22 de octubre de 2020

Preturno 74- Alcances 2020

Registro de apoderado en SIM
A continuación, te ilustramos el diligenciamiento del campo en SIM, para el registro de
datos en caso de recibir peticiones por medio de apoderado:
Esta funcionalidad se visualizará en el momento del registro de estas peticiones de la
siguiente manera:

✓ Al seleccionar de la lista “Tipo de Petición” alguna de las peticiones

relacionadas anteriormente, aparecerá en pantalla la lista desplegable
“Presenta Apoderado”.

Cabe aclarar que sólo se debe seleccionar la opción SI, cuando se acredite la calidad de apoderado a través de poder adjunto
en la solicitud, este documento deberá ser el original y debe cumplir con los siguientes parámetros: original y debidamente
autenticado (autenticación biométrica en Notaría).
✓ Si se selecciona la opción “S--SI”, el sistema presentará el apartado “Apoderado”, debajo de los campos del
peticionario
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✓ Se debe registrar la información del apoderado, iniciando por el tipo y número de documento, posteriormente
se ingresa el nombre, apellidos y número de tarjeta profesional.

✓ Seguidamente y de manera obligatoria debe adjuntarse el poder, haciendo click en el botón “Examinar”.

✓ Se debe continuar realizando el registro de la petición

IMPORTANTE
En caso de recibir solicitud por parte del apoderado y en la misma no se adjunte el poder con las debidas formalidades
legales, se debe tener presente:
• Si lo que reporta el apoderado es una situación de amenaza o vulneración de derechos, en el campo de datos
de peticionario se ingresaran los del apoderado, en tal sentido se registrará una RAVD o SRD (casos de violencia
sexual) según sea el caso.
Para los demás tipos de petición si el apoderado no adjunta el poder
debes tener en cuenta lo siguiente:
CANALES DE DOBLE VÍA: Deben registrar Un DP- Información y Orientación Motivo: Servicio al ciudadano
e indicar que para poder realizar el registro y que él figure como abogado debe adjuntar el poder. Se le debe informar al
ciudadano que debe remitir la información a través del correo de atención al ciudadano o radicarlo en correspondencia
del ICBF de acuerdo con el lugar donde se encuentre.

EXCEPCIÓN: Cuando el apoderado se comunique por canales como por ejemplo chat o canal WhatsApp y en el
desarrollo de la interacción adjunta poder, este se deberá adjuntar al SIM y realizar el registro con el tipo de petición que
corresponda y diligenciar los campos teniendo en cuenta la condición de apoderado que se comprueba con haber
adjuntado el poder.
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CANALES CERRADOS (canal escrito, Formulario PQRS y Correo electrónico) se registrará un DP Información y
Orientación con Trámite y el l motivo que corresponda a la petición, será registrada con los datos de quien debería haber
otorgado poder al abogado. En la respuesta inicial se debe indicar que debe hacer llegar el poder citando el número de
radicado con el cual se registró la petición a manera informativa, ya que corresponde al competente validar la información.

Recomendaciones especiales para tener en cuenta:

1. Cuando se trate de diferentes peticionarios que acrediten mediante poder representación para formular una petición,
se registrará al apoderado como peticionario y se dará una sola respuesta, en la que se recomienda relacionar los
nombres de las personas que confirieron poder. (Guía de PQRS 4.1.2.9.1.1 Peticiones de interés particular)

2. Los registros que realicemos en SIM debemos siempre realizarlos a nombre de la persona que se comunique por
cualquiera de los canales de atención, solo puede hacerse en representación de otra persona o tercero cuando se
aporte o adjunte el poder que lo acredite como apoderado o representante de ese tercero que no se está
comunicando.

3. Recuerda que independientemente del tipo de petición, en el campo “Descripción de la Petición” deberá registrarse
una breve reseña que contenga como mínimo la siguiente información: nombre de la persona que realiza la petición,
en caso de que proceda, la calidad que ostenta en el marco de la solicitud (padre, abuelo, representante legal,
apoderado, líder comunitario, orientador de institución educativa, trabajadora social de la clínica…etc.), (Guía de
PQRS 4.1.2.5 Contenido de la descripción de las peticiones)

4. En caso de recibir solicitud por parte del apoderado y en la misma no se adjunte el poder con las debidas
formalidades legales, se debe tener presente que si lo que el apoderado reporta es una situación de vulneración de
derechos, pero el tipo de petición solo permite el registro a través de una SRD por cuanto el motivo solo aplica o solo
existe como una SRD como en los casos de Incumplimiento a Régimen de custodia y visitas se aplicaría el registro
de la SRD pero a nombre de quien debió haber otorgado el poder para ser representado.