EVIDENCIA 3: INFORME AA1

JENNY JULIETH MONTAÑA SALAMANCA

CC 53032731

DOCUMENTACION DE UN SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - NTC ISO 9001

BOGOTÁ
2020
 PROCESO DE COMPRAS

Compras: Comprende el valor pagado y/o causado por el ente económico en la adquisición de
materias primas, materiales indirectos y mercancías para ser utilizadas en la producción y/o
comercialización en desarrollo de la actividad social principal, durante un período determinado.
Función de las compras:

Elaboración de
la cuenta por
Almacenamient pagar y/o pago
o de los
Recepción de artículos para
los artículos inventario
Petición de los ordenados
artículos
solicitados

Control Interno de compras:

Ayuda a mantener el funcionamiento adecuado de las compras de la empresa.
Objetivos principales:

1. Asegurar que el proveedor entregue lo comprado en el tiempo y calidad acordada.

2. Definir los procesos para la gestión de compras y documentarlos con el objetivo de detectar
oportunidades de mejora.
3. Elegir a los proveedores que ofrezcan mejor calidad a mejor precio.
4. Identificar las necesidades de los clientes.
 Nº S ECUENCIA DE ACTIVIDAD AREA RES PONS ABLE
ETAPAS
1.1 Ana liza y proye ctar gas tos de a cue rdo
1. Elaboración del a la s ne c e sidade s de funcionamie nto ÁREA
pre supue sto de l áre a . de l áre a . CORPORATIVA
1.2 Ela bora pre s upue sto.
1.3 Envía pre supue sto para su
a utoriza ción.

2.1 Re c ibe e l pre supue sto de l áre a.

2. Re visión y 2.2 Re vis a el pre s upue sto y DIRECCIÓN
autorizac ión del a naliza fac tibilidad. GENERAL
pre supue sto 2.3 Autoriza e l pre s upue s to. ADMINIS TRATIVA

Re que rimie nto de 3.1 De te c ta la ne ce s ida d de compra de

3. comp ra o un bie n o se rvicio US UARIO
adquis ición de l bie n o 3.2 S olicita me diante e l formato de
s e rvicio orde n de c ompra e l bie n o se rvic io

4.1 Re cibe la lista de prove e dore s

c onfiable s .
4.2 Ana liza de a cue rdo al tipo de
Eva lua ción de la c ompra que se solicita su ÁREA
conve nie nc ia de la c onve nie ncia conside rando el CORPORATIVA
4. impacto de la no adquisición.
comp ra o
adquis ición de l bie n o 4.3 Obtie ne cotiza cione s de dife re nte s
s e rvicio provee dore s
a utoriza dos . (IS O)
4.4 Evalúa conforme al crite rio de
e spe cificac ione s (c alidad), a horro
y tie mpo de e ntre ga me diante un
a nálisis de c osto be ne ficio.
4.5 Ela bora la solicitud de a utorización
de compra
4.6 Envía la solicitud de compra
4.7 pa ra autoriza ción.

Nº S ECUENCIA DE ACTIVIDAD AREA

ETAPAS RES PONS ABLE
5 .1 Evalúa y s e le c ciona a los p rove e d ore s
d e a cue rd o a los c rite rios e s tab le cidos d e
80%- 100% c onfiab le s 60%-79%
c ondiciona d os me d ia nte un anális is d e
c ump limie nto de e s p e c ific ac ione s ,
tie mp os de e ntre ga , pre c io y c ré dito d e
d e ja nd o e vid e nc ia d oc um e ntad a .
Autoriza ción de la 5 .2 Ela bora la lis ta de p rove e d ore s c onfia ble s
5. ord e n d e c omp ra y c ondicionad os y la ac tualiza ca da s e is
me s e s . TES ORERÍA
5 .3 Envía la lis ta d e prove e d ore s confiab le s
ca da q ue se a ac tua lizada .
5 .4 Re c ab a la informa ción sob re la e ntre g a d e
la me rc a nc ía de los prove e dore s c on e l
e nca rga do de l á re a , para la e valua ción y
ac tua liza ción de la s lis ta .
5.5. Re c ib e órd e ne s d e c omp ra.
5.6 Analiza conve nie nc ia , c ons id e rando el
imp ac to d e no a d quis ició n y e va lúa
conforme a l c rite rio d e e s p e cific acione s
(ca lida d), a horro y tie mpo de e ntre ga
me dia nte un a ná lisis de c os to be ne fic io
5.7 Da e l vis to b ue no de la s olicitud d e
autorizac ión d e c omp ra y/o d e te rmina otro
prove e d or de ac ue rdo a l c rite rio a nte rior.
5.8 Firma de autoriza c ión o ha bla al e mis or d e
la ord e n de c omp ra , c a mbia d e p rove e d or o
e n e l c a s o d e s e r totalme nte re c ha zad a
e la bora un docume nto e vide nciand o la
de c is ión.
5.9 Envía s olicitud de a utoriza c ión de c ompra
autorizad a al p la nte l.

