PROGRAMA DE FORMACIÓN TITULADA – TGI

“Tecnólogo en Gestión Logística.” 1

Fase de proyecto: Planeación.

Actividad de aprendizaje 7
Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Presentado por:

Jose William Molano Córdoba

Jeison Rodríguez Zapata
Yerson Ferney López Guzmán
Caterine Herrera Fernández

Instructor:

Margareth Peña

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Tecnólogo en Gestión logística
Centro de Gestión de Mercados, Logística y Tecnologías de la Información
Bogotá
2020
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TABLA DE CONTENIDO

Introducción………………………………………………………………….……….3
Objetivos……………………………………………………………………………...4
Análisis de la problemática empresa pio pio y más pio………………………….5
Problemática empresa pio pio y más pio…………………………………………6
Posibles soluciones problemática empresa pio pio y más pio………………….7

Conclusión…………………………………………………………………………….8
Bibliografía…………………………………………………………………………….9
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INTRODUCCION

Las Empresas, hoy en día, constituyen el pilar fundamental y esencial en el desarrollo

económico de nuestro País sin la existencia de ellas, sería imposible el avance y el
progreso de la humanidad.

Los entornos dinámicos, tanto económicos, sociales, políticos y tecnológicos en los que
vivimos actualmente, hace necesario que toda Empresa lleve a cabo funciones de
planeación, organización, ejecución y control para así cumplir exitosamente con los
objetivos que la Empresa tiene trazados.

La empresa Pio Pio y más Pio es una procesadora y comercializadora de pollo que se
encuentra ubicada en la ciudad Cali, Colombia, con este apartado buscamos dar a
conocer las diferentes dificultades dentro de una empresa y poder buscarle una
solución para mejorar su funcionamiento.
Saber qué áreas debemos manejar y como es su organización para que todo salga del
modo correcto y no tener inconvenientes con los clientes internos ni externos, dar a
conocer que todo personal que labora dentro de la empresa debe estar calificado para
hacer parte de cualquier área donde sea requerido y que los empleados deben
adaptarse fácilmente a las políticas de la empresa.

Es el empleado quien se debe adaptar a las políticas de cualquier institución y no la

institución a los empleados.
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OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Conocer las problemáticas existentes dentro de la empresa Pio Pio y más Pio y brindar
una posible solución para que todo dentro de la empresa funcione de manera correcta.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
Mostrar un diagrama de flujos donde podemos observar la falta de comunicación entre
las áreas y que esto puede ser el gran causante de que haya errores dentro de la
organización.

Llegar a una conclusión donde podamos resaltar que si se puede dar solución a las
problemáticas para que de esta manera la empresa siga funcionando sin ningún
contratiempo.
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ANÁLISIS DE LA PROBLEMÁTICA EMPRESA PIO PIO Y MAS PIO

De acuerdo con el análisis realizado por el grupo de trabajo se pudo analizar que el
principal problema de la empresa radica en la falta de comunicación interna y liderazgo
por parte de la administración, como también la falta de comunicación pues se
evidencia que no hay ningún tipo de comunicación (descendente ascendente –
horizontal), cada funcionario hace lo que cree conveniente lo anterior se debe a la falta
de liderazgo como se mencionó anteriormente.

La falta de comunicación en la empresa genera pérdida de tiempo y de dinero.  Además

de provocar malentendidos. Entre los trabajadores es usual que se produzcan
conversaciones preocupantes a raíz de un bulo. ¿Habrá despidos? ¿Una nueva
incorporación? ¿Quién es el nuevo jefe? ¿Contará con toda la plantilla?

La comunicación al ser algo intangible se da por hecho, pero poco o nada cuesta
mantener al día a toda la organización de cualquier cambio, siempre y cuando sea
importante para ellos conocer esa información.

En la teoría está muy bien saber qué tipo de estructura tiene una empresa, pero en la
realidad lo único que resulta práctico es que esta comunicación se dé.

Las temidas reuniones si están bien planteadas son una buena solución para mantener
al personal al tanto de cualquier cambio. Eso sí, partiendo de una buena
organización donde se midan los tiempos y el contenido.
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PROBLEMÁTICA
EMPRESA PIO PIO Y MAS PIO

 Personal no se encuentra comprometido con la labores de la empresa.

