NTRODUCCIÓN

A través de mi experiencia profesional me he dado cuenta que muchos empresarios y

comerciantes emprendedores se ocupan más en cumplir las normativas tributarias y
laborales  que las de finanzas  y de control administrativo contable.

No quiero decir que las normativas tributarias y laborales no sean

importantes, ya que se deben cumplir de todas maneras, pero lo que no es
adecuado, es que no haya ocupación por el análisis y  control interno de las
operaciones financiero-contable, como  si nos diera temor evaluar la verdadera
situación de nuestros recursos financieros.
El crecimiento, mantenimiento, desarrollo y consolidación a través del tiempo de un
negocio tiene mucho que ver con la salud financiera de la empresa.
"El contar con los recursos de fondos necesarios cuando realmente se requieren,
el efectuar pagos de las deudas en los momentos pactados o el contar con
fondos necesarios para nuevas inversiones son fundamentales para la
permanencia a través del tiempo de cualquier negocio."
Esperamos que a través del presente trabajo podamos incentivar, a todos quienes
han comenzado un negocio o tienen un negocio para que sea una tarea primordial el
permanente registro, control y análisis de nuestros recursos y obligaciones
financieras.

LAS FINANZAS

¿Qué debemos hacer?

"En una reunión de trabajo para dar forma a un proyecto que estaba en la mente  de
Sandra una mujer emprendedora, que no dormía bien, pensando en cómo debía
hacer  aquello que no dominaba en lo absoluto: Financiar el negocio.
Sandra es una experta chef, pero en finanzas y administración sus conocimientos son
limitados o nulos. 

Su futuro negocio: un restaurante en un céntrico mall de  la ciudad, y  eso no es

todo, su intención es la apertura de un segundo local una vez que consolide el
primero.
El motivo de su preocupación está en que para la mayoria de nosotros  las
técnicas que no conocemos, nos parecen más difíciles de lo que realmente son.

La mayor preocupación que nos planteó Sandra fue:

¿Cómo se mantiene vigente un negocio o empresa a través del tiempo?
Esta interrogante  originó muchas otras preguntas como las siguientes:
 ¿Satisfacción personal y/o satisfacción financiera?
 Si obtenemos utilidades  ¿significa que contamos con más dinero?
 ¿Cómo se sabe con cuánto dinero voy a contar?
 ¿Cómo saber si se financia mi negocio?
 ¿Qué problemas de tesorería se pueden presentar?
 ¿Qué hacer con el dinero que me cancelen los clientes?
 Los grandes problemas de la mayor parte de las empresas es el resguardo del
dinero,  ¿Qué tengo que hacer para que no se pierda o me roben mis propios trabajadores?
 Con respecto a la venta:  ¿todo al contado?
 ¿Serán conveniente los convenios de comida con empresas que son pagadas una vez al
mes?
 Comprar, ¿al contado o a crédito?
 ¿Cuánto vender para no perder?
 Si en el transcurso del negocio necesitamos una inversión: ¿cómo la financiamos?
¿Recuperaremos la inversión?

 
Al escuchar esta cantidad de preguntas me pareció que había que comenzar a dar
respuesta a algunas de ellas, y dije:  Me encargaré de comenzar hoy mismo un flujo
de caja para no improvisar, no había terminado de concluir mi idea y me
interrumpió: ¿Qué es un flujo de caja?, ¿Qué necesitamos para confeccionarlo?,
¿Vale la pena hacerlo?. Le respondí: Si lo he propuesto es porque vale la pena
hacerlo".

Primeros pasos
Con el fin de comenzar a trabajar en el tema financiero de una vez por todas y no
perder más tiempo irrumpimos explicando lo siguiente:
Respecto a la primera interrogante de cómo un emprendedor, como lo era Sandra
chef de primera, puede permanecer vigente a través del tiempo es importante
considerar diversos aspectos que podemos resumir en palabras clave:

 Innovación.
 Esfuerzo.
 Calidad.
 Originalidad.
 Control.
 Conocimiento del cliente.
 Gestión.
 Procesos de trabajo.
 Información.
 Decisiones.
 y otras más que se encuentran en el ambiente.

Aunque suenen complicadas de lograr se debe considerar la

utilización de elementos técnicos que ayuden a efectuar dichas
tareas en cualquier negocio.  Muchas de las respuestas se encuentran
relacionadas con el conocimiento que se tiene del producto o servicio que se va a
ofrecer,  así como  de la motivación e intereses del emprendedor.
Las técnicas que no se puede dejar de lado son la contabilidad y las finanzas. 
Esta era la primera premisa  que  debía comprender Sandra, obviamente habrán
situaciones de las que se deberán ocupar los expertos en dichos temas,   pero vamos
a lo que debe conocer ella, y por supuesto, todo emprendedor que desea lograr el
éxito en sus propósitos.

¿Qué se entiende por finanzas?

Para explicar a una persona que no es profesional en la materia, como  es el caso de
nuestra amiga Sandra, debemos partir por entender que toda empresa por muy
pequeña que  sea,  genera ingresos y egresos de dinero, ya sea en efectivo
(billetes), con documentos (cheques) o dinero plástico (tarjetas de débito o
crédito de instituciones financieras, bancos o casas comerciales).

Las finanzas comprenden: El estudio de lo relativo a la obtención y utilización

de fondos, como también  de su gestión. Esto significa que la actividad  de las  que
se ocupará Sandra en su restaurante será la de lograr vender el máximo de platos de
su rica comida con el fin de generar ingresos. Pero también esto implica conocer
cuales son los requerimientos de dinero para asegurar el funcionamiento del
negocio.
 
RECUERDE QUE: Los proveedores son importantes, por lo que se debe contar con los
fondos necesarios para mantener los pagos al día (los proveedores son tan
importantes como los clientes. En la gestión de calidad se considera como clientes
que hay que atender muy bien).
 