6.1 Re c ib e ord e n d e compra a utoriza d a o

re c ha zad a c on la e vid e nc ia
 Re alización de la
6. compra 6.1 Re cibe orde n re chazada de compra
con la autorizada o e videncia ÁREA
docume ntada. CORPORATIVA
6.2 S olicita e l bie n o servicio al prove e dor o
notifica al áre a de te sore ría e l impacto de la
no adquisición e n el de sarrollo de las
actividade s de trabajo, para su
reconside ración.

Nº SECUENCIA DE ACTIVIDAD AREA

ETAPAS RESPONSABLE
6.3 Recibe y revisa la factura y mercancía
solicitada ve rificando que s e encuentre de
acue rdo a las e specificaciones solicitadas y
se lla
6.4 Notifica al áre a de tes ore ría las condicione s ÁREA
bajo las cuales re cibió la mercancía o las CORPORATIVA
contine ncias s urgidas, para que estas sean
6. Re alización de la consideras en las e valuacione s de los
compra provee dore s . (anexo 8)
6.5 Entre ga e l bien o servicio al solicitante .
6.6 Envía la factura sellada, re quisitado e l
concentrado de cheques y la s olicitud de
cheque s a la dirección ge ne ral
6.7 administrativa

7.1 Re visa factura sellada, el conce ntrado de

7. Trámite para la e laboración che ques contra las solicitudes. DIRECCIÓN
de 7.2 Da e l visto bue no de la factura y las GENERAL
che ques solicitudes de cheques . ADMINISTRATIVA
7.3 Envía la solicitud de cheque para
e laboración y firma de autorización.
8.1 Elabora che que FINANCIERA
8. Elaboración de 8.2 Firma de autorización
che ques y recole cción de 8.3 Envía e l che que firmado a Dire cción
firmas Gene ral Administrativa para s u e ntre ga.

9.1 Recibe cheque s DIRECCIÓN

9. Re ce pción de cheque s y 9.2 Coteja contra acuse y solicitud. GENERAL
e ntre ga 9.3 Entregan al plante l o al área re spe ctiva. ADMINISTRATIVA
Re cibe che que y re aliza 10.1 Re cibe e l che que
10. pago al provee dor 10.2 Re visa los datos ÁREA
10.4 Paga al prove edor CORPORATIVA
 CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO DE COMPRA

INTERNO
1. Donde se c a rga c a da me todología de l
proc e so de c ompra y subc ontra ta cione s
2. Ba se de da tos la s c ua le s
se de be n doc ume nta r c on c ada resulta do y
se le c c ión y e va lua c ión de l prove edor pa ra e l
proc e so e va lua tivo
3. Todo lo que c ontenga la re aliza ción de los
pe didos c omo e l proc e so de la a proba c ión
de l pe dido
EXTERNO
1 S on los requisitos le ga le s y norma s
inte rnac iona le s donde se ajusta n la s
c ara c terístic a s e stá nda res que de be te ner c a da
producto
2. Los c atá logos de los e quipos, nec e sa rios
para obte ne r e l produc to o se rvicios a re aliza r
3. La s hoja s de se gurida d de la mate ria prima o
insumos c on los c ua le s se obte ndrá e l
producto y se rvic ios

4. Da tos de l pe dido, re quisitos, de scripc ión de l 4. La orde n de c ompra , la s fa c tura s, re gistro de

produc to pa ra la a proba c ión de l produc to de l lo c ompra do
siste ma de c alidad, proc e dimie ntos proce sos
y e quipos e l pla zo solic ita do otros da tos
c omo e l pre supue sto c ondicione s de e ntrega
requisitos pa ra la a proba c ión de l producto
5. Doc umentac ión de la s órdene s de
c ompra /subc ontra ta c ión pa ra a segura r que
los produc tos y se rvicios c umpla n con los
requisitos e spe c ific a dos
6. Forma to de la hoja de pe dido de c ompra,
forma to de l a hoja de pe dido de
subc ontra ta c ión, forma to del a hoja de
e valua c ión de l provee dor que son e l re gistro
de la informa c ión solicita da a los prove edore s
pa ra a c e pta c ión ,formato de la hoja de
a c e pta ción, forma to de la hoja c onformidad
de l produc to(pa ra c ompra ) forma to de hoja
de no c onformida d de se rvicios para
subc ontra ta c ión