UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL CARMEN

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

ADMINISTRATIVA.

Alumnas:
Onelia María May Castellanos.
Mariana Guadalupe Vinagre Martínez.
Domitila Isabel Zacarías López.
Profesora:
Gloria Hernández Reyes.
Asignatura:
Organización de empresas.
Equipo No. 1

01/04/2019
ÍNDICE.
 INTRODUCCION.

Formulario es un documento impreso que transmite información específica

de una persona a otra o de una a otra unidad. Este es un papel portador de
datos e información y es parte integrante del método. Así, es un medio de
transmitir información el propósito fundamental del diseño de formularios,
es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de
información administrativa, así como también, crear un instrumento de
actividad humana para registrar y pasar la información. Los formularios
impresos en papel son bien conocidos por la habitual dificultad que plantean
a la hora de reconocer en la pantalla de una computadora evitan este
problema. Este es un papel portador de datos e información y es parte
integrante del método. Así, es un medio de transmitir información El
propósito fundamental del diseño de formularios, es suministrar medios
estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa.
 RECOPILACIÓN DE LOS FORMULARIOS.

Deben captarse los formularios que las unidades administrativas utilizan, preferentemente
dos ejemplares de cada uno con sus copias correspondientes, considerando los que tienen
uso frecuente y los eventuales que, por características especiales, demandan un diseño y
una presentación con un trabajo técnico más complejo. Existen formularios que por su
empleo y destino no son relevantes, como los recados telefónicos, por lo que su control
resulta innecesario.
 CLASIFICACIÓN.

Con ayuda de una base de datos se clasifican de acuerdo con los siguientes criterios:
Por proceso. Parte del número y secuencia de actividades que la organización realiza para
transformar un insumo en producto o servicio. De esta manera se ubican todos los
formularios que intervienen en un proceso mediante todas las unidades administrativas
por las que pasan.
• Función. Se basa en las funciones que la organización desarrolla. Reúne los formularios
relacionados con actividades semejantes, lo que facilita su posible eliminación o
adecuación.
• Por unidad administrativa. Sirve para facilitar la identificación de los formularios que
utiliza cada unidad.
• Por denominación. Permite examinar formularios similares en cuanto a su nombre o por
área de adscripción.
• Por características físicas. Esto hace posible ordenar los formularios por su tipo, tamaño,
color, papel, etcétera.
• Por cliente o usuario. Con este criterio se organizan los formularios según el tipo de
producto o servicio para el que se crean.

ANÁLISIS DE FORMULARIOS.

Para establecer prioridades o rango de importancia es recomendable tener en cuenta los

siguientes aspectos:
• Tipo de organización.
• Número de unidades administrativas que la componen.
• Cantidad de empleados que laboran en ella.
• Volumen de productos y/o servicios que generan.
• Elevado consumo de formularios.
Examen: En este caso se precisan las ventajas y desventajas tanto de un nuevo formulario
como de los que están en uso, por lo que se recomienda aplicar el cuestionario de análisis
de formularios. El cuestionario permite captar información del formulario relativa a su
estructura, características, flujo y observaciones del analista.

Consideraciones de tipo funcional.

• Identificación del formulario.
• Objetivo.
• Información que contiene.
• Estructura.
• Secuencia de datos.
• Tipo de formulario.
Consideraciones de tipo material.
• Tamaño.
• Papel.
• Color de papel y tinta.
• Tipo de impresión.
• Carbonizado.
• Tipo de encuadernación.
• Volúmenes y frecuencia de manejo.
• Número de copias.

DISEÑO DE FORMULARIOS.

Para elaborar un formulario debe partirse de la información recabada relativa a su objeto,

fuente de información, necesidades que lo originan, método de llenado, número de
copias, procedimientos en que se utilizará y resultados que se esperan de él.
Información básica
Para este efecto deben responderse las siguientes preguntas:
¿Qué información se va a incluir?
¿Es importante?
¿Cómo se va a utilizar?
¿Por quién será utilizada? ¿Cuándo será utilizada?
Título
Tiene que describir claramente su función, es decir, debe señalar el objetivo que se
pretende lograr con su uso.
Secuencia de datos
• Debe observar la secuencia de la información procedente del documento fuente.
• Tiene que ordenar los datos con base en los siguientes aspectos:
1) Identificación. Comprende el título, nombre de la organización y clave del formulario.
2) Introducción. Orienta la acción del cuerpo del formulario, es decir, a quién se dirige,
cuándo, dónde y por qué.
3) Aprobación. Firma que otorga validez al documento.
4) Instrucciones para su llenado.
Espacios: Para facilitar las anotaciones, el formulario debe contar con espacio suficiente
para incluir la información variable. Tomando en cuenta si ha de llenarse a mano o en
máquina, se aconseja lo siguiente:
Para llenar a mano
• Dejar un espacio de 1/4 de pulgada vertical entre línea y línea y 1/8 de pulgada
horizontal por cada letra o símbolo.
• En caso de llenarse a mano y a máquina, dejar un espacio de 1/3 de pulgada vertical y
1/8 de pulgada horizontal.
Llenado a máquina.
• Dejar un espacio de 1/6 de pulgada vertical y 1/10 o 1/12 de pulgada horizontal, según
el tipo de
máquina. Estas medidas se utilizan en el diseño de formularios continuos para equipos de
impresión.
• Dejar un margen de 1/12 de pulgada arriba y abajo para cada letra o símbolo y 1/20 de
pulgada a cada lado de este, para evitar que los datos se encimen sobre la información
preimpresa.
El hecho de utilizar submúltiplos de pulgada obedece a la estructura de las máquinas de
escribir. Sin embargo, para solicitar impresiones es recomendable utilizar el sistema
métrico decimal.
Número de copias: El analista tiene que asegurarse que las copias solicitadas sean las
necesarias, para lo cual debe remitirse a las consideraciones de tipo funcional formuladas
en el examen de los formularios.
Clase de formulario
La información y el orden previsto permiten determinar la clase de formulario que se
puede diseñar.
Las más comunes son:
• De línea.
• De columnas.
• De casillas.

