MF1 Aspectos y Caracteristicas de Los Sistemas de Informacion

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LOS CENTROS DE DISTRIBUCIÓN
ASPECTOS Y CARACTERÍSTICAS DE
LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ASPECTOS Y CARACTERÍSTICAS DE LOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................................................................................................3
1. ORGANIZACIONES.......................................................................................................................................................................................................3
1.1 Centros de Distribución..................................................................................................................................................................................................4
1.2 Estrategias Competitivas............................................................................................................................................................................................8
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN......................................................................................................................................................................9
2.1 Conceptos Generales...................................................................................................................................................................................................11
3. PROCESAMIENTO DE DATOS.....................................................................................................................................................................13
3.1 Origen y Registro de Datos..................................................................................................................................................................................13
3.2 Preparación de reportes, comunicación y almacenamiento de datos............................16
GLOSARIO .................................................................................................................................................................................................................................17
BIBLIOGRAFÍA.........................................................................................................................................................................................................................18
CRÉDITOS....................................................................................................................................................................................................................................19
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INTRODUCCIÓN
Los Sistemas de Información en los Centros de
Distribución se convierten en una herramienta
fundamental para el tratamiento de los datos que
continuamente ingresan, se utilizan y se generan
como resultado de su operación, ya que son
diferentes las partes interesadas en la actividad que
se desarrolla. La generación de datos es continua en
una organización, por ejemplo: cuando un equipo
está en funcionamiento los está generando, si un
asesor está realizando una actividad comercial, si
un vehículo está haciendo entrega de una carga,
si un proveedor está entregando un pedido, si un
montacargas está trasladando una serie de artículos
desde las estantería hasta la zona de empaque, en
todos estos casos hay algo que resulta y que los
sistemas de información recogen para procesar y
convertirla en información necesaria para continuar
con el proceso siguiente, para tomar decisiones a
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nivel gerencial u operativo o entregar un informe a
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un ente de control, entre otras más acciones que se
pueden realizar.
En este material de formación, encontrará información para determinar el impacto e importancia de un

sistema de información en el desarrollo de las actividades de una organización, especialmente en un centro de
distribución.
1. ORGANIZACIONES
Las organizaciones, en un contexto comercial, hacen referencia a un conjunto de personas, recursos y medios
organizados de forma intencional y planificada, enfocada a lograr un mismo objetivo, económico o social.
Este concepto es muy similar al término empresa, el cual está enfocado específicamente en la rentabilidad
y sostenibilidad en un mercado y, por ende, en la generación de riqueza.
La Guía de Responsabilidad Social ISO 26000 de ICONTEC, define la organización como una entidad
o grupo de personas e instalaciones con responsabilidad, autoridades y relaciones establecidas y objetivos
identificables.


La gráfica complementa la última definición, ya que esta muestra las relaciones que se establecen entre
los recursos, cada uno tiene una responsabilidad dentro de la organización, ya sea proveer un servicio o
producto, gestionar la información, transformar una materia prima o generar valor.
Tanto las organizaciones como las empresas tienen una estructura de personas con responsabilidades
sobre unas actividades específicas. Estas, a su vez, componen una serie de procesos que unen el esfuerzo
humano, técnico y tecnológico para lograr un objetivo específico dentro de un sistema llamado empresa
que, actualmente en su gran mayoría, tienen un enfoque basado en procesos, los cuales poseen unas fuentes
de entradas, actividades, salidas y receptores de las salidas; estos últimos tienen como resultado elementos
que necesita el siguiente proceso para trabajar, un producto o servicio final.
1.1 Centros de Distribución
Algunas empresas cuentan con Centros de Distribución, son espacios planificados para ubicar, mantener
y manipular mercancías y materiales (Mora, 2011). Las actividades que se desarrollan son diferentes de
acuerdo con el tipo de operación; sin embargo, estas se complementan dado que funcionan como un sistema,
con entradas, salidas y controles de procesos e información. En esta definición aplican diferentes técnicas y
procesos logísticos que permiten la optimización de los procesos de una organización, disminuyendo costos
y tiempos.


