ELEMENTOS DE ADMINISTRACIÓN, PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y EL CONTROL DE GESTIÓN

Introducción
Si consideramos que toda organización se origina con el fin de cumplir con un objetivo específico, el
cual normalmente se define como la misión de la empresa, y se organiza para el cumplimiento de
dicha misión. Es claro que la organización deberá establecer una estructura que permita la ejecución de
las tareas que la con lleven al cumplimiento de las metas de corto y largo plazo, operativas y
estratégicas. Definiendo una estructura organizacional, funcional, con una línea de mando y con
sistemas de control que permitan en cumplimiento de los objetivos de una manera eficiente y
conforme a las políticas de la empresa y normas legales vigentes.
Debido a lo anterior y con el fin de verificar que la organización cumple con los procedimientos
necesarios para el logro de sus objetivos de manera eficiente se han implementado las últimas
décadas distintos sistemas de control de gestión, los cuales son utilizados como una herramienta
directiva, relevante para la dirección y administración de la organización.

Sustentos de la Administración para la implantación del control de gestión.

Con el objeto de fundar las bases para lograr definir los fundamentos del control de gestión y
eventualmente en la auditoría de gestión, a continuación se analizarán algunos aspectos de la
administración que serán relevantes para nuestro estudio.

A. Concepto de Administración:
La administración es el acto de administrar, gestionar o dirigir empresas, negocios u
organizaciones, personas y recursos, con el fin de alcanzar los objetivos definidos.

La administración de empresas es una rama de las ciencias sociales que se caracteriza por la aplicación
práctica de un conjunto de principios, normas o leyes y roles, funciones o procedimientos dentro de las
organizaciones.

1 AUDITORÍA DE GESTIÓN
En una empresa, el acto de administrar significa planificar, organizar, dirigir, coordinar y controlar las
tareas o los procesos siempre buscando lograr productividad y el bienestar
de los trabajadores, y obtener lucro o beneficios, además de otros objetivos definidos por la
organización.
La forma como las organizaciones se administran o se gestionan determinará si van a conseguir utilizar
con eficacia sus recursos para lograr los objetivos propuestos. Por eso, el papel del administrador tiene
un fuerte impacto en el rendimiento de las organizaciones.

B. Procesos administrativos
Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación,
organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los
recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la
organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad.

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue desarrollado por Henri
Fayol (1916), quien describió las actividades administrativas como compuestas por las funciones de
planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus
objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si los administradores o gerentes de una
organización realizan debidamente su trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más
probable que la organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de los
gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que éstos cumplan con el
proceso administrativo.

La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo, nótese la i

2 AUDITORÍA DE GESTIÓN
Etapas del proceso administrativo
Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o funciones básicas:
planeación, organización, dirección y control. A continuación una breve introducción a cada
una.

1. Planeación
Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para
alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a
hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? La planeación
trata de crear un futuro deseado.

Planificar abarca la definición de las metas de la organización, el establecimiento de una estrategia

general para alcanzar esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar
y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder
de vista el trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención en
las cosas más importantes.

2. Organización
La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los recursos cuyo fin es
establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Es un proceso en donde se
determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y
coordinando las actividades y suministrando los recursos.

Organizar es disponer el trabajo para conseguir las metas de la organización. Organizar incluye
determinar qué tareas hay que hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a
quién y dónde se toman las decisiones.

3. Dirección
La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los
involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres
subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.

La dirección es el proceso para dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una
organización entera, con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

3 AUDITORÍA DE GESTIÓN
4. Control
El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos
comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.

El control es la actividad de seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan

darse respecto a los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la comparación
regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes realizaciones y la valoración de las
desviaciones habidas respecto de los objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo
conseguido para desencadenar las acciones correctores, que mantengan el sistema regulado, es
decir, orientado a sus objetivos.

Otros procesos o actividades

Existen otras actividades que se han consideradas dentro de los procesos de administración
tradicionales por nuevos autores entre las que se pueden distinguir:

5. Integración
Integrar, con qué y quiénes se va a hacer, consiste en seleccionar y obtener los recursos financieros,
materiales, técnicos y humanos considerados como necesarios para el adecuado funcionamiento de un
organismo social, la integración agrupa la comunicación y la reunión armónica de los elementos
humanos y materiales, selección entrenamiento y compensación del personal.

