09-Manual Sidae Del 06dic84

REPÚBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE LA DEFENSA
EJÉRCITO
AYUDANTÍA GENERAL
INSTRUCTIVO Nº 002-
SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

DEL EJÉRCITO
SISTEMA DE INFORMACION, DOCUMENTACION

Y ARCHIVO DEL EJERCITO
( SIDAE )
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REPÚBLICA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE LA DEFENSA
EJÉRCITO
AYUDANTÍA GENERAL
INSTRUCTIVO Nº 002-
SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DEL

EJÉRCITO
A. OBJETO
Establecer las normas para la elaboración y manejo de la
Documentación y el Archivo en los diferentes niveles de Comando en el
Ejército.
B. REFERENCIAS
1.- Resuelto Interno Nº 032 del 28AGO84 del Comando General del
Ejército designando la comisión para la revisión de los
Procedimientos de Documentación y Archivo en la Fuerza.
2.- Se tomó como referencia la Cuenta Nº 001 del Comando

Estratégico del Ejército, los procedimientos y recomendaciones
del Estado Mayor de la 4ta. Brigada de Infantería, del Batallón de
Infantería Bolívar Nº 3, de los Usuarios de los documentos en el
Estado Mayor del Comando General y las Circulares y Directivas
vigente.
C. SITUACIÓN
Los Procedimientos de Documentación y Archivo actualmente

vigentes en el Ejército presentan los siguientes problemas que inciden en
el empleo de los recursos y el control.
1. Alto volumen de Documentación con información de ninguna

utilidad a nivel del Comando General y de otros niveles de
Comando.
2. Documentación con información que se repite en forma

periódica.
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3. Documentación con información que está procesada en diferentes
dependencias del Comando General y al enviarla las Unidades no
tiene utilidad.
4. Documentación enviada por las Unidades que no revela en forma

efectiva la capacidad operativa de la organización ya que es más
que todo conceptual, careciendo de parámetros cuantificables
para la evaluación en las áreas de combate, apoyo de combate y
apoyo de servicio de combate.
5. Existe gran número de manipuladores de la documentación, falta

de uniformidad en los procedimientos de archivo, lo cual
dificultan el control, afectando la seguridad y retardando la
tramitación, y que incide en los procedimientos administrativos
propios de la organización.
6. Falta de organización entre las dependencias de los diferentes

niveles de Comando en el uso de la información disponible para
la integración en sus propios análisis y asesoramiento en la toma
de decisiones oportunas.
D. PROPOSITOS
1. Estructurar un sistema de información, Documentación y Archivo
en el Ejército que permita racionalizar el empleo de recursos
tantos humanos como materiales y financieros, mediante una
entrada, un proceso, una salida y un control para disponer de
información oportuna y válida para la toma de decisiones en los
diferentes niveles de Comando.
2. Establecer la documentación indispensable en las áreas del

Personal, Inteligencia, Operaciones, Educación, Logística y
Finanzas que permita ejercer la acción de control y alimentar la
toma de decisiones tanto administrativas como operacionales.
3. Integrar información en formulario que permiten disponer de

requerimientos esenciales de fácil utilidad para el manejo manual
y a base de computadoras, lo cuál permitirá disponer de
información procesada en el menor tiempo posible y con la mayor
exactitud.
E. DISPOSICIONES GENERALES
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1. La estructuración del Sistema de Información Documentación y
Archivo desde la Unidad Emisora hasta el Destinatario o
Destinatarios y viceversa se regirá por el procedimiento
contemplado en el Anexo “A” de este Instructivo.
2. La documentación al ser enviada periódicamente por las

Unidades o dependencias a los diferentes niveles de Comando del
Ejército, y relacionada con las áreas de Personal, Inteligencia,
Operaciones, Educación, Logística y Finanzas, será contemplada
en el Anexo “B” de este Instructivo con los respectivos
formularios.
3. El Sistema de Control y Archivo se centralizará en un Centro de

Control de Correspondencia del Ejército (CECORE) y en las
diferentes unidades y dependencias del Ejército, según las
disposiciones contempladas en el Anexo “D”.
4. Se dispondrá de un Sistema y Sub-sistema de control de

documentación mecanizado a base de computadoras en el
Comando General en cual se especifica en el Anexo “D”.
5. Las diferentes dependencias de los niveles de Comando debe

tomar acciones a fin de integrar información disponible para ser
empleada en sus propios análisis, asesoramiento y toma de
decisiones.
6. En relación al aspecto anterior cada emisor enviará el original al

escalón inmediato superior, quién utilizará la información,
elaborará y enviará una síntesis del ámbito de su nivel de utilidad
para el escalón inmediato.
7. Es responsabilidad de los diferentes niveles de Comando y

Dependencias de las Fuerzas darle un estricto cumplimiento al
presente Instructivo, haciendo llegar por escrito al Comando
General los aportes para mejorar el sistema que irá en beneficio
de la organización.
F. DISPOCISIONES ESPECÍFICAS
1. Inspectoría General del Ejército
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a.- En las inspecciones anuales constatar el cumplimiento de los
procedimientos establecidos en este Instructivo y presentar el
Comando General aquellas observaciones y aportes para la
buena marcha de estos procedimientos en la Fuerza.
2. Ayudantía General del Ejército
a.- Tendrá la responsabilidad directa de ejecución y control de

las disposiciones de este Instructivo a nivel Comandancia
General del Ejército.
b.- Coordinará a nivel de las direcciones los recursos y acciones

para la consecución de las tareas específicas que conlleva las
disposiciones de este Instructivo.
3. Dirección de Finanzas
a.- En coordinación con la Ayudantía General y previa

aprobación del Comando General, proporcionará los recursos
necesarios para la implementación del sistema.
4. Dirección de Personal
a.- En coordinación con la Ayudantía General, reubicará los

empleados civiles de las diferentes mesas de parte que
funcionan en las Direcciones, en el Centro de
Correspondencia para su funcionamiento.
b.- Nombrar el personal profesional de acuerdo con la

organización del Centro de Control de Correspondencia
contemplada en el Anexo “C”.
5. Dirección de Inteligencia, Operaciones, Logística y Educación.

a.- Darle cumplimientos a las disposiciones del presente
Instructivo.
6. Unidades Operativas y demás Dependencias de la Fuerza.
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a.- Dictar instrucciones para el cumplimiento del Instructivo en
sus diferentes reparticiones.
b.- Organizar el Centro de Control de Correspondencia

(CECORE) en la dependencia tomando como referencia el
Anexo “C” adaptado a sus propias disponibilidades y
necesidades.
G. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA
Tomando en consideración la situación actual de la ubicación,

limitaciones de las instalaciones del Comando General y la ubicación
futura en la nueva sede, la implementación del Sistema de Información,
Documentación y Archivo del Ejército se cumplirá en las siguientes
fases:
1. Primera fase, Unificación del Sistema de Información,

Documentación y Archivo.
Esta fase ejecutará en las instalaciones actuales del Comando

General y se cumplirán las siguientes acciones:
a) Establecer la documentación en las áreas del Personal,

Inteligencia, Operaciones, Educación, Logística y Finanzas
que deben enviar las Unidades a los diferentes Escalones de
Comando, aquella necesaria para su Control Interno y la que
debe ser integrada a otros documentos periódicos. (Anexo
“B”).
b) Unificación del sistema de tramitación de información y

Documentación en la fuerza mediante el Formulario de
Documentación Básica de Información en el Ejército DBI-
EJ-001, base esencial para la mecanización del Sistema
(Anexo “A”).
c) Unificación del Sistema de Archivo en las Diferentes

Dependencias de la Fuerza.
d) Información a los Niveles de Comando el funcionamiento

del Sistema de Información y Documentación del Ejército,
explicación del presente Instructivo.
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e) Esta fase se ejecutará desde la aprobación del Instructivo
hasta el mes de Diciembre a fin de que al inicio del año 85 se
ponga en ejecución los aspectos anteriormente citados.
2. Segunda Fase, Centralización y Mecanización del Sistema
Esta corresponde al funcionamiento en la nueva sede del