Lo que debemos tener claro:

 Obtención de fondos: la obtención de recursos se logrará a través del aporte de

capital cuando la empresa comienza, pasando por algún crédito de alguna institución
financiera y terminando en la obtención de fondos desde la fuente más importante, que
es a través de la venta a los consumidores. Muchos negocios incluyen como fuente de
recursos la inversión como son  los depósitos a plazo que generan después de un tiempo
determinado intereses que se traducen en ingresos de dinero. Una vez que se obtienen
los fondos se conoce como ingresos de dinero.

 Utilización de fondos: Es el uso que se le da a los fondos disponibles como

es la inversión en mercaderías o materias primas para mantener el giro o
actividad económica. También se requiere invertir en infraestructura, adquirir
servicios como energía eléctrica, arriendos y otros Una vez que se utiliza los
fondos se conoce como egresos o desembolsos.
¿Cuándo se generan egresos?

Los ingresos y egresos más comunes en cualquier negocio son los siguientes,
comenzaremos  por los ingresos.
 

Operación que
Importancia y repercusiones de la
ocasiona el Frecuencia
operación
ingreso
Pago de clientes Según la actividad, Necesaria para subsistencia.
por ventas al debe ser lo más Recomendable mantener muy
contado. frecuente posible. buenas relaciones con clientes
Cobranza a Necesaria para la subsistencia.
Según las fechas de
clientes por Recomendable mantener muy
pago acordadas.
ventas al crédito. buenas relaciones con clientes.
Aportes de
Capital de Al inicio de las Al inicio como capital para iniciar
empresarios o actividades. el negocio.
socios.
Nuevos aportes Es recomendable cuando se
Aumentos de efectuados con efectuarán nuevas inversiones que
Capital. posterioridad al inicio no se financian con las ventas
de las actividades. efectuadas a los clientes.
Es necesario para efectuar
Préstamos de inversiones teniendo la seguridad
No debe ser
Instituciones de responder en  su devolución. 
frecuente.
Bancarias. Recomendable mantener buenas
relaciones con los bancos.
Devolución de Poco frecuente. Se No debe ser la mayor parte de los
créditos o presenta según ingresos. Muy recomendable
rebajas de legislación de cada mantener buen cumplimiento de la
impuestos. país. normativa impositiva.

Operaciones que generan egresos:

 

Operación que ocasiona el
egreso
Pago a proveedores.
Importancia y
Frecuencia repercusiones de la
operación
Según la actividad. Necesaria para obtener
En la mayoría de materias primas,
ellas muy frecuente. servicios e insumos
para la operación.
Recomendable
 mantener buenas
relaciones con
proveedores. 
Necesaria cuando se
requiere de
Dependiendo la
trabajadores para
Pago de modalidad de pago
operar. Recomendable
remuneraciones frecuentes (semanal, quincenal
mantener buenas
o mensual).
relaciones con los
trabajadores.
Obligatoria según
Dependiendo de la normas impositivas de
actividad. La cada país, como es el
Pago de tributos. frecuencia normal es IVA, Impuesto Renta,
mensual, trimestral Impuesto Territorial y
y anual. otros vigentes en cada
país.
Pago de Cotizaciones Obligatoria para todos
Provisionales en Instituciones  los trabajadores
Al menos
relacionadas con Fondos de contratados y con
mensualmente.
Pensiones, Salud y Seguros que dependencia laboral de
benefician a los trabajadores. la institución.
Al menos una vez al Necesaria para las
mes según actividades.
Consumos
facturación de la Importante cuando se
básicos ( electricidad, agua
compañía depende de estos
potable, teléfono).
proveedora del consumos para producir
servicio. bienes o servicios.  
La no devolución puede
Dependiendo de lo
generar problemas
pactado con la
judiciales con los
Amortización de préstamos de institución
bancos o instituciones
instituciones financieras. financiera.
financieras.
Normalmente una
Es  importante su
vez al mes.
cumplimiento.
Las cuentas corrientes
y productos bancarios
Comisiones bancarias por deben ser beneficiosos.
Dependiendo de lo
mantención de cuentas Es importante el ahorro
contratado con
corrientes o trámites en estos costos si es
bancos.
bancarios. por manejo de cuentas
corrientes u otros
productos bancarios.
Retiros  del empresario o socio Dependiendo de las Importante para la
a cuenta de las utilidades necesidades del subsistencia del

generados por el aporte de
capital en el negocio.
Arriendo o alquiler de oficina,
bodega  e instalaciones.
Honorarios a profesionales.
empresario o según
empresario como
como se acuerde en
persona natural.
la escritura legal de
Importante que no
constitución y
genere déficit de
reglamento de la
dinero para
sociedad o empresa
operaciones.
individual.
Las buenas relaciones
con arrendador son
importantes para así
no perjudicar la
Según contrato de
operación del negocio.
alquiler.
No es conveniente el
Normalmente se
cambio frecuente de
cancela a comienzo
domicilio de un
del mes.
negocio, por imagen
ante los clientes como
por motivos de costos
adicionales.
Según lo contratado.
Es necesario sobre todo
Usualmente se
al inicio la asesoría de
solicita un pago al
contadores, auditores ,
comienzo de la
abogados o
asesoría, una cuota
especialistas en la
durante y otra al
producción.
final de ella.

