LOGÍSTICA DE EVENTOS Unidad 1 Enero-Abril 19

INTEGRACIÓN DEL COMITÉ ORGANIZADOR.

Cualquier entidad económica que pretenda llevar a cabo un evento, necesariamente deberá
prever las alternativas que se encuentran a su alcance para instrumentar una estructura orgánica
que permita optimizar los recursos de que dispone, evitar cargas de trabajo, duplicidad de
funciones, obstáculos en la comunicación y en general cualquier desviación que interponga
barreras para una adecuada administración. En este sentido, se deberá vigilar que se cumpla con
los principios básicos para delegar autoridad y compartir responsabilidad, a fin de capitalizar
eficientemente los resultados que se han estimado.

Estructura orgánica.

Para cumplir con dichas expectativas, se recomienda adoptar un sistema de organización que
responda, entre otros aspectos; a las características y magnitud del evento, objetivos, alcances y
limitaciones de la entidad organizadora, nivel de operaciones así como a todos aquellos factores
que permitan normar un criterio para establecer con la mayor eficiencia posible, un óptimo
sistema de organización.

Funciones.

Aunado a los planteamientos anteriores es conveniente hacer mención que en la actualidad no

existe un modelo organizacional que se adapte a cualquier tipo de evento, sin embargo, a
continuación se presenta una propuesta de organización que pudiera requerir en general
cualquier tipo de evento.

Sin el afán de profundizar en la explicación de las áreas que integran la estructura orgánica del
comité a través del análisis detallado de puestos, a continuación se presenta la descripción
general de las áreas funcionales que lo integran.

Consejo Directivo: Se considera como el órgano máximo rector dentro de la organización.

Generalmente se encuentra integrado por los principales ejecutivos y directivos de la entidad
económica organizadora, pudiendo además contemplar la participación de especialistas de la
materia en calidad de asesores asi como de personalidades destacadas con carácter honorario.

Su función básica se divide en dos grandes áreas, la primera consiste en; analizar, evaluar y
autorizar todos y cada uno de los elementos que conforman el proyecto integral. Por otra parte,
gestiona ante las instancias necesarias, los apoyos que demanda el proyecto para su óptimo
desarrollo.

En segundo término, su función consiste en presidir todas aquellas actividades de orden

protocolario, pudiendo citar como ejemplo de ello; Ceremonia de inauguración y clausura así
como la recepción de invitados especiales.

Coordinador General: Es el encargado de dirigir, coordinar, supervisar y controlar, todas y cada

una de las actividades que demanda el evento para su desarrollo, delegando para ello, autoridad
a los coordinadores de área y compartiendo responsabilidad en cada una de las fases del evento.

Por otra parte, vigilará la correcta observancia y aplicación de las políticas, lincamientos normas y
procedimientos que contribuyan al cumplimiento de los objetivos trazados.
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Coordinación Técnica: Su función principal sería diseñar el programa de actividades en sus

diferentes modalidades, atendiendo a las características, necesidades y expectativas de los
participantes, asi como los objetivos del evento.

Será responsable de concertar la participación de expositores, conferencistas e instructores,

además de supervisar el estricto cumplimiento de las actividades de trabajo programadas en el
marco del evento.

Por otra parte, deberá integrar el curriculum correspondiente de las personas antes referidas para
efecto de presentación y seguimiento.

Finalmente, estará bajo su responsabilidad preparar el material necesario para la formulación de

la memoria del evento.

Coordinación de Comercialización: Está área será responsable directa de diseñar el plan

estratégico de medios que permitan difundir en el mercado la imagen corporativa del evento a
efecto de darlo a conocer, sensibilizar a la demanda potencial y coadyuvar a alcanzar los
máximos niveles de asistencia.

De igual manera, estará bajo su cargo la selección y programación de los elementos que integran
la mezcla promocional y a partir de ello, formular el presupuesto para su respectiva revisión y
aprobación.

Coordinación de Operaciones: Es el área encargada de realizar todo tipo de negocio con los
prestadores de servicios y supervisar el fiel cumplimiento de los mismos, de conformidad a los
términos y condiciones ofrecidas a los clientes, buscando siempre los máximos niveles de
eficiencia y calidad. De igual forma, solucionara los imprevistos que pudieran surgir durante el
desarrollo del evento con respecto a los servicios que a esta área competen.

