REVISIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL POR PROCESO

FECHA Dec-19
AREA MT
0. Compromisos y tareas de la revisión anterior
PROCESO COMPROMISO O TAREA ESTATUS QUE SE HIZO

**Realizar análisis de causas y planes de acción sobre las alertas de

MT servicio asignadas producto de la encuesta de satisfacción del En Proceso TRATAMIENTO AS325
Semestre I 2019

En tramite, encargado dice no contar con la

*Revisión del proveedor Lavados de Vehículos, no se tiene el soporte del
MT PROVEEDORES
certificado de vertimientos. Pendiente informaciòn del abogado que adelanta la gestiòn
ante la autoridad ambiental

*Reposición de la rueda Carretilla 14 / Reposición llave de expansión

MT INSPECCIONES vehículo WFQ872 En Proceso realizado

*Cabina de conducción de SWK 178: se evidencia que la silla del copiloto

MT INSPECCIONES presenta fallas, no hay limpiavidrios y no está la tapa original del tanque / En Proceso realizado
Reposición del Gato hidráulico SPT479

1. Desempeño de los Procesos. - Indicadores

RESULTADO DEL INDICADOR Meta
PROCESO ANALISIS DEL RESULTADO
OBJETIVO ESPECÍFICO / INICIATIVAS Indicador

Garantizar el cumplimento de las solicitudes Se cumple con menor efectividad que el mes
RECOLECCION-MT de recoleccion en los tiempos y condiciones 80.20% 98% anterior, Se afecta debido a clientes que dejan
establecidas con los cliente de despachar la ultima semana del mes

El COR Villavicencio fue la regional que mayor

cantidad de guías reportó por causal 87 “falto
guía y unidad”, se debe aclarar que durante
gran parte del mes la vial al llano permaneció
cerrada lo cual generaba retrasos en la
entrega, se evidenció problemas en el transito
Bogotá fruto del incremento de la mercancía a
movilizar durante la temporada.
Disminuir las indemnizaciones por factores
Las guías reportada por novedad 57
DESPACHO-MT como averías, saqueos arrume, 1.89% 1%
“mercancía llega averiada” todas fueron
manipulación y trocamientos
entregadas en los diferentes destinos. El
causal 78 “faltante de unidad de empaque en
CRV” se presentó reiterativamente para
destinos en los santanderes. Se siguen
evidenciando errores en los cierres de las
relaciones de viaje, principalmente en las
regionales donde se antecede tránsitos

El causal 13 “no entregada” se utiliza por las

rutas generalmente cuando deben suspender
el reparto para iniciar la recolección. La ruta
de la 23, indica que el recorrido es muy largo y
en ocasiones no alcanzan a cubrir antes de
iniciar las recolecciones. Las rutas de Enea y
Garantizar el cumplimento de las entregas
la Industrial, suspenden para cumplir con las
REPARTO-MT en los tiempos y condiciones establecidas 94.50% 98%
citas de recolección con los clientes Herragro
con los cliente
e INVERMEC.
Las guías reportadas por este causal de otras
zonas son casos esporádicos o de
incrementos súbitos de mercancía producto
del final de la temporada

DESPACHO-MT Hora de Salida de Vehiculos 100.00% 90.0% Se cumple.

Se cumple con los mantenimientos

MANTENIMIENTO 100.00% 100.00% 90.0%
programados.

2.1 Auditorias internas

No Conformidades / Acciones Correctivas

CONSECUTIVO CAUSA DE LA NO CONFORMIDAD SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS

Se debe asegurar los procesos de manera que se logren los

resultados esperados. Se evidencia para el proceso de reparto
desviación reiterada a las metas establecidas. Para los tres primeros
meses del año se tienen los siguientes resultados:
* Enero 93.01%. Por el incrementó en la cantidad de unidades a distribuir durante
* Febrero 94.19%. el mes de diciembre, se procuró tratar de mantener el
* Marzo 93.42%. cumplimiento en las entregas, teniendo en cuenta que fue
1929
Adicionalmente, se pudo evidenciar que se presenta situación similar habitual la llegada tarde del vehículo proveniente de Bogotá
para los envíos de paquetes que se pretenden entregar con el afectando la promesa de entrega al igual que el cumplimiento del
recurso asignado a MT. En el acompañamiento en campo se indicador, alcanzado un logro del 94.50%
evidenció que el número de devoluciones de paquetes es
representativo afectando la promesa de servicio ofrecida a los
clientes. Lo anterior acorde a lo establecido en el numeral 8.5.1 de
ISO9001:2015 Control de la producción y la provisión del servicio.

