La organización como entidad y como proceso administrativo

Idalberto Chiavenato en su obra Introducción a la Teoría General de la Administración, cuando trata

sobre el Enfoque Neoclásico de la Administración hace una distinción de la palabra Organización en dos

principales significados:

 Organización como entidad: orientada hacia objetivos específicos y estructurada de manera

deliberada. La organización es una entidad social porque está constituida por personas, y se

halla orientada hacia objetivos porque está diseñada para alcanzar resultados, por ejemplo,

obtener ganancias, proporcionar satisfacción social, etc. Está estructurada deliberadamente

porque divide el trabajo, y su ejecución se asigna a los miembros de la organización. En este

sentido la palabra Organización significa: Empresa

 Organización como función administrativa y parte integrante del proceso

administrativo: En este sentido, organización se refiere al acto de organizar, integrar y

estructurar los recursos y los órganos involucrados en su administración, establecer relaciones

entre ellos y asignar las atribuciones de cada uno.

Las organizaciones como sistemas

El enfoque sistemático, hoy en día en la administración, es tan común que casi siempre se está

utilizando, a veces inconscientemente.

La teoría de sistemas penetró rápidamente en la teoría administrativa por dos razones fundamentales:

a) Debido a la necesidad de sintetizar e integrar más las teorías que la precedieron, llevándose con

éxito cuando se aplicaron las ciencias del comportamiento al estudio de la organización.

b) La cibernética y la tecnología informática, trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y

operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración.
 Katz y Kahn desarrollaron un modelo de organización más amplio y complejo mediante la aplicación

de la teoría de sistemas y la teoría de las organizaciones. Luego compararon las posibilidades de

aplicación de las principales corrientes sociológicas y psicológicas en el análisis organizacional,

proponiendo que la teoría de las organizaciones se libere de las restricciones y limitaciones de los

enfoques previos y utilice la teoría general de sistemas.

Según el modelo propuesto por ellos, la organización presenta las siguientes características típicas de

un sistema abierto:

La organización como sistema abierto:

Para Katz y Kahn, la organización como sistema abierto presenta las siguientes características:

1. Importación (entradas): La organización recibe insumos del ambiente y necesita provisiones

renovadas de energía de otras instituciones, o de personas, o del medio ambiente material. Ninguna

estructura social es autosuficiente ni auto contenido.

2. Transformación (procesamiento): Los sistemas abiertos transforman la energía disponible. La

organización procesa y transforma sus insumos en productos acabados, mano de obra, servicios, etc.

3. Exportación (salida): Los sistemas abiertos exportan ciertos productos hacia el ambiente.

4. Los sistemas como ciclos de eventos que se repiten: El funcionamiento de cualquier sistema

consiste en ciclos repetitivos de importación- transformación- exportación.

5. Entropía negativa: Los sistemas abiertos necesitan moverse para detener el proceso entrópico para

reabastecerse de energía manteniendo indefinidamente su estructura organizacional.

6. Información como insumo: Los sistemas abiertos reciben también insumos de tipo informativo

que proporcionan señales a la estructura sobre el ambiente y sobre el funcionamiento en relación con éste.
 7. Estado de equilibrio y homeostasis dinámica: En este sentido, los sistemas abiertos se

caracterizan por un estado de equilibrio: existe un flujo continuo de energía del ambiente exterior y una

continua exportación de productos del sistema; sin embargo, el cociente de intercambio de energía y las

relaciones entre las partes siguen siendo los mismos.

8. Diferenciación: La organización tiende a la multiplicación y elaboración de funciones, lo que le

trae también multiplicación de roles y diferenciación interna.

9. Equifinalidad: El cual plantea que un sistema puede alcanzar, por diversos caminos, el mismo

estado final, partiendo de diferentes condiciones iniciales.

10. Límites o fronteras: La organización presenta barreras entre el sistema y el ambiente. Éstos

definen el campo de acción del sistema, como también su grado de apertura con relación al ambiente.

Paradigmas de la organización moderna y postmoderna

Los desafíos, cambios rápidos que se producen hoy en día en el medio ambiente y la competitividad

global, la diversidad, los asuntos éticos, rápidos avances en la tecnología y las comunicaciones, y un

cambio constante desde un enfoque de explotación a un enfoque ecológicamente sensible del medio

ambiente natural, la creciente expectativa de los trabajadores por un trabajo significativo y oportunidades

de crecimiento personal y profesional, requieren dramáticamente diferentes respuestas de la gente y las

organizaciones.

