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AFILIACIONES A:
ARL
EPS
PENSION
CAJA DE COMPENSACION
EXAMEN DE INGRESO
TARJETA INGRESO AL EDIFICIO
HUELLA INGRESO A LA OFICINA
TAC O TARJETA DE INGRESO PARQUEADEROS
TELÉFONO CON SU RESPECTIVA EXTENSIÓN NOMBRADA
AFILIACION A LA ALR:
COLMENA
RIESGOS: en MARIO ESCOBAR SAS hay tres (3) riesgos (riego 1), (riesgo 4) y riesgo (5)
Usuario: cristina1023
Contraseña: Mesas2705*
Servicio al cliente
Se ingresa a la oficina virtual
Trabajador Dependiente
Ingreso
Radicación novedades
Radicación Accidente de Trabajo
Se debe tener a mano todos los datos del empleado para la afiliación.
Depende de cada EPS, unas se hacen por internet y las otras por formulario con Asesor:
EPS SANITAS
EPS FAMISANAR
EPS ALIANSALUD
EPS COOMEVA
EPS COMPENSAR
MEDIMAS
SALUD TOTAL
NUEVA EPS
EPS SURA
Las afiliaciones a los FONDOS DE PENSIONES, solo se deben hacer para los empleados
que cuando ingresan informan que nunca han aportado a un FONDO DE PENSIONES, a
ellos se les debe hacer la afiliación al FONDO que soliciten. Para los que ya han hecho
aportes en algún FONDO la afiliación queda activada con el primer aporte que hace a
seguridad social en el mismo FONDO que ya se han realizado los aportes, se debe llamar y
verificar que se encuentre afiliado en el FONDO que informó, o verificarlos por la página
del FONDO, adicionalmente se diligencia un formato con los datos del empleado, el
nombre del FONDO donde se encuentra afiliado y la fecha de ingreso a la compañía y se
archiva con todos los documentos de ingreso.
COLSUBSIDIO
Afiliaciones
Afiliaciones cotizantes
Afiliación caja
Se debe tener a mano todos los datos del empleado para la afiliación.
EMERMEDICA
La empresa paga a sus empleados un servicio de médico en casa, por tanto se
debe realizar el reporte de a Emermédica para afiliación del empleado nuevo.
INCLUIR EN
RETIRO DE LA EPS:
El retiro de la EPS se hace en la PLANILLA DE AUTOLIQUIDACION DE APORTES con la
novedad de RETIRO.
LIQUIDACION DE CONTRATO
Se elabora la liquidación de contrato y una vez aprobada por Contabilidad se entrega a
tesorería para su respectivo pago.
DOCUMENTOS QUE SE DEBEN ENTREGAR CON LA LIQUIDACIÓN DE
CONTRATO
LIQUIDACION CONTRATO
Se le debe entregar una copia de la liquidación del contrato
Nómina Web:
Usuario: XXXXX
Clave: XXXXX
PAGO DE NOMINA
El pago de nómina se hace el 27 de todos los meses, el paso a paso esta en el manual de
la nómina SIESA, se elabora un reporte en pdf con todas las novedades del mes, un
reporte con los aportes a FONDEPROL y el cobro de ayudas, se anexa Cuenta de Cobro de
Diana Cristina Alzate Zuluaga por revisoría Fiscal, una vez elaborada la nómina se pasa al
Director Financiero, para su respectivo pago.
REPORTES QUE SE DEBEN ENTREGAR
Cuando se reportan novedades de vacaciones, primas, pago de cesantías o intereses a las
cesantías, se debe anexar a la nómina el reporte de prestaciones sociales como soporte.
Estos empleados se encuentran fuera de la Nómina Web, pero están afiliadas por la
empresa de MARIO ESCOBAR SAS como empleadas.
CESANTIAS ENVIADAS A LOS FONDOS
Estas las calcula la nómina, el paso a paso esta en el manual, y el pago se hace en
efectivo por cada Fondo, las cesantías deben ser enviadas a los FONDOS a más tardar el
14 de febrero de cada año. Las de las empleadas domésticas se deben liquidar
manualmente.
CERTIFICACIONES LABORALES
Estas se expiden cuando el empleado las solicite, hay un formato para ello, se deja una
copia en la hoja de vida.
VACACIONES
Se llevan (2) registros, uno en la nómina web y otro lo lleva Jorge Caicedo (Director de
Contabilidad), estos dos reportes deben ser iguales.
