Manual de bienes del Departamento de Boyacá

MANUAL VERSION:1
CODIGO: SA-M-03
MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES DEL
DEPARTAMENTO DE BOYACA
CARLOS ANDRES AMAYA RODRIGUEZ

GOBERNADOR DEL DEPARTAMENTO
ANA CAROLINA ESPITIA JEREZ

SECRETARIA GENERAL DEL DEPARTAMENTO
URIEL HERNANDO FORERO MATALLANA

DIRECTOR DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS
ELINA ULLOA SAENZ

SECRETARIO DE HACIENDA DEL DEPARTAMENTO
CARLOS ALBERTO CANARIA CARDOSO

DIRECTOR FINANCIERO Y FISCAL
JULIAN ANTONIO PIA CAMARGO

SUBDIRECTOR TCNICO DE CONTABILIDAD
TUNJA, NOVIEMBRE DE 2016

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EQUIPO DE TRABAJO
VICTOR HERNANDO ALARCON - ALMACENISTA GENERAL

ELSA MARINA GUTIERREZ LOPEZ - PROFESIONAL UNIVERSITARIO
OLGA MERCEDES DIAZ RODRIGUEZ - PROFESIONAL UNIVERSITARIO
ISABEL LOPEZ DE RODRIGUEZ - PROFESIONAL UNIVERSITARIO
DIANA MARCELA SANTOS BELLO - PROFESIONAL UNIVERSITARIO
CANDIDO MORALES SERRANO - PROFESIONAL UNIVERSITARIO
PATRICIA MOZO - PROFESIONAL UNIVERSITARIO
NELCY DIAZ FLOREZ - TECNICO ADMINISTRATIVO
OMAIRA VARGAS FONSECA - AUXILIAR ADMINISTRATIVO
BLANCA EFIGENIA DIVANTOQUE PEA - AUXILIAR ADMINISTRATIVO
ANGELA PATRICIA GONZALEZ SARMIENTO - AUXILIAR ADMINISTRATIVO
JOSE ISAAC ALBA DIAZ - AUXILIAR ADMINISTRATIVO
CAROLINA MACIAS PULIDO - PROFESIONALESPECIALIZADA EXTERNA
ADRIANA CONSTANZA FAJARDO AGUIRRE - ABOGADA EXTERNA
JOHANNA CAROLINA SUAREZ RIOS - ABOGADA EXTERNA
TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO
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2. ALCANCE
3. REFERENCIAS NORMATIVAS
4. DEFEINICIONES
5. APLICACIN
6. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
6.1. ACTIVOS FIJOS NO DEPRECIABLES
6.2. TERRENOS
6.3. MUEBLES EN BODEGA
6.4. ACTIVOS FIJOS DEPRECIABLES
7. ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS BIENES
7.1 ALMACEN
7.1.1 INVENTARIO DE BIENES EN BODEGA
7.1.2 INVENTARIO DE ACTIVOS EN SERVICIO
8. TIPOS EN MOVIMIENTO
8.1. ENTRADAS
8.1.1 ENTRADA POR COMPRAS
8.1.2 ENTRADA POR NUEVAS EXISTENCIAS EN EL INVENTARIO
8.1.3 ENTRADA POR ADICIONES Y MEJORA DE BIENES
8.1.4 ENTRADA POR REPOSICIN
8.1.5 ENTRADA DE BIENES RECIBIDOS EN DEMOSTRACIN, ENSAYO O
PRESTAMO.
8.1.6 ENTRADA POR BIENES RECIBIDOS EN COMODATO O DPOSITO
PROVISIONAL
8.1.7 ENTRADA POR DONACIN
8.1.8 ENTRADA POR REINTEGRO
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8.1.9 ENTRADA POR COMPRA PARA GASTO SOCIAL

8.1.10 ENTRADA POR BIENES CON CARGO A CONVENIOS
8.1.11 ENTRADA POR BIENES RECIBIDOS EN ARRIENDO
8.1.12 ENTRADA POR REINTEGRO DE BIENES ENTREGADO A OTRA
ENTIDAD.
8.2 SALIDAS
8.2.1 SALIDAS POR ENAJENACION
8.2.2 PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA EN PBLICA SUBASTA
8.2.3 SALIDA DE BIENES ENTREGADOS EN SERVICIO
8.2.4 SALIDA CON CARGO A COMODATOS O DEPSITO PROVISIONAL
8.2.5 SALIDA POR BIENES ENTREGADOS EN DONACIN
8.2.6 SALIDA POR TRANSFERENCIA DE BIENES A OTRA ENTIDAD
8.2.7 SALIDA POR BIENES ENTREGADOS EN ARRIENDO
8.3 BAJAS
8.3.1 COMIT DE INVENTARIOS
8.3.2. INTEGRANTES
8.3.3 FUNCIONES
8.4.1 BAJA DE BIENES SERVIBLES
8.4.2. BAJA DE BIENES INSERVIBLES
8.4.3 BAJA DE BIENES POR SINIESTRO
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INTRODUCCION
Con la adopcin de este manual queremos dar cumplimiento a las normas

