S IS TEMA DE GES TION BIERA INGENIERIA Y CONS TRUCCION S .A.C.

CIERRE CONTABLE
1. OBJETIVO
Establecer el procedimiento para lograr el cierre mensual de los periodos contables, de
modo que se cumplan los requerimientos de la SUNAT y las fechas máximas de entrega
de información indicadas por la Oficina de Administración. La información generada
debe mantenerse ordenada como sustento frente a una auditoría interna o externa.
2. DESARROLLO
El Cierre Contable comprende el conjunto de tareas que se tienen que realizar para dar
por cerrado el ejercicio contable de cada mes, siendo el Administrador, en coordinación
con el Encargado de Control de Costos (ECC), el encargado de organizar y dirigir este
proceso. La culminación del proceso de Cierre Contable se da con la emisión de los
Estados Financieros del Proyecto, los cuales deben ser validados por el Gerente de
Proyecto.
El ejercicio contable está orientado a reflejar la realidad económica del Proyecto. Es
decir, la información registrada en la contabilidad debe corresponder a la venta y el
costo del Proyecto a la fecha, de modo que los estados financieros reflejen el resultado
del Proyecto a la fecha. El ejercicio contable se lleva cabo a lo largo de todo el Proyecto
hasta la liquidación de este. Queda concluido luego de la Reunión de Cierre, aprobación
del Margen Final.

INGENIERO RESPONSABLE DEL comunica ción y mutuo apoyo GERENCIA DE ADMINISTRACION

PROYECTO

Control de activos Aplicación de anticipos

Revision y aprobacion mensual Concilia cion de cuentas

Correcciones Elaboracion de reportes

2.1 FECHAS DE CIERRE Y DOCUMENTACION A ENTREGAR

Se define como fecha de cierre del ejercicio contable el último día de cada mes, es decir,
la información contable a ser procesada debe cubrir hasta dicha fecha. Se define la fecha
de Cierre Contable como la fecha límite para procesar dicha información y entregar los
Estados Financieros, la cual es definida por la Gerencia de Administración la cual será
entregada oportunamente a los Proyectos en formato Excel. Adicionalmente a la
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documentación generada por el Cierre Contable, la gerencia de Administración deberá

ordenar y archivar el sustento de las operaciones de pago.
2.2 REGISTRO Y REVISION DE LA INFORMACION
La información contable debe ser confiable y sustentable, producto de un proceso
constante y ordenado que integre el trabajo de Gerencia de Administración. Se debe
verificar que el ingreso de un costo a los sistemas incluya los siguientes datos para
direccionarlo de acuerdo con la Estructura de Control del Proyecto. La información
contable se registra conforme van ocurriendo los costos a lo largo del periodo contable
(salidas de almacén, planillas, etc) y se completa al final del periodo con las provisiones
necesarias de costo y venta para reflejar la realidad económica del Proyecto (costo y
venta a la fecha). Se establecen las revisiones parciales al cierre del periodo contable
que sean necesarias para la validación del Resultado a la Fecha, de modo que la
información revisada del Cierre Contable sea la fuente directa de información para
llevar a cabo el proceso de Control de Costos.

2.3 PROVISIONES DE VENTA Y COSTO

La contabilidad registra hechos económicos sustentados por documentos (por ejemplo,
facturas, notas de crédito, notas de traslado, etc). Una parte de estos documentos es
generada después de la fecha de cierre del periodo contable, por lo que una parte de la
información económica del Proyecto se quedará sin ser registrada. Una provisión es un
registro contable provisional, producido y ordenado, que reconoce la utilización de
recursos y/o servicios no facturados. Se extorna al registrar contablemente el documento
al llegar éste. Es recomendable extornar mensualmente todas las provisiones para evitar
olvidos. Las provisiones de costo y venta se generan con el fin de que la información
contable refleje el resultado a la fecha.
2.4 ANALISIS DE LA INFORMACION
Todos los meses se efectuará una reunión entre el IRP, Gerente de operaciones y
Gerencia de Administración para revisar el Balance y Estados Financieros del Proyecto,
asimismo se aprobará el resultado del mes. El responsable de llevar a cabo esta reunión
es el IRP.