ARCHIVO
El archivo de la oficina, contiene todas las hojas de vida de los empleados y unas carpetas
de archivo del Señor Mauricio Gómez Gómez. Las carpetas están numeradas y deben
conservar este orden:
Archivador cajón DCAZ
1 Country Club de Bogotá
2 Davivienda
3 ARP Colmena
4 EPS - Famisanar - Sura
5 Doc. Tel Camioneta Toyota
6 Jockey Club
7 Club Payandé
8 Club Campestre de Cali
9 Colsesco
10 Gun Club
11 Documentos de Metalco
12 Rut actualizado proveedores
13 DirecTV
14 Facturas arriendos Mario Escobar S.A.S
15 Siesa
16 Informes Supersociedades
17 Retención de fuente salarios
18 Impuestos Mario Escobar S.A.S
19 Porvenir
20 Fondeprol
21 Licencias de Software
22 Emermédica
23 Colfondos
24 Listado archivo muerto Mario E S.A.S
25 Solicitud Certificado de Retención
26 Comcel
27 Mi Planilla
28 Colsubsidio
29 Arriendo Security Control
30 Cendiatra
31 Arriendo Colombina S.A.
32 Arriendo Quasfar
33 Arriendo Global de Inversiones
34 Arriendo Aquí Llamas
35 Arriendo MDC
36 Martha Lucía Varela De Escobar &C.S.C
37 Arbol de la Vida
38 Hoja de Vida Ana Delina Arevalo
39 Hoja de vida Angela Manrique
40 Hoja de vida Aura Chavarrio
41 Hoja de vida Mauricio Gomez
42 Hoja de vida Luis Ernesto Lozano
43 Hoja de vida Diana Cristina Alzate
44 Hoja de vida Jorge Yesid Caicedo
45 Hoja de vida Carlos Alberto Ocampo
46 Hojas de vida Familia Escobar Varela
47 Hojas de vida empleadas Martha L. V
48 Hoja de vida Aydee Chef
49 Aportes a colpensiones empleados ME S.A.S
50 Hoja de vida Esmeralda Bustos
51 Hoja de vida Lida Elisabeth Bagui Barreriro
52 Hoja de vida Euris Leonor
53 Hoja de vida Neyla Rosa Llerena Iriarte
INCAPACIDADES
Cuando las incapacidades son expedidas por el médico tratante o una entidad diferente a
la EPS se debe realizar el trámite de la transcripción de acuerdo a los parámetros
establecidos por cada EPS, para ello el empleado debe traer la incapacidad y el resumen
de la historia clínica que son los documentos que exigen todas las EPS para este trámite.
Cuanto ya se tiene la incapacidad que expide la EPS se tramita la solicitud de pago a través
de transferencia electrónica.
Se diligencia el formulario del accidente de trabajo se radica, se imprimen (2) copias una
para el empleado y otra para la hoja de vida.
ANTICIPO DE CESANTIAS
Cuando un empleado solicita anticipo de cesantías:
Si la solicitud es para retirar las que tiene durante el año en la empresa debe:
Hacer una carta que contenga el valor del anticipo, la dirección del inmueble y motivo de
la inversión (compra, mejoras de vivienda, pago de estudio)
Si es para compra de vivienda debe anexar copia de la compraventa, y una vez legalizada
la compra debe anexar copia de la escritura (para la hoja de vida)
Si es para mejoras debe anexar cotizaciones de las reparaciones y las compras que hará.
Si es para estudio debe anexar copia del recibo expedido por la entidad a la cual se le debe
girar el pago para el estudio.
Si la solicitud es para retirar las que tiene consignadas en el FONDO DE CESANTIAS debe:
Debe seguir el mismo trámite que se hace para el retiro de las que tiene en la empresa.
Una vez cumplidos los requisitos la empresa elabora una carta dirigida al FONDO donde
tiene consignadas las cesantías informando el valor que retirará y el motivo del retiro.
Procedimiento:
Venta de servicios
Factura
Directa
- Colibrí Flowers
La persona encargada se llama Liliana Velandia el municipio de Faca (Cundinamarca).
Correo: contabilidad@colibriflowers.com
Ella envía mensualmente el cuadro de presuesto-real, se debe revisar, imprimir para
entregar a Don Mario, y se debe enviar por correo electrónico a Angela Manrique.