sobre el manejo, control, registro, clasificacin y nuevas existencias de los
bienes muebles e inmuebles del Departamento de Boyac, como
mecanismo que permite regular de manera integral y coherente la
adquisicin, uso, administracin, mantenimiento, registro, supervisin y
disposicin de los bienes de la Entidad; y de esta manera, poder consolidar
el Sistema de Bienes Pblicos, como instrumento de organizacin que
garantice el uso racional, ptimo y oportuno de los bienes, con sentido de
responsabilidad social y calidad de gestin pblica.
El manual busca actualizar y armonizar los procedimientos de orden

contable, administrativo y normativo, que deben aplicar para la clasificacin,
identificacin, valoracin, codificacin, registro, control y nuevas existencias
de bienes muebles e inmuebles del departamento de Boyac, conforme a
las normas vigentes, para que el manual sirva de un marco de referencia y
para que a partir de l, la Entidad adopte y desarrolle lo pertinente de
acuerdo a su estructura misional, en cumplimiento a lo establecido en la Ley
42 de 1993 y la Ley 87 de 1993, la Ley 872 de 2003, la cual crea el Sistema
de Control de Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y
reglamentada por el Decreto 4110 de 2004, por medio de la cual adopta la
Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, NTCGP 1000:2004, y la
NTCGP 1000:2009.
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El contenido contempla diferentes situaciones que se pueden presentar con

los bienes al interior de las entidades, desde su ingreso, pasando por lo que
sucede durante el periodo de permanencia hasta su salida definitiva,
procedimientos que contribuirn a una adecuada administracin de los
bienes muebles e inmuebles que se encuentran en el almacn o en el
servicio.
OBJETIVO
Establecer las polticas y procedimientos que deben aplicar, los funcionarios del
Departamento de Boyac, en la planeacin, programacin, administracin,
operacin, control, recepcin y salida de materiales de almacn, as como en la
incorporacin, custodia y baja de los activos fijos que conforman el patrimonio de
la Entidad.
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ALCANCE
La regulacin que se adopta tiene como cobertura la administracin de los bienes

del Departamento Boyac, las Instituciones Educativas de los municipios no
Certificados, las Entidades Descentralizadas que no hayan adoptado su propio
manual y los Municipios que previo ajuste, lo deseen adoptar.
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OBJETIVOS ESPECIFICOS
Determinar los mecanismos para ejercer el control legal, tcnico contable y

real de los bienes de propiedad del Departamento de Boyac.
Fijar cuando sea necesario, las responsabilidades de los funcionarios que
tienen bienes a su cargo en todas y cada una de las etapas del proceso de
administracin, custodia y manejo.
Codificar y clasificar los bienes e inventarios segn el concepto que los
origine o motive, conforme a lo establecido por la regulacin actual y por la
Contadura General de la Nacin a travs del Plan General de Contabilidad
Pblica, unificando las bases de datos con los registros en las reas de
Contabilidad, Almacn y Administrativa de la Entidad.
Mantener un sistema de informacin de bienes actualizado, permanente,
gil, oportuno, veraz y confiable.
Buscar que los soportes que se generan en cada una de las novedades o
movimientos de bienes en bodega, servicio o terceros, sean los adecuados,
que lleguen a su destino y se registren oportunamente.
Determinar los aspectos generales y particulares considerados tanto para

las labores de inspeccin como de valorizacin, depreciacin y conciliacin
contable que constituyen el objetivo fundamental para el manejo y control
de los bienes.
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Definir las condiciones y requerimientos para retirar de forma definitiva tanto

fsica como de los registros contables, los bienes muebles e inmuebles del
patrimonio de la entidad.
APLICACIN.
Las disposiciones contempladas en el presente manual, establecen normas y

procedimientos para su obligatorio cumplimiento, con el objeto de unificar criterios
en el manejo de los bienes del Departamento, y as disponer de una gua e
instrumentos de consulta permanente, dirigidos a la totalidad de los servidores
pblicos y dependencias de la Administracin Central del Departamento y en
especial a los responsables por la administracin, registro, manejo, custodia y
control de los bienes propiedad del mismo.
El presente Manual es de inmediata y obligatoria aplicacin en la Administracin
Central del Departamento y las Instituciones Educativas de los Municipios no
Certificados. El Manual podr ser acatado por las Entidades Descentralizadas del
Orden Departamental y los Municipios que no cuenten con esta herramienta de
gestin, aspecto que no limitar sus niveles de autonoma.
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BASE LEGAL
Leyes, Decretos y Fecha Descripcin
Reglamentos No.
Constitucin Poltica 1991 Carta Magna
Decreto 855 28/04/1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en

