SEMANA 4 – ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS INFORMATICOS

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS INFORMÁTICOS

SEMANA 4
SEMANA 4
Inventario y control
Inventario de Recursos
y control Informáticos
de Recursos
Informáticos

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APRENDIZAJES ESPERADOS
El estudiante será capaz de:

• Identificar herramientas para el control e

inventario de recursos tecnológicos.

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APRENDIZAJES ESPERADOS ............................................................................................................ 2

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 4
1. LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE RECURSOS INFORMÁTICOS ................................................. 5
1.1 DEFINICIÓN Y VENTAJAS ................................................................................................. 5
1.2 HERRAMIENTAS DE INVENTARIO AUTOMÁTICO.............................................................. 6
1.2.1. APLICACIONES DE INVENTARIO ............................................................................... 9
1.2.2. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN AUTOMATICA DE INVENTARIO ................................ 11
RESUMEN DE LO APRENDIDO....................................................................................................... 14
REFERENCIAS ............................................................................................................................... 15

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INTRODUCCIÓN
Un inventario es el registro detallado,
ordenado y valorado de todos los elementos
existentes que pertenecen a una persona u
organización. En el caso de empresas, se trata
del stock de bienes que son necesarios en la
producción, las actividades de apoyo y
servicio al cliente; representando una de las
inversiones más importantes de las
organizaciones productivas con relación al
resto de sus activos. Es por ello que resulta
muy importante para el logro de los objetivos
de la empresa realizar una buena gestión del
inventario.
La incorporación de las tecnologías de la
información (TIC) en la administración de
negocios, la globalización de la economía y la
masificación del uso de redes informativas,
amplian las oportunidades de obtener
insumos y ofertar productos alrededor de
todo el planeta, pero también plantea
desafíos al control y seguimiento de los
procesos de suministro, producción,
distribución y venta de productos o servicios.
La gestión de inventarios también afecta a la
unidad de TI de las empresas, dado que se ha
convertido en un área de apoyo estratégica
para el resto de la organización. El personal
de tecnología es, por lo general, insuficiente
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en relación a los requerimientos de soporte
de la empresa, por este motivo es necesario
que los procesos de inventario sean
realizados con el apoyo de herramientas
automáticas que permitan tener información
automatizadas, acceso rápido, seguro y
oportuno.
Desde el surgimiento de las computadoras se
ha trabajado en sistemas de generación de
inventario automático y hoy son diversas las
aplicaciones o softwares que utilizan las
empresas con ese fin.
Esta semana se revisarán algunas de las
aplicaciones que provee el mercado para
entregar una visión de las funcionalidades
que poseen este tipo de herramientas, con el
objetivo de proveer el conocimiento general
de las áreas que cubren este tipo de
aplicaciones.
Se espera que al finalizar, el estudiante sea
capaz de reconocer las herramientas para
elaborar inventarios automáticos,
ejemplificarlas y configurar la gestión
automatizada de inventarios.
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1. LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE RECURSOS

INFORMÁTICOS
Los recursos Informáticos deben administrarse de manera adecuada, los cuales desempeñan una
función crucial para garantizar el éxito o contribuir al fracaso de las iniciativas estratégicas de
negocio de una empresa

1.1 DEFINICIÓN Y VENTAJAS

La gestión de inventario es un aspecto importante para evitar problemas financieros en las

organizaciones, siendo un elemento clave para la productividad, pues es el activo corriente de
menor liquidez que manejan, pues este contribuye a generar rentabilidad. Gracias a los inventarios,
las empresas pueden contar de manera eficiente económica y logísticamente de los materiales
necesarios para su continuo y regular desenvolvimiento para afrontar la demanda en un periodo
económico determinado (Duran, 2012). Dicho de otra forma, la gestión de inventario:

Responde a la necesidad de optimizar el uso de recursos, minimizando el espacio empleado,

la inversión y costos de administración de materiales o insumos; disminuir los riesgos de
accidentes del personal, las pérdidas causadas por robos, averías o extravío; reducir los
costos logísticos y tiempos de preparación de despachos.

Asegura una óptima disponibilidad de insumos y/o equipamiento para que la empresa haga
frente a la demanda, cuando esta se presente, y para que las actividades de producción,
venta y/o distribución del producto o servicio funcionen sin obstáculos. Aquí aplica el
criterio de maximización, en cuanto a la capacidad de almacenamiento y rotación de
productos; la operatividad del almacén.