 Falta de organización dentro de cada una de la áreas.
 Falta de comunicación entre los empleados y la áreas dispuestas para la
entregas.
 Falta de rutas para cada entrega, que no sea una sola ruta para todas las
entregas porque de esta manera se va a retrasar todos los pedidos.
 Falta de vehículos para cubrir otras rutas.
 Tener personal que no pueda adaptarse a las políticas de la empresa.

 En el área de Inventarios este no está actualizado a tiempo, lo cual hace que el

personal de ventas se comprometa con una venta que tiene inventario en el
sistema pero no es real porque el dato que se toma no está actualizado.
 En el área de distribución no cuenta con las mejores estrategias de distribución,
se presentan situaciones donde a un cliente se le llegan 2 veces en diferente
vehículo el mismo día, lo que hace ineficiente las entregas, en resumidas
cuentas es pérdida de tiempo.
 En el área de devoluciones el nivel de devoluciones es alto al finalizar el día.
 En el área de facturación no se tiene la relación de los pesos de las presas y por
eso no reciben y la factura se debe cambiar.
 El turno de la noche no deja facturado todos los pedidos lo cual hace que
cuando se vaya a despachar no aparezcan facturado determinados pedidos.
 Turno de alistamiento y despacho en el turno de la noche, que se compone de
un supervisor, facturador y un grupo de cinco personas encargados del
despacho, no dejan un informe de lo pendiente, lo facturado, para que el turno
de la mañana tenga conocimiento y no hayan demoras, retrasos, entre otros
inconvenientes.
 Falta de capacitación del personal en todas las áreas que intervengan en el
proceso para no causar traumas en caso de que alguien tenga un problema
(ausencia).
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 No hay establecidas mallas de entrega en base a clientes.

 No hay una trazabilidad de rutas de entregas de pedidos.
 Los pedidos salen incompletos.
 Empleados sin elementos de manipulación de alimentos como tapabocas, cofia,
bata, sin importar el cliente.
 Perdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la falta
de compromiso; cuando llegamos tarde, el pedido van incompleto o con
referencias trocadas.
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POSIBLES SOLUCIONES
PROBLEMÁTICA EMPRESA PIO PIO Y MAS PIO

 Más compromiso con la empresa de parte del personal.

 Organización con los productos y puestos de trabajo.

 Organizar las rutas para hacer cada entrega a tiempo.

 Ampliación del stock de inventarios y una bodega que cuente con las
instalaciones necesarias para tener todo organizado y donde se pueda producir
más y poder cumplir con la demanda de los clientes.

 Contratar personal competente.

 Fomentar más comunicación entre las áreas y los empleados.

 Conseguir más vehículos para cubrir las rutas.

 Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos de

ejecución

 Replantear el sistema de distribución, de tal forma que  sea posible o más fácil
realizar una medición constante de desempeño frente a los clientes.

 Es necesario desarrollar estrategias de redes de distribución.

 Hay que crear un enrutamiento por clientes y horarios de los vehículos  para
cumplirle a todos los clientes y realizar una trazabilidad a través de un sistema
GPS (Satrack)

 Replantear nuestro el sistema de transporte y desarrollar mecanismo de

seguimiento al cliente, que permitan conocer las necesidades reales del cliente,
conocer sus inconformidades. Seguramente identificando las rutas críticas,
nuestros clientes objetivo se crearían rutas especializadas, es decir, contar con
una ruta para casinos, donde su tiempo de recepción es corto, para lo cual le
podríamos llegar a tiempo; otra ruta para T a T, así llegamos temprano a aquellas
zonas rojas, ya que si no iniciamos temprano el vehículo podría ser víctima de
asalto, otro sistema de distribución para clientes especiales, clientes varios.
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 Los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los horarios de
entrega o correr algunos para la tarde, debido a que la mayoría se deben entregar
entre 8:00 a.m. y 10:00 a.m., pues, a todos no les podemos llegar en el mismo
período de tiempo, para ello tendríamos que contar con vehículos exclusivos para
cada cliente y eso es realmente imposible sin tener sobre costos muy elevados.

 Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y

procedimientos en cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del proceso y
sobre todo, hacerlo cumplir; plantear políticas organizacionales y replantear
funciones de los colaboradoras para equilibrar cargas y sobre todo crear
estrategias que conlleven a mejorar el funcionamiento del área y de la compañía.

 Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que todos
estén en la capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de trabajo claves y
así no sería traumática la operación al momento de faltar un empleado.

 Se debe replantear la información que arroja el inventario, por no ser confiable o

generarlo 2 o 3 veces al día, para que sea un dato más aproximado de las
referencias disponibles para la venta.

 Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e

implementar un pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer el mercado,
tener claro el comportamiento de las referencias y/o preferencias del consumidor,
adicional será de gran utilidad para el manejo de inventario, que puede darse por
familias de referencias, de esta manera le daremos a nuestros clientes el producto
que necesita, en la cantidad que requiere y el día que lo necesita.

 Capacitar a los colaboradores en diferentes temas, entre los que son necesario
servicio al cliente interno y externo, trabajo en equipo, resolución de conflictos, lo
cual tendrá como resultado un clima laboral más agradable, este proceso se
fortalecería con un buen proceso de comunicación entre todos.

 Implementación de Project para establecimiento de tareas y tiempos de los

diferentes procesos que intervienen.

 Un sistema ERP para sistema de inventarios.

 Implementar el sistema SAP Sistemas, Aplicaciones y

Productos para Procesamiento de Datos, un sistema informático que utilizan las
empresas para administrar correctamente las diferentes acciones de la
empresa como la producción, la logística, el inventario, los envíos y la
contabilidad, a través de él se manejan todos los procesos en línea, informes,
inventarios, facturación, a través de transacciones para cada área que hace parte
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del proceso y en el cual se le puede dar una trazabilidad a los pedidos y ver el
estado en el que este, al igual los pagos de los clientes, clientes fuertes y
significativos es decir que son ya clientes fijos que hay que priorizar, todo
manejado desde una plataforma que esté disponible en línea para que así pueda
ser consultada en tiempo real y no permita retrasos o se les pueda priorizar a
tiempo.

 Otro sistema que pueden implementar es el LOGGRO es un Software contable,

de facturación electrónica, manejo de inventarios y POS para tu PYME en un solo
sistema integrado en la nube cubre las áreas más críticas para las PYMEs
colombianas, como: Ventas, Ventas POS, Facturación, Inventarios, Contabilidad
(Software contable), Tesorería, Cuentas por Pagar y por Cobrar, Informes
Financieros, logísticos y facturación electrónica.

 Implementar en la empresa capacitaciones para el personal, lo anterior con el fin

que el personal este recibiendo actualizaciones mínimo cada semestre.
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CONCLUSION

Encontrar soluciones veraces para contrarrestar las problemáticas que afronta la

empresa, se diseñó un diagrama de flujos donde pudimos analizar que la falta de
comunicación es una gran causante de desorganización entre las áreas.

Pudimos observar que dando prioridad a cada una de las soluciones la empresa puede
volver a tomar el rumbo sin necesidad de hacer recorte de personal porque este motivo
atrasaría aún más los procesos.
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BIBLIOGRAFIA

Material de apoyo SENA Procesos y sistemas de información

https://www.loggro.com/

JOANA SÁNCHEZ. (29 Agosto 2017Actualizado 3 Septiembre 2017, 15:51). El mayor

problema de la empresa: la falta de comunicación interna. OCTUBRE 2020, de PYMES
Y AUTONOMOS Sitio web: https://www.pymesyautonomos.com/management/el-
mayor-problema-de-la-empresa-la-falta-de-comunicacion-interna

SUSANA CHAMORRO. (17-NOVIEMBRE DE 2016). ¿Qué es SAP y para qué sirve?.

OCTUBRE 2020, de DEUSTO Formación Sitio web:
https://www.deustoformacion.com/blog/gestion-empresas/que-es-sap-para-que-
sirve#:~:text=En%20la%20versi%C3%B3n%20inglesa%20significa,para%20el
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