1.7 Si el asociado es menor de edad debe acercarse a la agencia a realizar el proceso de
actualización.

5.2 Notificación al Asociado

5.2.1 Los asociados que cumplen con los requisitos les llegarán un mensaje de texto (máximo dentro
de los 2 días hábiles siguientes a la actualización de sus datos) al celular informándole la
asignación y un enlace que lo lleva al instructivo de uso y a los comercios donde podrá redimir
el pasaporte. A los asociados residentes en el extranjero llegará correo electrónico con la
información de la adjudicación.
5.2.2 El asociado recibirá un segundo mensaje de texto que le notifica el usuario y la contraseña (en
caso de que quiera redimir el pasaporte por medio del código QR). A los asociados residentes
en el extranjero llegara un correo electrónico con la información.
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5.2.3 A todos los asociados que se les asignan pasaporte tendrán un correo electrónico con el
instructivo de uso, al que puede ingresar mediante enlace a consultar los comercios incluidos
en el convenio.
5.2.4 Con dichas notificaciones el asociado podrá acercarse a los establecimientos del convenio y
consumir su pasaporte a la recreación navideña.
5.2.5 Los asociados que se encuentren en el exterior deben remitir los correos electrónicos de
notificación de aprobación del pasaporte y de asignación del PIN o el código QR para pago de
consumo en el establecimiento a la persona de su preferencia, sin estos correos y/o códigos no
podrá redimir el pasaporte.

5.3 Reverso y Anulación de Pasaportes

5.3.1 El 27 de Diciembre de 2020 a las 11:59 p.m. la plataforma KUPI automáticamente cerrará la
opción de utilización de los pasaportes. A partir de este momento el asociado no podrá hacer
mas uso de su pasaporte.
5.3.2 Al Asociado que haya utilizado parcialmente o no haya consumido su pasaporte le llegará un
mensajes de texto informando cierre de campaña.

5.4 Situaciones Especiales

5.4.1 El asociado que, cumpliendo los requisitos para asignación de pasaporte, no le haya llegado
notificación de adjudicación, haya cambiado de número telefónico o se le haya borrado el
mensaje de texto de notificación, debe comunicarse con el centro de contacto telefónico de
Coprocenva.
5.4.2 El Agente del Centro de Contacto le tomará la solicitud, validará su identificación, titularidad y
registrará dicha solicitud.
5.4.3 En un término de 1 día hábil automáticamente le llegará la notificación al asociado para que
comience a usar su pasaporte.

6. DIAGRAMA DE ACTIVIDADES
No Aplica

7. ANEXOS
No Aplica

MODIFICADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

María Victoria Arango Castro Marisol Cardenas Héctor Fabio López Buitrago
Subdirector de Mercadeo Auditor Interno Gerente General
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Leidy Diana Tobar Miranda

Coordinador Gestión Organizacional