6. Previsión
Prever, qué se puede hacer, consiste en el diagnóstico de la información y los datos disponibles, de tal
manera que se haga posible la anticipación o construcción del contexto en el que la organización se
encontrará.

C. Estructura organizacional
La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas
características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad,
jerarquía, cadena de mando, organigramas y departamentalizaciones, entre otras.

Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades
o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus
funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y
un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos.

La estructura organizacional es la división de todas las actividades de una empresa que se agrupan
para formar áreas o departamentos, estableciendo autoridades, que a través de la organización y
coordinación buscan alcanzar objetivos.

4 AUDITORÍA DE GESTIÓN
Estructura formal
Esta estructura formal surge como una necesidad para realizar una división de las actividades dentro de
una organización que les permita principalmente alcanzar los objetivos mediante organigramas,
manuales y la interacción de los principios de la organización como la división de trabajo,
autoridad y responsabilidad, delegación, unidad de mando, jerarquía, tramo de control y equidad en la
carga de trabajo, entre otras. La estructura formal está integrada de las partes que forman a una
organización y su relación entre sí a través de los principios fundamentales de la organización que se
establecen con ayuda de las herramientas y se presentan en forma verbal o documentos públicamente
donde los algunos de los integrantes puedan consultar, como está regida la estructura formal de la
organización.

El diagrama organizacional u organigrama

Los organigramas son representaciones gráficas, se les llama lineofuncionales debido a que la
división de trabajo, las líneas de autoridad y comunicación se representan de forma gráfica. Para la
realización de un organigrama existen significado y reglas en los gráficos, se mencionan algunas, en
el caso del staff estas se deben resaltar con unas líneas punteadas, líneas como de autoridad deben
salir de la parte inferior del rectángulo, deben encerrarse en un rectángulo el título del cargo, de deben
incluir los nombres de quien está a cargo del puesto.

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Departamentalización
La empresa pude organizarse por diferentes factores, factor producto, del cliente, en razón
geográfica, funcional y por proyectos.
 En razón del área funcional: Es cuando se organizan de acuerdo a los perfiles profesionales de
especialidad.
 En razón del cliente: La organizaciones de estructuran de acuerdo al tipo de cliente un ejemplo
muy claro son las tiendas departamentales.
 En razón de los productos: Generalmente es en empresas que tiene una gran variedad de
productos, estas empresas se organizan de acuerdo al tipo de producto un ejemplo muy común
de este tipo de departamentalización son las tiendas de abarrotes, o las grandes cadenas
comerciales de supermercados
 En razón de la ubicación geográfica: Es de acuerdo a las zonas o territorios donde estas
empresas llevan a cabo sus operaciones.
 En razón del proyecto: Cuentan con una estructura matricial cada vez que generan proyectos
establecen nuevos modificaciones, une ejemplo de estas son las constructoras que trabajan por
proyectos.

Especialización del trabajo

La especialización del trabajo se lleva a cabo mediante la división de las tareas, donde se busca alcanzar
que un colaborador sea un experto en su puesto para que sea más productivo ya que se pensaba que
no era posible que una persona dominara todas las áreas de una organización. En la actualidad
las empresas buscan a personas con una buena actitud para adquirir más conocimientos de lo
que su puesto necesita o que cuenten con “multihabilidades”.

“Organizar significa establecer estructuras de los papeles que los individuos deben desempeñar en la
empresa. Asignar tareas necesarias para el cumplimiento”

Agrupamiento de tareas
Las tareas o actividades de la empresa deben ser clasificadas por las distintas áreas y tener en cuenta el
tipo de carga de trabajo que le establecerán a un colaborador.

Estas se deben establecer como antes se mencionaba de acuerdo a diferentes variables como el tipo
de capacidad, conocimiento técnico y que sea proporcional a la remuneración del trabajador.

