La contabilidad financiera y la contabilidad administrativa:

La contabilidad financiera: es la rama de la contabilidad encargada de recolectar,

clasificar, registrar, resumir e informar sobre las operaciones en dinero realizadas
por una empresa, llevando de forma histórica la vida económica de la misma.
También es conocida como contabilidad externa y en conjunto con la contabilidad
administrativa y la contabilidad de costos forman la estructura contable de toda
organización.

La contabilidad administrativa: La contabilidad administrativa, también conocida

como contabilidad gerencial, está principalmente orientada a los aspectos
administrativos de la empresa, enfocada a proporcionar diferentes tipos de
informes que se encuentran basados en las técnicas contables que sirven de
ayuda para la administración de una empresa, creando nuevas políticas de
planificación y de control de todas las funciones correspondientes a una empresa.

Diferencias y similitudes:

Diferencias:
 La contabilidad administrativa está organizada a fin de producir
información para los usuarios internos, integrados por los administradores
de los diferentes departamentos o áreas de la organización, está enfocada
hacia el futuro y genera, entre otra información, los presupuestos y
estándares de costos. -La contabilidad financiera produce información
para los usuarios externos, se basa generalmente en información del
pasado o en sucesos ya realizados por la organización, además de que
permite visualizar de manera global los resultados de la entidad económica.
 La contabilidad financiera está regulada por normas internacionales de
información financiera. Esto se debe a que los usuarios de la contabilidad
financiera requieren de un estándar en la presentación de la información
para hacerla comparable con otros ciclos del negocio y/o con otras
entidades económica. Por su parte, la información generada por la
contabilidad administrativa no se encuentra sujeta a normas contables o
formatos preestablecidos, ya que se adecua a las necesidades de los
usuarios de la organización.
 La contabilidad financiera no interactúa con otras disciplinas, puesto que
básicamente se emplea la información generada por los sistemas de
contabilidad manuales o electrónicos. La contabilidad administrativa se
relaciona con la estadística, economía y otras disciplinas con el objetivo de
generar información muy detallada para la toma de decisiones.
  La contabilidad administrativa está basada en datos enfocados al futuro,
sin embargo la contabilidad financiera genera información basada en el
pasado o datos históricos.

Similitudes:
 Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información: las dos
parten del mismo banco de datos (sería ilógico e incosteable mantener
un sistema de captación de datos diferentes para cada área). Cabe
aclarar que cada una agrega o modifica ciertos datos, según las
necesidades específicas que se quieran cubrir.
 Otra similitud es que ambas exigen responsabilidad sobre la
administración de los recursos puestos en manos de los
administradores: la contabilidad financiera verifica y realiza dicha labor a
nivel global, mientras que la contabilidad gerencial lo hace por áreas o
segmento llegando al conjunto total de las empresas.

Los estados financieros básicos:

Para efectos de análisis financiero, se considera básicos, dentro de los estados

financieros, el Balance General y el Estado de Resultados.
Además de estos existen otros estados que se consideran auxiliares o
complementarios, de los cuales nos ocuparemos más adelante.

El Balance General:

Representa la situación de los activos y pasivos de una empresa así como

también el estado de su patrimonio. En otras palabras presenta la situación
financiera o las condiciones de un negocio, en un momento dado, según se
reflejan en los registros contables.
Conformado por él; activo, pasivo y patrimonio.

El Estado de Resultados/ Estado de Pérdidas y Ganancias: El Estado de

Resultado muestra los Ingresos y los Gastos, así como la utilidad o pérdida
resultante de las operaciones de una empresa durante un periodo determinado,
generalmente un año.

Estados Financieros Complementarios

Son aquellos que se derivan de los estados financieros básicos y que sirven
para determinados aspectos de la situación financiera o la evolución financiera de
la empresa. Los más conocidos son los siguientes:

– Estado de Flujo de Fondos

Este estado resulta de la comparación del balance general en dos fechas
determinadas. De esta manera muestra, aunque con algunas limitaciones, de
donde obtuvo la empresa los recursos financieros y que determinación se les dio.

– Estado de Flujo de Caja

Trata de establecer las entradas y salidas de efectivo que ha tenido o puede tener
una compañía en el futuro.

