CURSO DE GESTIÓN EFECTIVA DEL TIEMPO

GESTIONAR EL TIEMPO
¿Por qué o para qué gestionar el tiempo?
→ Sensación de urgencia
LOS PROCESOS CAMBIAN, LA GESTIÓN DEBE CAMBIAR
Optimizar los flujos de trabajo.
¿Qué tareas hacer? ¿Qué tareas no hacer?

PRODUCTIVIDAD
MULTITASKING
Siempre tenemos una agenda inicial – Nuevos temas importantes –
Desenfocados, ¿Ocupados o productivos?
PERDEMOS EL ENFOQUE
Lo que debemos gestionar no son las tareas, debemos gestionar las
distracciones la perdida de enfoque.
PRODUCCIÓN VS RECURSOS
☺ Producción: Productos, servicios, clientes
☺ Recursos: Manos de obra, materiales, energía.
Mis tareas son mi PRODUCCIÓN, mi RECURSO es el tiempo, pero la
gestión del tiempo es rentable si tenemos CALIDAD.
Buscar la EFICACIA, ese punto óptimo donde no nos vamos a un
extremo buscando calidad, pero tampoco estamos estancados sin
hacer nada.
ENTIÉNDETE PARA ORGANIZARTE
¿EN QUÉ UTILIZAS TU TIEMPO ACTUALMENTE?
→ ¿Cómo es una semana en mi vida?
Una semana típica en mi vida es: Intentando madrugar, pero no
hacerlo del todo, despertarme organizar lo que el gato tumbó en la
noche, luego bañarme, escuchar las noticias, ver que tareas tengo que
hacer, ejecutarlas a medias, la alimentación la estoy dejando, por un
lado, lo mismo que el ejercicio, esto se convierte monótono hasta los
fines de semana donde casi siempre estoy timando cerveza ya sea
solo o acompañado, siento que en toda la semana procrastino
demasiado.
→ ¿En qué cosas me comprometo?
Pensando bien, sólo me comprometo en cosas que me den resultados
inmediatos, pero no, no me comprometo casi en nada, sólo en el
trabajo y eso que mi desempeño ha bajado demasiado.
→ ¿Suelo decir qué sí a todo?
Sí.
→ ¿Comienzo una semana reconociendo qué haré o qué necesito
alcanzar en la semana?
Comienzo así todos los días, el problema es que no lo ejecuto
adecuadamente, tengo alarmas, listas y calendario, soy consciente de
lo que tengo que hacer, que es lo que me hace bien si creo un
consciente a partir de eso. Pero, no. NO LO EJECUTO.
¿EN QUÉ ASPECTOS DEBO GESTIONAR MI TIEMPO?
MAPA DE ÁREAS DE MI VIDA
Elige de 3 a 5 áreas principales en tu vida sobre las cuales quieras
trabajar.
Escribe para cada una de estas áreas 3 metas importantes en
términos de tiempo que quieras lograr.

ÁREA METAS

Ser más pulido y preguntar

LABORAL Ejecutar lo planeado EN MI MARCA PERSONAL
¡Ejecutar lo planeado para DIGO!

Aprender un nuevo idioma

¡Hacer las rutas que hagan realidad DIGO!
ESTUDIO
Hacer las rutas qué ayuden a mejorar mi marca
personal

Tener una mejor comunicación con mi familia

FAMILIAR Unirme más a mi familia
Pasar tiempo de calidad con mi pareja y amigos

Comer más sano – Batch Cooking

Hacer ejercicio
PERSONAL Leer – Escribir
Meditar
Dormir bien y hacer 5:00 am
METAS Y ÁREAS DE MI VIDA
Ya tienes establecidas estas metas, cualquiera otra tarea que se
interponga NO ES NECESARIO HACERLA.
Si ya tienes las áreas principales, debemos transformarlo en
ACTIVIDADES CON FECHA
ACTIVIDADES PARA MIS METAS
Para cada una de las metas que planteaste en el formato anterior,
describe hasta 3 actividades que te pueden ayudar a cumplirlas:

ÁREA METAS ACTIVIDADES

LABORAL Ser más pulido No ir tan rápido

Revisar
Volver a revisar
Preguntar sobre las dudas
que tengo.