CONSIDERACIONES DE TIPO MATERIAL.

Papel
Peso: El peso del papel debe calcularse de acuerdo con el número de copias deseadas, la
frecuencia de manejo que tendrá el formulario, el tipo de archivo y si el formulario se
imprime en uno o en ambos lados.
Según el uso y número de copias del formulario, es aconsejable que el peso del papel se
estime conforme a la siguiente tabla:

Grosor: Se basa en los materiales utilizados para su fabricación, lo que depende del uso y
duración que se pretendan. El grano del papel constituye un factor importante, porque
determina la alineación de las fibras, lo que influye en su rigidez. El papel se dobla más
fácilmente cuando es paralelo al grano. También es necesario considerar el tipo de
archivo, ya que si el grano se encuentra en forma perpendicular al filo sobre el cual
descansa la hoja de papel, es menor la tendencia de ésta a doblarse o a enrollarse.
Medidas: El tamaño de un formulario está en función de la información que deba
contener, el tipo de archivo que se emplee y los tamaños disponibles.
Tintas: La tinta debe proporcionar el contraste adecuado con el color del papel del
formulario. El uso de tintas de colores más claros para los títulos permite que las
anotaciones se destaquen o sean más legibles, aunque esta cuestión debe valorarse
porque puede aumentar el costo de modo considerable.
Numeración foliada: Está determinada por los siguientes aspectos:
• Cómo se archivará el formulario.
• Control y archivo numérico o indistintamente.
• Tipo de formulario.
Tipo de letra: Se selecciona de acuerdo con su legibilidad. En el formulario debe
procurarse no usar más de dos
Carbones: Existen tres opciones para obtener copias a través del papel carbón o
carbonizado:
• Insertando papel carbón a mano: es el método más económico. No resulta conveniente
para producir grandes cantidades de formularios.
• Papel carbón de un solo uso intercalado en el formulario: este método favorece el
trabajo cuando se trata de muchos formularios que contienen pocos datos.
• Aplicación de químicos al reverso del formulario: este método es más costoso, pero
facilita el trabajo y sirve para lograr que ciertos datos no aparezcan en todas las copias.
Vocabulario: Debe evitarse el uso de abreviaturas que se puedan malinterpretar.
Asimismo, no es recomendable el empleo de términos muy técnicos, a menos que sean
del dominio de la organización o exista un glosario que los explique.
Márgenes: Los márgenes deben estar en función de la encuadernación o del uso posterior
del formulario. Respecto de los márgenes laterales, los formularios que serán colocados
en carpetas con argollas deben tener un margen de 8 milímetros como mínimo, y de hasta
4 centímetros en el caso de formularios que no vayan a ser encuadernados. El margen
lateral mínimo más adecuado es de 6 milímetros. Los márgenes superior e inferior son
sumamente importantes para la presentación del formulario y la protección de la
información; pueden variar entre los 8 y 12 milímetros.
Métodos de reproducción: Para determinar el método de reproducción más apropiado es
recomendable tomar en cuenta lo siguiente:
• Objeto de la impresión.
• Cantidad de formularios requerida.
• Presentación.
• Costo.
• Equipo recomendable para su manejo
Aspectos de visualización: Para diseñar un formulario, que permita buena presentación y
visualización, además de que facilite la comprensión y utilización de los datos registrados,
se necesita que reúna estas características:
• Unidad.
• División modular.
• Claridad.
• Agrupación y jerarquización
• Saturación.
• Movimiento.
• Ritmo.

IMPLEMENTACIÓN.

Ajuste de los formularios: La adecuación de los formularios está en estrecha relación con los
procedimientos, por lo que, en el caso de nuevos procedimientos, particularmente si se trata de
un rediseño o simulación, se deben aplicar simultáneamente los nuevos formularios con los
anteriores. A partir de este ejercicio se podrán determinar los ajustes relacionados con:

• Información que requiera mayor o menor espacio.

• Información que debe eliminarse y las razones de ello.

• Información que debe aparecer.

• Distribución del juego y justificación.

Todas las observaciones, incluidas las del analista, deben conservarse por escrito. Este registro,
sumado a las observaciones que formulen los especialistas en impresión, facilita afinar detalles
para realizar la impresión definitiva.

Formulación de instructivos: Es conveniente que sólo se incluyan los instructivos para el llenado de
formularios en aquella cuya importancia o extensión así lo exijan. Entre más claro, preciso y
conciso sea un formulario, menos necesario es el empleo de instructivos o “instrucciones para el
llenado”, pues además de que la recargan, incrementan los costos de impresión y contienen
aclaraciones obvias.
Evaluación: La experiencia ha demostrado que, en la práctica, el número de formularios tiende a
crecer, lo que propicia que aquellos que en un momento fueron importantes, caduquen o pierdan
su utilidad. La evaluación respecto de la funcionalidad de los formularios debe hacerse de manera
regular y sistemática con base en los siguientes aspectos:

• Usuarios de los formularios.

• Propósitos a los que sirven.

• Dónde, cómo y por cuánto tiempo se conservarán archivados.

• Destino final.

• Se realizan cambios en la estructura orgánica.

• Se modifica el procedimiento en que se ocupan.

• El volumen de uso no lo justifica.

• Contiene información ya recabada en otros(s).

• Se adoptan nuevos lineamientos de trabajo.