No se realiza con la periodicidad y rigurosidad que corresponde el

seguimiento al estado de las guías responsabilidad de operaciones
que permita el cierre de los procesos, el reporte de las novedades y
la aplicación de los controles para su solución. Se evidencia que a la
fecha se encuentran guías con reporte de novedad así:
* Marzo 1 guía.* Mayo 2 guías.* Junio 2 guías.* Julio 5 guías.*
Agosto 5 guías.* Septiembre 8 guías.* Octubre 7 guías.
* Noviembre 22 guías.Por causal se muestra el detalle:
* Causal 30, guía retenida por el destinatario: 29 guías.* Causal 51,
1959 Se sigue controlando las novedades, se evidencian pocos casos.
falta carta porte: 12 guías
* Causal 1, destinatario no se encuentra: 4 guías
* Causal 13, entrega no efectuada: 3 guías.
* Causal 64, carta porte inconsistente: 1 guía
* Causal 5, destinatario no recibe el día sábado: 1 guía.
* Causal 17, mercancía no salió a despacho: 1 guía.
* Causal 7, obstrucción en vía pública o aeropuerto cerrado: 1 guía.
Lo anterior asociado al numeral 8.5.1 de ISO9001-2015 “Control de la
producción y de la provisión del Servicio

No se evidencia la ejecución de las inspecciones diaria de los
vehículos de la Regional a través del formato establecido para ello:
FOPER50. Lo anterior incumple lo establecido en el programa de
1969
inspecciones asociado al numeral 8.1 “Control Operacional” de
ISO9001:2015 e ISO14001:2015 y del numeral 4.4.6 de
OHSAS18001 “Control Operacional”.
Todos los dìas se le recuerda al grupo de conductores la
importancia del correcto diligenciamiento del formato. Se
acuerda con la gerencia regional, retormar con mas fuerza el
control al correcto diligenciamiento y establecer compromisos
con los conductores en cuanto se cuente con el grupo completo
de conductores.

N/A

2.2 Auditorias Cíclicas

No Conformidades / Acciones Correctivas

CONSECUTIVO CAUSA DE LA NO CONFORMIDAD SEGUIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS

N/A

2.3 Auditorias de Clientes

CLIENTE FECHA RESUMEN DE OBSERVACIONES

N/A

3. Participación Seguimiento a Programas y Planes.

Programa ACTIVIDADES REALIZADAS

Inspección a diaria de lo vehículos por parte de los conductores FOPER 50, inspecciòn mensual de vehiculo, carretas y montacargas.
INSPECCIONES Nuevamente se retroalimenta al gruupo de conductores del manejo de FOPER 50 Se debe mejorar, seguir diligenciando el documento
por vehículo y los formatos de mantenimiento fmant07. Continuar con las inspecciones de carretas y elementos de trabajo.

COPASST Reunion mensual.

BRIGADA DE EMERGENCIAS NA

CAPACITACIONES - Formación NA

SG-SST Divulgacion matriz legal, edivulgaciòn del programa de empoderamiento 2020

Se realiza adecuado uso de los recipientes según el color

GESTIÓN DE RESIDUOS

Se procura hacer uso razonable de los recursos al apagar las luces cuando no es necesario utilizarlas, se apagan los monitores cuando
AGUA y ENERGÍA no se utilizan .
Contribuir y vigilar el buen uso del recurso.