Existen diferentes herramientas que ayudan a agrupar las tareas, como los estudios de tiempos y
movimientos, análisis de puestos entre otros. Para realizar el agrupamiento es recomendable primero
hacer una división por grandes áreas, ejemplo: finanzas, recursos humanos, producción,
mercadotecnia, entre otras, y después realizar otra subcategoría o división de estas áreas se acuerdo al
gira de la organización los nombres pueden variar así como el número de subdivisiones.

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D. Jerarquía y cadena de mando
Este principio nos habla de la división de la de la organización que en todo grupo y organización
humana existen. Una vez agrupadas las tareas se comienzan a clasificar en grandes áreas; esta
actividad le corresponde al administrador o quien esté realizado el plan organizacional,
principalmente tendrá que determinar que colaboradores dependen de quién o qué departamento
depende de otro; de igual manera varían de acuerdo al giro de empresa, tamaño, número de personas,
y las relaciones que vinculan las áreas.

En la cadena de mando principalmente establece: la autoridad, responsabilidades y unidad de

mando.

Podemos distinguir la existencia de diferentes niveles de organización según la dimensión de la

empresa y según el ámbito de supervisión de subordinados que pueda controlar el jefe. Si ésta es
pequeña y tiene pocos empleados podrán ser dirigidos por un solo jefe. Si la empresa va creciendo y
teniendo más trabajadores se tendrán que ir constituyendo mandos intermedios, que irán
aumentando conforme se incrementa el número de subordinados. A continuación se muestra
una estructura organizativa piramidal donde se pueden apreciar los distintos niveles que puede
poseer una organización y tareas asociadas a cada uno de estos.

La base de la pirámide representa los trabajos con tareas totalmente ejecutivas. Según se van subiendo
escalones las tareas ejecutivas van reduciéndose en cada nivel, a medida que se amplían las tareas
directivas.

Los grupos de personas comprendidas en este triángulo pueden estar entrelazadas entre sí de
distintas formas lo que da lugar a distintas estructuras
Cuando la tarea a ejecutar se realiza por una sola persona no se presentan problemas, pero si se
exige la participación de varias personas es necesario organizarla.

7 AUDITORÍA DE GESTIÓN
Con este sistema de relaciones se pretende que:

a) Cada individuo conozca lo que hacen los demás.

b) Conocer sus funciones y sus obligaciones en el proceso de trabajo.

c) Tener una información de todas las actividades que se desarrollan en el trabajo, con el fin de dar al
trabajador una visión más clara y de conjunto que facilite la comprensión del objetivo final de la
empresa.

Este proceso de jerarquía y cadena de mando va sufriendo cambios de acuerdo con el crecimiento de la
empresa generalmente todas las empresas nacen sin una estructura definida, y conforme van
creciendo van sumando integrantes hasta que el dueño comienza a dividir las áreas y que persona
se encargara de que.

Crecimiento Organizacional
Existe una clasificación para el tipo de crecimiento de la organización, como horizontal y vertical a
continuación se describen:
 Crecimiento horizontal: sirven hasta cierto límite donde los colaboradores requieren del apoyo
de otros que a su vez dependen también de ellos para cumplir los planes.

 Crecimiento vertical: Conforme va creciendo la empresa y se van sumando colaboradores y se

comienzan abrir más áreas o departamentos a un punto donde no tiene una correcta división
dentro de la organización.

Amplitud de control
Este es muy parecido al anterior solo que cuantifica las unidades, departamentos o personas que se
encuentran supervisadas por otra persona, algunas teorías establecen el número de personas
máximas que pueden estar al mando de otra, pero es muy importante saber y más aun en la
actualidad con los sistemas computacionales que permiten tener mayor control sobre algunas áreas,
que entre menor sea el número de personas que dependen de una, la comunicación y el control de
ellas será más fácil y eficiente , que contrario a más personas se puede llegar a perder el control y
generar el caos.

La estructura organizacional nos permite alcanzar las metas y objetivos de la empresa ya que establece
las bases fundamentales como de división de trabajo, departamentalización, control de mando y
jerarquía.

