Manual Bienes Muebles y Automotores

SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL
INTEGRADOS MAJA01.03.02.18.M01
(SISTEDA, SGC y MECI)
VERSIÓN 1
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN
DE LOS BIENES MUEBLES Y FECHA DE
GESTIÓN JURÍDICO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACIÓN DE BIENES AUTOMOTORES DEL MUNICIPIO ENTRADA 10/mar2016
INMUEBLES, MUEBLES Y EN VIGENCIA
AUTOMOTORES DE SANTIAGO DE CALI
SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL INTEGRADOS
MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES Y AUTOMOTORES

DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO CALI
Versión 1
Código: MAJA01.03.02.18.M01
Mediante el Decreto 4110.0.20.0261 del 3 de mayo 2016 se adoptó el Manual de

Administración de los Bienes Muebles y Automotores del Municipio de Santiago de Cali
Macro proceso: Gestión Jurídico Administrativo

Proceso: Administración de Bienes Muebles y Automotores
Este documento es propiedad de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali. Prohibida su alteración o modificación
por cualquier medio, sin previa autorización del Alcalde.
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VERSIÓN 1
Febrero de 2016
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION................................................................................................................7
1. OBJETIVO...................................................................................................................9
1.1. OBJETIVOS GENERALES.....................................................................................9
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...................................................................................9
2. ALCANCE.................................................................................................................10
3. DEFINICIONES.........................................................................................................10
4. GENERALIDADES....................................................................................................22
4.1. PRINCIPIOS RECTORES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES
Y AUTOMOTORES..........................................................................................................22
4.2. REFERENCIAS NORMATIVAS............................................................................23
4.3. FINALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES.............................................................26
4.4. CONDICIONES DE SEGURIDAD DE ACCESO A LAS SEDES.........................26
5. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES PUBLICOS.......................................................28
5.1. GENERALIDADES EN LA CLASIFICACIÓN DE BIENES...................................28
5.2. LOS OTROS ACTIVOS Y LOS CARGOS DIFERIDOS.......................................28
5.2.1. Elementos o Materiales de consumo................................................................29
5.2.2. Tratamiento a bienes comprados para mantenimiento y mejoramiento...........31
5.2.3. Adiciones y mejoras en los bienes muebles de Propiedad Planta y Equipo.. . .32
5.2.4. Cuando se trate de un bien que sea para mejorar otro bien mueble................33
5.2.5. Tratamiento Especial de los Bienes de Arte y Cultura......................................33
5.2.6. Los libros, las bibliotecas...................................................................................34
5.2.7. Los Instrumentos Musicales..............................................................................34
5.3. LOS BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES.....................................................34
5.3.1. Bienes del patrimonio Cultural...........................................................................36
5.4. LOS INTANGIBLES...............................................................................................38
5.4.1. Tratamiento del Software...................................................................................38
5.4.2. Los Intangibles, adquiridos, desarrollados y formados.....................................40
5.4.3. Tratamiento contable de los intangibles............................................................41
6. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES....................................43
6.1. GENERALIDADES DEL ALMACEN.....................................................................43
6.2. ACTIVIDADES DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO...................................43
6.2.1. Operación..........................................................................................................43
6.3. TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO...................................................................45
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6.3.1. En estantería:.....................................................................................................45
6.3.2. En apilamiento ordenado:..................................................................................45
6.3.3. Organización interna del Almacén o bodega:....................................................45
6.3.4. Almacenamiento de Materiales o materias primas...........................................46
6.3.5. Organización Interna del área de almacén........................................................47
6.3.6. Principios básicos de todo tipo de almacén......................................................47
6.4. SOBRE EL ALMACENISTA..................................................................................48
6.4.1. Designación del rol de almacenista...................................................................48
6.4.2. Relación del Almacenista con la Subdirección de Recurso Físico y Bienes
Inmuebles.........................................................................................................................48
6.4.3. Relación del Almacenista con los responsables de las adquisiciones.............48
6.4.4. Horarios del Almacén........................................................................................49
6.4.5. Principales labores a cargo de los almacenistas..............................................49
6.5. BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN......................................................50
6.6. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN............................................................................51
6.7. BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN.............................................................52
6.7.1. Ingreso de bienes al almacén............................................................................54
7. INVENTARIOS..........................................................................................................69
7.1. GENERALIDADES DE LOS INVENTARIOS........................................................69
7.1.1. Los inventarios, Grupo 15, definición................................................................69
7.2. LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS...................................................................70
7.2.1. Aspectos previos a la toma de inventarios........................................................71
7.2.2. Planeación de la toma física de inventarios......................................................71
7.2.3. Información previa para la planeación de una toma física de inventarios........72
7.2.4........Como debe ser la toma física y actividades posteriores al levantamiento físico
..........................................................................................................................................73
7.2.5. Contenido mínimo del de levantamiento de inventarios....................................73
7.2.6. Consideración Importante en el control al Inventario de Bienes.......................75
7.3. LAS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO, GRUPO 16.......................................76
7.3.1. Reconocimiento de las propiedades planta y equipo........................................76
7.3.2. Control de activos fijos en servicio....................................................................76
7.4. REVELACIÓN Y VALOR DE LAS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO............79
7.4.1. Información necesaria en SAP de todo activo de propiedad Planta y equipo.. 79
7.5. BIENES DEPRECIABLES.....................................................................................80
7.6. PÉRDIDA DE UN BIEN MUEBLE.........................................................................80
8. ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES.....................................................................81
8.1. ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES A SERVIDORES PÚBLICOS..................81
8.1.1. Acta de Entrega almacén y los requisitos........................................................83
8.1.2. Tipos de egresos de bienes...............................................................................83
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8.1.3. Egreso por suministros de materiales y suministros, medicamentos y demás

elementos de consumo....................................................................................................84
8.1.4. Por suministro de bienes del Almacén al servicio.............................................85
8.1.5. Trámite Administrativo.......................................................................................85
8.1.6. Egreso por suministro dotaciones, prendas de vestir.......................................88
8.1.7. Egreso de bienes entregados en comodato y custodia....................................89
9. RESPONSABILIDADES POR LOS BIENES MUEBLES.........................................94
9.1. RESPONSABLES DE LOS BIENES.....................................................................94
9.1.1. Responsables por pérdida, daño, o deterioro que sufran los bienes................94
9.1.2. Gestores fiscales, sus responsabilidades y su operador jurídico.....................97
9.2. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL......................................................98
9.2.1. Definición del Proceso de Responsabilidad Fiscal............................................98
9.2.2. Proceso Administrativo de Gestión Fiscal:........................................................99
9.2.3. Responsabilidades en Proceso - Internas.........................................................99
9.2.4. La Gestión fiscal................................................................................................99
9.2.5. Proceso administrativo de responsabilidades Fiscales...................................100
9.2.6. El proceso verbal de responsabilidad fiscal....................................................100
9.3. LOS DEBERES, LAS FALTAS Y LAS SANCIONES..........................................101
9.3.1. Deberes de los Servidores Públicos del Municipio de Santiago de Cali de
responder por el uso de los bienes en su poder............................................................101
9.3.2. Faltas gravísimas por el mal uso, custodia y manejo de los bienes públicos. 101
9.3.3. Sanciones que se pueden llegar imponer por parte del Ministerio Público....102
10. ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES................................................................103
10.1. CONCEPTO DE SEGURO..............................................................................103
10.1.1. Tipos de riesgos previsibles que se deben asegurar por parte del Municipio de
Santiago de Cali.............................................................................................................103
10.2. MARCO LEGAL...............................................................................................104
10.2.1. Objeto del seguro............................................................................................104
10.2.2. Bienes que deben asegurar el Municipio de Santiago de Cali........................104
11. TRASLADOS Y TRASPASOS DE BIENES MUEBLES.....................................106
11.1. TRASLADOS DE BIENES MUEBLES ENTRE SERVIDORES PÚBLICOS...106
11.1.1. Traslados por retiro, vacaciones y/o por ausencias prolongadas y/o por cambio
de Dependencia de Servidores Públicos.......................................................................106
12. BAJAS DE BIENES MUEBLES...........................................................................108
12.1. CONCEPTO DE BAJAS..................................................................................108
12.1.1. Proceder administrativo para bajas.................................................................108
12.2. CLASE DE BAJAS DE BIENES......................................................................113
12.2.1. Baja de bienes inservibles obsoletos o vencidos............................................113
12.2.2. Baja dación en pago........................................................................................115
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12.2.3. Baja para desmantelamiento de bienes..........................................................116

12.2.4. Baja para destrucción de bienes inservibles...................................................117
12.2.5. Baja para transferencia a título gratuito a otra entidad pública.......................117
12.2.6. Baja por faltantes de inventario, pérdida, hurto, caso fortuito.........................118
12.2.7. Baja de bienes por permuta.............................................................................124
12.2.8. Baja por catástrofe...........................................................................................124
12.2.9. Baja por deterioro Histórico.............................................................................125
12.2.10. Baja de software..........................................................................................125
12.2.11. Baja de Residuos Peligrosos.......................................................................126
13. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES............................................................139
13.1. PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES...................139
13.1.1. Enajenación a través de intermediario idóneo................................................139
13.1.2. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado............................................144
13.1.3. Precio mínimo de venta de bienes muebles no sujetos a registro..................145
14. COMITÉ ADMINISTRADOR DE BIENES MUEBLES........................................147
14.1. FUNCIONES DEL COMITÉ ADMINISTRADOR DE BIENES MUEBLES......147
14.2. INTEGRANTES...............................................................................................149
15. TRATAMIENTOS ESPECIALES DE LOS BIENES PUBLICOS.........................151
15.1. ADICIONES Y MEJORAS, LOS MANTENIMIENTOS DE LOS BIENES Y SU
TRATAMIENTO..............................................................................................................151
15.1.1. Reparaciones y mantenimiento.......................................................................151
15.2. LOS BIENES EMPOTRADOS EN OTROS BIENES MUEBLES Y SU
TRATAMIENTO CONTABLE.........................................................................................152
15.3. EL CABLEADO ESTRUCTURADO.................................................................152
15.4. LOS PANELES Y MÓDULOS DE OFICINA....................................................153
15.5. LOS EQUIPOS DE COMUNICACIÓNY SUS COMPONENTES....................154
15.6. LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Y SUS COMPONENTES.............................154
15.7. LOS BIENES REINTEGRADOS DEL SERVICIO...........................................156
15.8. MANEJO DE LOS TELÉFONOS FIJOS Y CELULARES...............................156
16. MANEJO DE PARQUE AUTOMOTOR...............................................................158
16.1. DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS VEHÍCULOS.............................................158
16.2. DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO EN RELACIÓN
CON LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR.........................................159
16.2.1. Del Patrón Vehicular........................................................................................162
16.2.2. Expedientes con soportes de los conductores................................................163
16.2.3. De la Adquisición del Parque Automotor:........................................................163
16.2.4. Identificación de los Vehículos:.......................................................................164
16.2.5. De la Asignación del Parque Automotor..........................................................165
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16.2.6. Asignaciones a los Servidores Públicos con Vehículos Asignados................165

16.2.7. Informes Mensuales........................................................................................170
16.2.8. De la Administración y Uso de los Vehículos..................................................171
16.2.9. Registro de Responsables...............................................................................171
16.2.10. Del Suministro del Combustible...................................................................171
16.2.11. Prestación de los Servicios..........................................................................172
16.2.12. Del uso del servicio para giras fuera del municipio de Santiago de Cali.....174
16.2.13. Accidentes y Siniestros................................................................................175
16.3. DEL MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR..................................177
16.3.1. Revisión Técnico – Mecánica del parque automotor......................................177
16.3.2. De la Maquinaria Pesada................................................................................179
16.4. DE LOS TRABAJOS EVENTUALES EN LA VÍA............................................179
17. AUTONOMÍA EN EL MANEJO DE LOS BIENES PÚBLICOS...........................181
17.1. CERTIFICACION DE INVENTARIO POR CONCEPTO DE BIENES
DEVOLUTIVOS..............................................................................................................181
17.1.1.......Procedimiento certificación de inventario por concepto de bienes devolutivos.
........................................................................................................................................183
18. BIBLIOGRAFIA....................................................................................................185
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VERSIÓN 1
INTRODUCCION
Con la adopción de este Manual se busca dar cumplimiento a las normas sobre el
manejo, control, registro, clasificación y revelación de los bienes muebles y
Automotores del Municipio de Santiago de Cali, como mecanismo que permite regular
de manera integral y coherente la adquisición, uso, administración, mantenimiento,
registro, supervisión y disposición. De esta manera, iniciar la consolidación de la
administración de los bienes muebles y automotores del Municipio de Santiago de Cali,
a partir de instrumentos de organización que garanticen el uso racional, óptimo y
oportuno de los bienes, con sentido de responsabilidad social y calidad de gestión
pública.
Durante la elaboración del Manual se ha buscado actualizar y armonizar los

procedimientos de orden contable, administrativo y normativo, que deben aplicar para la
clasificación, identificación, valoración, codificación, registro, control y revelación de los
bienes muebles y automotores del Municipio de Santiago de Cali, conforme a las
normas vigentes. De este modo se orienta a que el Manual sirva como un marco de
general y para que a partir de él, la Entidad adopte y desarrolle procedimientos en
armonía con su Sistema de Gestión, de acuerdo a su estructura misional.
El “Manual” es una herramienta que se pone a disposición de los Servidores Públicos

para la administración de los bienes muebles y Automotores, y hace parte de los
propósitos del Municipio, dando continuidad con el proceso de depuración, en pro de
mejorar la información contable, en especial lo relacionado con la administración de los
bienes muebles y automotores de propiedad del Municipio.
Durante la elaboración del presente Manual se han recogido experiencias sobre el

manejo de los bienes, acatando las disposiciones vigentes sobre la materia y
concordantes con la Constitución Política. El Manual también tiene como propósito
impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a fin de mejorar los procesos,
salvaguardar y proteger el Patrimonio del Municipio de Santiago de Cali.
El presente Manual pretende convertirse en un instrumento de permanente consulta y

aplicación por parte de Secretarias, Direcciones, Divisiones, dependencias y en general
para los Servidores Públicos y personas vinculadas a través de contratos de prestación
de servicios al Municipio de Santiago de Cali, constituyéndose en la disposición
administrativa rectora sobre el manejo de los bienes muebles en el Municipio
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VERSIÓN 1
El contenido de los capítulos contempla diferentes situaciones que se pueden presentar

con los bienes muebles y automotores al interior de la entidad y sus dependencias,
desde su ingreso, pasando por lo que sucede durante el periodo de permanencia hasta
su salida definitiva. Proponiendo procedimientos que buscan contribuir a una adecuada
administración de los bienes muebles y automotores que se encuentran en el almacén
o en el servicio.
La elaboración del presente Manual de Administración de los Bienes muebles y

automotores del Municipio de Santiago de Cali, ha sido liderada por la Subdirección de
Recurso Físico y Bienes Inmuebles, desde donde se invitaron y articularon a Servidores
Públicos de diferentes dependencias, contando de este modo con el apoyo,
participación y valiosos aportes de colaboradores de diferentes dependencias, entre las
cuales se mencionan: Servidores Públicos de apoyo de los almacenes de diferentes
dependencias, representantes de Sistemas de Hacienda que lideran labores de SAP,
representantes de apoyo en inventarios, colaboradores de Parque Automotor,
Profesionales de Apoyo del Sistema de Gestión, Contabilidad, Telemática, Seguros y
profesionales de apoyo de diferentes dependencias y labores funcionales. Las
recomendaciones y sugerencias presentadas por todos los participantes han sido
insumo valioso para la elaboración del presente documento, sea la ocasión de
agradecer y destacar los enriquecedores aportes. Del mismo modo se estudiaron y
consideraron documentos con los que el Municipio de Santiago de Cali contaba en
relación con la administración de los bienes muebles y automotores, así como los
referentes para la documentación del Sistema de Gestión y directrices impartidas por el
Departamento Administrativo de Planeación Municipal – DAPM.
La metodología llevada a cabo fue la realización de entrevistas a responsables del

recibo, almacenamiento, entrega, registro y control de bienes e inventarios en diferentes
dependencias del municipio de Santiago de Cali. Reuniones y entrevistas que
contribuyeron a la identificación de debilidades y fortalezas en los trámites adelantados
en relación con la administración bienes muebles y automotores. Así mismo, a través
de las entrevistas se logró recoger inquietudes y planteamientos de responsables de
labores relacionadas con la administración de bienes muebles y automotores, que
permitieron la participación y el consenso.
Se realizó análisis del proceso de interrelaciones entre las diferentes dependencias y

áreas del Municipio de Santiago de Cali necesarias para el recibo, almacenamiento,
entrega, registro y control de bienes e inventarios; análisis que permitió documentar
procedimientos nuevos, diseñar nuevos formatos, ajustar procedimientos y ajustar
formatos. No obstante, es imperativo mencionar que el mundo organizacional es
dinámico, el Estado colombiano en sí mismo también cada día abraza la dinámica del
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cambio como una constante, y por supuesto el Municipio de Santiago de Cali asume el
reto de esta dinámica. Por lo que los documentos propuestos son susceptibles de
cambios. Y todo cambio que se encuentre en el marco normativo y que permita la
mejora continua es una necesidad.
1. OBJETIVO
1.1. OBJETIVOS GENERALES
Contribuir a que la administración de los bienes muebles y automotores de propiedad

del Municipio Santiago de Cali, se ajuste a los principios de la función administrativa y
los demás específicos para la gestión del patrimonio público, todo dentro del
cumplimiento de los fines del Estado así como de los objetivos de la Entidad
Establecer las políticas y procedimientos que deben observar los Servidores Públicos y
contratistas del Municipio, en la administración de los bienes muebles y automotores
que conforman el patrimonio de la Entidad, con la finalidad de asegurar su eficiente y
racional aprovechamiento.
1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Determinar los mecanismos para ejercer el control legal, técnico y moderno de los
bienes muebles y automotores de propiedad del Municipio de Santiago de Cali.
2. Clasificar los bienes e inventarios según el concepto que los origine o motive,
conforme a lo establecido por la regulación actual.
3. Fijar cuando sea necesario, las responsabilidades de los servidores públicos y

contratistas que tienen bienes a su cargo en todas y cada una de las etapas del
proceso de administración, custodia y manejo.
4. Mantenerla información de bienes actualizada según el reporte que de ellos hagan

las diferentes dependencias, oportuna, veraz y confiable.
5. Buscar que los soportes que se generan en cada una de las novedades o
movimientos de bienes en bodega, servicio o terceros, sean los adecuados, que
lleguen a su destino y se registren oportunamente.
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6. Definir las condiciones y requerimientos para retirar de forma definitiva tanto física
como de los registros contables, los bienes muebles y automotores dados de baja
del patrimonio de la entidad.
2. ALCANCE
Este manual aplica para los Servidores Públicos y personas vinculadas a través de
contratos de prestación de servicios que tienen relación con el manejo de los bienes
muebles y automotores del Municipio de Santiago de Cali desde su recibo,
almacenamiento, clasificación, registro, suministro y custodia de los diferentes tipos de
inventarios de bienes muebles y automotores tangibles e intangibles, en bodega, en
servicio o entregados a terceros. Contiene una serie de disposiciones que permitirán a
los Servidores Públicos y contratistas que de una u otra manera manejan
bienes, conocer las tareas y responsabilidades de sus funciones, el manejo físico de los
diferentes inventarios de bienes muebles y automotores y el suministro de la
información correcta, oportuna y confiable. Las disposiciones contenidas en este
Manual son de aplicación obligatoria; además de servir como fuente de control y
comunicación entre las diferentes áreas de la administración del recurso físico del
Municipio.
3. DEFINICIONES
.
ACOMPAÑANTE: Persona(s) que viaja(n) con el conductor de un vehículo automotor.
ACTIVO: Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una

persona natural o jurídica y que son fuente potencial de beneficios.
ACTIVO FIJO: Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no

destinados para la venta, que se utilizan en las operaciones normales del negocio, bien
sea en la producción, venta de mercancías o productos, o prestación de servicios a los
clientes o a la misma Empresa.
ACTIVO TANGIBLE: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material.
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ALMACÉN: Espacio delimitado en donde se almacenan elementos, bienes o

mercancías de consumo o devolutivos los cuales han de suministrarse a las
dependencias para que esta cumpla los objetivos misionales.
ALMACENAMIENTO: Labor de organización y clasificación homogénea de diferentes

elementos y del registro de los artículos y su distribución física desde la recepción hasta
que se requieren para su utilización; labor sujeta a una organización interna. La
organización interna del almacenamiento deberá efectuarse de conformidad con la
naturaleza de los bienes, las necesidades de seguridad y la rapidez en su manejo.
ALMACENISTA: Funcionario designado para realizar labores de apoyo en el manejo,

custodia, organización, administración, recepción, conservación y suministro de los
bienes de una entidad.
ALTA: Documento con el cual se da ingreso al patrimonio de la entidad y a los registros

contables y a los inventarios de la entidad.
AMORTIZACIÓN: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de

vida útil o durante el periodo en que se van a aprovechar sus beneficios.
APILAR: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.
AUTOMÓTOR: Vehículo movido por un motor de explosión o combustión interna,

destinado al transporte terrestre sin carriles.
AVALÚO: Proceso por el cual se estima el precio de un bien o derecho.
AVALÚO FISCAL: Valor asignado a la propiedad inmueble para fines impositivos y que
corresponde al cien por ciento del avalúo catastral o auto avalúo.
AVALÚO TÉCNICO: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para

determinar el valor comercial o de reposición de un activo.
BAJA DE BIENES: Cuando un bien es retirado definitivamente del servicio de forma

física y de los registros del patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por estar
inservible, por caso fortuito o fuerza mayor. MPR por muerte, por obsolescencia, para
desmantelamiento, para transferencia a otra entidad pública, etc.
BIEN: Artículo inventariable o activo de cualquier clase, como materiales o activos fijos.
Para efectos de esta guía se consideran como tales, los elementos en depósito, los
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bienes propiedad, planta y equipo de la Entidad y los recibidos para el uso del Municipio
de Santiago de Cali.
BIENES DE CONSUMO O CARGOS DIFERIDOS: Son aquellos bienes fungibles que

se extinguen o fenecen con el primer uso que se hace de ellos, o cuando al agregarlos,
o aplicarlos a otros desaparece como unidad independiente o como material autónoma,
y entran a constituir o integrar otros bienes.
BIENES DE CONSUMO CONTROLABLE: Son los bienes que habiendo sido

registrados directamente al gasto como consumo, la entidad decide que deben ser
controlados administrativamente.
BIENES DEVOLUTIVOS O ACTIVOS FIJOS: Son las propiedades, planta y equipo que
comprenden los bienes tangibles e intangibles de propiedad de la entidad contable y los
recibidos de terceros para el uso permanente y sin contraprestación y que su vida útil
es superior a un año.
BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO EN LAS DEPENDENCIAS: Son bienes que se

encuentran al servicio de los Servidores Públicos registrados o contratistas, prestando
una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos.
BIENES MUEBLES Y AUTOMOTORES: Recursos que pueden transportarse de un

lugar a otro, sea moviéndose ellos por ellos mismos, o por fuerza externa, se exceptúan
los que, siendo muebles por naturaleza, se consideran inmuebles por su destino.
BODEGA: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se

despachan y reciben materiales. También incluyen patios de almacenamiento, zonas de
cargue y descargue
CHATARRIZACIÓN: Desintegración total de un vehículo automotor
CONDUCTOR: Es la persona habilitada y capacitada técnica y teóricamente para

operar un vehículo.
CENTRO DE COSTOS: Distribución del gasto por dependencias funcionales de la

entidad.
CESIÓN O TRASPASO: Acto de transferencia por el cual una de las partes, titular de
un derecho o de una cosa, lo transfiere a otra persona para que esta lo ejerza a nombre
propio.
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COMODATO O PRÉSTAMO DE USO: Es un contrato en que la una de las partes

entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella y
con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.
COSTO: Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas directamente

con los procesos de producción de bienes o prestación de servicios, que se recupera en
desarrollo de la actividad de enajenación.
COSTOS DE MANTENIMIENTO: Costos en los que incurre la Empresa para cada uno
de los proyectos, buscando mantener la maquinaria, bienes y equipos funcionando en
buen estado.
COSTO HISTÓRICO: Representa la asignación de valor a los derechos, bienes,

servicios, obligaciones y demás transacciones, hechos y operaciones en el momento en
que estas suceden y está constituido por el precio de adquisición o importe original,
adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la entidad contable pública
para la prestación de servicios, en la formación y colocación de los bienes en
condiciones de utilización o enajenación. Además, las adiciones y mejoras efectuadas a
los bienes, conforme a normas técnicas aplicables a cada caso, harán parte del costo
histórico. En operaciones en que el precio se ha pactado entre agentes, el costo
histórico será el monto convenido; cuando no exista ninguno de los anteriores, se podrá
estimar empleando métodos de reconocido valor técnico.
COSTO DE REPOSICIÓN: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un

activo similar al que se al que se tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los
bienes en condiciones semejantes a los existentes.
DACIÓN DE PAGO: Sistema utilizado para cancelar una obligación, donde los
contratantes convienen sustituir el efectivo por otro tipo de bien que, al entregarse,
extingue la obligación original o parte de ella.
DEPENDENCIAS: todos los órganos de la administración pública municipal

independientemente de su denominación.
DEPRECIACIÓN: Distribución racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido

durante su vida útil estimada, siendo el mecanismo mediante el cual se reconoce el
desgaste que sufre un bien por el uso que se haga de él o por el desgate o la
obsolescencia; esta se calcula sobre el 100%del valor del activo re expresado para
cada bien individual y de ello se lleva un registro permanente en Kárdex, así como un
cuadro de depreciación que formará parte integral de la información contable.
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DOCUMENTO SOPORTE: Comprende las relaciones escritas o mensajes de datos que

son indispensables para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y
operaciones que realicen las entidades contables públicas, que deben adjuntarse a los
comprobantes de contabilidad, archivarse y conservarse en la forma y el orden en que
hayan sido expedidos, bien sea por medios físicos, ópticos o electrónicos.
DONACIONES: Cuando se transfiere por voluntad de una persona natural o jurídica,

gratuita e irrevocablemente, la propiedad de un bien a favor de una entidad estatal,
previa aceptación del funcionario administrativo competente.
EGRESOS DE BIENES DEL ALMACÉN: Es la salida física de los bienes del almacén
originada por suministro o entrega de elementos, bajas de inservibles, obsoletos e
innecesarios; bienes dados en préstamo, traspaso a otras entidades públicas.
EMBALAJE: Empaque o cubierta que protege una mercancía o material
ENTRADA DE ALMACÉN: Documento donde se registran los elementos y cantidades

que son recibidos del proveedor.
ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN (PLACA-STICKER): Marbete colocado a un bien, que

contiene el numero progresivo de control asignado para todos los bienes devolutivos
asignado de forma automática por el sistema de información SAP.
GASTO: Egreso necesario para el desarrollo de la actividad del ente contable, cuyo
importe generalmente se asocia con los ingresos obtenidos por la venta de bienes o
prestación de servicios.
INGRESOS: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque

no constituyan una entrada de efectivo; tales aumentos pueden ser ordinarios o
extraordinarios.
INVENTARIO: Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe mostrar:

existencia, descripción, valor de compra, fecha de adquisición, etc., para el control de
las existencias de todos los diferentes bienes o elementos bien sea del grupo 15 de
inventariaros. 16 de Propiedad Planta y equipo, del grupo 17 de bienes de beneficio y
uso público, del grupo 18 de los recursos Naturales y del Medio ambiente o del grupo
19 de Otros activos, de los bienes recibidos de terceros o los inventarios de bienes en
tránsito o en mantenimiento, entre otros que posee una empresa o entidad.
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VERSIÓN 1
INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN TRÁNSITO: Se registra en esta cuenta el valor de

las erogaciones efectuadas por el ente económico tanto para las importaciones, como
para las compras realizadas en el país, desde el momento en que se inicia el trámite
hasta cuando ingresan a la bodega como adquisiciones del período, tales como
materias primas, suministros y repuestos, materiales, mercancías y subproductos.
INVERSIÓN: Adquisición de bienes que produzcan ingresos o presten servicios.

Compra de activos que generen un rendimiento durante un largo periodo de tiempo.
INMUEBLE: Son todos aquellos bienes que tienen la circunstancia de estar

íntimamente ligados al suelo, unido al terreno, y por lo tanto imposibles de trasladar o
separar del suelo sin ocasionar daños a los mismos, porque forman parte del terreno o
están anclados a él.
KARDEX: Control de entradas y salidas de elementos de consumo.
LICENCIA DE CONDUCCIÓN: Documento público de carácter personal e intransferible

expedido por autoridad competente, el cual autoriza a una persona para la conducción
de vehículos con validez en todo el territorio nacional.
LICENCIA DE TRÁNSITO: Es el documento público que identifica un vehículo

automotor, acredita su propiedad e identifica a su propietario y autoriza a dicho vehículo
para circular por las vías públicas y por las privadas abiertas al público.
MANIPULAR: Mover, trasladar, transportar o empacar mercancías con las manos o con
ayuda mecánica.
MANUAL: Documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática,

instrucciones e información sobre políticas, métodos, funciones, sistemas y
procedimientos de actividades de una entidad.
MANIFIESTO DE CARGA: Documento exigido por los reglamentos para transportar

mercancías consideradas como peligrosas, carga extra pesadas y extra dimensionadas.
MATRÍCULA: Procedimiento destinado a registro inicial de un vehículo automotor ante

organismo de tránsito, en ella se consigna las características, tanto internas, como
externas del vehículo, así como los datos e identificación del propietario.
MUEBLES Y ENSERES: Equipos de oficina utilizados para las operaciones del negocio
y que se consideran como un activo fijo.
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VERSIÓN 1
OBSOLESCENCIA: Pérdida en el potencial de uso o venta de un activo, debido a

diversas causas siendo la principal los adelantos tecnológicos.
PADRÓN VEHICULAR: Corresponde al listado que concentra todos los datos de cada
uno de los vehículos propiedad del Municipio.
PARQUE AUTOMOTOR: La totalidad de los vehículos automotores al servicio o de

propiedad del municipio. También se denomina con este nombre a la dependencia que
apoya las labores administrativas relativas a automotores de propiedad del Municipio de
Santiago de Cali.
PATRIMONIO: Sección del balance general que representa la parte de los recursos de
la Entidad que han sido financiados por sus propietarios. El patrimonio está constituido
por el aporte de los accionistas o propietarios, el superávit de capital y las
valorizaciones. Suma del valor económico del conjunto de bienes y derechos de una
persona natural o jurídica sin incluir las deudas o pasivo exigible, por lo tanto se hace
referencia exclusivamente al activo total en el balance.
PRECIO DE MERCADO: Es el valor que resulta de la interacción de las fuerzas de

oferta y demanda en el mercado.
PROVEEDOR: Todo aquel que se encarga de suministrar los diferentes elementos para
abastecer las necesidades de la empresa.
REGISTRO: Grupo de datos o códigos adyacentes que se manejan como una unidad.
REGISTRO CONTABLE: Asiento o anotación contable que debe ser realizado para
reconocer una transacción contable o un hecho económico que afecte al ente público y
atiende las normas generales de causación y prudencia. Este puede ser en el débito o
en el crédito, cumpliendo el principio de partida doble.
SALIDA DE ALMACÉN: Documento en donde se registra la entrega de diferentes

bienes o materiales y otros a las diferentes áreas, dependencias de una entidad o a un
tercero.
TITULAR: El servidor público que tenga a su cargo alguna de las dependencias de la

administración pública municipal.
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VERSIÓN 1
TRASLADOS: Es la actividad mediante la cual se cambia la ubicación física de bienes

dentro de las dependencias de la entidad, ocasionando por tal motivo la cesación de
responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe.
TRASPASO: Documento con el cual se trasladan bienes ente almacenistas de una

misma unidad contable pública.
TRANSFERENCIA: Documento con el cual se trasladan bienes a título gratuito u

oneroso entre entidades públicas.
VEHÍCULO: Provisto de un motor propulsor que circula por las vías terrestres, públicas
o privadas abiertas al público y destinado para transporte de personas o de bienes,
incluyendo cualquier elemento montado sobre ruedas que le sea acoplado.
VIDA ÚTIL: Tiempo normal de operación de un activo fijo en términos de utilidad para
su propietario; el periodo de vida podrá ser mayor o menor que la vida material o
cualquier vida económica comúnmente reconocida vida material o cualquier vida
económica comúnmente reconocida.
Numeral 14 del Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación la las

Propiedades Planta y Equipo:
Los activos de menor cuantía son los que, con base en su valor de adquisición o
incorporación, pueden depreciarse en el mismo año en que se adquieren o incorporan.
Teniendo en cuenta que la Contaduría General de la Nación definió que los activos de
menor cuantía son aquellos cuyo costo de adquisición o incorporación sean menores a
50 UVT definida por la DIAN en cada vigencia. Es decir que los activos del grupo 16 de
propiedad planta y equipo de hasta ese valor deben depreciarse en el periodo en que
se ponen al servicio, la depreciación puede registrarse en el momento de la
incorporación o durante los meses que resten para la terminación del periodo contable
16 – LAS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. Comprenden los bienes tangibles de

propiedad de la entidad contable pública que se utilizan para la producción y
comercialización de bienes y la prestación de servicios, la administración de la entidad
contable pública, así como los destinados a generar ingresos producto de su
arrendamiento, y por tanto no están disponibles para la venta en desarrollo de
actividades productivas o comerciales, siempre que su vida útil probable en condiciones
normales de utilización, exceda de un año. Tratándose de las entidades contables
públicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso permanente recibidos sin
contraprestación de otras entidades del gobierno general.
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VERSIÓN 1
166 – RECONOCIMIENTO DE LAS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO. Deben

reconocerse por su costo histórico y actualizarse mediante la comparación del valor en
libros con el costo de reposición o el valor de realización. Los costos de endeudamiento
asociados a la adquisición de un activo que aún no se encuentre en condiciones de
utilización, se reconocen como un mayor valor del mismo.
167– EL VALOR DE LOS BIENES RECIBIDOS EN PERMUTA. Es el precio pactado

entre las partes. El valor de los bienes recibidos en Donación. Es el convenido entre las
partes o el avalúo técnico. El valor de los Bienes trasladados de otra entidad Pública.
Es el valor convenido que podrá ser: El valor en Libros o un valor estimado mediante
avalúo técnico.
168 – EL VALOR DE LAS ADICIONES Y MEJORAS. Se reconoce como mayor valor

del activo, y en consecuencia afectan el cálculo futuro de la depreciación, teniendo en
cuenta que aumentan la vida útil del bien, amplían su capacidad, la eficiencia operativa,
mejoran la calidad de los productos y servicios o permiten una reducción significativa de
los costos de operación. Estas inversiones para la mejora de los activos deben
programarse y ejecutarse con cargo al rubro de funcionamiento, mejora de bienes.
Mientras que las reparaciones y mantenimiento se reconocen como gasto o costo,
según corresponda y estas erogaciones se pagaran con el rubro de gastos de
funcionamiento, mantenimiento de bienes.
169 – LA DEPRECIACIÓN. Debe reconocerse mediante la distribución racional y

sistemática del costo de los bienes, durante su vida útil estimada, con el fin de asociar
la contribución de estos activos al desarrollo de sus funciones de cometido estatal. La
determinación de la depreciación debe efectuarse con base en métodos de reconocido
valor técnico, aplicando el que mejor refleje el equilibrio entre los beneficios recibidos, la
vida útil y la distribución del costo del activo correspondiente. Los activos considerados
de menor cuantía pueden depreciarse totalmente en el período en el cual fueron
adquiridos.
Lo anterior indica que un activo (Devolutivo) cuyo costo sea inferior a 50 VTS al
terminar el año en el cual se puso al servicio debe estar totalmente depreciado, por
cuanto estos por disposición de la Contaduría General de la Nación, tienen una
depreciación acelerada.
Igual tratamiento debe dársele a los activos que por alguna circunstancia sufran un
daño grave no atribuible a causas humanas, por el abuso, mal uso o descuido en su
conservación, o porque sufran un deterioro por efectos del tiempo que hagan necesario
modificarle la vida útil estimada inicialmente, por cuanto por disposición de la
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VERSIÓN 1
Contaduría General de la Nación las entidades públicas deben estar revisando

periódicamente el estado de sus activos para que estos se deprecien en el tiempo que
efectivamente estos contribuyan a generar unos ingresos, unos beneficioso prestar un
servicio público eficiente.
170 – REGISTRO DE LA DEPRECIACIÓN. Por regla general, el reconocimiento de la

depreciación afecta el gasto o costo; pero tratándose de entidad contable pública, se
afecta directamente el Patrimonio, cuando esta no realiza actividades de
comercialización de productos en competencia con el sector privado, es decir, cuando
la entidad pública no genera el estado de Ganancias y Pérdidas, por no registrar en sus
operaciones ingresos o gastos por venta de servicios, pues todos los recursos que
recibe provienen directamente del presupuesto general de la nación a través de la
Dirección General del Tesoro.
171 – BIENES DEPRECIABLES. Los que pierden la capacidad Normal de Operación

durante su vida útil. No son objeto de Depreciación: Los terrenos, Maquinaria y equipo
en Montaje, Los bienes en Tránsito, Propiedades planta y equipo no explotados o en
mantenimiento y los Bienes muebles y automotores en Almacén o Bodega que deben
estar registrados en la cuenta 1635 y por lo tanto deben estar en estado Nuevos.
189 – LOS OTROS ACTIVOS. Cuenta 19 del Plan General de Contabilidad Pública.
Comprenden los recursos, tangibles e intangibles, que son complementarios para el
cumplimiento de las funciones de cometido estatal de la entidad contable pública o
están asociados a su administración, en función de situaciones tales como posesión,
titularidad, modalidad especial de adquisición, destinación, o su capacidad para generar
beneficios o servicios futuros.
190–LOS ACTIVOS DIFERIDOS. Deben reconocerse por su costo histórico y por regla
general no son susceptibles de actualización, excepto para los que de manera
específica así se determine. Los intangibles se reconocerán como activo siempre que
puedan identificarse, controlarse, que generen beneficios económicos futuros o un
potencial de servicios y su medición monetaria sea confiable; en caso contrario se
registran como gasto.
191 – LOS BIENES DE ARTE Y CULTURA Y LOS INTANGIBLES. Se reconocen por su

costo histórico y no son susceptibles de actualización.
192 – LOS BIENES RECIBIDOS EN DACIÓN DE PAGO. Los adquiridos de
instituciones inscritas, se reconocerán por el valor convenido, el cual es susceptible de
actualización, de conformidad con los términos contractuales y las normas contables
que le sean aplicables a la entidad contable pública.
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VERSIÓN 1
195 – PARA EFECTOS DE REVELACIÓN, LOS OTROS ACTIVOS. Se clasifican

atendiendo la clase de bien, su condición, su naturaleza, así como su capacidad para
generar beneficios económicos futuros o un potencial de servicio, en conceptos tales
como: activos diferidos, bienes entregados a terceros, bienes recibidos en dación de
pago, activos adquiridos de instituciones inscritas, bienes adquiridos en leasing
financiero, bienes de arte y cultura e intangibles.
198 – LOS BIENES ENTREGADOS A TERCEROS. Se amortizarán durante la vida útil

estimada de los bienes y se registrará como gasto o costo, según corresponda. En las
entidades contables públicas del gobierno general, la amortización de los bienes
entregados a terceros afecta directamente el patrimonio, excepto para los bienes
utilizados en las actividades de producción de bienes y la prestación de servicios
individualizables, que debe reconocerse como costo.
199 – EL VALOR DE LOS INTANGIBLES ADQUIRIDOS Y LOS DESARROLLADOS.

Se amortizará durante el lapso que corresponda a la recuperación de la inversión en
que se incurrió, el período en que se obtendrá el potencial de servicios o los beneficios
económicos esperados por efectos de su explotación o la duración del amparo legal o
contractual de los derechos otorgados, debiendo reconocerse como gasto, costo o
menor valor del patrimonio, según corresponda.
200 –LOS BIENES ADQUIRIDOS EN LEASING FINANCIERO. Se reconocen por el

valor presente neto de los cánones futuros y opción de compra pactados. Son objeto de
depreciación para reconocer la pérdida de capacidad operacional por su utilización. En
las entidades contables públicas del gobierno general, la depreciación de los bienes
adquiridos en leasing financiero afecta directamente el patrimonio, excepto para los
bienes utilizados en las actividades de producción de bienes y la prestación de servicios
individualizables, que debe reconocerse como costo o gasto.
201– Los bienes recibidos en dación de pago. Deben reconocerse provisiones o

valorizaciones como resultado de la comparación del valor en libros con el valor de
realización. Tratándose de las entidades contables públicas del gobierno general la
provisión afecta directamente el patrimonio.
309 – Normas técnicas de las cuentas de orden. Las cuentas de Orden Deudoras o
Acreedoras, registran hechos, condiciones o existencias que implican incertidumbre en
relación con un posible derecho y obligaciones que requieren ser Controlados.
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VERSIÓN 1
310 – El reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones registrados para su

control administrativo. Deben efectuarse por el valor en libros y Las responsabilidades
serán reconocidas por el valor en libros o el costo de reposición.
El Plan General de Contabilidad Publica contempla las siguientes agrupaciones en la

cuenta 16 de propiedad planta y equipo:
1620: Maquinaria, planta y equipo en montaje: Registra bienes que requieren de una
instalación previa para ponerlos en condición de utilización.
1625: Maquinaria, planta y equipo en tránsito: Registra los bienes que se encuentran en
trámite de transporte, legalización, importación o entrega por parte de los proveedores.
1635: Bienes muebles y automotores en Almacén o bodega nuevos: Registra los

valores de los bienes muebles y automotores, NUEVOS, adquiridos a cualquier título,
que tiene la característica de permanentes y cuya finalidad es ser utilizados en el futuro,
en actividades de producción o administración, por parte del ente público, en desarrollo
de su función administrativa o cometido estatal. Los bienes registrados en la cuenta
1635, han de corresponder a elementos nuevos, no utilizados por el ente público.
1637: Propiedades planta y equipo no explotados: Registra los bienes muebles y

automotores devueltos al almacén y los inmuebles que no están en uso o explotación.
Es importante que se tenga en cuenta que si la entidad decide reclasificar los bienes
reintegrados al almacén, de la cuenta del servicio a la 1637, que estos vienen ya vienen
con una valor de depreciación acumulada, por lo tanto debe creársele una cuenta
auxiliar a esta, de naturaleza crédito, para reclasificar y revelar en ella el valor de las
depreciaciones que registrar los bienes registrados en la cuenta 1637 como bienes no
explotados.
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VERSIÓN 1
4. GENERALIDADES
4.1. PRINCIPIOS RECTORES PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES

MUEBLES Y AUTOMOTORES
Los principios orientadores de la administración de los recursos físicos de la Entidad

son los de economía, celeridad, eficacia, imparcialidad, publicidad, equidad y
conservación del medio ambiente.
El proceso de administración de los bienes muebles y automotores concierne a todos

los Servidores Públicos y personas vinculadas a través de contrato de prestación de
servicios y personas quienes tengan a su cargo bienes muebles y automotores y
Automotores, los cuales están en la obligación de recibir, cuidar, mantener, asegurar y
entregar los bienes en armonía con las necesidades de la administración, con un
criterio previsivo para la entidad pública que redunde en la mejor utilización de los
bienes públicos.
Del mismo modo y en articulación y armonización con el Manual de Calidad se recogen

los siguientes apartados como fundamentales y de aplicabilidad para la administración
de los bienes muebles y automotores:
“(…) 5.4.4 Declaración de Principios, Valores y Directrices Éticas. A través de la

Declaración de Principios, Valores y Directrices éticas se busca fortalecer la
responsabilidad pública, generando prácticas de transparencia en la Administración
Central del Municipio de Santiago de Cali y sus servidores, reconociéndose como
actores éticos comprometidos a obrar con eficiencia y equidad en cada una de las
actuaciones. La Declaración de Principios y Valores Éticos Institucionales que inspiran y
soportan la gestión de la Alcaldía del Municipio de Santiago de Cali están definidos de
conformidad con lo señalado en la Declaración de Principios y Prácticas de Buen
Gobierno:
Informado
5.4.4.1. Principios Éticos
La protección y conservación de los bienes públicos y del patrimonio cultural y natural

es responsabilidad pública.
Quien administra recursos públicos rinde cuentas a la sociedad sobre la utilización y los
resultados de su gestión. (…)
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VERSIÓN 1
“(…) 6.1 principios de la gestión, Los principios de la gestión son las normas internas
establecidas en el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control
Interno, en los cuales el eje principal es el Ciudadano como directo beneficiario y
receptor de la función pública; dichos principios, que norman la operación de los
Sistemas de Gestión son:
Autocontrol (…)”.
Con lo que se invita a que todas las personas con bienes muebles y automotores del
Municipio de Santiago de Cali bajo su responsabilidad tome en consideración la
aplicación de estos principios, brindando el cuidado necesario, garantizando el
adecuado y correcto uso de los bienes muebles y automotores a su cargo. Y
consecuentemente mediante comportamientos proactivos ponga en conocimiento de su
superior Jerárquico y de la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles
aquellos aspectos que considere necesario respecto a los bienes.
4.2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Hace referencia a todas las diferentes normas, conceptos, circulares y procedimientos

que se han expedido para el uso correcto de los bienes del sector público; las que se
escriben a continuación y que se encuentran .vigentes, fueron incluidas en el
nomograma del subproceso Administración de Bienes muebles y automotores y que a
continuación se presentan:
CONSTITUCIÓN POLÍTICA:
 Art. 63 y 72 De los bienes de uso Público y del Patrimonio Arqueológico.