Asistencia al grupo primario y quejas. Se sigue trabajando en conjunto con la gerencia, operaciones ME, SAC y SGI en el analisis e
CALIDAD implementaciòn de planes para la mejora de la prestaciòn del servicio.
Controlar y disminuir los factores que afecten la prestación del servicio, responder las quejas y solicitudes en los tiempos establecidos

4. Quejas presentadas por proceso (Consolidado por ventana, cantidad quejas, causas principales, planes de acción realizadas)

VENTANA No. QUEJAS MENSUALES CAUSAS PRINCIPALES

Novedad en mercancías- faltante con 9 casos, avería 6 casos,

Reparto no entregado en mercancías con 7 casos, fuera de
REPARTO 32
tiempo 4 casos, PQR faltante 2 casos, PQR no entregado 2
casos, trocamiento 1, Novedad en DOC faltante 1

INDEMNIZACIONES 1 Mercancia extraviada en Cartagena del cliente Sucredito

DESPACHO 8 Casos especialmete en los destino que involucra un transito

5. Alertas de Servicio / Oportunidades de Mejora

AVANCE DE LAS ACCIONES PREVENTIVAS

Consecutivo A que Mejora le apunta / Causa Alerta
O PLANES DE ACCIÓN

(P9) Acorde a los resultados de la encuesta de satisfacción realizada

en el primer semestre de 2019 solo el 83% de los clientes de la
Regional califica el trato y manipulación de la mercancía que da el
325 personal de envia a sus envíos al momento de la entrega como
bueno o excelente. El 17% restante manifiestan que es regular o
malo. Golpean la mercancía, Hacen caso omiso a las indicaciones, o
simplemente Tiran la Mercancía.
Se han evidenciado casos puntuales donde se ha realizado
retroalimentaciòn al personal sobre la importancia de la
adecuada maipulaciòn de la mercancia. Ya se presentò medida
disciplinaria con sanciòn de dos dìas para un funcionario que se
vio unvolucrado en un caso similar

6. Accidentes/Incidentes por Proceso

NOMBRE CAUSAS PLANES DE ACCIÓN SEGÚN INVESTIGACIÓN

Jorge Eliecer Lopez Lumbago PENDIENTE

Ramiro Ramirez Lumbago PENDIENTE
 OBSERVACIONES Tipo

Proceso: Fecha de
AI: Interna ejecución
MT (RECOLECCION/ DESPACHO / REPARTO) -
MANTENIMIENTO AC: Ciclica

se deben de atender de forma oportuna las observaciones de las

auditorias, las AI Jul-19
acciones correctivas (No Conformidades) y Alertas de Servicio

No se evidencia análisis de la encuesta, ni socialización al equipo de

trabajo de la misma, de acuerdo a la última encuesta I semestre
2019, se cumple en la pregunta #3. Como Califica la agilidad al
solicitar una recolección, el 96% considera Bueno y Excelente y el 4%
regular y Malo, sin embargo no se ha identificado aun ese 4% que no
percibe buen servicio. No se cumple con el resultado de la AI Jul-19
pregunta 4. Como ha sido la puntualidad en los horarios de
Recoleccion?, el 85% considera que es Bueno y Excelente, el 15%
considera
que es Regular y Malo, no se ha identificado aun ese 15% que no
percibe buen servicio.

Se cuenta con una persona que realiza la labor operativa y de

seguimiento al proceso de Recolección MT, PT y DE, tiene claridad
sobre
las actividades del proceso, identifica oportunidades de mejora,
dentro del ciclo PHVA se identifica claramente en el proceso el Hacer, AI Jul-19
pero se carece de Planeación y Verificación, se han realizado mejoras
en el proceso que no se documentan, se realiza acciones con los
clientes que no se documentan, por lo cual no es fácil identificar el
análisis realizado ni acciones tomadas.

