EMPOPASTO S.A. E.S.

P
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ACTA DE REUNIÓN
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PROCESO: GESTIÓN INTEGRAL GI-FT-64 1 06-Sep-18

NOMBRE DE LA Seguimiento a las actividades del proyecto - Mesa de trabajo interadministrativo

REUNIÓN 1588-19
FECHA: 01-06-2020 LUGAR: Meet.google
HORA INICIO: 07:30am HORA FINALIZACIÓN: 12:20pm
ACTA NÚMERO: 0601 PROCESO:

OBJETO DE LA REUNIÓN: Seguimiento a los contratos en el marco del convenio

interadministrativo 1588-19, suscrito entre la Gobernación de Nariño, EMPOPASTO S.A. E.S.P.

MEDIO POR EL CUAL SE LLEVÓ A CABO LA REUNIÓN

PRESENCIAL: VIDEOCONFERENCIA: X OTRO: ¿Cuál?

ASISTENTES
NOMBRE EMPRESA CARGO (Funcional) FIRMA
SUBGERENTE SOCIO
MARÍA ALEJANDRA PANTOJA EMPOPASTO
AMBIENTAL
RODRÍGUEZ S.A E.S.P
TERRITORIAL
DIRECTOR
JOHN ALEXANDER MAYA EMPOPASTO SUBGERENCIA
GONZÁLEZ S.A E.S.P SOCIO AMBIENTAL
TERRITORIAL
EMPOPASTO
TATIANA SANTANDER MUÑOZ PROFESIONAL SGA
S.A E.S.P
CONTRATISTA
CARLOS MAURICIO TRUJILLO COORDINADOR
EMPOPASTO
TORRES 1588-19
S.A E.S.P
JAVIER ANDRÉS BENAVIDES EMPOPASTO ABOGADO 1588-
MARTÍNEZ S.A E.P.S 19
CONTRATISTA
MIRIAM JANETH OBANDO ADMINISTRADORA
EMPOPASTO
MELO 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
ANA ISABEL SANTANDER PROFESIONAL
EMPOPASTO
BENAVIDES SOCIAL 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
PROFESIONAL
RICARDO ESTEBAN NARVÁEZ EMPOPASTO
SOCIAL 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
MARÍA PAULA MARTÍNEZ PROFESIONAL
EMPOPASTO
FIGUEROA TÉCNICO 1588-19
S.A E.S.P
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CONTRATISTA
ROBERT STEVEN MALES PROFESIONAL
EMPOPASTO
SÁNCHEZ TÉCNICO 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
ANA MARITZA PROFESIONAL
EMPOPASTO
MONTENEGRO CORDOBA SOCIAL 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
PROFESIONAL
CARLOS ORTIZ EMPOPASTO
TÉCNICO 1588-19
S.A E.S.P
CONTRATISTA
EVELYN YOMAIRA SECRETARIA 1588-
EMPOPASTO
BENAVIDES ACOSTA 19
S.A E.S.P

AUSENTES
NOMBRE EMPRESA CARGO EXCUSA
N.A

DESARROLLO DE LA REUNIÓN
ORDEN DEL DÍA
1. Objetivo de la reunión y alcances del proceso de Supervisión a Contratos en el marco del
Contrato 1588-19.
2. Instancias para el desarrollo del proyecto Departamento-Empresa-Interventoría
3. Contexto general Avances del Proyecto: Enero a Mayo de 2020 por Componentes.
4. Socialización Informe Financiero Proyecto
5. Socialización avances en procesos PRECONTRACUTALES.
6. Socialización informes Equipo de Profesionales del Proyecto.
7. Reflexiones y concertación de compromisos

SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES

Se inicia la reunión con un saludo de parte de la doctora María Alejandra Pantoja y agradece por la
participación de cada uno de los integrantes de la mesa de trabajo, se procede con la presentación del
grupo de trabajo; ingeniero John Maya Director Socio Ambiental Territorial y apoyo de la supervisión
del proyecto, Carlos Trujillo Coordinador del proyecto, Carlos Ortiz ingeniero agroforestal, Ana Maritza
Montenegro psicóloga, Tatiana Santander ingeniera ambiental y líder del sistema de gestión ambiental
empresarial de EMPOPASTO S.A E.S.P., Janeth Obando Profesional administrativa y financiera del
proyecto, Javier Benavides profesional jurídico del proyecto, Ana Isabel Santander profesional social,
Steven Males profesional de campo, María Paula Martínez Profesional de campo, Ricardo Narváez
profesional social, Evelyn Benavides Secretaria del proyecto. De igual manera todos los asistentes dan
la bienvenida al ingeniero Carlos Ortiz y a la psicóloga Maritza Montenegro.
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN
Toma la palabra la doctora María Alejandra y da continuidad a la agenda de trabajo.