 Art. 209 De los principio de la Función administrativa.
 Art. 269 Obligatoriedad de las Entidades Públicas de aplicar métodos y
procedimientos del Control Interno.
 Art. 354 De las Funciones del Contador General de la Nación.
 Art. 355 De la prohibición de las entidades de decretar exilios y donaciones a
favor de particulares.
 Arts. 350 y 366 De la obligatoriedad del gasto público social.
LEYES:
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VERSIÓN 1
 810/2003 Artículos 1 y 2, Sanciones por acción u omisión en Construcción,

reparación, Demolición total o parcial de un bien de Interés cultural y no
acatamiento de las Normas urbanísticas.
 70/1993 Los bienes de interés Cultural del ámbito Departamental, Distrital,
Municipal y de los Territorios indígenas y Comunidades Negras del territorio
Colombiano
 87/1993 Ley de Control Interno
 42/1993 Estatuto del Sistema Financiero
 80/1993 Ley de Contratación
 610/2000 Art. 7 Perdida, daño o deterioro de los bienes
 1737/1998Manejo de teléfonos fijos y celulares
 599/2000 Código Penal, Artículos 156, 239, 241-13 265,266-4 Faltas punibles
contra los bienes materiales de interés cultural.
 734/2002Art. Código Disciplinario
 1150/2007 Contratación pública de Colombia
 397/1997 Art. 4 Patrimonio cultural de la Nación
 1185/2008 Art. 1 Registro de los bienes de interés Cultural
 1252/2008Normas prohibitivas en materia ambiental de los residuos y desechos
peligrosos.
 1474/2011Estatuto Anticorrupción Proceso de Responsabilidad fiscal
 1450/2011 Plan nacional de desarrollo (ley 1753 de 2015) – PND 2014-2018
 1485/2011Ley de Presupuesto anual.
 1675/2013De los bienes de Uso Público
DECRETOS:
 663/1993 Reglamentaria del Estatuto Financiero

 111/1996 Estatuto de Presupuestal
 2150/1995 Trámites incensarios sector público
 0351/2014 Reglamenta la gestión ambiental de los Residuos hospitalarios y
similares y Reglamenta el manejo y transporte Terrestre de mercancías
peligrosas
 0833/2002 Del Patrimonio Arqueológico
 4741/2005 Reglamenta la previsión y el manejo de los residuos y desechos
peligrosos 2941/2009 Patrimonio Cultural Inmaterial
 0019/2012 Ley anti tramites
 4170/2011 Por la cual se crea la Agencia Nacional de Contratación Publica
 1510/2013 Reglamente el sistema de compras y contratación pública
Página 24 de 182
VERSIÓN 1
 4054/2011 Decreto único reglamentario del sector Administrativo de Planeación

Nacional.
 1068/2015 Decreto único Reglamentario del sector Hacienda y Crédito Público.
 Decreto 4110.20.0024 de Enero 30 de 2015.
CÓDIGO CIVIL COLOMBIANO: El contrato de Comodato Concepto de bien mueble e

Inmuebles por adhesión, Inmuebles por destinación
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN:

 Régimen de Contabilidad pública Resolución 354/2007
 Manual de Procedimientos contables Normas relativas a Propiedad Planta y
Equipo Doctrina contable Pública capítulo II Catálogo de cuentas capitulo X
 Concepto Jurídico 009541/2012
 Concepto Jurídico 02741
 Concepto 002602 y concepto 2228 del 13 agosto de 2003.
 Circular 067 de 2006 Bienes de Consumo que requieren control administrativo
 Concepto 14769 28 de Febrero de 2000, registro de los bienes para
investigaciones y proyectos
 Concepto 02741 de mayo de 1999, registro de bienes destruidos en catástrofes
 Instructivo 16 del 01/02/2012 Activos de Menor cuantía.
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA:

 Índice Universal de Inventarios Resolución 04/1960
 Función de advertencia 2013EE0012056 de 20/02/2013.
 Concepto 1686 / Julio 2003, Deberes de los servidores públicos
 Resolución 4536 de 1998, Sobre el proceso de Responsabilidades Fiscales.
 Resolución 357/2008 por el cual se adopta el Procedimiento de Control Interno
Contable.
 Concepto 2228 del 13 de agosto de 2003 yEE17212del10 de juniode2004,
Autonomía de las entidades en el manejo de sus bienes
 Circular 11/2006. Acta de entrega de Informes y asuntos a su cargo.
CORTE CONSTITUCIONAL:
 Sentencia C840 Proceso de responsabilidad Fiscal.
 Conceptos 80112 – 81877. Responsabilidad de las Entidades públicas de
investigar la pérdida de los bienes del Estado
 Sentencia C934/2002 Sobre Caducidad
CONSEJO DE ESTADO:
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VERSIÓN 1
Radicado 1510 del 27/07/2003 Características del Contrato de comodato
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Y LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA
 Circular Conjunta 02 de diciembre de 16 2003 Deberes de las Entidades
Públicas en el cuidado de los bienes del Estado.
 Circular 006/2007 Obligatoriedad de elaborar Acta de entrega del informe de los
asuntos y recursos a cargo de los Servidores Públicos.
MINISTERIO DE CULTURA
 Resolución 330/2010 Aspectos técnicos de Patrimonio Cultural de la Nación.
 Resolución 983/2010 Aspectos técnicos del Patrimonio Cultural inmaterial de la
nación.
4.3. FINALIDAD DE LOS BIENES MUEBLES
Los bienes públicos están al servicio, uso y usufructo de la ciudadanía en general los
cuales tienen por finalidad contribuir al desarrollo del Municipio y contribuir al
mejoramiento de la calidad de vida de la población. Están destinados al cumplimiento
de los fines de interés público, por lo que el derecho establece normas particulares de
adquisición, uso y disfrute, y debidamente reglamentado el proceso de enajenación; su
titularidad le pertenece a la administración pública y están sometidos a un régimen
especial de dominio público, afectados a fines públicos y por lo tanto sometidos a
normas de derecho público.
4.4. CONDICIONES DE SEGURIDAD DE ACCESO A LAS SEDES
Se identifica como una medida de seguridad para con los bienes, los diferentes
controles y mecanismos de control de acceso a las instalaciones de las diferentes
sedes de la entidad Municipio de Santiago de Cali. Es por ello que se debe garantizar
por cada dependencia cumplir con los controles que se han establecido y determinar
aquellos que sean necesarios para una adecuada salvaguarda de los bienes.
Uno de los mecanismos de seguridad es lo relativo a las tarjetas de proximidad

mediante las cuales se controla el ingreso y salida de las oficinas de la administración
central del municipio de Santiago de Cali. A continuación se presenta el trámite
administrativo relativo a las tarjetas de proximidad.
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VERSIÓN 1
1. Todo servidor público y contratista deberá portar la tarjeta de proximidad

para el ingreso a la Administración Central.
2. Corresponde a cada supervisor de contrato hacer los trámites de solicitud

y devolución de las tarjetas proximidad de las personas vinculadas por prestación
de servicios a su cargo.
3. En el caso de las personas de la planta de cargos, se debe emitir

mediante oficio firmado por el superior jerárquico. Para ello corresponde a la
dependencia remitir mediante oficio a relación de todas las tarjetas de proximidad a
devolver dirigida a la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles.
4. Respecto a la emisión del certificado sobre entrega de bienes y/o sobre la

no tenencia de bienes que cada dependencia emite, se debe hacer mención de
forma explícita que se ha realizado la devolución de la tarjeta de proximidad por
parte del colaborador.
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VERSIÓN 1
5. CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES PUBLICOS
5.1. GENERALIDADES EN LA CLASIFICACIÓN DE BIENES
Con la creación de la Contaduría General de la Nación y con la expedición por parte De

conformidad con el Catálogo de Cuentas del Plan General de Contabilidad pública, se
establecieron criterios para la clasificación de los bienes en los que se tiene que tener
en cuenta varios aspectos tales como:
 La naturaleza del bien

 La procedencia
 El uso o usos al cual se van a destinar el bien
 Las características del elemento
 El grupo contable al cual pertenezca
 El rubro presupuestal con el cual se programó la adquisición en el Plan Anual de
Adquisiciones
 La necesidad a satisfacer
 El costo histórico de activo
 El valor de compra o incorporación
 La vida útil de cada bien
 El estado de conservación del bien
 Su durabilidad
 Si se van a incorporar a otros bienes muebles o inmuebles
 Si son bienes que se van a entregar en forma gratuita a la comunidad para
satisfacer sus necesidades básicas insatisfechas, entre otros aspectos.
Los criterios anteriores nos definirán la clasificación del elemento para determinar si se
debe ingresarse como un elemento del grupo 15 (Inventarios), del grupo 16
(Propiedades planta y equipo), del grupo 17 (bienes de uso público, e históricos y
culturales), del grupo 18 (Recursos naturales no renovables), del grupo 19 (otros
activos), cuentas de órden grupo 8315 (activos retirados) grupo 9346 (bienes recibidos
de terceros), tal y como se definen a continuación.
5.2. LOS OTROS ACTIVOS Y LOS CARGOS DIFERIDOS
Definición:
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VERSIÓN 1
El numeral 194 de las normas relativas a propiedades planta y equipo y el numeral

2.9.1.1.8 del Plan General de Contabilidad Pública, indica que: Comprende los recursos
tangibles e intangibles que son complementarios para el cumplimiento del cometido
estatal o están asociados a su administración tales como: Posesión, titularidad,
administración o a generar beneficios futuros.
El numeral 195 de las normas relativas a propiedades planta y equipo estipula que los
activos diferidos deben reconocerse por su costo histórico y por regla general no son
susceptibles de actualización, excepto para los que de manera específica así se
determine. Los intangibles se reconocerán como activo siempre que puedan
identificarse, controlarse, y que generen beneficios económicos futuros o un potencial
de servicios y su medición monetaria sea confiable; en caso contrario se registran como
gasto.
5.2.1. Elementos o Materiales de consumo.
La contaduría general de la nación ha definido que los elementos o materiales de

consumo son todos aquellos que cumplen con las siguientes características:
1. Son aquellos bienes fungibles que se extinguen con el primer uso que se hace de
ellos, su durabilidad es inferior a un año, cuando se aplican o mezclan con otros
desaparecen y su costo es inferior a ½ Salario Mínimo Legal Vigente.
5.1.1.1.
Tratamiento de los bienes con costo inferior a 0.5 salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
El Numeral 17. De los procedimientos contables establece: “BIENES DE MEDIO (0.5)

SALARIO MÍNIMO MENSUAL LEGAL VIGENTE. Los bienes adquiridos por un valor
inferior o igual a medio (0.5) salario mínimo mensual legal vigente pueden registrarse
como activo o como gasto.
Como el Municipio adquiere muchos bienes del grupo 1910 de materiales y suministros,
como los repuestos, los elementos de lencería, loza, cristalería y de escritorio, las
cosedoras, saca ganchos, perforadoras, teclados, Uniformes con identificación
Institucional, teléfonos, calculadoras, y muchos artículos más, que tienen un costo en el
mercado inferior a menos de medio salario mínimo legal mensual vigente, la Contaduría
General de la Nación, para el registro de estos bienes estableció el siguiente
procedimiento en elnumeral 2.2.4.3.1.10 del plan general de contabilidad pública y la
circular 067 de 2006, consagra que. “los bienes que ingresan al almacén que por su
valor de adquisición, es menos de medio salario mínimo legal mensual vigente,
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VERSIÓN 1
contablemente salen al gasto, pero que administrativamente deben tenerse un control

por parte del área de almacén e inventarios; Igual procedimiento puede adoptarse en
relación con los bienes adquiridos con anterioridad a la entrada en vigencia de
esta norma”.
Lo anterior indica que estos bienes no requieren de una ficha individual de activo u hoja
de vida, no es necesario colocar placa de IF de hacerlo deben ser placas
diferentes de las de los bienes de Propiedad Planta y equipo, devolutivos porque
esos se llevan contablemente al gasto.
Por lo cual se deberá llevar el registro de estos bienes y controlarlos registrándolos en

el SAP para control, cargándolos individualmente cada uno por el valor histórico de
adquisición en los inventarios y a la cédula del funcionario que los recibió para su uso,
administración y custodia.
Cuando un Servidor Público sea trasladado o ubicado en otra dependencia o se

retire de la entidad, devolverá estos bienes al jefe inmediato, a quien él designe o
los devolverá al Almacén.
En caso que un bien de estos de consumo controlado se le extravié a un

funcionario, este debe informar el hecho por escrito al líder administrativo y
deberá reponerlo por otro de similares o mejores condiciones. Si no informa y el
Administrativo se entera de la pérdida, le requerirá por escrito para que lo reponga por
otro similar; si pasados cinco (5) días no lo repone, el funcionario lo requerirá mediante
derecho de petición, del cual enviará copia a la oficina de Control Interno Disciplinario.
Al funcionario no se expedirá el paz y salvo hasta tanto no reponga los bienes, bien sea
de consumo controlado o devolutivos que se le haya extraviado.
5.1.1.2. Reclasificación de Propiedad Planta y Equipo a consumo controlado
De conformidad con las normas de procedimiento contable, si el Municipio de

Santiago de Cali, tiene bienes con costo inferior a medio salario mínimo mensual
legal vigente, dentro de sus activos, puede reclasificarlos como gasto.-
El acto administrativo de reclasificación señalará que el Municipio establece como

política que algunos bienes que tienen alguna durabilidad considerable y del cual se
espera recibir un beneficio con su utilización y para evitar que estos se extravíen por
falta de control, deban darse el tratamiento de consumos controlados, registrándolos en
cuentas de orden y cargarlas a las cédulas de los Servidores Públicos que los tienen,
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VERSIÓN 1
activos que deben devolver en el momento en que sean trasladados o se produzca el

retiro de la entidad pública.
5.1.1.3. Procedimiento y registros contables generados por la reclasificación.
Con el acto administrativo motivado mediante el cual el Municipio de Santiago de Cali

Valle del Cauca, los reclasifique de activos fijos (Devolutivos) a consumos
controlados, los Servidores Públicos del almacén/o inventarios procederán a hacer la
lista de los bienes, ordenados por su naturaleza y agrupación contable en el que se
registre claramente su costo histórico, su depreciación o amortización y su saldo en
libros, para que contabilidad efectué los registros contables de cancelación de sus
costos históricos y sus depreciaciones o amortizaciones por efecto de esta
reclasificación a consumos controlados.
Se recomienda que estos bienes dado su bajo costo y poca durabilidad, por el uso que
ya hayan tenido, deben estar totalmente depreciados, es decir, que el valor de la
depreciación acumulada de cada bien debe ser igual al costo histórico y por lo
tanto el saldo en libros debe ser cero.
Como ya se dijo anteriormente, los activos deben organizarse por la agrupación

contable a la cual pertenecen, para poder hacer técnica y ordenadamente la
reclasificación contable.
De otra parte los Servidores Públicos responsables en las diferentes

dependencias deben efectuar la reclasificación en SAP donde se llevan el control
de todos los bienes de la entidad, reclasificando todos y cada uno de los bienes
de Devolutivos de propiedad planta y equipo a bienes de consumo controlado,
pero manteniéndolos cargados a la cédula de cada Servidores Públicos que los
tiene en uso bajo su cuidado y custodia.
5.2.2. Tratamiento a bienes comprados para mantenimiento y mejoramiento
El mantenimiento correctivo de los bienes muebles depende de la comparación

entre el costo total del mantenimiento y el valor de adquisición del bien nuevo; si
el valor del mantenimiento excede o iguala su valor de adquisición; no se llevará a cabo
el mantenimiento requerido.
Hay que tener un cuidado muy especial en la clasificación de los bienes o elementos
que se compren con destino a mantenimiento de bienes, por cuanto estos elementos,
no interesando cuanto cuesten, deben llevarse al gasto por corresponder a los
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VERSIÓN 1
elementos que previamente se planearon comprar en el plan anual de adquisiciones por

el rubro de funcionamiento gastos en mantenimiento de bienes muebles, que por
tratarse de un gasto destinado únicamente y exclusivamente para el Mantenimiento de
bienes muebles o, estos elementos, independientemente de su valor individual, deben
ingresarse al almacén y luego entregarlos para el uso como materiales y suministros
que contablemente se deben registrarse en el gasto por mantenimiento de bienes
muebles; como sucede por ejemplo con los repuestos de los vehículos y las materiales
y materias primas para el mantenimiento de las construcciones y edificaciones.
Cosa contraria sucede con los elementos que se programen en el plan anual de
adquisiciones comprar por el rubro de Inversión para el Mejoramiento de bienes
muebles, cuya inversión busca mejorar la capacidad administrativa, operativa y el
funcionamiento de bien a mejorar, que entre otros aspectos es que con esa inversión
se puede aumentar la vida útil del activo o su valor comercial; por estas razones, al
ingresar esos elementos al almacén y luego entregarlos para incorporarlos en otros
bienes, estos deben registrarse como una mejora o adición que debe sumarse el
costo histórico del bien para tenerse en cuenta en las futuras depreciaciones.
Estas inversiones no se llevan al gasto sino que por el contrario se registran como
mejoras o adiciones y por lo tanto incrementan el valor histórico de los activos que las
reciben y como consecuencia un mayor valor de los activos y del patrimonio de la
Institución. Como sucede por ejemplo con las inversiones para repotenciar un equipo de
cómputo o las mejoras en diferentes redes que se incorporan en un bien mueble.
Todas las actividades de mantenimiento o mejoramiento de bienes, deben ser

realizados con los elementos de seguridad industrial, certificado de capacitación en
protección contra caídas acorde con la normatividad legal vigente.
5.2.3. Adiciones y mejoras en los bienes muebles de Propiedad Planta y

Equipo.
La doctrina contable pública definió que las adiciones o mejoras de las

propiedades planta y equipo son: “erogaciones en que incurre la entidad contable
pública para aumentar la vida útil, ampliar su capacidad productiva o eficiencia
operativa, mejorar la capacidad de los productos y servicios o permitir una
reducción significativa de los costos”. Por lo anterior, el valor de las adiciones
mejoras se reconocen como un mayor valor del activo. Contablemente, se debe debitar
la cuenta que identifique la naturaleza del bien del grupo 16 de Propiedad Planta y
Equipo con un crédito a la cuenta del pasivo, Adquisición de bienes y servicios
nacionales o adquisición de bienes y servicios del exterior.
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VERSIÓN 1
5.2.4. Cuando se trate de un bien que sea para mejorar otro bien mueble.
Tratándose de componentes de las propiedades, planta y equipo que cumplan con la

definición de adición o mejora, la adquisición se registra debitando las subcuenta
componentes de propiedades, planta y equipo, y acreditando Bienes y servicios de la
cuenta -adquisición de bienes y servicios nacionales o -adquisición de bienes y
servicios del exterior, según corresponda. Este registro procede cuando la entidad no
utilice los bienes en forma inmediata.
El valor de las adiciones y mejoras que aumenten la vida útil del bien, amplíen su
capacidad, la eficiencia operativa, mejoren la calidad de los productos y servicios, o
permitan una reducción significativa de los costos de operación constituyen un mayor
valor del bien, el cual afectará el cálculo futuro de la depreciación. Como ya se había
dicho anteriormente, en el momento de elaborar el Plan Anual de adquisiciones, la
adquisición de los elementos o bienes que se vayan a incorporar en otro bien mueble e
inmueble y que constituyen una Mejora o adición, tendrán que programarse para
adquirirse por el rubro de inversión Mantenimiento de bienes muebles.
5.2.5. Tratamiento Especial de los Bienes de Arte y Cultura.
El Catálogo General de Cuentas, contenido en el Manual de Procedimientos del

Régimen de Contabilidad Pública, describe –BIENES DE ARTE Y CULTURA, como “el
valor de los bienes muebles de carácter histórico y cultural, adquiridos a cualquier título
por la entidad contable pública con el propósito de decorar; Incluye los libros y
publicaciones de investigación y consulta de la entidad contable pública, así
como los de las entidades contables públicas que prestan el servicio de
biblioteca,
Respecto a los bienes de arte y cultura y los intangibles, establece que “Se reconocen
por su costo histórico y no son susceptibles de actualización, por lo tanto, tampoco son
objeto de amortización.
Normas y procedimientos Capítulo II plantea que los bienes que no se emplean de

forma directa en el desarrollo del cometido estatal de la entidad, sino para el
embellecimiento deben reconocerse como bienes de arte y cultura.-
5.2.6. Los libros, las bibliotecas
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VERSIÓN 1
Si las bibliotecas hacen parte del objetivo misional del Municipio, se deben registrarse
como Otros activos libros y publicaciones de investigación y consulta, como un
consumo controlado; llevando su control individual en el sistema de control de los libros
manejado directamente por las bibliotecas Públicas, y efectuar un reporte por lo menos
una vez al año, del valor total de los libros, los cuales serán ajustados en el SAP, como
una corrección de valor de esos elementos, según corresponda.
5.2.7. Los Instrumentos Musicales
Un instrumento Musical es un objeto fabricado con la misión de producir sonidos

musicales en uno o en varios tonos. Consiste de la combinación de uno solo o de varios
sistemas que resuenan y de medios que permiten vibración. Cabe destacarse que la
unión del instrumento musical con un intérprete es lo que permite la producción musical,
ya que es el intérprete quien ejecutará y hará vivir al instrumento.
Los Instrumentos que por su costo de adquisición, deben dársele un tratamiento

de consumo controlado, porque su costo histórico de adquisición es inferior a ½
salario mínimo mensual vigente, o que su vida útil probable sea menor a un año;
al darlos al servicio se deben registrar en el costo o gasto, pero
administrativamente deben controlarse, cargándolos a la cédula del funcionario
que los tiene bajo su custodia y guardia.
Pero aquellos Instrumentos cuyo costo histórico de adquisición sea superior a ½ salario
mínimo mensual vigente, y que su vida útil sea mayor a un año, deben tratarse
contablemente como un bien de Propiedad Planta y equipo (Devolutivo), y cada uno de
ellos se deben amortizar durante la vida útil que se espera presten un servicio de
fomento a la cultura de la sociedad...
5.3. LOS BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES
Bienes que han sido declarados históricos y culturales o del patrimonio nacional, cuyo
dominio y administración pertenece a la entidad contable pública; Estos activos se
deben amortizar en el tiempo que el Municipio espera presten un beneficio en la
cultura de la ciudadanía.
Según las normas técnicas relativas a las Propiedades planta y equipo, respecto de
los bienes de beneficio y uso públicos Históricos y culturales, las esculturas, las
pinturas y los bienes arqueológicos, son bienes que para que sean declarados
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VERSIÓN 1
como bienes históricos y culturales, debe existir un acto administrativo que así
los declara, y registrasen por el costo histórico.
El numeral 178, expresa que: “El costo de los bienes históricos y culturales recibidos en
donación o en cumplimiento de cláusulas contractuales, corresponderá al valor
convenido entre las partes o al estimado mediante avaluó técnico, (...)”
Los art. 63 y 72 de la Constitución Política de Colombia señalan que los bienes

del patrimonio arqueológico, pertenecen a la Nación y son inalienables,
imprescriptibles e inembargables.
El art. 17 del Decreto 833 de 2002 expresa. “(..) Los bienes integrantes del patrimonio
arqueológico, se encuentran fuera del comercio y son intransferibles a cualquier título
por su tenedor. No podrá quien mantenga su tenencia, realizar su exportación o salida
del país sin el previo permiso de la autoridad competente”.
El art. 6 de la ley 1185 de 2008, señala que “(..) El Instituto Colombiano de Arqueología
e Historia (ICANH), podrá autorizar a las personas naturales o jurídicas para ejercer la
tenencia de los bienes del patrimonio arqueológico, siempre que estos cumplan con las
obligaciones de registro, manejo y seguridad de dichos bienes que determine ese
instituto (..)”
De otra parte, el art. 14 de la mencionada ley, respecto del registro de bienes de interés
cultural, indica que, “(…) la Nación a través del Ministerio de Cultura, de sus entidades
adscritas (…) así como las entidades territoriales, elaborarán y mantendrán actualizado
un registro de los bienes de interés cultural en lo de sus competencias. Las entidades
territoriales, el Instituto Colombiano de Arqueología e Historia y el Archivo General de la
Nación, remitirán anualmente al Ministerio de Cultura, Dirección de Patrimonio, sus
respectivos registros a fin de que sean incorporados al Registro Nacional de Bienes de
Interés Cultural.” Esta función, así como la de adelantar las gestiones pertinentes
para llevar a cabo el proceso de asegurar los bienes, por el valor histórico, y para
el caso de los bienes arqueológicos bajo la custodia del Municipio de Santiago de
Cali Valle del Cauca, se aseguraran por el valor de restauración definido por una
persona idónea en el tema.
5.3.1. Bienes del patrimonio Cultural.
Para la administración de los inventarios que conforman el patrimonio cultural material e

inmaterial así como los bienes del patrimonio del Municipio de Santiago de Cali, se
deberá tener en cuenta lo establecido en la ley 397/97, reglamentada por la ley
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VERSIÓN 1
1185/2008, el Decreto 2941/2009 y lo establecido en las resoluciones 330/2010 y

983/2010 del Ministerio de Cultura.
Los bienes de interés cultural del ámbito departamental, distrital, municipal, de los
territorios indígenas y de las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993,
pueden ser declarados como bienes de interés cultural del ámbito nacional por el
Ministerio de Cultura en la forma prevista en el literal a) de este artículo, en
coordinación con el respectivo Consejo Departamental o Distrital de Patrimonio Cultural,
sobre los valores del bien de que se trate.
Para la declaratoria y el manejo de los bienes de interés cultural se aplicará el principio

de coordinación entre los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, de los
territorios indígenas y de los de las comunidades negras de que trata la Ley 70 de 1993.
Procedimiento para La declaratoria de los bienes de interés cultural.
5.1.1.4. Los Bienes del Patrimonio Arqueológico.
En lo referente a los inventarios que conforman el patrimonio arqueológico del Municipio

de Santiago de Cali, deberá tener en cuenta lo establecido en la Constitución Nacional,
en las leyes y decretos que rigen la materia.
De conformidad con los artículos 63 y 72 de la Constitución Política, los bienes del

patrimonio arqueológico pertenecen a la Nación y son inalienables, imprescriptibles e
inembargables.
Lo establecido en el art. 3 de la ley 1185/2008 que modifico el art. 6 de la ley 397/97

establece que: “El patrimonio arqueológico comprende aquellos vestigios producto de la
actividad humana y aquellos restos orgánicos e inorgánicos que, mediante los métodos
y técnicas propios de la arqueología y otras ciencias afines, permiten reconstruir y dar a
conocer los orígenes y las trayectorias socioculturales pasadas y garantizan su
conservación y restauración. Para la preservación de los bienes integrantes del
patrimonio paleontológico se aplicarán los mismos instrumentos establecidos para el
patrimonio arqueológico”.
“El patrimonio arqueológico se rige con exclusividad por lo previsto en dicho artículo, y
por el Decreto 833 de 2002, y por las disposiciones de esta ley que expresamente lo
incluyan".
5.1.1.5. Bienes del Patrimonio Cultural Inmaterial.
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VERSIÓN 1
Sobre el inventario que conforman los bienes del Patrimonio Cultural Inmaterial del
Municipio de Santiago de Cali, deberá tener en cuenta lo establecido en el art. 8 de la
ley 1185/2008que adicionó el art. 11.1 de la ley 397/97 con el siguiente contenido: “El
patrimonio cultural inmaterial está constituido, entre otros, por las
manifestaciones, prácticas, usos, representaciones, expresiones, conocimientos,
técnicas y espacios culturales, que las comunidades y los grupos reconocen
como parte integrante de su patrimonio cultural. Este patrimonio genera
sentimientos de identidad y establece vínculos con la memoria colectiva. Es transmitido
y recreado a lo largo del tiempo en función de su entorno, su interacción con la
naturaleza y su historia y contribuye a promover el respeto de la diversidad cultural y la
creatividad humana.
5.1.1.6. Inventario y Registro de los Bienes del Patrimonio y de Interés Cultural
Debe darse cumplimiento al art. 9 de la ley 1185/2008, que modifico el art, 9 de la ley
397/97, el cual quedo así: “En relación con los bienes del patrimonio cultural y los
bienes de interés cultural, se establecen las siguientes obligaciones y competencias:
1. Inventario de bienes del patrimonio cultural. Como componente fundamental para el

conocimiento, protección y manejo del patrimonio cultural, corresponde al Ministerio
de Cultura definir las herramientas y criterios para la conformación de un inventario
del patrimonio cultural de la Nación, en coordinación con las entidades territoriales.
Este inventario, por sí mismo, no genera ningún gravamen sobre el bien, ni carga
alguna para sus propietarios, cuando los haya.
2. Registro de bienes de interés cultural. La Nación, a través del Ministerio de Cultura

y de sus entidades adscritas (Instituto Colombiano de Antropología e Historia y
Archivo General de la Nación), así como las entidades territoriales, elaborará y
mantendrán actualizado un registro de los bienes de interés cultural en lo de sus
competencias. Las entidades territoriales, el Instituto Colombiano de Antropología e
Historia y el Archivo General de la Nación, remitirán anualmente al Ministerio de
Cultura, Dirección de Patrimonio, sus respectivos registros con el fin de que sean
incorporados al Registro Nacional de Bienes de Interés Cultural. El Ministerio de
Cultura reglamentará lo relativo al registro".
5.1.1.7. De las faltas contra el Patrimonio Cultural de la Nación.
En el evento de que se observen faltas contra el Patrimonio Cultural de la Nación el

Municipio dará aplicación a lo establecido en el artículo 11 de la ley 1185/2008, que
modifico el art. 15 de la ley 397/97.
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VERSIÓN 1
5.4. LOS INTANGIBLES
Son activos intangibles aquellos bienes inmateriales, o sin apariencia física, que puedan
identificarse, controlarse, de cuya utilización o explotación pueden obtenerse beneficios
económicos futuros o un potencial de servicios, y su medición monetaria sea confiable.
Un activo intangible produce beneficios económicos futuros para la entidad contable

pública cuando está en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de
servicios que posea genere una reducción de costos.
5.4.1. Tratamiento del Software.
Un activo intangible es controlable siempre que la entidad contable pública, tenga el

poder de obtener los beneficios económicos futuros que procedan de los recursos que
se derivan del mismo, y además pueda restringir el acceso de terceras personas a tales
beneficios y su medición monetaria es confiable y exista evidencia de transacciones
para el mismo activo u otros similares, o la estimación del valor.
5.1.1.8. Software:
Conjunto de instrucciones lógicas que permiten operar un equipo. Comprende todo tipo
de programas, utilidades, aplicaciones, sistemas operativos, drivers que hacen posible
que el usuario pueda trabajar con la máquina (computador). Todos los componentes
lógicos de un sistema informático, que incluyen tanto a las aplicaciones (programas)
como a los datos sobre los cuales operan.
Es también el conjunto de programas de computador utilizados para el control y

traducción de lenguajes, clasificación y manejo de datos con propósito general o
específico almacenados y distribuidos en cualquier medio físico.
El software permite la clasificación, procesamiento y almacenamiento de datos,

aplicaciones computacionales de control y gestión para garantizar la integridad de los
datos, incluye los medios de informática que permiten la distribución y transferencia de
los mismos.
Dentro de este grupo se incluyen sistemas operacionales, compiladores,

ensambladores, interpretadores de programación, programas de utilidad, paquetes de
uso general o específico, lenguajes de control de trabajos, programas para correo
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VERSIÓN 1
electrónico (Internet; como sistema de comunicación entre redes. intranet como

implementación de la tecnología del Word Wi de Web para operación de las redes
internas en la organización aprovechando la tecnología Internet aplicada, etc.),
paquetes de procesamiento de palabra, hojas electrónicas, administradores de base de
datos, diccionarios de datos, generadores de reporte, paquetes especializados de
software, programas de procedimientos que ayudan a la producción, depuración,
mantenimiento y ejecución de aplicaciones, programas desarrollados por los usuarios
en cualquier lenguaje.
La Asesoría de Informática y Telemática deberá implementar los mecanismos para

presentar el inventario de hardware y de software actualizado y valorizado, el plan de
informática y de contingencia, especificando las aplicaciones para computador en
producción, procesos de desarrollo, implementación y migración de una plataforma a
otra, junto con el diagrama modular que indique la relación y la distribución entre los
distintos sistemas de información.
Los elementos que representan estas licencias, patentes, o software, deben

permanecer en la oficina de telemática del Municipio a cargo del Jefe de esa
dependencia con el fin de que se garanticen la conservación, uso y cuidado en el
inventario, hasta que no puedan seguir prestando un beneficio para el municipio.
5.1.1.9. Licencia:
Contrato por el cual la empresa productora o propietaria del Software o producto, le

concede a un tercero el permiso del uso limitado de un derecho de propiedad, a cambio
de una forma de pago o alguna forma o cantidad a considerarse. El derecho de uso de
una versión específica de un producto. Derecho que adquiere (compra) una empresa
para explotar un invento, una marca o una tecnología determinada.
Cuando ya estén en desuso, el responsable de la oficina de informática emitirá informe

escrito, para el destino final con el concepto técnico, para que el Comité Administrador
de Bienes Muebles del Municipio de Santiago de Calilos incluya en un proceso de baja
por inservibles. Este análisis e informe se debe realizar por lo menos una vez al año
con corte a junio 30 de cada vigencia.
Respecto a los medios magnéticos el destino final será entregarlos a empresas que
estén autorizadas para darles destino final como Residuos Electrónicos peligrosos y
contaminantes. Se hará entrega mediante acta en la que conste cada uno de los
elementos entregados para la destrucción, y la empresa que los recibe debe expedirle
al Municipio un certificado de uso final.
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VERSIÓN 1
Respecto a las licencias y software, las mismas de conformidad con el concepto

emitido por el Asesor de Informática y Telemática del Municipio de Santiago de
Cali mediante Orfeo 2015411110008694 del 2 de diciembre 2015deberán a partir
de esa fecha ser cargadas al NIT del Municipio de Santiago de Cali; no obstante
lo anterior, serán registrados en una cuenta control a cargo del Asesor de
Informática y Telemática o quien este designe en el en la cuenta control creada para
este fin con el fin de que se realice control y seguimiento el cual deberá ser dado a
conocer desde dicha oficina a la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles.-
Para la creación de dato maestro de licencias y software se debe generar desde la

oficina de ofimática estándar para su creación. Se recomienda que estos datos
maestros mínimamente contengan: El fabricante, tipo de licencia o software, si es
alquiler, fecha de expiración, si aplica, año de adquisición.
5.4.2. Los Intangibles, adquiridos, desarrollados y formados.
Para efectos del presente procedimiento los activos intangibles son de tres clases:
Adquiridos, desarrollados y formados.
5.1.1.10. Activos intangibles adquiridos.
Son aquellos que obtienen la entidad contable pública de un tercero, de otra entidad
contable pública o una entidad privada, porque los necesita para poder desarrollar su
cometido estatal.
5.1.1.11. Activos intangibles desarrollados.
Son aquellos que genera internamente la entidad contable pública, y cumplen los
criterios para su reconocimiento. Para esta clase de activos deben identificarse las
fases de investigación y desarrollo. La primera fase comprende todo aquel estudio
original y planificado que realiza la entidad contable pública con la finalidad de obtener
nuevos conocimientos científicos o tecnológicos. La fase de desarrollo consiste en la
aplicación de los resultados de la investigación, o de cualquier otro tipo de conocimiento
científico, a un plan o diseño en particular para la producción de materiales, productos,
métodos, procesos o sistemas nuevos o sustancialmente mejorados, antes del
comienzo de su producción o utilización comercial.
5.1.1.12. Activos intangibles formados.
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VERSIÓN 1
Son aquellos que ha obtenido y consolidado la entidad contable pública a través del
tiempo a partir de su reconocimiento, que le genera ventajas comparativas frente a
otras entidades, sean éstas públicas o privadas.
5.4.3. Tratamiento contable de los intangibles.
La Contaduría General de la Nación en sus procedimientos y en la Doctrina Contable

Pública, ha establecido que los intangibles dependiendo de su uso y costo deben
dárseles un tratamiento de consumo (gasto) o como un Activo (Devolutivo), como se
describe a continuación:
5.1.1.13. Del reconocimiento como gasto.
En el evento de que un intangible no pueda identificarse, controlarse, y que no genere

beneficios económicos futuros y su medición monetaria no sea confiable, las
erogaciones necesarias para su adquisición se reconocen como gasto.-
5.1.1.14. Del reconocimiento de un intangible, como activo.
Los desembolsos incurridos en la fase de desarrollo serán tratados como costo del
activo intangible, siempre que cumplan con las condiciones para su reconocimiento.
La adquisición de activos intangibles se registra debitando la subcuenta

correspondiente INTANGIBLES, y acreditando la subcuenta respectiva, ADQUISICIÓN
DE BIENES Y SERVICIOS NACIONALES, o ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
DEL EXTERIOR, según el tipo de operación.
Cuando el Municipio determine que un activo intangible formado satisfaga los

requerimientos para su reconocimiento, dicho activo podrá ser incorporado en el
balance general. En este caso se procederá a debitar la subcuenta respectiva, de la
cuenta INTANGIBLES, y a acreditar la subcuenta SUPERÁVIT POR FORMACIÓN DE
INTANGIBLES.
5.1.1.15. Vida útil de los activos intangibles.
La vida útil de los activos intangibles puede ser indefinida o finita.