materia de contratacin directa.
Decreto 1222 18/04/1986 Por el cual se expide el cdigo de rgimen departamental
Decreto 1860 03/08/1994 Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 715 en los
aspectos pedaggicos y organizativos generales
Decreto 4117 22/11/2006 Por el cual se modifican los artculos 14, 15 y 17 del Decreto 855
de 1994.
Decreto 4444 25/11/2008 Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del
numeral 2 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007
Decreto 4791 19/12/2008 Por medio del cual se reglamentan parcialmente Art. 11-14 de la
Ley 715 en relacin con el Fondo de Servicios Educativos de los
Establecimientos educativos estatales.
Ley 1474 12/07/2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevencin, investigacin y sancin de actos de
corrupcin y la efectividad del control de la gestin pblica.
Ley 115 08/02/1994 Por el cual se expide la Ley General de Educacin
Ley 715 21/12/2001 Por el cual se dictan normas orgnicas en materia de recursos y
competencias para organizar la prestacin de servicios de
educacin y salud, entre otros
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Ley 734 05/02/2002 Por el cual se expide el cdigo disciplinario nico
Ley 1176 27/12/2007 Por la cual se desarrollan los artculos 356 y 357 de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones
Ley 42 26/01/1993 Sobre la Organizacin del Sistema de Control Fiscal Financiero y

los organismos que lo ejercen
Ley 87 29/11/1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control
interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras
disposiciones
Rgimen de 15/05/2012 Conjunto de polticas, principios, normas y procedimientos

Contabilidad Pblica tcnicos de contabilidad, estructurados lgicamente que al
interactuar con las operaciones, recursos y actividades
desarrolladas por los entes pblicos generan la informacin
necesaria para la toma de decisiones.
Plan General de Contabilidad
Catlogo General de Cuentas
Procedimientos Contables
Instructivos Contables
Doctrina Contable Pblica
Reglamentacin de Normas
Decreto 1082 26/05/2015 Por medio del cual se expide el decreto nico reglamentario del
sector administrativo de planeacin nacional
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1. PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO
Forman parte de estas cuentas los bienes muebles o inmuebles de carcter

permanente adquirido y/o transferido al Departamento de Boyac a cualquier
ttulo, para el funcionamiento de sus dependencias en el mbito departamental y
prestacin de sus servicios, o para la destinacin establecida segn los actos
administrativos que la ordenen.
Las propiedades citadas en el presente numeral, deben clasificarse y reconocerse
de acuerdo con su naturaleza de bienes depreciables y no depreciables,
registrndose por el costo histrico.
1.1 Activos fijos no depreciables

Se consideran bienes no depreciables, los terrenos, las construcciones en curso y
en general los activos que de acuerdo con su estado no estn expuestos a
situaciones que impliquen deterioro o desgaste material. Los activos depreciables
solo pueden ser objeto de depreciacin a partir del momento en que son
entregados para su servicio, mientras ello ocurre, se registran en la cuenta bienes
muebles en bodega para efectos contables.
1.2 Terrenos
Valor de los predios de propiedad del Departamento de Boyac, adquiridos a
cualquier ttulo, sobre los cuales se encuentran construidas las diferentes
edificaciones, de los destinados a futuras edificaciones o ampliaciones y de otros
sobre los cuales no se tiene una destinacin especfica. Estos bienes pueden ser
urbanos o rurales y su valor no incluye el valor de las edificaciones en ellos
construidos.
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1.3 Muebles en bodega

Valores de los bienes muebles y enseres adquiridos a cualquier ttulo, que tienen
las caractersticas de permanencia y explotacin y que transitoriamente se
encuentran en depsito, mientras son puestos al servicio en las dependencias del
Departamento, para el desarrollo de sus funciones administrativas o misin
departamental.
1.4 Activos fijos depreciables

Corresponde a las edificaciones y a los bienes muebles en servicio que durante su
vida til pierden su capacidad normal de operacin por causa del deterioro,
desuso, utilizacin, causas naturales u obsolescencia.
2. ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS BIENES
2.1 Almacn
Es el lugar donde se almacenan los bienes de consumo y devolutivos para su
custodia temporal que adquiere o le transfieren al Departamento de Boyac, a
cualquier ttulo, con el objeto de atender las necesidades bsicas para el
desarrollo de las actividades que atienden sus dependencias.
2.1.1 Inventario de bienes en bodega

El Almacn debe registrar todo ingreso de bienes adquiridos por el Departamento
de Boyac a cualquier ttulo, teniendo en cuenta el valor unitario de los bienes
muebles, la cantidad, su valor total y la fecha de ingreso al almacn, as como la
manera en que fueron adquiridos. Debe igualmente registrar la salida de los
mismos y mantener actualizadas las existencias reales de todos los bienes en
Bodega.
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2.1.2 Inventario de activos en servicio