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Es importante que las empresas cuenten con una estructura, sin importar su tamaño y que además este
diseñada de acuerdo a lo que pretende realizar y hacia donde se quiere dirigir para que le permita
alcanzar objetivos. Además de que no hay que perder de vista que la estructura de la organización,
cuando se esté diseñando debe ser flexible y adaptable al crecimiento de la empresa.

E. Planificación Estratégica
La Planificación Estratégica es un proceso a través del cual la organización define sus objetivos de
mediano y largo plazo, identifica metas y objetivos cuantitativos, desarrolla estrategias para alcanzar
dichos objetivos y localiza recursos para llevar a cabo dichas estrategias y es al mismo tiempo una
poderosa herramienta de diagnóstico, análisis, reflexión y toma de decisiones colectivas, en torno al
quehacer actual y al camino que deben recorrer en el futuro las instituciones, para anticiparse a los
cambios y a las demandas que les impone el entorno, logrando el máximo de eficiencia y calidad en sus
resultados.

La planificación estratégica es un proceso continuo que requiere constante retroalimentación acerca de

cómo están funcionando las estrategias. En el sector privado, las organizaciones tienen señales de su
desempeño a través de indicadores claros, tales como las utilidades, los retornos sobre la inversión, las
ventas, etc. Los indicadores entregan información valiosa para la toma de decisiones respecto del curso
de las estrategias, validándolas o bien mostrando la necesidad de efectuar un ajuste. En las
organizaciones públicas, las señales no son tan claras, y el diseño de indicadores que permitan
monitorear el curso de las estrategias, es un desafío permanente.

En el marco de las actividades de planificación de las organizaciones es necesario distinguir entre

la planificación estratégica y la planificación operativa. Aun cuando ambas tratan de determinar los
mejores cursos de acción, la primera se refiere al largo y mediano plazo y la segunda se relaciona con el
corto plazo.

En el gráfico siguiente podemos observar el tipo de indicadores que son apropiados a cada uno de
estos niveles de decisión.

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Procesos en la planificación estratégica (los 7 pasos de la planeación estratégica)
La planeación o planificación estratégica es el proceso a través del cual se declara la visión y la misión
de la empresa, se analiza la situación externa y externa de ésta, se establecen los objetivos generales,
y se formulan las estrategias y planes estratégicos necesarios para alcanzar dichos objetivos.

La planeación estratégica se realiza a nivel de la organización, es decir, considera un enfoque global

de la empresa, por lo que se basa en objetivos y estrategias generales, así como en planes
estratégicos, que afectan una gran variedad de actividades, pero que parecen simples y genéricos.

Debido a que la planeación estratégica toma en cuenta a la empresa en su totalidad, ésta debe ser
realizada por la cúpula de la empresa y ser proyectada a largo plazo, teóricamente para un
periodo de 5 a 10 años, aunque en la práctica, hoy en día se suele realizar para un periodo de 3 a
un máximo de 5 años, esto debido a los cambios constantes que se dan el mercado.

Sobre la base de la planeación estratégica es que se elaboran los demás planes de la empresa, tantos
los planes tácticos como los operativos, por lo que un plan estratégico no se puede considerar como
la suma de éstos.

Como todo planeamiento, la planeación estratégica es móvil y flexible, cada cierto tiempo se debe
analizar y hacer los cambios que fueran necesarios. Asimismo, es un proceso interactivo que
involucra a todos los miembros de la empresa, los cuales deben estar comprometidos con ella y
motivados en alcanzar los objetivos.

Veamos a continuación cuál es el proceso o los pasos necesarios para realizar una planeación
estratégica:

1. Declaración de la visión
La visión es una declaración que indica hacia dónde se dirige la empresa en el largo plazo, o qué es
aquello en lo que pretende convertirse.

La visión responde a la pregunta: “¿qué queremos ser?”.

2. Declaración de la misión y establecimiento de valores

La misión es una declaración duradera del objeto, propósito o razón de ser de la empresa.

La misión responde a la pregunta: “¿cuál es nuestra razón de ser?”.

Por otro lado, los valores son cualidades positivas que poseen una empresa, tales como la búsqueda
de la excelencia, el desarrollo de la comunidad, el desarrollo de los empleados, etc.