Es indefinida cuando no exista un límite previsible al período que se espera que el
activo genere beneficios económicos futuros.
Vida útil Finita cuando puede estimarse el período durante el cual la entidad contable
pública recibirá beneficios económicos o un potencial de servicios, esto de conformidad
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VERSIÓN 1
con el concepto técnico que deberá rendir la Asesoría de Informática y Telemática del
Municipio, anualmente.-
5.1.1.16. Amortización de los activos intangibles
Los activos intangibles con vidas útiles finitas, se amortizan durante el lapso durante el
cual la entidad contable pública espera percibir beneficios económicos o el potencial de
servicios. En tanto que los activos intangibles con vidas útiles indefinidas no se
amortizan.
5.1.1.17. Reconocimiento de ajustes de los intangibles del Municipio
Cuando un activo intangible no satisfaga los requerimientos para su reconocimiento,

pero haya sido reconocido previamente como un activo, éste deberá ser retirado del
balance general.
En las empresas públicas del Municipio de Santiago de Cali, cuando los desembolsos
para desarrollar un activo intangible satisfagan los criterios para su reconocimiento
como activo, pero éstos se hubieran reconocido previamente como gastos, la entidad
contable pública deberá proceder a incorporarlo en su balance general.
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6. ORGANIZACIÓN Y MANEJO DE LOS BIENES MUEBLES
5.5. GENERALIDADES DEL ALMACEN
Es el lugar donde reciben y se guardan o almacenan ordenada y técnicamente las

mercancías, materias primas, materiales, productos terminados, bienes, etc. Para luego
ser suministrados a las dependencias que conforman la entidad Municipio de Santiago
de Cali, para el desarrollo normal de sus operaciones y obtener el logro de los objetivos
y metas propuestas en su parte misional.
Relativo al almacén. Es el conjunto de actividades y procedimientos en procura de la

eficiente recepción, ubicación, clasificación, custodia, conservación, registro y
suministro de los bienes que requiere la administración Municipal de Santiago de Cali
para su funcionamiento en cumplimiento del cometido Estatal.
Instalaciones locativas. Es responsabilidad de las Dependencias garantizar que las

instalaciones locativas donde funcionan sus almacenes o almacén cuenten con las
condiciones adecuadas que permitan la operación idónea del mismo.
Cada dependencia destinará los recursos necesarios para el adecuado funcionamiento

de los almacenes en cuanto a medidas de seguridad y de custodia de los bienes y de
seguridad, salud y ambiente en el trabajo.
5.6. ACTIVIDADES DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO.
Tiene por objeto garantizar la calidad de los bienes, optimizar la disponibilidad de los
Bienes necesitados, el control de sus operaciones y la reducción de los costos de
almacenamiento.
5.6.1. Operación
1. Preparación del personal y área de almacenamiento. Se debe contar con el

personal idóneo, necesario y calificado en el área del almacén y para el almacenaje
de los bienes, que sea en estanterías debidamente instaladas y que cumplan los
estándares de resistencia y de capacidad de almacenamiento.
2. Recepción o recibo de los bienes de los proveedores. Se debe por parte del
funcionario de apoyo al almacén verificar calidad, cantidad, formas de entrega,
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VERSIÓN 1
cadenas de frio, embalaje, y demás criterios pactados y soportados en los

documentos se cumplan por parte del proveedor.Si para esta verificación se
requiere acompañamiento de los líderes de las adquisiciones, supervisores y/o
interventores estos deberán acudir al llamado del funcionario de apoyo al almacén.
3. Elaborar notas de devolución de bienes que no cumplen la ficha técnica. Cuando se

encuentre que algunos de los elementos que se hayan recibido no cumplen con los
estándares de calidad o no cumplen con la ficha técnica o los requisitos que se
exigieron en los documentos y estudios previos, el almacenista debe proceder de
inmediato a devolverlos al proveedor en articulación con el responsable de la
adquisición.
4. Elaboración del comprobante de ingreso de entrada de mercancías. Para los bienes

que cumplen los requisitos exigidos, el almacenista debe proceder de inmediato a
elaborar un comprobante de ingreso de entrada de mercancías al almacén, el cual
debe imprimir y firmar, el cual se adjuntará a fotocopia del RPC, (Registro
Presupuestal del Compromiso), Impresión original del pedido y fotocopia del acta de
inicio o fotocopia póliza debidamente aprobada.
5. Registro en los Kardex sistematizados. Cuando se realiza el ingreso de mercancías

en SAP automáticamente quedan incluidos los bienes recibidos, en los registros del
aplicativo tanto en su funcionalidad de almacén, quedando registrados y
clasificados según su naturaleza, en los kardex sistematizados o manuales según el
caso.
6. Almacenamiento de los bienes. Se deben aplicar las técnicas y buenas prácticas de

almacenamiento, bien sea en estanterías, en apilamiento o a través de las
alternativas que cada almacén propicie, según el tipo de bien a almacenar.
7. Protección o salvaguarda de los bienes. El área responsable del aseguramiento de

los bienes del Municipio deberá consultar con una periodicidad no mayor a 15 días
todos los bienes que han sido ingresados al SAP y requerir la información adicional
necesaria a cada dependencia con el fin de garantizar la inclusión de todos los
bienes en la póliza de seguro, propiciando de este modo que desde la oficina de
Seguros se realicen los trámites para amparar en la póliza de seguros de bienes.
Todos los bienes que requieran su inclusión en las pólizas de seguros, deben haber
agotado su trámite de registro en SAP.
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VERSIÓN 1
8. Medidas de Seguridad, salud y ambiente de trabajo. Deberán ser tenidas en cuenta

las medidas de higiene y seguridad industrial que exigen las normas colombianas
en el proceso de almacenaje y movimientos de los bienes, que el personal cuente
con los elementos de protección personal.
9. Medidas de seguridad. Las dependencias deben proveer los mecanismos de

seguridad física para que el almacenista pueda garantizar el acceso restringido a
dicho espacio.
5.7. TÉCNICAS DE ALMACENAMIENTO
5.7.1. En estantería:
Calcular la capacidad y resistencia de la estantería para sostener los materiales por

almacenar, teniendo en cuenta que la altura más apropiada la determina la capacidad
portante del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de
manipulación y la altura media de la carga en los entrepaños. Los materiales más
pesados, voluminosos y tóxicos, se deben almacenar en la parte baja.
5.7.2. En apilamiento ordenado:
Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulación del

embalaje.
5.7.3. Organización interna del Almacén o bodega:
Se debe tener en cuenta que la seguridad en el almacenamiento y manipulación de

cargas, depende en buena medida de la adopción de procedimientos que garanticen su
estabilidad y facilidad de operación y como medidas básicas para los almacenes del
Municipio de Santiago de Cali se observaran las siguientes:
1. Las estanterías deben reunir condiciones de resistencia, diseño y mantenimiento

que la haga apta para la carga que debe soportar.
2. No se utilizaran estanterías rotas, débiles o sin asegurar al piso y a los techos.
3. Para colocar sobre superficies de poca resistencia, como cajas de cartón, rollos
textiles etc., se emplearan estibas de doble faz.
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VERSIÓN 1
4. En estibas corrientes no se cargaran con más de 700 kilos.
5. La altura máxima de carga sobre estiba, será de 1.5 m, a efecto de no interceptar

el campo visual del operario en caso de contar con montacargas.
6. Se procurara que las cargas de mayor peso descansen sobre el piso y las de
menos en los entrepaños siguientes hasta que las más livianas queden en los
últimos entrepaños de las estanterías.
7. Los recipientes, tambores, bidones, tanques que contengan líquidos tóxicos,

ácidos, cáusticos, combustibles, se colocaran en niveles bajos.
8. Establecer un sistema de iluminación general que garantice un nivel homogéneo

y adecuado de acuerdo a las características de almacenamiento.
5.7.4. Almacenamiento de Materiales o materias primas.
En caso que el Municipio de Santiago de Cali, tenga que almacenar materiales,

especialmente de materiales o materias primas para la construcción, debería aplicar los
siguientes principios de Almacenamiento de Materiales o materias primas:
1. Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin.
2. El almacenista deberá identificar cada grupo de bienes dentro del Almacén, con el
código SAP del bien.
3. Se debe cubrir y proteger el material cuando éste lo requiera.
4. Respetar la capacidad de carga de las estanterías, entrepisos y equipos de

transporte.
5. Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanterías.
6. Al almacenar materiales comprobar la estabilidad en el almacenamiento.
7. Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un costado.
8. En suelos inclinados o combados, las cargas deben ser bloqueadas

apropiadamente para evitar vuelcos.
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VERSIÓN 1
9. Si los materiales son tóxicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de

mal olor, se debe advertir y proteger al personal expuesto.
10. Utilizar casco cuando hay movimiento aéreo de materiales
11. Mantener permanentemente despejadas las salidas para el personal, sin

obstáculos.
5.7.5. Organización Interna del área de almacén.
Tenga en cuenta los siguientes principios básicos de seguridad y orden:
1. Para el apilamiento de objetos pequeños se deberá disponer de recipientes

que, además de facilitar el apilamiento, simplifiquen el manejo de los objetos,
2. No dejar que los líquidos se derramen o goteen, se deberán limpiar tan

pronto sea posible.-
3. Asegurarse de que no haya cables o alambres tirados en los pisos de los

pasillos.
4. Mantener limpio el puesto de trabajo y toda el área de Almacén
5.7.6. Principios básicos de todo tipo de almacén.
Cualquier tipo de almacén, no interesa el volumen de bienes a almacenar debe aplicar

como mínimo los siguientes principios básicos:
1. La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos, deben encontrarse

siempre bajo la responsabilidad de una persona en almacén.
2. Las personas que apoyan las labores en el almacén deben ser asignadas a
funciones de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el
control de inventarios del almacén.
3. A través de SAP se debe llevar el registro al día, de todas las entradas y salidas de
bienes al almacén.
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VERSIÓN 1
4. Se debe asignar una identificación a cada bien que debe incluir el número de
inventario de SAP, nombre de la entidad, que para el caso es Municipio de Santiago
de Cali y su respectivo código de barras.
5.8. SOBRE EL QUE CUMPLE LA FUNCION DE ALMACENISTA
Es el rol que se asigna a funcionario encargado del almacén es de Administrar, manejar,

custodia, organización, conservar y suministrar los bienes, quien trabajará en
coordinación permanente con las instancias de decisiones relativas a las adquisiciones,
así como también con las oficinas de contratación, presupuesto Inventarios y
contabilidad. Corresponde a este rol la rendición de informes a todos los entes internos
y externos que los soliciten respecto al almacén a su cargo.
5.8.1. Designación del rol de almacenista.
Se recomienda que las personas que sean designadas a apoyar el rol de almacenista
cuenten con experiencia en el manejo, clasificación y registro de los bienes que
usualmente usan las Dependencias para el cumplimiento de su misión
5.8.2. Relación del Almacenista con la Subdirección de Recurso Físico y

Bienes Inmuebles.
Desde la Subdirección de Recurso Físico y bienes Inmuebles se imparten lineamientos

y se generan instrucciones respecto a la administración de los bienes. Por tal motivo, se
tiene relación directa con las personas designadas a desempeñar el rol de
almacenistas.
Es así, que corresponde a quienes ejercen la función de almacenistas acatar las

instrucciones y lineamientos impartidos respecto a la administración de los bienes. Del
mismo modo, la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles atiende
inquietudes respecto a la administración de bienes que se generen por parte de los
colaboradores quienes desempeñan el rol de almacenistas.
5.8.3. Relación del Almacenista con los responsables de las adquisiciones
Corresponde a todas las dependencias generar las sinergias y articulación entre el

almacenista y líderes de las adquisiciones. Previo a las adquisiciones se debe articular
al almacenista, quien tiene conocimiento fundamental respecto a la administración de
los bienes.
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VERSIÓN 1
Se debe coordinar y poner en conocimiento de los almacenistas los bienes que

llegarán, coordinando detalles necesarios para realizar una adecuada recepción de los
mismos.
5.8.4. Horarios del Almacén
Los almacenes deben operar en el horario laboral definido en la entidad. No es

pertinente el recibo de bienes en horarios diferentes al laboral. Cuando se realicen los
acuerdos sobre adquisiciones de bienes se debe dar claridad a los proveedores
respecto al horario en que funciona el almacén.
Los almacenistas tienen a su cargo diferentes labores, por lo cual las dependencias
deben coordinar y realizar una adecuada planificación sobre el recibo de bienes
siempre en articulación con los almacenistas.
5.8.5. Principales labores a cargo de los almacenistas.
Además de las asignadas en el manual de funciones al responsable del almacén debe

cumplir las siguientes:
1. Responsable de la custodia, almacenamiento, control y suministro de los bienes.
2. Recibir, almacenar y entregar los bienes y materiales, previa autorización del

funcionario competente.
3. Elaborar oportuna y correctamente los comprobantes de ingreso y egreso, con base

en documento soporte debidamente autorizado, así como en el sistema SAP.
4. Organizar el almacenaje eficaz de mercancías en el almacén y suministrar los

elementos requeridos a las dependencias debidamente autorizados.
5. Proteger los elementos a su cargo contra daños.
6. Confrontar que los elementos que recibe concuerden en cantidades y

características generales que figuran en los respectivos soportes documentales
(ficha técnica,).Informando y articulando con especialistas y Supervisores la
verificación técnica especifica de los bienes que así lo requieran.
7. Controlar las existencias de los diferentes elementos e informar a su superior en los

casos necesarios.
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VERSIÓN 1
8. Planificar las entregas de los diferentes elementos.
9. Responde por los bienes de consumo, consumo controlado y devolutivo ubicado en

el almacén a su cargo.
10. Responsable de los bienes que ha recibido para su función.
11. Suministrar toda la información contable y todos los documentos soportes que le
sean requeridos.
12. Mantener inventariado todos los bienes, según corresponda a bienes nuevos en
bodega, inventarios de reintegrados, inventarios de recuperables, inventarios de
inservibles y obsoletos, inventarios de materiales y suministros, inventarios de
bienes recibidos de terceros, inventarios de elementos declarados como chatarra, e
inventarios de propiedad planta y equipo para el servicio del almacén.
13. Deberán realizar anualmente una (1) toma física de inventarios de los bienes en el
almacén y remitir el informe respectivo a la Subdirección de Recurso Físico y
bienes Inmuebles. La fecha de corte para esta labor es junio 30 de cada vigencia y
el envío del informe se realizará por lo menos diez (10) días calendario después.
14. Las demás que le asigne la ley, los reglamentos y procedimientos internos
establecidos.
5.9. BIENES QUE NO INGRESAN AL ALMACEN.
Son los bienes que, de acuerdo con las condiciones del contrato, convenio o acto
administrativo deban entregar los proveedores directamente en las oficinas o en otras
instalaciones pactadas de común acuerdo entre las partes, para el servicio de las
diferentes dependencias; estos físicamente no ingresan a los almacenes, pero,
documental y contablemente debe registrase el ingreso al almacén en complimiento del
principio de causación que establece que todo ingreso o gasto debe registrarse con los
documentos que acreditan dicho ingreso o gasto.
En este caso el ingreso de esos bienes lo efectuarán los almacenistas con el

comprobante de ingreso por compra soportado con los documentos necesarios y
determinados por la entidad, entre los cuales se mencionan contrato, RPC, pedido, acta
de inicio y/o aprobación de póliza y si aplica Ficha Técnica.
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VERSIÓN 1
Será responsabilidad del Supervisor del contrato el que se realice como es debido el
ingreso al SAP de los bienes adquiridos y que no son recibidos por el almacenista.
5.10. MOVIMIENTOS DE ALMACÉN
Los movimientos del almacén se presentan por los diferentes tipos de ingreso de bienes
y por las distintas salidas
Cuando los Bienes muebles de propiedad planta y equipo (Devolutivo) ingresan en

Almacén deben registrarse en las subcuentas que corresponden a bienes muebles en
almacén nuevos, y para los materiales y suministros de consumo en la cuenta de
cargos diferidos.
En la cuenta del almacén también se registraran aquellos bienes devueltos del servicio,
que por circunstancias especiales no se estén utilizando pero que en el futuro cercano
se les dará uso estos bienes se registraran en la cuenta de bienes no explotados,
también se registran en esta cuenta los bienes buenos que no necesita la entidad y que
a futuro los va a trasladar a otra entidad pública a título gratuito mediante la figura de
transferencia de bienes.
En el almacén también se registran todos los bienes que han sido devueltos del servicio
por que los Servidores Públicos no los necesitan o porque se han desvinculado de la
entidad, este movimiento se soporta con la firma de un documento de traslado entre
Servidores Públicos el cual debe ser firmado por el funcionario que los tenía en servicio
y el almacenista que los recibe.
En el SAP se hará el registro correspondiente para que queden cargados a nombre del
almacenista que lo recibió, este movimiento no genera asiento contable por cuanto los
bienes deben continuar registrados en las cuentas del servicio porque estos bienes ya
traen una depreciación acumulada
Bienes recibidos en Custodia
En el almacén también ingresa aquellos bienes que el Municipio decida recibirlos en

calidad de custodia que son todos aquellos bienes que se recibe de otra entidad pública
para guardarlos y custodiarlos pero que no pueden usarse. Estos bienes deben
ingresarse en SAP y cargarlos al almacenista que los tiene en custodia y que debe
responder por ellos
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VERSIÓN 1
5.11. BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN
El concepto de ingreso de bienes.
Documento con el cual se registra el ingreso de los bienes al almacén, en el cual se

debe indicar claramente el concepto del ingreso, el consecutivo, y la fecha del ingreso y
los demás requisitos que debe tener el formato de ingreso que se detallan a
continuación.
El formato de ingreso y los requisitos.
El formato Vale de entrada de Mercancías debe contener como mínimo la siguiente

información:
1. Numero consecutivo.
2. Fecha del ingreso
3. La indicación de ser un documento de Ingreso.
4. Causa que genera el ingreso.
5. Clase de elementos (Devolutivo, Consumo o Consumo Controlado)
6. Documento que soporta el ingreso.
7. Nombre del remitente o proveedor (código)
8. Número de RPC
9. Grupo de Compra
10. Código de material
11. Descripción del elemento
12. Cantidad
13. Firma de quien elaboro el ingreso
Se continuarán utilizando los formatos que hacen parte del inventario documental del
Sistema de Gestión que se han diseñado y adoptado y que actualmente se manejan.
En la medida que sea necesario se realizarán las modificaciones tanto a formatos y se
determinará la pertinencia de realizar transacciones a través de SAP, minimizando el
uso de documentación física que no sea necesaria. En los casos que sean necesarios,
se podrán realizar modificaciones a los formatos para que queden ajustados a los
requisitos adoptados en el presente manual, en el menor tiempo posible.
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VERSIÓN 1
Sobre el Registro de Activos en el Sistema de información SAP.
En el evento de las adquisiciones que se realicen de forma descentralizada, desde cada

dependencia donde se realicen compras, se deben realizar las labores de registro en el
Sistema de Información SAP relativa a los bienes.
Creación de Dato Maestro.
Corresponde a los colaboradores que desempeñan labores de apoyo en los almacenes,

realizar la Creación del dato maestro en el Sistema de Información SAP. Para este fin y
hasta tanto se determine un cambio funcional se debe conservar el formato Creación de
Datos Maestros activos Fijos.
La Subdirección de Recurso Físico realizará el registro de Creación de Dato maestro

para las dependencias que no cuentan con almacenes. Para este fin se debe remitir el
formato Creación de Datos Maestros Activos Fijos debidamente diligenciado.
Desagregación de Valores entre activos.
Corresponde a los colaboradores que desempeñan labores de apoyo en los almacenes

realizar la desagregación de valores entre activos, una vez los bienes llegan al
almacén. Trámite que al momento de la elaboración del presente Manual se
denominaba como Traslado de Valores entre activos. Para este fin y hasta tanto se
determine un cambio funcional se debe conservar el formato Desagregación de Valores
entre Activos Fijos y/o aquellos que la entidad ha diseñado y determine su uso.
La Subdirección de Recurso Físico realizará el registro de desagregación de valores

para las dependencias que no cuentan con almacenes. Para este fin se debe remitir el
formato Traslado de Valores entre Activos Fijos, con sus anexos correspondientes a
saber: Vale de entrada, y factura.-
Impresión de stickers para el marcado de los bienes.
Corresponde a los colaboradores que desempeñan labores de apoyo en los almacenes

realizar impresión de los tiquetes o stickers de marcado de los bienes de propiedad del
Municipio de Santiago de Cali que ingresan a cada almacén.
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VERSIÓN 1
Para este propósito se requiere que desde cada dependencia realicen la adquisición de
las impresoras con sus respectivos insumos, entre los cuales se puede mencionar el
papel plateado de seguridad.
Los stickers de identificación del bien, deben contener la siguiente información:
Número IF asignado por el sistema SAP

Una vez impresos stickers se debe ubicar en el bien.
La Subdirección de Recurso Físico realizará la impresión de los stickers para las

dependencias que no cuentan con almacenes.
5.11.1. Ingreso de bienes al almacén
En el proceso de la administración de los bienes de la entidad se presentan diferentes

circunstancias que dan origen al ingreso físico de los bienes al almacén de la entidad
para el desarrollo de sus funciones; como las que se definen a continuación:
6.1.1.1. Ingreso por compra de bienes.
Son aquellas operaciones mercantiles a través de las cuales la entidad adquiere bienes
a través de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes, programas y
políticas de compras de acuerdo con las necesidades de la entidad; es decir, obedecen
al resultado del proceso de contratación con o sin formalidades plenas de conformidad
con las disposiciones vigentes por ley.
Trámite General por ingreso de bienes al almacén
1. La recepción de bienes es realizada por el funcionario responsable del manejo del

almacén o por un funcionario debidamente autorizado, en el sitio en donde se haya
pactado la entrega según el contrato o documento equivalente.
2. Los elementos adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del
proveedor en el Almacén o en el lugar pactado. En el evento de presentarse o
hacerse necesario recibir entregas parciales en razón de las características del
producto, especificaciones técnicas, procesos de importación, fechas de
vencimiento especialmente en el caso los medicamentos y alimentos, entre otras,
deberá quedar estipulado en el contrato.
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VERSIÓN 1
3. El responsable del Almacén no podrá recibir bienes a proveedores, sin que se

cuente con los soportes documentales mínimos necesarios, a saber: copia del
contrato, RPC, acta de inicio y/o póliza aprobada, pedido. Documentos de los
cuales la persona que cumple con las funciones de Almacenista debe recibir
oportunamente las copias respectivas. Se reitera que previamente se debe poner
en conocimiento de los colaboradores de apoyo a los almacenes las adquisiciones
a realizar, y detalles sobre fechas y cuenta información sea pertinente conocer. Se
debe informar el origen, volúmenes, especificaciones técnicas, plazos de entrega,
destino, uso, embalaje, cadenas de frio y otras especificaciones a tener en cuenta
durante la entrega de los bienes.
4. Los documentos son los soportes con el cual el almacenista controlará las fechas
de entrega y las demás condiciones de entrega pactadas, establecerá el personal
requerido para la recepción de los bienes, acondicionará los espacios físicos y los
elementos o equipos necesarios para hacer la recepción.
5. Con el acompañamiento del supervisor o interventor del contrato, quien haga las
funciones de Almacenista, reciben físicamente los bienes de parte del proveedor,
verifican contra lo especificado los documentos de soporte y comprueban que la
calidad, cantidad, estado, embalaje, cadenas de frio y demás especificaciones
técnicas, y garantías, entre otras, se ajusten estrictamente a lo previsto en la
negociación.
6. En el caso de necesitarse concepto de Servidores Públicos de las áreas que tengan

conocimiento del uso y operación técnica específica del bien, el contrato lo
establecerá, o con la debida antelación el responsable del almacén los solicita por
escrito a los Servidores Públicos competentes. La certificación o memorando por
ellos expedida quedará anexa a la nota de entrada.
7. De comprobarse diferencias en las características, cantidades o plazos de entrega,

entre lo físico y lo estipulado en el contrato que autoriza la transacción, se
suspenderá transitoriamente el proceso de recepción y el encargado del almacén
informará del evento al área que generó el contrato, carta de aceptación de la oferta
documento equivalente, en procura de la correspondiente solución y/o alternativas a
que haya lugar. De no darse, el responsable del almacén no recibirá los bienes
hasta que se solucione la situación observada. En el caso de autorizarse recibir
parcialmente los bienes, el responsable de almacén deja evidencia de los bienes
que recibe y de cuales quedan pendientes de entrega.
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VERSIÓN 1
8. Si la entrega de los bienes está de acuerdo con las especificaciones estipuladas en

el contrato de adquisición, el almacenista o personal encargado firmará documento
legalmente admitido que sea presentado por el vendedor o su representante como
constancia de haber recibido a satisfacción los bienes, con ello se perfecciona y
elaborará el documento oficial de ingreso.
9. Los bienes que a cualquier título adquiera el Municipio de Santiago de Cali,

ingresarán física y documentalmente al Almacén con excepción de aquellos que de
acuerdo con las condiciones contractuales deban ser entregados o instalados
directamente por el proveedor en las dependencias, en cuyo caso debe contar con
el recibo a satisfacción por el almacenista y/o el interventor y/o supervisor del
contrato. Cuando se pacten entregas en instalaciones diferentes al Almacén, el
colaborador de apoyo al almacén podrá desplazarse y verificar los bienes o se
podrá certificar por parte de quien recibe el bien, siempre aportando la
documentación necesaria para su registro en SAP.
Es responsabilidad del supervisor del contrato que se efectúe el ingreso de los

elementos al SAP.-
10. Una vez el responsable de almacén recibe los bienes a satisfacción y firma
documento del proveedor en señal de aceptación de los mismos, se entiende
perfeccionado el ingreso de los productos al Almacén o inventarios.
Nota: Facturas de venta que tengan fecha previa a la entrega de los bienes o
servicios no tienen ninguna validez fiscal de acuerdo con la legislación tributaria
vigente.
11. El ingreso físico se dará cuando el bien ingresa materialmente a las bodegas del
Almacén, porque los bienes cumplen con la ficha técnica y demás especificaciones
técnicas establecidas en el contrato. La entrada de bienes al almacén se
diligenciará, previa verificación y confrontación de las especificaciones, cantidades,
calidad, descripción individual de los elementos facturados y, si fuere del caso, el
cumplido o concepto técnico expedido por la dependencia competente, de acuerdo
con las condiciones del contrato o documento soporte que acredite el ingreso de los
bienes al almacén.
12. Una vez recibido físicamente el bien en el Almacén, el Almacenista procederá a su

clasificación para el ingreso, elaborara el respectivo vale de entrada al almacén,
separándolos físicamente y documentalmente de acuerdo al grupo contable al que
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VERSIÓN 1
pertenezcan, según la naturaleza, característica, valor unitario de adquisición,

durabilidad o destino final de los bienes; como de detalla a continuación:
 Los bienes que por su uso y destino final, pertenecen al grupo 15 de inventarios,
que corresponde a los que en cumplimiento de un proyecto específico, se van a
entregar gratuitamente a la comunidad para mejorar su calidad de vida, en salud,
educación, vivienda, saneamiento básico, etc.
 Los bienes que pertenecen al grupo 1910 de cargos diferidos, materiales y
suministros, que son los que se van a consumir en la prestación del servicio
público o cometido estatal.
 Los bienes del grupo 1930 bienes recibidos en dación de pago.
 Los bienes del grupo 1960, bienes de arte y cultura como las obras de arte,
bienes de culto, elementos de muso, elementos musicales, los libros y
publicaciones de investigación y consulta, etc.
 Los del grupo 1970 de Intangibles; como las patentes, las licencias, el software,
los derechos, las marcas, las patentes.
 Los bienes de consumo controlado, que no se extinguen con el primer uso, y
que cuestan menos de 0.5 salarios mínimos legales mensuales vigentes y que
contablemente se registraran en el gasto o costo. Los del grupo 16 de propiedad
planta y equipo, (Devolutivos)
 Los del grupo 9346, bienes recibidos de terceros en comodato o custodia, entre
otros.
13. El Vale de entrada al Almacén, será el documento que acredita el ingreso real del
bien a la Entidad, siendo el único soporte para el movimiento de registro de
almacén.
14. En los vale de entrada de bienes al almacén no se admiten tachones ni

enmendaduras y su numeración será continua y sucesiva.
15. Una vez ingresen los elementos al almacén, el almacenista procederá a

registrarlos en el software, SAP en el módulo del Almacén, en la cuenta a la cual
pertenezcan según su naturaleza.
16. En ningún caso se ingresaran bienes en forma grupal, sino que deben ingresarse
al software, SAP, en forma separada e individual para cada uno de los bienes,
especialmente los de Propiedad Planta y equipo, activos fijos (Devolutivos).
17. Los bienes que se ingresen como elementos de propiedad planta y equipo o activo
fijo (Devolutivos), es el software SAP el que debe generar automáticamente su
Stiker de placa de Inventario. Dichas placas se asignaran en forma consecutiva y
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VERSIÓN 1
estas se les colocaran a cada activo en un lugar seguro y de forma tal que no se
desprendan fácilmente.
18. Para los bienes clasificados como de consumo controlado, no es necesario

generarle una placa de inventario, pero si la entidad decide paquetearlos, las
placas deben ser diferentes a las de los bienes devolutivos.
19. Se recomienda a cada Dependencia realizar por lo menos una vez al mes el
informe de bienes que han ingresado al almacén y al software. No obstante, ante
situaciones especiales que en consideración a su volumen, su valor se podrá
informar con la inmediatez a que haya lugar.
20. Corresponde a contabilidad verificar y realimentar el estado de los registros

contables que sobre el ingreso de los bienes se llevan a cabo en el Municipio. Y
conservar los documentos necesarios para soportar las transacciones contables,
lo anterior en cumplimiento de las disposiciones contables establecidas por la
Contaduría General de la Nación.
21. A continuación, se ilustra como en el área del almacén se debe disponer de

diferentes espacios para clasificar los bienes en bodegas pequeñas, en las cuales
se ubican los bienes de acuerdo a su naturaleza, clase, costo, formas de uso,
propiedad, estado de conservación.
Gráfica1. Espacios para clasificar los bienes en bodegas pequeñas
6.1.1.2. Ingreso por devolución de bienes del servicio o reintegrados al almacén
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Los bienes en buen estado reintegrados del servicio al Almacén. Se efectúan

diligenciando un documento de traslado de bienes entre Servidores Públicos, el que lo
tenía en servicio y que lo está entregando y el que lo recibe en el almacén, este
traslado de elementos no genera asientos contables y por lo tanto continúan estando
registrados contablemente en las cuenta del servicio, por lo anterior, únicamente debe
efectuarse la actualización en el SAP cambiándole la cédula del nuevo responsable, el
almacenista, y la dependencia. Se hace énfasis en que los bienes que se han
reintegrado al almacén deben estar en estado usados pero buenos y que en lo posible
deben ponerse al servicio antes de 2 meses a fin de no suspenderse el proceso de la
depreciación.
Lo anterior indica que los bienes que sean reintegrados del servicio al almacén por ya
haber tenido un uso, ya registran una depreciación acumulada, por lo cual no se deben
reclasificar contablemente de la cuenta del servicio a la del almacén 1635, sino que
esto continúan en la cuenta del servicio a la cual corresponde y simplemente en el SAP,
módulo de almacén donde se registran todos los activos (Devolutivos), debe
cambiársele la Cédula del responsable, la del almacenista y la dependencia donde está
el bien, el Almacén, por lo anterior; el documento que se debe diligenciar para la firma
del funcionario que lo recibe y el que lo entrega, es un formato de traslado de bienes
entre Servidores Públicos, documento que no genera asientos contables, pues el bien
continuará registrado en la cuenta del servicio.
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles es la única dependencia

competente para formalizar el trámite administrativo de traslado de bienes entre
Servidores Públicos y/o dependencias.
Cuando se decida trasladar los bienes reintegrados del servicio al almacén a la cuenta
1637 de bienes no explotados, debe tener precaución que esta cuenta, debe tener
asignadas en la parametrización cuentas vinculadas para registrar la depreciación
acumulada que traen los bienes reintegrados del servicio.
6.1.1.3. Los reintegrados al almacén en estado recuperables.
El almacenista debe efectuar las acciones pertinentes para efectuarle las reparaciones
y/o mantenimiento a fin de ponerlos nuevamente en condiciones de seguir prestando un
servicio al Municipio de Santiago de Cali, los cuales al ponerlos al servicio se elaborará
un documento de traslado entre Servidores Públicos.
6.1.1.4. Los reintegrados en estado inservible, obsoleto, roto o vencido.
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Estos bienes por su mal estado, deben seleccionarse y apilarse en forma ordenada
según su naturaleza y composición, a fin de darlos de baja mediante el procedimiento
establecido en este Manual.
6.1.1.5. Bienes muebles recibidos de terceros en custodia.
Al recibirlo de un tercero que siempre debe ser de una entidad pública solamente para
su guarda y cuidado. Deben registrarse contablemente en cuentas de orden
acreedoras.
6.1.1.6. Ingreso de bienes recibidos en comodato.
Cuando el Municipio de Santiago de Cali decida recibir bienes en comodato, deberá

determinar claramente las razones que amerita recibirlo en comodato, teniendo en
cuenta que al firmar el contrato de comodato, asume unas responsabilidades como las
de la conservación, el aseguramiento, el pago de impuestos, el pago de vigilancia y de
mantenimiento y que debe devolverlo al vencimiento del término del comodato que no
podrá ser superior a 5 años renovables.
Al recibir los bienes en comodato debe recibirlos por el valor que obligatoriamente debe
informar el comodante como dueño de los bienes y las condiciones de uso, de estado
del bien y la vida útil restante.
Contablemente deben registrase en cuentas de orden acreedoras en las en las

subcuentas del grupo 9346, bienes recibidos de terceros propiedad Planta Equipo,
débito y se registrara con un crédito en la cuenta 991506 bienes recibidos de terceros;
por el valor de los bienes que debe informar el comodante.
Cuando se trate de otra Entidad pública, en primer lugar buscará que el bien en vez de
ser recibido en comodato, mejor es que se utilice la figura de la Transferencia a Título
Gratuito entre Entidades Públicas, para que los bienes ingresen a los activos y queden
en el patrimonio del Municipio de Santiago de Cali, para lo cual se debe contar con el
consentimiento de los representantes legales de ambas entidades y con el acta y acto
administrativo, resolución de trasferencia a título gratuito de la Entidad que los transfiere
y los documentos que acrediten la titularidad, tales como facturas, o documentos
equivalentes, los avalúos, la vida útil restante y los demás documentos que acrediten
que el inmueble se encuentra saneado.
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VERSIÓN 1
De lograrse la Transferencia a Título gratuito, el almacenista hará el comprobante de

ingreso en las cuentas de propiedades planta y equipo si son activos devolutivos y
enviará copia del comprobante de ingreso a inventarios para la incorporación en el
SAP. En los casos necesarios se pueden enviar copia de todos los documentos a
contabilidad respecto a los registros contables.
Si no se logra que los bienes sean recibidos a Título gratuito sino en comodato, el
procedimiento para el recibo, registro y revelación contable será el siguiente.
Procedimiento recibo de bienes muebles en comodato
1. Para poder efectuase el ingreso debe contarse con el contrato de comodato

debidamente perfeccionado, debe estar debidamente especificado el término de
duración del contrato de comodato.
2. Una vez se efectúe el ingreso al Municipio, estos bienes deben ponerse al servicio
a fin de obtener el usufructo por parte del Municipio de Santiago de Cali
3. El Vale de entrada o documento equivalente, deberá contener todos los requisitos

establecidos en el contrato referente a las especificaciones técnicas y físicas del
bien, condiciones, términos y valores, entre otras. En todo caso quedaran
registradas en el SAP en un grupo de cuentas que los identifique como bienes
recibidos en Comodato.
4. Se debe poner en conocimiento por parte de la Dependencia que recibe el bien, al

área de Seguros, pues el municipio debe asumir los gastos de administración,
conservación, mantenimiento, vigilancia y aseguramiento como contraprestación
por el usufructo del bien.
5. Los Bienes muebles recibidos en comodato se deben destinar a la prestación de

un servicio público de utilidad social o interés común.
6. La dependencia responsable abrirá carpeta de seguimiento y custodia de estos

bienes, y reportará con todos los soportes a la Subdirección de Recurso Físico y
Bienes Inmuebles hasta realizarse la cancelación del contrato de comodato con la
devolución de los bienes a quien hizo la entrega.
7. Cuando una persona o entidad de derecho público o privado entrega bienes en

comodato al Municipio de Santiago de Cali, éstos deben ser ingresados al
Almacén y registrarse en Cuentas de Orden acreedoras, del grupo bienes
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VERSIÓN 1
recibidos de terceros propiedad Planta Equipo, débito y se registrara con un

crédito en la cuenta bienes recibidos de terceros; por el valor de los bienes que
debe informar el comodante, por cuanto se recibe para el uso más no la propiedad
8. Cuando finalice el plazo contractual pactado, se procederá a efectuar un

comprobante de salida de los inventarios del Municipio y se efectuará un acta de
entrega al dueño de los bienes, la cual será firmada por el almacenista que los
entrega, o por quien haga sus veces y por el funcionario de la entidad que los
recibe.
9. Copia de estos documentos serán enviados a contabilidad, en donde se efectuará

y/o verificará los registros contables para la cancelación de las cuentas de orden
de los bienes recibidos en comodato.
6.1.1.7. Ingreso por reposición de los Servidores Públicos.
Consiste en aceptar el recibo de parte de los servidores y en reemplazar por otros

iguales o de similares características, los bienes faltantes o los que han sufrido daño
por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, que han sido descargados de los
registros y se ha constituido la responsabilidad al funcionario que los tenía a cargo.
Para la entrada de bienes por reposición, cuando el servidor responsable los entregue
en condiciones de similitud, marca, modelo, calidad, clase, medida y estado de los que
le falten, se deberá dar cumplimiento a los siguientes requisitos:
1. El servidor responsable de los faltantes emitirá una solicitud escrita, dirigida la

Subdirección de Recurso Físico y bienes Inmuebles, con copia al Almacén,
ofreciendo los bienes que va a reponer, indicando el detalle de estos.
2. Mediante concepto técnico del funcionario administrativo de la Dependencia, en

donde se acredite que los bienes ofrecidos reúnen las mismas características de
los faltantes, para lo cual se considerarán los aspectos técnicos, uso, estado y
conveniencia, se aceptará o rechazará la solicitud mediante visto bueno de la
solicitud escrita. Esta aprobación o rechazo será realizada por la Subdirección de
Recurso Físico y Bienes Inmuebles y de considerarse necesario esto se puede
presentar para estudio y determinaciones por parte del Comité de Administración
de Bienes Muebles.
3. Aceptada la solicitud se suscribirá acta entre el responsable del Almacén y quien

entrega, para proceder a dar ingreso al Almacén, donde se dejará constancia del
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VERSIÓN 1
valor de factura de compra o el que resulte a partir de reconocido avalúo técnico.

El acta y demás documentos tenidos en cuenta en el proceso, se deberán anexar
al comprobante de entrada, simultáneamente se elaborarán los registros contables
y de Almacén correspondientes al bien reemplazado.
6.1.1.8. Ingreso por compensaciones.
Se presenta cuando al hacerse un inventario de bienes en almacén, y se detectan unos

sobrantes de bienes que se pueden compensar con unos faltantes, siempre y cuando
correspondan a bienes de las mismas especificaciones técnicas y mismos patrones de
desempeño, siempre y cuando el comité de Administración bienes muebles del
Municipio lo apruebe.
6.1.1.9. Ingreso por transferencia de bienes de otra entidad pública.
Se presenta cuando el Municipio de Santiago de Cali, salga beneficiado con la

trasferencia a título gratuito de otra entidad pública de cualquier naturaleza, previo
cumplimiento del procedimiento establecido en el Numeral 2.2.1.2.2.4.3del Decreto
1082/2015. (Art.108 del Decreto 1510 de 2013), se procederá de la siguiente manera:
1. Cuando el Municipio de Santiago de Cali esté interesado en adquirir bienes a título

gratuito, de los que otra entidad pública hubiere publicado en su página web con la
intensión de ser transferidos a título gratuito; debe manifestarlo por escrito dentro
de los treinta (30) días calendario siguiente a la fecha de publicación del acto
administrativo. En tal manifestación se señalará la necesidad funcional que el
Municipio de Santiago de Cali pretende satisfacer con el bien y las razones que
justifican la solicitud.
2. Se debe solicitar y contar con una copia del acto administrativo de transferencia a
título gratuito, expedido y firmado por el representante legal de la entidad que los
transfiere
3. Es necesario que se exija para el perfeccionamiento del contrato de mutuo de

trasferencia a título gratuito, que la entidad que los transfiere entregue todos los
documentos que demuestren y trasfieran la titularidad de la propiedad y que el
bien este totalmente saneado.
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VERSIÓN 1
4. Debe exigirse la hoja de vida de los activos en los que figure el nombre del activo,
sus especificaciones técnicas, seriales, código UNSPSC, el valor histórico, las
mejoras o adiciones, las depreciaciones acumuladas, el saldo en libros, la vida útil
restante, y entidad con la cual está asegurado y fecha de vigencia del seguro.
5. El valor de ingreso de los bienes muebles no sujetos a registro, será el que

acuerden las partes, el valor en libros, el valor comercial, el que determine una
entidad persona natural o jurídica inscrita en el R.N.A. Para bienes muebles de
equipo de transporte mayor a 2 ejes, el que figure en el Ministerio del Transporte.
6. Una vez sean recibidos todos los documentos anteriores, se procederá a recibir
físicamente los bienes por parte del Almacenista de la Dependencia que recibe los
bienes o el Subdirector (a) de recurso físico y bienes inmuebles del Municipio o en
quien este delegue esa función cuando se necesite de un funcionario que tenga
conocimientos en el tipo de bien a recibir.
7. Una vez recibidos los documentos y físicamente los bienes, el almacenista

procederá a realizar el vale de entrada por transferencia de bienes a título gratuito
de otra entidad pública, clasificándolos según la naturaleza de los activos.
8. Para los bienes clasificados como de propiedad planta y equipo, (Devolutivos) se

procederá a generarle una placa de inventario, la cual será adherida a cada
elemento en particular.
9. Con la copia del vale de entrada, se remitirá a la subdirección de Recurso Físico y

bienes Inmuebles donde los colaboradores de la Subdirección, procederán a
realizar el cambio a cuenta de uso en el software, SAP, en donde se registran y
controlan todos los bienes muebles que tiene el Municipio.
10. La Dependencia involucrada deberá enviar copia del ingreso y demás documento
al área de Seguros para su inclusión en la póliza de seguros de los bienes del
Municipio, debido a que es una política del Municipio que todos los bienes
adquiridos por la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali que
sean asegurables, deben estar cubiertos por una póliza que ampare todos los
riesgos
11. Se debe siempre articular al área de contabilidad para que se efectúen los
controles, seguimiento y se brinden realimentaciones y orientaciones respecto al
registro contable en el patrimonio del Municipio, por concepto de bienes recibidos
de otra entidad pública por transferencia a título gratuito.
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VERSIÓN 1
6.1.1.10. Ingreso por recuperación de bienes.
Se entiende por recuperación, la reaparición física de bienes que han sido descargados
de los registros contables y de inventarios por pérdida.
A los bienes recuperados se les dará nueva entrada al almacén. El responsable deberá
generar el vale de entrada, en donde se detallen las características y especificaciones
contempladas en los documentos de entrada y salida iniciales, salvo que hayan sufrido
disminución de su condición física por daño o depreciación o se determine aumento en
su valor. En tal caso el valor de reincorporación será fijado por Servidores Públicos
facultados para ello, de lo cual se dejará constancia en el vale de entrada.
Solamente se le dará ingreso al Almacén a aquellos bienes recuperados que hubieren

sido denunciados como perdidos y en consecuencia, hayan sido descargados de los
registros de Propiedades, Planta y Equipo, en Almacén o servicio.
Si los bienes recuperados han sufrido un desgaste mayor al normal que sufren los
bienes por su uso, el ingreso al Almacén se registrará con base en el acta aprobada por
el comité de Administración de Bienes muebles, y por la Subdirección del Recurso
Físico, hecho que será informado al funcionario implicado y deberá ser informado por el
área de seguros a la compañía aseguradora. En tal caso, el bien se incorpora a los
inventarios, por un valor aprobado por el comité de administración de bienes muebles o
por el valor reconocido mediante avalúo comercial o técnico.
Dicha acta formará parte de la documentación requerida para tramitar ante la instancia
correspondiente la terminación de responsabilidad que hubiere originado la pérdida del
bien objeto de incorporación. Para el efecto será el área de seguros quien denuncie los
hechos ante las autoridades respectivas de acuerdo con el procedimiento seguido por
responsabilidades administrativas, disciplinarias, fiscales o penales a que haya lugar.
6.1.1.11. Los bienes adquiridos para su entrega a la comunidad Gratuitamente.
Debido a que estos bienes deben programarse y luego adquirirse con recursos de
inversión, por el rubro de gasto público social; estos bienes al ingresarse al almacén
deben registrarse en el grupo 15 de Inventarios, en este grupo se deben registrar los
bienes que se van a entregar en forma gratuita a la comunidad para mejorar su calidad
de vida, en desarrollo de su función y cometido estatal, como se describe en el Numeral
158 de las normas relativas a propiedades planta y equipo y en el numeral 2.9.1.1.4, del
Plan General de Contabilidad Pública.
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VERSIÓN 1
Al entregarlos a la comunidad, contablemente deben clasificarse en las cuentas de

Inversión Social Diferida y amortizarse durante el periodo que se estime habrán de
prestar los beneficios futuros; pero si el costo individual de los bienes no son muy
representativos porque individualmente no tienen un costo representativo porque la
adquisición se considera de menor cuantía, contablemente se registran en el gasto o
costo, independientemente del valor o durabilidad.
6.1.1.12. Ingreso por altas de bienes y tipo de altas.
El alta es el documento con la cual se efectúa una Incorporación de bienes a la

propiedad planta y equipo, a los registros del software y contablemente al patrimonio de
la entidad.
En la entidad se puede llegar a presentar ingresos por alta de bienes que incremente el
patrimonio del Municipio por cualquiera de los siguientes eventos:
6.1.1.12.1. Alta por Donación
Ingreso al patrimonio del Municipio, de bienes que donen personas Naturales o

Jurídicas de derecho privado, nacionales e internacionales, quienes deciden transferir a
título gratuito e irrevocablemente la propiedad de algún bien mueble.
Deber ser un requisito fundamental e importante para el perfeccionamiento del ingreso,

que se le exija al donante la factura o documento soporte (certificación del proveedor),
los documentos que respaldan la propiedad del bien, con la indicación del valor del
bien, que puede ser el convenido entre las partes, el valor en libros, el valor comercial o
el que se determine mediante un avaluó técnico. En el caso de tratarse de bienes que
constan de varias partes se debe tener el valor individual de la partes. Ejemplo:
computador, debe relacionarse en la factura el valor de la CPU, el valor del monitor, el
valor del teclado, valor del mouse.
El registro contable siempre que se efectué por cualquiera de los tipos de alta deben
incorporarse en los inventarios del Municipio de Santiago de Cali, ingresándose en el
SAP para poder posteriormente una vez ingresados, cada dependencia informar a la
oficina de seguros para ser incluidos en la póliza todo riesgos del municipio.
6.1.1.12.2. Alta por sobrantes de inventario.
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VERSIÓN 1
Corresponde a los sobrantes de bienes determinados en la toma o confrontación física

de inventarios de bienes en almacén, bodega o en las dependencias del Municipio, los
cuales deben haber sido verificados y autorizados ingresar por el comité de
administración de bienes muebles.
El valor por el cual se ingrese el bien al patrimonio del Municipio es el que determine el
Comité de Bienes Muebles, para lo cual tomara como referencia alguno de similares
características que figure en los registros de sus inventarios, el valor comercial o el que
se determine mediante avaluó técnico cuando a ello hubiere lugar.
6.1.1.12.3. Alta por aprovechamiento de partes por desmantelamiento de bienes.
Se debe efectuar un ingreso al patrimonio del Municipio, de las partes o piezas

reutilizables de bienes muebles que hayan sido ordenado dar de baja para
desmantelamiento.
El valor de las partes o piezas será el que determine el comité de administración de

bienes muebles, el que se determine según el estado de conservación y naturaleza de
los bienes a partir de estudios del mercado; o el valor establecido por un estudio
técnico.
6.1.1.12.4. Alta por garantías y reposiciones
Tiene ocurrencia cuando los proveedores reponen un bien del cual el municipio de Cali
presentó su reclamación por defectos de fábrica, fallas en su funcionamiento que en
todo caso están amparados bajo garantía.
El bien debe ser de la mismas características y especificaciones técnicas o mejores al

bien que está reponiendo. El almacenista debe efectuar un ingreso al almacén de las
partes o piezas recibidas; cuando se trate de bienes de Propiedad Planta y equipo,
Devolutivos, debe ingresarse en el SAP y generarle el sticker de inventarios
6.1.1.12.5. Alta por el recibo de bienes en dación en pago al Municipio
No es permitido recibir bienes en dación de pago sin contar con la aprobación de la