1. Objetivo de la reunión y alcances del proceso de Supervisión a Contratos en el marco del

Contrato 1588-19.

La doctora María Alejandra Pantoja menciona la idea y el objetivo de la reunión que es reconocer el
desarrollo y avances del proyecto, da a conocer que entre Gobernación de Nariño y EMPOPASTO S.A.
E.S.P., existe el contrato interadministrativo 1588-19, el cual se lo denomina “fortalecimiento integral
acueductos veredales”, informa que el fin del proyecto es mejorar las condiciones de los ecosistemas
estratégicos teniendo en cuenta que en cada uno de los municipios existen las juntas administradoras
de acueductos rurales que por ley 142 son concebidas como los pequeños prestadores de servicios
públicos y son fundamentales para la conservación del agua. Este contrato retoma a estas juntas
administradoras como núcleos para que a través de procesos de capacitación, dotación y
fortalecimiento institucional se logre las acciones en ecosistemas estratégicos. La doctora informa que
este proyecto se desarrolla para mitigar las acciones del cambio climático y se realiza en 17 municipios
de los cuales en 12 se realiza a demás de capacitación, acciones de restauración, seguimiento,
monitoreo y evaluación.
Continua exponiendo que EMPOPASTO S.A. E.S.P., en un contrato que se firma en el año 2019 entra
como operador de la gobernación del departamento de Nariño, un contrato interadministrativo que
tiene 27 obligaciones específicas para la empresa una de ellas es presentar la información a la
interventoría y supervisión del contrato, da a conocer que este proyecto es financiado con fondos del
sistema general de regalías y una supervisión de JAM interventoría y por entes de control. Los
proyectos que se generan por EMPOPASTO S.A E.S.P., están regulados por un sistema de monitoreo
seguimiento y control.
La doctora concluye que estos comités se van a realizar más seguidos e informa que el día de mañana
02-06-2020 se tendrá una reunión extraordinaria con Gobernación de Nariño para revisar los avances
y dificultades que ha tenido el contrato 1588-19 frente a la emergencia sanitaria COVID-19. También
da a conocer que los informes deben llegar a 25 de cada mes para ser revisado y enviar a la respectiva
revisión de la empresa, e informa que la documentación no se está recibiendo de una forma oportuna
y está afectando la parte administrativa financiera de la empresa y del proyecto.

2. Instancias para el desarrollo del proyecto Departamento-Empresa-Interventoría

El ingeniero John Maya menciona que en los informes se debe ser muy rigurosos en cuanto al tiempo,
puesto que son fundamentales en los proyectos de regalías ya que son sujeto de auditorías internas y
externas, informa que se debe llevar un archivo organizado para el control del proyecto y así estar
preparados en cualquier instancia para una auditoria puesto que hasta el momento las actas de
reunión no se han enviado para las respectivas firmas, el ingeniero John Maya da a conocer que los
informes se presentan a la interventoría y supervisión del proyecto mensual y bimensual, teniendo en
cuenta que el mensual es un informe técnico y el bimensual es técnico y financiero, los cuales el
técnico se envía el último día de cada mes y el informe financiero se está consolidando un
procedimiento interno para dar la claridad que EMPOPASTO S.A E.S.P está certificado con ISO 9001.
Da a conocer el estado actual del proyecto e informa que se ha cumplido con el informe técnico y
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN
financiero en los tiempos previstos, y en cuanto a las cuentas de abril-mayo de los profesionales solo
se tiene la de Ricardo Narváez y manifiesta que se debe definir el cuello de botella que no permite el
avance de estas cuentas puesto que se está perdiendo el control administrativo y financiero del
proyecto, informa que el propósito de la reunión es conocer los avances de actividades de cada
profesional, como lo es la ruta metodológica, los términos de referencia, e invita a planificar el
proyecto puesto que la demora en tiempos genera acciones disciplinarias y fiscales y es importante en
esta reunión determinar las mejoras para el proyecto. El ingeniero John concluye que en el momento
existe una desconfianza personal hacia el equipo de trabajo por los repetitivos incumplimientos e
invita a mejorar.