Los Centros de Distribución no funcionan como islas dentro de una organización, es necesaria la interacción
permanente con sus diferentes áreas, ya que con su funcionamiento sistémico logran dar continuidad a la
información que ingresa, por ejemplo: un pedido de un cliente puede pasar desde el área de servicio al cliente
o de ventas a compras, luego a producción y por último, al proceso de empaque y despachos, manteniendo
siempre las especificaciones de la solicitud inicial del cliente, agregando valor en cada actividad.
Ver un centro de distribución como un sistema, permite incluir diferentes actividades y procesos que participan
en la operación, tales actividades son: los procesos de entrada hacen referencia a toda la información que
ingresa o algún tipo de recurso que se requiere para que el centro de distribución funcione, en este caso
serían los productos o servicios comprados, la información suministrada por lo proveedores y clientes y el
resultado de procesos de logística inversa. En cuanto a los procesos internos, significa las actividades de
almacenamiento de materias o mercancía, administración óptimo del inventario, atención oportuna de los
pedidos, facturación, cargue y despacho de lo almacenado.
Dentro de los procesos de salida, se contemplan las acciones de transporte, distribución y entrega eficiente
de productos, servicio al cliente y servicio posventa.
Objetivos de un centro de distribución
Los principales objetivos de un Centro de Distribución están enfocados en la eficiencia y eficacia de la

operación, siendo un reto permanente la disminución de sus costos. De forma general se presentan los
objetivos a continuación:
» Realizar balanceo entre la producción y demanda de un producto, administrando adecuadamente su

inventario.
» Entregar los materiales o productos bajo la metodología de justo a tiempo a los clientes finales.
» Tener control permanente sobre los inventarios de materiales y mercancías.
» Desarrollar estrategias de consolidación de mercancía cuando provienen de diferentes plantas o
empresas y su destino es un mismo cliente.
» Alcanzar un movimiento permanente de la mercancía, con el fin de hacer más eficiente la operación.


El sistema logístico
Actividades de un Centro de Distribución
Dentro de las actividades que se realizan dentro de un Centro de Distribución, se puede establecer una
clasificación básica así:
1. Procesos de recepción: es el primer proceso que se realiza en el flujo operacional del centro, está
compuesto por la recepción y la ubicación de la mercancía que se puede recibir de diferentes formas,
como se indica a continuación:
Paletizado: hace referencia a la A granel: método utilizado para En arrume: este tipo de recibo,
ubicación de la mercancía sobre cierto tipo de mercancía que, se hace con productos en cajas
estibas de madera o plástico, por su cantidad y forma, deben o en bultos, ese es el caso del
previo embalaje, el cual es ser entregados en empaques recibo del café.
realizado por el proveedor. individuales, por ejemplo: el
arroz, el frijol, azúcar, entre
otros.


2. Procesos de almacenamiento: tiene como fin proteger y conservar los materiales o mercancía en
condiciones óptimas durante un espacio de tiempo determinado, es decir, con las características y
atributos con los cuales ingresaron al centro y con las que el cliente las necesita para satisfacer sus
necesidades.
3. Procesos de salida: está compuesto por las actividades al final del flujo dentro del centro, tales
como el picking, empaque y embarque.
Actividades secuenciales del centro de distribución


1.2 Estrategias Competitivas
Teniendo en cuenta lo anterior, las estrategias competitivas buscan tomar decisiones acertadas en los
momentos en que se requiera para lograr algo que se pretenda, puede ser el objeto de la estrategia misma,
ya sea la participación en un mercado, el aumento de atención a nuevos clientes, la disminución de tiempos
de entrega de un producto, la satisfacción de los clientes, entre muchos otros aspectos que son relevantes
en una organización.