Subdirección del Recurso Físico y Bienes inmuebles y/o del Comité de Administración
de Bienes Muebles. Para ello se deberá presentar ante la Subdirección la respectiva
solicitud con los documentos soporte. Presentando siempre copia de la factura, así
como documentos que respalden el historial del bien, tal como hoja de vida del bien
donde se relacionen costo histórico, depreciación y saldo en libros.
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VERSIÓN 1
Por lo tanto no es pertinente realizar acuerdos de pago que impliquen el recibo de

bienes. Se deben previamente presentar ante la Subdirección de Recurso Físico y
Bienes Inmuebles los soportes documentales del bien, así como incluir en el oficio
argumentos que impliquen en otros aspectos: alternativas de uso que tendrá el bien
para el Municipio, necesidad del servicio que se tiene respecto al citado bien,
destinación que tendrá el bien, entro otros aspectos. La Subdirección de Recurso Físico
y Bienes Inmuebles presentará para análisis y determinaciones ante el Comité de
Bienes Muebles. En caso que se apruebe el recibo de los bienes, estos deberán agotar
los trámites de ingreso, registro y marcación.
6.1.1.12.6. Otros Ingresos
Todos los bienes muebles de propiedad del municipio deben ser ingresados a su
sistema de información, a su patrimonio, y a su vez debe ser identificado. De acuerdo al
contexto y antecedentes presentados en el municipio de Santiago de Cali, se presentan
situaciones como:
 Resultado del contrato de alquiler se realiza la adquisición de bienes muebles para

el Municipio de Santiago de Cali. Por lo cual se deben aportar los documentos de
respaldo que permita su ingreso al sistema de información: factura en la que se
detalle el valor individual de cada bien, contrato y demás documentos que permitan
conocer la información detallada de los bienes muebles. Estos bienes requieren ser
marcados con su sticker de identificación y se asignarán a cargo del funcionario que
sea determinado por el superior jerárquico.
 Cuando en algunos contratos de obra se establece la provisión de bienes muebles

para el Municipio de Santiago de Cali. También se requiere que sean aportados los
documentos de respaldo que permitan registrar el ingreso de los mismos al sistema
de información: factura en la que se detalle el valor individual de cada bien, contrato
y demás documentos que permitan conocer la información necesaria de los bienes
muebles. Estos bienes también deben ser identificados con su respectivo sticker.
6.1.1.12.7. Alta por nacimiento de semovientes
Cuando nazca un semoviente se debe efectuar un acta en la que debe constar el tipo
de semoviente, la fecha de nacimiento, los patrones de herencia y los demás datos
necesario para la identificación del semoviente y se debe efectuar un avalúo que
contará con el visto bueno del comité de administración bienes muebles y con este
documento se elaborará el respectivo comprobante de ingreso por nacimiento los
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VERSIÓN 1
cuales se registraran en el software de inventarios y se le cargara a la cedula del

funcionario responsable de la granja, con copia a contabilidad para el registro contable
correspondiente
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VERSIÓN 1
7. INVENTARIOS
5.12. GENERALIDADES DE LOS INVENTARIOS
5.12.1. Los inventarios, Grupo 15, definición
El numeral 158 de las normas relativas a propiedades planta y equipo y el numeral

2.9.1.1.4 del P.G.C.P les da la siguiente definición: Son los bienes tangibles, muebles, e
intangibles, adquiridos o producidos por la entidad contable pública, con la intensión de
ser comercializados, transformados o consumidos en la producción de bienes o
prestación de servicios, o para suministrarlos en forma gratuita a la comunidad, en
desarrollo de funciones de su cometido estatal.
Estos bienes son los que previamente se programaron en el Plan Anual de

Adquisiciones adquirir para cumplir programas o proyectos específicos del plan de
desarrollo, por el rubro de Inversión, sub-rubro del gasto público social el cual se
encuentra claramente definido en la Constitución Nacional en el Art. 366que establece
que cualquier caso el gasto público social será prioritario.
El Art. 350 que estipula que la ley de apropiaciones deberá tener un componente
denominado gasto público social que agrupará las partidas de tal naturaleza, según
definición hecha por la ley orgánica respectiva y que excepto en los casos de guerra
exterior o por razones de seguridad nacional, el gasto público social tendrá prioridad
sobre cualquier otra asignación. También establece que en la distribución territorial, del
gasto público social se tendrá en cuenta el número de personas con necesidades
básicas insatisfechas, la población, y la eficiencia fiscal y administrativa, según
reglamentación que hará la ley y que el presupuesto de inversión no se podrá disminuir
porcentualmente con relación al año anterior respecto del gasto total de la
correspondiente ley de apropiaciones.
De otra parte, el Art. 366 C.P. Establece que en los planes y presupuestos de la Nación
y de las entidades territoriales, el gasto público social tendrá prioridad sobre cualquier
otra asignación.
Es claro entonces que los bienes que se adquieran para ser comercializados,
transformados o se van a entregar en forma gratuita a la comunidad en el desarrollo de
proyectos o programas para mejorar su calidad de vida, en la solución de las
necesidades básicas insatisfechas de: salud, educación, saneamiento ambiental, agua
potable, vivienda; y las tendientes al bienestar general de la población; deben ingresar
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VERSIÓN 1
al almacén en la cuenta 15 de inventarios sin considerar cuanto cuesten o cuánto

tiempo duren, pues estos bienes se van a destinar para la comunidad en forma gratuita
y se van a llevar al gasto o al costo, cuando se suministren; para ello, el almacén
elaborará un comprobante de salida por suministro de bienes de consumo por cuanto
contablemente se registraran en el gasto o en el costo.
Estos bienes se deben asegurar mientras permanezcan en el Almacén y una vez se

entreguen gratuitamente a la comunidad, se reportan a la aseguradora para sacarlos de
la póliza de seguros de los bienes.
5.13. LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
La verificación física de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas, depósitos,

dependencias, a cargo de usuarios, se debe realizar con el fin de confrontar las
existencias reales o físicas, contra los saldos registrados en el almacén o bodega,
oficina de control de Inventarios y cuentas contables. Esta confrontación se realiza
mediante la práctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta,
dependencia o responsable.
Es un procedimiento administrativo que debe hacerse por lo menos una vez al año, con
el propósito de verificar que las existencias físicas de todos y cada uno de los bienes
contenidos en el listado de los diferentes inventarios, coincida en cantidad y valor con
los registros sistematizados y contables; el levantamiento físico de la totalidad de los
bienes del municipio deberá realizarse cada tres años.
Todas las dependencias de la administración Municipal llevaran a cabo a 31 de

diciembre de cada año, a partir del año inmediatamente posterior a la adopción del
presente Manual un inventario físico de todos los bienes que tengan a su cargo, bien
sea elementos de materiales y suministros, de propiedades planta y equipo, de
inventarios, de bienes recibidos de terceros o de cualquier tipo de bien que se
encuentren bajo su custodia y cuidado a cualquier título.
Objetivos y propósito de la toma física de inventarios.
Los inventarios o tomas físicas deben realizarse con el propósito de verificar, clasificar,
analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo
establecido por los Organismos de Control, la Contaduría General de la Nación, que
disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles,
Propiedades, Planta y Equipo devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio
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VERSIÓN 1
o en Almacén, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio del

Municipio de Santiago de Cali, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las
operaciones que afectan el manejo del inventario.
Bienes objeto de inventariar:
1. Bienes muebles en Almacén o bodega

2. Muebles y enseres
3. Equipo de oficina
4. Equipo de cómputo
5. Equipo de comunicación
6. Vehículos
7. Equipo de comedor, cocina, despensa y hotelería
8. Bibliotecas
9. Software
10. Naves
11. Bienes en poder de terceros
12. Bienes recibidos de terceros
5.13.1. Aspectos previos a la toma de inventarios.
 Realizar una comparación con registros de almacén, contabilidad y los saldos en

los estados financieros.
 Establecer los bienes públicos que se encuentren en poder y en responsabilidad
de los Servidores Públicos de la entidad.
 Seguimiento a los bienes públicos que se encuentren en poder de terceros, en
cualquier condición y que forman parte del patrimonio público pueden afectar sus
resultados.
 Verificar los procesos administrativos y la gestión de la administración.
 Seguimiento a los bienes que se encuentren recibidos de terceros en cualquier
condición.
 Programas de capacitación y compromisos de mejoramiento
 Procesos y procedimientos para corregir deficiencias.
5.13.2. Planeación de la toma física de inventarios.
Las dependencias realizarán inventarios físicos una vez al año y por muestreo por lo
menos cada tres meses
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VERSIÓN 1
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles revisará una vez al año el

inventario físico que realicen las diferentes dependencias, a partir del cual
podrá solicitar el retiro de los bienes que se encuentren deteriorados, fuera de servicio.
Los inventarios se inician con un cronograma que posteriormente es notificado

mediante una circular a todas las oficinas y dependencias del Municipio de Santiago de
Cali, si la toma física es de bienes en servicios; o a los Servidores Públicos del almacén
cuando la toma física es en el almacén o bodega, para que ellos colaboren con la
ubicación de los bienes. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:
 Oportunidad – fechas de iniciación y terminación

 Responsables de cada dependencia
 Proyección del personal requerido
 Apoyo total administrativo
 Acta de Inspección en caso de novedad
 Determinación de procesos y procedimientos a seguir
 Ajustes contables, compensaciones permitidas
 Responsabilidades por faltantes
 Registro de ingresos por sobrantes
 Inventario Individual final firmado
5.13.3. Información previa para la planeación de una toma física de inventarios.
 Analice el estado general de la contabilidad y la información de almacenes,

inventarios y archivos.
 Obtenga la información sobre ordenamiento, clasificación, características y
requisitos necesarios para manipulación y reconocimiento.
 Ubicar e identificar geográficamente los sitios y las dependencias que pueden
tener bienes de la entidad
 Establezca si existen diferencias entre registros de contabilidad e inventarios
 Evaluar grado de complejidad de toma física existente.
 Cuente con personal requerido y con experiencia en la toma física, para que
le ayude a establecer la duración y planeación.
 Verifique los sistemas de control interno existentes, el respaldo administrativo,
seguimiento, control, registro e informes de inventarios
 Reitere la obligatoriedad del seguimiento, control y responsabilidad de los
encargados
 Prepare y planee los documentos, y formatos para el informe de resultados.
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VERSIÓN 1
5.13.4. Como debe ser la toma física y actividades posteriores al

levantamiento físico
 Establezca la clasificación de los bienes servibles en uso.

 Determine la clasificación de los bienes inservibles, obsoletos e innecesarios
e inicie el procedimiento de bajas
 identifique los bienes que no aparecen en el físico pero figuran en los
registros de la Entidad
 Determine los proceso administrativo que permita identificar los faltantes y los
responsables de estos
 Deje en claro los bienes no registrados en inventarios y que se deben
incorporar como sobrantes de inventarios o que se pueden compensar por
semejanza por iguales características o patrones de desempeño.
 Identifique los bienes que figuran en inventario como activos pero por sus
características pueden ser considerados de consumo, o consumos controlados
para depuración de los bienes.
 Obtenga con certeza la clasificación de los bienes recibidos y entregados en
comodato
 solicite a la contaduría del municipio se haga la conciliación de los saldos
obtenidos en la toma física y los reflejados contablemente.
5.13.5. Contenido mínimo del de levantamiento de inventarios
 Lugar y fecha.
 Nombre de la entidad.
 Dependencia, Almacén o bodega donde se encuentran ubicados los bienes.
 Datos del funcionario o responsable de su uso o custodia.
 Información de los Servidores Públicos que acompañan el proceso, de Control
Interno o el delegado por la administración.
 Descripción o nombre de los bienes; codificación o número de placa; unidad de
medida; saldos según registros en el sistema de control de bienes.
 Dejar constancia en el acta sobre las diligencias que permitieron recoger
transacciones, datos y sucesos observados al momento de realizar la toma física.
 Dejar claros los traslados realizados entre dependencias y Servidores Públicos,
listado definitivo de bienes inservibles, servibles no utilizables, obsoletos y de
aquellos que requieren reparación.
 Listado definitivo de sobrantes y faltantes para que se inicie la investigación
administrativa o el proceso de responsabilidad a que haya lugar.
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VERSIÓN 1
 El acta contendrá un informe de las principales actividades realizadas durante la

gestión realizada, es estado de avance de las diligencias, procesos y
procedimientos que se encuentran en curso y de las actividades, gestiones,
procesos o procedimientos que a la fecha se encuentren pendientes.
Para efectuar la conciliación se debe tener claridad en:
1. Sobrantes Justificados; Si aparecen elementos sobrantes, originados por

omisiones o errores en los registros, se deben incorporar en forma inmediata,
elaborando un Vale de entrada, el cual se soporta en el acta de la diligencia,
verificando previamente la veracidad del hecho y aprobada por el Comité de
administración de bienes muebles del Municipio de Cali. Si los bienes se
encuentran en servicio, se efectuará adicionalmente la salida correspondiente, para
dejarlos a cargo de la dependencia o funcionario que los esté utilizando
2. Sobrantes No Justificados; De encontrarse sobrantes cuyo origen no se puede

determinar, se procede a su valorización y elaboración de la entrada, con las
respectivas observaciones y se elaborará el correspondiente registro en el sistema
de control de bienes y sistema contable, con cargo a quien los tiene en uso,
tomando como soporte el acta aprobada por el Comité de administración de bienes
muebles y el inventario físico en que se estableció.
Si la valorización de sobrantes de inventarios, requiere de conocimiento técnico o

científico especializado, se realizará mediante la actuación de un perito que reúna
las calidades para tal fin, de no existir personal capacitado dentro de la
Dependencia para realizarlo, mediante autorización del Ordenador del Gasto se
hará la contratación correspondiente.
3. Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos que no sea procedente o

viable su compensación, en el informe final de inventario se dejará constancia del
hecho, para que el Responsable del Almacén traslade oficialmente al comité de
administración de bienes muebles, el resultado de las averiguaciones y la
información o descargos iniciales presentados por el usuario o responsable del
bien, documentación ésta, que será tenida en cuenta por el comité de bienes
muebles, para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de responsabilidad y
se fuere del caso, de dar traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a
quien haga sus veces al interior de la entidad para lo de su competencia.
4. Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se

presenten simultáneamente, se realizarán previa autorización del comité de
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VERSIÓN 1
administración de bienes muebles. En tal evento debe existir similitud entre los
elementos en cuanto a características físicas, técnicas, clase, modelo, precio, etc.,
que hubieran podido originar confusión en los recibos o salidas de los bienes.
Para registrar la incorporación de sobrantes y la eliminación de faltantes, deberán

producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultánea
5. Responsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los Servidores

Públicos y contratistas vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados,
cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido
destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos,
muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente
cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos
que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes
Cuando el servidor público saliente se abstenga de realizar la entrega del informe

de los asuntos y recursos a su cargo, en los términos de esta ley 951/2005 y demás
normatividad vinculante, entre otras, la Circular 11 de 2006 de la Contraloría
General de la Nación y Directiva No.0006 de 2007 de la Procuraduría General de la
Nación, será requerido por el órgano de control interno correspondiente, para que
en un lapso de quince (15) días, contados a partir de la fecha de su separación,
cumpla con esta obligación.
El servidor público saliente que dejare de cumplir con esta disposición será
sancionado disciplinariamente en los términos de ley 734/2002.
La entrega del Despacho, de recursos y de los asuntos en trámite encomendados al

servidor público saliente, no lo exime de las responsabilidades disciplinarias
correspondientes si las hubiere, de conformidad la normatividad actual vigente.-
5.13.6. Consideración Importante en el control al Inventario de Bienes
Es obligación de todas y cada una de las dependencias del Municipio de Cali, contar
con controles y relaciones especiales que den cuenta de dichos bienes, tanto en su
cantidad como en su historial de mantenimiento, estado, responsable, entre otros.
Ejemplo: control a equipos de tecnologías de la información y las comunicaciones como
el parque tecnológico del Municipio de Santiago de Cali. Control a equipos
especializados de salud. Mobiliario y bienes de las Instituciones Educativas. Entre otros.
De tal suerte que la Secretaría de Salud deberá tener claridad sobre los bienes
especializados, la oficina de Telemática deberá tener controles actualizados sobre el
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VERSIÓN 1
parque tecnológico, y así sucesivamente cada dependencia deberá propiciar los

controles sobre estos bienes especializados.
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Muebles orienta y apoya el ingreso de los

bienes muebles al momento de su adquisición, no obstante, en aras de un adecuado
cuidado y control de los bienes, corresponde a las dependencias contar con sus propios
mecanismos de control. Para este fin se deberá siempre verificar, cruzar y conciliar que
haya coincidencia entre la información del sistema de Información SAP, la información
de las dependencias y por supuesto los bienes físicos.
5.14. LAS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO, GRUPO 16.
Comprende los bienes tangibles adquiridos, construidos o que se encuentran en

tránsito, construcción, en mantenimiento, o en montaje y que se utilizan para atender
necesidades sociales, mediante la producción de bienes, la prestación de servicios, o
para la utilización en la administración o usufructo del ente público, y por tanto, no están
destinados para la venta en desarrollo de actividades comerciales, siempre que su vida
útil probable, en condiciones normales, exceda de un año, entendiéndose esta como, el
tiempo o los factores necesarios para estimar la operatividad del bien. “Numeral 165 de
las normas relativas a las propiedades planta y equipo y numeral 2.9.1.1.5 del plan
general de contabilidad pública”.
5.14.1. Reconocimiento de las propiedades planta y equipo
Deben reconocerse por su costo histórico, podrán considerarse como métodos de

actualización el costo de reposición y el valor de realización, este último cuando se
tenga la intención de enajenarse, mediante la realización de avalúos técnicos. Para
establecer el costo de reposición pueden emplearse avalúos o precios de referencia
comparados con otros activos de similares características que figuren en los registros
del SAP.
5.14.2. Control de activos fijos en servicio
Aspectos Relevantes.
1. La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles, a través de las áreas de

inventarios, almacén y parque automotor debe ejercer el control de los bienes
debidamente reportados por las dependencias en servicio, conservando registro
actualizado de las novedades y traslados, de tal forma que permitan determinar en
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VERSIÓN 1
cualquier momento la relación de bienes a cargo de todos y cada una de las

dependencias y a cargo de todos y cada uno de los Servidores Públicos
responsables que los usen o custodien.
2. La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles coordina a través de

responsables de todas las dependencias de apoyo a la gestión de bienes
muebles, que se sugiere a través de los Administrativos, la impresión por lo menos
una vez al año de la relación de los bienes en servicio para que, previa
confrontación física, cada dependencia certifique con su firma su conformidad con
la relación del inventario enviado; para lo cual dispone de en un plazo de veinte
días.
3. Si el funcionario responsable de los bienes, encuentra inconsistencias al

confrontar los bienes que tiene para su uso, contra la relación del inventario de los
bienes que le han sido suministrados para su servicio; lo comunicará por escrito
dentro del plazo antes estipulado, dirigido a la Subdirección de Recurso Físico y
Bienes Inmuebles en el que describirá claramente las diferencias detectadas
(faltantes, sobrantes) para que de ser procedente se efectúen las verificaciones y
correcciones a que hubiere lugar.
4. Si se presenta pérdida o daño grave de los bienes, de los cuales se presume

alguna responsabilidad del funcionario que envía la novedad, el administrativo de
cada dependencia procederá a requerirlo por escrito a fin de que los restituya,
repare o pague a la mayor brevedad posible. Si el funcionario responsable de los
bienes perdidos, hurtados o dañados, no los repone, repara o paga, procederá a
informar el hecho a la oficina de control interno disciplinario, para lo de su
competencia.
5. Teniendo en cuenta que el bien se encuentra dañado o extraviado, el almacenista

procederá a darlo de baja por daño, perdida o hurto, cargando a la cuenta de
responsabilidades en proceso administrativa sobre bienes, por el valor de
reposición, a cargo del funcionario implicado.
6. Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, se recomienda que se

distribuya la carga entre al jefe respectivo, su secretaria y demás Servidores
Públicos que tengan mayor contacto o cercanía con el bien.
7. En caso de presentarse el retiro de un funcionario de una dependencia o del

Municipio, y con el fin de contar con el certificado de entrega física de bienes
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VERSIÓN 1
devolutivos que debe expedir cada administrativo; el funcionario deberá

presentarse ante el responsable Administrativo de la dependencia para hacer
entrega física de los bienes y legalizar mediante el formato que para este fin ha
establecido la entidad, la entrega de los bienes que tenía a su cargo al funcionario
que lo remplazó, y/o su asignación a la persona que se haya designado para este
propósito. Para este modo posteriormente contar con el certificado de entrega
física de los bienes que deberá aportar para tramitar el Certificado de Inventarios
y para asegurarse que se encuentra a paz y salvo con el Municipio Santiago de
Cali por este concepto.
8. Si el funcionario no lo hiciere desconociendo un acto de responsabilidad, es deber

del jefe inmediato informar esta novedad a la Subdirección de Recurso Físico y
Bienes Inmuebles y a la Dirección de Control Interno Disciplinario.
9. Con el propósito de mantener los registros actualizados en esta materia, se

recomienda que desde la Subdirección de Recurso Humano se informen las
novedades de cambios o traslados de personal a la Subdirección de Recurso
Físico, como mecanismo de control y sobre los trámites de traslados de activos
entre Servidores Públicos, cuando a ello hubiere lugar.
10. Finalmente el apoyo al control de los bienes en servicio de las diferentes

dependencias, se ejercerá a través del colaborador quien desempeña labores de
Administrativo o el funcionario designado para el control de los bienes en servicios
designado en cada dependencia, el cual tendrá en cuenta los siguientes aspectos:
 Un Inventario sistematizado, valorizado, paqueteado de todos los bienes en

servicio.
 Carpetas de registros y movimientos realizados en el aplicativo
 Identificación de los bienes individual y por dependencia por medio de una
placa y/ o marcación de activo. Debido al desgaste que pueden sufrir los
stickers que identifican los bienes, se pueden verificar alternativas para
reforzar el marcado de los bienes, buscando que no dejen de tener su
identificación cada uno.
 Pruebas selectivas de devolutivos en servicio.
 Programas generales de inventarios físicos de devolutivos en servicio
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5.15. REVELACIÓN Y VALOR DE LAS PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
Los bienes muebles se revelarán de acuerdo con su función, destinación y su estado

normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en
procesos operativos o administrativos.
Las depreciaciones y amortizaciones acumuladas, así como las provisiones cuando

sean procedentes, constituyen un menor valor de las propiedades, planta y equipo, y
deberán reflejarse en forma separada.
Por su parte cuando haya lugar a la constitución de valorizaciones deberán reflejarse

igualmente de manera separada.
5.15.1. Información necesaria en SAP de todo activo de propiedad Planta y

equipo.
Todo activo de propiedad planta y equipo debe tener información que debe revelar la
siguiente información.
 Nombre elemento
 Descripción
 Código UNSPSC
 Placa de inventario o identificación
 Tipo de activo
 Valor de adquisición

 Fecha de compra
 Nombre y Nit del Proveedor
 Fecha de la puesto al servicio
 Centro de costo
 Responsable y ubicación del activo
 Cedula o Nit del responsable
 Dependencia donde se ubica el activo
 Mejoras o adiciones
 Depreciación acumulada
 Entidad aseguradora
Este historial de los bienes puede ser presentado a través del Sistema de Información
SAP, siempre que él mismo pueda contener todos los datos previamente mencionados.
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VERSIÓN 1
5.16. BIENES DEPRECIABLES
Los bienes que reúnen los requisitos de activo fijo de propiedad planta y equipo, que
como se anotó anteriormente, que son los que: el costo de adquisición o incorporación
son mayor a ½ salario minino mensual vigente, su vida útil es superior a un año y que
no esté destinado para la venta, se depreciara durante su vida útil establecida por la
Contaduría del Municipio de Santiago de Cali.
No obstante lo anterior, cuando en un caso particular se considere que la vida útil fijada
no corresponde con la realidad, debido a circunstancias tales como: acción de factores
naturales, deterioro por uso, obsolescencia, avance tecnológico o especificaciones de
fábrica, podrá fijarse una vida útil diferente y revelar tal situación en las Notas a los
Estados Contables.
5.17. PÉRDIDA DE UN BIEN MUEBLE
Cuando a un funcionario se le extravié un activo de propiedad planta y equipo, debe

créasele una responsabilidad administrativa en proceso por el saldo en libros y solicitar
de inmediato la reposición por uno de similares características. Si el saldo en libros es
de cero, no es necesario crear la responsabilidad en proceso administrativa, pero debe
solicitársele al funcionario la reposición por uno de similares características.
Una vez el funcionario lo reponga se le dará un ingreso a la cuenta de inventario que

corresponda según la naturaleza del activo del grupo propiedad planta y equipo; con un
crédito como ingreso extraordinario recuperaciones, por el valor que figure en la factura
o documento equivalente o por el valor que estime el comité de Administración de
Bienes muebles simultáneamente cancelar la cuenta de responsabilidades en proceso
administrativas.
El Manual de procedimientos contables, Libro II Capitulo X establece que cuando se

extravié o se pierda un bien de Propiedad Planta y equipo. (Devolutivo) debe efectuarse
los siguientes registros contables, para revelar en los estados financiero todo el
procedimiento administrativo y o fiscal.
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VERSIÓN 1
8. ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES
5.18. ASIGNACIÓN DE BIENES MUEBLES A SERVIDORES PÚBLICOS
Trámite por el cual se registra la salida de los bienes de los almacenes del Municipio de
Santiago de Cali, para entregarlos a los Servidores Públicos y contratistas de la
Entidad, para su uso mediante un documento, acta de entrega en el cual se debe
indicar claramente el concepto del egreso o salida, el consecutivo, y la fecha del egreso
y los demás requisitos que debe tener el formato de egreso que se detallarán a
continuación.
Se realiza también entrega de los bienes muebles a Servidores Públicos mediante

movimientos debidamente soportados en los formatos que para este fin ha designado la
Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles, entre los cuales se menciona el
formato Movimiento de Bienes.
Cabe mencionar que es potestativo de la administración del Municipio de Santiago de

Cali a través de las autoridades administrativas reasignar los bienes a diferentes
Servidores Públicos de quienes los tienen a su cargo. Lo anterior considerando criterios
y argumentos relativos a la necesidad del servicio.
Las personas que prestan sus servicios a través de contratos de prestación de servicios
también podrán tener bienes a cargo, esto será determinado por el Supervisor del
Contrato. Y para su asignación se llevarán a cabo los mismos trámites administrativos
que se realizan para este fin.
En consecuencia, en el caso de los contratistas a quienes se les realice entrega de

bienes, su contrato deberá contener cláusula en donde se especifique que los bienes
propiedad del Municipio de Santiago de Cali, que les sean designados para el
cumplimiento de su objeto contractual quedarán registrados en su inventario, estarán
bajo su custodia, serán su responsabilidad y deberán ser devueltos una vez finalice el
tiempo del contrato acto que deberá ser garantizado por el supervisor del contrato.
Control sobre los bienes asignados a Servidores Públicos
Para realizar control sobre los bienes asignados a los Servidores Públicos el
Código Único Disciplinario indica que es deber de todos los servidores públicos
rendir cuenta oportuna sobre los bienes que se les ha entregado para cumplir
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VERSIÓN 1
con su función. Por lo cual se determina que el profesional realizando labores de

Administrativo de cada dependencia generará listado de SAP con los bienes a
cargo de cada funcionario. Esto se debe realizar los primeros veinte (20) días
calendario del mes de enero de cada vigencia.
Se debe realizar entrega del reporte individualizado de los bienes a cargo de cada
funcionario
Cada funcionario con bienes a su cargo debe realizar la verificación física de los
bienes relacionados y devolver firmado el (los) listado(s).Para esto cuenta con un
término de quince (15) días calendario después de recibido el listado.
En caso que detecte inconsistencias debe reportar a la Subdirección de Recurso Físico

y Bienes Inmuebles diligenciando los formatos establecidos para tal fin. Si cuenta con
soportes sobre movimientos de bienes que no han sido realizados, anexar copia de los
mismos. A su vez, es propicio realizar las gestiones que permitan sanear los bienes
cargados en el inventario que así corresponda.
La recomendación es firmar la relación de bienes a cargo por cada funcionario y/o

contratista y a su vez diligenciar el formato Reporte de Elementos Devolutivos con los
movimientos de los bienes que se considere necesario realizar. Transcurridos 90 días
puede solicitar nuevamente listado de bienes a cargo para verificar que los movimientos
han sido realizados en el Sistema de Información SAP.
Una vez agotados los términos entre la emisión de listados y firma de los mismos,
corresponde al profesional Administrativo o quien haga sus veces, enviar los listados de
los bienes a cargo de cada funcionario debidamente firmados a la Subdirección de
Recurso Físico y Bienes Inmuebles.
En caso que cumplido el término para que los Servidores Públicos y contratistas firmen
la relación de bienes a su cargo esto no se haya realizado, es potestativo del Jefe de la
Dependencia asignar a otro funcionario, el levantamiento de inventario de bienes a
cargo del funcionario, para confirmar la tenencia y existencia de los bienes. Y
posteriormente requerir al funcionario la firma del listado. En caso de ser considerado
pertinente por el superior jerárquico los bienes le podrán ser retirados al funcionario que
no ha realizado la firma del listado y consecuentemente reasignar los mismos a
funcionario que así se determine.
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VERSIÓN 1
Se debe poner en conocimiento por parte del superior jerárquico de cada dependencia
a la oficina de Control Interno Disciplinario, los casos de los Servidores Públicos que no
han realizado la verificación y firma de la relación de los bienes a su cargo.
5.18.1. Acta de Entrega almacén y los requisitos.
El Acta de entrega que es generada por SAP debe contener como mínimo la siguiente
información:
 Fecha del egreso

 La indicación de ser un documento de egreso o salida de almacén.
 Documento que soporta el egreso.
 Nombre de la persona que recibirá los bienes con Número del documento de
Identidad.
 Descripción del elemento
 Costo unitario
 Cantidad
 Valor total por ítems
 Valor total en pesos
 Firma de quien entrega el bien (funcionario que apoya labores de Almacenista).
 Firma de quien recibe con su número de documento de identidad
 Firma del quien hace las veces de Administrativo de las dependencias
 A este formato se le dará número de comisión una vez sea presentado ante la
Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles debidamente suscrita por los
funcionarios responsables.-
5.18.2. Tipos de egresos de bienes.
Pueden presentarse la salida física de los bienes del almacén del Municipio, con
destino a las dependencias, Servidores Públicos o contratistas de la entidad para el
desarrollo de sus funciones, para lo cual el Almacenista elabora el Acta de entrega por
suministro a las diferentes dependencias que lo hayan solicitado y a la entrega de los
elementos debe hacer firmar el comprobante de egreso o suministro de los bienes por
quien los recibe, el control de los elementos devolutivos a personas vinculadas
mediante contrato de prestación de servicios, estará a cargo del Supervisor del
contrato, conforme al clausulado contemplado en el contrato respectivo.
Cuando se presente alguno de los siguientes procesos que dan lugar a egresos o
salidas del almacén y que se detallan a continuación:
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VERSIÓN 1
5.18.3. Egreso por suministros de materiales, medicamentos y demás elementos

de consumo.
Para las dependencias que no realizan adquisición de suministros de materiales y

elementos de consumo, estos bienes serán suministrados previa solicitud de pedido
realizado por el funcionario competente y la entrega se hará directamente con acta a la
persona señalada o responsable en cada dependencia siguiendo los siguientes
lineamientos:
1. El Jefe de cada dependencia o la persona que este delegue, solicita los materiales
y suministros de aseo, cafetería, papelería, útiles de oficina y demás elementos de
consumo requeridos, mediante comunicación escrita bien sea física o por correo
electrónico, dirigido al Subdirector de Recurso Físico y Bienes Inmuebles o a quien
sea delegado para este fin.
2. El Subdirector de Recurso Físico y Bienes Inmuebles recibe la solicitud, verifica con

base en las estadísticas de suministros que las cantidades solicitadas se ajusten a
los consumos históricos y aprueba la solicitud y la envía el almacenista.
3. En caso de no contar con existencias en el almacén, se informa a las

dependencias solicitantes.
4. De existir las cantidades solicitadas, el almacenista recibe la solicitud aprobada,

autoriza y efectúa el registro en el aplicativo para elaborar el vale de
acompañamiento de salida de los bienes solicitados y aprobados, lo genera e
imprime el comprobante de suministro.
5. El almacenista revisa el vale de acompañamiento elaborado y si está de acuerdo a

lo autorizado, lo entrega a los auxiliares del almacén para que procedan a efectuar
el alistamiento de los elementos.
6. Los Servidores Públicos auxiliares del Almacén proceden a efectuar la entrega de

los elementos al representante de la dependencia que los solicitó, hace firmar el
comprobante de suministro y lo entrega al almacenista
7. El almacenista recibe el comprobante firmado por quien recibió los elementos, lo

firma, guarda una copia en el archivo consecutivo de comprobantes de egresos o
suministros.
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VERSIÓN 1
8. Siempre se debe articular con contabilidad lo relativo a los registros contables

correspondientes.
5.18.4. Suministro de bienes de Almacén puesto al servicio
Son egresos de bienes que salen del Almacén con destino a las dependencias y
Servidores Públicos de la entidad para el desarrollo de sus funciones, para terceros en
desarrollo de los convenios, cuando así se pacte en los mismos, estos bienes
pueden ser nuevos, usados buenos o bienes reutilizados.
El almacenista elaborar un vale de acompañamiento por suministro de consumo

controlado a las diferentes dependencias y/o de traspaso por traslado a otros
almacenes de la misma entidad, que lo hayan solicitado; entrega los elementos, hace
firmar por quien recibe el documento de egreso soporte con el cual es cargado al
inventario individual.
5.18.5. Trámite Administrativo
1. Toda salida o traslado de bienes del Almacén o Bodega, con destino a las
dependencias, o terceros, se hará previo pedido por parte de Servidores Públicos
autorizados. Simultáneamente con la entrega de los bienes, el responsable de
bodega o almacén, expedirá el comprobante de salida y exigirá la firma por parte de
la persona que recibe los bienes.
2. Para la entrega se debe realizar un alistamiento que comprende: conteo,

confrontación de las denominaciones, descripción, especificaciones, cantidades y
operaciones aritméticas, entre otras, con las aprobadas en la solicitud de bienes
proporcionada por el Almacén. Esta información debe ser igual a la registrada en el
comprobante de traslado o salida de almacén y en los movimientos de Almacén y
en los registros del módulo de almacén e inventarios.-
3. La requisición se anexará al comprobante de salida o traslado, para cotejar y

verificar la correlación entre lo entregado y lo solicitado.
4. El comprobante de salida o suministro, debe ser registrado en el sistema de control

de bienes en Almacén o Bodega y en el de control de bienes en servicio, en la
misma fecha de la entrega, con el fin de mantener actualizados los movimientos y
saldos.
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VERSIÓN 1
5. Cuando se produzcan solicitudes que el almacén no pueda satisfacer totalmente, el

comprobante de salida se hará por los elementos efectivamente despachados.
6. En ningún caso se permite la salida de bienes basados en órdenes verbales, vales

o recibos provisionales. Si esto ocurriese, la responsabilidad por desacato de la
norma, recaerá exclusivamente sobre el responsable del Almacén o bodega.
7. El responsable del Almacén o bodega no tiene facultades para decidir el cambio de

destinatario que figure en la solicitud, ni para cambiar o reemplazar los elementos
por otros similares.
8. Entrega de los bienes a Servidores Públicos para el cumplimiento de las

funciones para las que fueron adquiridos, esta se hará directamente a la persona
indicada en el comprobante de salida quien con su firma y número de identificación,
se hará de allí en adelante el responsable de la utilización, guardia y custodia de los
bienes recibidos.
9. A su recibo, el destinatario del bien, verificará las características y cantidades

contra lo contemplado en el comprobante de salida. Si lo encuentra conforme
deberá firmar dicho comprobante y registrar el número de documento de identidad,
como prueba de recibo a satisfacción.
10. Cuando se trate de entrega de bienes a entidades o personas jurídicas, la firma de

quien recibe el comprobante será la del Representante Legal o de la persona que
éste autorice por escrito, anotando además el número de su documento de
identidad.
11. La entrega de los bienes con destino a la dependencia de uso general, al

público o del equipo de trabajo en cumplimiento del deber, se hará
directamente a la persona responsable de la dependencia o área más cercana
el sitio de ubicación de los bienes, quien creará mecanismos de control que le
permitan custodiar y preservar los bienes recibidos según lo indicado en el
comprobante de salida o traslado y por él firmado en señal de recibo a
satisfacción.
12. Los responsables del Almacén o Bodega no podrán hacer firmar un comprobante
de salida si no han entregado los bienes que en él figuran. De igual manera no
podrán expedir constancias de deuda o compromisos de posterior entrega de
bienes no despachados.
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VERSIÓN 1
13. No es permitido a los responsables de Almacén o Bodega mantener en depósito

bienes o elementos cuya salida ha sido perfeccionada. Tampoco podrá almacenar
bienes objeto de pruebas periciales desfavorables al proveedor, ya que estos, una
vez se haya producido el concepto técnico que resuelva su no aceptación, deberán
ser devueltos inmediatamente.
14. El comprobante de salida no puede presentar tachaduras, enmendaduras,

intercalaciones o adiciones.
15. El Almacenista no puede variar ni el destinatario ni el lugar de destino en el

comprobante de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean
similares o tengan el mismo valor.
16. Copia del acta de entrega o suministro, se le entregará al destinatario de los bienes.
Para el caso de elementos devolutivos, el comprobante se constituye en el
documento base para incluir los bienes en los inventarios individuales.
17. Los despachos que haga el almacenista para oficinas, almacenes auxiliares o
dependencias de fuera de su localidad, se comprueba con la guía o planilla de la
empresa transportadora, sin prejuicio de exigir que el comprobante este firmado por
el Jefe de la Oficina, almacenista o dependencia a quien van destinados.
18. En caso de existir objeciones para firmar el comprobante en señal de aceptación,

éstas deberán presentarse de manera inmediata y por escrito, a fin de gestionar
con prontitud la legalización definitiva.
19. Legalizada la operación, el comprobante de egreso o suministro debidamente

firmado en señal de aceptación de entrega y recibo, será base fundamental para
crear la carpeta individual del funcionario, archivo que reposará en el Almacén o
área de control de inventarios. Este documento será reemplazado en la medida en
que se actualice como consecuencia de las operaciones y movimientos de bienes a
cargo del destinatario a quien siempre se le entregará su copia respectiva.
20. Cuando un funcionario se retire definitivamente o temporalmente del cargo, bien

sea por vacaciones, licencia de enfermedad o maternidad o por cualquier otra
circunstancia administrativa, la cual debe ser informada al almacén por la jefatura
de personal o el área administrativa, según corresponda y un funcionario deba
hacer entrega de sus bienes a quien lo reemplazará definitiva o temporalmente,
debe elaborarse un documento de traslado de bienes entre Servidores Públicos, el
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VERSIÓN 1
cual debe firmarse por quien entrega y quien recibe y enviarlo al almacén para
efectos de los registros en los inventarios individuales.
21. Cuando se efectué cambio de la persona que realiza las funciones de

almacenista, el almacenista saliente debe efectuar un inventario de todos los
bienes que le figuen bajo su responsabilidad en el almacén o para su uso, el
cual debe entregarlo uno a uno al funcionario que lo reemplaza y levantar un
acta de entrega, la cual debe ser firmada por el almacenista entrante y el
saliente, con la verificación de un funcionario de control interno, e informar
de este hecho a la oficina de seguros para efectos del cambio en la póliza que
ampara el almacenista como cuentadante gestor.
5.18.6. Egreso por suministro dotaciones, prendas de vestir.
La salida de dotaciones del Almacén, estará soportada en el documento enviado al

almacén por la subdirección de Recurso Humano, donde se relacione el nombre de los
Servidores Públicos autorizados para hacer el retiro y los pasos mínimos a seguir son
los siguientes:
1. La Subdirección de Recurso Humano, emitirá la autorización con el objeto de que

en el almacén se realice la entrega oficial de los elementos de dotación
dependiendo de la labor que realice cada trabajador.-.
2. Los overoles, vestidos, calzado, delantales, blusas, cascos, etc., que por
determinación de la ley deban suministrarse periódicamente, se descargan en
forma definitiva de los registros de existencias del almacén y de los registros
contables, una vez sean entregados a los trabajadores.
3. El documento soporte para descargar los bienes, es el comprobante de salida, el

cual debe estar debidamente tramitado.
4. En las observaciones de dicho comprobante, deberá indicarse que el suministro

corresponde a dotaciones de ley, dejando constancia del periodo al cual
corresponde la dotación, con el fin de evitar que se autorice o efectué doble
entrega.
5. En el comprobante de salida se deberá identificar del funcionario a quien se le

hace entrega de la dotación de quien se exigirá su firma con el número de
identificación, como constancia de recibido. Por su parte la entidad deberá llevar el
control para que las nuevas entregas correspondan al siguiente período legal.
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VERSIÓN 1
6. Sin perjuicio de lo anterior, los superiores de los trabajadores que reciban estas
dotaciones, deberán establecer los controles administrativos necesarios para
garantizar el adecuado uso y manejo de sus dotaciones en las jornadas laborales;
teniendo en cuenta que contablemente deben contabilizarse como gastos.
5.18.7. Egreso de bienes entregados en comodato y custodia.
Los bienes entregados en custodia o comodato solamente se pueden entregar a

entidades públicas, personas jurídicas sin ánimo de lucro como sindicatos
cooperativas, fundaciones, asociaciones, juntas de acción comunal, y demás
entidades sin ánimo de lucro por un periodo de 5 años renovables; para lo cual
se elaborará el documento de mutuo acuerdo el cual será firmado por la
representante legal del Municipio de Cali o su delegado y por el representante
legal de la entidad que lo recibió.
Los contratos de comodatos que se celebren se regirán por los artículos 2200 a 2220
del código civil colombiano, ley 80 de 93 ley 1150/07, demás decretos que lo
reglamenten y demás normas concordantes con la materia.
8.1.1.1. Definición de comodato
El comodato o préstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la

otra gratuitamente un bien mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de
restituir la misma especie después de terminar el uso.
Los bienes Muebles entregados en comodato deberán destinarse a la prestación de un

servicio público de utilidad social o interés común.
8.1.1.2. Derechos y obligaciones de las partes en el contrato de comodato.
El comodatario es obligado a emplear el mayor cuidado en la conservación de la cosa,

y responde hasta de la culpa levísima.
Es, por tanto, responsable de todo deterioro que no provenga de la naturaleza o del uso
legítimo de la cosa; y si este deterioro es tal, que la cosa no sea ya susceptible de
emplearse en su uso ordinario, podrá el comodante exigir el precio anterior de la cosa,
abandonando su propiedad al comodatario.
Pero no es responsable de caso fortuito, si no es:
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1. Cuando ha empleado la cosa en un uso indebido, o ha demorado su restitución, a

menos de aparecer o probarse que el deterioro o pérdida por el caso fortuito
habría sobrevenido igualmente sin el uso ilegítimo o la mora.
2. Cuando el caso fortuito ha sobrevenido por culpa suya, aunque levísima.
3. Cuando en la alternativa de salvar de un accidente la cosa prestada o la suya, ha

preferido deliberadamente la suya.
4. Cuando expresamente se ha hecho responsable de casos fortuitos.
El Municipio de Santiago de Cali, a través de cualquiera de sus dependencias

entregue bienes en comodato; para la elaboración y perfeccionamiento del
contrato, deberá tener en cuenta lo establecido en los Artículos 2200 y
subsiguientes del Código Civil, en especial los siguientes requisitos:
a. El Municipio como propietario del bien y en ejercicio de la facultad de libre

disposición, transfiere el derecho de uso, goce y servicio del bien; entonces el
Comodatario debe percibir los frutos derivados de su explotación en forma
gratuita.
b. La restitución del bien se ara por 5 años y se renovara por un solo periodo.
c. La conservación de la propiedad del bien es del Municipio de Santiago de Cali.
d. El comodatario solo puede usarlo para lo convenido.
e. En caso de uso diferente o daño por parte del comodatario, El Municipio de

Santiago de Cali, en su condición de comodante; podrá exigir la reparación de
todo perjuicio, la restitución inmediata del bien, aun cuando no se haya
terminado el plazo pactado.
f. El comodatario es obligado a emplear el mayor cuidado en la conservación y

responde hasta la culpa lesiva.
g. El Comodatario no podrá excusarse para restituir el bien, reteniéndola para

seguridad de lo que le deba el comodante.
h. Las responsabilidades para el comodatario tales como: usar el bien en los

términos y condiciones convenidos en el contrato, garantizar su mantenimiento
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VERSIÓN 1
y conservación, la obtención de seguros para ampararlo adecuadamente,

asumir costos de vigilancia, administración para garantizar cuidado y uso
adecuado y la obligación de restituir el bien al vencimiento del término pactado.
Uso de los bienes entregados en comodato. Los bienes muebles solicitados al

Municipio en calidad de comodato, deberán destinarse única y exclusivamente a
prestar un servicio público de interés social. Únicamente se celebrarán este tipo de
contrato con alguna de las siguientes entidades:
Entidades Públicas y Sociales del Estado, Entidades Públicas del Gobierno Central
y Territorial, Entidades públicas del Gobierno General y con Entidades privadas
jurídicas sin ánimo de lucro, es decir, que no repartan utilidades entre sus
asociados como a las siguientes: Sindicatos, Juntas de Acción Comunal,
cooperativas, fundaciones y asociaciones, defensa civil, y demás entidades a fines
y por un plazo máximo de 5 años, renovables por una /sola vez.
Para que se estudie la viabilidad de que el municipio entregue bienes muebles en

comodato la entidad peticionaria deberá presentar solicitud en la que justifique la
necesidad de los bienes, el tipo de servicio público a prestar y la justificación de la
necesidad social a satisfacer con el uso de los bienes solicitados, tipo de población
número aproximado de ciudadanos a atender y así mismo comprometerse a informar
por escrito como mínimo una vez al año, el lugar exacto donde se ubicaran físicamente
los bienes y el nombre y cédula del responsable de su uso y custodia; una vez suscrito
el contrato por las partes:
1. Elaboración del comprobante de egreso de Almacén. El Almacenista elaborará un

comprobante de egreso o salida de almacén por bienes entregados en comodato,
en el cual se relacionará uno a uno los bienes, con su denominación o descripción,
valor histórico, depreciación acumulada, saldo en libros, vida útil, placa de
identificación si es un bien de propiedad planta y equipo (Devolutivo) seriales y
demás datos que identifiquen cada bien en particular, el cual debe ser firmado por
el Almacenista.
2. Entrega física de los bienes. El Almacenista procederá a efectuar la entrega física y

material de todos los bienes al comodante y elaborara un acta en la que conste la
entrega de todos los bienes y el recibo a satisfacción por el comodante, la cual será
formada por ambas partes.
3. Reporte de la información a inventarios. Entregados los bienes, el almacenista

enviará copia del comprobante de egreso y del acta al grupo de inventarios para los
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VERSIÓN 1
registros en el sistema SAP, para que queden a cargo del comodante, todos y cada
uno de los bienes relacionados en el comprobante.
4. Reporte de la información a la aseguradora. Finalmente el almacenista, enviara

copia al área de Seguros para lo de su competencia
5. Control de los bienes entregados en comodato. La dependencia que ha liderado la

entrega de los bienes en comodato efectuará los registros y los controles
administrativos que estime pertinente para verificar que el Comodatario les esté
dando el uso acordado y la correcta utilización, mantenimiento y aseguramiento a
los bienes.
6. Pólizas de seguros y mantenimiento de los bienes entregados en comodato.