Toma la palabra la ingeniera Tatiana Santander, proyecta y da a conocer el procedimiento que se

generó para el seguimiento y entrega oportuna del informe financiero, menciona que este
procedimiento está en manos de la ingeniera Lizet Estacio la cual es la profesional encargada del
sistema de gestión integral de la empresa para su respectiva codificación y menciona que una vez este
codificado se deberá cumplir a cabalidad. Se adjunta formato Anexo 1.
Interviene la doctora María Alejandra e informa que el anterior procedimiento ya mencionado
permitirá la mejora de los tiempos de entrega hacia el informe financiero e invita a organizarse dentro
del equipo antes de que se entre a labores en campo y procede a darle la palabra al profesional
Ricardo Narváez.

Interviene Ricardo Narváez y manifiesta la preocupación reiterada en cuestión de los tramites de las
cuentas de los profesionales e informa que está generando traumatismos, hasta el momento no ha
recibido el pago correspondiente a marzo, teniendo en cuenta que hace bastante tiempo realizo el
cobro de marzo-abril y ahora se empato con el cobro de abril-mayo, por lo tanto, desde financiera de
EMPOPASTO S.A.S. E.S.P. se devolvió la cuenta de marzo-abril por tener fechas muy antiguas, y con la
ayuda de Damaris tuvo que volver a recoger las firmas para nuevamente radicarlo y esto generó una
prolongación de mucho más tiempo, así mismo manifiesta que posiblemente según nos comentó
Janeth Obando, por ser en el mismo mes el cobro de dos cuentas se haría el descuento de retención
en la fuente, lo cual es injusto y perjudicial para cada profesional puesto que las cuentas se presentan
a tiempo al Coordinador Carlos Trujillo y propone realizar un flujograma para la mejora. A lo que la
doctora María Alejandra contesta que desafortunadamente esa es la realidad, pero de eso se trata
esta reunión de mejorar los procedimientos y da la palabra a la Profesional Ana Isabel.

Interviene Ana Isabel y pregunta sobre la intervención que realizo la ingeniera Tatiana, en relación a
los pasos iniciales unas fechas de entrega del informe puesto que lo toma de 1 a 30 de cada mes, pero
los contratos de los profesionales varían en la fecha de acta de inicio y recalca la pregunta de cómo
sería la entrega de la información. A lo que ingeniero John Maya contesta que para la presentación de
este informe se debe presentar todos los insumos que se presentaron del 1 al último del hábil de cada
mes, y se aclara que sería otro informe a presentar a fin de mes.

Interviene Carlos Trujillo y ofrece una disculpa a los profesionales por las demoras en las cuentas e
informa que de ninguna manera ha sido intencional retrasar el avance de las cuentas y propone
realizar el procedimiento para mejorar. Interviene Janeth y da a conocer que una vez las cuentas
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llegan a financiera estas se están demorando hasta 15 días.

3. Contexto general Avances del Proyecto: Enero a mayo de 2020 por Componentes.

El coordinador Carlos Trujillo da a conocer el objeto del contrato interadministrativo 1588-19 el cual
es “Implementación de un modelo de gestión sostenible del agua, la prevención del
desabastecimiento hídrico y aumento de la capacidad adaptativa de los ecosistemas asociados a los
acueductos rurales del Departamento de Nariño”, e informa que el proyecto está encaminado al
desabastecimiento del agua en los municipios, da a conocer que el proyecto se desarrolla en 17
municipios de los cuales 12 presentan acciones directas de restauración en los ecosistemas y en las 17
hay acciones de fortalecimiento. Continua con la presentación y menciona el esquema de
implementación del proyecto que está compuesto por 6 componentes de manera técnica y financiera
los cuales son los siguientes:
Componente 1 aprestamiento
Componente 2 acercamiento comunitarios y sensibilización
Componente 3 formación y capacitación
Componente 4 restauración ecológica
Componente 5 entrega de kits de laboratorio portátil
Componente 6 liquidación
Informa que cada uno de los componentes se profundizará con el profesional Carlos Ortiz y la
profesional Maritza Montenegro de una manera más detallada, continua con la socialización e informa
que se han desarrollado actividades dentro del componente de aprestamiento y el de acercamiento
comunitario y sensibilización, dentro del componente de aprestamiento EMPOPASTO S.A. E.S.P., se
comprometió a realizar una revisión de la documentación entregada por Gobernación de Nariño y una
creación de términos de referencia, da a conocer que se ha realizado verificación en campo de los
municipios de la zona 3 y 2 aunque de la zona 2 el Rosario no se alcanzó de igual manera los
municipios de zona 1 aún no se ha logrado realizar esta verificación en campo por la emergencia
sanitaria del COVID-19, da a conocer que en el momento se está realizado una verificación virtual de
los predios, y en relación a los aspectos técnicos y financieros del proyecto se han encontrado
inconsistencias como; el número de plántulas por núcleo, especies a utilizar, ecosistema, cantidad de
fertilizante, ausencia de clavos en presupuesto, monitoreo seguimiento y evaluación, numero de
juntas a beneficiar.
Continua con el componente acercamiento comunitario y sensibilización y da a conocer que el
objetivo de EMPOPASTO S.A E.S.P., es actuar de una manera articulada con las comunidades para así
lograr las metas del proyecto, por lo cual se realizó una invitación a los 17 municipios para la
socialización del proyecto el día 12 de febrero de 2020, aunque algunos no pudieron asistir pero se ha
tomado medidas frente a esto y se ha organizado reuniones virtuales para la presentación del
proyecto a los municipios del Rosario y Leiva y de igual manera se ha logrado la articulación con
corponariño para no doblar acciones sobre un mismo predio, también se logró la articulación con la
fundación Up2Green para asesoría en cuanto a las especies.
Para terminar Carlos Trujillo menciona los retos y compromisos a mejorar los cuales son: el pago de
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profesionales, actas de reuniones, fechas de entrega a interventor, compromisos de reuniones,
términos de referencia, visitas de campo, ruta metodológica social, solicitud de aprobación a
interventor, avance en la zona 3, protocolos de bioseguridad, sustitución de predios.