Coordinación de Administración y Finanzas: Es la responsable de establecer los sistemas

contable-administrativos que permitan ejercer un estricto control de los ingresos que se generan
por concepto de cuotas de inscripción, patrocinios, subsidios y donación entre otros, así como los
egresos en que se incurrirá para cubrir los gastos propios del evento. Del mismo modo, cumplirá
con las obligaciones de carácter tributario y formulará los estados financieros.

Finalmente deberá suministrar a las diferentes áreas los recursos que requieran para su óptimo
funcionamiento.

http://sextosemestrecetis13-2015.blogspot.mx/2015/03/8-servicios-requeridos-para-la.html

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Comité directivo

• Presidente. Es el que tiene la mayor responsabilidad del evento y, prácticamente, es sobre

quien recae el éxito o fracaso del mismo: planea, organiza, dirige y controla las actividades
generales, y toma las decisiones de mayor responsabilidad.
• Vicepresidente. Su función es auxiliar al presidente en los actos y comisiones que éste le
encomiende, conseguir el mayor número posible de donativos y patrocinios y apoyar al
tesorero o coordinador de finanzas para obtener los financiamientos necesarios.
• Secretario. Programa las juntas del comité organizador, convoca y garantiza su asistencia,
elabora actas y da seguimiento a los acuerdos que se tomen.
• Tesorero. Elabora los programas y los presupuestos de ingresos y egresos, vigila
estrechamente su desarrollo y hace cumplir lo establecido; determina cómo y cuándo debe
ingresar el dinero, así como los métodos de financiamiento. Igualmente implanta políticas
adecuadas para las fechas y cantidades que van a gastarse.
• Vocal(es). Se desempeñan como auxiliares de alguno(s) de los miembros del comité
directivo.

Comités especializados

1. Comité de finanzas. Maneja el aspecto económico del evento.

2. Comité de programa. Determina un programa interesante de trabajo para el evento, decide
qué temas van a tratarse, subtemas y conferenciantes, en coordinación con el comité de
festejos, alternando los eventos sociales y de trabajo para asegurar un ameno desarrollo de
los mismos.
3. Comité de alojamiento. Asegura a los huéspedes y delegados habitaciones satisfactorias.
4. Comité de recepción y hospitalidad. Funciona como anfitrión de los asistentes en todos los
actos del evento, asignando edecanes y personas adecuadas para cada ocasión.
5. Comité de festejos. Planifica los eventos sociales, como paseos por la ciudad, fiestas,
comidas, etc., de acuerdo con el comité de programa incluyendo las actividades artísticas y
recreativas.
6. Comité de publicidad. Promueve el evento en los lugares donde considere que se encuentran
sus asistentes potenciales, para lograr la máxima asistencia, así como de toda la publicidad
pagada en los medios de comunicación.
7. Comité de relaciones públicas. Busca conseguir una buena imagen de la reunión, mantener
las buenas relaciones entre los que integran el comité organizador y los asistentes y, por
supuesto, intentará aparecer en los medios de comunicación como noticia (la difusión gratuita
del evento en la medida de lo posible).
8. Comité de ornato y rotulación. Se encarga de elaborar letreros para los eventos sociales y de
trabajo y la supervisión de la decoración de los salones que van a utilizarse.
9. Comité de registro. Realiza el registro de los participantes, entrega de material, control de
asistencia y entrega de diplomas.
10. Comité de transporte. Consigue precios especiales para el traslado de los participantes desde
su lugar de origen, se encarga de la transportación interna a los eventos de trabajo (si fuese
necesario) y a los eventos sociales.

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11. Comité de exposiciones. Se encarga de obtener el espacio necesario para las exposiciones,
prepara los folletos para su promoción, subarrienda los espacios a quienes exhibirán y
controla su desarrollo.
12. Comité de personal. Su función es facilitar el personal requerido durante el desarrollo del
evento: guías, intérpretes, traductores, secretarias, decoradores, electricistas y personal para
montaje y desmontaje de las exposiciones.
13. Comité de servicios generales. Éste sirve de apoyo directo a los demás comités en
actividades como montaje de salones, sacar copias fotostáticas, copia de disquetes para
entregar a los participantes, etcétera.
14. Comité de honor. Su función es puramente honorífica y su presencia tiene lugar sólo en los
actos solemnes de inauguración y clausura.

Servicios Complementarios

También se cuenta con un amplio catálogo de servicios complementarios para realizar otros tipos
de eventos y guías turísticas. Dentro de los principales se pueden contemplar:

 Grupos musicales, sonidos, karaoke.

