ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N° 1

ENSAYO: IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (SENA)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

MARILYN JOHANA HERNANDEZ CARDENAS

2021
 IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Un archivo es un lugar destinado al almacenamiento de documentos. Es un término general

que engloba muchas posibilidades y matices distintos. La historia de los archivos se
remonta al comienzo de la historia de la humanidad Los egipcios, China, India, las
civilizaciones de Roma y Grecia, los arcadios, sumerios y babilonios son grandes
exponentes en el tema de recopilación de información.

A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los
siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia
el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los
requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra
de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de
soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes
cronológicamente hablando. Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de
Carlos I, como centro pionero de los archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una
investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la
diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al
inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los
archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la
necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado por Napoleón,
quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París. Actualmente, en los
países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y
de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos
textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora tecnología
que regula, a nivel general, el manejo archivístico.

PRIMERAS FORMALIZACIONES DE ARCHIVO:

Los documentos escritos siempre han contado con gran valor probatorio y de autenticidad
las primeras formalizaciones archivísticas son:

ARCHEION: Tablillas de arcilla y madera en las que se plasmaba información de interés

administrativo, jurídico y público. Es conocido actualmente como el primer archivo Griego
formal, de acceso público.

TABULARIUM: Tablillas de piedra y arcilla en las que se registraba información, tanto

administrativa, como jurídica. Archivo romano de control cuyo acceso era reservado para
los funcionarios públicos, en ejercicio de su labor.

Retroceso en el devenir archivístico: luego de la caída del imperio romano se redujo la

importancia administrativa que le daban, a los archivos. Y toma fuerza la palabra y
demostración testificar. De esta práctica inductiva, empírica y funcional, en donde los
documentos debían ser clasificados rigurosamente, actualmente no se tiene mucha
información, pues no hay documentos que hablen del tratamiento archivístico aplicados en
la edad antigua; por lo tanto, aún se desconoce cómo era la clasificación original y
jerárquica.

SEGUNDA ETAPA: DESDE LA BAJA EDAD MEDIA- SIGLO XVIII

A partir de la Baja Edad media y hasta lo que sería el siglo XVIII se encuentra la segunda
gran etapa de la archivística. Los archivos comienzan a tomar un carácter administrativo y
la concreción de sus funciones y actividades, además de adquirir también una característica
jurídico-político, puesto que las monarquías a un eran la forma de gobierno y los
documentos le permitían al monarca tener información sobre los derechos de la Corona e
información de las tierras que se tenían. Por la ayuda que brindaban la corona los archivos
comienzan a adquirir valor, poder y dominio, por lo cual a los archivos de poder se les
denominó como “La función coercitiva del archivo”, esta función costra de tres
características que serias: El carácter patrimonial que tiene el archivo, el secretismo y el
tercero la inaccesibilidad del Archivo. Desde finales del s. XVI y a lo largo de los siglos
XVII y XVIII surgen una serie de tratadistas que desarrollan la literatura archivística con
contribuciones nada desdeñables tanto en sus planteamientos especulativos como en sus
empeños experimentados y técnicos. Todo ello tuvo un efecto positivo en la creación de un
cuerpo doctrinal archivístico, además se buscan respuestas concretas a problemas reales,
realizando hipótesis que deberán ya ser tenidas en cuenta en el futuro a efectos de clasificar,
ordenar y describir documentos y que tanto incidirán en la doctrina jurídica de la
archivística. La relación entre archivos y administración es bilateral; si por un lado las
reformas administrativas condicionan la evolución cuantitativa y cualitativa de los archivos,
por otro, éstos inciden en el desarrollo de aquellas y en su mayor funcionalidad pragmática.
Por lo tanto el archivo es considerado como entidad necesaria para el funcionamiento
administrativo.

TERCERA ETAPA

Los documentos adquieren otro valor además de fuente de poder, el de fuente para la
historia a raíz del surgimiento del concepto de Archivo de Estado. Comienza desde el siglo
XVII una concentración archivística en grandes archivos, se organizan los archivos
administrativos, se elaboran ordenanzas que regulan el acceso, y se instituye el principio de
secreto y en el siglo XVIII aparecen numerosos tratados archivísticos. En el siglo XIX el
desarrollo del principio de procedencia, este principio consiste en separar los fondos de
cada administración y de cada oficina. En el siglo XX El desarrollo de la archivística.
Mundet en un principio consideraba a la Archivística como una disciplina (en el siglo
XIX), pero, ya se puede considerar como una ciencia en constante evolución.

Aparecen nuevas preocupaciones a las que la archivística debe dar respuesta:

Burocratización de las administraciones públicas, participación de varias oficinas en el

trámite administrativo, aparición de nuevos procedimientos de reproducción de
documentación, existencia de un fondo acumulado durante el siglo XIX, ante la dedicación
de los profesionales de la documentación histórica y abandono de la administrativa.
Necesidad de aplicación de criterios racionales de eliminación. La II Guerra Mundial
marcará el despegue de la archivística. Cruz Mundet enumera dos razones:

El reconocimiento del interés de la documentación contemporánea para la investigación, la

expansión de la democracia, y la expansión del principio de transparencia de las
administraciones públicas. Además, se recoge la dimensión administrativa de los archivos,
olvidada hasta este momento, y nacen nuevos modelos: RECORDS MANAGEMENT.

CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Según el material las cualidades de los archivos tienen que ver propiamente con las
ventajas que este sistema presta a la organización, Son características de los documentos
que componen un archivo los cuales son:

ECONÓMICOS Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.

SIMPLES Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

FUNCIONALES Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera

eficiente.

EXACTOS La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.

TÉCNICOS Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no

delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y
como lo específica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de
Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de
competencias se clasifican en:

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Es un ente que regula las sanciones y responsabilidades del archivo, de acuerdo a la

pertinencia pública de cada una de sus entidades:

• Archivo general del departamento.

• Archivo general del municipio.

• Archivo general del distrito.

TERRITORIALIDAD

Según el artículo 8 de la Ley General de Archivos de Colombia, los archivos desde el punto
de vista territorial, se clasifican en:

• Archivos de entidades del orden nacional.

• Archivos de entidades del orden departamental.

• Archivos de entidades del orden distrital.

• Archivos de entidades del orden metropolitano.

• Archivos de entidades del orden municipal.

• Archivos de entidades del orden local.

• Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.

• Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle.

ORGANIZACIÓN DEL ESTADO

Según el artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia, los archivos desde el punto
de vista de la organización del estado, se clasifican en:

• Archivos de la rama ejecutiva.

• Archivos de la rama legislativa.

• Archivos de la rama judicial.

• Archivos de los organismos de orden de control.

• Archivos de los organismos autónomos.