En la relación anterior se está describiendo solamente la ocurrencia

de ingresos y egresos de dinero. Sin efectuar un mayor análisis de la
repercusión contable de estos, lo cual se analizará más adelante cuando se trate el
tema de los costos, gastos, utilidades y pérdidas.
Nótese que se sugiere una buena relación, tanto con clientes como también con
proveedores,  bancos y el fisco con su imposición tributaria. Todo esto por las
repercusiones que tiene el oportuno pago de compromisos.
Le recomendé a mi amiga  del restaurante que en la medida que  cancele
oportunamente la remuneración a sus  cocineros los platos serán de mayor calidad ,
y   mejor que los demás restaurantes.
Si al proveedor de verduras y frutas le pagamos oportunamente según lo
acordado, la calidad de ellas estará acorde con un restaurante como lo sueña
nuestra amiga Sandra.
Nuestra misión a continuación es dar a entender que lo necesario para subsistir y no
morir en el intento es que los ingresos que se vaya generando diariamente sean
mayores a los egresos o desembolsos para no caer en un estado de no poder pagar
nuestros compromisos.
Cuando el negocio comienza sus actividades tendrá un tiempo sin generar ingresos
debido a que la puesta en marcha de todo negocio no es tan rápida como
quisiéramos.

"Por ello:el capital aportado por el propietario o por los socios debe
cubrir los egresos de un periodo razonable antes de obtener ingresos
por parte de los clientes."  
¿Arriesguémonos a poner números a este negocio? 

Para comenzar debemos contar con los siguientes fondos de

dinero:
Cómo  el caso de Sandra es una empresa individual requiere de una formalidad que
es una Escritura de Empresa Individual de Responsabilidad Limitada, con el fin
de limitar su responsabilidad legal por compromisos no cumplidos respecto de sus
bienes personales. Por esta razón debe considerar cancelar honorarios a abogado
para que realice esta escritura.
Debe también dejar comprometido un local donde funcionar,  que tenga buena
ubicación (de fácil acceso a sus potenciales clientes), por lo cual debe contar con
dinero para contratar el local cancelando al menos un mes de arriendo y uno de
garantía de acuerdo a normas legales vigentes.
La adquisición de útiles y equipo de trabajo como son cocina, ollas, platos, vajilla y
otros.
Según nos hizo saber nuestra emprendedora, cuenta con sillas y mesas para el
público debido a que tuvo anteriormente otro negocio de este tipo con un socio...
( Lo cerró, pues terminó la buena amistad entre los socios, Cuidado con estas
situaciones.)
 

Resumamos
Capital inicial para cubrir egresos de inicio de operaciones:

Asesorías elaboración del proyecto.     10.000

Trámites legales de constitución.  22.000
Arriendo local para el  restaurante (incluye mes de garantía).  550.00 
Adquisición de vajilla y equipo de cocina.  100.000
Invitaciones a inauguración y propaganda de lanzamiento.    7.000
Compra de verduras, carne y otros para inauguración.  20.000
Compra de verduras, carne y otros para atención de dos meses.   80.000
Total a cubrir con el capital en dinero disponible  789.000
Para este caso, nuestra amiga  del restaurante tendrá que contar con un capital en
dinero de 789.000 con el fin de cubrir los egresos de  al menos  los tres primeros
meses de funcionamiento, mientras el restaurante logra posesionarse en el mercado
del rubro.
Para financiar esta cantidad de capital se tienen  varias opciones de obtención, que
puede ser las más óptimas:

1.  Aportar con recursos propios, que ocurre cuando quien va a iniciar una actividad, cuenta
con el dinero suficiente.
2. Obtener un préstamo en alguna institución financiera, como es un banco, con
el monto requerido para iniciar actividades. En este caso, se debe estar
sujeto a los requerimientos que exige este tipo de instituciones para otorgar
el dinero.
3. Conseguir todas las adquisiciones al crédito, como son, los útiles y equipos de
cocina, las verduras, carnes y otros alimentos necesarios para vender. Este
caso será riesgoso si los créditos obtenidos  tienen un plazo de devolución 
menor al que se  pueda obtener el dinero suficiente para devolverlos.

Con cualquiera de las opciones anteriormente expuestas,

nuestra amiga debe procurar obtener ingresos de dinero
suficientes para responder a  estos compromisos.
Esto quiere decir, que la venta tiene que ser la suficiente para financiar la operación
del restaurante  todos los días.

Nótese que dijimos financiar.

Por lo que podemos concluir que financiar es la técnica de lograr que los recursos
obtenidos (ingresos por ventas, en este caso), sean por lo menos, iguales a los
recursos usados o invertidos (desembolsos por compras necesarias para mantener
funcionando el negocio, como son para este caso, el arriendo, el consumo de energía
eléctrica, los alimentos necesarios para la atención de los clientes y otros).
 

Gestionar las finanzas

Para lograr financiar las actividades diarias de un negocio se requiere definir
anticipadamente los logros que se desean alcanzar y qué se hará para obtener estos
logros.
Calculamos el monto del capital necesario para comenzar:   Para que nuestra
amiga se sienta más tranquila y comprometida con las actividades que  se
requieren para alcanzar las cifras que se necesitan para echar a andar este
negocio.
Todo emprendedor sabe que es necesario establecer estrategias, por lo cual le
recomendamos a nuestra amiga  que debe plantear estrategias que se encuentren
relacionadas con las finanzas. Por ejemplo: la ubicación geográfica es un elemento
estratégico.

La estrategia es un plan de acción que en el corto plazo debe generar

resultados que pueden ser los esperados o no. De allí viene la
importancia de establecer adecuadamente este tipo de plan.

 Para la estrategia se requiere identificar el tipo de cliente y sus cualidades. Un

producto puede ser elaborado a un precio bajo accesible a la mayor cantidad de
personas siendo masivo, pero su costo y calidad deberá estar acorde con el precio.