Se valida la Salida No Conforme del Proceso, se cuenta con

comentarios en los análisis en cada periodo, sin embargo, no se
evidencian medidas o planes de acción encaminados a la mejora del
AI Jul-19
proceso
Se cuenta con el Proveedor Reexpedidor COMPAÑIA NACIONAL DE
REEXPEDICIONES, se revisa la carpeta del proveedor, la cual
se encuentra incompleta, no cuenta con las Reevaluaciones anuales
de SST y Medio Ambiente, no se realiza la calificación mensual de
acuerdo al resultado del SIREX, se diligencia el formato “Carta
AI Jul-19
Modelo para proveedores críticos”, la calificación se realiza por
percepción, no se tenía claridad en el manejo documental de los
proveedores.

No se tienen documentos, ni reevaluaciones de servicio, SST ni

ambiental del AI Jul-19
proveedor de Combustible (EDS).

Cliente Corporativo Medicamentos DR Rojas SAS, no diligencia

completamente las guías, no registra contenido, no firma el
remitente, no define el servicio, lo anterior se evidencia con las
AI Jul-19
guías # 074002837799 – 074002837865.

Cliente con cuenta 07-084-000 COMERCIALIZADORA LA

LOMA, despacha café en bolsas, pero no cuenta con un
empaque que garantice el transporte de la mercancía, toda la
mercancía interna (bolsas de café) están al interior de una bolsa AI Jul-19
plástica como se evidencia en la imagen, lo cual en cualquier
momento del proceso logístico puede generarse que las
unidades internas se salgan.”

En el Resumen Gerencial se da cumplimiento en cada mes al

indicador
Eficacia Tiempo Salida de vehículos, en cada periodo se reportan
cero (0)
vehículos después de las 21:00 horas, al validar la minuta de registro
de la AI Jul-19
portería se tienen días puntuales en Julio con salida después de las
21:00
horas, se requiere revisar esta novedad ya que la información
registrada en el
BSC debe de ser consecuente con la salida diaria de los vehículos.
Se valida la Salida No Conforme del proceso, identificando que en el
mes de Marzo se presentan 60 novedades por causal 13, Abril 8,
Mayo Cero (0), Junio 18, al validar con el auditado confirma que se le
está dando manejo a esta novedad ya que cuando no se entregaba
mercancía se registraba causal 13, siendo en ocasiones causal 10, se
está manejando la novedad correcta por eso la disminución, se
recomienda al líder del proceso registrar la novedad real, ya que en
AI Jul-19
notas registrada en este mismo informe, se evidencia que
diariamente se generan devoluciones de Paquetes que no puede
entregar el proceso de MT por tiempo, pero se registra otra Novedad,
se debe de velar y garantizar un buen servicio y no pensar en no
afectar un indicador.
No ha sido constante el cumplimiento de la iniciativa “Disminuir las
indemnizaciones por factores como averías, saqueos arrume,
manipulación y
trocamientos” en el proceso de Cajas, solo se ha cumplido en el mes
de Mayo,
los otros periodos el resultado ha sido de No cumplimiento, confirma
el dueño
del proceso que una de las afectaciones es la incorrecta novedad de
AI Jul-19
faltante
utilizada por algunas regionales destino y tránsitos, sin embargo, no
se
evidencia un plan de acción o gestiones realizadas encaminadas a la
mejora de
esta desviación

No se está teniendo en cuenta dentro del análisis de la salida No

Conforme la AI Jul-19
Causal 17, 72 y 95.

No se realiza barrido diario en el Panel de Impresión con el fin de identificar

y
ajustar las novedades del despacho, guías no grabadas, guías producidas, AI Jul-19
guías en relación de viaje con inconsistencias en el despacho.

Se requiere señalizar la ubicación de la mercancía por zonas o rutas en

Muelle 2. AI Jul-19
Se valida el Resumen Gerencial y el BSC, se evidencia que no se cumple en
ningún mes de este año 2019 en la iniciativa “Garantizar
el cumplimento de las entregas en los tiempos y condiciones establecidas
con los clientes, confirma el auditado que se debe
inicialmente al incremento de unidades y falta de recursos para la entrega
de las mismas, se dio un vehículo N300, se mejora el AI Jul-19
cumplimiento en 4 rutas, al consultar por el análisis que se dio de
incremento de unidades y análisis de rutas, se cuenta con datos en
Excel de unidades movilizadas por día, registro que permitió identificar la
necesidad, se recomienda darle más estructura al archivo, de
tal forma que fácilmente se identifiquen tendencias

