Foro: Caracterización de procesos

Un proceso: es una secuencia de tareas que se realizan de forma

concatenada, es decir de forma seguida una detrás de la otra para alcanzar
un objetivo o un fin concreto.

¿Qué es la Caracterización de procesos?

Es una herramienta usada para describir cómo funciona un proceso y así dar
cumplimiento a los requisitos de la norma.
Acerca de lo que trata
La caracterización de procesos se trata de realizar un análisis profundo de los
procesos teniendo en cuenta los elementos que originan que estos procesos
tengan un principio y un final.
Estos elementos pueden ser:
 elementos de entrada que originan que comience un proceso como por
ejemplo la solicitud de un servicio/producto de un cliente,
 elementos de salida que originan que finalice un proceso como por ejemplo
la realización de una cotización/presupuesto.
En el ejemplo anterior fíjate como el elemento de entrada fue la solicitud de un
cliente y el elemento de salida fue una cotización/presupuesto.
   ¿Adivinas cuál fue entonces el proceso?

Efectivamente: La Realización de la cotización/presupuesto

¿Cómo se hace?

El soporte comúnmente utilizado para caracterizar procesos es la Ficha de proceso. Esta Ficha de
proceso la puedes construir mediante una hoja de cálculo o un documento de texto.
Simplemente ve ubicando cada apartado que te comenté anteriormente en la caracterización de
procesos dentro del documento. Algo así:

Generalidades

Es la descripción detallada de las características de los procesos, donde se incluye información

sobre insumos, actividades, productos, responsables, usuarios, beneficiarios, proveedores, partes
interesadas, puntos de control, indicadores, recursos, documentos de referencia, formatos,
registros, requisitos legales y reglamentarios, su interacción con otros procesos, permitiendo a los
usuarios del sistema comprender el accionar de la entidad y la gestión de sus proceso.

Recomendaciones

Antes de ponerse a trabajar en la caracterización de un proceso evidentemente se tiene que definir

qué proceso se va a estudiar.
Comunicar posteriormente a la persona o personas responsable/s de ese proceso lo que se quiere
hacer y cuándo se quiere hacer para que reserven un día y hora en su agenda.
Preparar la ficha de proceso posteriormente. Hacerla propia con anotaciones de preguntas que se
tengan o partes críticas en las que se deba de indagar sabiendo el proceso que se va a estudiar.