 Los ingresos son importantes

 Si un producto de alta calidad es puesto en el mercado a un precio barato, es
muy posible que lo adquiera una gran cantidad de consumidores. En cambio,
si es ofrecido este mismo producto a un precio más alto disminuirá la
cantidad de consumidores.
 Algunos consumidores, a pesar de encontrar su precio más elevado pueden
estar predispuestos a comprar este producto por su buena calidad. Si cumple
con las características que requiere el mercado, el producto se venderá
masivamente.
 El ingreso de dinero de un producto más barato será menor por cada producto
vendido, lo que significa que se debe vender una gran cantidad de productos
para recuperar algunos desembolsos que se debe recuperar, como por
ejemplo, el arriendo del local.
 Si el mismo producto se vende a un precio mayor, tenderá a comprarlo una
menor cantidad de personas, pero se recuperará una mayor cantidad de
dinero con la venta de cada producto.
 Si comparamos un producto costoso con uno barato diremos que para
recuperar algunos desembolsos deberemos vender una mayor cantidad de
productos baratos que aquellos que son costosos.
 Veamos un ejemplo: si un plato colación, de aquellos que comen los
trabajadores diariamente a la hora de almuerzo tiene un costo de 500
podemos presentar las siguientes opciones de precios de venta al público:

Alternativa 1: Alternativa 2: Alternativa 3:

Concepto Precio de Precio de ventaPrecio de venta
Venta 700 1.000 1.500
A.- Costo de materias primas
(fideos, caldos, carne y 500 500 500
otros).
B.- Precio de Venta al
700 1.000 1.500
público 
Margen comercial Precio de
venta menos costo materias
primas (A - B) que constituye 200 500 1.000
ganancia antes de financiar
otros gastos. 
La pregunta es...¿con cuál alternativa se cuenta
con un mayor ingreso?
En el módulo de costos vamos a analizar cómo  se determina el punto de equilibrio
entre los ingresos para cubrir los costos y gastos, una vez que identifiquemos los
costos que varían de acuerdo a los niveles de producción y ventas de aquellos que se
mantienen fijos, no siendo alterados por estas variaciones.
En el recuadro anterior, la alternativa 3 parece las más atractiva. Pero, ¿realmente
lo es?
A mayor margen comercial en el precio de cada uno de nuestros productos
constituye un precio más alto que puede repercutir en una baja en la cantidad de
unidades que se venda. ¿El público está en condiciones de pagar un precio más alto
por el producto? Si la respuesta es sí podemos vender más caro. Si la respuesta es
no, entonces no podemos subir mucho los precios pues nuestros clientes no pagarán
ese precio por nuestros productos.
Con la alternativa 1 lograremos un menor ingreso por cada producto vendido pero
será compensado con una mayor cantidad de clientes que requieran nuestros
almuerzos pues son más baratos. Por lo tanto, si consideramos que el almuerzo
tendrá la misma calidad en las distintas alternativas de precios, lo más probable es
que los clientes llegarán al restaurante en mayor cantidad cuando los precios sean
los más bajos, además que se debe considerar aspectos relacionados con la
competencia.
Si tenemos que cubrir en el mes dos costos:
     1) Costos de la materia prima (verduras, fideos y otros elementos componentes
del almuerzo), que se considera incluida en el precio de cada almuerzo, y
     2) Costos de arriendo mensual que suman 275.000, entonces los cálculos de
financiamiento, si se vende 1.000 de almuerzos en el mes, será el que veremos en la
siguiente página.

Análisis de las alternativas:

 

Alternativa 1: Alternativa 2: Alternativa 3:

Concepto Precio de Venta Precio de venta Precio de venta
700 1.000 1.500
Ingreso por 1000 unid. x 700 = 1.000 unid. x 1.000 1.000 unid. x 1.500
ventas (1) 700.000 = 1.000.000 = 1.500.000
Costo de
1.000 unid. x 500 = 1.000 unid. x 500 = 1.000 unid. x 500 =
materias primas
500.000 500.000 500.000
(2)
Costo arriendo
225.000 225.000 225.000
(3)
Pérdida o
(1) ? (2) ? (3) = (1) ? (2) ? (3) =  (1) ? (2) ? (3) =
Ganancia en el
(25.000) 275.000 775.000
mes

 
Análisis de las alternativas:
Alternativa 1: Si se venden 1.000 almuerzos a 700 cada uno obteniendo un total de
700.000  se cubren  los costos de la materia prima  por 500.000 pero no se logra
financiar el desembolso que se debe realizar para cancelar el arriendo del local en el
mes correspondiente, percibiendo una pérdida de 25.000. Debemos excluirla como
alternativa.
Alternativa 2: Si se venden 1.000 almuerzos a 1.000 cada uno obteniendo un total
de ingresos por 1.000.000 se logra cubrir el costo de materia prima de 500.000 y el
monto del arriendo de 225.000 obteniendo una utilidad de 275.000. Es una mejor
alternativa.
Alternativa 3: Si se venden 1.000 almuerzos a 1.500 cada uno obteniendo un total
de ingresos por 1.500.000 se logra cubrir el costo de materia prima de 500.000 y el
monto del arriendo de 225.000 obteniendo una utilidad de 775.000. La que parece
aún como mejor alternativa que la anterior.
Todo dependerá de la cantidad de almuerzos que se logre vender. Normalmente a
mayor precio de un producto lograremos vender una menor cantidad de ellos.
Principalmente al comenzar  un negocio no se puede vender más caro que la
competencia a no ser que el producto tenga una mejor calidad, características,
presentación, durabilidad u otra cualidad diferenciadora con la competencia.

Un reto con calculadora en mano:

Determine el resultado con las siguientes opciones utilizando el recuadro

Alternativa 1: Que el  precio de venta sea de 700 y  se venda 1.300 unidades.

Alternativa 2: Que  el precio de 1.000 se venda solo 800 unidades.
Alternativa 3: Que el precio de 1.500 se venda la cantidad de 500 unidades.
 