Ejecutar lo planeado Planear bien

EN MI MARCA
Estar seguro y claro de lo que
PERSONAL
estoy haciendo, POR QUÉ y
PARA QUÉ
EJECUTAR

¡Ejecutar lo planeado Se consciente del POR QUÉ

para DIGO!
Planear bien
EJECUTAR
ESTUDIO Aprender un nuevo Darle 3 horas diarias a
idioma estudiar
Repasar
Consumir y vivir todo basado
en ese idioma

¡Hacer las rutas que Darle 3 horas al día a estudiar

hagan realidad DIGO! las rutas.
¡APLICAR los conocimientos
en DIGO!

Hacer las rutas qué Detectar que cursos recursos

ayuden a mejorar mi me ayudan a crecer como
marca personal. marca personal
Planear bien los contenidos
EJECUTARLOS

FAMILIAR Tener una mejor Comprender la realidad de

comunicación con mi ellos
familia
Tener empatía
Pasar tiempo de calidad

Unirme más a mi Pasar tiempo con ellos

familia
Compartir intereses
Disfrutar del tiempo con ellos

Pasar tiempo de Ser más detallista con mi

calidad con mi pareja pareja
y amigos
 Hacer reuniones lúdicas en
las tardes con mis amigos
Preguntar más como va sus
vidas.

PERSONAL Comer más sano – Cocinar las comidas de toda

Batch Cooking la semana EL DOMINGO
Estar pendiente de fechas de
caducidad
Organizar un plan de
alimentación y aumento de
masa corporal

Hacer ejercicio Cumplir con la rutina del día

Cumplir con la alimentación
DISCIPLINA

Leer – escribir Siempre al despertar 1 hora

de audio libro
1 hora de lectura normal
1 hora de escritura

Meditar 1 hora antes de dormir

AGRADECER
QUÉ DEBO HACER Y POR
QUÉ LO HAGO

Dormir bien y hacer NO procrastinar

5:00 am
 Soltar el celular a la hora de
dormir
Levantarme inmediatamente
suene la alarma

PRIORIZA LAS TAREAS

IMPORTANTE VS URGENTE
☺ Urgente: Requiere atención inmediata, desplaza nuestra atención
y tiene fecha de entrega.
☺ Importante: Produce resultados tangibles, están alineadas a una
meta o estrategia común y los efectos de no realizarlos son más
graves.
MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Elige un área de tu vida o proyecto sobre el cual profundizar
Llena la matriz según los cuadrantes señalados
Identifica por qué tareas debes comenzar a trabajar

URGENTE NO URGENTE

BATCH COOKING Organizar cable lampara de

la sala
¡TAREAS DIGO!

IMPORTANTE
 NO
IMPORTANTE

ADMINISTRACIÓN DE TAREAS COMPARTIDAS

TIPOS DE TAREAS:
☺ Individuales
☺ Otros dependen de mí
☺ Yo dependo de otros
→ Seguimiento
☺ Otros me hacen seguimiento
☺ Hago seguimiento
CUMPLIR CON LAS FECHAS

PROCRASTINACIÓN E INDECISIÓN
Postergar las tareas, cualquier cosa en mejor que hacer lo que haya
que hacer.
IGNORAR LAS TAREAS  EL COMPROMISO
¿QUÉ PUEDO HACER?
☺ Precisar qué personas, actividades, gustos me distraen o me
hacen dudar.
☺ Eliminar interrupciones.
☺ La mejor manera es afrontando las cosas.
☺ ¿Ladrones de tiempo?
LADRONES DE TIEMPO
☺ Pereza
☺ Video Juego
☺ Redes Sociales
☺ Televisión
☺ Algunas Personas

GTD – Organízate con eficacia

☺ David Allen
☺ Mayor productividad
☺ Descargar la memoria – Poner en el papel
☺ Listas de cosas a completar
☺ Disciplina – CUMPLIR
☺ Igualdad en importancia
LO QUE ESTÁ EN LA LISTA DEL DÍA SE DEBE HACER EN ESE DÍA
4 preguntas:
☺ ¿Puedo borrarlo sin hacer nada?
☺ ¿Es información qué debo guardar como referencia?
☺ ¿Puedo delegarlo en alguien?
☺ ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?