– Estado de Cambios de Capital de Trabajo.

Este estado expresa los cambios que, entre dos fechas determinadas, ha
experimentado el capital neto de trabajo de una empresa, considerando las
fuentes o usos ajenos al mismo capital de trabajo, que originaron tales cambios.

Objetivos, usuarios y limitaciones de los estados financieros básicos:

Objetivos:
Son documentos esenciales en toda empresa ya que nos permiten, al mostrarnos
de manera estructurada información económica y financiera, interpretar y analizar
esta información y así, en base a dicho análisis, tomar decisiones que beneficien a
la empresa. Los estados financieros a ser utilizados en el análisis deben permitir
evaluar la rentabilidad de la empresa, su grado de liquidez y solvencia, determinar
su estructura patrimonial, evaluar su eficiencia operativa, determinar su carga
impositiva y otros asuntos que permitan a los usuarios de los estados financieros,
la toma de decisiones racionales respecto a alternativas de inversión, créditos y
otros asuntos.

Usuarios:
 Inversionistas: son los que proporcionan recursos a la entidad y utilizan la
información para evaluar el riesgo y el rendimiento.
 Empleados: son los que laboran para la entidad y su interés se pueden
centrar en evaluar la capacidad que la entidad tienen para garantizar sus
retribuciones.
 Prestamistas: incluye a las instituciones financieras y utilizan los estados
financieros para medir la capacidad de pago al vencimiento.
 Clientes: buscan garantizarse la prestación de los servicios y/ o productos,
evalúan la capacidad de producción de la entidad para ponderar la
continuidad de las relaciones comerciales.
  Gobiernos y sus agencias: son los responsables de las políticas públicas y
determinan impuestos y otras regulaciones a partir de la información
financiera de la entidad.
 Público en general: incluye a otros interesados de la información.

Limitaciones de los estados financieros básicos:

Las limitaciones de los estados financieros tienen que ver con los informes que al
no ser concluyentes, pero sí temporales, no son representativos del valor que
corresponden al negocio. Porque los elementos estructurales no tienen que ver en
forma directa con la rentabilidad ni con la situación financiera, por lo tanto; las
limitaciones de los estados financieros se basan en principio por la información
financiera:
1. Una sola razón no proporciona suficiente información para juzgar el desempeño
de la empresa. Sólo cuando se utilizan varias razones pueden emitirse juicios
razonables.
2. Han de ser comparados y deberán estar fechados en el mismo día y mes de
cada año. Caso contrario, pueden conducir a decisiones erróneas.
3. Si los estados no han sido auditados, la información contenida en ellos puede
que no refleje la verdadera condición financiera de la empresa.
4. Cuando se comparan las razones de una empresa con otras, o, de ésta misma,
sobre determinados períodos, los datos pueden resultar distorsionados a causa de
la inflación.

Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA)

1. Equidad: Principio que dice que todo estado financiero debe reflejar la equidad
entre intereses opuestos, los cuales están en juego en una empresa o ente dado.

2. Ente: Los estados financieros se refieren siempre a un ente donde al propietario

se le considera como tercero.

3. Bienes Económicos: Principio que establece que los bienes económicos son
todos aquellos bienes materiales y/o inmateriales que pueden ser valuados en
términos monetarios.

4. Moneda Común: Principio que establece que para registrar los estados
financieros se debe tener una moneda común, la cual es generalmente la moneda
legal del país en que funciona el ente.

5. Empresa en marcha: Principio por el cual se asume que la empresa a la que se

le registra sus actividades financieras tiene vigencia de funcionamiento temporal
con proyección al futuro, a menos que exista una buena evidencia de lo contrario.
6. Ejercicio: También se le conoce con el nombre de periodo. Este principio se
refiere a que los resultados de la gestión se miden en iguales intervalos de tiempo,
para que así los resultados entre ejercicio y ejercicio sean comparables.

7. Objetividad: Los cambios en los activos, pasivos y el patrimonio deben medirse

y registrarse objetivamente (adecuadamente) en los registros contables siguiendo
todos los principios, tan pronto como sea posible.