 Guías de turismo.
 Regalos y entretenimiento para su evento.
 Fiestas temáticas y eventos de integración.
 Audiovisuales y traducciones simultáneas.
 Mesa de hospitalidad.
 Excursiones y paseos por la ciudad.
 Asistencia de emergencia 24x7.
 Tour exclusivos para VIP.
 Renta de carpas, flores, arreglos, decoraciones, entre otros.
 Stands.

MANEJO DE CATÁLOGO DE TARIFAS Y PROVEEDORES.

El manejo de un catálogo de proveedores permite tener aleados que te ayuden a sacar adelante
tú evento.

Dependiendo del tipo de evento y de la cantidad con la que se cuente para organizarlo será el
tipo de proveedor que se pueda contratar.

Es importante que no sólo nos quedemos con un solo proveedor porque eso nos permite ampliar
nuestros horizontes y conocer la diversidad de servicios; y con ello poder adecuarnos a cada
cliente según sus necesidades y su presupuesto.

Según Ramón, V. (2016). define el manejo de proveedores como el proceso mediante el cual la
organización se asegura de contar en su Base, Registro o Plantilla de Proveedores con los
mejores, comprometidos y dispuestos para contribuir a la generación de valor añadido para lograr
que ambas partes obtengan beneficios; a partir de:

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 Disminuir y reducir los costos de la Cadena de Suministro, identificando y eliminando

los costos que no agregan valor añadido al proceso.
 Impulsar y desarrollar un proceso de mejora continua al interior de los
Proveedores, para que sean más competitivos.
 Fomentar la asociación y cooperación entre grupos de proveedores para lograr mejor
posición en los procesos de negociación.
 Garantizar el suministro de bienes y servicios al cliente externo, transfiriéndole parte
del valor añadido obtenido en la cadena, vía reducción de precio.

De acuerdo con lo anterior y consciente de la importancia de los proveedores en la cadena de

suministro para asegurar la calidad requerida por el cliente, el profesor Kaoru Ishikawa en su
obra “Qué es el Control Total de Calidad La Modalidad Japonesa” cuando se refiere a los
proveedores, plantea:

“Entre comprador y proveedor debe existir mutua confianza y cooperación, y la decisión de vivir y
dejar vivir basada en las responsabilidades que las empresas tienen respecto al público”.

Continuando con la obra del profesor Ishikawa, él plantea diez principios que se deben seguir
para garantizar un control de calidad entre comprador y proveedor, que van desde la
responsabilidad de cada uno de ellos por la aplicación del control total de calidad, pasando por la
independencia, el compartir información, la realización de acuerdos y/o contratos, la
responsabilidad del proveedor de entregar bienes de calidad, acuerdos de metodologías de
evaluación y la responsabilidad de pensar siempre en el consumidor final.

Para Porter, cuando presenta las cinco fuerzas competitivas en que se fundamente la estrategia
competitiva, los proveedores es una de ellas. Parte de la base que se deben establecer
relaciones comerciales de largo plazo para que contribuyan a la generación de valor añadido,
basados en la confianza, transparencia, fundamentando esas relaciones en las reducciones de
costos y para lo cual planteo directrices como aprovechar las economías de escala, la
integración, la ubicación geográfica y los factores institucionales de política gubernamental.

Finalmente, Timothy M. Laseter, hace notar la importancia de crear un modelo de abastecimiento

equilibrado y para lo cual plantea la necesidad para que las organizaciones desarrollen
habilidades organizacionales que permiten que una compañía equilibre eficazmente su
compromiso de establecer relaciones de Ishikawa Kaoru. Qué es el Control Total de Calidad. La
Modalidad Japonesa. Cooperación con los proveedores y establecer precios competitivos en
dichas relaciones.

El manejo integral de proveedores. Una manera de construir valor

a) Selección e Inscripción:

La organización debe contar con un registro de proveedores, que garantice el suministro de los
bienes y servicios de acuerdo con sus necesidades y en las condiciones definidas en el proceso
de negociación.

De esta manera, la calidad del registro y el número de proveedores se convierte en el medio más
no en la meta, pues lo que se busca es garantizar el suministro. Ante esta situación, la
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organización debe fijar unas políticas y estrategias, que deben estar alineadas con las políticas y
estrategias corporativas, para consolidar la base de proveedores; que le permita contar con “lo
mejor de lo mejor” que exista en el mercado de suministros, a nivel local e internacional y para
conseguirlo debe fortalecer el proceso de inteligencia del mercado de suministros.