Las pólizas de seguros obligatorias y de todo riesgo del equipo de transporte,
así como los gastos de mantenimiento y de vigilancia, de todos los bienes
entregados en comodato, estarán a cargo del comodatario.
8.1.1.3. Registro de los contratos de Comodato
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles realiza el registro de comodatos

de bienes muebles. Para este fin corresponde a las dependencias que entregan bienes
muebles en comodato a otras entidades, remitir por medio de oficio (Orfeo), la solicitud
de registro en SAP del comodato, dentro de los 15 días de haberse perfeccionado el
mismo, anexando:
 Convenio de Contrato de Comodato,

 Documento de entrada donde consta ingreso del bien al Almacén,
 Actas de entrega,
 Fotocopia documento RUT del comodante,
 Fotocopia documento identidad del representante legal comodante (si aplica), la
cual ya debe estar creada en SAP
 Relación detallada de los bienes, deben relacionarse todos los bienes en el
convenio contrato de comodato.
 Fotocopia factura de los bienes legibles.
 Tener definido el tiempo que se le va a entregar el bien mueble en comodato.
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles verifica la documentación

recibida y en caso que se detecten inconsistencias se realizará devolución a la
dependencia para que procedan de conformidad.
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La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles realiza el registro de la

transacción del comodato e informa a través de oficio a la dependencia solicitante los
números de activos y realiza la devolución de los documentos aportados inicialmente.
Corresponde a la dependencia llevar control respecto a los términos de vencimiento del
comodato, y consecuentemente los trámites que al respecto se deben adelantar. En tal
sentido, se requiere que cada dependencia implemente controles sobre los bienes
entregados en comodato y las respectivas fechas de vencimiento de los contratos.
8.1.1.4. Obligatoriedad de presentación de Informes sobre bienes entregados en

comodato
La dependencia que lidera la entrega de bienes en comodato debe remitir informe

anual sobre los bienes entregados en comodato. Informe que debe contener la
siguiente información:
 Número del Contrato

 Entidad con quien se hace contrato de comodato
 Relación de Bienes entregados por cada contrato, identificando su número de
activo.
 Indicar si al bien se le está dando uso adecuado
 Fecha de vencimiento del contrato
 Gestiones en el caso de los contratos con proximidad a su vencimiento
 Novedades principales respecto a los entregados en comodato.
Este informe se debe realizar con corte a junio 30 de cada vigencia y debe ser remitido
los siguientes veinte (20) días hábiles a la Subdirección de Recurso Físico y Bienes
Inmuebles.
Se recomienda que el informe sea apoyado por profesional en Derecho y profesional

Administrativo.
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VERSIÓN 1
9. RESPONSABILIDADES POR LOS BIENES MUEBLES
5.19. RESPONSABLES DE LOS BIENES
A partir de la Resolución 4536 de 1.998 y las Circulares de 1.999 de la Contraloría

General de la República, sobre procedimientos y acciones a seguir con ocasión
de pérdida de bienes o fondos de la Nación; las entidades públicas asumieron las
investigaciones disciplinarias correspondientes por la pérdida o extravío de sus
bienes.
Por lo anterior, le corresponde a las oficinas de Control Interno disciplinario del

Municipio de Santiago de Cali, adelantar las investigaciones administrativas por
el mal uso en la custodia de los bienes, derechos o valores que se les confió
administrar y custodiar, imponer las sanciones y a la Tesorería Municipal
recaudar las multas impuestas.
De otra parte la Ley 610 de 2000 reglamentó la perdida de bienes cuando: en su

artículo 7 estipula que en los casos de pérdida, daño o deterioro de bienes por causas
distintas al desgaste natural que sufren las cosas, y los bienes inservibles no dados de
baja, únicamente procederá derivación de responsabilidad fiscal cuando el hecho tenga
relación directa con el ejercicio de actos propios de la gestión por parte de los presuntos
responsables. En los demás eventos de pérdida, daño o deterioro de bienes, el
resarcimiento de los perjuicios causados al erario, procederá como sanción accesoria a
la principal que se imponga dentro de los procesos disciplinarios que se adelanten por
tales conductas o como consecuencia civil derivada de la comisión de hechos punibles,
según que los hechos que originaron su ocurrencia correspondan a las faltas que sobre
guarda y custodia de los bienes estatales, establece el Código Disciplinario Único o los
delitos tipificados en la legislación penal”
5.19.1. Responsables por pérdida, daño, o deterioro que sufran los bienes.
Teniendo en cuenta que el numeral 22 del artículo 34 de la Ley 734/02, prescribe dentro
de los deberes de los servidores públicos entre otros están, el de responder por la
conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o
administración y rendir cuenta oportuna de su utilización; entonces, es importante
puntualizar sobre la responsabilidad que le asiste al servidor público del municipio de
Santiago de Cali, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o
confiados a éste para su guarda, custodia y administración.
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VERSIÓN 1
En caso de pérdida, hurto o extravío de los bienes, le corresponde a la administración

Municipal por medio de la oficina de Control Interno Disciplinario, la recuperación de los
mismos, y al servidor público la responsabilidad personal pertinente, cuando así se
establezca. Por ende, la administración del Municipio de Santiago de Cali, está obligada
a recuperar los bienes perdidos o extraviados, en forma ágil y oportuna.; según el
Concepto 1686/2003 Contraloría General de la República.
Las responsabilidades por la pérdida, daño, deterioro, disminución o mal uso de

bienes. Se determinará mediante la investigación administrativa o disciplinaria que se
adelante conforme a la normatividad vigente. Si hay lugar a investigaciones de
carácter penal, estas le corresponden a la Fiscalía General de la Nación, previa
denuncia.
La responsabilidades de los servidores del Municipio de Santiago de Cali, que de

alguna manera manejen o administren bienes muebles de propiedad del
Municipio, están obligados a realizar la entrega de sus cargos al término de su
ejercicio y deberán rendir un informe escrito mediante acta de informe de gestión, en
los términos que estipulan los artículos 8º, 9º, 10, 11 y 12 de la ley 951/2005
Asimismo, el servidor público entrante deberá recibir el informe y acta respectiva y a

revisar su contenido. La verificación física o revisión que se haga de los diferentes
aspectos señalados en el acta de entrega y recepción se realizará a más tardar
dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la firma del documento, para
efectos de determinar la existencia o no de irregularidades.
Los titulares de las dependencias deberán comunicar a los órganos de control interno
los nombres, atribuciones y responsabilidades de los servidores públicos en quienes
recaigan las obligaciones establecidas en la citada ley, a más tardar dentro de los
treinta (30) días siguientes a la recepción del Despacho.
En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del servidor

público saliente, el servidor público designado para reemplazarlo, procederá con la
asistencia de la Dirección de Control Interno y dos (2) testigos, Servidores
Públicos del Municipio, a levantar el inventario Físico y el acta en la que se dejara
constancia del estado en que se encuentran los bienes a su cargo y hará la
entrega a la persona que sea nombrada transitoria o definitivamente para la sustitución
correspondiente, sin menoscabo de la delimitación de responsabilidades, de
conformidad con el art. 8 de la ley 951/2005
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VERSIÓN 1
El servidor público entrante, al tomar posesión o, en su caso, el que quede encargado

del Despacho o del almacén, firmará el acta administrativa con asistencia de dos
(2) testigos que él mismo designe y de los servidores públicos que asistan
nombrados por los órganos de control y vigilancia, conforme a las atribuciones que
les otorga la ley respectiva, dando estos constancia del documento sobre el estado en
que se encuentran los asuntos y recursos, recabando un ejemplar del acta
correspondiente.
La verificación del contenido del acta correspondiente deberá realizarse por el

servidor público entrante en un término máximo de treinta (30) días, contados a
partir de la fecha de entrega y recepción del Despacho o del Almacén. Durante dicho
lapso el servidor público saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y
proporcione la información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o
fuerza mayor.
En caso que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos,

bienes o recursos recibidos dentro del término señalado en esta ley, deberá hacerlas
del conocimiento de la Dirección de Control Interno, a fin de que el servidor público
saliente pueda proceder a su aclaración en un término máximo de treinta (30) días
calendario siguientes; o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de
Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado. Asimismo, se seguirá el
procedimiento establecido en el inciso final del artículo 5° de la ley 951/2005.
La toma física de los inventarios además, tienen por objeto que los servidores públicos
que de alguna manera administren recursos físicos de propiedad del Municipio y que
por lo tanto están obligados a realizar la entrega de sus cargos al término de su
ejercicio, deberán rendir un informe escrito mediante acta de informe de gestión, en los
términos que estipulan los artículos 8º, 9º, 10, 11 y 12 de la ley 951/2005, a su superior
jerárquico y ante el órgano de control interno de la Entidad. Dicho informe debe
rendirse en el término de quince días hábiles luego de haber salido del cargo,
cualquiera que hubiere sido la causa de ello, de conformidad con el art. 4 de la
citada ley.
Asimismo, el servidor público entrante deberá recibir el informe y acta respectiva y a

revisar su contenido. La verificación física o revisión que se haga de los diferentes
aspectos señalados en el acta de entrega y recepción se realizará dentro de los
treinta (30) días hábiles siguientes a la firma del documento, para efectos de
determinar la existencia o no de irregularidades.
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VERSIÓN 1
Los titulares de las dependencias deberán comunicar a los órganos de control

interno los nombres, atribuciones y responsabilidades de los servidores públicos en
quienes recaigan las obligaciones establecidas en la citada ley, dentro de los treinta
(30) días siguientes a la recepción del Despacho.
En caso de muerte, incapacidad por enfermedad o ausencia injustificada del

servidor público saliente, el servidor público que designado para reemplazarlo,
procederá con la asistencia de la Dirección de Control Interno y dos (2) testigos,
Servidores Públicos del Municipio, a levantar el inventario Físico y el acta en la que
se dejara constancia del estado en que se encuentran los bienes a su cargo y hará la
entrega a la persona que sea nombrada transitoria o definitivamente para la sustitución
correspondiente, sin menoscabo de la delimitación de responsabilidades, de
conformidad con el art. 8 de la ley 951/2005
El servidor público entrante, al tomar posesión o, en su caso, el que quede

encargado del Despacho, firmará el acta administrativa con asistencia de dos (2)
testigos que él mismo designe y de los servidores públicos que asistan
nombrados por los órganos de control y vigilancia, conforme a las atribuciones que
les otorga la ley respectiva, dando estos constancia del documento sobre el estado en
que se encuentran los asuntos y recursos, recabando un ejemplar del acta
correspondiente.
La verificación del contenido del acta correspondiente deberá realizarse por el

servidor público entrante en un término de treinta (30) días, contados a partir de la
saliente podrá ser requerido para que haga las aclaraciones y proporcione la
información adicional que le soliciten, salvo que medie caso fortuito o fuerza mayor.
En caso que el servidor público entrante detecte irregularidades en los documentos

y recursos recibidos dentro del término señalado en esta ley, deberá hacerlas del
conocimiento de la Dirección de Control Interno, a fin de que el servidor público
saliente pueda proceder a su aclaración dentro de los treinta (30) días calendario
siguientes o en su caso, se proceda de conformidad con la Ley de Responsabilidades
de los Servidores Públicos del Estado.
RESPONSABILIDADES EN EL MANEJO DEL PARQUE AUTOMOTOR, los Servidores

Públicos del municipio de Santiago de Cali deberán tener especial cuidado en el
cumplimiento de todos y cada una de las Responsabilidades, cuidados y conductas que
deben observar con respeto a los vehículos asignados para el cumplimiento de sus
funciones.
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VERSIÓN 1
5.19.2. Gestores fiscales, sus responsabilidades y su operador jurídico.
Según la Sentencia C 840/2001 de la Honorable Corte Constitucional, al referirse a los

Servidores Públicos que realizan actividades de gestión fiscal en las entidades
Públicas, preciso que: “(…) Escenario dentro del cual discurren, entre otros, el
ordenador del gasto, el jefe de planeación, el jefe jurídico, el almacenista, el jefe de
presupuesto, el pagador o tesorero, el responsable de la caja menor, y por supuesto,
los particulares que tengan capacidad decisoria frente a los fondos o bienes del erario
público puestos a su cargo. Siendo patente que en la medida en que los particulares
asuman el manejo de tales fondos o bienes, deben someterse a esos principios que de
ordinario son predicables de los servidores públicos, al tiempo que contribuyen directa o
indirectamente en la concreción de los fines del Estado.
De conformidad con lo anteriormente expuesto, puede establecerse con claridad que

son Gestores Fiscales en el municipio de Santiago de Cali: El Señor Alcalde del
Municipio de Santiago de Cali en su condición de representante de la entidad, el
Tesorero, el Jefe de Presupuesto, el Jefe de la Oficina Jurídica, el Jefe de
Planeación, los Almacenistas, los Servidores Públicos que manejen cajas
menores y los particulares que tengan capacidad decisoria frente a los fondos o
bienes del erario público puestos a su cargo.. Sentencia C840 de 2001-Corte
Constitucional).
De conformidad con el Concepto Jurídico 80112 EE 31877 pag.9, de la Contraloría

general de la República, estableció los Servidores Públicos que son Gestores Fiscales,
queson todos aquellos Servidores Públicos que manejen o administren bienes o fondos
de la Nación.
Todos los demás Servidores Públicos del Municipio, diferentes a los que definió la ley
como Gestores Fiscales, son responsables del manejo, custodia, y buen uso de
los bienes y fondos públicos y las investigaciones administrativas le corresponde
adelantarla a la oficina de control interno disciplinario del Municipio de Santiago
de Cali.
5.20. PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL
5.20.1. Definición del Proceso de Responsabilidad Fiscal.
Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el

fin de determinar y establecer las responsabilidades de los servidores públicos y de los
particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen
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VERSIÓN 1
por acción u omisión y en forma dolosa o culposa un daño al patrimonio del Estado.
Marco legal: ley 610 de 2000 y Resolución 4536 de 1998.
5.20.2. Proceso Administrativo de Gestión Fiscal:
El conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los

servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren
recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta planeación,
adquisición, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo
adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como la
recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales
del Estado, con sujeción a los principios de legalidad, eficiencia, economía, eficacia,
equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoración de los costos
ambientales
5.20.3. Responsabilidades en Proceso - Internas
Reflejan el valor de los procesos de responsabilidad tipificados de acuerdo con la Ley

610 de 2000. Entendiéndose por estos los casos en los cuales el bien público se pierde,
daña o deteriora, en cabeza de un servidor público cuyas funciones sean distintos a las
de manejo o administración de recursos o fondos públicos y a la recaudación, manejo o
inversión de las rentas del Estado.
Con la documentación remitida por el responsable del área de seguros, se efectuará el

registro contable, debitando la cuenta Responsabilidades en Proceso Internas por el
valor en libros, o valor de reposición, debitará el valor de la depreciación acumulada y
acreditando el grupo del activo que se haya visto afectado.
Si como resultado de la investigación, adicional a la sanción disciplinaria se establece

como sanción accesoria el resarcimiento de los daños causados al patrimonio público,
corresponde a cada entidad gestionar las acciones requeridas para que el funcionario
responsable, restituya o cancele el valor correspondiente. De acuerdo con los procesos
jurídicos, la entidad podría acudir a las instancias civiles o penales para lograr este
resarcimiento.
5.20.4. La Gestión fiscal.
Refleja el valor de los procesos originados en la pérdida, daño o deterioro por causas
distintas al desgaste natural que sufren los bienes, cuando el hecho tenga relación
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VERSIÓN 1
directa con el ejercicio de actos propios de la gestión fiscal por parte de los presuntos
responsables, los cuales deben informarse de inmediato al Organismo de Control
Fiscal, quien es el ente competente para efectuar las investigaciones fiscales a que
haya lugar.
La Gestión Fiscal está definida en el artículo 3° de la Ley 610, así": "(, ,.,) se entiende
por gestión fiscal el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que
realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o
administren recursos o fondos públicos, tendientes a la adecuada y correcta
adquisición, planeación, conservación, administración, custodia, explotación,
enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes
públicos, así como a la recaudación, manejo e inversión de sus rentas en orden a
cumplir los fines esenciales del Estado, con sujeción a los principios de legalidad,
eficiencia, economía, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia,
publicidad y valoración de los costos".
5.20.5. Proceso administrativo de responsabilidades Fiscales
Es el conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las Contralorías con el

fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de
particulares, cuando en ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de esta, causen daño
al patrimonio público por acción y omisión y en forma dolosa o culposa.
En este grupo se registran los valores correspondientes a los procesos fallados por la
Contraloría una vez éstos han quedado en firme y sobre los cuales dicho ente de
control ha notificado a los implicados y la entidad afectada ha tenido conocimiento del
acto administrativo.
5.20.6. El proceso verbal de responsabilidad fiscal.
El gobierno en busca de luchar contra los actos de corrupción en el manejo de los

recursos públicos, expidió el estatuto anticorrupción ley 951/2005 en el proceso verbal
de responsabilidad fiscal, artículos 97 a 105, le corresponde al operador jurídico que
adelante el proceso de responsabilidad fiscal, calificar la conducta y la afectación del
patrimonio público y de conformidad con el ordenamiento jurídico imponer las sanciones
a que haya lugar.
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VERSIÓN 1
5.21. LOS DEBERES, LAS FALTAS Y LAS SANCIONES
5.21.1. Deberes de los Servidores Públicos del Municipio de Santiago de Cali

de responder por el uso de los bienes en su poder.
Es deber de todos los Servidores Públicos de que una u otra forma presten sus
servicios al Municipio de Santiago de Cali de cuidar, conservar, mantener, asegurar, y
entregar los bienes que con ocasión de la prestación del servicio público se les
entreguen o confíen, de conformidad con lo establecido en el artículo 34 de la ley
734/2002, Código único Disciplinario, que en los numerales enunciados a continuación
expresa:
Numeral 4….“Utilizar bienes y recursos asignados para el desempeño de su empleo,

cargo o función, las facultades que lesean atribuidas, o la información reservada a que
tenga acceso por razón de sus función, en forma exclusiva para los fines que están
afectos.”
Numeral 5….“Custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su

empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.”
Numeral 21…”Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido
encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente, de conformidad
con los fines a que han sido destinados.”
Numeral 22…”Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes

confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización”
5.21.2. Faltas gravísimas por el mal uso, custodia y manejo de los bienes
públicos.
La ley 734/2002 Código Disciplinario, en su Artículo 48, tipifica como falta gravísimas
que dan lugar a destitución e inhabilidad las siguientes conductas de los servidores
públicos que administres o custodien bienes o fondos públicos:
Numeral 3…”Dar lugar a que por culpa gravísima se extravíen, pierdan o dañen bienes
del Estado o a cargo del mismo, o de empresas o instituciones en que este tenga parte
o bienes de particulares cuya administración o custodia se le haya confiado por razón
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VERSIÓN 1
de sus funciones, en cuantía igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos

legales mensuales. Incrementar injustificadamente el patrimonio, directa o
indirectamente, en favor propio o de un tercero, permitir o tolerar que otro lo haga”.
Numeral 43…”Causar daño a los equipos estatales de informática, alterar, falsificar,

introducir, borrar, ocultar o desaparecer información en cualquiera de los sistemas de
información oficial contenida en ellos o en los que se almacene o guarde la misma, o
permitir el acceso a ella a personas no autorizadas”.
Numeral 51…”Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser
enajenados en razón de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los
adquieran”.
Numeral 52…”No dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el

Sistema Nacional de Contabilidad Pública de acuerdo con las disposiciones emitidas
por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos
que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información
confiable, oportuna y veraz”.
Numeral 63...”No asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las
apropiaciones presupuéstales pertinentes”.
5.21.3. Sanciones que se pueden llegar imponer por parte del Ministerio Público.
Las sanciones pueden ser: suspensión en el ejercicio del cargo mientras se adelanta la
investigación, la multa, la destitución, la destitución e inhabilidad para desempeñar
cargos públicos.
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VERSIÓN 1
10. ASEGURAMIENTO DE LOS BIENES
5.22. CONCEPTO DE SEGURO.
Es un medio para la cobertura de los riesgos al transferirlos a una aseguradora que se

va a encargar de garantizar o indemnizar todo o parte del perjuicio producido por la
aparición de determinadas situaciones accidentales.
Es una fórmula eficaz de cobertura que implica pagar una cierta cantidad por una
prestación o indemnización futura en caso de que se presente una situación adversa,
que en algunos casos, puede ser extrema
El seguro es un medio eficaz para la protección de los individuos frente a las

consecuencias de los riesgos. Se basa en transferir los riesgos a una aseguradora que
se encarga de indemnizar todo o parte del perjuicio que se produce por la ocurrencia de
un evento previsto en el contrato de seguros.
Es una fórmula de cobertura muy útil y ampliamente extendida en la sociedad moderna.

Implica pagar una cantidad y recibir a cambio una compensación económica o un
servicio siempre que se presente una situación contemplada en la póliza.
5.22.1. Tipos de riesgos previsibles que se deben asegurar por parte del
Municipio de Santiago de Cali.
El Municipio de Santiago de Cali, debe tener en cuenta que en el manejo sus bienes,
existen unos riesgos asociados a estos, y por lo tanto hay que prevenirlos, disminuirlos,
distribuirlos, eliminarlos, transferirlos o asumirlos de ser el caso.
Los siguientes riesgos previsibles se deben asegurar:
El riesgo que afectan a las personas como son los gestores fiscales que son los que
manejen o custodien bienes del Municipio.
El riesgo que afectan a los bienes y por ello todos los bienes del Municipio de Santiago
de Cali, deben estar asegurados para prever futuros riesgos que los puedan afectar.
Y los riesgos que afectan terceros que en virtud de contratos manejen o custodien
bienes o recursos públicos del Municipio.
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5.23. MARCO LEGAL
De conformidad con el Decreto 663 de 1993, “Por medio del cual se actualiza el
estatuto orgánico del sistema financiero y se modifica su titulación y numeración” en el
artículo 203 establece que habrá un seguro de manejo o de cumplimiento.
5.23.1. Objeto del seguro.
Conforme lo exige la Ley 42/93, en su Art. 107 que establece: Seguro de los Bienes
Públicos. Todos los bienes públicos estarán amparados por pólizas de seguros o un
fondo especial creado para tal fin, pudiendo establecer responsabilidad fiscal a los
tomadores cuando las circunstancias lo ameriten.
Un segundo fin de este seguro es el de cumplir con la Circular Conjunta de 16 de

diciembre de 2003 del Procurador General de la Nación y Contralor General de la
República, en el que reiteran a las entidades públicas, que en desarrollo de su gestión
fiscal, tienen la obligación legal de implementar mecanismos idóneos que permitan
cumplir con la función de vigilancia, control de los fondos y bienes públicos asignados,
sin perjuicio de la competencia del órgano de control fiscal, a fin de prever el daño o
pérdida patrimonial, por acción u omisión y reitera la necesidad prioritaria del
establecimiento de controles internos que impidan o por lo menos minimicen los riesgos
sobre sus activos y se debe por lo tanto establecer entre otros, un sistema efectivo de
control de inventarios, el cual periódicamente debe ser revisado y exigir a quienes
tengan a cargo el manejo de bienes o fondos la constitución de pólizas de seguros, de
acuerdo con el artículo 107 de la Ley 42 de 1993.
5.23.2. Bienes que deben asegurar el Municipio de Santiago de Cali.
En cumplimiento de la ley 42/93 en su artículo 107, todos los bienes muebles del
municipio estarán amparados por pólizas de seguros o un fondo especial para tal fin,
pues debe tenerse en cuenta que: al no asegurarse los bienes muebles se genera una
responsabilidad fiscal por pérdida de los mismos u otra causa, y como consecuencia de
ello, puede devenir responsabilidad fiscal, la cual se establecerá a través de un proceso
de responsabilidad fiscal y la Contraloría General de la República, puede adelantar un
proceso administrativo sancionatorio fiscal e imponer multas, a los servidores públicos
del Municipio, que teniendo bajo su responsabilidad asegurar los fondos, valores o
bienes, no lo hicieren oportunamente o en la cuantía requerida.
Además, es un deber de los Servidores Públicos; según lo establecido en la Ley

734/2002, en el artículo 34 Numeral 21 que establece: ”Vigilar y salvaguardar los bienes
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y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y
racionalmente, de conformidad con los fines a que han sido destinados.”
El hecho de no asegurar los bienes y fondos del Municipio de Santiago de Cali por su
valor real o no hacer las apropiaciones presupuestales para ese fin, constituye falta
disciplinaria gravísima según el artículo 34, Numeral 63. Que establece como falta
gravísima la de no asegurar por su valor real los bienes del Estado ni hacer las
apropiaciones presupuéstales pertinentes.
Así mismo, se deberá dar cumplimiento a la función de advertencia de la Contraloría

General de la República del 20 de febrero de 2013 No. 3013EE0012056, sobre
Aseguramiento y Legalización de Bienes, dirigida a los Representantes Legales de las
Entidades Públicas Nacionales, Revisores Fiscales, Oficinas de Control Interno,
Auditores Internos y Externos, y a los Administradores de recursos parafiscales y
públicos nacionales; en la que advirtió lo siguiente:
1. “Se deben tener debidamente asegurados los bienes del Estado y vigentes las
pólizas de seguros obligatorios, de bienes y de responsabilidad que correspondan
deben estar vigentes, para que así el patrimonio público se encuentre
debidamente amparado.
2. “Es un requisito legal, que los bienes muebles deben estar debidamente
contabilizados y titulados según corresponda a nombre de la entidad pública
respectiva,…..No atender esta obligación constituye una presunción de culpa
grave para efectos de responsabilidad fiscal, en el comportamiento de los
servidores públicos a cuyo cargo se encuentre la entidad y los bienes
correspondientes”.
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11. TRASLADOS Y TRASPASOS DE BIENES MUEBLES
5.24. TRASLADOS DE BIENES MUEBLES ENTRE SERVIDORES PÚBLICOS
Acta de traslado mediante el cual se traslada la responsabilidad del cuidado y la

custodia de los bienes muebles entre los Servidores Públicos y contratistas. En este
documento se debe relacionar todos y cada uno de los bienes que un funcionario
público o contratista del Municipio de Santiago de Cali tenía bajo su responsabilidad,
para efectuar documental y físicamente la entrega a otro que los debe recibir, para que
los use, preste el servicio público y rinda cuenta oportuna de ellos.
Corresponde al funcionario y/o contratista a quien le han sido asignados los bienes para
el desempeño de los propósitos institucionales firmar el documento de traslado.
Este documento, Acta de traslado, debe ser firmado por el funcionario que entrega y el
que lo recibe y debe enviarse a la Subdirección de Recurso Físico y bienes Inmuebles
para que dichos bienes sean cargados en el SAP a la cedula del funcionario que los
recibe y sean descargados al funcionario que los entrega. Este documento debe contar
la aprobación del Funcionario Administrativo de la Dependencia, para evitar que los
bienes cambien de dependencia o centro de costo y tener visto bueno del responsable
del área de inventarios.
El Acta de traslado no genera asiento contable, por cuanto el bien sigue estando en la
cuenta del servicio.
5.24.1. Traslados por retiro, vacaciones y/o por ausencias prolongadas y/o por
cambio de Dependencia de Servidores Públicos
Todo funcionario y contratista al terminar su vínculo laboral con la Administración

Municipal de Santiago de Cali, cuando se presenten traslados de los Servidores
Públicos a otras dependencias, por disfrute de vacaciones y/o por ausencias superiores
a quince (15) días hábiles debe realizar la entrega de los bienes que le han sido
encomendados para el desempeño de sus labores, debiendo realizar personalmente el
diligenciamiento del formato diseñado para tal fin Reporte de Elementos Devolutivos, de
acuerdo al bien o bienes a entregar. Estos formatos deben tener coincidencia con la
información que se tiene en el Sistema de Información SAP, que reposa en la historia
de los bienes devolutivos a cargo del respectivo funcionario.
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La entrega se debe realizar de forma directa si hay nombramiento o designación. En

caso que no se haya determinado aún nombramiento o designación de responsable y
los bienes permanecerán en el área física donde se desempeñan las labores, el
superior Jerárquico podrá realizar la asignación al funcionario que se encuentre más
cercano a los bienes hasta que se cuente con la persona que asumirá las funciones. En
los casos de ausencias prolongadas, sin reemplazo y si así lo determina el superior
jerárquico, siempre que se cuente con el espacio físico, los bienes podrán ser llevados
al almacén. Realizando para este fin el respectivo traslado.
11.1.1.1. Traspaso de bienes muebles
Documento, Acta de traspaso, mediante el cual se traslada la responsabilidad del

cuidado y la custodia de los bienes muebles entre los almacenistas del municipio de
Santiago de Cali Valle del Cauca.
En este documento, Acta de Traspaso, se debe relacionar todos y cada uno de los
bienes que un almacenista le remite a otro. Este documento debe ser firmado por el
almacenista que entrega y el que lo recibe y debe enviarse al grupo de inventarios para
que dichos bienes sean cargados en el SAP a la cedula el almacenista que los recibe y
descargados al almacenista que los entrega.
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12. BAJAS DE BIENES MUEBLES
Es el trámite mediante el cual el Municipio de Santiago de Cali, decide retirar

definitivamente un bien, tanto físicamente de sus inventarios, como de los registros en
el SAP y de los registros contables y del patrimonio de la entidad, por no estar en
condiciones de prestar servicio alguno o por el estado de deterioro o desgaste natural
en que se encuentran o por qué no los necesita más para su uso.
Previamente al procedimiento para la baja del bien, debe revisarse en el SAP cual es el
saldo en libros de todos y cada uno de los bienes a dar de baja, para establecer que su
saldo en libros sea cero, y ya no tengan vida útil restante, por cuanto estos bienes ya
están totalmente desgastados, inservibles, obsoletos o vencidos.
Si se encuentra que hay bienes que todavía tienen vida útil restante y por lo tanto su
saldo en libros no es cero, debe cambiarse la vida útil restante a 1 mes, esperar a que
se corra el proceso de depreciación de ese mes, a fin de que ya no tenga saldo por
depreciar y por lo tanto su saldo en libros es cero. Lo anterior a fin de llevar el saldo por
depreciar, al gasto por depreciación y no tener que afectar el Patrimonio del Municipio,
con un registro en la cuenta de pérdida en venta o baja de activos.
5.25. CONCEPTO DE BAJAS
Es el trámite mediante el cual el Municipio de Santiago de Cali, decide retirar

definitivamente un bien, tanto física, como de los registros contables e inventarios que
forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar
servicio alguno o por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra o
por no ser necesario su uso.
Debe tenerse en claro que cuando se habla de baja de bienes del Municipio, se hace
referencia a una disminución de su patrimonio, como consecuencia de este tipo de
procedimientos y que esa afectación debe hacerse por el valor en libros contables. Para
este fin se debe dar cumplimiento al procedimiento que se describe a continuación:
5.25.1. Proceder administrativo para bajas
Siempre que se vaya a solicitar la autorización para dar de baja bienes del Municipio de
Santiago de Cali, debe efectuarse el siguiente trámite:
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1. Solicitud de los Servidores Públicos
El funcionario quien tiene a su cargo el bien en aparente estado inservible, solicita a

través de correo electrónico institucional la inspección ocular al funcionario quien
desempeña las labores de Administrativo de cada Dependencia respecto al bien que se
considera debe ser dado de baja.
El Administrativo debe liderar la conformación de equipo para realizar inspección física

de la existencia y estado del (los) bien (es) Mueble (s). (No deben ser Servidores
Públicos del área de almacén e inventarios).Para este fin se debe realizar consulta en
SAP y de ser necesario impresión del reporte del bien a ser inspeccionado.
Se levanta acta en el que se detalle el estado del bien, incluyendo fotografías. Se deben
tomar fotografías por diferentes costados, y específicamente se debe incluir fotografía
del área donde se visibiliza la marcación del bien y el estado del mismo.El acta se debe
acompañar del listado de asistentes, que mínimamente debe incluir al Administrativo y
al responsable del bien.
En todos los casos se debe anexar al acta la relación de los bienes con la información
completa según formato establecido para este fin, Solicitud de Baja de Bienes Muebles.
En los casos que el funcionario quien hace las veces de Administrativo considere
necesario acompañarse de otras personas para realizar la inspección ocular así lo
podrá realizar.
En el caso de equipos de tecnologías de la información y comunicaciones, entre los

cuales se mencionan: computadores, teléfonos, dispositivos electrónicos de
comunicación, entre otros; se debe realizar el acompañamiento en la inspección ocular
del funcionario con la competencia para conceptuar, que para este caso sería Ingeniero
de Sistemas, Ingeniero Electrónico, Tecnólogo en Sistemas, Tecnólogo en Electrónica
y/o afines. Se debe registrar en el acta de forma clara, el concepto emitido por el
especialista en la materia con el planteamiento general sobre el estado del bien.
En todos los casos el acta debe incluir el listado de asistentes y formatos establecidos a
través del Sistema de Gestión, entre los cuales se menciona Solicitud de Baja de
Bienes Muebles. Formatos y reportes que bien pueden ser generados a través del
Sistema de Información SAP, siempre que arrojen la información necesaria para la baja.
El Administrativo debe remitir a través de comunicación oficial Orfeo a la Subdirección

de Recurso Físico y Bienes Inmuebles, el (las) acta (s) en el que da cuenta de las
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conclusiones de la inspección ocular con las respectivas fotografías del (los) bien (es) y
el formato de Solicitud de Baja de Bienes Muebles. El acta debe mencionar si el estado
del (de los) bien (es) impide su uso y demás consideraciones relevantes sobre el estado
del bien. Es importante observar que el trámite hasta ahora adelantado no establece el
envío físico de los bienes muebles a ser dados de baja.
Se pueden diligenciar cuantas Actas de Reunión (aprobadas) sean necesarias. El

número de actas estará definido especialmente por las reuniones de inspección ocular
que se desarrollen a lo largo de cada mes.
De otro lado el formato de Solicitud de Baja de Bienes Muebles se debe diligenciar

agrupando los bienes por grupos de inventarios, de conformidad con la clasificación
contable, de tal manera que se puedan efectuar los asientos contables en forma lógica
y ordenada, debido a que cada agrupación contable de inventario tiene un registro
contable en el costo y en su depreciación acumulada. (De igual se deberá proceder en
caso que sean bienes que se encuentran en los almacenes)
Y se remiten a través de oficio (Orfeo) firmado por el jefe de la dependencia, dirigido a

la Subdirección de Recurso Físico y bienes inmuebles, con las actas del mes y relación
de bienes.
Las fecha de corte para recibir solicitudes de baja de bienes es los primeros cinco (5)
días calendario de cada mes. Y se recibirá solamente un comunicado por mes por cada
dependencia.
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles verifica el contenido de las

actas y su informe. Y en caso que se requiera alguna claridad y/o ajuste en el acta, se
pone en conocimiento del Administrativo para que proceda de conformidad.
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles, tendrá definidas las fechas de

las reuniones del Comité de Administración de Bienes Muebles consecuentemente
establecerá períodos de corte para la inclusión de actas para estudio en el citado
comité.
El comité realizará estudio y determinará decisión acorde a trámite que se explica en el

presente documento.
En el caso de los bienes que se encuentren en regular estado, se podrá acorde al

volumen, con una periodicidad de cada seis (6) meses elaborar informe para publicar
en página web www.cali.gov.co ofrecimiento a otras entidades estatales. Si
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transcurridos treinta (30) días no hay manifestación de interés de otras entidades

estatales, se presentarán los bienes ante el Comité de Bienes Muebles y/o a la
Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles para las determinaciones a que
haya lugar.
Una vez se cuenta con todas las solicitudes para baja de las diferentes dependencias la
Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles designará la elaboración de
informe consolidado sobre los bienes motivo de análisis y estudio para disposición final
por parte del Comité de Administración de Bienes Muebles. En el caso de los bienes
muebles se liderará esta labor por parte del líder de Inventarios, y en el caso de
automotores se liderará esta labor por parte de la líder de parque automotor.
Para el caso de los automotores es pertinente presentar informe integral y poner en

conocimiento del Comité de Bienes Muebles el contexto y antecedentes a considerar, y
consecuentemente las recomendaciones sobre disposición final de los mismos. El
contexto y antecedentes deben involucrar situaciones que previamente se han
presentado al determinar la venta de automotores. Es también pertinente considerar
riesgos sociales y normas relacionadas con la administración de automotores. De ser
posible se puede apoyar el informe para el Comité de bienes Muebles con informes
especializados de aseguradoras y/o de autoridades de seguridad del municipio de
Santiago de Cali (Policía).
Estos informes serán presentados al Comité de Administración de bienes Muebles que

sesiona de forma regular y programada cada mes. O en su defecto cada que es citado.-
Una vez sesione el Comité de Administración de Bienes Muebles, se remitirá a los

líderes de Inventarios y Parque automotor actas con las decisiones para dar continuidad
a los trámites y acciones que conlleven a materializar las decisiones determinadas.
2. El proyecto de acta de baja y sus soportes.
El acta de baja estará motivada y basada en los argumentos recogidos y presentados

en la inspección ocular liderada por el Administrativo de cada dependencia y
posteriores informes consolidados por los líderes de Inventarios y Parque Automotor y
deberá contar con cada elemento claramente detallado, por agrupación contable, costo
histórico, depreciación y el saldo en libros.En esta acta de baja de bienes y sus
soportes deberá quedar sugerido el posible destino final de los bienes, el acta es el
documento soporte necesario para la decisión que tomará el Comité de Administración
de Bienes Muebles para que Subdirector de Recurso Físico o Bienes Inmuebles,
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mediante la resolución de baja indique el destino final que debe dársele a los bienes
tipificados como inservibles, obsoletos o vencidos y demás..
Con los documentos soportes, el Comité de Bienes Muebles, procede a recomendar la

suerte que deberán seguir los bienes muebles objeto de consulta
3. Expedición del acto administrativo, resolución de baja.
La resolución de baja es el acto administrativo expedido por el Subdirector de Recurso

Físico y Bienes Inmuebles, a través del cual se autoriza dar salida definitiva a los bienes
inservibles dados de baja del Almacén y del Patrimonio del Municipio; y donde se define
el destino final que debe dárseles, en el acto administrativo se ordenará a quien
corresponda adelantar los trámites requeridos para ejecutar la baja de los bienes.-
Entre los trámites necesarios es en este punto en que se articulará con las
dependencias que tienen los bienes a ser dados de baja para que lleven los bienes al
sitio indicado, esto en armonía con las decisiones del Comité de Bienes Muebles, que
pueden establecer entre otras la enajenación, la transferencia a otra entidad, la
destrucción.
En el caso de bienes a cargo de Servidores Públicos que se les haya autorizado su baja
se procederá a impartir instrucciones para realizar las transacciones en el Sistema de
Información SAP que permitan la descarga de estos bienes.
Una vez desarrollado el proceso - venta, permuta, dación en pago, traspaso o traslado
a otra entidad, aprovechamiento o destrucción -, con el acta de entrega o recibo, de
destrucción o aprovechamiento, se elaborarán los registros correspondientes a la salida
definitiva tanto en el sistema de Información SAP y consecuentemente en la
contabilidad, igualmente se procede a enviarse copia de la documentación de soporte a
las áreas que así lo requieran, entre ellos a contabilidad.
4. Retiro de los bienes del SAP y de los registros contables.
Con la resolución en firme, y una vez adelantados los trámites establecidos con los
bienes, desde la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles, proceden a retirar
los bienes de los registros del Sistema de Información SAP, en el que debe quedar la
trazabilidad e historia de los bienes que se están dando de baja.
Se emitirán copias de la resolución para el área de Seguros para que se informe a la

compañía aseguradora y se retiren de la póliza estos bienes.
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12.2. CLASE DE BAJAS DE BIENES
A continuación se describen las circunstancias que dan lugar a una baja de bienes del
patrimonio del Municipio de Santiago de Cali.
12.2.1. Baja de bienes inservibles obsoletos o vencidos
En la categoría de bienes inservibles, obsoletos y vencidos, se agrupan aquellos bienes

que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su
mal estado físico o mecánico o que una inversión de reparación resultaría
antieconómica para la Entidad.
Igualmente en este grupo, quedarían reclasificados aquellos bienes que habiendo sido
clasificados inicialmente obsoletos o servibles no utilizables para la entidad con opción
de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo
análisis y concepto técnico; donde se demuestra que después de agotados los
procedimientos de traspaso o enajenación, las entidades o posibles interesados en
obtener el bien decidieron retirar la oferta.
12.1.1.1. Inservibles por daño total o parcial
En este grupo se consideran aquellos elementos que ante su daño o destrucción parcial
o total, su reparación o reconstrucción resulta en extremo onerosa para la entidad
12.1.1.2. Inservibles por deterioro histórico
Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida útil, y debido a su desgaste,
deterioro y mal estado físico originado por su uso, no le sirven a la entidad.
12.1.1.3. Inservibles por salubridad
Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de
contaminación, caso de los libros, residuos especiales o contaminantes. El mal estado
en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la
salud de personas.
Cuando se den de baja bienes por salubridad debe tenerse en cuenta el manejo de los
Residuos y Aparatos Eléctricos y Electrónicos RAEEs. Sobre los cuales se debe
establecer un control administrativo para los bienes inservibles catalogados como
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residuos peligrosos y Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos RAEEs. Como

son los Químicos, Medicamentos, Aceites usados Biológicos y los residuos peligrosos
de tipo químico, tales como los Corrosivos, Reactivos, explosivos, tóxicos e Inflamables
(CRETI)
Consideraciones sobre Bajas de Bienes Muebles
Siempre que se vaya a solicitar la autorización para dar de baja bienes del Municipio de
Santiago de Cali, debe efectuarse el siguiente trámite
1. Las dependencias de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali

deberán evitar la acumulación de bienes muebles no útiles en su poder y en las
oficinas causando incomodidades y expuestos a su deterioro o perdida.
2. La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles es la única dependencia

competente para formalizar el trámite administrativo de baja de bienes con el apoyo
del Comité de Administración de Bienes Muebles.
3. Se recomienda que los colaboradores Administrativos o quienes hacen sus veces

recopilen las solicitudes de baja de bienes que así lo requieren.
4. Se recomienda que los colaboradores Administrativos o quienes hacen sus veces

apoyen el trámite de solicitudes de baja de bienes que así lo requieren. No
Obstante, acorde a la magnitud de bienes es potestativo del superior jerárquico de
cada dependencia designar a otros colaboradores a apoyar esta labor. Asignación
que en todo caso se debe poner en conocimiento de la Subdirección de Recurso
Físico y Bienes Inmuebles y que a su vez debe garantizar el cumplimiento de las
labores de apoyo en la administración de los bienes muebles.
5. Cuando por necesidad del servicio se requiera ubicar un bien que se solicitará su
baja en el Almacén, se deberá diligenciar adicionalmente el formato respectivo de
traslado.
6. Una vez recibidos los bienes por el almacenista, procederá a ubicarlos en espacio
del almacén donde se ubiquen inservibles, obsoletos o de vencidos según
corresponda.
7. Los Servidores Públicos de inventarios procederán a descargar los bienes en el

