GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE PYMES

ES1521208031

NOMBRE: JESSICA MORENO FRAUSTO

MATRICULA: ES1521208031

PROFESOR: LILIANA ARELLANO ZAVALA

GADMA_U2_A3_JEMF

EVIDENCIA DE APRENDIZAJE: EL PROCESO

ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACIÓN ACTIVA
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Introducción:

Administrar deriva de “Administrare” es decir servir, dar propinar, conferir. La administración es

un conocimiento, pero también es una acción y si lo tomamos como un proceso, como acción,
entonces es la acción y efecto de administrar, que significa gobernar o regir algo, ese algo son
las organizaciones y de aquí que el objeto de estudio de la Administración son juntamente estas
unidades sociales. El proceso de Administrar es llevado a cabo por un ministro administrador,
que es el que representa a las organizaciones, es el que lleva a cabo la ejecución de administrar.

Se administra cuando se genera de la Administración un verdadero proceso, ese proceso de

administrar se lleva a cabo de cuatro subprocesos (planear, organizar, dirigir y controlar), según
el autor Koontz agrega otro subproceso que es el de la integración del personal. Si tomamos el
enfoque de Henry Fayol (clásico), él toma no solo los cuatro sino cinco subprocesos, agregando
a éstos el de coordinar. Y ¿a quién se administra? Se administra a las organizaciones de
cualquier tipo.

La Organización que es una unidad social tiene niveles como ya se dijo anteriormente que son
niveles de jerarquía (superior, medio, inferior) y la Administración se aplica en todos los niveles
por igual, lo que varía es la intensidad con que se aplica cada uno de los subprocesos
administrativos, o sea hay niveles donde se aplica más la planificación, otro nivel donde se
aplica más la organización, la dirección, etc. Y se permite también con la aplicación de la
administración en las organizaciones tres conceptos básicos que son el de productividad,
eficiencia y eficacia organizacional.

Cuando las actividades tienden a generar operaciones productivas que se basan en la eficiencia
y en la eficacia.

✓ La Eficiencia: es el logro de las metas haciendo la mejor utilización de los recursos

puestos para administrar manejar.
✓ La Eficacia: es el logro de las metas, resultados, no importa de qué manera, si hicieran
mayor o menor aplicación de recursos.

El proceso administrativo marca las etapas que se deben seguir para lograr la acción de
administrar, de gestionar, de manejar, de aplicar esfuerzos en la organización.
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DESARROLLO: Desarrollar las etapas del proceso administrativo en la Pyme seleccionada

Datos de la Pyme seleccionada es la siguiente:

Ferretería Xahuento
Ubicación: San Antonio Xahuento s/n, Tultepec, Estado de México
Antigüedad: 14 años
Empleados: 3

Se encentra en la zona sur del municipio de Tultepec, en un barrio llamado San Antonio
Xahuento; este municipio y barrio el cual se encuentra en un proceso de crecimiento por las
conexiones con el circuito exterior mexiquense y por le nuevo aeropuerto de Santa Lucia;
aunado a esto en han encontrado muchos restos de mamut por lo cual el municipio esta en
proceso de crecimiento de suma importancia.

La pyme seleccionada se encuentra en una ubicación favorable y estará cerca de una plaza
cívica de nueva creación y de una de las delegaciones del municipio.

Objetivos

Satisfacer las necesidades de los clientes ofreciéndoles productos de calidad al mejor precio
de la zona.

Ofrecer servicios de calidad y asesoría gratuita para la compra y colocación de los productos.

Fortalecer las ventas, con la atención personalizada de sus propietarios.

Programa:

Se empezará por hacer un cambio en el sistema de administración y cobranza, es decir, el flujo

de efectivo, ya que hoy en día no se cuenta con un sistema eficaz.

Se pretende meter un sistema donde se tenga todo el sistema por medio de un software y poder
controlar la caja y el efectivo en todo momento.