Llevadas estas definiciones al área de TI se establece que los objetivos de la planificación de

inventarios y recursos de TI son:

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•Formular propuestas del uso de TI para apoyar prioridades estratégicas de negocio de la

1 empresa.

•Incluir la investigación de usos estratégicos de las nuevas TI.

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•Responsabilizar sobre Hardware, Software, Redes y otros recursos de TI que sea necesario
3 adquirir, operar, supervisar y mantener.

•Desarrollar estrategias, en apoyo a la visión de negocio de la empresa.

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•Desarrollar planes estratégicos para administrar o subcontratar recursos de TI.

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1.2 HERRAMIENTAS DE INVENTARIO AUTOMÁTICO

La tecnología informática se ha convertido en un medio para agilizar, flexibilizar y mejorar el uso de

datos y operaciones de la gestión de almacenes. El uso de la tecnología con fines asociados a la
solución de problemas de gestión de materiales tiene su primer desarrollo en 1959, cuando Bosch
desarrolla una aplicación que luego se conocería como Planificación de Necesidades de Materiales
(Material Requirement Planning, MRP).

A partir de la década de 1960, el desarrollo y masificación de las computadoras y su capacidad

creciente de procesamiento de datos comenzó a impactar la dirección de administración y
operaciones de los negocios, especialmente en la gestión de la logística de fabricación, gestión de
inventarios y planificación de la producción (Orlicky, 1975), pues hasta entonces las técnicas y
tecnologías disponibles eran imperfectas, de limitado alcance y muchas veces arrojaban resultados
erróneos para la gestión económica del negocio.

En la actualidad, existen diferentes sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP (por

su sigla en inglés de Enterprise Resource Planning), creados para administrar los recursos de una
empresa: contrataciones, pagos de sueldos y compensaciones, control de ventas y compras,
inventario, entre otras. Sin embargo, el camino recorrido para llegar a estas soluciones o
herramientas automatizadas de gestión, como se vio en el punto anterior, surgió en 1960. Los
primeros intentos por sistematizar los procesos de inventarios implicaron dejar atrás las
tradicionales técnicas de control y seguimiento; surgen como innovación metodologías como “lista
de materiales” o Bill of Material (BOM) para luego derivar a la Planificación de Necesidades de

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Materiales (MRP), cuya estructura de gestión consiste en una serie de procedimientos, reglas de
decisión y registros diseñados para la toma de decisiones de planificación y control de la producción
(Cooper y Zmumd, 1990), lo que gráficamente se visualiza como muestra la figura 1.

Figura 1. Estructura de proceso de producción.

FUENTE: Orlicky (1975)

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El perfeccionamiento en las metodologías y la tecnología computacional permitieron una rápida

evolución de este proceso y sumó nuevas variables a la problemática como, por ejemplo, la
importancia en los plazos de entrega de los productos y la departamentalización de las empresas.

La respuesta a la gestión de los recursos de la organización consistió en un sistema de información

común, que se convirtió en la columna vertebral de la toma de decisiones, en un modelo de gestión
que se conoce como Planificación de Recursos o RP (por su sigla en inglés Resource Planning),
centrada en una gestión por procesos, donde la información juega un rol fundamental. Así, el
sistema integrado de gestión, basado en información que permite tomar decisiones para
implementar cada proceso e introducirle mejoras se afianza como una eficiente herramienta para
el control del consumo de recursos de la organización y ya no solo se utiliza en los departamentos
o unidades de producción sino también en el de los servicios asociados como, por ejemplo, la cadena
de suministros.

Supply Chian
Managment (SCM)

Enterprise Resource
PLannin (ERP)

Material Requiremento
PLanning (MPR I)

Bill of Material (BOM)

Figura 2. Evolución de los sistemas de gestión empresarial.

FUENTE: elaboración propia.

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Hay que recordar que, a partir de los años 90, producto de la misma búsqueda de optimización de
recursos, la tendencia en administración ha sido la externalización de aquellos servicios u
operaciones que no son la especialidad del negocio, surgiendo la figura del proveedor dentro de los
sistemas de gestión empresarial. En ese contexto, la necesidad de tener una coordinación eficiente
entre cliente y proveedores vuelve a plantear desafíos para los sistemas de integración para la
gestión de las cadenas de suministro o Supply Chain Managment, en especial en la actualidad, donde
la economía globalizada permite el aprovisionamiento de materias primas desde cualquier lugar del
mundo.