Tal como se muestra en la gráfica anterior y complementando las definiciones, en las estrategias se requiere
una idea o un concepto con el cual un equipo de personas o de recursos puedan trabajar para lograr un
objetivo en común, el cual se define según la necesidad o las políticas de la empresa.
Según Karla Escalante, autora del libro Estrategias Competitivas, establece que estas son la combinación
de los fines (metas) por los cuales se está esforzando la empresa y los medios (políticas) con los cuales
está buscando llegar a ellos y establece un proceso de formulación que contempla identificar el sector del
mercado en que se encuentra posicionada actualmente la competencia, establecer qué está sucediendo en
el entorno y qué es lo que debería estar haciendo la empresa. Lo anterior resalta la necesidad de conocerse
como empresa, su entorno y lógicamente la competencia, con el fin de definir cuál será el concepto con el
cual se logrará un determinado fin, que estará relacionado con las sostenibilidad de la organización en un
mercado, el cual está tan dinámico que necesita más herramientas para agregarle valor a su operación
que al final el cliente pueda percibir una experiencia diferente a la que le pueden estar ofreciendo, para
satisfacer sus necesidades.
Tomado de: Escalante, K. (2009). Estrategias Competitivas. El Cid Editor.
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
Teniendo en cuenta el dinamismo de los mercados que se mencionaba anteriormente y específicamente las
empresas que están inmersas en él, les ingresan y generan gran cantidad de información relacionada con
todas las partes interesadas en su actividad, ya sean proveedores, clientes, el gobierno, otras empresas y
hasta la misma comunidad o sociedad que se encuentra en su entorno de acción, y cada una de estas juega
un papel importante en el logro de los objetivos organizacionales, en la rentabilidad y su sostenibilidad,
motivo por el cual se debe tratar adecuadamente todas estas entradas y salidas de información.


Considerando que la empresa se comporta como un sistema, que se denominará sistema de información,
y realizando una subdivisión más precisa en sus componentes, se puede considerar que el sistema de
información es un trinomio constituido por (Díaz, 2013):
› Una estructura de decisión.

› Una actividad transformadora y operante, concretada en un conjunto de reglas de gestión.
› Un conjunto de informaciones.
Dicho sistema recibe unos estímulos concretados en solicitudes y utilizando el conjunto de las informaciones
patrimonio del sistema, según indican sus reglas de gestión, elabora unos resultados que son enviados al
exterior (Díaz, 2013).
Esta es una forma textual de describir lo que sucede al interior de un sistema de información de una
empresa, el cual funciona como la red de neuronas y venas del cuerpo humano, que constantemente recibe
estímulos de diferente procedencia, los procesa y los convierte en una respuesta u acción.
Los sistemas de información pueden ser enfocados en diferentes aspectos o necesidades, en el mercado
actual pueden encontrarse diferentes tipos, entre los más comunes están:
Sistemas de procesamiento de transacciones
› Los cuales procesan la información producida en la operación cotidiana de la organización, la cual

es necesaria para toma de decisiones a nivel operacional y táctico.
Sistema de control de procesos de negocio
› Permiten tener información en tiempo real del estado de la operación, específicamente en plantas
industrial o de manufactura.


Sistemas de colaboración empresarial
› Es una de las opciones con mayor cobertura organizacional dada la posibilidad de múltiples
usuarios, se puede integrar desde los proveedores hasta los clientes.
Sistemas de información de gestión
› Se enfocan en apoyar la toma de decisiones a nivel gerencial, ya que soportan la gestión de la

organización, con informes estadísticos que recopilan datos de diferentes fuentes.
Sistema de apoyo a la toma de decisiones
› Este modelo también sirve de soporte para la toma de decisiones gerenciales o directivas,
especialmente cuando esta la necesidad de proyectar nuevos mercados o posibles inversiones de
capital en nuevas unidades de negocio.
Sistema de información ejecutiva
› el cual presenta la información más relevante de la información de forma gráfica y dinámica,

permitiendo conocer lo necesario para que la alta dirección tome las acciones pertinentes según
la situación.
2.1 Conceptos Generales
Los datos son valores, hechos, evidencias sobre un aspecto concreto de un objeto o concepto: si queremos
comprar un apartamento, la antigüedad del edificio, donde está, la reforma a la que se sometió o los
materiales de construcción, son los datos de los que podemos disponer (Marco et al., 2013).