4. Socialización Informe Financiero Proyecto

La profesional Janeth Obando da a conocer las actividades administrativas y financieras del proyecto,
las cuales son las siguientes:
Actividades administrativas
• Adecuación de formatos para el proyecto,
• Acompañamiento a coordinador con instituciones para determinar la capacidad y experiencia
frente a la posibilidad de operar los componentes del proyecto,
• Revisión de soportes de cuentas para cobro de honorarios y seguimiento de las mismas
• Participación en reuniones y mesas de trabajo para seguimiento y distribución de tareas
• Apoyo al coordinador en mesas de trabajo para la construcción y revisión de informes y
documentos
• Acompañamiento al abogado en mesas de trabajo en la construcción de los términos de
referencia
• Revisión de actas en coordinación con la secretaria
• Atender los requerimientos de la supervisión y coordinación

Actividades financieras

• Seguimiento a trámite de anticipo del presupuesto

• Participación en mesas de trabajo para la construcción del plan de inversiones y cronograma y
los ajustes necesarios
• Trámite para la adquisición de dotación para el equipo
• Relación de elementos para definir su adquisición dentro del proyecto
• Estructuración del componente financiero por zonas para los términos de referencia
• Comunicación permanente con funcionarios de la subgerencia Administrativa y Financiera de
EMPOPASTO S.A E.S.P.
• Elaboración del informa financiero
• Levantamiento de estudio de mercado

Para terminar Janeth Obando solicita una reunión con Subgerencia para definir los elementos que van
a entrar en los términos de referencia y que elementos van a adquirir EMPOPASTO.S.A. E.S.P.

5. Socialización avances en procesos precontractuales.

El profesional Javier Benavides, da a conocer las obligaciones contractuales las cuales son las
siguientes:
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN

Elaboración de los términos de referencia para los diferentes componentes del proyecto.

• Términos de referencia para el suministro de 266 kits de laboratorio portátiles documento que
se encuentra en revisión para aprobación e inicio de proceso precontractual
• Términos de referencia para restauración ecológica y generación de capacidades para la
restauración ecológica y cambio climático para las tres áreas, documento que se encuentra en
ajustes de acuerdo a las observaciones que realizo el Director a la Subgerencia Socio Ambienta
Territorial
• Términos de referencia para la generación de capacidades de fontaneros, documento que se
encuentra

Seguimiento a los diferentes procesos contractuales de personal

• Contrato 109 Ana Maritza Montenegro, proceso se empezó a surtir desde el mes de febrero
2020, pendiente acta de inicio.
• Cesión contrato 028 Ana milena palta a Carlos Ortiz; en el proceso contractual de cesión del
contrato 028 inicio el día 06 de febrero de hoy el proceso se encuentra en elaboración de
minuta contractual y posterior firma de la misma continuar con el tramite contractual
• Orden de compra; se elabora y revisa con la profesional administrativa y financiera del
proyecto la ficha de bienes y servicio para la compra de elementos personales y carnets,
proceso que se encuentra en revisión para posterior aprobación.