Se revisa el Reparto Entrante, no se cumple en ningún mes, el servicio no es

bueno por las llegadas tardes de los vehículos
Nacionales, se identifican algunas regionales origen y algunos tránsitos que
afectan el reparto, pero No se tiene gestiones con estas
COR, confirma el auditado que lo ha gestionado telefónicamente pero no AI Jul-19
hay evidencia y el problema persiste, inclusive se convive con
la situación y no se evidencian planes o iniciativas que permitan la mejora
del proceso

se debe de fortalecer el seguimiento y control de guías con varias

novedades operativas y SAC, ya que se evidencia en los casos
puntuales de las guías: 017464447 (4 Novedades operativas) – Guía AI Jul-19
034029872789 (3 Novedades operativas) – Guía 024015729920 (3
Novedades operativas)

Se recomienda reforzar con el personal de operaciones el tema de las

buenas prácticas de manipulación y arrume. Se evidencian
oportunidades de mejora en el arrume de reparto de la ruta centro, AI Jul-19
vehículo de placa SYR433
 Se encuentran otros repuestos pero son usados en el almacén
o bodega de repuestos, confirma el dueño del proceso que son
cambios, pero estos pueden servir a otros vehículos, se informa
que se debe de realizar un inventario de todo lo que se AI Jul-19
encuentre en la bodega (repuestos usados), ubicarlos en una
zona (estantería) señalizados como usados y compartir el
inventario a la gerencia regio

Se encuentra elementos del SATRACK que no se utilizan, se le

solicita gestionar la devolución de estos equipos
AI Jul-19

AI 4 copias de Jul-19
plan de mejora contar con las copias de las llaves de los vehículos, de 15 vehículos solo hay llaves.

Se evidencian las carpetas organizadas de todos los vehículos, con la

documentación completa, excepto las inspecciones de las
llantas, las cuales se cuenta con el archivo físico en Pereira, se
confirma que debe de reposar una copia en la carpeta del vehículo en
Manizales, el resto de documentos se encuentran completos y AI Jul-19
debidamente diligenciados (FMANT07 “Solicitud para servicio de
Mantenimiento”, Inventario de Vehículos, Ordenes de trabajo),cuenta
con inventario de herramienta pero algunos documentos no tienen
firma del responsable de la revisión.

La inspección diaria de vehículos (FOPER50) cuando es realizada a

un vehículo de tercero como lo es Conexiones aunque debe ser
firmada por el conductor del tercero no queda evidencia dentro del
formato de quien por parte de Colvanes realizo el acompañamiento AI Jul-19
de dicha inspección, por lo tanto es aconsejable que también se deje
evidencia de quien realizo la inspección y firme también el formato
de contro
Cumplido AC
En proceso AI
Pendiente
ACCIÓN A REALIZAR Estado Fecha de
Cierre

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19
?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19
?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19
?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19
?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19

?? Pendiente Jun-19
ENE FEB

2020 EJEMPLO SEGUIMIENTO

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
 MAR ABR

Se modifica formato para Los hallazgos reportados se han

seguimiento a las innpecciones atendido según lo ecntrado sin
de Gestion Ambiental novedad
- En proceso - En Proceso

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
 MAY JUN

Los hallazgos reportados se han

Los hallazgos reportados se han
atendido según lo ecntrado sin atendido según lo ecntrado sin
novedad. Se muestra resultado novedad
en las Revisiones del SGI
- En Proceso - Cumpllido

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
JULIO AGOSTO

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020

2020 2020
 SEPTIEMBRE OCTUBRE

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
Se recibe y se divulga informe de
auditoría.

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente
Se recibe y se divulga informe de
auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente
Se recibe y se divulga informe de
auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente
Se recibe y se divulga informe de
auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente

Se recibe y se divulga informe de

auditoría.
-Pendiente
NOVIEMBRE DICIEMBRE