Nombre de la empresa: Popochos Boutique

Ciudad Sede Principal: Medellín

Fecha de Creación: marzo 25 de 2007
Número de empleados: 30

Características de la empresa

La empresa Popochos Boutique tiene como actividad económica la

producción y comercialización de ropa para bebe. Su estructura
organizacional jerárquica está compuesta por el gerente, los jefes de
departamento y los subordinados (departamentos de producción y de
ventas) y proveedores.

Cuentan con una infraestructura física donde se encuentra ubicada las

oficinas administrativas y de producción; tiene tres puntos de venta en
diferentes ciudades de Colombia una en la sede principal y las otras dos
en otras ciudades (Bogotá y Bucaramanga).

- Imagen Corporativa

Eslogan: ¿por qué sólo vestirlos bien para ocasiones especiales?

En Popochos Boutique encuentras lo que tu bebé necesita para lucir
encantador cada momento del día.

- Misión: comercializar ropa para bebés de calidad, con precios

asequibles y diseños de vanguardia, donde pueden disfrutar de
entornos amigables y atendidos por personal calificado; de esta
manera queremos llegar a cada hogar colombiano.
 Visión: Que la marca Popochos Boutique se convierta en parte de la
familia, darnos a conocer y ser identificados por la amabilidad, por la
excelencia de los productos y donde la opinión de nuestros clientes es
relevante.
Políticas: Mantener el prestigio proporcionando a nuestros clientes
productos de alta calidad, profesionalizar a nuestros empleados para
que los caracterice la actitud de servicio, innovación y mejora continua.
- Protocolos de comunicación interna: El objetivo es que cada
empleado sea un aliado y para ello es fundamental la información,
porque brinda la orientación para que cada uno tenga presente cuál
es su cometido dentro de la empresa. Seguidamente la relación,
partiendo desde el momento de la vinculación a la empresa, hasta la
salida, donde estén presentes las normativas, los conductos
regulares y la comunicación informal. Además, tratar a los empleados
como clientes internos, para establecer y mantener vínculos
positivos. Captar y mantener el talento del equipo humano, y
convertirlos en embajadores de la marca.
Tipo de Descripción Objeti
comunicaci vo
ón
Comunicaci Entre empleados y Permite aconsejar, informar,
ón Vertical contratistas o áreas dirigir, instruir y evaluar a los
de distinto empleados y contratistas
acerca de las metas y políticas
nivel jerárquico. organizacionales.

Comunicaci Entre empleados y Ofrece un canal directo en la

ón contratistas coordinación y solución de
Horizontal problemas en la compañía.
de diferentes áreas, Favorece el trabajo en equipo.
del mismo nivel o
entre los
componentes

de equipo o un grupo
de trabajo.
Comunicaci Se origina en un Permite conocer el clima
ón nivel jerárquico laboral. Contribuye a estimular
Ascendente inferior y se dirige a la creatividad de los
un superior. Es decir, funcionarios y contratistas.
desde los puestos Aumenta el compromiso con la
operativos hasta los Corporación. Mejora la calidad
directivos. de las decisiones.
Comunicaci Nace en un nivel Proporciona
ón jerárquico superior y
Descendent se dirige a un nivel información detallada a las
e inferior. Es decir, personas sobre lo que tienen
desde los puestos que hacer. Previene malos
directivos hasta los entendidos e interpretaciones.
puestos operativos. Genera confianza respecto a
los superiores.

Canales de comunicación

Medio Audice Pertinen Recomendación

ncia cia
Cor Interna Alta Utilizarlo como medio
reo estratégico de
Inter comunicación.
no

Chat Interna Bajo El medio tiene

Interno potencial. Es
necesario diseñar una
estrategia para
maximizar
su utilidad.
Web Inter Alta Utilizarlo como
na/ medio
exter estratégico
na de
comunicación.
Es necesario
estandarizar los
formatos utilizados;
velando por mantener
identidad corporativa.
Redes Inter Baja Es un excelente canal
Sociales na/ para comunicar a la
exter audiencia interna de la
na Corporación las
labores que se están
llevando a cabo, y por
tanto fortalecer el
sentido de
pertenencia. Las
redes sociales
 además de que se
han convertido en un
medio masivo de
comunicación, son un
canal muy efectivo
debido a su
inmediatez y fácil uso.
Su utilización mantiene
informados tanto a los
empleados y
contratistas,
dependiendo de la
cantidad de
información que haya.
Adicionalmente, por
ser un red de
contactos, permite
que el impacto sea
mucho
mayor.
Intranet Interna Baja Potencial alto:
Utilizarlo
como medio
estratégico de
Comunicación dado
su alcance y teniendo
en cuenta la
modernización que se
adelanta en el marco
del proyecto TICs que
lidera la División de
Planeación y Sistemas.
 Medios de comunicación adecuados según la necesidad
Tipo de
comunicación