Comando General y la cual se ejecutará con las siguientes tareas:
a) Establecimiento del Centro de Control de Correspondencia a

nivel del Comando general y la cual se organizará y
funcionará según lo contempla el Anexo “C”.
b) Paralelamente a la actividad anterior se debe instalar en el

Comando General el Sistema Mecanizado de
Documentación, Información y Archivo el cuál será la
columna vertebral para el control de todo el Sistema. Este
sistema funcionará según lo contemplado en el Anexo “D”.
c) Entrenamiento del personal para el manejo de los terminales,

programación en las computadoras de los códigos y demás
informaciones necesarias para el funcionamiento del
Sistema.
3. Tercera Fase, Ejecución, Evaluación y Ajuste del Sistema
Se refiere a la puesta en marcha del Sistema en función de los

objetivos planteados, evaluar y hacer los ajustes respectivos,
esencialmente con las siguientes acciones:
a) Inspecciones por parte de la Inspectoría General del Ejército

y los jefes de dependencias de las Fuerza con sus
observaciones y recomendaciones.
b) Por los registros y demás controles para apreciar su eficacia.
c) El Documento Básico de Información del Ejército DBI-EJ-

001, como elemento guía desde la Unidad Emisora al
Destinatario.
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H. VIGENCIA
Este Instructivo deroga todas las disposiciones anteriores
relacionadas con los Procedimientos de Documentación y Archivo de
carácter interno, excepto los aspectos regidos por normativas legales
vigentes y entra en vigencia para su ejecución al recibo a fin de darle
cumplimiento a las fases de implementación del Sistema.
JOSÉ ANTONIO OLAVARRIA

Gral. Div.
Comandante General del Ejército
RAUL VIGO DEL FRETE

Gral. Brig.
Ayudante General del Ejército
ANEXOS
1. Anexo “A” Sistema de Información, Documentación y Archivo
del Ejército.
2. Anexo “B” Documentación periódica a ser enviada por las
Unidades a los diferentes niveles de Comando del
Ejército.
3. Anexo “C” Organización y Fundamento del Centro de Control de
Correspondencia del Ejército (DECORE)
4. Anexo “D” Sistema Mecanizado de Información, Documentación
y Archivo del Ejército.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
EN EL EJÉRCITO
_C__O__N__T__E__N__I__D__O_
1. INSTRUCTIVO Sistema de información, Documentación y

archivo del Ejército.
2. ANEXO “A” Sistema de información, Documentación y
archivo del Ejército (Flujo grama de
Correspondencia).
3. ANEXO “B” Documentación Periódica a ser enviadas por las
Unidades a los diferentes niveles de Comando del
Ejército.
4. ANEXO “C” Organización y fundamento del centro de control
de Correspondencia del Ejército (CECORE).
5. ANEXO “D” Sistema Mecanizado de Información,
Documentación y Archivo del Ejército.
6. ANEXO “E” DIRECTIVA E-DIPL-DI-11-82, Normas para la
Elaboración del Manual de Procedimientos de las
Direcciones y Dependencias del Ejército.
7. ANEXO “F” DIRECTIVA E-DOEJ-DI-21-83, Correspondencia

Básica Oficial del Ejército.
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ANEXO “A”
SISTEMA DE INFORMACIÓN
DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
DEL EJÉRCITO
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10
CENTRO DE CORRESPONDENCIA – COMANDO GENERAL
ALERTAS DE INFORMACIÓN - EJEMPLO
PAG. 1
10/01/84
REPORTES ALERTAS DE INFORMACIÓN
REQUIERE CONTESTACIÓN
Nº ACCESO Nº REF. RECIBIDA DE FECHA ASUNTO / NOTAS ACCIONES TOMADAS

0023 52-50-000-100 1RA. DIV,INF. 84/10/10 SOLICITUD PERM. MATRI.
REPORTES ALERTAS DE INFORMACIÓN

ESPERANDO RESPUESTAS
Nº ACCESO Nº REF. RECIBIDA DE FECHA ASUNTO / NOTAS ACCIONES TOMADAS

0045 52-50-000-64 ODIS 84/10/10 SOLICITUD INFORMES
ENVIADA REFERENTE ACC. AEREO
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11
ORGANIZACIÓN Y FUNDAMENTO DEL
CENTRO DE CORRESPONDENCIA
DEL EJÉRCITO (CECORE)
1. MISIÓN
Centralizar la ejecución y desarrollo de las actividades referentes

al registro, revisión, distribución de archivo de la correspondencia del
ejército.
2. OBJETO
El presente documento tiene como objeto unificar los

procedimientos para la recepción, registro, revisión, distribución y
archivo de la correspondencia, recibida y enviada en el centro de
correspondencia del Ejército.
3. BASE LEGAL
a.- Reglamento del estatuto Orgánico de Ministerios Decreto Nº 539 –

10Feb 1971 ( Gaceta Oficial Nº 29.438 del 11 Feb71)
Artículo 34. Las solicitudes, representaciones, peticiones o

escritos de cualquier naturaleza dirigidos a un ministerio deben ser
entregados a una oficina centralizadora de la correspondencia que
tendrá a su cargo la clasificación y distribución de la
correspondencia recibida y el despacho de la del Ministerio.
En el Ministerio donde fuere necesario, el reglamento

interno podrá establecer oficinas receptoras descentralizadas.
Las oficinas centralizadoras llevarán un registro diario de la

correspondencia recibida y de la enviada, conforme se establezca
en las unidades de procedimiento.
Artículo 36. El funcionamiento que haya de dar curso a un escrito

por el cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Timbre Fiscal.
Capítulo II: De los Documentos Oficiales.
Artículo 37. Los documentos oficiales se elaborarán a las pautas

que se indiquen en los Respectivos manuales de procedimientos.
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12
Artículo 38. Cada dirección llevará, en legajos separados, copias
de sus resoluciones, oficios, memorando es, dictámenes,
telegramas y notas. Al pie de los documentos contentivos de actos
que hayan sido publicados en la Gaceta Oficial de la República de
Venezuela, se dejará constancia de la fecha y número de la misma.
Los servicios de ordenación de pagos llevarán legajos especiales
para las órdenes de pago que se expidan.
Artículo 39. Ninguna comunicación, documento o copia serán

entregados o recibidos sin que se deje constancia de ello; se
utilizará al efecto el procedimiento que se establezca en el
respectivo manual.
Artículo 40. Toda comunidad deberá levar el sello del Ministerio y

ser identificada por el código de correspondencia de la
dependencia que la produjo.
Capítulo III: De los expedientes.
Artículo 41. De todo asunto que se tramite en las direcciones

generales u otras dependencias de los ministerios se formará
expedientes insertarán, por orden de fecha de recibo, los
documentos relacionados con aquél.
Capítulo IV: De los Archivos.
Artículo 42. En cada ministerio habrá un archivo central donde se

conservará la ___________ del ministerio, los expedientes de
asuntos concluidos o cuya tramitación se hubiese paralizada y la
gacetas oficiales y demás publicaciones que se deben ser
archivadas.
Artículo 43. El archivo central funcionará en la independencia
que señalen las respectivas normas de organización y estará a
cargo de un jefe de archivo con el rango que en aquellas se le
confiera.
Artículo 44. Los jefes de servicios centrales tienen las

atribuciones y deberes siguientes:
(1) Velar por la conservación de los expedientes del archivo

central, clasificar y proponer todas las medidas que tiendan a
mejorar el servicio.
(2) Llevar un índice general del archivo a su cargo.
(3) Remitir a los directores o a los jefes de división los

expedientes que estos se soliciten.
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13
(4) Velar por el eficiente funcionamiento del centro de
documentación.
Artículo 45. En cada dirección general u otra dependencia de los

ministerios se llevará un archivo donde se conservarán, bajo la
responsabilidad del respectivo director o jefe de la dependencia, los
expedientes en curso y los que no hayan pasado al archivo central.
Artículo 46. Los directores generales de los ministerios y los

otros funcionarios a quienes competa expedir copias certificadas o
devolver documentos generales insertarán en el expediente, tanto
la solicitud original que hubiere presentado el interesado, como la
autorización escrita del acto, otorgada por el ministro. En la copia
que expidan o en el oficio por el que haga la devolución,
expresarán la fecha de la solicitud y que la expedición se hizo por
el orden del ministro.
Artículo 47. Cuando un ministro permita las actuaciones a que se

refiere el segundo párrafo del artículo 34 del Estatuto Orgánico de
Ministerios, indicará a los funcionarios judiciales respectivos las
horas de oficina en las cuales pueda ejecutarse la providencia.
Artículo 53. Se deroga el reglamento de la Ley de Ministerios, del