Las empresas están obligadas a lograr mayor eficiencia, coordinación y flexibilidad en el servicio de
abastecimiento, para no perder competitividad. Los softwares de gestión de la cadena de suministro
se encargan de los procesos de producción y logística, cuya finalidad es la entrega de un producto a
un cliente, incluyendo las actividades asociadas a la obtención de materiales para la elaboración de
un producto y también la puesta de este en el mercado, pero ello debe estar fusionado con los
sistemas internos de gestión de la empresa.

Contar con una herramienta de SCM permite mejorar las operaciones, disminuyendo los costos y
maximizar el valor del producto o servicio que se entrega al consumidor final. En este aspecto, la
gestión de inventario es un elemento distintivo y relevante.

En resumen, las herramientas de inventario automatizado existen, prácticamente, desde que se

masificó el uso de las computadoras. Su evolución ha sido constante y en la actualidad son diversos
los softwares que permiten realizar de manera rápida y eficiente la gestión de inventarios,
contribuyendo a la toma de decisiones y la mejora en los procesos de la empresa. Aplicado al área
informática:

1.2.1. APLICACIONES DE INVENTARIO

En el siguiente link se muestra un video recomendado de Sistema de

Inventario Open Source con PHP y MySQL.

LINK: https://www.youtube.com/watch?v=YXBiZmPDDFw

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• GLPI
Es una aplicación web de software libre, distribuido bajo licencia GLPI, que permite la administración
de recursos informáticos. Sus principales funcionalidades están orientadas hacia los procesos de
inventario de recursos informáticos y procesos de mantención realizados a dichos recursos. En
relación con el inventario de los recursos informáticos y el software existente, permite registrar y
administrar el inventario de hardware, software y cualquier tipo de periféricos como impresoras,
monitores, mousse, teclados, scanner, webcams, discos externos, de una empresa o una red. La
funcionalidad de administración e historiales de las diferentes actividades de mantenimiento
permite registrar información de inventario, de contactos, registrar solicitudes de servicio y asignar
la atención de dichas solicitudes al personal de soporte correspondiente.

• OPEN COMPUTER AND SOFTWARE INVENTORY NEXT GENERATION (OSC)

Es un software libre que permite administrar el inventario de los activos de TI de una empresa. OSC-
NG recopila información sobre el hardware y software de equipos que hay en la red que ejecutan el
programa de cliente OCS ("agente OCS de inventario"), para esto provee una interfaz web. Además
de generar automáticamente el inventario, permite instalar aplicaciones remotamente.

• TOTAL NETWORK INVENTORY

Es una aplicación de inventario de PC y programa de inventario de software y hardware en la red.
Interroga todos los equipos que se conectan en la red y genera la información completa sobre el
sistema operativo, Service Pack, compilación, dispositivos, software, procesos ejecutados, etc. Esta
información se guarda en una base de datos centralizada, de esta manera, administradores de la
red pueden generar informes para cada PC en la red. La gran ventaja de esta aplicación es que no
necesita agente de software ni programa instalado en los equipos remotos.

• LOGINVENTORY
Permite realizar en pocos minutos un inventario de todo el software y hardware de una red
Windows sin instalar software adicional ni agentes en los clientes.

• VERYSTOCK NET
Es una herramienta que permite la recolección de información de inventario de HW y SW de la red
y, además, entrega una interfaz de análisis que permite realizar a los administradores de TI de una
gestión eficiente de la infraestructura de la empresa. Verystock genera inventario real de software
y hardware, actualizándolo de forma diaria, además, provee una interfaz muy sencilla y robusta de
administración. Actualiza los inventarios a diario de manera tal que no necesita agentes para
recolectar esta información, o sea, no hay consumo de red, no hay una solicitud programada desde
un servidor. La forma que usa cada día para actualizar el inventario se realiza de manera que cada
estación se encarga de procesar su información y mandarla a la consola de administración (por

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estación la información que viaja no es más de 4KB), y esto se realiza de forma tan sencilla como
cargar un servicio de Windows, eliminando el tiempo de latencia de cada estación. Esta aplicación
muestra los datos de una forma gráfica y a manera de consulta con una interfaz que permite
elaborar reportes inmediatos y filtrables sobre el estado de hardware y licenciamiento de software.