8. Prudencia: Conocido también como principio de Conservadurismo. Este

principio dice que no se deben subestimar ni sobreestimar los hechos económicos
que se van a contabilizar. Es decir que cuando se contabiliza, siempre se escoge
el menor valor para el activo.

9. Uniformidad: Mientras los principios de contabilidad sean aplicables para

preparar los estados financieros, deben ser utilizados uniformemente de ejercicio a
ejercicio (de un periodo a otro) para que puedan compararse. En caso contrario
debe señalarse por medio de una nota aclaratoria.

10. Exposición: Este principio dice que todo estado financiero debe tener toda la
información necesaria para poder interpretar adecuadamente la situación
financiera del ente al que se refieren.

11. Materialidad: Este principio establece que las transacciones de poco valor
significativo no se deben tomar en cuenta porque no alteran el resultado final de
los estados financieros.

12. Valuación al costo: Es el principal criterio de valuación, que establece que los
activos y servicios que tiene un ente, se deben registrar a su costo histórico o de
adquisición. Para establecer este costo se deben tomar en cuenta los gastos en
transporte y fijación para su funcionamiento.

13. Devengado: Las variaciones patrimoniales (ingresos o egresos) que se

consideran para establecer el resultado económico competen a un ejercicio
(periodo) sin considerar si ya se han cobrado o pagado.

14. Realización: Los resultados económicos sólo deben contabilizarse cuando

queden realizados a través de medios legales o comerciales (actas, documentos,
etc.) donde se toman en cuenta los riesgos inherentes de todo negocio. No se
encuentran en este grupo las “promesas o supuestos” ya que no toman en cuenta
los riesgos y no se sabe si los términos del negocio se van a realizar o no. El
concepto ‘realizado’ participa del concepto de devengado.
 Los principios se clasifican en cuatro áreas:

Área 1. Principio: equidad

El principio de equidad se encuentra en el área 1, porque es el principio general y
fundamental para los demás principios.

Área 2. Principios: ente, bienes económicos, moneda común, empresa en marcha,

ejercicio.
Estos 5 principios se encuentran en el área 2, porque reflejan el medio
socioeconómico. En otras palabras, estos principios hacen referencia a todo lo que
tiene que ver con la empresa y el medio económico-social.

Área 3. Principios: objetividad, prudencia, uniformidad, exposición y materialidad.

Estos principios están en relación con la información, ya que tienen que ver con la
recolección, medición, exposición y forma en que se toma la información.

Área 4. Principios: valuación al costo, devengado, realización.

Estos principios se caracterizan por referirse a la valuación, por tanto corresponde
a todo lo referido a compromisos de pago, cobro y valorización de activos.

Estructura y contenidos del balance general y el estado de resultados:

¿Qué estructura tiene el balance de general?

Balance general cuenta con una estructura que debe ser claramente delimitada
para que sus resultados sean lo más claros y veraces posible. La estructura que
debe cumplir el Balance de General viene dada por el Plan General Contable que
estandariza dicho documento para que todas las empresas cuenten con una
estructura homogeneizada que facilite su correcta interpretación. Dicha estructura
se divide en tres partes mencionadas anteriormente: los activos, los pasivos y el
patrimonio neto.

El activo: definición:

El activo de una empresa es el primer aspecto a tener en cuenta en el balance de

situación y representa el conjunto de los bienes y títulos de propiedad que posee
una empresa, o sea, representa las inversiones de la misma.
Este activo cuenta con varias partes y se divide en el activo no corriente el cual
representa todos los bienes, propiedades y derechos que tenga la empresa desde
hace más de un año. Se entiende que estos recursos son difícilmente controlables
por la propia empresa.
El pasivo: definición

El pasivo de una empresa representa las fuentes de financiación de las que esta
dispone. Este pasivo también puede dividirse en otros dos subgrupos, el primero
de ellos es el pasivo no corriente, que aúna todas las deudas cuyo vencimiento es
a largo plazo (deudas de poca exigibilidad) y, por otro lado el pasivo corriente
donde se incluyen todas las deudas que tienen un vencimiento a corto plazo
(deudas de alta exigibilidad).