Le corresponde al almacn llevar el registro detallado y personalizado de todos los
bienes que tienen a su servicio los servidores pblicos del Departamento de
Boyac, con su correspondiente valor histrico y la fecha en que fueron puestos al
servicio. Igualmente debe efectuar todos los movimientos de bienes de tal manera,
que se pueda determinar en cualquier momento quin es el responsable de cada
bien, su ubicacin y a cunto asciende el valor de los activos del Departamento de
Boyac.
3. TIPOS DE MOVIMIENTO
3.1. ENTRADAS
3.1.1. ENTRADA POR COMPRAS
Producto de operaciones mercantiles mediante las cuales la entidad adquiere
bienes a travs de un contrato u orden de compra en desarrollo de los planes,
programas, proyectos y el plan anual de adquisiciones de acuerdo con las
necesidades de la entidad; es decir, obedecen al resultado del proceso de
contratacin en conformidad con la normatividad vigente. Se debe establecer
claramente en el proyecto, estudio previo y contrato de compra la titularidad del
bien a adquirir.
Los bienes adquiridos deben ser entregados en su totalidad por parte del
proveedor de conformidad con la propuesta econmica y el contrato; en el evento
de presentarse o hacerse necesario recibir entregas parciales en razn de las
caractersticas del producto, especificaciones tcnicas, procesos de importacin,
para los bienes con fechas de vencimiento que deber quedar estipulado en el
contrato.
El interventor y/o supervisor es el responsable de controlar las fechas de entrega
pactadas, recibir los bienes de acuerdo al objeto del contrato y el pliego de
condiciones, elaborar el acta de recibo suministros almacn con documentos
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soportes para que el responsable de Almacn, realice el respectivo Comprobante

de Entrada de los bienes.
Una vez generado el Comprobante de Entrada de los bienes, el contratista tendr
un trmino no superior a quince (15) das calendario, para realizar el trmite
correspondiente de acuerdo al procedimiento y manual de Requisitos para el
pago, establecidos en la herramienta Isolucin, teniendo en cuenta que el
Comprobante de Entrada de Bienes, queda legalizado en el momento de la
Causacin de la Orden de Pago en el SIIF; posterior a la generacin del
comprobante de entrada al almacn, se deber remitir a la Direccin de servicios
Administrativos, mensualmente el listado de los bienes adquiridos con sus
respectivos soportes para proceder al aseguramiento.
3.1.2. ENTRADA POR NUEVAS EXISTENCIAS EN EL INVENTARIO

De determinarse a travs del responsable, por informacin de un funcionario o
ente de control, que existen bienes sin incorporar, identificados en la realizacin
de tomas fsicas, verificacin de inventarios, revisiones rotativas o peridicas o por
los fallos de procesos judiciales o administrativos a cargo de personas naturales o
jurdicas se proceder a realizar el comprobante de entrada de Bienes, cuyo
soporte ser la solicitud escrita por el responsable. Cuando se encuentren bienes
de propiedad de las Instituciones Educativas de los municipios no Certificados, el
funcionario o entidad que los tenga a cargo informar por escrito al responsable de
la oficina de bienes y servicios de la Secretaria de Educacin del Departamento y
a su superior inmediato la novedad, con el objeto de generar el respectivo
comprobante de entrada.
Para este procedimiento el Almacenista General o el responsable de la Secretaria
de Educacin debern efectuar una revisin para comprobar que no se trata de
elementos compensados, o que estn bajo responsabilidad de otro funcionario, o
que pertenecen al inventario de otra Oficina o Entidad.
Las existencias fsicas se valorizarn teniendo en cuenta su estado, el valor de
mercado, o el que resulte de un avalo realizado por expertos; una vez elaborado
el comprobante de entrada se reportara a la Direccin Administrativa
mensualmente para su aseguramiento.
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3.1.3. ENTRADA POR ADICIONES Y MEJORAS DE BIENES