En una organización los datos se generan en múltiples momentos de la operación, la cantidad de unidades
producidas, el número de trabajadores por turno, la cantidad de pedidos despachados, el tiempo de
recorrido en la entrega de un producto, el valor del inventario de la materia prima.
Cuando estos datos se combinan de tal manera que en conjunto dan una idea elaborada sobre aquel objeto
o concepto, entonces decimos que tenemos una información: en el ejemplo anterior, esos datos ordenados y
relacionados nos dan la descripción del edificio donde está el apartamento que se quiere comprar (Marco
et al., 2013).
En las empresas, puedo tomar todos los datos, recopilarlos adecuadamente y convertirlos en información
relevante que pueda permitir tomar decisiones de forma objetiva, por ejemplo, dada la cantidad de personas
en un turno y la cantidad de unidades producidas, puedo establecer si el costo de producción por cada
unidad, aumentó, disminuyó o se mantuvo estable frente a la semana anterior.
Luego del proceso de tomar datos y revisarlos de forma conjunta y ordenada, se obtiene información, esta
también puede evolucionar rápidamente, ya que si esta hace referencia a temas desconocidos y útiles,
permite tomar decisiones en diferentes niveles de la organización, como operativo, táctico o estratégico; esto
sería generación de conocimiento, un gran resultado para la mejora continua, sostenibilidad y posiblemente
el aumento de la competitividad en un mercado, puesto que se puede llegar a tener un factor diferenciador
que agregue valor según las necesidades identificadas.


3. PROCESAMIENTO DE DATOS
El procesamiento de datos hace referencia a la manipulación adecuada de los datos, de forma que generen
información objetiva y útil a la organización para su mejora y continua evaluación. El volumen de datos
varía de acuerdo con la actividad y el tamaño de las empresas, así como la forma de captura y registro. En
la actualidad están soportados por los grandes avances de la tecnología, la cual disminuye las limitaciones
de espacio y tiempo, ya que no es necesario estar junto a un equipo de cómputo para registrar los datos
efectivamente.
El procesamiento de datos se da de una forma cíclica que se compone de las siguientes etapas: origen,
registro, preparación, comunicación y almacenamiento de datos.
3.1 Origen y Registro de Datos
En cuanto al origen de los datos, este varía según la naturaleza y son conocidos como documentos fuente.
De igual manera, pueden estar de forma escrita por medio de símbolos o gráficos, tales pueden ser una
solicitud de pedido, una factura de compra venta, un reporte de inventario, entre otros; sea cual sea el
medio en el cual se contenga los datos, es conveniente establecer y seguir un método de custodiarlo para
garantizar su integridad e impedir la manipulación indebida.


El registro de los datos se relaciona con el soporte y su medio (datos consignados), esta acción denomina
el seguimiento de un proceso que debe ser sistemático y que debe cumplirse para consignar los datos en un
medio, editarlos, codificarlos y clasificarlos.
Las etapas en la función del registro de datos son los siguientes:


Comparación y análisis
Estos procesos muestran qué factores determinan el destino, tratamiento y aplicabilidad de los datos; existen
atributos, tales como el orden, naturaleza, proporción, relación, similitud o valor relativo de los datos.


3.2 Preparación de reportes, comunicación y almacenamiento de datos


GLOSARIO
Competencia: empresas o personas que realizan una misma actividad comercial dentro de un mercado,
teniendo aspectos similares en los atributos del producto o servicio, precio, garantía o algún otro aspecto
relacionado.
Distribución: actividad relacionada con el traslado de materiales, mercancía o productos terminados

desde un punto a otro, por ejemplo: el proceso de distribución de panales de huevo, puede ir desde la granja
avícola hasta el supermercado donde se comercializa.
Estiba: elemento que generalmente está elaborado a base de madera o plástico reciclado, el cual se utiliza
para ubicar sobre los materiales y productos en proceso y finalizados, con el fin de protegerlos y conservar
sus características, también permite dar orden a la bodega de almacenamiento o centro de distribución.
Estrategia: conjunto de acciones definidas de forma planificada, encaminadas al logro de objetivo

organizacional o personal.
Mercado: escenario donde se enfrenta la oferta y demanda de productos y servicios, donde los clientes
tienen la opción de comprar y escoger el que satisfaga en mayor forma sus necesidades.
Nivel Táctico: hace referencia al nivel jerárquico en la organización, que puede supervisar o coordinar las
actividades que se realizan en el nivel operativo.