Interviene la doctora María Alejandra e informa que los términos de referencia son prioridad en el
proyecto y los términos de referencia de dotación se deberán entregar en esta semana.

6. Socialización informes Equipo de Profesionales del Proyecto.

La profesional María Paula Martínez da a conocer que dentro del área ambiental se estuvo trabajando
el componente de aprestamiento en el cual se encuentra el informe de avance y el informe de predios
los cuales se clasifican de la siguiente manera:

Informe de avance
• Restauración activa; se realizó diseño del núcleo, arreglo florístico, formatos, actividades
detalladas.
• Restauración pasiva; el equipo técnico trabajo en las actividades detalladas y formatos de
campo para supervisión.
• Mantenimiento; se realizó actividades detalladas, reprogramación en tiempo.
• Monitoreo seguimiento y evaluación; se realizó el cambio en dimensiones, frecuencia de
evaluación y formato de toma de datos.

Informes de predios
• San Bernardo; se verifico los predios de los Monos y Sabanetas
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• Taminango; se visitó cinco predios los cuales son; Especial de Providencia, La Veranera, El
Helechal, El Ventilero y La Palma.
• Cumbitara, se verifico los predios de San Rafael, La Cabecera y La Peña

María Paula concluye dando a conocer las actividades del área técnica que se han realizado hasta el
momento las cuales son: Acompañamiento en las socializaciones del proyecto (San Bernardo, La Cruz,
Cumbitara, Leiva y El Rosario), apoyo en la construcción de la ficha técnica para la contratación del
operador, elaboración de propuesta para sustitución de predios, construcción de propuesta
metodológica y programática para la ejecución del proyecto 1588-19, ajustes en el cronograma de
ejecución del proyecto 1588-19, consolidación de base de datos de viveros.

Continua el profesional Robert Males, dando a conocer los avances realizados en el marco de su
contrato, mencionando que se inició con la revisión del documento técnico en el cual se encontraron
unas inconsistencias en el número de plantas, ecosistemas de referencia, arreglos florísticos y
ubicación de los predios, para lo cual, se realizó una verificación en campo del estado actual de los
predios Cuscungo, Los Alpes, Los Derrumbos, El Plan, La Horqueta y los Potreros, además el
profesional relacionó la necesidad de restauración ecológica de cada uno de ellos y habló de la
propuesta de sustitución de predios construida ante la necesidad evidenciada en campo, de igual
manera se expuso que se realizó el ajuste a las dimensiones y distribución de individuos del núcleo de
restauración ecológica activa.

En cuanto a las especificaciones técnicas se expone que se realizó el ajuste de las especificaciones
técnicas de restauración activa, modificando el diseño del núcleo, los arreglos florísticos para los
ecosistemas de bosque seco y andino, entre otras. Se menciona, también la generación de los
formatos respectivos para las actividades de restauración ecológica activa, pasiva, y de monitoreo,
seguimiento y evaluación. Del mismo modo se incrementó el grado de detalle de las especificaciones
técnicas de todos los componentes de restauración ecológica (activa, pasiva, mantenimiento,
monitoreo, seguimiento y evaluación). También, habla de los ajustes de las especificaciones técnicas
para monitoreo, seguimiento y evaluación, en relación a las dimensiones de las parcelas, los periodos
de evaluación y el número de vértices utilizados.

Robert Males, expone que, con el fin de avanzar en la ejecución del proyecto, se solicitó por vía
telefónica las escrituras públicas de los predios que hacen parte de la zona 1 del proyecto, con las que,
apoyado de imágenes espaciales, la información disponible del Geoportal del IGAC y las coordenadas
de referencia del proyecto, se puso estableces las necesidades de restauración ecológica activa y
pasiva, sin embargo, aclara que esta información es preliminar y requiere de verificación en campo.

Por ultimo menciona las actividades generales en las que ha apoyado, entre estas la respuesta a
solicitudes de interventoría, la generación de una propuesta programática para la ejecución del
proyecto, la construcción de informes mensuales y bimensuales, el directorio de viveros forestales,
socializaciones y la generación de términos de referencia entre otros.