12 de enero de 1940. Sin embargo, los artículos de dicho
reglamento que determinan la competencia específica de las
independencias de cada ministerio, segarán en vigor en cuanto
sean aplicables y hasta tanto sean dictados las normas de
organización prevista en este reglamento.
b.- Instrucción mediante la cual se establecen los Lineamientos

Generales de la Reforma Administrativa en la Administración
Pública Nacional.
(Gaceta Oficial Nº 1399 Extraordinaria del 13 Mayo 1970).
La reforma relativa a los archivos y el manejo de

documentos.
En curto lugar, la Reforma del funcionamiento de la

Administración Pública, deberá incidir, en cada Ministerio y demás
organismos de la Administración Central, en cada Instituto
Autónomo, y demás estos regimientos públicos y en cada Empresa
del Estado en el manejo de documento y en el sistema de archivo,
con el objeto de eliminar
______________________________________________________
___________________ por el suministro de las informaciones
requeridas. A tal efecto, con el asesoramiento de ka Comisión de
Administración Publicada, y de acuerdo a las características
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propias de cada organismo, deberán adaptarse los diversos
procedimientos de archivo y de manejo de documentos, definidos
por la referida Comisión; así mismo deberán formularse propuesta
de Reforma de las Leyes y Reglamentos que exijan o establezcan
trámites y documentos para determinadas solicitudes y
procedimientos que deban eliminarse o corregirse.
c. Mensajería
El artículo 63 de la Constitución de la República de Venezuela establece:
Artículo 63. La correspondencia en todas sus formas es inviolable.
Las cartas, telegramas, papeles privados y cualquier otro medio de

correspoinde4ncia, no podrá ser ocupados sino por la autoridad judicial con el
cumplimiento de las formalidades legales y guardándose siempre el secreto
respecto a lo domestico privado, que no legal con relación con el
correspondiente proceso. Los libros comprobantes y documentos de
contabilidad, sólo establecerán sujeto a la inspección o fiscalización de las
autoridades competentes, de conformidad con la Ley.
Todo mensaje deberá estar en conocimiento del Artículo 190 de

la Ley de correos de fecha 12 de Diciembre de 1958, el cual dice:
Artículo 90. Las personas que transporten correspondencia y los
vehículos de correo, gozarán de toda clase de felicidades de prioridad en
la vía, cuando se encuentre en el desempeño de sus funciones y en
algún-
__________________________________________________________
__________________________________
4. CONTENIDO
a. Organización
El Centro de Correspondencia del Ejército tendrá la siguiente

organización: (Ver Cuadro 1)
(1) Jefatura
Un (1) Jefe: Oficial Superior, preferiblemente del Grado de Cnel ó

Tcnel; con curso de Estado Mayor.
Un (1) Auxiliar: Oficial Superior con Grado de Mayor.
Una (1) Secretaria.
(2) Oficina de Recepción y Registro.
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Un (1) Jefe: SOPC ó Civil.
Cuatro (4) Oficinistas.
(3) Oficina de Revisión y Distribución.
Un (1) Jefe: SOPC; preferiblemente un MT1.
Un (1) Auxiliar: SOPC.
Una (1) Secretaria.
(4) Oficina de Mesa de Partes y Archivos.
Un (1) Jefe: Militar ó Civil Archivólogo.
Un (1) Jefe de Mesa de Partes: Civil.
Un (1) Jefe de Archivo: Civil.
Diez (10) Operadores de Mesas de Partes y Archivo: Civiles

(Archivistas.
(5) FALTA ESTA PAGINA
Oficina de Mesas de Partes y Archivo.
El Jefe recibe el formulario RCC-EJ002 con la documentación lo

entrega al operador del Terminal.
El Operador del Terminal recibe el formulario DB1-EJ-001, o el

documento de remisión (sin su anexo, en caso de que los
tengan).
El Operador del Terminal registra la información de acuerdo a los

datos seleccionados para ser mecanizados, contenidos en el
formulario DB1-EJ-001 y otros documentos que contengan
información para este fin.
El Operador del Terminal remite la correspondencia al operador a

Mesa de Partes y Archivos junto con el formulario RCC-EJ-002.
El Jefe de Mesa de Partes distribuye la correspondencia a los

encargados a los archivos por dependencia.
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16
Los Archivistas sacan fotocopias a la correspondencia original y
archivan las copias en los respectivos archivadores para cada
dependencia.
Entregan la correspondencia original a las dependencias

destinatarias y hacen firmar el formulario RCC-EJ-002 por la
persona que recibió la correspondencia.
(2) Correspondencia Clasificada.
a. Oficina de recepción y registro.
Recibe la correspondencia
Registra en el formulario RCC-EJ-002 los datos que contiene
la correspondencia.
Envía la correspondencia con el formulario RCC-EJ-002 a la

Oficina de Revisión y Distribución.
b. Oficina de Revisión y Distribución.
Envía la correspondencia cerrada junto con el formulario RCC-

EJ-002, a la Oficina de Mensajero.
c. Oficina de Mensajero.
El mensajero recibe la correspondencia cerrada con el

formulario RCC-EJ-002.
El mensajero lleva la correspondencia al destinatario.
El mensajero recibe el formulario RCC-EJ-002, debidamente

firmado.
El mensajero devuelve el formulario RCC-EJ-002 firmado a la

Mesa de Partes y Archivos.
d. Oficina de Mesa de Parte y Archivo.

Archiva el formulario RCC-EJ-002 en el archivador
correspondiente.
(3) Correspondencia Generada.
a. Oficina de Mesa de Partes.
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17
Recibe la correspondencia generada y el formulario RCC-EJ-
002 traído de la dependencia originadota.
Identifica y sella la correspondencia y prepara el sobre, bulto ó

paquete para su envío.
Archiva la copia del departamento generado.
Entrega la correspondencia ya preparada, en la oficina de

Mensajeros.
Registra el formulario RCC-EJ-002 la correspondencia

pendiente por contestar y la lleva diariamente en el archivo
para efecto de control.
Al final de la semana (día viernes) presentara la relación de

correspondencia pendiente al jefe de archivo y este al Jefe del
Centro, para su posterior envío a las dependencias
respectivas.
b. Oficina de mensajeros recibe la correspondencia lista para su

distribución.
Envía la correspondencia a su destino final.
(4) NORMAS GENERALES DE FUNCIONAMIENTO.
a. Toda correspondencia que pase por el Centro de

Correspondencia del Ejército deberá ser registrada en el
formulario “Registro y Control de Correspondencia” (RCC-EJ-
002) por dependencias y utilizando formularios por separado
para la documentación clasificada y no clasificada.
b. Los datos que identifica la correspondencia, serán registrado

con claridad y exactitud en el respectivo formulario.
c. Los datos seleccionados para registro en el terminal de

computación serán objeto de un tratamiento según anexo “D”.
d. La correspondencia será clasificada por dependencias, par lo

cual habrá un archivista por cada una de ellas.
e. El formulario DB1-EJ-001 recibirá el siguiente tratamiento:

El original de este formulario será enviado junto con la
documentación anexa (si lo hubiere) al destinatario quien
recibirá y firmará el formulario “Registro de Control de
Correspondencia” RCC-EJ-002.
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18
f. La correspondencia que no llegue a través del formulario DB1-
EJ-001, será tramitado así:
1. Si es clasificado en el formulario RCC-EJ-002.
2. Si no es clasificada sigue el procedimiento mencionado

IV.D.1.a.
g. La correspondencia generada con destino al área del Distrito

Federal, será recibida por el Jefe de la Oficina de Mensajeros
y este procederá a su envío utilizando los medios en su
control: Mensajeros en vehículos, Mensajeros a pies.
En el Distrito Federal se consideran (3) rutas para los

mensajeros los cuales se especifican a continuación (ver
cuadro 5).
h. La correspondencia generada con destino al resto del territorio

Nacional y al Exterior será enviada al siguiente indicaciones:
1. La correspondencia que va dirigida al Occidente del país

será entregada en la Oficina de Correo Militar (Ministerio
de la Defensa).
2. La correspondencia que va con destino al Oriente del país,

así como al que va al exterior será entregada en lo Oficina
Central del Instituto Postal Telegráfico (IPOSTEL).
(5) NORMAS DE ARCHIVO.
a. En el Centro de Correspondencia del Ejército, funcionará el

Archivo Central de Correspondencia recibida o generada.
b. Se archivará copia del documento de remisión de la

correspondencia por dependencia, para lo cual existirá un
archivador por cada uno y un archivista que lo esperará.
c. El sistema de archivo funcionará en orden cronológico por

dependencia.
d. Los archivadores serán identificados de la siguiente

manera (ver cuadro 6).
e. Cada mueble con una letra mayúscula
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19
(Archivador “A”)
(Archivador “B”)
(Archivador “C”)
f. Las gavetas se identificaran con números romanos (I – II –

III –IV).
g. Cada gaveta contendrá carpetas colgantes las cuales

deberán ser identificadas con números arábigos con tres
dígitos (001 –002 –003 etc.).
h. Dentro de cada carpeta colgante, las carpetas de posición

(Manila) serán identificados con números arábigos con dos
dígitos (01- 02 03).
i. La posición de los documentos en los Archivadores, se

hará de acuerdo a las siguientes indicaciones:
(1) En el Archivador “A”:
 Gaveta I y II correspondencia Recibida.
 Gaveta III y IV correspondencia Generada:
(2) En el Archivador “B”; correspondencia recibida:

 Gaveta I: Comando Estratégico del Ejército (CEEJ).
 Gaveta II: Primera División de Infantería (PDIN).
 Gaveta III: Cuarta División de Infantería (CDIN).
 Gaveta IV: Primera División de Caballería (PDCA) y

Quinta División de Infantería de Selva (QDIS).
(3) En el Archivador “C” Correspondencia General:
 Gaveta I: CEEJ.
 Gaveta II: PDIN.
 Gaveta III: CDIN.
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20
 Gaveta IV: PDCA y QDIS.
(6) MEDIDAS DE SEGURIDAD.
El Centro de Correspondencia del Ejército, operará bajo las

siguientes medidas de seguridad:
a. Habrá dos juegos de llaves:
b. Un juego en manos del Jefe del Centro.
c. Un Juego en el llavero de la Oficina del Jefe de Servicio de la

Comandancia General del Ejército, para ser utilizada en caso
de necesidad en horas no laborales.
d. El personal que elabora en la CECORE deberá ceñirse

estrictamente a la Legislación, Reglamentación y Normas
vigentes.
e. Por ningún respecto, permanecerán personas extrañas al

Centro de Correspondencia del Ejército, excepto en los casos
que requieran coordinación y tal fin se recibirá la autorización
escrita del Jefe del Centro.
f. En la oficina de Recepción y Registro del Centro, deberá ser

llevado un libro para controlar la entrada de personas ajenas a
la Dependencia.
g. Para el mejor funcionamiento del centro se elabora un

Procedimiento Operativo Vigente contentivo de funciones y
responsabilidades específicas.
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21
ANEXO “C”
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL

CENTRO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA
DEL EJÉRCITO.
(CECORE)
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22
DOCUMENTACIÓN PERIÓDICA A SER ENVIADA POR LAS UNIDADES
OPERATIVAS.
1. OBJETO:
El presente Anexo tiene por objetivo establecer la documentación diaria, mensual, trimestral y anual que deben enviar
las Unidades Operativas, del Ejército al Comando General.
2. CONTENIDO:
a. Documentación de Personal.
b. Documentación de Inteligencia.
c. Documentación de Instrucción.
d. Documentación de Operaciones.
e. Documentación. de Logística y Finanzas.
f. Documento para Control Interno y a integrar en otros de elaboración Periódica.
g. Formularios modelos para elaborar la Documentación Periódica y Control Interno.
DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO:
a. En cuadros explicativos anexos se presenta por áres el tipo de documentación, la frecuencia de envió al nivel de donde se origina
hasta el Destinatario final, considerando que los niveles intermedios utilizan, sintetizan y envían una copia al escalón inmediato
superior.
b. Los formularios modelos que se anexan servirán de referencia para elaborar los
correspondientes a la documentación periódica de control interno de las diferentes
unidades y dependencias de la Fuerza.
c. Se incluye los documentos que permanecerán a nivel de Unidad Emisora para su

Control Interno y aquellos que se integraron a otros documentos de elaboración
periódica.
ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO DE
CORRESPONDENCIA DEL EÉRCITO. (CECORE)
Página
23
1. MISIÓN:
Centralizan la ejecución y desarrollo de las actividades referentes al registro, revisión, distribución y archivo de la
correspondencia.
2. OBJETO:
El presente documento tiene como objeto unificar los procedimientos

para la recepción, registro, revisión, distribución y archivo de la correspondencia,
recibida o enviada en el centro de correspondencia del Ejército.
3. BASE LEGAL:
a. Reglamento del Estatuto Orgánico de Ministerios.
Decreto N° 539-10Feeb1971
Articulo 34- solicitudes, representaciones, peticiones o escritos de cualquier

naturaleza dirigidos a un ministerio deben de ser entregados a una oficina centralizadora
de la correspondencia que tendrá a su cargo la clasificación y distribución de la
correspondencia recibida y el despacho de la del Ministerio.
En los Ministerios en donde fuere necesario, descentralizadas.
Las oficinas centralizadoras llevarán un registro diario de la correspondencia recibida y de la enviada, conforme se establezca en los
manuales de procedimientos.
Articulo 36. El funcionario que haya de dar curso a un escrito velará por el
cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Timbre Fiscal.
Capítulo II: De los Documentos Oficiales.
Artículo 37. Los documentos oficiales se elaborarán a las pautas que se indiquen en
los respectivos manuales de procedimientos.
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24
Articulo 38. Cada dirección llevará en legajos separados, copias de sus resoluciones,
oficios, memorando es, dictámenes, telegramas y notas. Al pie de los documentos
contentetivos de actos que hayan sido publicados en la Gaceta Oficial de la República
de Venezuela, se dejará constancia de la fecha y número de la misma. Los servicios de
ordenación de pagos llevarán legajos especiales para la orden de pago que se expiden.
Artículo 39. Ninguna comunicación, documento o copia serán entregados o recibidos

sin que se deje constancia de ello; se utilizará al efecto el procedimiento que se
establezca en el receptivo manual.
Articulo 40 Toda comunicación deberá llevar el sello del Ministerio y ser identificada
por el código de correspondencia de la dependencia que la produjo.
Capítulo III: de los Expedientes.
Artículo 41 De todo asunto que se tramite en las direcciones generales u otras