Se hará un sistema de selección de proveedores en le segundo trimestre del 2021, entre las
diferentes marcas y con los distintos productos y/o materiales para verificar cuál de este cumple
mejor con la calidad y precios bajos. Esto nos ayudara a generar un eficaz sistema de compra
y venta con precios estandarizados.
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1er PROGRAMA PARA LA GESTIÓN DE PROVEEDORES
2021
Abril Mayo Junio
Material eléctrico Del 01 al 10 de Abril
Ferretero Del 11 al 20 de Abril
Maquinas y herramientas Del 01 al 10 de Mayo
Enseres menores Del 11 al 20 de Mayo
Material construcción Del 01 al 10 de Junio
Materiales para le hogar Del 10 al 20 de Junio
Se presentan cuadros Se presentan cuadros Se presentan cuadros
comparativos el 26 de Abril comparativos 26 de Mayo comparativos el 25 de Junio
Se definen proveedores el 30 de Se definen proveedores el 31 de Se definen proveedores el 30 de
Abril Mayo junio

Se elaborará un programa de capacitación para toda la organización y con esto hacer valida la
calidad del servicio y la eficiencia de los trabajadores y el esquema de administración en
general. Se prepara el esquema en general del as necesidades de capacitación, Aun falta definir
fechas. Se define a que persona ira dirigido el curso.

PROGRAMA DE CAPACITACIÓN PARA EL PERSONAL INTERNO

2021
Abril Mayo Junio Julio
Ventas Mostrador vendedores
Calidad y servicio todos
Inventarios jefe de almacén
Atención al cliente todos
Políticas Ferretería todos
Liderazgo jefes y dueños
Administración Pyme Dueños
Finanzas para los no
contadores dueños

Política:

Ferretería Xahuento tiene como objetivo principal que la calidad de sus productos y servicios
sean del agrado total, cumplan con las expectativas y exigencias del cliente, asegurando así el
éxito y satisfacción de los clientes.

Por lo que se establecen los siguientes principios básicos como parte de nuestra política:

Calidad en los productos y un servicio rápido, eficiente, que nos otorga la experiencia
de mas de 15 años en el mercado y la zona.
Evaluar periódicamente el recurso humano, que la asesoría y atención brindadas sean
de calidad y certeras.
Mejorar los canales de comunicación con nuestros clientes externos e internos para
evaluar y permitir el mejoramiento continuo de la empresa.
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Garantizar una excelente calidad en los productos y servicios ofrecidos, evaluando
periódicamente la gestión y eficacia de nuestros proveedores.

Procedimientos:

Se incluyen procedimientos básicos para la organización:

• PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN A CLIENTES

• PROCEDIMIENTO DE VENTAS A MAYOREO
• PROCEDIMIENTO VENTAS
• PROCEDIMIENTO COMPRA
• PROCEDIMIENTO DE DEVOLUCIONES A PROVEEDOR
• PROCEDIMIENTO DE RECLAMACIONES Y DEVOLUCIÓN DE CLIENTES
• PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN PERSONAL
• PROCEDIMIENTO PARA LA PROMOCIÓN DE LOS EMPLEADOS
• PROCEDIMIENTO DE PRECIOS
• PROCEDIMIENTO PARA LA TOMA INVENTARIOS

Con estos procedimientos se pretende hacer una compilación de forma ordenada y detallada la
operación y las procesos y persona que esta involucrado en cada una de las fases de esta.

Se pretende uniformar y controlar la rutina de trabajo, pues se podrá determinar de manera mas
sencilla las responsabilidades de cada uno y detectar las fallas en los procesos y así aumentar
con esto la eficacia de los trabajadores.

El no utilizar de manera eficaz los procedimientos trae consigo una perdida de tiempo y hacer
retrabajos innecesarios. Este punto es muy importante pues con esto reduces tiempos y
mejoras procesos de una manera fácil y eficaz.

Presupuesto:

Se enlista el siguiente presupuesto partiendo de manera inicial:

ESRUCTURA FINANCIERA
MOVIMIENTO CONCEPTOS
INICIAL CAJA $150,000.00
INICIAL BANCO $1,500,000.00
INICIAL INVENTARIOS $1,500,000.00
CREDITO $70,000.00
INICIAL CAPITAL $3,220,000.00
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Y de igual forma se enlista el presupuesto de gastos para 2021:

DESCRIPCIÓN ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL AÑO

SUELDOS Y SALARIOS 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 15,000.00 180,000.00

LUZ Y FUERZA 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 1,500.00 18,000.00

C.M. MOBILIARIO Y EQUIPO DE OFICINA 1,500.00 1,000.00 1,000.00 3,000.00 6,500.00

UTILES DE TRABAJO 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 2,500.00

PAPELERIA Y ARTICULOS DE OFICINA 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 6,000.00