Continua el profesional Ricardo Narváez y da a conocer su informe de avances desde el equipo social
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del proyecto, donde en el componente de aprestamiento, da a conocer que se ha revisado y verificado
la información suministrada por la Gobernación de Nariño, la Interventoría y la Subgerencia Socio
Ambiental Territorial, con el fin de realizar una planificación para el desarrollo del proyecto. Se apoyó
el plan de verificación inicial, para realizar la verificación de predios de los municipios focalizados a
desarrollar el componente de restauración. El equipo social acompañó esta verificación y se articuló
mediante el acercamiento con las alcaldías y la socialización del proyecto a las comunidades en los
municipios de las zonas dos y tres. Igualmente, durante la contingencia de la COVID-19 se siguieron los
acercamientos y socializaciones a las alcaldías faltantes y con personeros municipales de la zona dos.
En el componente de acercamiento comunitario y sensibilización, se ha recolectado la información de
juntas de acueducto, de líderes, de fontaneros, entre otros, para la construcción del directorio de
actores clave. Para la identificación y caracterización de actores se diseñaron los formatos matriz
general y por municipio. Para la actualización del diagnóstico de las juntas de acueducto rural, se
diseñó el formato de visita. Se realizaron acercamientos con las Personerías Municipales del Rosario,
Taminango y Leiva, con el fin de articular el trabajo para la conformación de las veedurías ciudadanas.
En el componente de formación y capacitación, se apoyó al equipo administrativo en la actualización
de los términos de referencia para la fase precontractual de los operadores para el componente de
formación y capacitación en conjunto con el componente de restauración ecológica. Teniendo en
cuenta los cambios en la metodología y las nuevas directrices por la COVID-19.
Finaliza con unas observaciones:
Se mantiene la articulación institucional, con alcaldías y personeros, sin embargo, no ha sido posible el
mapeo de actores y la actualización del diagnóstico de las juntas de acueducto rural, debido a la
imposibilidad de realizar labores de campo.
• Se realizaron los acercamientos con los personeros municipales para articular el trabajo en la
conformación de veedurías ciudadanas, sin embargo, ellos manifiestan la imposibilidad de
conformarlas debido a no poder hacer reuniones con las comunidades y como son
principalmente del sector rural, no cuentan con conectividad a internet.
• Se hallaron inconsistencias en la relación de juntas de acueducto beneficiarias para el caso de
Leiva y El Rosario en la zona dos, requiere de la actualización de información por parte de la
Gobernación de Nariño. Esta información actualizada la están solicitando los municipios
mencionados.
• El trabajo desde casa por contingencia de la COVID-19 ha sido muy limitado para cumplir con
el objetivo contractual, ya que necesariamente para continuar con varios productos a
entregar, como el mapeo e identificación de actores, el diagnóstico de juntas, para la
conformación de los posibles grupos beneficiarios del componente de formación y
capacitación, se requiere de visitas y reuniones en territorio; sin embargo, se ha apoyado al
equipo administrativo en la construcción de los términos de referencia, se apoyó al
coordinador en la construcción de los informes bimensuales, y en algunas respuestas a las
solicitudes de interventoría.
Y por último unas recomendaciones:
• Los personeros municipales recomiendan que para la conformación de veedurías se tenga en
cuenta un presupuesto para su funcionamiento, teniendo en cuenta que son veedores del
sector rural, y para garantizar su trabajo deberán desplazarse a las veredas.
• Con respecto al trámite de cobro, se recomienda mayor agilidad y cumplimiento en las
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responsabilidades de cada uno, porque ha generado traumatismos por la irregularidad del
trámite y la prolongación de tiempo en las revisiones por parte del Coordinador del proyecto.
• Es importante tener claros los protocolos de bioseguridad de EMPOPASTO S.A. E.S.P. para el
equipo de trabajo del proyecto, antes de que haya la posibilidad de salir a campo, teniendo en
cuenta también los requerimientos de cada uno de los municipios.

Continua la profesional Ana Isabel Santander y da a conocer los avances de la zona 1 y 3, los cuales
son;

ZONA 1: Cumbal-Contadero-Gualmatán –Aldana- El Peñol-El Tambo-La llanada

Se realizó el acercamiento con alcaldes: presentación de la profesional –sensibilización – socialización

- articulación –colaboración en la ejecución del proyecto – Enlace comunicación agenda actividades
planificadas –solicitar información de JAAR-fontaneros- Lideres – predios.

En los municipios de la zona 3: logro el siguiente avance:

Ancuya: participó de la socialización convocada por EMPOPASTO 12-02-2020 y con la comunidad se

realizó la socialización del proyecto el día 27 -02-2020 - participantes 40 personas entre ellas
representantes JAAR-JAC-Fontaneros-lideres-funcionarios administración –IDSN, acueductos
beneficiarios 22, 14 no se benefician, existe información de los representantes de los acueductos y su
contacto.