Las adiciones y mejoras comprenden erogaciones que tienen como propsito
introducir cambios cualitativos al bien, que pueden aumentar su productividad.
Se entiende por mejoras, ampliaciones y reparaciones aqullas que tengan como
finalidad mantener o reponer los bienes deteriorados, de forma que puedan seguir
siendo utilizados y prolongar la vida til del bien, de tal manera que aumente la
eficacia en la cobertura de las necesidades derivadas de la prestacin de
servicios.
Para este procedimiento el Responsable del manejo de cada tipo de bien
informara al Almacn a fin de legalizar la adicin o mejora a travs de
comprobante de entrada de Mejora de Bienes, a partir de la sumatoria de las
erogaciones causadas por la mejora y el costo actual o histrico, o por el que
resulte de un avalu realizado por expertos e informara al responsable del
aseguramiento de los bienes.
3.1.4. ENTRADA POR REPOSICIN
Es el proceso administrativo por el cual se reemplazan los bienes faltantes o los
que han sufrido daos, por causas derivadas del mal uso, indebida custodia o
siniestro, por otros elementos iguales o de similares caractersticas. De igual
manera se produce reposicin cuando el proveedor reemplaza el elemento inicial
por otro en cumplimiento de la garanta otorgada en la venta o por indemnizacin.
En caso en que ocurra perdida de un elemento por parte de un funcionario este
podr voluntariamente realizar la reposicin de este en acuerdo a lo indicado en el
prrafo siguiente.
Para generar el comprobante de entrada por parte de Almacn, de bienes por
reposicin o por siniestro se debe tener en cuenta la liquidacin de la reposicin
del bien, concepto tcnico que certifique que los bienes ofrecidos renen las
mismas caractersticas de los bienes faltantes por personas idneas y el acta de
entrega y recibo de bienes por reposicin.
3.1.5. ENTRADA POR BIENES RECIBIDOS EN DEMOSTRACIN, ENSAYO O
PRESTAMO
En este caso se debe efectuar un ingreso provisional en el Sistema Integrado de
Informacin Financiera del Departamento de Boyac, contabilizndose en una
Cuenta de Orden Acreedora, Bienes Recibidos de Terceros, de la siguiente forma:
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1. Solicitud por parte del interesado para demostracin o ensayo del bien,
anexando copia de la correspondiente pliza de seguros contra todo riesgo,
dirigida a la Secretaria General de la Entidad.
2. El responsable del Almacn deber expedir el Comprobante de Entrada, con
copia al interesado, anotando todas las caractersticas fsicas que permiten
identificar claramente el bien o los bienes, el estado y las razones que ocasionan
el ingreso, definiendo el tiempo de la demostracin o ensayo.
3. Si la entidad adquiere el bien o bienes que se encontraban en demostracin o
ensayo, se proceder a efectuar el Comprobante de Salida reversando los
asientos o movimientos de la Cuenta de Orden Acreedora y se genera el
respectivo comprobante de entrada.
4. Si se presenta la devolucin o restitucin del bien, se proceder a efectuar el
Comprobante de Salida reversando los asientos o movimientos de la Cuenta de
Orden Acreedora, y se dejar constancia del recibido a satisfaccin por parte del
interesado, en la carpeta de seguimiento y control que se lleva en el Almacn para
este tipo de transacciones.
3.1.6. ENTRADA POR BIENES RECIBIDOS EN COMODATO O DEPSITO
PROVISIONAL
Cuando una persona o entidad de derecho pblico o privado entrega bienes en
comodato, depsito provisional al Departamento, se debe realizar el comprobante
de entrada y registrarse en Cuentas de Orden , por cuanto se recibe o entrega el
uso y no la propiedad, especificando el trmino de duracin del comodato o
depsito provisional, segn sea el caso.
El Comprobante de entrada deber contener todos los requisitos establecidos en
el contrato, referente a las especificaciones tcnicas y fsicas del bien,
condiciones, trminos y valores, entre otras.
El responsable del tipo de bien abrir el expediente; el interventor o responsable
del bien, asumir la administracin, seguimiento y control de los bienes, en el
desarrollo del comodato o depsito provisional.
Con estas caractersticas el Almacenista y el responsable de control de
inventarios, solicitarn la adquisicin de la pliza de seguros que ampare el bien
por el trmino que estar a cargo de la entidad.
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3.1.7. ENTRADA POR DONACION

