10 REGLAS PARA ADMINISTRAR EL TIEMPO

El problema de la falta de tiempo es más importante de lo que en una primera visión pueda
parecer, pues los afectados vienen viviendo en un continuo estrés que, en muchas ocasiones,
degenerará en enfermedad. La ansiedad, los trastornos del sueño, los desórdenes alimentarios,
las afecciones cardíacas parecen interrelacionar bastante, con esta causa.

¿Se puede hacer algo para combatir este inconveniente? Se puede y se debe. En primer lugar
hemos de partir de una afirmación, que por evidente, no es sin embargo simple recordar, el
tiempo no es elástico, por tanto si no podemos aumentarlo, hemos de conformarnos con utilizar el
que está a nuestra disposición. Admitido esto, como segundo paso, tenemos que llegar al
convencimiento de que dado que se trata de un bien escaso se hace preciso ADMINISTRARLO.

¿Cómo se administra el tiempo? ¿Existe la receta mágica para conseguirlo? Seguramente no hay
un sistema único y maravilloso de administrar el tiempo. Es más cada uno de nosotros debe
comprometerse consigo mismo a generar, a crear, su propio sistema de administración del
tiempo. El desarrollo del propio sistema de administración es fundamental, por dos motivos:

- Lo que funciona para unos, no tiene necesariamente que funcionar para todos.
- Al asumir el “negocio” de administrar el tiempo disponible, desarrollamos un hábito positivo, que
tiende a garantizarnos mejores resultados.

¿Cómo se fabrica un sistema personalizado de administración del tiempo? 

A continuación 10 técnicas para conseguir diseñar nuestro propio método de control de tiempo:

1. Durante un período de una semana, anote en una libreta, en una agenda o en su computador,
en qué consume su tiempo. Se sorprenderá de la cantidad de “tiempos muertos”, de asuntos
inesperados que reclaman su atención, de cuestiones, sin tanta importancia, en las que invierte
un buen puñado de minutos diarios.

2. Jerarquizar, es una palabra mágica, debemos aprender a distinguir entre lo que es importante y
lo que no lo es, entre lo que es interesante, necesario, urgente, importante e inaplazable. Una vez
tengamos la costumbre de hacerlo, debemos hacer siempre primero lo más importante, lo más
inaplazable y dejar el resto para después.

3. Concentración, es una fórmula especial, cuando haya decidido qué tiene que hacer ahora,
hágalo, olvide todo lo demás, sumérjase en esa tarea y verá como rinde más.

4. Delegar, se habla mucho de la conveniencia de delegar, es fundamental rodearse de un buen

equipo de colaboradores, a quienes podamos encomendar muchas de nuestras tareas. No es
admisible refugiarse en la típica excusa de “ellos no saben hacerlo”, es posible que no lo sepan
hacer, que no lo hagan como usted, que lo resuelvan de forma distinta. Si no saben realizar esa
tarea, enséñeles, el tiempo que invierta en ello será un importante aliado.

5. Aprenda a hacer varias tareas a la vez, es posible hacer esa llamada importante mientras se
dirige a una reunión, tal vez pueda leer ese informe tan significativo mientras le cortan el pelo,
sea imaginativo y duplique sus acciones.

6. Diga no, con una sonrisa, con un gesto afable, niegue su asistencia a una comida innecesaria,
no pierda su tiempo en reuniones de menor importancia, no deje que invadan su despacho y los
demás le cuenten historias y cuchicheos que le roban su tiempo, hay personas que parecen estar
desocupadas todo el día, sea cortés con ellas, pero inflexible en evitar que le roben su tiempo.

7. Planifique sus tareas, aunque al principio pueda parecer molesto, aburrido, una pérdida de
tiempo, esta acción es una de las más importantes que puede realizar en su propio beneficio, los
minutos que dedique cada día a organizarse, a planificar sus jornadas de trabajo, le serán muy
rentables.

8. Pierda el tiempo, podemos tener la mejor de las planificaciones de nuestros días, de nuestras
semanas, de nuestros meses, pero inevitablemente, casi a diario, van a surgir “fuegos que
apagar”, “conversaciones que escuchar”, “llamadas telefónicas ineludibles”, de manera que resulta
muy inteligente, en el momento de organizarnos, incluir un porcentaje de minutos diarios para
perder, pues querámoslo o no, el efecto se producirá.

9. Reserve tiempo para sus relaciones familiares, personales, para sus amistades, además de
trabajar, debe continuar siendo un ser humano, así que cultive el trato con los demás.

10. Cuando todo falle, cuando su plan se esfume, cuando el trabajo se acumule, cuando no sepa
por dónde empezar, no se angustie, sepa que eso nos pasa a todos más a menudo de lo que se
imagina. Cuando llegue a esa situación, respire hondo, sonría, cante una canción, haga algo
diferente a lo que normalmente hace, y recuerde que “de perdidos al río”, así que quizás resulte
más conveniente salir a dar un paseo y templar los ánimos, antes de reiniciar su tarea.