Tablón de Gómez: el día 19 -02 2020 se realizó una reunión con el equipo del proyecto y alcalde para
socializar el proyecto. Y el día 7-03-2020 se socializó con participación de la comunidad-participan 50
personas entre ellas representantes JAAR-JAC-Fontaneros-lideres-funcionarios administración
municipal organización ambiental, emisora- saneamiento. Se benefician 28 acueductos 4 se quedan
por fuera, existe información de los representantes de los acueductos y su contacto.

Municipios zona 3:
La Cruz: participa de la socialización convocada por EMPOPASTO el 12-02-2020 y con la comunidad se
realizó el 3 -03-2020 - participantes 15 personas entre ellas representantes JAAR-JAC-Fontaneros-
lideres-funcionarios administración, acueductos beneficiarios 10 y 19 acueductos no se benefician,
existe información de los representantes de los acueductos y su contacto.

San Bernardo: participan el 12 -02 -2020 socialización convocada por EMPOPASTO y el 3 -03- 2020, se
socializa con participación de la comunidad-participan 60 personas – entre ellas representantes JAAR-
JAC-Fontaneros-lideres-funcionarios administración, es importante resaltar la participación de las
mujeres en este espacio de participación. Se benefician 23 acueductos 13 acueductos se quedan por
fuera, existe información de los representantes de los acueductos y su contacto.

Municipios zona 1:
El Tambo: este municipio se beneficia de 15 acueductos con 996 suscriptores -14 acueductos no se
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benefician, existe información de contacto-ubicación –cargo de las JAAR-JAC-Fontaneros-lideres-
funcionarios administración.

El Contadero: en este municipio se benefician 13 acueductos con 2.328 suscriptores -6 acueductos no

se benefician, existe información de contacto-ubicación –cargo de las JAAR-JAC-Fontaneros-lideres-
funcionarios administración.

Gualmatán: se benefician 8 acueductos, existe información de contacto-ubicación –cargo de las

JAAR-JAC-Fontaneros-lideres-funcionarios administración

La Llanada: 5 acueductos se benefician, existe información de contacto-ubicación –cargo de las JAAR-

JAC-Fontaneros-lideres-funcionarios administración

Cumbal: 25 acueductos beneficiarios. La tola se repite se ubica al acueducto del Chilco con la
información que reporta el municipio, existe información de contacto-ubicación –cargo de las JAAR-
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Aldana: se beneficia de 7 acueductos rurales siendo este el total de acueductos existentes en el

municipio, no se registró el acueducto de Tepup en la información que envió la Gobernación de
Nariño. Este acueducto pertenece al municipio de Pupiales del cual se beneficiados 370 usuarios y los
240 usuarios son de Aldana, obedece a que las veredas donde viven limitan con el municipio de
Pupiales, existe información de contacto-ubicación –cargo de la JAAR-JAC-Fontaneros-lideres-
funcionarios administración.

El Peñol: cuenta con 9 acueductos rurales, el proyecto beneficia a 8 acueductos con 972 usuarios; se
queda por fuera el acueducto rural Torrecilla que beneficia a 45 usuarios existe información de
contacto, ubicación, cargo de las JAAR-JAC-Fontaneros, lideres, funcionarios administración.

Ana Isabel da a conocer otros resultados logrados en este periodo de febrero a mayo 2020:
Ruta metodológica de intervención social en construcción , para los ajustes a las observaciones
realizadas por El ingeniero John Maya se solicita el favor de agendar una reunión con el fin de
clarificar las observaciones y así lograr el producto esperado, se cuenta con el directorio de Actores
zona 1, la matriz para la identificación y caracterización de actores, participar en la construcción de los
términos de referencia para operadores, apoyar propuesta ruta metodológica del proyecto.

Para terminar, manifiesta que las elecciones de las juntas se realizarán el 25 de abril del 2021 e
iniciarán actividades el 01 de julio de 2021. Y recomienda fortalecer la planeación del proyecto para
cumplir con los tiempos establecidos.

Toma la palabra la secretaria Evelyn Benavides y da a conocer que la función y actividad a realizar
dentro del proyecto es llevar una organización en la documentación tanto digital como manual, e
informa que se tiene un nuevo correo institucional el cual es
coordinación.acururales@empopasto.com.co, en cuanto a las actas da a conocer que las tiene el
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN
coordinador Carlos Trujillo y faltarían para recolección de firmas y manifiesta que una vez se pueda
iniciar con las actividades presenciales acoplarse con Janeth para organizar el archivo manual. A lo que
la doctora María Alejandra informa que se debe ser más proactiva para el desarrollo del proyecto.