• SYMANTEC LIVESTATE DISCOVERY

Identifica y registra todos los activos de hardware y software de la empresa. Permite realizar una
auditoría integral al localizar todos los dispositivos IP en la red. Con esta aplicación se pueden
identificar las configuraciones de las estaciones de trabajo para crear implementaciones específicas
de software, volver a instalar licencias de software, cumplir con las licencias legales y obtener más
seguridad de los activos de la empresa.

• CONTROL TOTAL
Esta aplicación permite centralizar los datos sobre la infraestructura, además, gestionar las
incidencias (Service Desk), disponer de herramientas remotas para la capacitación de usuarios y dar
soporte técnico y distribución de software.

1.2.2. HERRAMIENTAS DE GESTIÓN AUTOMATICA DE INVENTARIO

La importancia fundamental de este tipo de herramientas para la administración de la

infraestructura a cargo del área de soporte informático requiere que una evaluación de la
herramienta a usar en una determinada empresa sea realizada mediante un proceso metódico,
ordenado y completamente documentado. A continuación, se presenta una lista de variables que
deben ser evaluadas para elegir la aplicación adecuada, estas son:

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Cantidad de usuarios de la RED.

Arquitectura de la RED.

Componentes de la RED (LAN, Intranet, Extranet).

Distribución geográfica de los usuarios de la RED.

Aplicaciones usadas por los usuarios de la RED.

Software instalado en los PC de los usuarios de la RED.

Sistema de administración de cuentas y usuarios de la RED

Sistema de autentificación de los usuarios de la RED.

Definidas las características de la infraestructura de la que se desea administrar, se debe especificar

cada uno de los servicios prestados a la empresa por el área de soporte de informática. Estos
servicios deben estar definidos y documentados en función de parámetros como la descripción del
servicio; los usuarios y objetivos, los tiempos de respuesta comprometidos, el perfil del personal de
soporte que prestará el servicio.

Luego, es necesario que la empresa defina las prioridades para cada servicio, permitiendo que el
área de soporte establezca una política de respuesta a los requerimientos de los usuarios. Esta
información debe registrarse en algún sistema de gestión documental, que permita a todos los
integrantes de la organización conocer los procesos mediante los cuales se prestan los servicios del
área de soporte TI. A continuación, se establecen los requerimientos de información definidos para
los procesos de prestación de servicios del área de soporte, por ejemplo, inventario de HW,
configuración de los PC de cada perfil de usuario. Además, se define la forma en esta información
debe estar disponible, la periodicidad, el tipo de historial que se desea mantener, etc. También se
debe registrar el tipo de usuario que accederá a esta información.

Cuando está establecido el tipo de información, los servicios a prestar, la forma de acceder a la
información y los usuarios que accederán a ella, sumados a todas las características de la red, se

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debe iniciar el proceso de análisis de las herramientas disponibles en el mercado que cumplan con
las características funcionales establecidas.

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RESUMEN DE LO APRENDIDO
Con los contenidos abordados, es posible concluir que la administración de inventarios de recursos
de hardware y software hoy en día es una tarea que no requiere de gran dedicación de tiempo ni
de personal dado que innumerables softwares en el mercado que permiten realizar esta tarea de
manera automática. Aun así, es muy importante recordar que la gestión de inventario TI sigue
siendo una labor fundamental del área de soporte informático, por lo cual es de suma importancia
aplicar la herramienta de software que más se ajuste a la realidad de la empresa y mantener un
control permanente sobre esta tarea.

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REFERENCIAS
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materiales a la empresa digital. Revista de Dirección y Administración de Empresas. Nro 12.
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COOPER, R.B. y ZMUD, R.W. (1990), «Information technology implementation research: a

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Durán Y. (2012) Administración del inventario: elemento clave para la optimización de las utilidades
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Facultad de Informática U.V. (2009). Administración de Recursos Informáticos. Recuperado el 29 de

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http://www.joseacontreras.net/admon/Competencias/pdf/enfoquecompet_admrecinf/ari
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ORLICKY, Joseph (1975) «MRP, The New Way of Life in Production and Inventory Management».
McGraw-Hill Book Company.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2020). Inventario y control de Recursos Informáticos. Administración de

recursos informáticos. Semana 4.

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