Al segmentar la Base de Proveedores se busca que los proveedores centren su operación en el

suministro de los bienes y servicios que fundamentan su negocio, lo que permite definir la
estrategia de abastecimiento de acuerdo con el Plan Estratégico y le contribuye al proveedor a
fortalecer sus líneas de negocios y por ende lograr un mayor nivel de especialización.

Dependiendo de la manera como los proveedores impacten a la organización será la

segmentación; por lo tanto, para cada segmento, se tendrán estrategias, relaciones comerciales
y manejos diferentes.

b) Evaluación del desempeño:

 Una vez definida la segmentación de los proveedores, el paso siguiente es establecer como
ha sido su Evaluación del desempeño, con el fin de:
 Identificar las oportunidades de mejora.
 Disminuir el riesgo del aprovisionamiento a partir de la disminución de los retrasos en la
Cadena de Suministro.
 Dar criterio a los encargados de negocios para que tomen decisiones con base en el
desempeño y así dar transparencia a la asignación de negocios.
 Potencializar la capacidad del proveedor y/o contribuir a la mejora de su motivación.
 Verificar el comportamiento y seguimiento de la capacidad de cumplimiento del proveedor.
 Lograr que todos los proveedores estén por encima de la calificación definida como objetivo
estratégico de la Organización.
 El cumplimiento de los objetivos presentados, depende en gran parte, de la manera como
se realice la evaluación y para garantizar su efectividad, se presenta la siguiente
metodología:
1) Definición de las políticas y procedimientos
2) Definición de los criterios con sus ponderaciones
3) Desarrollo e implementación de herramientas tecnológicas
4) Capacitación a los clientes internos
5) Presentación de resultados
6) Generación de Planes de mejora

c) Desarrollo:

El Desarrollo de Proveedores es el conjunto de acciones integradas y coordinadas que apuntan

al fortalecimiento de las relaciones con los Proveedores de la organización.

Cuando se implanta un Programa de este tipo, lo que se busca es aumentar la Productividad y

Competitividad de las cadenas productivas de los proveedores que la integran y que forman parte
de la red que suministran las materias primas, insumos y demás bienes y servicios que la
organización requiera, de acuerdo con cada uno de los segmentos definidos.

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Un programa de este tipo para el caso Colombiano se fundamenta debido a que las
organizaciones actualmente se encuentra que el 20% de los proveedores suministran el 80% de
los bienes y servicios y que el 80% de los proveedores suministran el 20% de los bienes y
servicios. (Relación que en dinero tiene el mismo comportamiento: el 80% del presupuesto de
compras es asignado al 20% de los proveedores). Esta situación ha originado una gran cantidad
de proveedores catalogados como “pequeños” que buscan una participación en el 20% de los
presupuestos de compras; pero que al trabajar de manera aislada, no pueden dar soluciones a
sus problemas internos para que sean proveedores más competitivos o si cabe el calificativo de
“clase mundial”.

d) Productividad:

Los programas de productividad de los proveedores, al igual que el de desarrollo, tienen su

justificación en la responsabilidad social que tienen las organizaciones grandes para jalonar a las
pequeñas; pues al tener en cuenta que en los países tercermundistas, gran parte de la economía
es gestionada por la pequeña empresa; resulta apenas lógico esta situación; ya que para evitar o
disminuir la desarticulación que existe entre la gran empresa y los proveedores pequeños; estos
últimos deben evolucionar al mismo ritmo de las grandes organizaciones; para:

 Incrementar el nivel de productividad y competitividad en los proveedores,

especialmente, de los estratégicos y así contribuir a mejorar el tejido industrial del país.
 Participar en los beneficios que la relación ganar - ganar genere.
 En la gráfica siguiente se presenta lo que busca un Programa de Productividad de
proveedores:

e) Reconocimiento y Exclusión:

Los objetivos del reconocimiento de los proveedores hace referencia con:

 Informar los resultados de periodos anteriores y hacer notar la importancia de ellos en el

logro de los mismos.
 Informar el Plan Estratégico de la Compañía en materia de requerimientos con vista a
más de un año.
 Afianzar la relación Empresa Proveedor (Gana Gana).
 Reconocer públicamente a los Proveedores que por segmentos hayan obtenido las
mejores evaluaciones.
 Invitarlos a que continúen generando valor para la cadena. Mientras que con los de la
exclusión se busca:
 Racionalizar el Registro de Proveedores para garantizar que se cuente con los que
realmente generen valor.
 Disminución de costos y optimización de recursos humanos, administrativos,
tecnológicos e informáticos
 Establecer el procedimiento para excluir un proveedor de la plantilla de la organización

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 Definir las áreas responsables de formalizar la exclusión.