7. Reflexiones y concertación de compromisos

Toma la palabra la doctora María Alejandra e informa que estas reuniones de comité interno se
deberán realizar más seguidamente para cumplir con los requerimientos del proyecto, y concluye con
dos aspectos:
• Para disminuir la incertidumbre de las fechas del informe financiero, se acuerda que los
profesionales enviaran el informe a final de mes para así realizar un informe integral que es
bimensual.
• Compromiso que realiza la coordinación del proyecto a cargo de Carlos Trujillo donde se
compromete a revisar internamente las fallas para la entrega de las cuentas de cobro.

La doctora María Alejandra realiza la claridad que en ningún momento el documento técnico ni el
proyecto establecen el pago por otros conceptos como el transporte o rubro donde este especificado
para otros conceptos como lo veeduría, es entendible que hay una dificultad en este tema, y se
recomienda que las personas que participan en veeduría participen en los procesos de capacitaciones
para que puedan recibir la bonificación de transporte. Da a conocer que por ley 850 el proceso de las
veedurías es generar un trabajo social de autonomía que no genera ninguna remuneración por ningún
concepto.

Ricardo Narváez interviene y manifiesta que al parecer no se hizo entender bien, la recomendación la
hizo específicamente el Personero de Leiva y es sobre el apoyo que EMPOPASTO S.A. E.S.P. le pueda
garantizar a la veeduría para que haga su control en una o dos visitas a los talleres, teniendo en cuenta
que estos serán dictados posiblemente en las veredas. María Paula Martínez interviene y manifiesta
que lo que el Personero solicito es tener en cuenta que, si se conforma una veeduría en la cabecera,
las veredas que tiene Leiva son muy retiradas, entonces se tendría que pensar en un apoyo al
transporte de los veedores para algunas visitas, o pensar en conformar las veedurías con personas de
las veredas donde se dicten los talleres.

Interviene John Maya e informa que respecto a las cuentas es importante actuar y sacar tiempo para
la revisión de estas, referente a la ruta metodológica informa que se deberá trabajar y se debe realizar
un cambio de fechas con argumentación puesto que en el ajuste que se presentó el 23 de abril hay
fechas que no se van a cumplir y no es la realidad del proyecto, y sobre los términos de referencia el
equipo de trabajo se demoró bastante para la entrega de estos mismos y si aún hay aclaraciones
pendientes no es recomendable sacar un proceso contractual que no esté sus especificaciones
técnicas aprobadas por interventor puesto que es un riesgo. Menciona que el panorama respecto a
contratación no es bueno puesto que las alertas se deben presentar oportunamente a interventoría
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DESARROLLO DE LA REUNIÓN
para su aprobación.
Invita a establecer la ruta crítica del cómo y cuándo se debe establecer las solicitudes a interventor, de
igual manera da a conocer que el día de mañana 02-06-2020 se tiene programa una reunión con
Gobernación de Nariño para la determinación del proyecto.

Se concluye que el día de hoy 01-06-2020 se abordara una reunión para la elaboración de la ruta
metodológica, especificaciones técnicas y términos de referencia, para el día de mañana 02-06-2020 a
las 07:30am presentar los avances en tiempos reales.
El ingeniero John informa que toda documentación que ha sido firmada digitalmente deberá ser
firmada en original para que tenga valides el documento.

La doctora María Alejandra agradece la participación a cada uno de los integrantes de la mesa de
trabajo y da una bienvenida a la profesional Maritza Montenegro y al profesional Carlos Ortiz e
informa que serán de gran apoyo para el proyecto y da por terminada la reunión.

COMPROMISOS
ACTIVIDADES A REALIZAR FECHA RESPONSABLE EFICAZ
Enviar términos de referencia para dotación Hasta el
Javier Benavides
de kits de fontaneros jueves
Enviar términos de referencia de
restauración ecológica, generación de 08-06-2020 Javier Benavides
capacidades con fontaneros.
Revisar y ajustar los procedimientos internos Carlos Trujillo, Janeth
para pagos de los profesionales. Obando
Reajustar la ruta metodológica social Por definir Equipo social
Ingeniero John Maya,
Reunión para elaborar ruta metodológica con
01-06-2020 equipo de trabajo 1588-
tiempos reales
19

ELABORADA POR: Evelyn Yomaira Benavides Acosta

CARGO: Secretaria Contratista proyecto 1588-19
FECHA PRÓXIMA REUNIÓN: 02 de junio a las 07:30

Anexo. Fotográfico
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