dependencias de los ministerios se formará expedientes en el cual se insertarán, por
orden de fecha de recibo, los documentos relacionados con aquel.
Capítulo IV: de los Archivos.
Artículo 42. En cada Ministerio habrá un archivo central donde conservará la

documentación del ministerio, los expedientes de asuntos concluidos o cuya tramitación
se hubiere paralizado y las gavetas oficiales y demás publicaciones que deben ser
archivadas.
En los archivos centrales funcionarán centros de documentación en materias específicas

de cada ministerio.
Articulo 43. El archivo central funcionará en las dependencias que señalen las
respectivas normas de organización y estará a cargo
Articulo 42. En cada ministerio habrá un archivo central donde se conservará la

documentación del ministerio, los expedientes de asuntos concluidos o cuya tramitación
se hubiere paralizado y las gacetas oficiales y demás publicaciones que deben ser
archivadas.
Página
25
En los archivos centrales funcionará centro de documentación en materias
especificas de cada ministerio.
Articulo 43. El archivo central funcionará en la dependencia que señalen las

respectivas normas de organización y estará a cargo de un jefe de archivo con el rango
que en aquéllas se le confiera.
Artículo 44. Los jefes de archivos centrales tienen las atribuciones y deberes
siguientes:
(1) Velar por la conservación de los expedientes del archivo central, clasificarlo y
proponer todas las medidas que tiendan a mejorar el servicio.
(2) Llevar un índice general del archivo a su cargo.
(3) Remitir a las directores o a los jefes de división los expedientes que estos se
soliciten; y
(4) Velar por el eficiente funcionamiento del centro de documentación.
Articulo 45. En cada dirección general u otra dependencia de los ministerios se llevará
un archivo donde se conservará, bajo la responsabilidad del respectivo director o jefe de
la dependencia, los expedientes en curso y los que no hayan pasado al archivo central.
Articulo 46. Los directores generales de los ministerios y los otros funcionarios a
quienes competa expedir copias certificadas o devolver documentos originales
insertarán en el que expediente, tanto la solicitud original que hubiere presentado el
interesado, como la autorización escrita del acto, otorgada por el ministerio. En la copia
que expidan o en el oficio por el que haga devolución, expresarán la fecha de la
solicitud y que la expedición se hizo por del ministerio.
Articulo 47. Cuando un ministro permita las actuaciones a que se refiere el segundo
párrafo del articulo 34 del Estatuto Orgánico de Ministerio, indicara a los funcionarios
judiciales respectivas las horas de oficina en las cuales pueda ejecutarse la providencia.
Página
26
Articulo 53. Se deroga el reglamento de la Ley de Ministerios, del 12 de enero de
1940. si embargo los artículos de dicho reglamento que determinan la competencia
especifica de las depedencias de las dependencias de cada ministerios, seguirán en vigor
en cuanto sean aplicables y hasta tanto sean dictadas las normas de organización
previstas en este reglamento.
b. instrucción mediante la cual se establecen los lineamentos Generales de la Reforma

Administrativa en la Administración Pública Nacional.
(Gaceta Oficial N° 1399 Extraordinaria del 13 Mayo 1970.
La reforma relativa a los archivos y el manejo de documentos.
En cuarto lugar. La Reforma del funcionamiento de la Administración Pública, deberá

incidir, en cada Ministerio y de más organismos de la Administración Central en cada
Instituto Autónomo, y de más establecimientos públicos y en cada Empresa del Estado,
en el manejo de documentos y en el sistema de archivo con el objeto de eliminar los
trámites inútiles y molestos para los administrados y hacer más expedita la tramitación
administrativa y el suministro de las informaciones requeridas A tal efecto, con el
asesoramiento de la Comisión de Amnistración Pública, de acuerdo a las características
propias de cada organismo, deberá, adoptarán los diversos procedimientos de archivo y
de manejo de documentos, definidos por la referida Comisión; así mismo deberán
formularse propuestas de Reforma de las Leyes de Reglamento que exijan o establezcan
trámites y documentos para determinar solicitudes y procedimientos que deban
eliminarse o corregirse.
c. Mensajería.
El artículo 63 de la Constitución de la República de Venezuela establece:
Articulo 63. La correspondencia en todas sus formas es inviolable.
Las Cartas, telegramas, papeles privados y cualquier otro medio de correspondencia, no

podrán ser ocupados sino por la autoridad judicial con el cumplimiento de las
formalidades legales y guardándose siempre el secreto respecto a lo doméstico y
privado, que no legal con relación con el correspondiente proceso.
Los libros comprobantes y documentos de contabilidad, solo estarán sujeto a la

inspección o fiscalización de las autoridades competentes, de conformidad con la ley.
Página
27
Todo mensaje deberá estar en conocimiento del Articulo 190 de la ley de correos de
fecha 12 de Diciembre de 1958, el cual dice:
Articulo 90. Las personas que transporte correspondencia y los vehículos de correo,
gozarán de toda clase de facilidades y prioridad en la vía, cuando se encuentre en el
desempeño de sus funciones y en ningún momento podrá ser detenidos sino después de
cumplidas las mismas, cuando el caso amerite dicha medida.
4. CONTENIDO.
a. Organización.
El centro de Correspondencia del Ejército tendrá la siguiente organización: (Ver

Cuadro)
(1) Jefatura.
Un (1) Jefe: Oficial Superior, preferiblemente del Grado de Cnel. o Tcnel. Con curso de
Estado Mayor.
Un (1) Auxiliar: Oficial Superior con grado de Mayor
Un (1) Supervisor: Civil o SOPC.
Una (1) Secretaria.
(2) Oficina de Recepción y Registro.
Un (1) Jefe. SOPC o Civil.

Cuatro (4) Oficinista.
Un (1) Jefe: SOPC; preferiblemente un MT1
Una (1) Secretaria.
Un (1) Jefe: SOPC; preferiblemente un MT1
Página
28
Una (1) Secretaria.
(4) Oficina de Mesa de Partes y Archivo.
Un (1) Jefe: Militar o Civil Archivólogo.
Un (1) Jefe de Mesa de Partes: Civil.
Un (1) Jefe de Archivo: Civil.
Diez (10) Operadores de Mesa de Partes y Archivo: Civiles (Archivistas)
Registra en el formulario RCC-EJ-002 los datos que contiene la correspondencia
Envía la correspondencia con el formulario RCC-EJ-002 a la oficina de Revisión y

Distribución.
(b) Oficina de Revisión y Distribución.
Página
29
Envía la correspondencia cerrada junto con el formulario RCC-EJ-002 a la Oficina de
Mensajero.
( c) Oficina de Mensajeros.
El mensajero recibe la correspondencia a los destinatarios.
El mensajero lleva la correspondencia a los destinatarios.
El mensajero recibe el formulario RCC-EJ-002, debidamente firmado.
El mensajero devuelve el formulario RCC-EJ-002 firmado a la mesa de partes y

archivo.
(d) Oficina de Mesa de Parte y Archivo.
Archiva el formulario RCC-EJ-002 en el archivador correspondiente.
(3) Correspondencia Generada.
(a) Oficina de Mesa de Partes.
Recibe la correspondencia generada y el formulario.
RCC-EJ-002 traído de la dependencia originadora.
Identifica y sellarla la correspondencia y prepara el sobre bulto o paquete para su envío.
Archivar la copia del documento generado.
Página
30
INSTRUCCIONES PARA LLEVAR EL FORMULARIO “REGISTRO
DE CONTROL DE CORESPONDENCIA (RCC-002)
A. OBJETIVO: Registro y control de la Correspondencia

recibida y entregada.
B. TÍTULO: “Registro y Central de Correspondencia”
C. CÓDIGO:
D. DESCRIPCIÓN:
IV.1. MEDIDAS 28cm x 21,5cm.