PAGO A PROVEEDORES 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 12,000.00 144,000.00

ARRENDAMIENTO 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 5,000.00 60,000.00

VARIOS 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 800.00 9,600.00

TOTAL DEL PRESUPUESTO 34,800.00 35,300.00 36,300.00 35,300.00 34,800.00 35,300.00 35,800.00 35,300.00 35,800.00 35,300.00 34,800.00 37,800.00 426,600.00

Se espera un presupuesto de ventas de $600,000.00 para le 2021, y se proyecta un incremento

de ventas del 30% durante los tres años posteriores.

Proyecto:

Se establece un crecimiento de ventas del 25% en tres años, por lo cual se pretende tener otra
sede dentro del mismo municipio para el 2025.

PROYECTO 2025
CONCEPTOS
INICIAL CAJA $50,000.00
INICIAL BANCO $700,000.00
INICIAL INVENTARIOS $700,000.00
INICIAL CAPITAL $1,450,000.00

División de Trabajo:

La estructura organizacional contara solamente con 5 puestos, es un concepto jerárquico de

subordinación dentro de las que los colaboradores contribuyen a servir en un bien común.

Esto les determina la operación y se podrán alcázar los objetivos de manera medible.
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Vendedor
Director Gral. Gerente Mostrador
Comercial
Pedidos

Inventarios
Jefe de Almacen
Ayudante Gral.

➢ Director General: Coordinara todas las actividades de la organización, establecerá los

objetivos y las metas para que estos se alcancen. Este se encargará de supervisar el
desempeño de cada uno de los empleados y de esta manera se asegurará de que las
actividades se realicen de manera eficiente y organizada según lo establecido en los
procedimientos de cada uno de ellos.
Brindará la orientación a cada uno de los subordinados asegurándose, que sus
funciones y responsabilidades queden claras y encausará alguna promoción y/o
detección de algún talento dentro de la organización para una posible promoción.
Se encargará de la administración de los recursos, pues este controla y define las
estrategias de venta, compra y todo el capital.
Organizará de manera eficiente los procesos, buscando siempre una mejora continua
para lograr los objetivos que se plantean.
A este le reporta directamente el Gerente de Ventas y el Jefe de Almacén.
➢ Gerente comercial: Se encargará de planificar, dirigir y evaluar las operaciones en
general de la pyme.
Tendrá a cargo personal de ventas y de pedidos, estos le reportaran directamente y este
les asignara tareas de acuerdo con el perfil de cada uno de ellos.
Sera le encargado de detectar las necesidades de capacitación y será le encargado de
asegurarse se programen estas.
Es impórtate mencionar que el determinara la política de precios y los créditos que se
obtienen de cada uno de los proveedores, si fuese este el caso.
Sera el encargado de utilizar de manera eficaz el espacio que se tiene en tienda y
bodega para la exhibición de los productos.
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Se asegurará que el establecimiento no tenga fugas hormiga y se cuente con un buen
inventario.
Fijará mensualmente las metas de ventas, y las promociones que se darán ala lograr
estas
Elaborará los informes de ventas, semanal, mensual y trimestral y con esto elabora las
tendencias del mercado para determinar hacia donde apunta la demanda de los
consumidores.
Sera el encargado de resolver los reclamaos de los clientes en materia de ventas y
servicio apegándose a la política de devoluciones y reclamaciones.
Sera el único para poder aplicar tasas de descuentos y con esto poder atraer mas
posibles clientes y ventas a mayorista.
➢ Jefe de Almacén: Sera el encargado de supervisar todo lo que ocurre en el almacén.
Deberá planificar, dirigir y coordinar las actividades de abastecimiento, reposición,
almacenamiento y distribución de los productos y materiales de la pyme.
Este tendrá a su cargo al personal de inventarios y al ayudante general.
Verificar que se cumplan los pedidos solicitados y estos se cumplan en tiempo y forma
según lo establecido en el procedimiento.
Será el encargado de elaborar le procedimiento de inventarios y será el encargado de
que se de su cumplimiento con las diferentes áreas que estén involucradas en él.
Sera el encargado de coordinar la recepción de los materiales y a su vez el surtimiento
de la mercancía.
El definirá el espacio de la bodega y hace de manera eficiente la distribución del material
para el fácil acceso y surtimiento, deberá presentar el layout de cada una de las
secciones que se compone su bodega.