CLAVES – BUENAS PRÁCTICAS

☺ Mentalidad: Sí hay tiempo
☺ 3 C – CALMA, CLARIDAD Y CONEXIÓN
☺ Pausas entre tareas
☺ Aparte espacio para planear
☺ Agenda y convierte para planear
☺ Saber cerrar un tema
☺ Piensa en el retorno de la actividad
☺ Toma decisiones
☺ Define cuánto tiempo tardará
 ☺ Diferencia entre planear y llenar una agenda
☺ Escribe tus logros al finalizar

MEJOR NO
☺ Digas que sí a todo
☺ Trabajes menos
☺ Te pongas metas poco realistas
☺ Caer en distracciones
☺ Te quedes en actividades innecesarias
☺ Ser multitarea
☺ Tengas malos hábitos de alimentación
☺ Tengas un espacio desordenado

BLOQUES DE TAREAS
MAÑANA HORAS TAREAS
5
6
7
8
9
10
11
TARDE 12
1
2
3
4
5
6
NOCHE 7
8
9
10
FECHAS DE ENTREGA VS. FECHAS DE REALIZACIÓN
METAS A LARGO PLAZO
☺ Tiene una fecha lejana
☺ Son planes más complejos
☺ ¡Están compuestas por tareas a corto plazo!

LÍNEAS REGRESIVAS
→ FECHA ESTABLECIDA
→ DEBO HACER ESTO ANTES DE ENTREGAR A
→ DEBO HACER B PARA ENTREGAR A
→ DEBO HACER C PARA ENTREGAR B
→ DEBO HACER D PARA ENTREGAR C
AQUÍ ESTOY SIENDO CONSCIENTE DE TODO LO QUE TENGO
QUE HACER PARA CUMPLIR ESA FECHA.

¿CUÁNTAS HORAS TIENE UNA SEMANA?

☺ Citas con fechas
☺ Tiempo libre, hobbies
☺ Seguimiento a procesos
☺ Fechas de entrega
☺ Recordatorios
☺ Actividades específicas
☺ Horas de salida

IDENTIFICA TODO POR BLOQUES

PRIMERO DETECTAR LAS COSAS QUE COMPONEN TU DÍA:
ALIMENTARSE, BAÑARSE, DESPLAZARSE, ETC.
UNA VEZ LO HAGAS, EMPEZAR A DENOMINAR LAS TAREAS
IMPORTANTES Y URGENTES
HERRAMIENTAS DIGITALES
☺ Google Calendar – Planear mes, semana, día
☺ Google Task – Planear las tareas del día
☺ Cleverest – Concentración
☺ Medisafe – Me recuerda que debo estar subiendo contenido
☺ Momentum – Crear hábitos
☺ Asana – Trabajo en equipo

EMOCIONES Y TIEMPO LIBRE

Pensamientos recurrentes: Angustia, indisposición
ELIMINAR PENSAMIENTOS NEGATIVOS
Prepara tu mente para las tareas que vienen, sólo piensa en lo que
vas a hacer, PIENSA EN LO QUE LOGRARÁS si la HACES.
TIEMPO LIBRE
☺ Igual de necesario
☺ Complementa nuestra capacidad de ser productivos
☺ No debes ser el tiempo que sobre, se debe planear también
☺ Se relaciona con ser creativos
BUSCA MOTIVACIONES
BUSCA PREMIARTE
ESPACIOS PARA PENSAR DIFERENTE

TRANSPORTE
☺ Compromisos en lugares diferentes
☺ Transporte público
☺ Espacios de traslado a pie
☺ Búsqueda de parqueaderos
USA ESTE TIEMPO TAMBIÉN COMO UN COMPROMISO
¿ES NECESARIO IR?
OPTIMIZAR EL PROCESO PARA ALCANZAR RESULTADOS
¿DÓNDE ESTÁ LA MOTIVACIÓN?
Se debe disfrutar el camino, no sólo pensar en tachar la tarea.

OPTIMIZAR Y SIMPLIFICAR LAS TAREAS

Analizar las tareas, cada tarea es un momento, goza de ella, disfrútala
y piensa que ella hace parte del proceso para llegar donde quieras
llegar.

RECOMENDACIONES FINALES
☺ Autoconocimiento
☺ Prexistencia
☺ Resistencia
☺ Flexibilidad
☺ Evolución para rediseñar
☺ Facilitar los ambientes