 
 

Alternativa 1: Alternativa 2: Alternativa 3:

Concepto Precio de Venta Precio de venta Precio de venta
700 1.000 1.500
Ingreso por 1300 unid. x 700 = 800 unid. x 1.000 = 500 unid. x 1.500 =
ventas (1) 910.000 800.000 750.000
Costo de 1.300 unid. x 500 = 800 unid. x 500 = 1.000 unid. x 500 =
materias primas
650.000 400.000 250.000
(2)
Costo arriendo
225.000 225.000 225.000
(3)
Pérdida o
(1) ? (2) ? (3) = (1) ? (2) ? (3) =  (1) ? (2) ? (3) =
Ganancia en el
35.000 175.000 275.000
mes

Como se puede apreciar los precios mezclados con la cantidad de productos vendidos
tienen una gran relevancia en la rentabilidad que se obtiene.

Debemos vender a un precio más conveniente para el cliente para

que nos prefieran a nosotros y no a la competencia.
Este parece ser un problema solo de marketing,  pero  poder  lograr  los precios que
se han  definido depende del mercado (clientes y restaurantes de la competencia),
como también necesitamos  de nuestros registros contables.

Objetivos financieros y ciclos de vida del negocio

Todo negocio pasa por diversas etapas a través de su vida comercial  esto requiere la
proposición de diversos objetivos para alcanzar éxito financiero.
Estas etapas se conocen como ciclo de vida,  parten  desde el crecimiento, pasando
por sostenimiento hasta la consolidación.

 Etapa de crecimiento: Esta etapa es inicial del ciclo de vida en ella se desarrollan e
intensifican nuevos productos y servicios. Se considera la construcción de la
infraestructura y posteriormente la ampliación de instalaciones de producción y de
atención a clientes. Se establecen redes de distribución de los productos y servicios.

 Etapa de sostenimiento: Se espera en esta etapa mantener el mercado de clientes.

Se puede proponer aumentar cada cierto tiempo su clientela. Se amplía la capacidad de
producción. Una característica importante de la etapa es que se propone mejorar el
rendimiento  sobre el capital invertido.

 Etapa de consolidación: Se espera lograr una recompensa producto de las etapas

anteriores. Ya no se requiere de grandes inversiones relevantes. Se espera mantener las
capacidades y los equipos invirtiendo solamente lo suficiente para ello.

Al definir estas etapas se supone que los objetivos que se proponga financieramente
se acomodan a los requerimientos de fondos en cada una de ellas ya definidas
anteriormente. Esto tiene importancia a la hora de proyectar los fondos que se
espera invertir y por tanto los fondos que se requieren para efectuar estas
inversiones.

Información para tomar decisiones

Una empresa que tiene fines de lucro debe contar con recursos que al ser explotados
se efectúan actividades obteniéndose resultados que pueden o no ser esperados.
Estos recursos son:  Materiales,  Humanos,   Financieros,  Tecnológicos.
Estos recursos al ser bien utilizados deben  generar utilidades para que el negocio
subsista en el tiempo. Con este propósito se debe planificar y controlar la utilización
de estos recursos al interior de la empresa. La relación entre la planificación y el
control la entrega la información. Esta información, para que realmente sea útil
para planificar y controlar, debe poseer ciertas características que son:  Confiable,
Oportuna, Relevante,  Comprable, Útil y Comprensible.

Analicemos el gráfico anterior

 Información interna: es un conjunto de datos procesados que permiten decidir

certeramente los pasos a seguir. Es el caso de recopilar y procesar información acerca de
los montos adeudados por los clientes, deudas con entidades financieras, como son los
bancos,  identificando claramente los montos a cancelar como también las fechas de
pago.

Una información que es importante manejar correctamente es la referida a la

disponiblidad de dinero, tanto en efectivo como a través de cuentas corrientes.Teniendo
información oportuna y certera que permita el control de manejo de efectivo o a través
de las cuentas corrientes, en buenas cuentas el manejo de tesorería, tendremos una gran
parte de la información del negocio bajo control.


Información para la Toma de Decisiones
  
 La Contabilidad y los estados finacieros  son  una técnica al servicio de la
administración destinada a registrar, procesar y emitir información para
tomar decisiones con alguna repercusión económica o financiera. 
 Los Estados Contables que genera la contabilidad:
Estado Tipo de Estado Descripción Conceptos que utiliza
Contable

Activo: Presenta la forma

con respecto a  como se han
invertido los recursos y se
conforma por los
a) bienes (maquinarias,
mercaderías para la venta,
dinero en efectivo y/o en
Es un estado
cuentas corrientes bancarias.
financiero y
b) derechos (cuentas por
económico.
cobrar a clientes, cheques y
Económico: debido a otros documentos a cobrar).
que presenta los Presenta la
recursos económicos información Pasivos: presenta deudas y
mercaderías, de: compromisos adquiridos los
maquinarias y otras
Balance ? Bienes y   cuales son  la fuente de los
con que se cuenta 
General Derechos. recursos( compras al crédito,
para desarrollar las
actividades. - Obligaciones préstamos bancarios,
o deudas. remuneraciones por pagar,
Financiero: debido a - Patrimonio. impuestos adeudados
que presenta la mensual o anualmente).
relación de recursos
monetarios v/s las
Patrimonio: Es el monto
obligaciones de pago
perteneciente al o los
de corto y largo plazo.
propietarios compuesto por:
a) Capital social según
aportes de los socios.
b) Utilidades y Pérdidas
obtenidas en las actividades
económicas a través del
tiempo.

Estados Contables que genera la contabilidad

Estado Conceptos que
Tipo de Estado Descripción
Contable utiliza
Estado de Es un estado
Resultados económico debido a Presenta los: Ingresos: como son
que presenta la a) Ingresos, utilidades las ventas de un
utilidad o pérdida o ganancias. período de tiempo
producida por la Ganancias o
utilización de los b) Costos, gastos y Utilidades:
recursos económicos pérdidas. obtenidos por
correspondientes a intereses cobrados a
un período de los clientes,
tiempo.
intereses obtenidos
por inversión en
alguna institución
financiera.