➢ Vendedor de Mostrador: Este será la cara principal al cliente, por lo cual será el
encargado de la venta directa y la comercialización de los productos.
Deberá comunicar adecuadamente a los clientes sobre los productos que se ofrecen y
de manera eficaz si es que así se lo solicitan asesora al cliente.
Estar al corriente de las promociones especiales en vigencia e informar a los clientes
sobre los precios, descuentos y ofertas.
Tener un conocimiento sólido de los productos y de todos los aspectos de atención al
público. Organizar los estantes y el mostrador, manejar la correspondencia en la tienda,
ayudar a los compradores a ubicar la mercancía, garantizar la satisfacción del cliente.
Este reporta directamente al Gerente Comercial.
➢ Pedidos: Este analizara los precios de los productos y disponer de información de
precios actualizados por material y producto en referencia a cada proveedor.
Llevar un perfecto control documental de cada y elaborar el procedimiento de compra
para que agilicen los procesos y con ello se reduzcan costos a futuro.
Coordinara con el personal de almacén la recepción y llegada de los materiales,
cumpliendo siempre con los tiempos estipulados de este último.
Indagación sobre proveedores potenciales y realización de seguimiento de pedidos y
garantizar entregas puntuales.
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Evaluar ofertas de proveedores y negociar precios mejores
Hacer un seguimiento con proveedores, en caso necesario, para confirmar o cambiar
pedidos
Actuar de enlace con el personal de almacén para garantizar que todos los productos
lleguen en buen estado.
➢ Inventarios: Este trabajará directamente con el personal de almacén, sin embargo, este
dará seguimiento a todas las entradas y salida de material.
Será el encargado de llevar un control riguroso que todos los productos que son
entregados en bodega.
Este definirá junto con el encarga de almacén la periodicidad de los inventarios
Se encargará de realizar inventarios y enviar los resultados de este al jefe de almacén.
Será el responsable de reportar cualquier daño o anomalía sufrido con cualquiera del
material, para que a su vez este pueda descontar de los inventarios este material.
Deberá controlar y reducir los costos de los inventarios, con la correcta administración
de este.
➢ Ayudante General: Este realizara las actividades encomendadas por su jefe, el cual
esta a cargo del almacén.
Dentro de sus funciones estará el mantener el orden y la limpieza en la tienda, tanto en
almacén como en tienda.
Ayudará de manera eficiente en las distintas áreas y las encomiendas directas de su
superior.

DIRECCIÓN:
Este punto se deberá trabajar mucho con la capacitación y el liderazgo.
Deberán mantener los salarios al nivel de competencia del mercado, para con esto evitar
disgusto entre los empleados.
La toma de sesiones será una tarea exclusiva del director general de la pyme y estas se
deberán enfocar en la mejora continua y si así lo materia, dar prioridad a las problemáticas que
llegasen a suscitarse.
La integración estará a carga de los mandos medios, es decir el gerente de venta y el jefe de
almacén.
La comunicación se dará de manera directa a los mandos medios y estos a su vez al personal
a su cargo, para hacer una comunicación efectiva de 360, donde todos estén informados de las
situaciones importantes que conllevan a toda la empresa.
Con esta estructura organizacional se hace la delegación de funciones a cada ente, esto con
el fin de que se tenga la estructura correcta y se pueda ejercer un buen funcionamiento dentro
de la empresa.
Dicen que un buen líder es quien orienta y muestra a sus subordinados la manera de hacer las
cosas, es una guía y no solo da ordenes, para obtener un buen liderazgo dentro de esa empresa
se deberán tomar capacitación a los mandos medios para fomentar un ambiente laboral mejor
y generar un entorno favorable y de trabajo en equipo.
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CONTROL:
Se estableció un presupuesto, sobre el cual no deberá haber desviaciones negativas, es decir,
mantenerse lo siempre dentro de este y no generar desviaciones. Controlar los gastos a fin
de asegurarnos que se esta cumpliendo con los objetivos establecidos y los planes diseñados
para alcanzarlos, a mediano y corto plazo según lo planteado, también una buenas forma de
controlar esos gastos es tener un inventario en cero mermas internas, que se dañe o se rompa
el material y se le de el espacio y la ubicación necesaria para tener el menor ajuste y así
controlar siempre que sean ingresos monetarios y no perdida de mercancía por daños.