IV.2. BOND BASE 16.
IV.3. IMPRESIÓN Tinta color negra.
IV.4. METODO PARA
EL LLENADO A máquina ó a mano.
E. CONTENIDO
1. MENSALERO Espacio para colocar el nombre del
empleado mensajero que laboró el
formulario (RCD).
2. FECHA- HORA Espacio para colocar día, mes año en

que se elaboró el formulario y espacio
para colocar la hora en que se elabora
el formulario.
3. NÚMERO Espacio para colocar el número

impreso que trae el sobre de la
correspondencia.
4. TIPO Espacio para colocar la letra inicial del

tipo de correspondencia, Ejemplo:
MEMORANDUM (M), OFICIO (O),
RADIOGRAMA (R), PAUQTE (P),
BULTO (B).
5. DATOS DE LA
DOCUMENTACIÓN
5.1 PROCEDENCIA Espacio para colocar el nombre

abreviado de la dependencia que emite
la correspondencia.
Página
31
5.2 DESTINATARIO Espacio para colocar el nombre
abreviado de la persona o dependencia
a donde se remite la correspondencia.
5.3 RECIBIDO POR Espacio para colocar el nombre y

apellido de la persona que recibe la
correspondencia.
5.4 FIRMA Espacio para colocar la firma de la

persona que recibe la correspondencia.
5.5 FECHA-HORA Espacio para colocar día, mes, año y

hora en que se recibe la
correspondencia.
6. OBSERVACIONES Espacio Para ampliar la información con

respecto a la correspondencia, ejemplo:
Tiene anexos, etc.
7. REQUIERE RESPUESTA
Espacio para indicar mediante una letra
“X”, si la correspondencia requiere ó no
respuesta y si la respuesta está o no
pendiente.
Página
32
ALERTAS DE INFORMACIÓN
CENTRO DE CORRESPONDENCIA_ COMANDO_______________
GENERA SEMANALMENTE
INFORMES DE
CORRESPONDENCIA
PENDIENTE POR
ACCIÓN Y DISTRIBUYE
POR ANOTACIONES
DIRECTOR (CASOS RESUELTOS,
ACCIONES TOMADAS
VÍA TELEFÓNICA,
CONTACTOS PERSONALES,
ETC.)
RECIBE REPORTES
CON NOTAS
SECRETARIA
DEVUELVE AL
ACTUALIZA CENTRO DE CORR.
INFORMACIÓN
Página
33
INFORME DE PISTOLA P.G.P. PERTENECIENTES
A LA DOTACIÓN DE OFICIALES Y S.O.P.C. LUGAR
FECHA
: PARA: PÁGINA: DE:
Nº GRADO NOMBRES Y APELLIDOS SERIAL CARTUCHOS OBSERVACIONES
ELABORADO POR: FIRMA: APROBADO POR: FIRMA:
FIRMA:
Página
34
LUGAR
FECHA
INFORME DE OPERATIVIDAD DE MATERIAL
HOJA DE
CANTIDAD % DE OPERA OPERATI

Nº NOMENCLATURA DEL EQUIPO O POR DOTA POR DOTACIÓN TIVOS VO OBSERVACIONES
DESCRIPCIÓN DEL MATERIAL DOC DA DOTAR ACTUAL
RECIBIDA POR: FIRMA: VERIFICADO POR: FIRMA:
FIRMA: FIRMA:
Página
35
INIDAD
LUGAR
RELACIÓN DE PERSONAL INVOLUCRADO EN FECHA
ACCIDENTES DE TRANSITO
CEDULA
GRADO NOMBRES Y APELLIDOS IDENTIDAD FECHA DESCRIPCIÓN DEL ACCIDENTE
O Nº CTA.
RECIBIDA POR: FIRMA: VERIFICADO POR: FIRMA:
FIRMA: FIRMA:
Página
36
INFORME DEL ESTADO DE LA EXISTENCIAS
DE MUNICIONES UNIDAD
LUGAR
DE PARA FECHA
NOMENCLATURA
Nº CODIGO 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
FIRMADO POR: FIRMA: APROBADO POR: FIRMA:
Página
37
UNIDAD
RELACIÓN DE ACTIVIDADES QUE ACEPTAN LA SEGURIDAD
LUGAR
DE LOS DOCUMENTOS PERSONAL Y FÍSICA.
FECHA
Nº DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ACCIÓN TOMADA OBSERVACIONES
Página
38
1.- MENSAJERO
REGISTRO Y CONTROL DE CORRESPONDENCIA
2.- FECHA-HORA
4. 5. DATOS DE LA CORRESPONDENCIA 6
TIPO 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5
PROCEDENCIA DESTINATARIO RECIBIDO POR FIRMA FECHA-HORA OBSERVACIONES
SI NO
Página
39
FORMULARIO DBI – EJ – 001
FORMULARIO DBI – EJ – 001 - 1
Página
40
INIDAD
HOJA DE DISTRIBUCIÓN DEL CANTO LUGAR
Y SEÑA A LOS JEFES DE SERVICIOS

Y OFICIALES DE DÍA
FECHA
FECHA GRADO NOMBRES Y APELLIDOS RECIBO ENTREGA
Página
41
TIPO DE DOCUMENTACIÓN FRECUENCIA NIVEL OBSERVACIONES
DESDE HASTA
Página
42
4. DOCUMENTOS A SER ENVIADOS POR LAS UNIDADES
Página
43
1. Nº DE ARCHIVO 2. Nº DE SERIAL
3. DEPARTAMENTO:
DOCUMENTACIÓN BÁSICA DE
INFORMACIÓN DEL EJÉRCITO 4. REFERENCIA:
DBI - EJ 5. CLASIFICACIÓN
7. PARA:
DE DIRIGIRME A UD EN LA OPORTUNIDAD DE ACUSAR RECIBO DE SU DOCUMENTACIÓN CITADA EN LA

REFERENCIA, DE SUS PARTICULARES SIGNIFICOLE:
10. ANEXOS
11. NOMBRE Y APELLIDO 12. FIRMA 13 FECHA
Página
44
DESDE HASTA
Página
45
DESDE HASTA
Página
46
CÓDIGO FECHA DE
UNIDAD ELABORACIÒN DIA MES
AÑO
AREA DE COMBATE
CÓDIGO FACTOR TOE DISP % APRECIACIÓN GENERAL EN CUANTO A:
OFICIALES SUPERIORES PERSONAL:
OFICIALES SUBALTERNOS
MORAL:
S.O.P.C.
TROPAS
INTELIGENCIA:
SUB – TOTAL: 40%

ADIESTRAMIENTO:
AREA DE COMBATE
CÓDIGO FACTOR TOE DISP %
OFICIALES SUPERIORES LOGÍSTICA:
S.O.P.C. CONCLUSIÓNES:
TROPAS
SUB – TOTAL: 40%
AREA DE COMBATE
CÓDIGO FACTOR TOE DISP % SUB- TOTAL: 20%
OFICIALES SUPERIORES
S.O.P.C.
TROPAS
SUB – TOTAL: 40%
FIRMA:
Página
47
Página
48
CAPACIDAD OPERATIVA DE LAS UNIDADES DEL EJÉRCITO
(INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMATO)
1. GENERALIDADES E INSTRUCIONES
a. Este reporte tiene como objeto determinar en forma general la

capacidad operativa de las Unidades del Ejército para su empleo
operacional y servir de referencia para la Toma de Decisiones en el
Comando General a fin de atacar los problemas mayores de las
Unidades que limitan la capacidad para el cumplimiento de las
operaciones que demandan las misiones asignadas.
b. Los factores de análisis se basaran en la organización por TOE y

su relación con las disponibilidades físicas tanto de recursos
humanos como materiales, sin considerar el estado de
funcionamiento lo cual se refleja de las relaciones periódicas de
material.
c. Está sujeto a una permanente evaluación y ajustes en función de

los resultados de su implantación y de las recomendaciones por
parte de los usuarios, las cuales deben ser dirigidas a la Dirección
de Operaciones a cargo del Departamento de Evaluaciones.
d. El formulario debe ser llenado por las Unidades Tácticas, Unidades