Hay donacin cuando, una persona natural o jurdica, nacional o extranjera,
transfiere a ttulo gratuito e irrevocable a favor del Departamento, la propiedad de
un bien que le pertenece.
Las donaciones podrn ser aceptadas cuando las efecten personas naturales o
jurdicas que se ajusten a la normatividad vigente y cuando la entidad no adquiera,
por efecto de la aceptacin de la donacin, gravmenes pecuniarios u obligacin
de contraprestaciones econmicas (salvo para el caso de inmuebles y bienes de
importancia estratgica para la entidad). Podr, sin embargo, adquirir el
compromiso de destinar el bien o bienes donados a los fines que determina el
donante, siempre y cuando correspondan al uso propio del bien y se ajusten a la
Constitucin, la Ley y al objeto de la entidad.
Se considera perfeccionada la donacin mediante acto administrativo o soporte
correspondiente, el cual debe contener la relacin de los elementos objeto de la
donacin, valor, entrega material de los bienes y la elaboracin del Comprobante
de Entrada.
Si por algn motivo el donante no suministra los valores, o estos no corresponden
al valor real del bien, este se fijar mediante avalo practicado por funcionarios
idneos de la entidad o avalo realizado por expertos.
Cuando los elementos sean recibidos en instalaciones diferentes a la sede del
Almacn, los funcionarios que los reciban estarn en la obligacin de agotar el
procedimiento sealado en este manual y comunicar al responsable del Almacn,
para que se perfeccione la entrada, la incorporacin a las plizas de seguros y su
salida al servicio.
Si se trata de donacin de bienes inmuebles se debe registrar en la Oficina de
Registro de Instrumentos Pblicos, para realizar el comprobante de entrada en el
Sistema Integrado de Informacin Financiera.
3.1.8. ENTRADA POR REINTEGROS
Es la devolucin de bienes que no se requieren en la Dependencia para el
cumplimiento del objetivo, para el cual fueron destinados, pudiendo la
administracin optar por la habilitacin, redistribucin o baja de los mismos para
que en el Sistema de Informacin Financiero aparezcan en la bodega de No
explotados.
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El responsable al recibir los bienes debe verificar su estado, clase, tipo, marca,
modelo y dems caractersticas que se encuentren en el respectivo expediente. Al
encontrar conforme el bien, har el correspondiente comprobante de entrada. En
el evento en que los bienes no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan
diferentes especificaciones, el encargado se abstendr de recibir el bien e
informar por escrito al superior inmediato para que se investiguen los hechos y se
establezcan responsabilidades.
3.1.9. ENTRADA POR COMPRA PARA GASTO SOCIAL
Es la adquisicin de bienes para Gasto Social que se produce para la solucin de
las necesidades bsicas insatisfechas en los sectores definidos por la Ley como
son: Agua potable y saneamiento bsico, Cultura, Educacin, Medio Ambiente,
Salud, Vivienda, Desarrollo Comunitario, Recreacin y Deporte, en ejecucin del
Plan de Desarrollo. Es necesario para este tipo de bienes, dentro del proceso de
compra, ampliar las coberturas de las plizas contractuales que sean pertinentes
dependiendo de la naturaleza de los bienes.
3.1.10. ENTRADA POR BIENES CON CARGO A CONVENIOS
Cuando se reciban bienes pertenecientes a otras Entidades del Estado, de forma
definitiva, se producir una baja en la Entidad Pblica cedente y una entrada en
la entidad receptora. Se debern cotejar los bienes relacionados en los
documentos respectivos con el bien fsico; de encontrar diferencias, stas se
harn constar en el acto administrativo de recepcin.
Asimismo, el responsable de la entidad receptora verificar que se reciban los
documentos legales que acrediten la propiedad de los bienes transferidos, o los
permisos que permitan su uso, segn el caso y con los ttulos incorporarlos en las
plizas de seguro, garantizando su amparo desde la fecha de recepcin.
3.1.11. ENTRADA POR BIENES RECIBIDOS EN ARRIENDO
Cuando la Entidad reciba bienes de propiedad de terceros en arrendamiento se
genera el respectivo Comprobante de Entrada con el objeto de incorporar el bien
en el Sistema Integrado de Informacin Financiera de la entidad, el responsable
llevar un registro de dichos bienes y de la documentacin que sustenta dicho
acto contractual. De ser el caso, en el contrato de arrendamiento se debe
especificar a cargo de quien estarn los amparos, de ser a cargo de la Entidad, se
deben incorporar los bienes a las plizas pertinentes.
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3.1.12. ENTRADA POR REINTEGRO DE BIENES ENTREGADOS A OTRA

ENTIDAD
Es la devolucin de bienes de otra Entidad al Departamento por terminacin del
objeto para el cual fueron destinados, pudiendo la administracin optar por la
habilitacin, redistribucin o baja de los mismos.
El responsable del bien reintegrado y Almacenista al recibir los bienes deben
verificar el acto administrativo, su estado, clase, tipo, marca, modelo y dems
caractersticas que se encuentren en el respectivo expediente o reporte, previo
informe del supervisor, interventor o delegado. Al encontrar conforme el bien, el
Almacenista elaborara el correspondiente comprobante de entrada y reportara
para su respectivo aseguramiento.
En el evento en que los bienes no concuerden o hayan sido sustituidos o tengan
diferentes especificaciones, el interventor y/o supervisor se abstendr de recibir el
bien e informar por escrito al superior inmediato para que se investiguen los
hechos y se establezcan responsabilidades.
3.2. SALIDAS
3.2.1 SALIDAS POR ENAJENACION
Es la operacin mercantil consistente en la transferencia del dominio de un bien
servible o inservible a cambio de un precio representado en dinero, ya sea a una
persona natural o jurdica.
El valor que resulte del avalo afectando los bienes a enajenar, deber ser
remitido al almacn y reportar a Contabilidad a para realizar los ajustes a que haya
lugar en el software. El procedimiento para la enajenacin se realizara en los
trminos previstos en la normatividad contractual vigente. Ley 80/1993 y Decreto
1082/2015 o las normas que la modifiquen o adicionen. El valor de enajenacin
del bien no podr ser inferior al ltimo avalu comercial. Una vez entregado el
bien, debe efectuarse el reporte de forma inmediata para retirar el bien del
amparo de las respectivas plizas.
PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA EN PBLICA SUBASTA