Estos cambios nos conducen al cambio desde el paradigma moderno a un paradigma postmoderno de la

organización. Un paradigma es un conjunto de ideas compartidas que representan una manera

fundamental de pensar, percibir y entender el mundo. Nuestras creencias y entendimientos dirigen nuestro

comportamiento. Hoy en día en una sociedad de rápidos cambios, un número de transformaciones en la

manera de pensar y entenderla está ocurriendo y estos están asociados con los cambios en el

entendimiento y comportamiento que sucede en las organizaciones.

Antes de la revolución industrial, muchas organizaciones estaban relacionadas a la agricultura y trabajo

manual. La comunicación era cara a cara. Las organizaciones eran pequeñas, con estructuras simples y

límites confusos y generalmente no estaban interesadas en crecer de tamaño.

En la edad industrial moderna un nuevo paradigma de organización surgió. El crecimiento llegó a ser el

principal criterio de éxito. Las organizaciones llegaron a ser más grandes y complejas y los límites entre

los departamentos funcionales entre organizaciones fueron distintos. Los ambientes externos fueron

relativamente estables y las tecnologías tendieron a ser procesos de producción de manufactura

masificada.

Las formas principales de capital en la edad moderna fueron dinero, edificios y máquinas. El liderazgo

fue basado en sólidos principios administrativos y tendía a ser autocrático, la comunicación fue formal a

través de documentos escritos. Los administradores hacían la planificación y el trabajo intelectual,

mientras que los trabajadores hacían el trabajo manual a cambio de un salario y otras compensaciones.

En el mundo postmoderno de hoy en día, el medio ambiente es nada estable y la organización

postmoderna reconoce la naturaleza caótica e impredecible del mundo. En un mundo caracterizado por

cambios rápidos, complejidad y sorpresa, los administradores no pueden medir, predecir o controlar de

manera tradicional las imprevisiones internas y externas de la organización.

Para enfrentar este caos, las organizaciones necesitan un nuevo paradigma, en la cual ellas tiendan hacia

un tamaño moderado, con estructuras flexibles y descentralizadas que enfaticen la corporación horizontal.

Además los límites entre organizaciones de nuevo llegan a ser difusos, más aún cuando los competidores

aprenden a cooperar para enfrentar las condiciones ambientales turbulentas.

La principal forma de capital en la organización postmoderna no es dinero o máquinas, sino información

y métodos de motivación que provean a los trabajadores mayor satisfacción intrínseca en sus trabajos.

Los empleados tienen mayor poder de decisión lo que antes era reservado para los administradores y con
énfasis en la clara y poderosa visión y misión ayuda a asegurar que las decisiones que se tomen estén

orientadas a mejorar los objetivos y propósitos de la organización.

Sondeos administrativos es todavía importante en organizaciones postmodernas; sin embargo, cualidades

de liderazgo son a menudo bastante diferentes. Liderazgo de apoyo es el escenario central, como los

administradores sirven a los empleados quienes a su vez sirven a los clientes.

Cualidades como trato igualitario, empowerment, relaciones horizontales, administración por consenso

son importantes en la organización postmoderna.

Subsistemas Organizacionales

Los subsistemas existen dentro de un sistema. Cada sistema se constituye de subsistemas y al

mismo tiempo, hace parte de un sistema más grande, el supra sistema. Cada subsistema puede ser

detallado en sus subsistemas componentes, y así en adelante.

Los subsistemas organizacionales desempeñan cinco funciones esenciales: de interacción con el medio

ambiente, producción, mantenimiento, adaptación y administración.

• Los subsistemas de interacción con el medio: Se encargan de manejar las entradas y las salidas. Por el

lado de las entradas los departamentos requieren de suministros y materiales, y lo hacen a través del

departamento de compras; y por el lado de las salidas ellos generan demanda y satisfacen el mercado a

través del departamento de Marketing.

• El Subsistema de producción: Se encarga de elaborar o producir los productos y servicios de la

organización. En éste subsistema se efectúa el proceso de transformación principal de la organización.

Este subsistema es el departamento de producción en una empresa de manufactura; los profesores y clases

en una universidad y las actividades médicas en un hospital.

• El Subsistema de mantenimiento: Se encarga del mantenimiento de la infraestructura de la

organización y de atender las necesidades del personal como salario, confort y bienestar del personal en

general.

• El subsistema de adaptación: Es responsable del cambio organizacional, se encarga de analizar e

investigar los problemas, oportunidades y desarrollo tecnológico. Este subsistema es encargado de

generar innovaciones y ayuda a la organización al cambio y adaptación. Los departamentos de I&D e

investigación de mercado son responsables de la función de adaptación.

• El subsistema de Administración: Es el responsable de la dirección y coordinación de los otros

subsistemas de la organización. Este subsistema provee dirección, estrategia, metas y políticas a toda la

organización así como también es responsable del desarrollo de la estructura organizacional y del

establecimiento de metas dentro de cada subsistema. Los cinco subsistemas