SAP, de la cédula del funcionario que los tenía, y a cargárselos a la cédula del
almacenista que los recibió.
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8. Una vez recibidos los bienes por el almacenista, procederá a ubicarlos en la bodega
de inservibles, obsoletos o de vencidos según corresponda.
9. Este documento de traslado no genera asiento contable, puesto que los bienes
continuaran registrados en la cuenta del servicio, y solamente en el SAP se les ha
cambiado la dependencia y el funcionario responsable de la custodia.
12.2.2. Baja dación en pago
Únicamente el representante legal de la Entidad, o el funcionario que él delegue,

pueden autorizar la salida de bienes por dación en pago, para lo cual debe contarse con
estudio y análisis previo del Comité de Administración de Bienes Muebles, en la cual
consta en acta aprobada por la mayoría de sus miembros en la que desde dicha
instancia se recomiende al Alcalde y Ordenador del Gasto, la conveniencia de entregar
ese bien o bienes en dación en pago. Para lo cual han tenido como fundamento legal
los diferentes estudios y estadísticas, en los que se demuestre que de continuar
haciéndole mantenimientos correctivos resulta antieconómico para el Municipio lo mejor
en esa relación costo beneficio es entregarlos en dación en pago.
El Alcalde y ordenador del gasto, basado en estos estudios y recomendación del

Comité de Administración de Bienes Muebles, tramitaría la autorización y lo
correspondiente a la operación, condiciones del contrato, y el valor o avalúo de los
bienes, entre otros aspectos.
Con esta autorización y aprobación, la Subdirección del Recurso Físico y Bienes

Inmuebles efectuará las gestiones para la negociación y entrega en dación en pago,
soportada en los documentos oficiales, las leyes y normas vigentes y aquellos que
soportan el contrato correspondiente.
El comprobante, Acta de baja de bienes en dación en pago, lo tramitará el responsable

de la dependencia a cargo del mismo, atendiendo orientaciones y la autorización de la
Subdirección de Recurso Físico y bienes Inmuebles, a su vez, desde la Subdirección
de Recurso Físico y bienes Inmuebles se efectuarán las transacciones necesarias para
las bajas en SAP.
Contablemente, para los bienes catalogados como Servibles no útiles u obsoletos, se

debe retirar el activo objeto de la dación en pago, teniendo para ello en cuenta los
valores inherentes al mismo (costo histórico, depreciación, etc.), debitando la obligación
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reflejada en el pasivo, si hay pago afectar el disponible, y finalmente de acuerdo con la

diferencia resultante, se afectará un ingreso o un gasto extraordinario.
En todos los casos se emitirán copias de la resolución y soportes necesarios para el

área de Seguros para que se informe a la compañía aseguradora y se retiren de la
póliza estos bienes.
12.2.3. Baja para desmantelamiento de bienes.
Se produce cuando el Municipio decida dar de baja un bien que no requiera o no esté
utilizando, razón por la cual decide darlo de baja y aprovechar las partes servibles.
Cuando se produzca desmantelamiento o desmonte de instalaciones y equipos, las

partes o piezas que sean reutilizables deberán ser recibidas por el responsable del
Almacén o Bodega. Las partes servibles ingresarán con base en el acta de la diligencia
que para el efecto se levante. Dicha acta deberá estipular la denominación de los
bienes, sus características, cantidades y el avalúo que un funcionario competente les
haya practicado.
Contablemente ingresaran como Equipos y materiales en depósito teniendo en cuenta

que su aprovechamiento radica que en un futuro irán a ser incorporados a otro tipo de
bienes como gasto de mantenimiento.
Por el contrario, cuando al incorporar estos bienes provenientes del desmantelamiento,

a otro bien mueble; y como consecuencia de esa incorporación, aumenten la vida útil
del bien, amplíen su capacidad productiva, la eficiencia operativa, mejoren la calidad de
esos bienes o aumenten su valor comercial, constituirá un mayor valor para el bien que
los recibe y en consecuencia afectan el cálculo futuro de la depreciación; lo anterior de
conformidad con el párrafo 179 del Plan General de Contabilidad Pública y Doctrina
Contable Pública.
La única instancia para autorizar el desmantelamiento es el Comité de Administración

de Bienes muebles y/o la Subdirección de Recurso Físico y bienes Inmuebles. Bajo
ninguna circunstancia es permitido realizar el desmantelamiento sin contar con la
autorización.
12.2.4. Baja para destrucción de bienes inservibles.
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Los bienes inservibles, vencidos u obsoletos que no sea posible la venta, y que
ameriten su destrucción, se podrá realizar con el apoyo de los Servidores Públicos de
apoyo a los almacenes, colaboradores de inventarios y demás colaboradores que se
designen a esta labor. Es necesario acorde al tipo de bienes a destruir, se realicen
previamente, cuando así se requiera las consultas, asesorías y acompañamientos por
parte de la autoridad ambiental competente, para que se desarrollen los protocolos
pertinentes, para la no contaminación del ambiente, los arroyos, ríos, entre otros
aspectos.
Se deben conservar evidencias y documentar Actas de las labores de destrucción,

siempre detallando de forma individual cada uno de los bienes destruidos, así como la
disposición final que se ha dado a los mismos.
12.2.5. Baja para transferencia a título gratuito a otra entidad pública
Se lleva a cabo esta alternativa cuando el Municipio de Santiago de Cali tenga bienes
buenos que no necesite y decida transferirlos a otra entidad pública, previo el tramite
establecido en el Numeral 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto 1082/2015, (Art. 108 del Decreto
1510 de 2013), teniendo en cuenta que deben entregarse todos los documentos que
acrediten la propiedad del bien y que debe entregarlo a la otra entidad pública siempre
y cuanto esté totalmente saneado. Debe también entregarse la Hoja de vida del activo
con todos sus datos, como nombre del elemento, código UNSPSC, costo histórico,
depreciaciones acumuladas, saldo en libros, vida útil restante, nombre de la compañía
aseguradora, fecha de vencimiento del seguro entre otros. El documento, Acta de
transferencia, debe ser firmado por los representantes legales de las dos entidades
públicas que intervienen en el acto.
El Municipio de Santiago de Cali, cuando tenga bienes muebles buenos o recuperables,

que no necesite para el desarrollo de su cometido estatal, puede optar por transferirlos
a título gratuito a otra entidad pública que los necesite, para lo cual aplicara el
procedimiento que se describe a continuación.
1. El Municipio debe hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y

ofrecerlos a título gratuito a las entidades del estado a través de un acto
administrativo motivado que se debe publicar en su página web, junto con todos los
bienes que desea trasferir a título gratuito.
2. La Entidad Estatal interesada en adquirir estos bienes a título gratuito, debe

manifestarlo por escrito dentro de los treinta (30) días calendario siguiente a la
fecha de publicación del acto administrativo. En tal manifestación la Entidad Estatal
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debe señalar la necesidad funcional que pretende satisfacer con el bien y las
razones que justifican su solicitud.
3. Si hay dos o más manifestaciones de interés de Entidades Estatales para el mismo

bien, la Entidad Estatal que primero haya manifestado su interés debe tener
preferencia. Los representantes legales de la Entidad Estatal titular del bien y la
interesada en recibirlo, deben suscribir un acta de entrega en la cual deben
establecer la fecha de la entrega material del bien, la cual no debe ser mayor a
treinta (30) días calendario, contados a partir de la suscripción del acta de entrega”.
4. Contablemente se deben efectuar los registros contables.-
5. Es preciso aclarar que Jurídicamente, se le llamó enajenación de bienes muebles a

título gratuito entre entidades estatales, pero contablemente a esta operación se le
denomina transferencia de bienes entre entidades públicas.-
12.2.6. Baja por faltantes de inventario, pérdida, hurto, caso fortuito
Esta modalidad de salida se origina cuando aquellos bienes que habiendo estado en
servicio o en almacén han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su
recuperación, caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales, administrativos y
contables a que haya lugar.
En cualquiera de los casos y una vez agotados los trámites establecidos y

comprobados de hurto, o perdida por caso fortuito o fuerza mayor, se debe realizar la
baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables.
Los Servidores Públicos a quienes se le extraviaron o hurtados los bienes tienen el

deber de informar a las autoridades competentes los hechos que dieron origen a la
pérdida, daño o hurto, tan pronto han tenido conocimiento del hecho, allegando los
correspondientes documentos probatorios. Los Servidores Públicos o contratistas a los
cuales se les exige esta obligación son los siguientes:
 Funcionario a cuyo cargo figuren los bienes, o contratista que tenga bienes
asignados para el cumplimiento de su objeto contractual por parte del supervisor
del mismo ;
 Jefe de la dependencia, si no los hubiere entregado a persona alguna o hubiere
omitido hacerle firmar el correspondiente inventario;
 Funcionario responsable del Almacén, si se trata de bienes en bodega; y
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 Cualquier otra persona o funcionario o contratista que tenga conocimiento de los

hechos.
Se tendrán en cuenta los siguientes pasos:
 En caso de hurto una vez confirmado el hecho, el funcionario a quien le ocurrió el

evento o aquel a cuyo cargo estaban los bienes, procederá a informarlo por escrito
ante la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles, anexando la denuncia
respectiva elevada ante las autoridades competentes. Esto para efectos de la
reclamación a la firma aseguradora.
Toda reclamación ante la compañía aseguradora, presentada por los servidores

públicos relacionada con pérdidas, hurto, y daños de bienes propiedad del
Municipio, debe reportarse dentro de los 30 días siguientes a las ocurrencias del
siniestro, al Proceso de Administración de Bienes, muebles y automotoras.
 Cuando la pérdida o daño definitivo suceda por caso fortuito o fuerza mayor, quien
tenía en uso el bien en el momento del evento o aquella persona que lo tiene a su
cargo, debe instaurar denuncia ante la Fiscalía General de la Nación, de manera
inmediata al momento de ocurrido o detectado el hecho, relacionando la mayor
cantidad posible de información que permita identificar el bien (marca, modelo,
seriales, color, costo histórico) y una breve descripción de los hechos.
 Si el Servidor Público o contratista no diere cumplimiento a estas formalidades o

hubiere abandonado el puesto o no se le pudiere localizar, el superior inmediato
presentará la denuncia y promoverá las diligencias de inspección de las cuales
levantará el acta respectiva.
 Presentará por escrito informe pormenorizado a la Subdirección de Recursos

Físicos y Bienes Inmuebles anexando copia de la denuncia para que esta
Subdirección proceda de forma inmediata a tramitar la reclamación ante la firma
aseguradora
Corresponde al responsable de la dependencia en la que se presentó la pérdida

del bien, en el caso que sea pertinente presentar reclamo ante la compañía de
vigilancia que se encontrare prestando sus servicios al momento de presentarse
los hechos, para que responda en primera instancia por la presunta pérdida de los
bienes, si a ello hubiere lugar.
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 Corresponde a la dependencia donde se debería encontrar el bien enviar informe

de avance presentado a los treinta (30) días siguientes de comunicados los
hechos sobre la reclamación, trámite y respuestas por parte de las empresa de
Vigilancia.
El responsable del bien elaborará documento o acta de pérdida o daño de bienes,

donde se resuma información completa respecto al bien, entre otras: Costo
histórico, nombre del funcionario a cargo de quien aparece el bien, valor de
reposición o aseguramiento, concepto técnico o de experto si a ello hubiere lugar.
Documento que será presentado ante la Subdirección de Recurso Físico y Bienes
Inmuebles.
Con base en el documento recibido del responsable del bien, la Subdirección de

Recurso Físico y bienes Inmuebles autorizará la elaboración del comprobante de
salida en donde se evidencie el hecho, y se procederá a descargar el valor de los
bienes de los registros de la cuenta contable correspondiente y se dará traslado a
la cuenta de responsabilidades en proceso internas, hasta esclarecer el hecho, así
mismo deben realizarse los registros en Almacén e Inventarios.
El responsable de la Dependencia enviará copia de los documentos al Subdirector

del Recurso Físico para que informe por intermedio de la oficina de seguros a la
Oficina de Control Interno Disciplinario, para que adelante el proceso de
investigación interna por la responsabilidad administrativa o disciplinaria, cuando
se trate de funcionario que no es gestor fiscal.
Transcurrido el tiempo establecido en los procedimientos internos, la oficina de

Control Interno Disciplinario, o la que haga sus veces, informará el resultado a la al
ordenador del gasto y a la Subdirección del Recurso Físico para que de acuerdo
con el informe, autorice el retiro y cancelación contable de la responsabilidad, la
ejecución del fallo y/o el resarcimiento de los perjuicios causados al erario público,
si como sanción accesoria a la principal así lo determina la investigación
disciplinaria.
De acuerdo con lo previsto en la Ley 42 de 1993, la Ley 610 de 2000, el Manual

de Responsabilidades y/o los procedimientos establecidos al interior del Municipio,
en el caso en que se identifique el funcionario responsable por daño, pérdida o
hurto; el registro de la Responsabilidad sobre bienes se creará por el valor
comercial o el de reposición.
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VERSIÓN 1
Para efectos de los procesos internos o administrativos, la restitución o el pago en

efectivo podrán ser efecto de una conciliación; o el resultado del fallo definitivo
emitido por la Oficina de Control interno Disciplinario del Municipio, o en su defecto
la Personería Municipal.
Para el caso de las responsabilidades fiscales, cuando se trate de Servidores

Públicos gestores esto es, Señor Alcalde Municipal, Jefe de Planeación, Tesorero,
Almacenista, Jefe de Presupuesto, Jefe de la Oficina Jurídica, toda la información
procederá a enviarse a la Contraloría por ser su juez natural para que inicie la
investigación fiscal a que haya lugar.
De encontrarse hechos graves se procederá a informar a la Fiscalía General de la

Nación para lo de su competencia y a la Procuraduría General de la Nación o a la
personería Municipal para lo de su competencia.
Si la pérdida ocurre estando los bienes en poder de transportadores o de personas

particulares que legalmente los hayan recibido, su valor se llevará a la cuenta
otros deudores, Sub-Cuenta Reclamaciones e indemnizaciones, mientras se
surten los trámites de indemnización, para lo cual el Señor Alcalde del Municipio
de Santiago de Cali o el funcionario que él delegue procederá a las reclamaciones
y demás acciones legales pertinentes.
Las actuaciones administrativas en lo relacionado con el proceso de

Responsabilidad Fiscal, deben ser consideradas atendiendo lo dispuesto en el
artículo 7 de la Ley 610 de Agosto de 2000.
Para cancelación total de responsabilidades
Cuando la aseguradora indemniza los bienes por el valor total de reposición -valor
comercial del bien al presente - y este es igual o superior al valor de la
responsabilidad en proceso, esta se podrá cancelar en su totalidad.
Cuando el fallo proferido por la Contraloría General de la Nación exonera de

responsabilidad fiscal al Servidor Público o contratista.
Para cancelación parcial de responsabilidades
Cuando la aseguradora indemniza los bienes por menor valor al de reposición

-valor comercial al presente.
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VERSIÓN 1
Cuando en los fallos proferidos, fiscal y disciplinariamente, se declare

responsabilidad por parte del contratista o Servidor Público según el caso.
Solicitar concepto técnico a la Oficina de Telemática del Municipio de Santiago de

Cali, cuando se efectúe reposición de bienes por unos iguales o de características
similares correspondientes a equipos de cómputo o accesorios de los mismos.
Cuando la reposición corresponda a otro tipo de bienes muebles, los profesionales
Administrativos deberán expedir el concepto si hay lugar a la compensación.
Cuando haya reposición de bienes por parte de la aseguradora o del responsable,

se solicitará por escrito al Almacenista el ingreso de estos bienes a los activos de
la entidad, quien a través de asiento contable deberá acreditar el valor de la
responsabilidad en proceso total o parcialmente, de acuerdo al valor de
constitución frente al valor de la reposición. El procedimiento a seguir se
complementa con lo descrito en el tema referente a “Ingreso de bienes por
reposición”, tratado en este Manual. En todos los casos se debe contar con la
documentación de respaldo e información del bien que ha generado la reposición:
copia de la factura con el valor individual del bien discriminando el valor antes de
impuesto (IVA).
Cuando se realicen estos trámites de reposición se debe informar a la

Subdirección de Recurso Físico y bienes Inmuebles para que se proceda a
informar por escrito a la Oficina de Control Interno Disciplinario sobre la gestión
adelantada frente al proceso de responsabilidad.
Recibir de parte de la persona que tiene a su cargo la responsabilidad en proceso,

todos aquellos documentos o bienes que contribuyan a brindar solución
administrativa al caso.
Corresponde al superior jerárquico del responsable del bien motivo de la

investigación, recibir el fallo proferido por la Oficina de Control Interno Disciplinario
y remitir copia del mismo a la Contraloría Delegada ubicada en la jurisdicción, si a
ello hubiere lugar.
Corresponde al superior jerárquico del responsable del bien motivo de la

investigación comunicar al Servidor Público o Contratista que la responsabilidad
en proceso se resolvió cuando la compañía aseguradora indemnizó el valor de los
bienes y este es igual al valor de la responsabilidad.
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VERSIÓN 1
Si como resultado de la indemnización queda un saldo en la cuenta de

responsabilidades y de acuerdo al fallo de la Oficina de Control Interno
Disciplinario no existe responsabilidad disciplinaria, este saldo será descargado de
la responsabilidad afectando la cuenta contable de gastos.
Si como resultado de la indemnización queda un saldo en la cuenta de

responsabilidades y de acuerdo al fallo de la Oficina de Control Interno
Disciplinario existe responsabilidad disciplinaria, este saldo se mantendrá hasta
que la Contraloría General de la República emita fallo sobre la exoneración de
responsabilidad fiscal.
Si el fallo de la Contraloría exonera fiscalmente al responsable, la Subdirección de

Recurso Físico y bienes Inmuebles informará al Contador para que éste efectúe el
ajuste contable para cancelar dicho saldo de la cuenta de responsabilidades en
proceso. En el caso de que dicho fallo niegue la exoneración fiscal, la persona
deberá cancelar el saldo que figure en la cuenta de responsabilidades en proceso.
También se entenderá resuelta satisfactoriamente cuando a pesar de que en los

fallos se advierta la responsabilidad del Servidor Público o contratista y éste
procede a reponer los bienes en razón a que la aseguradora no los indemnizó,
puesto que su valor está por debajo del valor mínimo deducible.
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles adelantará el

procedimiento administrativo referido anteriormente, cuando sea informada por
terceros o directamente por los Almacenistas acerca de bienes faltantes
detectados mediante inventario físico e inspección ocular para los casos de
Servidores Públicos y/o Contratistas que se fueron de la entidad y no entregaron
los bienes a su cargo.
Para el caso de Servidores Públicos y/o Contratistas, que en el momento de su

fallecimiento figuren con responsabilidades en proceso, será necesario reportar
toda la información pertinente al ente que este adelantando el proceso de
responsabilidad fiscal para que se dé aplicabilidad al artículo 19 de la Ley 610 de
agosto 18 de 2000.
12.2.7. Baja de bienes por permuta.
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VERSIÓN 1
Se presenta la figura de permuta cuando el precio de la venta consta de, parte en

dinero y parte en otra cosa o bien, valiendo la cosa (bien) más que el dinero entregado.
Se aplicará esta figura cuando el Señor Alcalde del Municipio de Santiago de Cali como
Representante Legal lo permita.
El avalúo de los bienes que se entreguen o reciban en parte de pago, estará a cargo del
funcionario que por sus conocimientos y experiencia en el manejo de ese tipo de bienes
lo pueda realizar, según instrucción impartida por el Comité de Administración de
bienes Muebles; o por un perito debidamente contratado por el Municipio cuando la
especificidad y complejidad del bien a valuar lo exija.
Esta operación comercial tiene como soporte el contrato de Compraventa o Permuta de

bienes Muebles
Tratamiento Contable. Primeramente, se deberá retirar de las propiedades, planta y

equipo el valor de los bienes objeto de la permuta, teniendo en cuenta sus valores
inherentes a costo histórico, depreciación acumulada, valorizaciones, provisiones, y el
saldo en libros; y por otra; incorporar a los activos del Municipio el bien recibido en
permuta, la diferencia se reflejara en el ingreso o gasto por concepto de venta de
activos. En el caso de entregar o recibir dinero se afectará el disponible.
Si se trata de bienes declarados inservibles, ya dados de baja y registrados en las

cuentas de orden, se deberá reversar este registro, incorporar el bien recibido
afectando el grupo de propiedades, planta y equipo y la cuenta de ingresos por
recuperaciones.
12.2.8. Baja por catástrofe
Cuando se presente un siniestro en el donde se presenten afectaciones a los bienes

muebles del municipio de Santiago de Cali, la subdirección del recurso físico y bienes
inmuebles o el comité administrador de bienes muebles, ordenara una inspección
ocular que realizará los Servidores Públicos de inventarios los cuales levantaran un
acta de los hechos y solicitara que una autoridad competente expidan su dictamen
sobre la ocurrencia del siniestro y la relación e identificación de los mismo si es posible
de la dependencia responsable de los bienes.-
Con estos documentos el comité administrador de bienes muebles del municipio

ordenara elaborar la baja de esos bienes sin responsabilidad a los Servidores Públicos
que los tenían para su cuidado.
Página 125 de 182
VERSIÓN 1
Con el acta y documento de baja la oficina de inventario se procederá a retirar estos

bienes del SAP, enviara los documentos a contabilidad para los registros contables
pertinentes y a la oficina de seguros para retirarlos de la póliza que los ampara
Desde el punto de vista contable, es procedente dar de baja los bienes que se han
destruido por catástrofes o siniestros, sin responsabilidad en proceso contra el
funcionario encargado de la custodia de esos de elementos que han sido objeto de este
tipo de sucesos, siempre y cuando esto sea certificado por una autoridad competente.
Concepto 02741 de mayo de 1999 de la Contaduría general de la Nación.
Contablemente debe acreditarse la cuenta del activo por su costo histórico y debitarse
su depreciación o amortización acumulada y debitar el patrimonio del Municipio por el
saldo en libros.
12.2.9. Baja por deterioro Histórico.
Los bienes registrados como bienes de arte y cultura, históricos y culturales, que debido
a su deterioro por efectos del uso, del tiempo y gaste que sufren las cosas, deban darse
de baja del patrimonio del Municipio de Santiago de Cali, debe hacerse, previo
concepto del comité administrador de bienes muebles, o de un concepto técnico,
debidamente soportado y documentado
12.2.10. Baja de software
Corresponde a la oficina de Telemática llevar el control de licencias y software. Y

cuando se determine que existen programas de software tipificados como inútiles u
obsoletos la oficina de Telemática procederá a solicitar al Comité administrador de
Bienes Muebles su autorización para la baja definitiva.
En todo caso por lo menos una vez al año la oficina de Telemática deberá realizar
análisis y presentar ante el Comité administrador de Bienes Muebles concepto sobre
licencias que se deben dar de baja.
Para solicitar la baja de licencias y software, la oficina de telemática deberá verificar en

el Sistema de Información SAP que estos bienes están totalmente amortizados y su
saldo en libros en cero, de lo contrario les deberá cambiar la vida útil a un mes y tan
pronto se corra el proceso de amortización queden totalmente amortizados.
El comité administrador de bienes muebles estudiara y aprobara la solicitud a partir del

concepto de la oficina de Telemática.
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VERSIÓN 1
Con la autorización de comité administrador de bienes muebles, la oficina de telemática

procederá a dar adecuado tratamiento a los anexos y medios magnéticos de las
licencias y/o software se tengan, a saber CD, USB, disquete, etc. Medios que también
pueden estar en poder de los usuarios y/o en las dependencias, por lo cual la
recomendación es realizar las gestiones para recoger estos medios magnéticos por
parte de la oficina de Telemática para dar tratamiento como Residuo Eléctrico o
Electrónico, como a continuación se describe.
12.2.11. Baja de Residuos Peligrosos
Residuo peligroso es aquel que por sus características infecciosas, tóxicas, explosivas,
corrosivas, inflamables, volátiles, combustibles, radiactivas o reactivas puedan causar
riesgo a la salud humana o deteriorar la calidad ambiental hasta niveles que causen
riesgo a la salud humana. También son residuos peligrosos aquellos que sin serlo en su
forma original se transforman por procesos naturales en residuos peligrosos. Así
mismo, se consideran residuos peligrosos los envases, empaques y embalajes que
hayan estado en contacto con ellos. (Decreto 4741 de 2005, concordante con la
Resolución No. 1402 de2006)
Son ejemplos de residuos peligrosos los que provienen de:
 Residuos hospitalarios.
 Residuos de industria química e industria farmacéutica.
 Residuos de la actividad agropecuaria o forestal como fungicidas, plaguicidas,
biosidas.
 Residuos de la industria energética tales como los aceites de transformadores
eléctricos.
 Residuos de la industria del petróleo tales como bituminosos, alquitrán, emulsiones
acuosas.
 Residuos de la industria textil tales como cromo oxidado, colorantes, ácidos.
 Residuos os de la industria militar o industria afín.
 Residuos de centros de investigación científica, tales como solventes y reactivos
usados, etc.
Los procedimientos administrativos que se deben establecer y aplicar en los

organismos de Control, las diferentes dependencias de la Administración Central,
Fondos de Desarrollo Local, Establecimientos Públicos, Universidades, empresas
Sociales del Estado y demás empresas del nivel Nacional, distrital, territorial, y demás
entes públicos generadores de residuos peligros, que tengan en sus almacenes
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VERSIÓN 1
elementos catalogados como peligrosos y los Residuos y Aparatos Eléctricos y

Electrónicos RAEEs y los residuos peligrosos de tipo químico; deben contratar los
servicios de almacenamiento, aprovechamiento, recuperación, tratamiento o disposición
final con empresas que cuenten con licencias, autorizaciones o permisos ambientales,
según el Decreto 4741 de 2005.
12.1.1.4. Residuos y Aparatos eléctricos y electrónicos RAEEs
Existen diversos daños para la salud y el medio ambiente generado por varios de los
elementos contaminantes presentes en los desechos electrónicos, en especial el
mercurio, el plomo y el cadmio.
Colocar este tipo de residuos en la basura, o dejarlos en manos de personal no

capacitado para su manejo, es poner en riesgo la salud de las personas y del ambiente,
debido a que contienen componentes peligrosos como plomo, el mercurio y el cadmio.
Mientras el celular, el monitor y el televisor estén en su casa no generan riesgos de

contaminación; pero cuando se mezclan con el resto de la basura y se rompen, esos
metales tóxicos se desprenden y pueden resultar mortales.
Algunas posibles soluciones consisten en:
 Incorporar el consumo responsable que incluya el reciclado de los equipos

Electrónicos.
 Reducir la generación de desechos electrónicos a través de la compra responsable
y el buen mantenimiento.
 Transferir o Enajenar los equipos electrónicos que todavía funcionen.
 Enajenar equipos rotos o viejos a organizaciones que los reparan y reutilizan con
fines sociales.
 Reciclar los componentes que no puedan repararse. Hay empresas que acopian y
reciclan estos aparatos sin costo para los dueños de los equipos en desuso.
 Promover la reducción de sustancias peligrosas que se usan en ciertos productos
electrónicos que se venden en el país.
Durante las diferentes actividades que se realizan en las diversas dependencias y áreas
del Municipio, se generan una importante gama de residuos peligrosos de tipo químico,
alguno de los cuales pueden constituir riesgos potenciales a la salud laboral, pública y/o
al ambiente, en caso de ser envasados, almacenados o desechados de manera
inadecuada. Las autoridades, conscientes de su responsabilidad en el cuidado de la
salud y preservación del ambiente, deben establecer por lo tanto un programa para el
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VERSIÓN 1
cumplimiento ambiental, integrado por un manejo correcto de los residuos peligrosos,

cuyo objeto es identificar, clasificar y manejar los mismos, teniendo como premisa
fundamental los lineamientos establecidos en los diferentes ordenamientos legales
existentes en la materia entre los cuales encontramos el siguiente marco normativo:
 Ley 253 de 1996, “Por medio de la cual se aprueba el Convenio de Basilea sobre
el control de los movimientos transfronterizos de los desechos peligrosos y su
eliminación,
 Ley 1252 de 2008, “Por la cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental,
referentes a los residuos y desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones, en
el tema de la Responsabilidad en el manejo de los residuos peligrosos, consultar
los art. 7, 8, 9 y 10
 Decreto 351 de 2014, “ “Por el cual se reglamenta la gestión integral de los

residuos generados en la atención en salud y otras actividades” en el capítulo II
artículo 5 especifica la clasificación de los residuos generados en la atención en
salud y otras actividades en:
 Residuos no peligrosos. Son aquellos producidos por el generador en

desarrollo de su actividad, que no presentan ninguna de las características de
peligrosidad establecidas en la normativa vigente.
 Residuos o desechos peligrosos con riesgo biológico o infeccioso. Un residuo

o desecho con riesgo biológico o infeccioso se considera peligroso, cuando
contiene agentes patógenos como microorganismos y otros agentes con
suficiente virulencia y concentración como para causar enfermedades en los
seres humanos o en los animales, los cuales se subclasifican en:
 Biosanitarios. Son todos aquellos elementos o instrumentos utilizados y

descartados durante la ejecución de las actividades señaladas en el
artículo 2° de este decreto que tienen contacto con fluidos corporales de
alto riesgo, tales como: gasas, apósitos, aplicadores, algodones, drenes,
vendajes, mechas, guantes, bolsas para transfusiones sanguíneas,
catéteres, sondas, sistemas cerrados y abiertos de drenajes, medios de
cultivo o cualquier otro elemento desechable que la tecnología médica
introduzca.
 Anatomopatológicos. Son aquellos residuos como partes del cuerpo,

muestras de órganos, tejidos o líquidos humanos, generados con ocasión
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VERSIÓN 1
de la realización de necropsias, procedimientos médicos, remoción

quirúrgica, análisis de patología, toma de biopsias o como resultado de la
obtención de muestras biológicas para análisis químico, microbiológico,
citológico o histológico.
 Corto punzantes. Son aquellos que por sus características punzantes o

cortantes pueden ocasionar un accidente, entre estos se encuentran:
limas, lancetas, cuchillas, agujas, restos de ampolletas, pipetas, hojas de
bisturí, vidrio o material de laboratorio como tubos capilares, de ensayo,
tubos para toma de muestra, láminas portaobjetos y laminillas
cubreobjetos, aplicadores, cito cepillos, cristalería entera o rota, entre
otros.
 De animales. Son aquellos residuos provenientes de animales de

experimentación, inoculados con microorganismos patógenos o de
animales portadores de enfermedades infectocontagiosas. Se incluyen en
esta categoría los decomisos no aprovechables generados en las plantas
de beneficio.
 Residuos o desechos radiactivos. Se entiende por residuo o desecho

radiactivo aquellos que contienen radio nucleídos en concentraciones o
con actividades mayores que los niveles de dispensa establecidos por la
autoridad reguladora o que están contaminados con ellos.
 Otros residuos o desechos peligrosos. Los demás residuos de carácter

peligroso que presenten características de corrosividad, explosividad,
reactividad, toxicidad e inflamabilidad generados en la atención en salud y
en otras actividades, de acuerdo con lo establecido en la normatividad
vigente.
Parágrafo. Todo residuo generado en la atención en salud y otras

actividades, que haya estado en contacto o mezclado con residuos o
desechos con riesgo biológico o infeccioso que genere dudas en su
clasificación, incluyendo restos de alimentos parcialmente consumidos o
sin consumir, material desechable, entre otros, que han tenido contacto
con pacientes considerados potencialmente infectantes o generados en
áreas de aislamiento deberán ser gestionados como residuos peligrosos.
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VERSIÓN 1
 Decreto Municipal 1147 de 2015 “Por medio del cual se adopta el Plan de
Gestión Integral de residuos Sólidos del Municipio de Cali 2015-2027 y se dicta
otras disposiciones”.
Consideración Importante: se deben establecer claramente en los contratos

de adquisiciones con los proveedores las obligaciones respecto a la
recolección de residuos de forma directa por los proveedores, verificando e
interpretando la normatividad ambiental aplicable. Ejemplo: cuando se realice
la adquisición de UPS (unidades de poder autónomo) y/o de sus baterías se
debe pactar que el proveedor realice la recolección de las anteriores unidades
y/o sus residuos para garantizar una adecuada disposición final.
Obligaciones del transportador de desechos o residuos peligrosos. El

Art. 7 de este decreto 351/2015, estipula que son obligaciones de las
empresas que transporten desechos o residuos peligrosos generados en la
atención en salud y otras actividades, además de las contempladas en la
normatividad vigente, las siguientes: “
1. Dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto número 1609 de 2002 o la

norma que la modifique o sustituya.
2. Capacitar y entrenar en los procedimientos operativos normalizados y de

seguridad al personal que interviene en las operaciones de transporte,
cargue y descargue, de conformidad con el programa de capacitación y
entrenamiento diseñado, adoptado e implementado por la empresa.
3. Dar cumplimiento a la normatividad de seguridad y salud del trabajador a

que haya lugar.
4. Transportar residuos generados en la atención en salud y otras

actividades que estén debidamente clasificados, embalados, envasados y
etiquetados de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente.
5. Entregar la totalidad de los residuos o desechos peligrosos al gestor

autorizado para el almacenamiento, tratamiento, aprovechamiento y/o
disposición final que sea definido por el generador.
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VERSIÓN 1
6. Realizar las actividades de lavado y desinfección de los vehículos en que

se hayan transportado residuos o desechos peligrosos en lugares que
cuenten con todos los permisos ambientales y sanitarios a que haya lugar.
7. En casos en que la empresa preste el servicio de embalado y etiquetado

de residuos o desechos peligrosos a un generador, debe realizar estas
actividades de acuerdo con los requisitos establecidos en la normatividad
vigente.
8. Asumir el costo del almacenamiento, tratamiento, y/o disposición final de

los residuos peligrosos generados en la atención en salud y otras
actividades, que se encuentre transportando, si una vez efectuada la
verificación de la autoridad competente, no se encuentra en capacidad de
demostrar quién es el remitente y/o propietario de los mismos.
9. Entregar al generador un comprobante de recolección de los residuos o

desechos peligrosos con riesgo biológico o infeccioso.
10. Contar con un plan de contingencia actualizado para atender cualquier

accidente o eventualidad que se presente en el transporte de residuos y
personal capacitado y entrenado para su implementación.
11. Cumplir con las disposiciones establecidas en el Manual para la Gestión

Integral de Residuos Generados en la Atención en Salud y otras
actividades.
Parágrafo. Los vehículos automotores tales como ambulancias, automóviles,

entre otros, destinados exclusivamente al servicio de atención en salud, que
transporten residuos o desechos peligrosos con riesgo biológico o infeccioso
generados en la atención extramural sujeta a las actividades objeto de la
presente reglamentación y cuyas cantidades no sobrepasen los cinco (5)
kilogramos de residuos peligrosos, deberán cumplir los requisitos técnicos
contemplados en el Manual para la Gestión Integral de Residuos Generados
en la Atención en Salud y otras actividades y dicho transporte no estará sujeto
al cumplimiento de las disposiciones establecidas en el Decreto número 1609
de 2002 o la norma que lo sustituya o modifique.
Las disposiciones anteriores serán de obligatoria consulta y aplicación, por

cuanto en de este Manual se centra en la protección y la preservación de la
salud del personal involucrado en el manejo de los residuos y de los derechos
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VERSIÓN 1
ambientales, que por consecuencia se refleja conjuntamente en la contribución

al cuidado de la salud pública y protección al medio ambiente, el logro de un
mejor aprovechamiento de los recursos del Municipio y el cumplimiento legal
administrativo en materia del control de los residuos peligrosos, teniendo como
principales objetivos los siguientes:
1. Establecer el procedimiento a seguir para lograr el manejo adecuado de

los Residuos Peligrosos Químicos generados en las diferentes secretarias,
dependencias y oficinas de la Institución.
2. Reducir los riesgos a la salud y al ambiente originados por el manejo de

Residuos Peligrosos.
3. Cumplir con la normatividad aplicable en materia del manejo de Residuos

peligrosos.
12.1.1.5. Procedimientos de manejo de residuos Peligrosos químicos
1. Identificación de los residuos peligrosos químicos.
La identificación de residuos peligrosos de tipo químico es el proceso mediante el cual

se reconocen que una sustancia ha perdido sus características intrínsecas, sus
propiedades han dejado de ser útiles para el usuario, o se encuentran fuera de
especificaciones o caducos, las sustancias químicas que han perdido, carecen o
presentan variación en las características necesarias para ser utilizados, transformados
o comercializados respecto a los estándares de diseño o producción originales, se
deben manejar como residuo con “características peligrosas”. Un residuo es
considerado peligroso (de acuerdo a la normatividad vigente), cuando
independientemente de su estado físico presenta alguna o más de las características
de peligrosidad como corrosividad, reactivo, explosividad, toxicidad e inflamabilidad.
(CRETI)
Es importante reconocer la diferencia entre un residuo y una sustancia, con la finalidad

de que las segundas sean aprovechadas al máximo sus propiedades químicas
originales y no se desechen cuando estas aún no han sido agotadas ya que no serían
consideradas como residuos.
Una sustancia tóxica es aquella que puede producir en organismos vivos, lesiones,
enfermedades, implicaciones genéticas o muerte. Un residuo es cualquier material
generado en los procesos de extracción, beneficio, transformación, producción,
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VERSIÓN 1
consumo, utilización, control o tratamiento cuya calidad no permita usarlo nuevamente

en el proceso que lo generó.
2. Clasificación de los residuos químicos.
Debido a que no existe una descripción específica que indique el procedimiento de

manejo de residuos químicos, éstos deberán ser identificados y clasificados de acuerdo
con los elementos normativos aplicables que establece las características de los
residuos peligrosos, el listado de los mismos y los límites que hacen a un residuo
peligroso por su toxicidad al ambiente, los residuos químicos se clasificarán con base al
código CRETI a saber:
 Corrosivos (C).
Son aquellas que en estado líquido acuoso y presenten un pH menor o igual a 2.0 o
mayor o igual a 12.5. Es un sólido que cuando se mezcla con agua destilada presenta
un pH menor o igual a 2.0 o mayor o igual a 12.5; es un líquido no acuoso capaz de
corroer el acero al carbón tipo SAE 1020, a una velocidad de 6.35 mm/año, a una
temperatura de 328 °K (55°C). Estos se depositaran en un recipiente identificados con
su respectiva etiqueta. La etiqueta será colocada en el envase asignado y el material de
ésta deberá ser de alta resistencia, de tal manera que no sufra decoloración o
deformación en su uso normal
Grafica 2. Señalización de precaución de sustancias corrosiva
 Reactivos (R)
Cuando una muestra representativa: Es un líquido o sólido que después de ponerse en

contacto con el Aire se inflama en un tiempo menor a 5 min., sin que exista una fuente
externa de ignición. Cuando se pone en contacto con agua reacciona espontáneamente
y genera gases inflamables en una cantidad mayor a 1 lt/kg del residuo por hora. Posee
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VERSIÓN 1
en su constitución cianuros o sulfuros liberables, cuando se expone a condiciones

ácidas.
Grafica 3. Señalización de peligro Inflamable
 Explosivos (E).
Cuando tiene una constante de explosividad, mayor o igual al nitrobenceno. Es capaz

de producir una reacción o descomposición detonante o explosiva a 25°C y a 1.03
kg/cm² de presión
Grafica 4. Señalización de Materiales peligrosos
 Tóxicos (T)
Cuando el lixiviado de la muestra representativa que contenga concentraciones

mayores a los límites máximos permitidos; por ejemplo: Arsénico 5.0 mg/l, Níquel 5.0
mg/l, Mercurio 0.2 mg/l, Plata 5.0mg/l, Cloroformo 6.0mg/l, Fenol 14.4 mg/l.
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VERSIÓN 1
Grafica 5. Señalización de sustancias peligros
 Inflamables. (I)
En solución acuosa contiene más del 24% de alcohol en volumen. Es líquido y tiene un
punto de inflamación inferior a 60°C. No es líquido pero es capaz de provocar fuego por
fricción, absorción de humedad o cambios químicos espontáneos (a 25°C y a 1.03
kg/cm²).Se trata de gases comprimidos inflamables o agentes oxidantes que estimulan
la combustión.
Grafica 6. Señalización de Material Peligroso
Para asegurar la clasificación de los residuos químicos, se puede considerar la NOM-

118 STPS-2000, que establece el sistema para la identificación y comunicación de
peligros y riesgos por sustancias químicas peligrosas en los centros de trabajo,
mediante un código de colores y letras, además de determinar el grado de riesgo en
cada una de las características con números que van del cero al cuatro. Los colores
utilizados para indicar las características de peligrosidad son:
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VERSIÓN 1
Grafica 7. Clasificación de los residuos químicos
3. Características especiales residuos químicos.
ALC. Indica presencia de sustancia alcalina. E. Indica presencia de sustancia explosiva.

ACID. Indica presencia de una sustancia ácida T. Indica presencia de una sustancia
tóxica. OXI. Indica presencia de una sustancia oxidante. I. Indica presencia de
sustancia inflamable. C. Indica presencia de una sustancia corrosiva. W. Indica
reactividad con el agua. R. Indica presencia de una sustancia reactiva.
4. Bitácora de Generación.
Cada área o departamento generador llevará el control de la cantidad de residuos

desechados por medio de una bitácora de generación, con base a lo indicado por el
Reglamento de la Ley General del Equilibrio Ecológico y la Protección al Ambiente en
Materia de Residuos Peligrosos, en la cual deberán registrarse los siguientes datos:
Nombre del servicio generador. Característica de peligrosidad del residuo.

Área Generadora del Residuo. Cantidad desechada (Peso o Volumen).
Nombre del residuo desechado. Firma del funcionario responsable.
Fecha de generación.
5. Almacenamiento temporal de residuos peligrosos.