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La Entidad adelantara el proceso conforme lo estipulado en el decreto 1082 de

2015, para lo cual deber contratar un avalu tcnico de los bienes a subastar, los
cuales contendrn los respectivos precios mnimos base de remate; indicando
los sitios de almacenamiento y ubicacin de los bienes para su exhibicin. Se
anexar copia de la Resolucin de Baja emitida por el Comit de Inventarios y
Ordenanza de autorizacin de venta en pblica subasta por parte de la Asamblea
Departamental.
3.2.2 SALIDA DE BIENES ENTREGADOS EN SERVICIO
La salida de bienes se produce con destino a las dependencias y funcionarios de
la Entidad para el desarrollo de sus funciones, estos bienes pueden ser nuevos o
reutilizados.
El Jefe de la Dependencia que requiera un bien, debe diligenciar el formato
establecido para tal fin, indicando la persona que los recibir, quien se har
responsable administrativa y fiscalmente de su tenencia.
Para el caso de los bienes devolutivos asignados a los contratistas de prestacin
de servicios (C.P.S.), la responsabilidad de los mismos recaer en cabeza de los
Supervisores o Interventores.
El formato establecido para bienes de consumo y devolutivos se enviar al
Almacn General, para el trmite respectivo y se expedir el comprobante de
Salida, en el caso de los elementos de consumo se tendr en cuenta las
existencias de acuerdo a la austeridad del gasto pblico.
3.2.3. SALIDA CON CARGO A COMODATOS O DEPSITO PROVISIONAL

Se debe realizar el comprobante de salida y registrarlo en cuentas de orden, por
cuanto se entrega el uso y no la propiedad del bien, especificando el trmino de
duracin del comodato o depsito provisional segn sea el caso.
Los bienes objeto de esta clase de contratos son bienes muebles e inmuebles que
luego de ser usados deben restituirse, es decir, son especies que de acuerdo con
lo establecido por la normativa contable, corresponden a los bienes devolutivos.
La esencia de esta clase de contratos, es que los bienes objeto del comodato o
deposito puedan devolverse, por lo cual su naturaleza no puede corresponder a
bienes fungibles.
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CODIGO: SA-M-03

Una vez entregado el bien, se proceder a efectuar el retiro de las plizas que lo
amparaban.
3.2.4. SALIDA POR BIENES ENTREGADOS EN DONACION

Podr haber donacin de bienes dados de baja en los casos que a juicio de la
Administracin, previa aprobacin del comit de Inventarios, deban pasar a otra
Entidad Estatal, Planteles Educativos Pblicos y Entidades sin nimo de lucro.
Para tal efecto, el Representante Legal de la entidad donataria, manifestar el
inters de la misma. En todo caso la donacin se sujeta a las disposiciones de
conformidad con lo que disponga la ley.
La donacin de bienes se perfecciona con el Comprobante de Salida, la entrega
material de los mismos y firma del acta respectiva.
3.2.5. SALIDA POR BIENES ENTREGADOS PARA GASTO SOCIAL

La salida de bienes entregados para Gasto social se produce para la solucin de
las necesidades bsicas insatisfechas en los sectores definidos por la Ley como
son: Agua potable y saneamiento bsico, Cultura, Educacin, Medio Ambiente,
Salud, Vivienda, Desarrollo Comunitario, Recreacin y Deporte en desarrollo del
Proyecto de Inversin, a travs de Contrato y/o Convenio.
La salida por Bienes entregados para gasto social se perfecciona con el
Comprobante de Salida, la entrega material de los mismos y firma del acta
respectiva.
3.2.6. SALIDA POR TRANSFERENCIA DE BIENES A OTRA ENTIDAD

La transferencia de Bienes a otra entidad Estatal se realizara en los casos que a
juicio de la Administracin, deban pasar a otra Entidad Estatal, Planteles
Educativos Pblicos y/o Entidades sin nimo de lucro, de acuerdo al documento
contractual, discriminando los bienes objeto de la misma y las condiciones en que
aquella transferencia se realizar, de conformidad con las disposiciones de Ley.
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CODIGO: SA-M-03

La transferencia de bienes se perfecciona con el Comprobante de Salida, la

entrega material de los mismos y firma del acta respectiva.
3.2.7. SALIDA POR BIENES ENTREGADOS EN ARRIENDO