Costos: que son

valores asignables a
la elaboración de un
producto fabricado
como es la materia
prima, mano de obra
y otros insumos
asignables. También
es el costo de las
mercaderías
adquiridas que son
vendidas en un
período de tiempo.
En una empresa de
servicios es el valor
del esfuerzo
efectuado para
realizar los servicios,
como son el tiempo
de trabajo
efectuado y los
insumos necesarios.

Gastos: son aquellos

valores por insumos
o servicios que dicen
relación más con un
período de tiempo
que a un producto o
actividad. Por
ejemplo, la energía
eléctrica consumida
por las oficinas de
administración.

Pérdidas:
producidas por
resultados negativos
en inversiones,
 mermas de
productos o por
efecto de la
desgaste de las
maquinarias de
producción y otras.

Ingresos: todos
Presenta Ingresos y aquellas recepciones
Es un estado desembolsos de dinero por
financiero ya que clasificados según: diversos motivos que
presenta el efectivo a) Actividades aumenten el dinero
Estado flujo de la empresa.
generado y utilizado operacionales.
de Efectivo
en las diversas b) Actividades de Desembolsos: todos
actividades de la Inversión. aquellos salidas de
empresa. c) Actividades de dinero para cancelar
Financiamiento. o pagar compromisos
de la empresa.

Presenta
antecedentes como 
Es un estado los plazos por
complementario que préstamos adquiridos,
es obligatorio en el criterios contables
cual se explican utilizados, métodos Todos los conceptos
Notas partidas que no se de cálculo y registro contables que se
Explicativas puede entender de depreciaciones y presenta en los
solamente al leer el amortizaciones, estados financieros.
o los estados contingencias
financieros ocurridas a la fecha
anteriores. de emisión de los
estados financieros y
otros.

El Balance General
El Balance General presenta la relación de activos y pasivos:
   

ACTIVOS PASIVOS

         
CIRCULANTES: Todos aquellos que tienen una rápida liquidación en el corto plazo.
Ejemplo: Caja, Cuenta Corriente Bancaria, Mercaderías para la venta, Cuentas por
cobrar a clientes.
  
CIRCULANTES: Todos aquellos compromisos con vencimiento en el corto plazo.
Ejemplo: Proveedores, Acreedores, Impuestos por pagar, Remuneraciones por pagar,
Préstamos adeudados a bancos.
  FIJOS: Todos los bienes tangibles que tiene la empresa para sus operaciones.
Ejemplo: Edificaciones, Terrenos, Muebles de oficina, Máquinas de producción,
Herramientas, Equipos computacionales.    
LARGO PLAZO: Todos aquellos compromisos con vencimiento en el largo plazo.
Ejemplo: Acreedores por inversiones a largo plazo, Proveedores a largo plazo.
  OTROS: Todos aquellos derechos y bienes liquidables en el largo plazo.

Ejemplo: Deudas de clientes a largo plazo, Inversiones en empresas relacionadas,

Intangibles como derechos de llave, Marcas y patentes, y otros.    
 
PATRIMONIO: El capital, reservas y resultados que son del o los propietarios.

Ejemplo: Capital, Utilidades no distribuidas, Reservas, Pérdidas acumuladas por

ejercicios anteriores.
 
La relación liquidez - exigibilidad nos puede entregar antecedentes importantes
acerca de la situación financiera de la empresa.
Si los activos circulantes son bienes y derechos que son liquidables (transformables
a dinero metálico) hasta un plazo máximo de un año y, por otra parte los pasivos
circulantes son aquellos compromisos de corto plazo que puede involucrar deudas
que deban ser cancelados al mes siguiente, o un plazo superior, pero no más de un
año, entonces se puede obtener la siguiente situación:

ACTIVOS PASIVOS SUPERAVIT O  DéFICIT

   Dinero Efectivo  5.000    Remuneraciones

del personal  3.500
Impuestos por Pagar 800     Excedente 700
  En este caso se puede pagar las
remuneraciones adeudadas a los
trabajadores quedando como excedente en
dinero la suma de 700 que servirá para
pagar otras obligaciones con terceros o
invertir el remanente en comprar más
mercaderías. 

Los objetivos de la contabilidad son:

 
a) Mantener un registro actualizado de todas las operaciones valorizadas en dinero
para informar la situación financiera del negocio, y

b) Mantener un control de las operaciones a través del registro, documentación y

valorización de cada una de las operaciones.
Un ejemplo de estos objetivos lo constituye el hecho que al efectuar una venta
de servicios, en el caso del restaurante, si se vende un menú de comida se debe
seguir al menos el siguiente procedimiento:

 Paso 1: Tomar el pedido por escrito por lo menos con una copia, (las constancias son
importantes) en la mesa donde cenarán los clientes.

 Paso 2: Efectuar el pedido a la persona encargada de la cocina para que ordene la

preparación del plato solicitado. El encargado de la cocina se queda con un ejemplar del
pedido.

 Paso 3: Mantener una orden con el encargado de emitir la boleta de compraventa

emitiendo un registro de venta para control interno.

 Paso 4: Una vez efectuado el servicio, y una vez que los clientes cenaron, el
encargado de la mesa solicita la emisión de la boleta de compraventa.

 Paso 5: El encargado emite la boleta de compraventa.

 Paso 6: El encargado de la atención de público lleva a la mesa la boleta de

compraventa.

 Paso 7: El cliente cancela el servicio pasando el dinero, cheque u otro medio de pago
al encargado de la atención de mesa.

 Paso 8: El encargado de atención de mesa entrega el dinero para emisión de boleta

de compraventa entregándose al cliente este documento junto con el vuelto de dinero si
corresponde.

Estos 8 pasos producen efectos de control y de información:

 Información:
Determina monto de ventas diarias.
Determina los  impuestos para cumplir con normativa tributaria.
Ciclo de ventas mensuales (días en que se vende más (peak de ventas) o los días en que
menos ventas se efectúen en el mes).
Presupuesto del volumen aproximado de compras por día de cada mes según el ciclo de
ventas.
La boleta de compraventa sirve para ser ingresada a la contabilidad.