Con las nuevas estrategias de venta, se podrá dar medición a los resultados esperados y
saber si es necesario actuar o hacer cambios o modificaciones a las metas fijadas para lograr
los objetivos. De igual forma con el control en los inventarios y la reducción de las variables en
los mismos se podrá tener una medición real de los ajustes y de las perdidas que se llegasen a
tener. La satisfacción del cliente y las nuevas estrategias para la colocación de estos serán una
medición para saber qué tan eficiente este resultado el servicio ofrecido y que tan buenas es la
calidad de los productos ofrecidos. Todos estos resultados se pueden manejar de una manera
eficaz con alguna tabla de excel, pues al no tener datos anteriores, seria complicado usar otro
tipo de programas.

La detención de desviaciones se dará con los reportes mensuales y trimestrales que elabora
la gerencia comercial, pues con estos se medirá los objetivos alcanzados y los que necesitan
atención, básicamente será el real vs lo estimado. En ese sentido se podrá hacen mejoras y en
un caso extremos cambiar el objetivo por algo alcanzable si es que este estuviese por un nivel
muy elevado lo real.
La corrección de desviaciones en cualquiera de los procesos nos dará pie a que se corrijan y
se efectúa un plan de trabajo para evitar que vuelvan a ocurrir y plantear a corto plazo mejoras.
Esto nos va ayudar a que el proyecto de una sucursal en 2025 se defina mas claro y se pueda
hacer según lo estimado.

RETROALIMENTACIÓN:
En las presentaciones trimestrales se deberán presentar los resultados obtenidos, y se dará
conocer los puntos estratégicos para le mejoramiento y la obtención de mejores resultados.
Esto se determina como una retroalimentación la cual estará a cargo de los mandos medios.

CONCLUSIÓN:

En conclusión, el proceso administrativo se logra por medio de las personas, cuando estas se
ubican en los distintos niveles de la organización generan a través del cumplimiento de sus
funciones y el surgimiento del objetivo organizacional el proceso administrativo.
Entonces todos aquellos que se vinculan de alguna manera para lograr esa intención común a
todos, aplican la acción de administrar, son administradores; y son aquellos que hacen el uso y
aplicación de procesos administrativos en unidades organizacionales, pero no todos aplican
estos pasos con la misma intensidad, esto depende de la ubicación que tenga dentro de la
estructura de la organización.
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Tenemos entonces, que la organización, la podemos dividir en tres niveles (superior, medio e
inferior) y cada uno posee habilidades conceptuales, humanísticas y técnicas distintivas entre
sí para poder administrar.
Las habilidades, son aptitudes, pero no en todos los casos son naturales; hay aptitudes que se
forman a través del conocimiento.
De acuerdo con la ubicación que tenemos dentro de la organización, la aplicación de las
actividades va a ser distinta.
La administración como disciplina brinda herramientas y conocimientos para que el esfuerzo
coordinado de todos los recursos que conforman una organización (materiales y humanos)
trabaje de manera eficiente hacia los mismos objetivos.
Además, la administración permite que la organización pueda anticiparse o estar preparada
para situaciones de cambio o de crisis externa que puedan causar impacto en su desempeño,
con el objetivo de mantenerse en actividad.
El presupuesto es un plan numérico financiero para asignar recursos a actividades o servicios
específicos. La planeación es la primera etapa del proceso administrativo y consta de varias
herramientas que dependiendo de la empresa se implementarán para lograr un análisis real de
la situación actual del negocio para definir las estrategias que le permitan mantenerse dentro
de la competencia.

REFERENCIAS:

Hinojosa María Alejandra. (2003, abril 12). <em>Evolución del proceso administrativo</em>.
Recuperado de https://www.gestiopolis.com/evolucion-del-proceso-administrativo/

División de Ciencias Sociales y Administrativas / Gestión y Administración de PyME . (2020). El

proceso administrativo en las PyME. ENERO 2021, de UNAD MEXICO Sitio web:
file:///E:/UNAD/ADMINISTRACION%20ACTIVA/UNIDAD%202/GADMA_U2_Contenido.pdf