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LA ESTRUCTURA DE LA COTIZACIÓN DE EVENTOS.

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(Ortega, 2016.)

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LA ESTRUCTURA GENERAL Y CARACTERÍSTICAS DE CONTRATOS

DE EVENTOS.
Profeco estipula que para la prestación de un servicio es necesario establecer un
contrato; pero ¿Qué es un contrato?

Un contrato es un acuerdo entre ambas parte en donde el prestador de servicio se

compromete a ofrecer los servicios que se establezcan; y el cliente a pagar por dichos
servicios.

Es importante que establezcamos bien los derechos y las obligaciones de cada una de
las partes esto con la finalidad de poder cumplir con lo pactado y no tener ninguna
dificultad.

A continuación un ejemplo de cómo se puede estructurar un contrato en base a lo

establecido por la Profeco

(Profeco, 2016)

DERECHOS Y OBLIGACIONES
Dentro del contrato se debe establecer cuáles son los derechos del cliente a contratar un
servicio pero a su vez cuales son los derechos del prestador de servicio.

Ejemplo Derechos:

Cliente:

El horario de entrada a las instalaciones.

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Que es lo que incluye el servicio proporcionado.

Prestador de servicio: Recibir el pago de sus servicios en los términos establecidos.

Ejemplo de obligaciones:

Cliente: Son todos aquellos lineamientos que debe cumplir el cliente para no hacerse
acreedor a un cobro adicional.

Ejemplo:

Entregar a tiempo el salón, después de las 5 horas pactadas del evento se cobrará un
adicional.

Entregar las instalaciones tal cual estaba.

Prestador de servicio: Son todas aquellas acciones a las que se comprometa el

prestador de servicio, sin excepción alguna; debe estar estipulado en el contrato la forma
de proceder en caso de algún incumplimiento.

GARANTÍAS DE EVENTO
Para Tschohl & Flores (2016) El costo de cometer un error tiene que ser tan grande que
una empresa y sus empleados se vean forzados a obtener los resultados prometidos en
la garantía de servicio.

La garantía debe incluir un ‘autocastigo’ tal que implique una pérdida para la compañía.
Una actitud así demuestra tanto a los clientes como a los empleados que nuestra
intención de proporcionar un servicio perfecto es genuina: que las promesas se cumplen,
y punto.

Es importante practicar garantías internas en donde los departamentos se comprometan

unos con otros a ser profesionales y darse un buen servicio entre sí. La actitud de "tirarse
la pelota" debe ser erradicada de la cultura de negocios.

Tschohl & Flores (2016) nos dice que a la hora de escribir la garantía debemos
considerar el beneficio principal para sus clientes y planee la forma de lograrlo.

Ejemplos:

 El entretenimiento.
 La confiabilidad.
 El costo bajo.
 La flexibilidad.

Ejemplo de algunas empresas:

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1) Restaurante que ofrece una comida o postre gratis si el servicio no es rápido.

2) Hotel que cancela los cargos si un huésped no está conforme con el servicio.

POLÍTICAS DE CANCELACIÓN.
Las políticas de cancelación hacen referencias a la forma de proceder en caso de que el
evento no se logre.

De qué manera se cubrirá el servicio ya proporcionado.

Ejemplo:

 Los precios mencionados están sujetos a cambio sin previo aviso.

 Para respetar la fecha de su evento es indispensable contar con el anticipo de $4,000.00

(cuatro mil pesos 00/100 m.n.) El 30% del total del evento 60 días antes. El 50% del total
del evento 30 días antes. El restante 50% se debe liquidar 10 días antes del evento que
garantiza la reservación de fecha y horario. Para reservar fecha se debe establecer un
horario y el paquete.

 No reservamos sin anticipo. Los eventos deben ser liquidado 10 días antes del evento,
de otra manera no se permitirá la entrada al jardín.
[ CITATION Jar16 \l 2058 ]

DESGLOSE DE SERVICIOS.
Esta parte del contrato hace referencia a lo describir cada uno de los servicios que se
proporcionaran al cliente.

Se deberán describir de manera detallada para que en caso de alguno cambio se realice
previo a la firma.

Cabe mencionar que depende el prestador de servicio si es flexible a los cambios

posteriores.

(Ortega, 2016)

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