 Control:
Prevenir que se realicen ventas que no se ingresen los pagos a la caja del negocio.
Que al comparar los vales de venta que posee el encargado de la cocina y el encargado de
 la emisión de la boleta de venta sean iguales.
Que no se evada el impuesto al no emitir boletas de compraventa.

 El origen de los activos y pasivos se puede explicar en el

siguiente gráfico de acuerdo a los fondos de dinero utilizados al
invertir en la empresa:
  

ACTIVOS PASIVOS
Uso que se da a los Fondos Fuente de los Fondos
Derechos de la Empresa 5.000 Obligaciones de la Empresa 5.800
Disponible en caja y Bancos 1.000 Proveedores y Acreedores 2.800
Préstamos en Bancos e
Cuentas por cobrar a clientes 3.500 3.000
Instituciones Financieras
Cuentas morosas de clientes 500
Recursos propios de la
Bienes de la Empresa 21.800 21.000
empresa
Capital aportado por socios y
Terrenos y Edificaciones 10.000 15.000
accionistas
Maquinaria, Equipos 5.500 Utilidades Acumuladas  6.000
Instalaciones y Mobiliario 2.500
Vehículos de transportes y
1.800
movilización
Existencias en mercaderías y
2.000
de producción propia
Total Activos 26.800 Total Pasivos 26.800

Estado de Resultados
Toda empresa efectúa transacciones que ocasiona resultados parciales y finales de
rentabilidad positiva o negativa, denominados como pérdida y ganancias
El esquema de presentación del Estado de Resultados es el siguiente:

(+) Ventas Netas y/o Servicios del Giro Comercial 37.500

(-) Costo de Ventas de mercaderías o servicios prestados (18.000)
(=) Margen Bruto de Explotación 19.500
(-) Gastos de Administración y Ventas (11.500)
(=) Resultado de Explotación o del giro 8.000
(+) Ingresos financieros 1.500
(+) Otros ingresos fuera de explotación 500
(-) Gastos financieros (200)
(-) Otros egresos fuera de explotación (300)
(+ / -) Utilidad / (Pérdida) por inversión en empresas
 
relacionadas
(+ / -) Corrección Monetaria y diferencias de cambio 100
(=) Resultado antes de Impuesto a la Renta  9.600
(-) Impuesto a la Renta  960
(=) Utilidad o (Pérdida) del Ejercicio 8.640

El Flujo de Caja o Cash Flow

Para llevar un ordenamiento con  la disponibilidad de los fondos de dinero se debe
confeccionar un estado con los ingresos y egresos de caja para ordenar y determinar
semanal, mensual y anualmente, las fuentes, uso de los fondos y los saldos
resultantes. Todo esto con el fin de ordenar el manejo del dinero del negocio.
Este flujo normalmente se agrupa en partes principales: Ingresos, Egresos y Saldo
mensual y saldos acumulados.
Un ejemplo es el que se presenta a continuación:
 

PERIODO/MES
Mes 1 Mes 2 Mes 3 .... .... Mes 12 TOTAL
ITEM

Aporte socios en efectivo 20.000           20.000

Capital Semilla               
Préstamos   20.000          20.000 
Ventas     5.000       5.000
Total Ingresos 20.000 20.000 5.000       45.000
Inversiones 7.000 20.000         27.000
Gastos puesta en marcha 500           500
Pago comisiones por venta             200
Compra de materias primas   5.000 5.000       10.000
Compra de materiales 200           200
Compra de insumos     1.000       1.000
Mano de obra   1.000 1.000       2.000
Costos fijos por mes 500 500 500        
Amortización de préstamos     1.800       1.800
Pago de intereses     200       200
Retiros de utilidades              
Pago de impuestos              
Total Egresos 8.200 26.500 9.500       44.200
SALDO MENSUAL 11.800 (6.500) (4.500)       800
SALDOS ACUMULADOS 11.800 5.300 800       800

Financiamiento a Corto y Largo Plazo 

 
Financiar el corto plazo o circulante. Compra de
Finalidad
mercaderías, útiles de oficina.
Tipo de Interés Tasa de interés fija o variable sobre el crédito utilizado.
Limitada a las condiciones estipuladas en el contrato de
Responsabilidad
crédito.
Contrato formalmente bajo normas legalizado de cada
Formalidad
país.
Disponibilidad Se dispone del monto aprobado total o parcialmente.
De acuerdo a fechas o períodos establecidos en el contrato
Amortización
o pagaré.
Estipuladas en el contrato de acuerdo al uso de los fondos
Plazo de pago disponibles, pudiendo ser mensuales, anuales o en fechas
intermedias.
Renovable o indefinido dependiendo de las cláusulas del
Vencimiento
contrato.
 
 
El financiamiento está relacionado con la obtención de dinero para invertir en
recursos necesarios para generar ingresos operacionales como la adquisición de
equipos y maquinaria necesaria para operar normalmente, una apertura de
sucursales o una reestructuración  necesaria para seguir funcionando o mejorar la
venta o prestación de servicios.
 
Para el corto plazo se requiere financiar por ejemplo la adquisición de mercaderías
para vender. Ponemos como condición que sea a corto plazo por la conveniencia de
no comprometernos con mercaderías con un costo alto de intereses y comisiones
bancarias o por créditos que harán nuestras compras de mercaderías demasiado
altas.
 
Mientras más alto el costo de adquisición de las mercaderías más alto será el
precio que debamos cobrar a nuestros clientes corriendo el riesgo que la
competencia oferte precios más bajos.
 
Cuando el monto de la inversión es de alto valor no cancelable en el corto plazo se
opta por el financiamiento de préstamos de mayor monto a largo plazo para evitar el
riego de no poder cancelar montos altos de amortización e intereses por dichos
préstamos.
 