Superiores y Grandes Unidades de Combate en función del rol a
desempeñar en el cumplimiento de la misión operacional:
(1) La Unidad Táctica como la Unidad de Maniobra de la Brigada

en sus tareas propias en las operaciones que implican la
misión asignada.
(2) La Brigada o la Unidad Superior como nivel de Comando para

conducir el empleo de las Unidades Tácticas en la misión
asignada.
(3) La División o Gran Unidad de Combate como nivel de

comando para encuadrar las Brigadas en el empleo
operacional.
e. Las áreas de evacuación y sus factores.
Las áreas de evaluación se agrupan en los siguientes

aspectos y en relación con la TOE de la Unidad.
Página
49
(1) Combate.
(2) Apoyo de Combate.
(3) Apoyo de Servicio de Combate.
a) En el área de Combate se consideran los efectivos para

cumplir las acciones tácticas dentro del marco de la
misión específicas de la Unidad, en tal sentido se
tomarán como factores:
 Oficiales Superiores.
 Oficiales Subalternos.
 Sub Oficiales Profesionales de Carrera.
 Tropa.
b) En el área de Apoyo de Combate se relaciona con las

acciones tácticas de apoyo a las de Combate para
cumplir la misión, se tomarán como factores de
disponibilidad en cuanto a:
 Armamento Individual (Fusil).

 Armamento Colectivo (Cañones, Tanques).
 Transporte para la movilidad.
 Medios de Comunicaciones.
c) En el área de Apoyo de Servicio de Combate se

consideran las acciones de tipo administrativo y logístico
para apoyar las de combate. Se tomarán como factores
de disponibilidad en cuanto a:
 Abastecimiento de Sanidad.
 Abastecimiento de Intendencia.
 Abastecimiento Clase V – Carga Básica.
Página
50
 Abastecimiento Clase V – Reserva.
 Transporte para Apoyo de Servicio de Combate.
d) Las Unidades Tácticas de Armas Técnicas tales como

Ingeniería, Armamento, Policía Militar, Artillería,
Comunicaciones se toma en los mismos factores para las
acciones tácticas y administrativas específicas, variando
en los medios para cumplir dichas acciones. Colocando
en los espacios en blancos aquellas no consideradas en
el Formulario.
f. La evaluación de este Formulario será a base de computadoras,

para tal efecto posteriormente se asignarán los códigos de
Unidades y de factores; en consecuencia los usuarios se limitan a
llenar los espacios TOE, DISPONIBLES y PORCENTAJE
respectivos los cual le permitirá calcular su propia operatividad.
g. Las evaluaciones Resultantes de este formulario serán de uso de

la Dirección de Operaciones y no constituyen un elemento de
evaluación de gestión de Comando, tendrá utilidad para asignación
de recursos en beneficio de la capacidad operativa de las
Unidades.
h. Loa reportes será enviados por Órgano Regular desde las

Unidades Superiores y Grandes Unidades hasta el Comando
General, es decir de que cada Unidad el recibirá trimestralmente un
reporte de operatividad.
i. En la Apreciación general, el Comandante de la Unidad colocará

los aspectos positivos o negativos de las áreas del Personal, moral,
Inteligencia, Adiestramiento y logística que indican en la
operatividad de las Unidades.
Página
51
ES
PROCESIÓN GENERAL PARA OFICIALES Y S.O.P.C. DE_______________19_______
FIRMA FECHA INSTRUCCIÓN PROGRAMADA INSTRUCTOR LUGAR
Página
52
INIDAD
LUGAR
RELACIÓN DE PERSONAL INVOLUCRADO EN FECHA
ACCIDENTES DE TRANSITO
Nº TIPO DE CURSO DEPENDENCIA O UNIDADES TOTAL OBSERVACIONES

INSTITUTO
Vº Bº
Página
53
INIDAD
RESUMEN DE OPERATIVIDAD LUGAR
FECHA
Página
54
Página
55
Página
56
OPINIÓN DESTINATARIOS Nº 2
_________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
GRADO, NOMBRES Y APELLIDOS: FIRMA: FECHA

D M A
_________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

D M A
_________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________

D M A
_________________________________________________________
____________________________________
_____________________________________________
_________________________________________________________________________________

D M A
DECISIÓN:_________________________________________________________________________
RAZÓN:____________________________________________________________________________
GRADO, NOMBRES Y APELLIDOS:_____________________________________________________
Página
57
FLUJOGRAMA DE LA CORRESPONDENCIA DEL EJÉRCITO
CORRESPONDENCIA RECIBIDA CORRESPONDENCIA GENERADA
TERCEROS COMANDO GENERAL
COMANDO GENERAL TERCEROS
REQUIERE CONTESTACIÓN ESPERA RESPUESTA
NO SI SI NO
PROCEDIMIENTOS
INTERNOS
Página
58
LUGAR
PLAN DE BUSQUEDA PERÍODO CUBIERTO
DESDE____________HASTA__________
ACCIÓN CIVICA Y DEFENSA CIVIL ORGANIZACIONES PARAMILITARES
NOMB COSTO COSTO NOMB COSTO COSTO

ACTIVIDAD (LUGAR Y FECHA) RES UNIDAD CIVIL
ACTIVIDAD (LUGAR Y FECHA) RES UNIDAD CIVIL
Página
59
CARPETA COLOR VERDE (001)
CARPETA MANILA (01-001)
Página
60
CORRESPONDENCIA RECIBIDA “CLASIFICADA”
OFICINA DE
RECEPCIÓN Y
REGISTRO
DESTINATARIO
SE TRATA REALMENTE
COMO NO CLASIFICADA
CLASIFICADA
DESEA MANEJA
REGISTRO PERSONALMENTE
R C C – E J - 002
Página
61
CORRESPONDENCIA GENERADA
COPIA
DIRECCIONES O
DEPARTAMENTOS
DISTRIBUCIÓN
REVISIONES
Y FIRMAS
ARCHIVO E
INDIZACIÓN
ORIGINAL
Y COPIA
Página
62
CORRESPONDENCIA RECIBIDA - COFIDENCIAL
CENTOR DE CORRESPONDENCIA
DESTINATARIO
DESEA NO
REGISTRO MANEJA
CLASIFICADA PERSONALMENTE
PASA
INDIZACIÓN INFORMACIÓN
BÁSICA
Página
63
CONSULTAS
ESTADO MAYOR
BUSQUEDA
Nº REF.
BUSQUEDA
EN ARCHIVO
Y COPIADO
DEPARTAMENTOS
Página
64
INIDAD
LUGAR
RELACIÓN DE PERSONAL DE TROPA FECHA
QUE ESTUDIA FUERA DE LA UNIDAD
Nº TIPO DE CURSO DEPENDENCIA O UNIDADES TOTAL OBSERVACIONES

INSTITUTO
Vº Bº
Página
65
LUGAR
PLAN DE BUSQUEDA PERÍODO CUBIERTO
DESDE____________HASTA__________
ELEMENTOS INDICIOS BASE PARA ORGANO DE BUSQUEDA HORA Y DESTINO

ESPECIALES ANALISIS LAS ORDENES A RENDIR EL OBSERVACIONES
DE INFORMACIÓN DE LOS E.E.I. Y PEDIDOS INFORME
Página
66
MES
DE_______________________19_______
PROGRESIÓN SEMANAL PARA OFICIALES Y G.O.P.C.
HORA FECHA INSTRUCCIÓN PROGRAMADA INSTRUCTOR LUGAR
Página
67
UNIDAD
LUGAR
PLAN OPERATIVO ANUAL 1984
FECHA
RECURSOS FECHA DE REALIZACIÓN