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VERSIÓN 1
Los residuos químicos recolectados en el área de generación, serán depositados en el

almacén temporal de residuos peligrosos, acondicionada según la normatividad vigente
teniendo en cuenta que el Almacén de recolección de residuos peligrosos deberá contar
con:
1. Equipos de extinción contra incendios, considerando el riesgo asociado a los

residuos almacenados, así como contar con materiales inocuos para contener
derrames (arena, bicarbonato de sodio, carbón activado, etc.).
2. Manual de contingencias.
3. Teléfonos de emergencia de ambulancias y bomberos
4. Salidas de emergencia identificadas.
5. Los residuos peligrosos almacenados dentro de un mismo embalaje deben ser

compatibles entre sí, basándose en la normatividad ambiental aplicable.
6. Los residuos deberán estar aislados de cualquier fuente de calor.
7. No se deberá usar zapatos, ropa o herramienta que produzca chispas, flama o

temperatura que pueda provocar ignición.
8. Se evitará la acumulación en el piso de desperdicios impregnados de residuos,

estos deben ser eliminados de inmediato o depositados en recipientes cerrados
resistentes al fuego.
9. Los envases recolectados (envases primarios), deberán cumplir con

características seguras para su traslado, que en caso de líquidos y/o sólidos se
encuentren cerrados, sin fugas e identificados, estos serán colocados
posteriormente en tambos de acero de 200 litros (envases secundarios o
embalajes) que no presenten ningún daño físico (golpes, fisuras, perforaciones) y
con tapas de seguridad. Los espacios entre los diferentes envases serán
rellenados con una capa de material inerte (unicel, aserrín o arena) para
amortiguar los golpes que pudieran sufrir los envases durante su transporte.
10. En caso de tratarse de residuos peligrosos en estado líquido, en grandes

volúmenes, se deben utilizar tambos para líquidos, ya sea metálicos o plásticos
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VERSIÓN 1
(de acuerdo a las características del residuo), que impidan derrames o fugas
durante su trayecto al sitio de tratamiento o disposición final.
6. No colocar residuos incompatibles entre sí en el mismo embalaje.
Los tambos que contengan los residuos peligrosos, deberán estar identificados por
etiquetas que registren las características de las sustancias y su riesgo (corrosivo,
explosivo, tóxico, etc.), elaboradas de acuerdo con la Norma Oficial mexicana NOM-
003-SCT/2000 que establece las características de las etiquetas de envases y
embalajes destinadas al transporte de materiales y residuos peligrosos y serán
colocados sobre cimientos de materiales resistentes al fuego.
Los residuos recibidos en esta área, serán retenidos temporalmente, hasta ser
entregados a la empresa de recolección externa para su posterior envío a tratamiento,
reciclamiento y/o confinamiento correspondiente, de acuerdo a las características de
cada uno de los residuos almacenados.
7. Recolección por parte del transporte externo.
Los residuos químicos, serán entregados a empresas de recolección y transporte

externo, especializadas y autorizadas tanto por el Departamento Administrativo de
Gestión del Medio Ambiente por las Corporación Autónoma Regional o por la empresa
que esté debidamente autorizada por el Ministerio del medioambiente.
La entrega de los residuos peligrosos por parte del generador, se acompañará por el
manifiesto de entrega, transporte y recepción, mismo que será emitido por la
dependencia del Municipio de Cali, como establecimiento generador de residuos
peligrosos.
Una vez que los residuos reciben el procedimiento correspondiente (reciclado,

tratamiento y/o confinamiento), el original del manifiesto será regresado con los datos y
sello de la empresa de reciclamiento, tratamiento y/o confinamiento, al que se destinan
finalmente los residuos.
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VERSIÓN 1
13. ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES
12.3. PROCEDIMIENTO DE ENAJENACIÓN DE BIENES MUEBLES
Para la enajenación de bienes muebles del Municipio de Cali, debe tenerse en cuenta lo
establecido en el literal e, Numeral 2 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 y la
reglamentación que se encuentra en la Sección 2, Subsección 1, a partir del artículo
2.2.1.2.2.1.1 del Decreto 1082/2015.
Resaltando en el procedimiento que la selección abreviada es la modalidad para la

enajenación de bienes del estado, y que cuando se requiera vender o enajenar sus
bienes muebles debe observar el siguiente proceso y procedimientos y modalidades
para la enajenación de bienes muebles.
12.3.1. Enajenación directa o a través de intermediario idóneo.
El Municipio de Cali puede realizar directamente la enajenación, o contratar para ello

promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y
productos, o cualquier otro intermediario idóneo, según corresponda al tipo de bien a
enajenar. (Según artículo 2.2.1.2.2.1.4 Decreto 1082/2015 - Art.91 del decreto
1510/2013)
13.1.1.1. Selección del intermediario idóneo para la enajenación de bienes.
De conformidad con Artículo 2.2.1.2.2.1.5 del Decreto 1082/2015 El Municipio de

Santiago de Cali, debe adelantar esta selección a través de un proceso de contratación
en el cual utilice las reglas de la selección abreviada de menor cuantía. Si el
intermediario idóneo es un comisionista de bolsa de productos deberá el Municipio de
Cali utilizar el procedimiento teniendo en cuenta:
Estudiar, comparar e identificar las ventajas de utilizar la bolsa de productos para la

adquisición respectiva, frente a la subasta inversa, al Acuerdo Marco de Precios o a la
promoción de un nuevo Acuerdo Marco de Precios para tales bienes o servicios,
incluyendo el análisis del proceso de selección del comisionista, los costos asociados a
la selección, el valor de la comisión y de las garantías.
El estudio debe mostrar la forma en que la entidad estatal garantiza los principios y
objetivos del sistema de compras y contratación pública.
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VERSIÓN 1
El Municipio podrá exigir a los comisionistas interesados en participar en el

procedimiento de selección a través de las bolsas de productos, el cumplimiento de
requisitos habilitantes adicionales a su condición de tales, siempre y cuando estos sean
adecuados y proporcionales al objeto a contratar y a su valor.
El Municipio debe seleccionar al comisionista de acuerdo con el procedimiento interno

aplicable en la bolsa de productos, el cual debe ser competitivo.
El Municipio debe publicar el contrato suscrito con el comisionista seleccionado y sus

modificaciones en el SECOP.
Para el avaluó de los bienes, los intermediarios se servirán de avaluadores

debidamente inscritos en el Registro Nacional de Avaluadores de la Superintendencia
de Industria y Comercio, quienes responderán solidariamente con aquellos.
Las causales de inhabilidad e incompatibilidad y el régimen de conflicto de interés

consagrado en la ley, es aplicable a los intermediarios contratados por las entidades
estatales para la enajenación de bienes. (Conforme al artículo 2.2.1.2.2.1.5 del Decreto
1082/2015 -Art. 92 Decreto 1510/2013)
13.1.1.2. Objeto del contrato con el intermediario idóneo.
Con respecto al objeto del contrato se observa que el mismo tiene como propósito la
intermediación comercial tendiente al logro y perfeccionamiento de la venta. En el caso
de muebles sujetos a registro, el intermediario debe acompañar el proceso de venta
hasta el registro y la entrega física del bien, incluyendo la posibilidad de desempeñarse
en calidad de mandatario para estos efectos. (Numeral 2.2.1.2.2.1.6 del Decreto
1082/2015 - Art. 93 decreto 1510/2013)
13.1.1.3. Estudios previos.
Los estudios y documentos previos deben contener además de lo señalado en el

numeral 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082 de 2015, (artículo 20 decreto 1510/2013), el
avalúo comercial del bien y el precio mínimo de venta, obtenido de conformidad con lo
señalado en el presente decreto. (Numeral 2.2.1.2.2.1.7 del Decreto 1082/2015 - Art. 94
decreto 1510/2013)
ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS. Los estudios y documentos previos son el

soporte para elaborar el proyecto de pliegos en el Municipio de Cali, los pliegos de
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VERSIÓN 1
condiciones, y el contrato. Deben permanecer a disposición del público durante el

desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de
los indicados para cada modalidad de selección:
1. La descripción de la necesidad que el Municipio de Santiago de Cali, pretende

satisfacer con el Proceso de Contratación.
2. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y
licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y
construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.
3. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los funda-
mentos jurídicos.
4. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, que en este caso es de
resultado pues será un porcentaje, que se tasara sobre el valor de lo subastado.
5. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. Que en este caso será el
que menor porcentaje cobre sobre el valor de lo subastado.
6. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo.
7. Las garantías que contempla exigir en el Proceso de Contratación.
8. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo
Comercial. (Conforme al artículo 2.2.1.1.2.1.1 del Decreto 1082/2015)
13.1.1.4. Aviso de Convocatoria.
El aviso de convocatoria debe contener los siguientes requisitos:
1. El nombre y dirección del Municipio.

2. La dirección, el correo electrónico y el teléfono en donde el Municipio atenderá a
los interesados en el Proceso de Contratación, y la dirección y el correo
electrónico en donde los proponentes deben presentar los documentos en
desarrollo del Proceso de Contratación.
3. El objeto del contrato a celebrar.
4. La modalidad de selección del contratista.
5. El plazo estimado del contrato.
6. La fecha límite en la cual los interesados deben presentar su oferta y el lugar y
forma de presentación de la misma.
7. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, que en este caso es de
resultado pues será un porcentaje, que se tasara sobre el valor de lo subastado
8. Enumeración y breve descripción de las condiciones para participar en el
Proceso de Selección.
9. Indicar si en el Proceso de Selección hay lugar a precalificación.
10. El Cronograma.
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VERSIÓN 1
11. La forma como los interesados pueden consultar los documentos del Proceso.
(Conforme al Numeral 2.2.1.1.2.1.2 del Decreto 1082 de 2015 - artículo 21
Decreto 1510/2013).
Así mismo se deberá tener en cuenta los datos identificadores del bien y la indicación
de las condiciones mínimas de la enajenación, el valor del avalúo comercial y el precio
mínimo de venta, si fueren diferentes.
En el caso de bienes muebles el aviso debe señalar:
a. El municipio o distrito donde se ubican

b. Su localización exacta
c. El tipo de bien
d. La existencia o no de gravámenes o afectaciones de carácter jurídico, o
administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio
e. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo, que en este caso es
de resultado pues será un porcentaje, que se tasara sobre el valor de lo
subastado.
f. La existencia de contratos que afecten o limiten su uso.
13.1.1.5. Pliegos de condiciones
Los pliegos de condiciones de intermediario idóneo en el Municipio de Cali, deben

contener por lo menos la siguiente información:
1. La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato,
identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible
o de lo contrario con el tercer nivel del mismo.
2. La modalidad del proceso de selección y su justificación.
3. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos
cuando a ello haya lugar.
4. Las condiciones de costo y/o calidad que el Municipio debe tener en cuenta para la
selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista.
5. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudica -
ción del contrato.
6. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta.
7. El porcentaje a pagar sobre el valor de lo subastado, el plazo la forma del pago.
8. Los Riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo
entre las partes contratantes.
9. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones.
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VERSIÓN 1
10. Los términos, condiciones y minuta del contrato.

11. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato.
12. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas.
13. El Cronograma.(Conforme al artículo 2.2.1.1.2.1.3 del Decreto 1082 de 2015)
Así mismo los pliegos de condiciones deben indicar las condiciones particulares que
deben tener los posibles oferentes y lo siguiente:
1. Forma de pago del precio.

2. Formalidades para la suscripción del contrato de enajenación.
3. Término para otorgar la escritura pública, si hay lugar a ella.
4. Término para el registro, si hay lugar a ello.
5. Condiciones de la entrega material del bien.
6. La obligación del oferente de declarar por escrito el origen de los recursos que uti-
lizará para la compra del bien.
El municipio puede enajenar el activo a pesar de que tenga cargas derivadas de

impuestos y contribuciones, deudas de consumo o reinstalación de servicios públicos y
administración inmobiliaria, caso en el cual debe manifestarlo en los pliegos de
condiciones y el oferente aceptar dichas condiciones pues debe asumir las deudas
informadas.
Si las condiciones de los bienes requieren información adicional a la indicada en el

presente artículo, el Municipio, debe publicarla en el aviso de convocatoria o indicar el
lugar en el cual los interesados pueden obtenerla. (Artículo2.2.1.2.2.1.9- Art. 96 decreto
1510/2013)
13.1.1.6. Requisito para la presentación de oferta o postura.
Para participar en los procesos de enajenación de bienes muebles del Municipio de

Santiago de Cali, el oferente debe consignar a favor del Municipio un valor no inferior al
veinte por ciento (20%) del precio mínimo de venta, como requisito habilitante para
participar en el proceso de contratación, valor que se imputará al precio cuando el
interesado es el adjudicatario.
El Municipio debe devolver al oferente cuya oferta no fue seleccionada el valor

consignado, dentro del término establecido en los pliegos de condiciones, sin que haya
lugar a reconocimiento de intereses, rendimientos e indemnizaciones, ni el
reconocimiento del impuesto a las transacciones financieras.
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VERSIÓN 1
Si el oferente incumple cualquiera de las obligaciones derivadas de la oferta, tales como

las condiciones de pago, la firma de documentos sujetos a registro, o cualquier otro
asunto derivado del negocio jurídico, pierde la suma de dinero depositada a favor del
Municipio que se entiende como garantía de seriedad del ofrecimiento, sin perjuicio de
que el Municipio reclame los perjuicios derivados del incumplimiento. En consecuencia
no se exigirá garantía adicional a los oferentes o al comprador.
El oferente que no resulte adjudicatario puede solicitar al Municipio mantener el valor

consignado para otro proceso de enajenación que adelante el Municipio, valor al cual
puede adicionar recursos cuando sea necesario.
(Conforme al artículo 2.2.1.2.2.1.10 del Decreto 1082/2015 - Art. 97 decreto 1510/2013)
12.3.2. Enajenación directa por oferta en sobre cerrado.
El Municipio de Santiago de Cali, cuando enajene bienes con el mecanismo de oferta

en sobre cerrado debe seguir el siguiente procedimiento.
1. Debe publicar la convocatoria, los estudios previos, el proyecto de pliegos de

condiciones, en los cuales debe incluir la lista de bienes sometidos al proceso de
enajenación.
2. Recibidas y respondidas las observaciones al proyecto de pliegos de condiciones,
el Municipio debe expedir el acto administrativo de apertura y publicarlo en el
SECOP junto con los pliegos de condiciones definitivos.
3. Una vez recibidas las ofertas, el Municipio debe verificar el cumplimiento de los
requisitos habilitantes de los oferentes y publicar el informe correspondiente en el
SECOP junto con la lista de los bienes sobre los cuales se recibieron ofertas.
4. Debe convocar la audiencia en el lugar, día y hora señalados en los pliegos de
condiciones.
5. En la audiencia los Servidores Públicos del municipio que estén adelantando este
procedimiento, debe abrir las ofertas económicas de los oferentes habilitados e
informar la mejor oferta para la Entidad Estatal.
6. Conceder a los oferentes la oportunidad para mejorar la oferta por una sola vez.
7. Surtido este paso, se debe adjudicar el bien al oferente que haya ofrecido el mejor
precio para el Municipio de Santiago de Cali.
(Conforme al Artículo 2.2.1.2.2.2.1 del Decreto 1082/2015 - Art. 98 decreto
1510/2013)
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VERSIÓN 1
13.1.1.7. Enajenación directa a través de subasta pública.
El Municipio de Santiago de Cali, cuando enajene bienes con el mecanismo de subasta

pública debe seguir el procedimiento establecido en el artículo 2.1.1.2.1.2.2 del
Decreto1082/2015. (Artículo 41 decreto 1510/2013), teniendo en cuenta que el bien
debe ser adjudicado al oferente que haya ofrecido el mayor valor a pagar por los bienes
objeto de enajenación y en consecuencia, el Margen Mínimo debe ser al alza.
El procedimiento de la subasta inversa deberá contener:
1. Los pliegos deberán indicar:
(a) La fecha y hora de inicio de la subasta;

(b) La periodicidad de los Lances
(c) El Margen Mínimo para mejorar la oferta durante la subasta inversa.
2. La oferta debe contener dos partes:
La primera en la cual el interesado acredite su capacidad de participar en el

Proceso de Contratación y acredite el cumplimiento de los requisitos.
La segunda parte debe contener el precio inicial propuesto por el oferente.
3. El Municipio debe publicar un informe de habilitación de los oferentes, en el cual

debe indicar si el oferente se encuentra habilitado.
4. Hay subasta inversa siempre que haya como mínimo dos oferentes habilitados que
cumplen con los requisitos para poder participar en la compra de los bienes
ofrecidos.
(Conforme al artículo2.2.1.2.2.2.2 delDecreto1082de 2015)
12.3.3. Precio mínimo de venta de bienes muebles no sujetos a registro.
El Municipio debe tener en cuenta el resultado del estudio de las condiciones de

mercado, el estado de los bienes muebles y el valor registrado en los libros contables
de la misma. (Conforme al Artículo 2.2.1.2.2.4.1 Decreto 1082/2015 - Art.106 del
Decreto 1510/2013).-
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VERSIÓN 1
13.1.1.8. Precio mínimo de venta de bienes muebles sujetos a registro.
El Municipio debe tener en cuenta lo siguiente:
1. El Municipio de Santiago de Cali debe obtener un avalúo comercial. Practicado por

cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, registrada en el Registro
Nacional de Avaluadores, excepto cuando el bien a enajenar es un automotor de
dos (2) ejes pues independientemente de su clase, tipo de servicio, peso o
capacidad, de carga y de pasajeros, El Municipio debe usar los valores
establecidos anualmente por el Ministerio de Transporte.
2. Una vez establecido el valor comercial, El Municipio, debe descontar el valor

estimado de los gastos en los cuales debe incurrir para el mantenimiento y uso del
bien en un término de un (1) año, tales como conservación, administración y
vigilancia, impuestos, gravámenes, seguros y gastos de bodegaje, entre otros.
(Conforme al artículo 2.2.1.2.2.4.1 del Decreto 1082/2015 - Art.107 del Decreto
1510/2013).-
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VERSIÓN 1
14. COMITÉ ADMINISTRADOR DE BIENES MUEBLES
Con el fin de dar aplicación a los principios de eficiencia, economía, eficacia y equidad
que permiten la vigilancia del Control Fiscal, señalado en el artículo 8° de la Ley 42 de
1993, así como a lo preceptuado en el numeral 31 del artículo 34 de la Ley 734 del
2002, en concordancia con lo señalado en el literal f) del artículo 78 de la ley 1474 de
2011, sobre la aplicación de mecanismos que brinden transparencia al ejercicio de la
función pública, el Municipio de Santiago de Cali cuenta con el Comité Administrador de
Bienes Muebles, creado mediante el Decreto N° 411.0.20.0080 de 2016, cuyo objeto es
actuar como órgano de consulta, estudio, análisis, recomendación de políticas y toma
de decisiones en materia de bienes muebles, inventarios, bajas y altas.
15. TRATAMIENTOS ESPECIALES DE LOS BIENES PUBLICOS.
Existen algunos bienes que por su composición, estructura, uso y/o valor tienen un
tratamiento especial contable, que por lo tanto, deben tenerse en cuenta en el
tratamiento administrativo y contable, tal y como se describen a continuación:
12.4. ADICIONES Y MEJORAS, LOS MANTENIMIENTOS DE LOS BIENES Y SU

TRATAMIENTO.
Las adiciones y mejoras a las propiedades, planta y equipo son erogaciones en que
incurre la entidad contable pública para aumentar su vida útil, ampliar su capacidad
productiva y eficiencia operativa, mejorar la calidad de los productos y servicios, o
permitir una reducción significativa de los costos.
Por lo anterior, cuando se esté programando la adquisición de esos elementos, la

contratación del servicio, o la construcción de las obras, en el plan anual de
adquisiciones, deben programarse con cargo al rubro de inversión, por cuanto el valor
de las adiciones y mejoras se reconoce como mayor valor del activo.
El numeral 168 de las normas relativas a las propiedades plata y equipo establece que
el valor de las Adiciones o mejoras se reconocen como un mayor valor del activo y
afectan el cálculo futuro de las depreciaciones.
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VERSIÓN 1
12.4.1. Reparaciones y mantenimiento.
Las reparaciones y mantenimiento de las propiedades, planta y equipo son erogaciones

en las cuales incurre la entidad contable pública con el fin de recuperar y conservar su
capacidad normal de producción y utilización. El valor de las reparaciones y
mantenimiento de las propiedades, planta y equipo que no se encuentren relacionados
con la producción de bienes o la prestación de servicios individualizables, se reconoce
como gasto Mantenimiento Reparaciones, de la cuenta GENERALES, o en la
subcuenta Mantenimiento o Reparaciones, de la cuenta GENERALES, según
corresponda. Se reitera que las simples reparaciones o mantenimientos de los bienes
muebles o inmuebles deben programarse su adquisición por el rubro Gastos de
funcionamiento, mantenimiento de bienes y por lo tanto estos elementos para el ingreso
al Almacén deben dársele un tratamiento de materiales y suministros (Consumo) y
cuando se entreguen para el uso se deben registrar como gasto.
12.5. LOS BIENES EMPOTRADOS EN OTROS BIENES MUEBLES Y SU

TRATAMIENTO CONTABLE.
Tratándose de componentes de las propiedades, planta y equipo que cumplan con la

definición de adición o mejora, la adquisición se registra Debitando las subcuenta
Componentes de propiedades, planta y equipo, de la cuenta-BIENES MUEBLES EN
BODEGA y acreditando las subcuentas –Bienes y servicios o Bienes y servicios, de la
cuenta -adquisición de bienes y servicios nacionales o adquisición de bienes y servicios
del exterior, según corresponda. Este registro procede cuando la entidad no utilice los
bienes en forma inmediata. Cuando el componente se incorpore al bien se debita la
subcuenta respectiva de la cuenta que identifique la naturaleza del bien, del grupo 16-
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO y se acredita la subcuenta Componentes de
propiedades, planta y equipo, de la cuenta-BIENES MUEBLES EN BODEGA.
El valor de las adiciones y mejoras que aumenten la vida útil del bien, amplíen su
capacidad, la eficiencia operativa, mejor en la calidad de los productos y servicios, o
permitan una reducción significativa de los costos de operación constituyen un mayor
valor del bien, el cual afectará el cálculo futuro de la depreciación. Como ya se había
dicho anteriormente, en el momento de elaborar el Plan Anual de adquisiciones, la
adquisición de los elementos o bienes que se vayan a incorporar en otro bien mueble y
que constituyen una Mejora o adición, tendrán que programarse para adquirirse por el
rubro de inversión Mantenimiento de bienes muebles
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VERSIÓN 1
12.6. EL CABLEADO ESTRUCTURADO
El sistema de cableado estructurado, dada su naturaleza e identidad propia y la

posibilidad de desarticularlo en términos físicos, y en particular, a que no representa un
componente directo de edificación que altere su periodo de vida útil, "(...) debe tratarse
como mobiliario, y registrarse en la cuenta de Redes, Líneas y Cables habilitada para el
efecto en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad"
Si el cableado estructurado instalado queda empotrado definitivamente en el inmueble,

esa erogación deberá registrarse como una mejora o adición al inmueble, siempre que
se determine que se aumenta su vida útil, aumente su capacidad administrativa o
productiva o se incremente su valor comercial; de lo contrario deberá registrarse como
un gasto de mantenimiento.
12.7. LOS PANELES Y MÓDULOS DE OFICINA
Para efectos de clasificar los bienes muebles identificados claramente como divisiones
modulares utilizadas para oficina abierta, debido a su posible desarticulación, nueva
ubicación o reasignación a otras dependencias, oficinas o instalaciones diferentes del
inmueble en que fueron instaladas inicialmente, deben incorporarse a la subcuenta -
Muebles y enseres.
El registro se hará por el valor de adquisición, instalación y demás erogaciones
necesarias para ser puestos en servicio, la factura que entregue el proveedor deberá
venir desagregada en sus valores por conjuntos, superficie, archivador o repisa, partes
y piezas que conforman los módulos.
Debido a que la mayoría de los paneles tienen las mismas dimensiones, los elementos
deben ser identificados por unidad física, solicitud que debe plasmarse en los estudios y
documentos previos, en la convocatoria y en los pliegos definitivos y finalmente en el
contrato de adquisición, para que el proveedor los facture en forma separada y para
efectos de control contable y administrativo.
Con el fin de facilitar la puesta en servicio y el control, el Almacén registrará y

paqueteará o codificará cada uno de los componentes o elementos que conforman los
módulos. En el caso de los paneles; definida su clasificación y teniendo absoluta
claridad en la cantidad, tipo, forma y la unidad de medida a ser instalada en la
dependencia o área, se le asignará un código o número de placa al conjunto o
conjuntos y su valor quedará a cargo del municipio pero se incluirá en una cuenta
control; los elementos que componen el puesto de trabajo (silla, bases, mesón,
archivador, etc.) quedarán a cargo del funcionario que los tendrá en uso y se cargará en
los inventarios de las dependencias pero por funcionario es decir individualizado.
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VERSIÓN 1
Al momento de realizar el desmonte total o parcial de paneles en una dependencia, el

número de piezas o metros serán descargados del código correspondiente y asignados
al nuevo receptor. Las divisiones modulares para oficina abierta, debido a su naturaleza
y composición física, no representan un componente directo de los edificios ya que
pueden ser trasladados o desarticulados físicamente sin alterar la vida útil de las
edificaciones, en consecuencia, no es pertinente su tratamiento como un mayor valor
de los bienes inmuebles, por lo tanto estarán a cargo del Servidor Público que los esté
utilizando, quien será el responsable de esos bienes.
12.8. LOS EQUIPOS DE COMUNICACIÓNY SUS COMPONENTES
"(...)Los equipos de sonido, televisores, VHS y retroproyectores, deben clasificarse

como equipos de comunicación o como muebles enseres y equipos de oficina
dependiendo la actividad que desarrolla la entidad, esto es que si la actividad principal
está relacionada con el ramo de las comunicaciones y estos elementos son utilizados
para tal fin, deben registrarse como equipos de comunicación, si por el contrario estos
elementos se constituyen como herramientas de instrucción y capacitación interna
deben registrarse como muebles, enseres y equipos de oficina.
12.9. LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO Y SUS COMPONENTES
Entre las subcuentas Equipos de Cómputo, se contemplarán:
1. Computadores electrónicos análogos o digitales de programa almacenado, sus

unidades de entrada y salida para el procesamiento electrónico de información
conectada en forma local, remota o fuera de línea
2. Mini computadores, microcomputadores portátiles y similares con memoria

electrónica o electromecánica programable, sus equipos periféricos conectados en
forma local, remota o fuera de línea.
3. Equipos y unidades centrales, de control de canales, accesorios y dispositivos

electrónicos para conexión de unidades de entrada y salida.
4. Equipos y unidades para almacenamiento primario o secundario de información en

medios magnéticos, con selección automática directa o secuencial.
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VERSIÓN 1
5. Equipos de registro unitario y de transcripción de datos a un medio accesible por el

computador.
6. Terminales, máquinas, equipos y dispositivos de teleprocesamiento para

transmisión y procesamiento de información a distancia con posibilidad de
interconexión a computadores electrónicos.
7. Dispositivos de almacenamiento secundario.
8. Accesorios, repuestos, partes y piezas: Unidades de disco magnético fijos,

removibles; unidades de disco, Unidades centrales de proceso (C.P.U), Sensores
de red inalámbricos repetidores de señal, Consolas, Unidades lectoras de carácter
ópticos, Pantallas locales y remotas; Impresoras de líneas, locales o remotas;
Máquinas para transcripción de datos, Unidades de grabación, Módem
(modulares/demoduladores), Unidades de transmisión de datos, Unidades de
conversión de datos, Unidades de control de comunicaciones, Unidades de
despliegue de datos, Unidades de control de dispositivos de entrada -salida,
Unidades de graficación (Plotters), Convertidores de medios magnéticos, Mesas
digitalizadoras, Convertidores digital/análogo y análogo/digital, Teleimpresores,
Lectores de cinta perforada de papel, Terminales portátiles, Concentradores,
Máquinas registradoras programables, Registradora programable, Equipos de
microfilmación, Alambres, Motores, Bobíneles, Resistores, Los demás equipos y
máquinas de computación y procesamiento de datos.
9. Los anteriores elementos se clasificaran teniendo en cuenta su costo de adquisición

y durabilidad como elementos equipos y materiales de computo, y se registraran en
el momento del ingreso al almacén en la cuenta 163504002, cuando su valor de
adquisición o incorporación, sea mayor a medio salario mínimo legal ménsula
vigente y su vida útil sea mayor a 1 año.
10. Los elementos que cuesten menos de medio salario mínimo legal mensual vigente
o su vida útil sea menor a un año, se les dará un tratamiento como elementos de
consumo controlado y por lo tanto se registraran contablemente en el gasto, pero
administrativamente se controlaran registrándolos en el software en cuentas de
orden en la 1685 que corresponda.
EL EQUIPO COMPLETO COMO UNIDAD CONTABLE: Todo lo que incluye los,

componentes básicos indispensables para su funcionamiento, C.P.U., monitor, mouse,
teclado, tarjetas de memoria, unidad de CD-ROM, fax, entre otros; debería adquirirse y
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VERSIÓN 1
registrarse en forma separada cada componente, ya que cuando sea necesario cambiar
por daño o deterioro uno de sus componentes, no tendrían dificultades, además porque
por el costo, la CPU y el monitor podrían ser devolutivos, de propiedad planta y quipo
del grupo 16,que se deben depreciar; el teclado es de consumo controlado, el mouse es
de consumo, las tarjetas, memorias son de Intangibles software del grupo 1970 que se
deben amortizar.
Los elementos deben ser identificados por unidad física, solicitud que debe plasmarse
en los estudios y documentos previos, en la convocatoria y en los pliegos definitivos y
finalmente en el contrato de adquisición, para que el proveedor los facture en forma
separada y para efectos de control contable y administrativo. En lo que respecta al
control y registros del software, repuestos y accesorios; éste se realizará de manera
independiente y su tratamiento atenderá lo previsto en el presente manual.
12.10. LOS BIENES REINTEGRADOS DEL SERVICIO
Los reintegrados del servicio al almacén en estado buenos, deben continuar registrados
en la cuenta del servicio, (1655 a 1680), de acuerdo a la naturaleza del bien, que en lo
posible deben ponerse al servicio antes de 2 meses a fin de no suspenderse el proceso
de la depreciación. El documento que debe tramitarse es un formato de traslado de
bienes entre Servidores Públicos, el cual no se debe reportara a contabilidad, pues no
se genera ningún asiento contable; pero este documento de traslado si se debe
registrar en el software de inventarios, en el cual se debe actualizar con el cambio de
Servidores Públicos, pues estos quedan a cargo del almacenista, y de dependencia
puesto que estos bienes ahora están físicamente en el almacén.
Los bienes reintegrados del servicio al almacén ya tienen un uso y por lo tanto una
depreciación acumulada; por esta razón, de ninguna manera se pueden registrarse en
la cuenta 1635 de bienes muebles en Almacén o bodega, por cuanto esta cuenta
solamente se usa para registrar los bienes en bodega Nuevos.
12.11. MANEJO DE LOS TELÉFONOS FIJOS Y CELULARES.
Teniendo en cuenta que el Decreto 1737 de 1998 en su artículo 14 establece que: “Los
organismos, entidades, entes públicos y entes autónomos sujetos a esta
reglamentación deberán, a través del área administrativa correspondiente, asignar
códigos para llamadas internacionales, nacionales y a líneas celulares. Los jefes de
cada área, a los cuales se asignarán teléfonos con código, serán responsables del
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VERSIÓN 1
conocimiento de dichos códigos y, consecuentemente, de evitar el uso de teléfonos con

código para fines personales por parte de los Servidores Públicos de las respectivas
dependencias.
Por lo anterior, las llamadas internacionales, nacionales y a celulares deberán estar

controladas mediante códigos que permitan los accesos o permisos para
responsabilizar a los Servidores Públicos del uso del teléfono y evitar su uso por
personas diferentes o ajenas a las autorizadas”. Sólo se podrán asignar teléfonos
celulares con cargo al Presupuesto de la entidad, exclusivamente a los Servidores
Públicos autorizados por la parte administrativa, autorización que debe constar en un
acto administrativo o circular.
El parágrafo del artículo 15 del Decreto nacional 1598/2011, establece que: “ (…) Así
mismo, los secretarios generales de las otra entidades mencionadas, o quienes hagan
sus veces, podrán asignar teléfonos celulares para la custodia de los Servidores
Públicos de la respectiva entidad, cuando así lo recomienden los estudios de seguridad
aprobados en cada caso por el Departamento Administrativo de Seguridad.
El ordenador del gasto, establecerá el consumo máximo autorizado para cada teléfono
fijo o celular. El exceso de la autorización será cancelado por el responsable del
teléfono.
Nota: La Subdirección del Recurso Físico y bienes inmuebles, definirá los mecanismos
de control y la persona encargada del control de los consumos autorizados para los
teléfonos.
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VERSIÓN 1
16. MANEJO DE PARQUE AUTOMOTOR
12.12. DE LA CLASIFICACIÓN DE LOS VEHÍCULOS.
Para los efectos del presente Manual los vehículos de la Administración Central serán
utilizados bajo la siguiente clasificación:
1. De Representación, que son aquellos que prestan el servicio a los Honorables

Concejales del municipio de Santiago de Cali, Alcalde, Directores, Secretarios de
Despacho, Subsecretarios, Subdirectores y Asesores .
2. De operación permanente, que son aquellos destinados a la vigilancia, control

sanitario y ambulancias que por razón del servicio deben funcionar casi las
veinticuatro (24) horas del día. También quedan incluidas la maquinaria pesada,
maquinaria agrícola y equipos, que por razón del servicio están sujetos a trabajar
sábados, domingos y festivos.
3. Son vehículos de uso administrativo general o de funcionamiento de propiedad de

la Administración Central o que se encuentran a su disposición y que son
utilizados por sus Servidores Públicos, con la finalidad de desarrollar las labores
normales de sus funciones y actividades de las diferentes dependencias a los que
pertenecen, así como medio de transporte de materiales o equipos. Deben ser
sometidos a las siguientes regulaciones:
 Serán utilizados únicamente dentro de la jornada ordinaria exceptúense de esta

disposición los vehículos que por la naturaleza de su ejercicio requieran ser
empleados en jornada extraordinaria con la debida autorización.
 Los vehículos serán utilizados exclusivamente para asuntos oficiales y no para
asuntos particulares.
 Estarán sometidos a controles, seguimiento y explicación de los recorridos
realizados y sus justificaciones.
 Serán guardados al finalizar la jornada de trabajo en el sitio destinado o dentro del
Edificio de la Administración Central u otro lugar si así lo amerita la situación.-
Cada dependencia con vehículo (s) asignado (s) debe definir y establecer responsable
(s) para llevar controles sobre el uso de los automotores.
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VERSIÓN 1
12.13. DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO EN RELACIÓN

CON LA ADMINISTRACIÓN DEL PARQUE AUTOMOTOR
En desarrollo de la Función administrativa sobre el manejo y cuidado del parque

automotor; la Dirección de Desarrollo Administrativo tendrá en cuenta los siguientes
aspectos
1. Presentar periódicamente al despacho del Alcalde, un informe del estado que

guarda el parque vehicular, el cual deberá contener como mínimo las altas, bajas
temporales o definitivas de vehículos; gastos de operación, adquisición,
mantenimiento preventivo y correctivo, pago de primas de seguros y su cobertura, y
estadísticas de incidencia de siniestros por dependencia, señalando las principales
causas de los mismos.
2. Adquirir y mantener vigentes, en términos de las disposiciones legales aplicables
los seguros de cobertura amplia que resulten necesarios para salvaguardar los
intereses y el patrimonio del municipio, en materia de parque vehicular.
3. Garantizar que se elaboren los programas de capacitación y educación vial a favor
de los Servidores Públicos, a efecto de asegurar el uso adecuado, eficiente y
racional del parque automotor del municipio. Para lo cual se tomarán también los
aspectos definidos en el Plan Estratégico de Seguridad Vial del Municipio de
Santiago de Cali. Según lo establecido en Decreto 1906 del 22 de Septiembre de
2015 del Ministerio de Transporte, Resolución 1565 del 6 de Junio de 2014 por la
cual se expide la guía metodológica para la elaboración del plan estratégico de
seguridad vial, Decreto 2851 del 6 de Diciembre2013, Ley 1503 del 29 de
Diciembre de 2011
En cumplimiento de las atribuciones de la Subdirección de Recurso Físico y Bienes

Inmuebles de la Administración Central del Municipio de Santiago de Cali, como
dependencia normativa y ejecutiva en materia de automotores tendrá en cuenta los
siguientes aspectos
1. Garantizar que los vehículos que requiera la Administración Central para el

cumplimiento de sus cometidos, se adquieran atendiendo a los criterios de
racionalidad y disciplina presupuestal, así como a las disposiciones aplicables en
materia de adquisiciones. Siempre que en estas adquisiciones se articule a la
Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles.
2. Solicitar a la Dirección de Desarrollo Administrativo la adquisición de vehículos

acorde a criterios determinados.
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VERSIÓN 1
Son criterios para la adquisición de vehículos: nivel de obsolescencia del parque

automotor debidamente conceptuado con el apoyo de especialistas, Plan de
reposición, Plan de adquisiciones anuales, y algunos de los siguientes:
a. Por incremento en la necesidad del servicio: cuando por razones técnicas

operacionales la cantidad de vehículos sea insuficiente para atender
necesidades internas y satisfacer cabalmente las actividades exigidas por la
demanda de servicios.
b. Por reposición: para reemplazar aquellas unidades del parque automotor, que
por su deterioro o desgaste no sea susceptible de utilización en el servicio al
cual sea destinado.
c. Por especialización: cuando por razones técnicas y operacionales requieran
equipos de diseño y características técnicas especiales para el cumplimiento
de actividades específicas.
d. Cuando se dé de baja un automotor y se determina la necesidad de contar con
el servicio.
e. Y demás criterios que se argumenten y analicen acorde al contexto de la
entidad.
f. En todos los casos la adquisición de vehículos deberá contar con la
aprobación de la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles.
3. Elaborar el padrón e inventario del parque vehicular del municipio teniendo en

cuenta la información reportada por las dependencias, distinguiendo entre los
vehículos que son de su propiedad y aquellos que tiene en resguardo o custodia,
destinados al servicio del propio municipio.
4. Definir las orientaciones para instruir la adecuada salvaguarda del parque

automotor.
5. Vigilar que las dependencias que tengan vehículos asignados, los utilicen para el
logro de sus objetivos laborales.
6. Realizar labores de apoyo para el trámite de matricula inicial de los vehículos de

propiedad del Municipio de Santiago de Cali. Todo trámite de matrícula inicial debe
ser requerido a través de la Subdirección de Recurso Físico y bienes Inmuebles.
7. Realizar las gestiones para los trámites de traspaso y cancelación de matrícula
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VERSIÓN 1
8. Integrar una base de datos con la estadística, inventario y asignación de los

vehículos que se encuentren en servicio, así como de los que estén fuera de él,
indicando las causas de su desincorporación.
9. Emitir dictamen técnico, con el apoyo de peritos técnicos y/o profesional en

ingeniería mecánica, respecto de la adquisición, y desincorporación de los
vehículos que integren el parque automotor del Municipio de Santiago de Cali.
10. Llevar un expediente por cada uno de los vehículos, que contendrá como mínimo
copia de la siguiente documentación:
a. Factura y/o documento que ampare su legal posesión.

b. Confirmación de factura si es del caso.
c. Manifiesto de Aduana
d. Original de la Licencia de Tránsito del Municipio de Santiago de Cali, y de las
pólizas del seguro vigente (SOAT, póliza todo riesgo y póliza responsabilidad
civil en exceso si es del caso).
e. Comprobante del pago del impuesto sobre tenencia o uso de vehículos.
f. Tener claridad de la identificación del número de Inventario Físico del automotor
y demás mecanismos de identificación del vehículo definidos.
g. Formato de Acta de Inventario
11. Elaborar una bitácora de las reparaciones y servicios que se prestan a cada uno de
los vehículos asignados a las diferentes dependencias, tales como revisión técnico
mecánica, señalando la naturaleza y costo de aquellos.
12. Elaborar los programas de capacitación y educación vial a favor de los Servidores
Públicos, a efecto de garantizar el uso adecuado, eficiente y racional del parque
vehicular del municipio.
13. Autorizar y supervisar la reparación de los vehículos municipales, previa solicitud

por escrito de los titulares de las dependencias que los tengan asignados.
14. Realizar la revista del parque automotor una vez al año, a efecto de actualización
del padrón.
15. Velar por la conservación y mantenimiento de todos los vehículos, siguiendo la

normatividad de la Ley de Tránsito y el presente Manual.
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VERSIÓN 1
16. Recibir información y documentación de soportes de las nuevas adquisiciones de

parque automotor de la Dirección de Desarrollo Administrativo, constatando que las
condiciones reales correspondan a las especificaciones de los documentos de
compra.
17. Apoyar el trámite para sacar de circulación los vehículos y/o maquinaria que no se
encuentren en condiciones aptas para circular, acorde a concepto de especialista
en ingeniería Mecánica y/o empresa especializada.
18. Determinar retirar y/o reasignar el parque automotor acorde a análisis,

argumentaciones y necesidad del servicio.
19. Realizar gestiones para que las fotomultas que se reporten desde la Secretaría de
Tránsito cometidas con vehículos de propiedad del municipio de Santiago de Cali,
sean reasignadas a los conductores responsables de las mismas. En general
brindar el apoyo y gestiones respecto a las infracciones de tránsito.
20. Cualquier otra que en el futuro la Dirección de Desarrollo Administrativo determine

mediante acto administrativo.
12.13.1. Del Patrón Vehicular
Por cada vehículo automotor propiedad del municipio, la Subdirección de Recurso

Físico y Bienes Inmuebles de conformidad con la información reportada por las
dependencias deberá tener un expediente, el cual contendrá los siguientes
documentos:
1. Documentación original que acredite la propiedad, y demás documentación

obligatoria.
2. Copia de la póliza del seguro, si la hubiere.
3. Relación por escrito de las condiciones generales del vehículo; los resultados de las
inspecciones que se realicen y el correspondiente dictamen técnico de condiciones
mecánicas, eléctricas y de carrocería.
4. Fotografías vehiculares.
5. Acta de entrega firmada por cada responsable, quien a su vez será responsable de
tener expediente para cada unidad de automotor, el cual deberá contar con:
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VERSIÓN 1
a. Copia de la Licencia de tránsito

b. Copia de la Licencia para conducir vigente del funcionario que opera el
vehículo. Con categoría idónea para el tipo de vehículo.
c. Copia vigente de las pólizas de seguro del vehículo y los números telefónicos
de la aseguradora.
12.13.2. Expedientes con soportes de los conductores.
Cada dependencia de la Administración Central del municipio de Santiago de Cali con

vehículos a su cargo, debe garantizar la idoneidad de los conductores a quienes se
asignan vehículos e incluso deben llegar a verificar el estado de infracciones a cargo
del conductor. Del mismo modo, en el expediente de cada unidad automotor de la
dependencia con vehículo asignado, debe adicionarse información del conductor, con
los siguientes datos y documentos del mismo, el nombre y apellidos, el número de
cédula, la fotocopia y la fecha de vencimiento de la licencia, así como cualquier otra
información relacionada con accidentes de tránsito en vehículos de la Administración
Central. Se debe verificar que la categoría de la Licencia de Conducción cuente con la
categoría acorde al vehículo que se asignará.
12.13.3. De la Adquisición del Parque Automotor:
El parque automotor de la Administración Central Municipal, deberá ser adquirido

siguiendo estrictamente los procedimientos establecidos en el Proceso de Adquisición
de Bienes Obras y Servicios – Subproceso Precontractual, donde se encuentran
documentadas las diferentes modalidades de selección, de acuerdo con el objeto,
cuantía y características propias a contratar. Ninguna dependencia de la Administración
Central Municipal podrá adquirir parque automotor si no cumple con el pleno de los
requisitos de Ley y si no tienen el visto bueno de la Subdirección de Recurso Físico y
Bienes Inmuebles – Subproceso Administración de Pólizas de Seguros – Subproceso
Administración de bienes Muebles y Automotores, quienes serán los garantes en temas
de aseguramiento en pólizas y estimación, tipificación y asignación de los riesgos
previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato por medio del cual
se adquieran estos bienes.
Para incluir cualquier automotor en la póliza de seguros es requisito que la unidad

automotor se encuentre en el Sistema de Información SAP
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VERSIÓN 1
12.13.4. Identificación de los Vehículos:
Los vehículos de asignación permanente, de operación permanente y de

funcionamiento de la Administración Central municipal, deberán estar rotulados con el
Logotipo Institucional con el Escudo del Municipio, en el centro de ambas puertas
delanteras ó en el área correspondiente, según el tipo vehículo. Además se tendrá que
dejar el mayor espacio libre posible a los cuatro (4) lados como protección, para que
otros elementos, como molduras y contornos no lo invadan. Así el logotipo se verá
limpio y se apreciará claramente. Los vehículos de representación, están exentos del
cumplimiento de esta identificación.
Las especificaciones técnicas para la ubicación del logo y sus dimensiones se

describen a continuación:
23,4
cm de
alto
30 cm de Ancho
Grafica 8. Medidas del Logotipo Institucional
El logotipo institucional deberá centrarse en el área correspondiente y dejarse el mayor

espacio posible a los cuatro (4) lados, como área de protección, para que otros
elementos, como molduras y contornos no lo invadan. Así el logotipo se verá limpio y se
apreciará claramente.
Los vehículos automotores llevarán dos (2) placas iguales una en el extremo delantero
y otra en el extremo trasero.
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VERSIÓN 1
Los remolques, semirremolques y similares de transporte de carga tendrán una placa

conforme a las características que determine el Ministerio de Transporte.
Ningún vehículo automotor matriculado en Colombia podrá llevar, en el lugar destinado

a las placas, distintivos similares a éstas o que la imiten, ni que correspondan a placas
de otros países, so pena de incurrir en la sanción prevista en este Código para quien
transite sin placas, estas deben de estar libres de obstáculos que dificulten su plena
identificación.
En caso de hurto o pérdida de la placa, se deberá proceder por parte de la dependencia

con el automotor a su cargo a realizar los trámites necesarios para solicitar la
expedición del duplicado con el mismo número, labores que se deben articular siempre
con la dependencia parque automotor.
12.13.5. De la Asignación del Parque Automotor
El profesional Administrativo de cada dependencia o quien haga sus veces, será la

instancia encargada de notificar al responsable que se le ha asignado un vehículo, y al
efecto:
1. Se procederá a realizar auditoría vehicular correspondiente