Existen varias opciones en el mercado para obtener créditos para financiamiento a
corto o largo plazo.
 
Destacamos las siguientes:
 
        1. Créditos de Bancos e Instituciones Financieras
Concepto: El crédito es un contrato a través del cual una entidad financiera se
obliga a poner a disposición de un cliente, una cantidad de dinero. El cliente podrá
disponer o no de la cantidad estipulada en el contrato según sus necesidades
financieras.
Características:

Préstamos de Bancos e Instituciones Financieras

Concepto: Es un contrato mediante el cual una entidad financiera entrega al cliente,
una cantidad de dinero pactada de acuerdo a los requerimientos de una empresa
quien quedará obligado a con el banco a devolver el valor nominal más intereses
fijos o variables, de acuerdo a fechas pactadas para su amortización.
Características:

Financiar activos circulantes como es las mercaderías,

Finalidad materias primas o activos fijos como son las maquinarias,
edificaciones o vehículos de transporte u otros activos.
Fijo o variable aplicado sobre el capital pendiente de
Tipo de Interés
amortización.
De acuerdo a las cláusulas establecidas en el contrato del
Responsabilidad
préstamo.
Formalidad Contrato establecido de acuerdo a normativa legal.
Al momento de ser aprobado y en la fecha establecida en
Disponibilidad
el contrato.
De acuerdo a número de cuotas pactadas en las fechas
Amortización
definidas.
En las fechas establecidas en el contrato y/o pagaré que
Plazo de pago
respalda el contrato.
Una vez canceladas la totalidades de las cuotas o partes
Vencimiento
establecidas en el contrato.

2. Descuento de Documentos
Este contrato consiste en anticipar el pago efectos de comercio como son los pagarés
o letras de cambio no vencidos, de empresas otorgadas a terceras personas, a
cambio de una comisión por el cobro de los documentos a los deudores.
 Financiar efectos de comercio como son las Letras de
Finalidad
Cambio y Pagarés.
Comisión bancaria fijo o variable calculado sobre el
Tipo de Interés
documento.
Responsabilidad Sujeta a las condiciones del banco.
Formalidad Contrato con el banco.
Disponibilidad Una vez aprobada la operación.
Vigencia Normalmente de un año.

3. Factoring
Definición: Es el contrato por el cual una empresa especializada en este tipo de
operaciones compra facturas o cheques a una empresa cliente.

Finalidad Negociar y financiar facturas comerciales

Comisiones
Intereses por periodo de tiempo anticipado desde el
Tipo de Interés pago de la factura o cheque hasta su fecha de
vencimiento. Este interés normalmente es de tasa
diaria.
Responsabilidad Limitada de acuerdo al contrato de Factoring.
Formalidad Contrato de Factoring.
A contar de la aceptación por parte de la institución de
Disponibilidad
factoring de la operación correspondiente.
Solamente se cancelan intereses y comisiones. Los
documentos, sean facturas o cheques, los cobra a su
Amortización
fecha de vencimiento la empresa que otorga el
factoring.
Plazo de pago De acuerdo a las condiciones.
Sin recurso: se adquieren los créditos de una empresa
contra sus clientes, sin posibilidades de recurso contra
Condiciones
el cedente o cliente de la entidad de factoring
especiales
Con recurso: descuento de los créditos pero con
posibilidad de recurso contra el cedente.

4. Leasing
Definición: El contrato de leasing o arrendamiento de bienes con opción de compra,
es aquel por el cual una empresa de leasing que actúa como arrendador adquiere en
propiedad los bienes objeto del contrato, de acuerdo a las indicaciones de su cliente
o arrendatario. De tal forma que la empresa de leasing cede el uso de los bienes a su
cliente  en subarrendamiento durante un tiempo convenido a un precio pactado y
distribuido en cuotas periódicas por las cuales el arrendatario se obliga al pago.
Una vez terminado un plazo establecido en el contrato el arrendatario puede
optar a la adquisición del bien objeto del leasing cancelando una cuota similar a
la de arriendo.
Este tipo de contrato es frecuente para maquinarias, vehículos especializados,
inmuebles u otros Activos Fijos de uso productivo o bienes de consumo duradero.

Finalidad Financiar Activo fijo.

Tipo de Interés Intereses.
Costo del bien
Costos
Gastos de administración
adicionales
Beneficios favorable al arrendador.
Responsabilidad Condicionada de acuerdo al contrato de leasing.
Formalidad Contrato de Leasing.
Establecidos en le contrato y que puede ser mensuales,
anuales u otro plazo intermedio. En las cuotas se cancela
Amortización el costo del bien, intereses, diferencias de cambio de
monedas, mas utilidad del arrendador por el servicio
ofrecido.

Una modalidad de leasing es el leas-back, el cual consiste en que el arrendador

adquiere los bienes al arrendatario para que posteriormente se los ceda a este
arrendatario para su uso. Se utiliza esta modalidad cuando el arrendatario no se
encuentra en buenas condiciones financieras para efectuar una operación de leasing.
 

5. Renting
Este contrato consiste en el arrendamiento de bienes de equipo por un tiempo
determinado a un precio pactado que incluye una serie de servicios
complementarios, como es el mantenimiento, asistencia técnica, seguro, reemplazo
en caso de deterioro o avería del bien. En este tipo de contrato no existe opción de
compra como es en leasing, aunque en algunos contratos los bienes son adquiridos al
vencimiento a un precio de valor residual.
 

Finalidad Financiar elementos de transporte.

Fijo o variables aplicado sobre el capital dispuesto y
Tipo de Interés
sobre el bien.
Costos
 
adicionales
Sujeta a las condiciones establecidas en el contrato de
Responsabilidad renting como también a los servicios pactados y al tiempo
establecido.
Formalidad Contrato de Renting.