Tanto la misión como los valores le dan identidad a la organización.

3. Análisis externo de la empresa

El análisis externo consiste en detectar y evaluar acontecimiento y tendencias que sucedan en
el entorno de la empresa, con el fin de conocer la situación del entorno, y detectar oportunidades y
amenazas (FODA).

10 AUDITORÍA DE GESTIÓN
Para el análisis externo se evalúan las fuerzas económicas, sociales, gubernamentales, tecnológicas;
así como la competencia, los clientes y los proveedores de la empresa.

Se evalúan aspectos que ya existen, así como aspectos que podrían existir (tendencias).

4. Análisis interno de la empresa

El análisis interno consiste en el estudio de los diferentes aspectos o elementos que puedan
existir dentro de una empresa, con el fin de conocer el estado o la capacidad con que ésta cuenta, y
detectar sus fortalezas y debilidades.

Para el análisis interno se evalúan los recursos que posee una empresa, ya sean financieros,
humanos, materiales, tecnológicos, etc.

5. Establecimiento de los objetivos generales

Los objetivos generales se refieren a los objetivos que definen el rumbo de la empresa, los cuales
siempre son de largo plazo.

Una vez realizado los análisis externos e internos de la empresa, se procede a establecer los
objetivos que permitan lograr la misión, y que permitan capitalizar las oportunidades externas y
fortalezas internas, y superar las amenazas externas y debilidades internas.

Estos objetivos se establecen teniendo en cuenta los recursos o la capacidad de la empresa, así como
la situación del entorno.

6. Diseño, evaluación y selección de estrategias

Una vez que se han establecido los objetivos generales de la empresa, se procede a diseñar,
evaluar y seleccionar las estrategias que permitan alcanzar, de la mejor manera posible, dichos
objetivos.

El proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:

Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno), se evalúa información sobre
el análisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa), se evalúa el enunciado de la misión y
los valores, se evalúan los objetivos, y se evalúan las estrategias que se hayan utilizado
anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.

Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta la información analizada
en el punto anterior.

Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, los costos y los
beneficios de cada una.

Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su atractivo.

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7. Diseño de planes estratégicos
Y, finalmente, una vez que hemos determinado las estrategias que vamos a utilizar, se procede a
diseñar los planes estratégicos, que consisten en documentos en donde se especifica cómo es que
se van a alcanzar los objetivos generales propuestos, es decir, cómo se van a implementar o
ejecutar las estrategias formuladas.
 En el plan estratégico se debe señalar:
 Cuáles serán los objetivos específicos que permitan alcanzar los objetivos generales.
 Cuáles serán las estrategias específicas o cursos de acción que se van a realizar, que permitan
alcanzar los objetivos específicos.
 Qué recursos se van a utilizar, y cómo es que se van a distribuir.
 Quiénes serán los encargados o responsables de la implementación o ejecución de las
estrategias.
 Cuándo se implementarán o ejecutarán las estrategias, y en qué tiempo se obtendrán los
resultados.
Cuánto será la inversión requerida para la implementación o ejecución de las estrategias. La
definición de los Objetivos Estratégicos, los indicadores y las metas, permiten establecer el
marco para la elaboración de la Programación Anual Operativa que es la base para la formulación del
proyecto de presupuesto.

La planificación estratégica y el control de gestión

Cuando hablamos de planificación estratégica nos estamos refiriendo a las grandes decisiones, al
establecimiento de los Objetivos Estratégicos que permiten materializar la Misión y la Visión. Por lo
tanto la PE es la base o el marco para el establecimiento de mecanismos de seguimiento y evaluación
de dichos objetivos, es decir, el control de la gestión no se puede realizar sin un proceso previo de
planificación estratégica.

La planificación estratégica es un proceso que antecede al control de gestión, el cual permite hacer el
seguimiento de los objetivos establecidos para el cumplimiento de la misión.

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F. Control de Gestión:
En términos generales, se puede decir que el control debe servir de guía para alcanzar eficazmente
los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (técnicos, humanos, financieros,
etc.). Por ello podemos definir el control de gestión como un proceso de retroalimentación de
información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos
planteados.

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