2. Se emitirá y se firmará el acta de entrega correspondiente
3. Se levantará inventario físico por escrito de la unidad.
4. Se tomarán fotografías de la unidad
12.13.6. Asignaciones a los Servidores Públicos con Vehículos Asignados
En todos los casos para la asignación de un vehículo, se deberá tomar en cuenta que el
conductor cuente con licencia para conducir vigente, expedida por autoridad
competente, el conductor debe estar registrado en el Registro Único Nacional de
Transporte – RUNT y de acuerdo al tipo de vehículo asignado. Si a falta de este
documento se asigna algún vehículo, será causa de responsabilidad solidaria para el
Director de la Dependencia y el profesional Administrativo quien(es) hubiere realizado la
asignación del vehículo.
Cuidados y conductas que deben observar los Servidores Públicos tanto directivos
como profesional Administrativo de las dependencias con vehículo asignado las
siguientes:
1. Abstenerse de permitir el uso del vehículo a personas no autorizadas.
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VERSIÓN 1
2. Usarlos únicamente para fines oficiales y concentrarlos en los lugares que para el
efecto sean señalados, una vez concluidos los horarios reglamentarios de trabajo u
cumplidas las comisiones especiales que se designen a conductores.
3. Portar, cuando corresponda, el permiso para conducir fuera de días y horas no

hábiles (Formato Control de Salida de Vehículos en Horario No Laboral).
4. Antes de colocar en marcha el motor de un vehículo se deberán aplicar buenas

prácticas para la conducción, entre las cuales se mencionan algunas:
a. Revisar que todas las ventanillas, retrovisores y luces exteriores estén limpios,
b. Verificar que alrededor e interior del vehículo no existan objetos extraños o que
bloqueen la marcha
c. Comprobar diariamente el estado de los niveles de agua, lubricantes, líquido
refrigerante, temperatura, frenos, líquido de frenos, líquido limpia parabrisas y
líquido de dirección, combustible, presión de inflado de las ruedas, condiciones
técnico-mecánicas y de emisión de gases y estado general del vehículo y en
general, todo lo que conduzca a la mayor seguridad de la unidad automotor. En
caso de presentarse situaciones de incumplimiento a las condiciones mínimas
anteriormente, expuestas, el vehículo debe ser inmovilizado hasta subsanar las
anomalías presentadas en el vehículo.
d. Cerrar y de ser necesario colocar el seguro de todas las puertas.
e. Ubicar el asiento del conductor de tal forma que la conducción sea cómoda y al
alcance de los mandos.
f. Ajustar los retrovisores anteriores y exteriores.
g. Verificar el funcionamiento de las luces tanto internas como externas, todos los
indicadores incluyendo el de combustible.
h. Colocar los cinturones de seguridad.
i. Verificar que se encuentre el equipo completo de carretera.
5. Reportar en caso que se detecten irregularidades y/o que no se cuente con todos
los elementos necesarios para la adecuada operación del automotor
6. Mantener la unidad automotor en óptimas condiciones de limpieza y presentación.
7. Mantener el equipo automotor permanentemente alineado y balanceado.
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VERSIÓN 1
8. Responder por los daños que sufra la unidad que conduzca; de los daños a
terceros en su persona o en sus bienes, en los casos, en que estos no alcancen a
ser cubiertos por el seguro
9. Responder por los daños que sufra la unidad automotor que conduzca; de los
daños a terceros en su persona o en sus bienes, en los casos en que estos no
alcancen a ser cubiertos por el seguro.
10. Conservar en su poder el oficio de asignación del vehículo a su cargo.
11. Entregar el vehículo en las condiciones en que le fue entregado.
12. Conocer y cumplir estrictamente con todas las normas y régimen jurídico del
tránsito en Colombia, entre las cuales se puede mencionar Código Nacional de
Tránsito Terrestre, Ley 769 de agosto de 2002, y demás leyes aplicables.
13. Conservar mientras conduce la mayor compostura y la debida prudencia para no

poner en peligro su propia vida, ni la seguridad de sus acompañantes u otros
vehículos.
14. Conducir el vehículo con el mayor cuidado y responsabilidad aplicando las mejores
técnicas y prácticas para el buen manejo, evitando daños o el desgaste acelerado
de la unidad automotor.
15. Comunicar al superior inmediato cualquier irregularidad que se presente en el

cumplimiento de su función.
16. Cubrir las multas por infracciones a las normas y Ley de Tránsito y otras
regulaciones que sean penalizadas a través de los procedimientos y mecanismos
judiciales o administrativos, en los cuales se demuestre que ha existido falta al
debido cuidado atribuible al conductor.
17. Guardar el vehículo al finalizar la jornada de trabajo, bajo llave y en lugar donde se
le haya asignado.
18. Portar y presentar la siguiente documentación exigida por la Ley vigente:
a. Carnet que identifique su relación con el municipio de Santiago de Cali.

b. Fotocopia y/o original de la cédula
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VERSIÓN 1
c. Licencia de Tránsito debidamente renovada y vigente acorde a las normas

aplicables.
d. Fotocopia de la Licencia de tránsito (la original reposará en la Subdirección de
Recurso Físico y Bienes Inmuebles – Parque Automotor)
e. SOAT vigente
f. Certificado tecno mecánico
g. Certificado de Gases
h. Para la maquinaria pesada se deberá anexar los siguientes documentos:
manifiesto de carga, documentos exigidos por los reglamentos para transportar
mercancías consideradas como peligrosas, cargas extra pesada y extra
dimensionadas, contar con GPS y demás disposiciones legales al respecto.
19. Mantener los implementos técnicos necesarios para atender las emergencias que
presente el vehículo que sean solucionables sin ponerse en riesgo ni a sus
pasajeros.
20. Respetar las señales de tránsito y las velocidades máximas y mínimas establecidas
en ellas o en la Leyes aplicables. Acatar así mismo las instrucciones que en
carretera le giren los inspectores de tránsito de conformidad con lo que se
establece en el Código Nacional de Tránsito Terrestre Ley 1383 del 16 de marzo de
2010 “Por la cual se reforma la Ley 769 del 6 de agosto de 2002 – Código Nacional
de Transito, y se dictan otras disposiciones”, así como demás normas que la
reglamenten y modifiquen en lo sucesivo.
21. Cumplir con los estrictamente establecido en la Ley 1383 del 16 de marzo de 2010
“Por la cual se reforma la Ley 769 del 6 de agosto de 2002 – Código Nacional de
Tránsito, y se dictan otras disposiciones”, en su Capítulo VIII – Artículo 15. En el
que se establecía que el artículo 76 de la Ley 769 del 6 de agosto de 2002, quedará
así: Artículo 76. Lugares prohibidos para estacionar.
Está prohibido estacionar vehículos en los siguientes lugares:
a. Sobre andenes, zonas verdes o sobre espacio público destinado para

peatones, recreación o conservación.
b. En vías arterias, autopistas, zonas de seguridad, o dentro de un cruce.
c. En vías principales y colectoras en las expresamente se indique la prohibición o
la restricción en relación con horarios o tipos de vehículos.
d. En puentes, viaductos, túneles, pasos bajos, estructuras elevadas o en
cualquiera de los accesos a estos.
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VERSIÓN 1
e. En zonas expresamente destinadas para estacionamiento o parada de cierto

tipo de vehículos, incluyendo las paradas de vehículos de servicios público, o
para limitados físicos.
f. En carriles dedicados a transporte masivo sin autorización.
g. A una distancia mayor de treinta (30) centímetros de la acera.
h. En doble fila de vehículos estacionados, o frente a hidrantes y entradas de
garajes.
i. En curvas.
j. Donde interfiera con la salida de vehículos estacionados.
k. Donde las autoridades de tránsito lo prohíban.
l. En zona de seguridad y de protección de la vía férrea, en la vía principal, vías
secundarias, apartaderos, estaciones y anexidades férreas.
22. De igual forma se deberá dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 79 de la

Ley 769 del 6 de agosto de 2002 que dice: Estacionamiento en vía pública. No se
deben reparar vehículos en vías públicas, parques, aceras, sino en caso de
reparaciones de emergencia, o bajo absoluta imposibilidad física de mover el
vehículo. En caso de reparaciones en vía pública, deberán colocarse señales
visibles y el vehículo se estacionará a la derecha de la vía en la siguientes forma:
a. En los perímetros rurales, fuera de la zona transitable de los vehículos,

colocando señales de peligro a distancia entre cincuenta (50) y cien (100)
metros adelante y atrás del vehículo.
b. Cuando corresponda a zonas de estacionamiento prohibido sólo podrá
permanecer el tiempo necesario para su remolque, que no podrá ser superior a
treinta (30) minutos.
c. El Parágrafo establece que: “Está prohibido reparar vehículos automotores en la
zona de seguridad y protección de la vía férrea, en los patios de maniobras de
las estaciones, los apartaderos y demás anexidades ferroviarias”.
23. Para cuando se requiera remolcar un vehículo se deberá dar cumplimiento a lo

establecido en el artículo 72 de la Ley 769 del 6 de agosto de 2002 que dice:
Remolque de vehículos. Solamente se podrán remolcar vehículos por medio de una
grúa destinada a tal fin. En caso de una urgencia, un vehículo varado en vía urbana
podrá ser remolcado por otro vehículo, sólo para que despeje la vía. En vías
rurales, un vehículo diferente de grúa podrá remolcar a otro tomando las máximas
precauciones y teniendo en cuenta las siguientes reglas:
a. Cuando el vehículo es halado por medio de cable, la distancia entre los dos (2)
vehículos debe estar entre tres (3) y cuatro (4) metros.
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VERSIÓN 1
b. Los vehículos de más de cinco (5) toneladas no podrán ser remolcados sino
mediante una barra o un dispositivo especial.
c. No se hará remolque en horas de la noche, excepto con grúas.
d. El vehículo remolcado deberá portar una señal de alerta reflectaba en la parte
posterior o las luces intermitentes encendidas.
e. No se podrá remolcar más de un vehículo a la vez.
24. De igual forma se deberá dar cumplimiento a lo establecido en los artículos 94, 95 y
96 de la Ley 769 del 6 de agosto de 2002 que trata sobre las normas generales
para bicicletas, triciclos, motocicletas, motociclos y moto triciclos.
25. Llevar al día, la bitácora correspondiente al automóvil que le corresponda conducir,

consignando en ella, entre otros datos, hora de salida, hora de llegada, kilometraje
recorrido, número de pasajeros, y cualquier otro dato que estime conveniente. Para
ello hará uso de los Formatos Uso y Frecuencia del transporte y Formato control de
recorridos de automotores.
12.13.7. Informes Mensuales
A manera de control interno, cada una de las dependencias de la Administración

Central Municipal deberá suministrar mensualmente a la Subdirección de Recurso
Físico y bienes Inmuebles – Subproceso Administración de Bienes Muebles y
Automotores informe de los vehículos a su cargo en el formato Informe Mensual Uso de
Vehículos, que contendrá los siguientes datos:
1. Permisos de salida de las instalaciones de la Administración Central Municipal en

días y horarios no laborales.
2. Kilometraje recorrido en el mes
3. Infracciones de transito
4. Irregularidades cometidas
5. Informe de giras y servicios
6. Observaciones necesarias sobre el estado del vehículo
El citado informe no reemplaza el reporte directo de novedades de accidentes de

tránsito, así como accidentes y/o necesidades de mantenimiento de los vehículos.
Estos aspectos deben ser tratados de forma inmediata.
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12.13.8. De la Administración y Uso de los Vehículos
USO DE FORMATOS: Con la finalidad de cumplir con las normas de la Dirección de

Control Interno de la Administración Central Municipal, la Subdirección de Recurso
Físico y bienes Inmuebles – Subproceso Administración de bienes Muebles y
Automotores establecerá el uso permanente de formatos para toda la información
generada por las actividades relativas al control sobre el uso y mantenimiento de
vehículos de uso administrativo general, tales como:
 Control Uso de Vehículos

 Programación Uso de Vehículos
 Control de Infracciones de Tránsito
 Relación detallada de automotores
 Control de Salida de Vehículos en Horario No Laboral
 Programación Semanal de Suministro de Combustible
 Reporte de Maquinaria Especial
 Reporte de Vehículos
 Reporte de Motos
12.13.9. Registro de Responsables.
Cada dependencia con vehículos asignados deberá enviar oficio a la Subdirección de

Recurso Físico y Bienes Inmuebles – Subproceso Administración de Bienes Muebles y
Automotores con la información y firma (s) del (de los) encargado (s) de autorizar y
solicitar servicios y operaciones relativas al uso y control de vehículos de uso
administrativo general de cada una de las dependencias de la Administración Central
Municipal. El comunicado deberá contener información relativa a:
1. Nombre del servidor público

2. Número de cédula
3. Dependencia a la que pertenece
4. Cargo que desempeña
5. Firma y nombre del servidor público quien delegó dicha autorización.
12.13.10. Del Suministro del Combustible
A criterio de la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles – Subproceso

Administración de Bienes Muebles y Automotores se definen las cantidades de
combustible a suministrar a los vehículos de la Administración Central Municipal, con
fundamento en disponibilidad de recursos y contrato establecido para este fin.
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VERSIÓN 1
El abastecimiento de combustible a los vehículos del Municipio se hará,

invariablemente, en los centros de servicios autorizados y exclusivamente al vehículo
receptor, mediante el mecanismo establecido al efecto.
Queda estrictamente prohibido cargar combustible en galones, o cualquier otro

recipiente que no sea el tanque del vehículo, de igual manera extraer combustible de la
unidad automotor. Exceptuando plantas eléctricas para escenarios deportivos,
maquinaria pesada que no pueda desplazarse al sitio de abastecimiento, en todos los
casos con la adecuada justificación y aprobación de la Subdirección de Recurso Físico
y Bienes Inmuebles
12.13.11. Prestación de los Servicios
Solicitud de prestación de servicios de transporte. Cuando un funcionario requiera el

uso de un vehículo deberá solicitar al encargado de autorizar la prestación del servicio
en cada dependencia la prestación del servicio. Para este fin se debe hacer uso de los
formatos establecidos para apoyar la administración y control del uso de los vehículos:
Programación Uso de Vehículos

Control Uso de Vehículos
USO DE LOS VEHÍCULOS EN HORARIO NO LABORAL. Por la naturaleza de sus

funciones el Alcalde, los Directores y Secretarios podrán utilizar los vehículos de la
Administración Central Municipal fuera de los horarios normales de trabajo. Para ello,
deberán estar sometidos a las siguientes regulaciones:
1. Podrán ser utilizados fuera de los horarios normales de trabajo previa autorización
emanada por parte del Secretario del Despacho, Gerente o Director Administrativo
o quien haga sus veces en la dependencia.
2. Deberán ser utilizados exclusivamente por el servidor designado y en funciones de

su cargo.
3. Pueden ser conducidos por Servidores Públicos a los que les están asignados.
4. Se debe diligenciar el Formato Control de salida de vehículos en horario no laboral,

el cual debe ser portado por el conductor en el vehículo durante la labor.
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VERSIÓN 1
Los demás vehículos que requieran ser usados en horario no laboral deberán ser
autorizados por el Secretario de Despacho y siempre se debe realizar el uso de los
formatos establecidos:

Control de salida de vehículos en horario no laboral
CIRCULACIÓN DE LOS VEHÍCULOS DE USO ADMINISTRATIVO GENERAL EN DÍAS

NO HÁBILES: La circulación de vehículos en días no hábiles estará debidamente
supeditada a la realización de labores impostergables o inherentes a la entidad. Para tal
efecto, se deberán diligenciar los formatos ya mencionados aplicables:

Control de salida de vehículos en horario no laboral
Cada dependencia en el informe mensual sobre el uso de vehículos, debe detallar la

información sobre el uso de unidades automotores en horarios y días no laborales
detallando los motivos que llevaron a este uso.
CIRCULACIÓN DE VEHÍCULOS FUERA DEL MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI.

Ningún vehículo podrá circular fuera del territorio sin la autorización de la Subdirección
de Recurso Físico y Bienes Inmuebles – Subproceso Administración de Bienes Muebles
y Automotores y del responsable en la dependencia de autorizar los recorridos para
situaciones o circunstancias previamente justificadas. Este permiso debe ser tramitado
con al menos un día de anticipación a la salida del vehículo del municipio y se debe
realizar diligenciamiento de los formatos establecidos para este propósito entre los
cuales se puede mencionar PERMISO USO VEHÍCULOS FUERA MUNICIPIO DE
CALI.
Así mismo se debe informar a la oficina de Seguros de la Subdirección de Recurso

Físico y Bienes Inmuebles – Subproceso Administración de bienes Muebles y
Automotores, cuando se requiera desplazarse fuera del perímetro urbano del municipio
de Santiago de Cali, para que esta dependencia pueda informar a la compañía de
Seguros la ubicación del vehículo en caso de alguna eventualidad. Esta notificación se
debe realizar con no menos de ocho (8) horas antes de realizar el desplazamiento del
vehículo, especificando la hora de salida, destino y tiempo de permanencia. En caso de
suceder alguna eventualidad se deberá informar a Seguros y a la aseguradora
correspondiente. Para este fin previo a la salida del municipio corresponde a la
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VERSIÓN 1
dependencia responsable informar y asegurarse que el conductor y funcionario

responsable conoce las líneas telefónicas para establecer comunicación.
12.13.12. Del uso del servicio para giras fuera del municipio de Santiago de
Cali.
El uso del servicio se autorizará estrictamente por el período solicitado, salvo casos
imprevistos o eventuales, sujetos a comprobación, en los cuales se deberá tramitar con
la mayor brevedad posible una ampliación. Esta solicitud de ampliación la deberá
comunicar por escrito el Directivo responsable a la Subdirección de Recurso Físico y
bienes Inmuebles – Subproceso Administración de Bienes Muebles y Automotores,
especificando los motivos por los cuales el vehículo no podrá ser devuelto en la fecha
programada.
En cumplimiento de los deberes para el buen manejo y uso de los recursos públicos,
establecidos en la ley 734/2002, en este caso del Parque automotor; queda
absolutamente prohibido:
1. Permitir el uso de automotores a personas no autorizadas
2. Conducir en estado de ebriedad o bajo el influjo de droga o enervante.
3. Circular el vehículo fuera de los límites del municipio, con excepción de autorización
por escrito de la Subdirección de Recurso Físico y bienes Inmuebles de la
dependencia, cuando la naturaleza del servicio o comisión así lo demande.
4. Utilizar los vehículos oficiales durante el período de Semana Santa, fines de

semana, feriados y horarios no laborales en general, salvo aquellos vehículos que
tengan autorización correspondiente y deberán permanecer en los parqueaderos
oficiales autorizados por la Dirección de Desarrollo Administrativo para tal fin.
5. Celebrar convenios que implícitamente reconozcan responsabilidad u obligación

para la Administración Central.
6. Realizar diligenciar particulares durante el recorrido o desplazamiento asignado.
7. Ceder bajo ningún concepto, ni en ningún momento, la conducción del vehículo a

Servidores Públicos no autorizados o a particulares, salvo fuerza mayor
debidamente comprobada.
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VERSIÓN 1
8. Conducir a velocidades superiores que las permitidas por leyes o reglamentos.
9. Utilizar indebidamente los combustibles, herramientas y repuestos asignados al

vehículo, así como hacer el intercambio de los mismos, sin contar con la debida
autorización del encargado de la Subdirección de Recurso Físico y bienes
Inmuebles – Subproceso Administración de bienes Muebles y Automotores.
10. Hacer abandono del automotor sin causa justificada.
11. Operar el vehículo sin la autorización respectiva.
12. Mantener estacionado el vehículo en lugares donde exista peligro para su

seguridad, accesorios, materiales o equipo que transporta.
13. Causar alteraciones o daños a los automotores.
14. Sustraer o cambiar cualquier tipo de herramienta, repuestos y accesorios del

automotor, lo cual será considerado falta grave y se le aplicarán los procedimientos
disciplinarios de conformidad con la ley 734 del 5 de febrero de 2002 “Por el cual se
expide el Código Disciplinario Único” y leyes concordantes, sin perjuicio de las otras
leyes civiles y penales aplicables al infractor.
El incumplimiento a las anteriores disposiciones y a lo contenido en el presente Manual

serán sancionadas acorde a la legislación aplicable, entre las cuales se menciona la
Ley 734 de febrero de 2002 “Por el cual se expide el Código Disciplinario Único” y leyes
concordantes, sin perjuicio de las otras leyes civiles y penales aplicables al infractor.
12.13.13. Accidentes y Siniestros
En caso de accidente o siniestro, el funcionario encargado del vehículo observará los

procedimientos que a continuación se presentan:
1. Reportar a la oficina de seguros a más tardar un (1) día hábil después de cualquier
daño que haya sufrido el vehículo y cinco (5) días hábiles para entregar toda la
documentación correspondiente para justificar el siniestro ante la Compañía de
Seguros. Cuando el vehículo siniestrado es afectado con pérdida total, hurto o
pérdida total daño, este tiempo podrá ser prorrogado a consideración del
responsable de la dependencia de Seguros de la Subdirección de Recurso Físico
y bienes Inmuebles – Subproceso Administración de Pólizas.
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VERSIÓN 1
2. Trasladar el vehículo siniestrado al taller de mantenimiento autorizado de la

compañía de seguros, una vez se haya reportado el informe de siniestro. El
incumplimiento de este requerimiento será considerado como falta grave, y podrá
acarrear como consecuencia que se deba asumir desde la dependencia, su
conductor y Servidores Públicos relacionados asumir el costo de la reparación del
vehículo. Todo esto en el marco de las sanciones disciplinarias contempladas en
la Ley 734 de febrero de 2002 “Por el cual se expide el Código Disciplinario Único”
y leyes concordantes, sin perjuicio de las otras leyes civiles y penales aplicables al
infractor.
3. En atención a la gravedad del accidente o siniestro, el funcionario dará aviso a la

Compañía de Seguros, así como a los responsables del Subproceso
Administración de Pólizas para que actúen conforme a los procedimientos y
trámites establecidos.
4. De ser necesario iniciar alguna acción legal con motivo del accidente o siniestro,
se solicitará por parte de la oficina de seguros la asesoría jurídica por parte de la
Compañía de Seguros, a efecto de dejar a salvo los derechos y el patrimonio del
Municipio.
5. Cuando el accidente o siniestro se origine por causas imputables al o los

particulares involucrados, y estos se nieguen a reparar los daños, la oficina de
seguros tomará las medidas necesarias a efecto de que se inicien las acciones
legales tendientes al pago de daños y perjuicios ocasionados al municipio.
Corresponde a las autoridades competentes determinar el grado de responsabilidad del

funcionario que conduce un vehículo al servicio del Municipio, cuando se vea
involucrado en un accidente vial o siniestro que implique este tipo de acciones.
Es responsabilidad del conductor y funcionario a cargo el vehículo siniestrado acudir a

las autoridades competentes para que intervengan en caso de accidente, so pena de
las sanciones disciplinarias contempladas en la Ley 734 de febrero de 2002 “Por el cual
se expide el Código Disciplinario Único” y leyes concordantes, sin perjuicio de las otras
leyes civiles y penales aplicables al infractor.
Para los efectos de pago por concepto de reparación de daños y perjuicios, el

funcionario o los que por las circunstancias les alcance responsabilidad solidaria,
podrán celebrar con la Administración Central Municipal, convenios para establecer los
términos y condiciones en que se verificará el mismo, atemperándose a los
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VERSIÓN 1
procedimientos establecidos para tal efecto en el Subproceso Administración de

Pólizas.
12.14. DEL MANTENIMIENTO DEL PARQUE AUTOMOTOR
El servicio de mantenimiento de los automotores de la Administración Central Municipal,

así como todo tipo de reparaciones, aún las de carácter extraordinario o las
ocasionadas con motivo de accidentes o siniestros, será liderado desde la Subdirección
de Recurso Físico y Bienes Inmuebles – Subproceso Administración de Bienes Muebles
y Automotores en los talleres que esta determine, a través de sus oficinas de Parque
automotor y Seguros.
Tratándose de vehículos nuevos, el mantenimiento y servicios preventivos y correctivos,

deberán realizarse en los talleres previamente establecidos por las agencias
automotrices en las que se realizó la adquisición, a fin de salvaguardar los derechos
derivados de las garantías respectivas, cuando así proceda.
Los responsables de los automotores deberán asegurarse de que los vehículos

asignados a sus respectivas dependencias, sean presentados oportunamente para que
reciban el mantenimiento o reparaciones necesarias.
El mantenimiento de cada vehículo se hará de acuerdo a su funcionamiento y siguiendo

los procedimientos y planes establecidos en la Subdirección de Recurso Físico y Bienes
Inmuebles – Proceso Administración de Bienes, Inmuebles, Muebles y Automotores –
Subproceso Mantenimiento de bienes y Automotores – Procedimiento Manejo y Control
De Automotores y Maquinaria.
En caso que no se cuente con contrato para el mantenimiento a vehículos y la

dependencia tome la determinación de asumir el costo del mantenimiento de la unidad
automotor, se debe contar con aprobación de la Subdirección de Recurso Físico y
Bienes Muebles. Desde donde se brindan orientaciones respecto a talleres y
especialistas debidamente autorizados. De no cumplirse con esta disposición se puede
poner en riesgo el vehículo.
12.14.1. Revisión Técnico – Mecánica del parque automotor
La Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles – Subproceso Administración

de Bienes Muebles y Automotores; brinda las orientaciones para que se garantice que
los encargados de autorizar y solicitar servicios y operaciones relativas al uso y control
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VERSIÓN 1
de vehículos de uso administrativo general de cada una de las dependencias de la

Administración Central Municipal y los Servidores Públicos designados para operar el
parque automotor, cumplan estrictamente con lo establecido en la normatividad
aplicable, entre las cuales se puede mencionar Ley 1383 del 16 de marzo de 2010 “Por
la cual se reforma la Ley 769 de agosto de 2002 – Código Nacional de Tránsito y se
dictan otras disposiciones”. En su Capítulo VIII – Revisión Técnico – Mecánica y de
emisiones contaminantes en especial en los Artículos 10, 11 y 12 que establecen:
1. Artículo 10. “El artículo 50 de la Ley 769 del 6 de agosto de 2002, quedará así:
Artículo 50 Condiciones mecánicas, ambientales y de seguridad. Por razones de
seguridad vial y de protección al ambiente, el propietario o tenedor del vehículo de
placas nacionales o extranjeras, que transite por el territorio nacional, tendrá la
obligación de mantenerlo en óptimas condiciones mecánicas ambientales y de
seguridad.
2. Artículo 11. El artículo 51 de la Ley 769 de 2002, modificado por el artículo 11 de

la Ley 1383 de 2010, quedará así:
"Artículo 51. Revisión periódica de los vehículos. Salvo lo dispuesto en el artículo

siguiente, todos los vehículos automotores, deben someterse anualmente a revisión
técnico-mecánica y de emisiones contaminantes.
La revisión estará destinada a verificar:
f. El adecuado estado de la carrocería.
g. Niveles de emisión de gases y elementos contaminantes acordes con la legislación

vigente sobre la materia.
h. El buen funcionamiento del sistema mecánico.
i. Funcionamiento adecuado del sistema eléctrico y del conjunto óptico.
j. Eficiencia del sistema de combustión interno.
k. Elementos de seguridad.
l. Buen estado del sistema de frenos constatando, especialmente, en el caso en que

este opere con aire, que no emita señales acústicas por encima de los niveles
permitidos.
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VERSIÓN 1
m. Las llantas del vehículo.
n. Del funcionamiento de los sistemas y elementos de emergencia.
o. Del buen funcionamiento de los dispositivos utilizados para el cobro en la prestación

del servicio público."
3. Artículo 12. El artículo 52 de la Ley 769 de 2002, modificado por el artículo

12 de la Ley 1383 de 2010, quedará así:
"Artículo 52. Primera revisión de los vehículos automotores. Los vehículos nuevos
de servicio particular diferentes de motocicletas y similares, se someterán a la primera
revisión técnico - mecánica y de emisiones contaminantes a partir del sexto (6°) año
contado a partir de la fecha de su matrícula. Los vehículos nuevos de servicio público,
así como motocicletas y similares, se someterán a la primera revisión técnico-mecánica
y de emisiones contaminantes al cumplir dos (2) años contados a partir de su fecha de
matrícula.
Parágrafo: Los vehículos automotores de placas extranjeras que ingresen

temporalmente y hasta por tres (3) meses al país, no requerirán la revisión técnico-
mecánica y de emisiones contaminantes."
12.14.2. De la Maquinaria Pesada
De la circulación. Para la circulación de la maquinaria pesada por las vías internas y

externas del Municipio de Santiago de Cali, se deberán tener en cuenta la normatividad
aplicable, entre las cuales se presentan algunas consideraciones:
 Ley 769 de agosto de 2002 “Por el cual se expide el Código Nacional de Tránsito
Terrestre y se dictan otras disposiciones”. Artículo 32.Condiciones de la carga. La
carga de un vehículo debe estar debidamente empacada, rotulada, embalada y
cubierta conforme a la normatividad técnica nacional cuando esta aplique, de
acuerdo con las exigencias propias de su naturaleza, de manera que cumpla con
las medidas de seguridad vial y la normatividad ambiental.
 El Ministerio de Transporte publicó la resolución 0210 de 2013, la cual determina el

contenido y el procedimiento para la expedición de la Guía de Movilización de
Maquinaria que se encuentra en el Decreto 2261 de 2012.
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VERSIÓN 1
 Es obligación del conductor atender las restricciones de movilización en la ciudad

de Santiago de Cali, con este tipo de automotores.
 Uso de GPS en la Maquinaria descrita por el Decreto N° 723 del 10 de Abril de

2014.-
12.15. DE LOS TRABAJOS EVENTUALES EN LA VÍA.
Cada que se requiera realizar trabajar en las vías públicas internas o externas del
Municipio de Santiago de Cali, se deberá cumplir con lo establecido en el artículo 101
de la Ley 769 de agosto de 2002, “Por la cual se expide el Código Nacional de Tránsito
Terrestre y se dictan a otras disposiciones” que establece las Normas para realizar
trabajos en la vía pública. Siempre que deban efectuarse trabajos que alteren la
circulación en las vías públicas, el interesado en tal labor obtendrá en forma previa la
autorización correspondiente de la autoridad competente y señalizará el sitio de labor
mediante la colocación de señales preventivas, reglamentarias e informativas que han
de iluminarse en horas nocturnas.
Página 177 de 182
VERSIÓN 1
17. AUTONOMÍA EN EL MANEJO DE LOS BIENES PÚBLICOS.
De conformidad con las normas y principios de la función administrativa y de control

interno a que se refiere los artículos 209 y 269 de la Constitución Política, y las Leyes
87 de 1993 y 489 de 1998. Concepto 2228 del 13 de agosto de 2003 y EE17212 del 10
de junio de 2004, cada entidad es Autónoma en el manejo de sus bienes y debe
establecer un sistema integrado que le permita proteger los recursos de la organización
y buscar su adecuada administración ante los posibles riesgos que lo afectan. Dentro
de este contexto, cada entidad está facultada por la Constitución y la Ley para
desarrollar sus propios procedimientos que le permitan asumir con responsabilidad el
manejo de sus operaciones y el cumplimiento de sus objetivos. Concepto 002602/2007
– Contraloría General de la República
Por lo anterior, el Municipio de Santiago de Cali, es autónomo en definir sus propias

políticas, procesos y procedimientos administrativos, para el manejo, control y custodia
sus bienes, siempre y cuando se den cumplimiento a los preceptos constituciones,
legales y los contables definidos por la Contaduría General de la Nación como único
órgano rector con competencia para expedir las políticas, principios y normas sobre la
contabilidad de la hacienda y del tesoro público de Colombiana.
12.16. CERTIFICACION DE INVENTARIO POR CONCEPTO DE BIENES

DEVOLUTIVOS.
Si bien el Decreto antitrámites, 019 de 2012, elimina el requisitos de los paz y salvos,
las entidades públicas en virtud de su autonomía administrativa pueden mantener este
requisito, con el propósito de garantizar que los servidores respondan ante el estado
por los bienes y los fondos que se les hayan confiado para el desempeño de sus
funciones. Por esta razón el Municipio mantiene vigente este requisito dentro de sus
políticas con el fin de asegurar que los Servidores Públicos rindan cuenta de los bienes
entregados y reportados a la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles y se
garantice la devolución de los mismos en el momento de un retiro parcial o definitivo de
la institución.
Debe tenerse en cuenta que en cuanto a la exigencia del paz y salvo de legalización de
entrega de bienes ante la Entidad por parte de los Servidores Públicos que se
desvinculan de esta, ya el Estatuto Anti trámites (Decreto 2150 de 1995), en su artículo
15, señalo que: “…En todas las actuaciones administrativas queda prohibida la
exigencia de cualquier tipo de paz y salvo interno”; esto significa que, las respectivas
Página 178 de 182
VERSIÓN 1
entidades públicas no pueden exigirle a la persona que se ha retirado de un cargo, el

paz y salvo interno de la misma entidad para los efectos que ésta considere pertinentes,
puesto que la norma citada suprimió el trámite que tenían que hacer los ex Servidores
Públicos consistente en recoger la firma de una cantidad indeterminada de Servidores
Públicos de la misma entidad para poder obtener el respectivo paz y salvo.
Por el contrario, con el advenimiento de esta norma, le corresponde en este caso a

través de cada dependencia a través de su profesional de apoyo Administrativo apoyar
el control de los bienes que están a cargo de los Servidores Públicos, con el fin de que,
a su retiro pueda certificar la entrega física de los mismos y determine la situación y el
estado de los bienes.
Es decir, con este nuevo esquema las entidades públicas no pueden tener detrimento
alguno de sus bienes, pues si se llegare a presentar un faltante o un deterioro anormal
de ellos, el Administrativo de cada dependencia deberá informar a quien corresponda
para proceder a iniciar las respectivas acciones penales, fiscales y disciplinarias en
contra del responsable.
Esto obedece a que, uno de los criterios generales que quiso introducir en el Decreto
2150 de 1995, consiste en que se trasladen algunas cargas del ciudadano particular al
Estado, y éste tiene el deber de cumplirlas, sin que se esté invitando a la
irresponsabilidad; es decir, para el caso que nos ocupa, la persona que se retira, debe
estar a paz y salvo por todo concepto con el Municipio de Santiago de Cali, pero no le
corresponde al ex empleado sino a esta última, la verificación de tal circunstancia.
En conclusión, cuando la norma citada dispone la prohibición de exigir paz y salvos

internos por parte de las entidades, se refiere a que esta pida paz y salvos que la
misma entidad expida a través de otra de sus dependencias.
Queda suficientemente claro que entonces, que el procedimiento de desvinculación de

los empleados de planta en la parte relacionada con la legalización de la entrega física
de bienes a la dependencia respectiva, o de quien haga sus veces, debe pasar de un
control previo de tipo policivo, a un control posterior, en donde es el responsable del
manejo del Administrativo, quien debe tener la responsabilidad de verificar esta entrega
y si ocurre una irregularidad frente a ella, debe actuar conforme lo dispone la Ley
informando y/o denunciando el hecho ante las instancias de control respectivas.
Página 179 de 182
VERSIÓN 1
12.16.1. Procedimiento certificación de inventario por concepto de bienes

devolutivos.
a) Es deber de los Servidores Públicos del Municipio de Santiago de Cali, al terminar

el vincula laboral, hacer entrega real y material de todos los bienes que estén a su
cargo, a la persona que le remplace en sus funciones, bien sea en forma temporal
o definitiva o al Administrativo o quien haga sus veces, o a la persona que sea
designada por el superior Jerárquico y de firmar conjuntamente con quien les
recibe el respectivo formato Movimiento de bienes Muebles, registrando el traslado
entre Servidores Públicos.
b) Igual responsabilidad tendrá los vinculados por órdenes de prestación de

servicios, los contratistas y todas las personas que de una u otra manera se les
hayan entregado bienes para prestar el servicio al Municipio de Santiago de Cali.
c) En caso de personal que esté prestando el servicio público en virtud de un

contrato de intermediación laboral, esa responsabilidad queda en cabeza del
representante legal de la empresa intermediadora, quien para la liquidación del
contrato de intermediación laboral, deberá tramitar el respectivo paz y salvo por
todos los bienes que en virtud de la ejecución del contrato, se le haya entregado a
él o a la personal que este delegue, para que su personal pudiera prestar el
servicio público.
d) El control de los elementos devolutivos a personas vinculadas mediante contrato

de prestación de servicios, estará a cargo del Supervisor del contrato, conforme al
clausulado contemplado en el contrato respectivo.
e) Le corresponde a la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles la

obligación de entregarle el documento en el cual constará que el funcionario se
encuentra a paz y salvo de bienes devolutivos.
f) El área de Seguros de la Subdirección de Recurso Físico y Bienes Inmuebles, de

igual forma debe expedir una certificación en la que conste que el funcionario que
se desvincula de Municipio, no tiene glosas por bienes hurtados, perdidos, o en
proceso de responsabilidad administrativa, fiscal o judicial del cual tenga
conocimiento.
g) La certificación expedida por la Subdirección de Recurso Físico y bienes

Inmuebles a través de su Oficina de Inventarios en la que consta que el ex
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VERSIÓN 1
servidor se encuentra a paz y salvo por concepto de bienes, es un requisito

indispensable para el pago de las prestaciones sociales Definitivas.
h) Cumplidos los requisitos anteriores, se le deben pagar todas las prestaciones de

ley sin restricción alguna tal, y como lo estipula el art. 15 del decreto 2150/95
Página 181 de 182
VERSIÓN 1
18. BIBLIOGRAFIA
FERNEY PRIETO MARTÍNEZ, Tesis de grado, Manual para el manejo, control, Registro
y clasificación de bienes del Estado, Universidad libre de Colombia, Bogotá, 1998.
DISTRITO CAPITAL:
Manual de bienes públicos de Bogotá/2009
INSTITUTO TECNOLÓGICO METROPOLITANO MEDELLÍN:
Manual de Inventarios/2007
DIRECCIÓN DE IMPUESTOSY ADUANAS DIAN
Manual de Administración de Recursos Físicos
ASOCIACIÓN COLOMBIANA DE SERVIDORES PÚBLICOS DE MANEJO, Manual

para Manejo de bienes públicos /2004
NTCGP 1000:2009
Elaborado por: Cargo: Profesional Fecha: 2/feb/2016 Firma:

Amparo Milena Universitario
Rubio Bueno
Revisado por: Cargo: Subdirector de Fecha: 12/fe2016 Firma:
Alejandro Arias Recurso Físico y Bienes
Pérez Inmuebles.
Aprobado por: Hugo Cargo: Director de Fecha:12/feb/2016 Firma:
Buitrago Madrid Desarrollo
Administrativo
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SISTEMAS DE GESTIÓN Y CONTROL

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MANUAL DE ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES Y AUTOMOTORES

Mediante el Decreto 4110.0.20.0261 del 3 de mayo 2016 se adoptó el Manual de

Macro proceso: Gestión Jurídico Administrativo

8.1.3. Egreso por suministros de materiales y suministros, medicamentos y demás

12.2.3. Baja para desmantelamiento de bienes..........................................................116

16.2.6. Asignaciones a los Servidores Públicos con Vehículos Asignados................165

Durante la elaboración del Manual se ha buscado actualizar y armonizar los

El “Manual” es una herramienta que se pone a disposición de los Servidores Públicos

Durante la elaboración del presente Manual se han recogido experiencias sobre el

El presente Manual pretende convertirse en un instrumento de permanente consulta y

El contenido de los capítulos contempla diferentes situaciones que se pueden presentar

La elaboración del presente Manual de Administración de los Bienes muebles y

La metodología llevada a cabo fue la realización de entrevistas a responsables del

Se realizó análisis del proceso de interrelaciones entre las diferentes dependencias y

1.1. OBJETIVOS GENERALES

Contribuir a que la administración de los bienes muebles y automotores de propiedad

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

3. Fijar cuando sea necesario, las responsabilidades de los servidores públicos y

4. Mantenerla información de bienes actualizada según el reporte que de ellos hagan

ACOMPAÑANTE: Persona(s) que viaja(n) con el conductor de un vehículo automotor.

ACTIVO: Conjunto de recursos económicos o bienes y derechos que posee una

ACTIVO FIJO: Conjunto de activos tangibles e intangibles de naturaleza duradera, no

ACTIVO TANGIBLE: Bien de naturaleza duradera, que tiene existencia material.

ALMACÉN: Espacio delimitado en donde se almacenan elementos, bienes o

ALMACENAMIENTO: Labor de organización y clasificación homogénea de diferentes

ALMACENISTA: Funcionario designado para realizar labores de apoyo en el manejo,

ALTA: Documento con el cual se da ingreso al patrimonio de la entidad y a los registros

AMORTIZACIÓN: Distribución sistemática del costo de un activo durante los años de

APILAR: Colocar ordenadamente un objeto sobre otro.

AUTOMÓTOR: Vehículo movido por un motor de explosión o combustión interna,

AVALÚO: Proceso por el cual se estima el precio de un bien o derecho.

AVALÚO TÉCNICO: Procedimiento aplicado por un especialista o perito para

BAJA DE BIENES: Cuando un bien es retirado definitivamente del servicio de forma

BIENES DE CONSUMO O CARGOS DIFERIDOS: Son aquellos bienes fungibles que

BIENES DE CONSUMO CONTROLABLE: Son los bienes que habiendo sido

BIENES DEVOLUTIVOS EN SERVICIO EN LAS DEPENDENCIAS: Son bienes que se

BIENES MUEBLES Y AUTOMOTORES: Recursos que pueden transportarse de un

BODEGA: Lugar donde se guardan o almacenan ordenadamente los materiales, se

CHATARRIZACIÓN: Desintegración total de un vehículo automotor

CONDUCTOR: Es la persona habilitada y capacitada técnica y teóricamente para

CENTRO DE COSTOS: Distribución del gasto por dependencias funcionales de la

COMODATO O PRÉSTAMO DE USO: Es un contrato en que la una de las partes

COSTO: Erogaciones o causaciones de obligaciones ciertas, relacionadas directamente

COSTO HISTÓRICO: Representa la asignación de valor a los derechos, bienes,

COSTO DE REPOSICIÓN: Representa el precio que deberá pagarse para adquirir un

DEPENDENCIAS: todos los órganos de la administración pública municipal

DEPRECIACIÓN: Distribución racional y sistemático del costo de los bienes, distribuido

DOCUMENTO SOPORTE: Comprende las relaciones escritas o mensajes de datos que

DONACIONES: Cuando se transfiere por voluntad de una persona natural o jurídica,

EMBALAJE: Empaque o cubierta que protege una mercancía o material

ENTRADA DE ALMACÉN: Documento donde se registran los elementos y cantidades

ETIQUETA DE IDENTIFICACIÓN (PLACA-STICKER): Marbete colocado a un bien, que

INGRESOS: Aumentos patrimoniales que afectan los resultados de un periodo, aunque

INVENTARIO: Relación detallada de las existencias materiales, la cual debe mostrar:

INVENTARIO DE MERCANCÍAS EN TRÁNSITO: Se registra en esta cuenta el valor de

INVERSIÓN: Adquisición de bienes que produzcan ingresos o presten servicios.

INMUEBLE: Son todos aquellos bienes que tienen la circunstancia de estar

KARDEX: Control de entradas y salidas de elementos de consumo.

LICENCIA DE CONDUCCIÓN: Documento público de carácter personal e intransferible

LICENCIA DE TRÁNSITO: Es el documento público que identifica un vehículo

MANUAL: Documento detallado que contiene, en forma ordenada y sistemática,

MANIFIESTO DE CARGA: Documento exigido por los reglamentos para transportar