Formal

Escrita
Informal

Oral

Online
Contenido de la Canal Ventajas: Emisor
comunicación

Todo tipo de información Correo x x x x Potencializala Todos l

relacionada a la gestión Electrónico comunicación interna. empleados o
misional, menos aquella contratistas s
que requiera registro Aprovechamiento de la .
consecutivo o cuando el inmediatez y su reducido y
propio procedimiento de coste.
comunicación lo exija. d
e
l
Posibilita la transmisión
de la información de
manera
simultanea y masiva.
Asuntos relacionados Teléfono x x Impide el bloqueo entre
con el trabajo diario que: departamentos y áreas. Todos l
empleados o
No requieran Fluidez en la contratistas s
constancia escrita. comunicación. popochos
boutique. y

d
e
l
Que sean urgentes Efectividad en la entrega
aunque con posterioridad de la información.
precisen
de notificación formal.
Todo tipo de información, Personal: x x x Comunicación entre los Todos los
menos aquella que Voz a Voz empleados y funcionario
requiera registro o contratistas de la sy
cuando el propio Corporación. contratistas
procedimiento Aprovechar la de
inmediatez de este popochos
de comunicación lo exija. canal y su reducido boutique.
coste
Información de interés Página Web x x x Ofrecer información de Coordinador de
general a la ciudadanía y la gestión administrativa. Comunicaciones
a empleados y
contratistas internos de la Permite Oficina
empresa.
divulgar información de
Información dirigida a sobre la estructura Información y
audiencias externas organizacional de Prensa.
(entes de control, medios popochos boutique y
de comunicación, entre objetos misionales:
otros). servicios y mecanismos
de participación.

Mensajes clave Intranet x x x x Incrementarla Coordinador

diseñados para el accesibilidad.
fortalecimiento de la de
cultura organizacional y Promover la Comunicaciones
el sentido de pertenencia. participación de los
empleados y contratistas
Comunicaciones de la Corporación.
asociadas al
cumplimiento misional de Simplificar los trámites
 la Corporación. administrativos.

Mensajes que
posicionen los
Valores
Corporativos:
transparencia,
modernidad y agilidad.
Pésames, felicitaciones Cartas, x x x Comunicación Dirección
por nacimientos, diplomas General
matrimonios, en momentos Administrativa y
participación en y/o especiales. Secretaría
congresos, obtención de notificacion General
menciones, es
reconocimientos Jefes o líderes
de área.
por
gestión a los empleados y
contratistas.

- Protocolos de reuniones de trabajo: Objetivo claro y conciso definido; definir y divulgar fecha y
hora de la reunión; la invitación debe hacerse con anterioridad y contener la agenda; preparar y revisar
el apoyo logístico; designar roles y responsabilidades como moderador, líder, etc., para empleados en
sedes remotas se dispone enlace de webconferencia, un micrófono para el ponente o los participantes
de la reunión en el sitio local; se debe cumplir con la hora para iniciar y terminar puntualmente la
reunión; sacar conclusiones y valorar los aportes significativos de los asistentes; asignar ejecución de
tareas; y, realizar seguimientos.

- Protocolos de atención al usuario: tener presente que cada empleado es embajador del negocio y
por ello es muy importante mostrarse receptivos ante los clientes, el lenguaje metalingüístico en pieza
clave, se debe mostrar una actitud positiva de ayuda, nunca se manifestarán gestos de desagrado y se
evitará las gesticulaciones, usar un lenguaje sencillo, descriptivo e informativo, con un tono de voz
intermedio.
Se debe trasmitir confianza y seguridad, trátese de una reclamación o para dar una información, se
debe dar respuestas concisas; si no disponemos de la información se intenta buscarla por otros medios
estableciendo contacto con el área encargada. En el caso de conflicto con un cliente, se mantendrá la
calma para evitar una situación no deseable y que se agrave, no se debe faltar al respeto, se debe
crear una atmósfera conciliadora para que el cliente cambie de actitud y redireccionar la situación.
Se debe mantener una actitud positiva, terminar con una despedida agradable y mostrar la disposición
de ayudar en el futuro.