METAS PERSONAL
FINANCIEROS MATERIALES E F M A M J J A S O N D
Página
68
UNIDAD
LUGAR
PLAN DE ACTIVIDADES
FECHA
ORGANIGRAMA D ACTIVIDADES
Nº ACTIVIDADES OBJETIVOS ACCIÓN A REALIZAR EJECUTANTE
E F M A M J J A S O N D
Página
69
LUGAR
SOLICITUD DE MUNICIONES DE ADIESTRAMIENTO PERÍODO CUBIERTO
DESDE_______________HASTA__________
DE PARA
Nº DESCRIPCIÓN 3 4 5 6 7 8
APROBADO POR (GRADO NOMBRE Y CARGO) APROBADO POR (GRADO) FIRMA
Página
70
UNIDAD
INVENTARIO TRIMESTRAL (ANUAL) DE MATERIAL LUGAR
CARTOGRÁFICO.
FECHA
CANTIDADES IDENTIFICACIÓN Nº DE CARTA MAPA O ESCALA ESTADO ELABORADO POR OBSERVACIONES

DE LAS CARTAS PLANO
Página
71
Página
72
UNIDAD
LUGAR
FECHA
RECURSOS FECHA DE REALIZACIÓN

METAS PERSONAL
FINANCIERO MATERIALES E F M A M J J A S O N
S
Página
73
UNIDAD
LUGAR
FECHA
Nº DESCRIPCIÓN DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO
Página
74
LUGAR
SOLICITUD DE MUNICIONES DE ADIESTRAMIENTO PERÍODO CUBIERTO
DESDE_______________HASTA__________
DE PARA
Nº DESCRIPCIÓN 3 4 5 6 7 8
APROBADO POR (GRADO NOMBRE Y CARGO) APROBADO POR (GRADO) FIRMA
Página
75
SERVICIO
COGEFAF FONDOEF INTENDE
C.G.E. MINDEFN INCE DIM SERALFA A NCIAL
SA
CARTOGR SERVICIO
REGIHON CASA MUSEO AFÍA DE SANIDAD IPOSTEL
OR MILITAR MILITAR NACIONA PROVEED MILITAR SAN
L URÍA JUAN
Página
76
UNIDAD
LUGAR
FECHA
SERIAL OPERANTE INOPERANTE

DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO Y7O MODELO T.O.E DOTADO FALTA B R M U S O
FIRMA REVISADO POR FIRMA Vº Bº
Página
77
UNIDAD
INFORME SEMESTRAL SUMINISTRO LUGAR

DE INGENIERÍA
FECHA
SERIAL OPERANTE INOPERANTE

DESCRIPCIÓN DEL ARTÍCULO Y/O MODELO T.O.E DOTADO FALTA B R M U S O
FIRMA REVISADO POR FIRMA Vº Bº
Página
78
PERÍODO DEL_____________ AL_____________
ACCIÓN CIVICA Y DEFENSA CIVIL ORGANIZACIONES PARAMILITARES
NOMBRES COSTO COSTO NOMBRES COSTO COSTO

ACTIVIDAD (LUGAR Y FECHA) ACTIVIDAD (LUGAR Y FECHA)
UNIDAD CIVIL UNIDAD CIVIL
Vº Bº
Página
79
BATAL ESC. HOS. COM.
ACAD M.D LÓN ARTILL E.S.E VIGEN ESTRA
E.S.F
EFOFA EMIA O`LEA ERIA Y TE TEGIC
.A.V. RY BLIND SALIA O
AO S DEL
EJÉRC
ITO
REGIM TALLE OFICIN SEGE

G.P.O MM.TT CAR G.AAA IENTO RES A SU
USA PILMIL RIBAS CODA DE TÉCNI
ZZI COMU CA
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ÓN
POLIG ESCU DIREC ESCUE ESCU BATAL ESCO DATA

ONO ELA CIÓN LA DE ELA LÓN ELFA GRAZ
DE TECNI DE INFAN DE BOLIV
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R
DIREC BAT. CLUB. CONS
CIÓN CARR SOPC EJO
DE EÑO GUER
LOGÍS RA
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CORT
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MARCI
AL
Página
80

09-Manual Sidae Del 06dic84

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REPÚBLICA DE VENEZUELA

SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

SISTEMA DE INFORMACION, DOCUMENTACION

SISTEMA DE INFORMACIÓN DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO DEL

2.- Se tomó como referencia la Cuenta Nº 001 del Comando

Los Procedimientos de Documentación y Archivo actualmente

1. Alto volumen de Documentación con información de ninguna

2. Documentación con información que se repite en forma

4. Documentación enviada por las Unidades que no revela en forma

5. Existe gran número de manipuladores de la documentación, falta

6. Falta de organización entre las dependencias de los diferentes

2. Establecer la documentación indispensable en las áreas del

3. Integrar información en formulario que permiten disponer de

2. La documentación al ser enviada periódicamente por las

3. El Sistema de Control y Archivo se centralizará en un Centro de

4. Se dispondrá de un Sistema y Sub-sistema de control de

5. Las diferentes dependencias de los niveles de Comando debe

6. En relación al aspecto anterior cada emisor enviará el original al

7. Es responsabilidad de los diferentes niveles de Comando y

1. Inspectoría General del Ejército

2. Ayudantía General del Ejército

a.- Tendrá la responsabilidad directa de ejecución y control de

b.- Coordinará a nivel de las direcciones los recursos y acciones

a.- En coordinación con la Ayudantía General y previa

a.- En coordinación con la Ayudantía General, reubicará los

b.- Nombrar el personal profesional de acuerdo con la

5. Dirección de Inteligencia, Operaciones, Logística y Educación.

6. Unidades Operativas y demás Dependencias de la Fuerza.

b.- Organizar el Centro de Control de Correspondencia

G. FASES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA

Tomando en consideración la situación actual de la ubicación,

1. Primera fase, Unificación del Sistema de Información,

Esta fase ejecutará en las instalaciones actuales del Comando

a) Establecer la documentación en las áreas del Personal,

b) Unificación del sistema de tramitación de información y

c) Unificación del Sistema de Archivo en las Diferentes

d) Información a los Niveles de Comando el funcionamiento

2. Segunda Fase, Centralización y Mecanización del Sistema

Esta corresponde al funcionamiento en la nueva sede del

a) Establecimiento del Centro de Control de Correspondencia a

b) Paralelamente a la actividad anterior se debe instalar en el

c) Entrenamiento del personal para el manejo de los terminales,

3. Tercera Fase, Ejecución, Evaluación y Ajuste del Sistema

Se refiere a la puesta en marcha del Sistema en función de los

a) Inspecciones por parte de la Inspectoría General del Ejército

b) Por los registros y demás controles para apreciar su eficacia.

c) El Documento Básico de Información del Ejército DBI-EJ-

JOSÉ ANTONIO OLAVARRIA

RAUL VIGO DEL FRETE

1. INSTRUCTIVO Sistema de información, Documentación y

7. ANEXO “F” DIRECTIVA E-DOEJ-DI-21-83, Correspondencia

Nº ACCESO Nº REF. RECIBIDA DE FECHA ASUNTO / NOTAS ACCIONES TOMADAS

REPORTES ALERTAS DE INFORMACIÓN

Nº ACCESO Nº REF. RECIBIDA DE FECHA ASUNTO / NOTAS ACCIONES TOMADAS

Centralizar la ejecución y desarrollo de las actividades referentes

El presente documento tiene como objeto unificar los

a.- Reglamento del estatuto Orgánico de Ministerios Decreto Nº 539 –

Artículo 34. Las solicitudes, representaciones, peticiones o

En el Ministerio donde fuere necesario, el reglamento

Las oficinas centralizadoras llevarán un registro diario de la

Artículo 36. El funcionamiento que haya de dar curso a un escrito

Artículo 37. Los documentos oficiales se elaborarán a las pautas

Artículo 39. Ninguna comunicación, documento o copia serán

Artículo 40. Toda comunidad deberá levar el sello del Ministerio y