El Patrimonio Neto: definición

El Patrimonio Neto es el conjunto de capital propio (no externo) que financia y

soporta la empresa. En términos monetarios el Patrimonio Neto queda
representado por la totalidad de los Activos una vez deducidos todos los Pasivos.
Técnicamente el Patrimonio Neto incluye las aportaciones realizadas, ya sea en el
momento de su constitución o en otros posteriores, por sus socios o propietarios
que no tengan la consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u
otras variaciones que le afecten.

Estructura del estado de resultados:

La estructura de un estado de resultados se agrupa de la siguiente manera:

ingresos, costos y gastos. En base a estos tres rubros principales se estructura el
reporte.

Las principales cuentas del estado de resultados son las siguientes:

Ventas: Este dato es el primero que aparece en el estado de resultados, debe

corresponder a los ingresos por ventas en el periodo determinado.

Costo de ventas: Este concepto se refiere a la cantidad que le costó a la empresa

el artículo que está vendiendo.

Utilidad o margen bruto: Es la diferencia entre las ventas y el costo de ventas.

Es un indicador de cuánto se gana en términos brutos con el producto es decir, si
no existiera ningún otro gasto, la comparativa del precio de venta contra lo que
cuesta producirlo o adquirirlo según sea el caso.

Gastos de operación: En este rubro se incluyen todos aquellos gastos que están
directamente involucrados con el funcionamiento de la empresa. Algunos ejemplos
son: los servicios como luz, agua, renta, salarios, etc.

Utilidad sobre flujo (EBITDA): Es un indicador financiero que mide las ganancias
o utilidad que obtiene una empresa sin tomar en cuenta los gastos financieros,
impuestos y otros gastos contables que no implican una salida de dinero real de la
empresa como son las amortizaciones y depreciaciones.

Depreciaciones y amortizaciones: Son importes que de manera anual se aplican

para disminuir el valor contable a los bienes tangibles que la empresa utiliza para
llevar a cabo sus operaciones (activos fijos), por ejemplo el equipo de transporte
de una empresa.

Utilidad de operación: Se refiere a la diferencia que se obtiene al restar las

depreciaciones y amortizaciones al EBITDA, indica la ganancia o pérdida de la
empresa en función de sus actividades productivas.

Gastos y productos financieros: Son los gastos e ingresos que la compañía

tiene pero que no están relacionados de manera directa con la operación de la
misma, por lo general se refiere montos relacionados con bancos como el pago de
intereses.

Utilidad antes de impuestos: Este concepto se refiere a la ganancia o pérdida de

la empresa después de cubrir sus compromisos operacionales y financieros.

Impuestos: Contribuciones sobre las utilidades que la empresa paga al gobierno.

Utilidad neta: Es la ganancia o pérdida final que la empresa obtiene resultante de

sus operaciones después de los gastos operativos, gastos financieros e
impuestos.

Las notas a los estados financieros:

Son las notas a los estados financieros el instrumento mediante el cual se da

sentido a los saldos de las cuentas. Por eso los estándares exigen su
presentación. Además de describir las políticas contables y de cumplir con la
inclusión de las revelaciones exigidas por las normas, las notas “(…)
proporcionarán información que no se presente en ninguno de los estados
financieros, pero que es relevante para entender cualquiera de ellos. (…)” –NIC 1,
párrafo 112-

La importancia de revisar las NOTAS radica en agilizar el tiempo de que dispone

el grupo auditor para el desarrollo de la respectiva auditoría y proporcionar los
lineamientos para direccionar las etapas de planeación y ejecución hacía los
procesos críticos y relevantes de la organización. Sin duda las NOTAS en su parte
inicial proporciona evidencias sobre la naturaleza de la entidad, creación, y
referentes normativos y jurídicos; sus políticas, sistema y prácticas contables, para
entrar a detallar los diferentes rubros que hacen parte de los estados financieros,
que ubican a la auditoría sobre el tipo de entidad a evaluar, desde lo contable,
administrativo y financiero.
Las NOTAS descritas y detalladas por cuentas de balance y resultados, propicia el
diseño de los papeles de trabajo consecuente con prácticas y técnicas de auditoría
para cada rubro, dentro de un proceso sistemático y ordenado.