BIBLIOGRAFÍA
Almacenamiento, centros de distribución y operaciones. (s.f.). https://d2vvqscadf4c1f.cloudfront.net/

BKFpa0v7Sh2nejFSyoNW_Almacenamiento.pdf
Díaz, L. (2013). Sistemas de información en la empresa. Universidad de Alcalá Servicio de Publicaciones.
Escalante, K. (2009). Estrategias Competitivas. El Cid Editor.
González, F. (2007). Introducción a los sistemas de información: fundamentos. https://www.uv.mx/personal/

artulopez/files/2012/08/FundamentosSistemasInformacion.pdf
Londoño, J. (s.f.). Gestión en centros de distribución. https://campusvirtual.univalle.edu.co/moodle/pluginfile.

php/443555/mod_resource/content/1/ALMACENAMIENTO.pdf
Marco, J., Marco, M., Macau, R., Pastor, J., Rodríguez, J., Guitart, I. (2013). Sistemas de información (en las
organizaciones). Editorial UOC.
Mora, L. (2011). Gestión logística en centros de distribución, bodegas y almacenes, Ecoe Ediciones.
Porter, M. (1991). Estrategia competitiva. Editorial Continental.
Real Academia Española. (2001). Competitiva. En el diccionario de la lengua española. https://dle.rae.

es/?w=competitivo
Real Academia Española. (2001). Estrategia. En el diccionario de la lengua española. https://dle.rae.

es/?w=estrategia


CRÉDITOS
Equipo Contenido Instruccional
Centro de Comercio y Servicios – Re-

» Gloria Matilde Lee Mejia Responsable Equipo
gional Tolima
Centro de Biotecnología Industrial

» Alejandro Esteban Castillo Ruiz Desarrollador de contenido
Regional Valle
Centro Atención Sector Agropecuario

» Elizabeth Mena Rengifo E-Pedagoga instruccional
Regional Risaralda

» Rachman Bustillo Martínez Evaluador de contenidos
Regional Risaralda

» Érika Alejandra Beltrán Cuesta Evaluadora de calidad instruccional
Regional Risaralda
Centro de Diseño y Metrología

» Maritza Paz Calderón Desarrollador Instruccional
Regional Distrito Capital
Centro Industrial del Diseño y la

» Rafael Neftalí Lizcano Reyes Diseño Instruccional
Manufactura - Regional Santander
Equipo Diseño y Desarrollo

» Francisco José Lizcano Reyes Responsable Equipo

» Luis Gabriel Urueta Diagramación web

» Nelson Iván Vera Briceño Producción audiovisual

» Edward Leonardo Pico Cabra Desarrollo front-end

» Jhon Jairo Urueta Alvarez Desarrollo front-end

» Eulises Orduz Amezquita Desarrollo actividades didácticas

» Ernesto Navarro Jaimes Construcción documentos digitales

» Leyson Fabian Castaño Perez Integración de recursos y pruebas


Equipo de gestores de repositorio
Administrador repositorio de Centro de Comercio y Servicios –

» Kely Alejandra Quiros Duarte
contenidos y gestores de repositorio. Regional Tolima
Recursos gráficos
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› Una estructura de decisión.

Sistemas de procesamiento de transacciones

› Los cuales procesan la información producida en la operación cotidiana de la organización, la cual

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Sistemas de colaboración empresarial

Sistemas de información de gestión

› Se enfocan en apoyar la toma de decisiones a nivel gerencial, ya que soportan la gestión de la

Sistema de apoyo a la toma de decisiones

Sistema de información ejecutiva

› el cual presenta la información más relevante de la información de forma gráfica y dinámica,

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Distribución: actividad relacionada con el traslado de materiales, mercancía o productos terminados

Estrategia: conjunto de acciones definidas de forma planificada, encaminadas al logro de objetivo

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