Se utilizar cuando la Entidad entregue bienes de su propiedad en arrendamiento,
se genera el respectivo Comprobante de Salida, el responsable llevar un registro
de dichos bienes y de la documentacin que sustenta dicho acto contractual.
3.3. BAJAS
Es el procedimiento mediante el cual, se retira definitivamente un bien del
inventario del sistema integrado de informacin financiera y de los estados
financieros de la entidad, por alguna de las siguientes situaciones: por ser servible
no utilizable, por inservible, por prdida total por siniestro, renovacin, destruccin,
desmantelamiento, cesin, por enajenacin en subasta pblica o cuando el bien
no se encuentra en condiciones de prestar el servicio para el cual fue adquirido; en
cualquiera de estos casos la decisin debe estar soportada a travs de acto
administrativo motivado o documento que respalde el hecho, el cual debe indicar
el destino final del bien cuando aplique, segn la recomendacin del Comit de
Inventarios.
Los procedimientos para dar de baja un bien, difieren de acuerdo con las
caractersticas de ste. Razn por la cual se debe verificar, si se trata de bienes
servibles o inservibles, segn concepto tcnico de persona idnea y aprobado
por el comit de inventarios, como criterio bsico para determinar su destino final,
teniendo en cuenta como alternativas la destruccin, donacin, venta en subasta
pblica , cesin a ttulo gratuito u oneroso.
El funcionario responsable de los bienes, solicitar ante la Direccin de Servicios
Administrativos, una inspeccin de los bienes que considere sean susceptibles de
baja, enviando un listado pormenorizado donde se indica su estado de
conservacin y el costo o valor registrado en el sistema integrado de informacin
financiera.
La Direccin de Servicios Administrativos trasladar la solicitud al Comit de
Inventarios para que las estudie y emita las recomendaciones del caso,
procediendo de conformidad con lo establecido en el presente manual.
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CODIGO: SA-M-03

La baja se perfecciona con la firma del acto administrativo, comprobante de salida

de almacn y el retiro fsico del bien de conformidad con el hecho que la origin.
El acto administrativo definitivo ser suscrito por el Secretario General del
Departamento con base a las recomendaciones establecidas mediante Acta
suscrita por el Comit de Inventarios de la entidad.
En el caso de las Instituciones Educativas de los Municipios no Certificados el
procedimiento de inspeccin y verificacin de los bienes susceptibles de baja,
quedar registrada mediante acta suscrita por el Rector como responsable de los
bienes, un miembro del Consejo Directivo, un Padre de Familia y el Representante
de los Estudiantes, anexando un listado pormenorizado donde se indica su estado
de conservacin, el costo o valor registrado en libros y el concepto tcnico si fuera
el caso. Documentos que deben ser remitidos a la Secretaria de Educacin del
Departamento para que adelanten el procedimiento respectivo.
COMIT DE INVENTARIOS
Con el propsito de velar por el correcto manejo y control de los bienes e

inventarios, existe el comit de Inventarios, creado mediante Acto Administrativo
emanando de la Secretara General, para que coordine, planifique y apoye en su
gestin a los responsables de los Inventarios del Departamento; el cual est
conformado por un grupo multidisciplinario que tiene a su cargo las decisiones al
respecto
INTEGRANTES
El Comit estar conformada por cinco (5) miembros, as: El Director de Servicios
Administrativos quien siempre lo presidir, El Director jurdico, o quien haga sus
veces, El Director Financiero y Fiscal; El Subdirector Tcnico de Contabilidad, o
quien haga sus veces; el responsable del Almacn, quien ejercer la Secretara
Tcnica.
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CODIGO: SA-M-03

En casos especiales se podr invitar a cualquiera de los siguientes funcionarios:

Un funcionario de Control Interno de Gestin.
A quien el Comit considere que pueda aportar elementos de juicio
necesarios para cumplir con los objetivos de su competencia.
Estos ltimos, solamente emitirn sus opiniones tcnicas o profesionales sobre el
asunto o materia en discusin, sin derecho a voto. Las decisiones del Comit de
inventarios se adoptarn por mayora simple.
En las entidades donde no coincidan los cargos sealados o no se alcance a
conformar el comit con los funcionarios propuestos, el Director o Gerente, o quien
haga sus veces, ser el responsable de conformar este comit, atendiendo los
criterios generales aqu establecidos.
La asistencia a las reuniones de este comit es de carcter obligatorio y no
delegable, salvo en los casos expresamente autorizados, y sern convocadas por
el Director de Servicios Administrativos o quien haga sus veces en la entidad, a
travs del Secretario Tcnico del mismo.
Las recomendaciones, conceptos y decisiones del Comit de Inventarios sern
emitidos y consignados en el acta que suscriban sus miembros en cada reunin, la
que se constituye en la base y el soporte fundamental de todos los trmites y
gestiones que se adelanten a travs de este.
FUNCIONES
El objetivo principal del Comit de Inventarios es establecer planes y programas al
interior de la entidad, que permitan mantener actualizados los inventarios de la
misma.
Dentro de esta perspectiva, las funciones propias del Comit, son:
1. Disear los mecanismos y acciones requeridas para la actualizacin de los
inventarios fsicos de la entidad.
2. Decidir y aprobar el acta de baja y destino final de los bienes declarados in-
servibles o no utilizables de la entidad, previo anlisis y presentacin de las
investigaciones y estudios correspondientes, dentro de los cuales se podrn
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CODIGO: SA-M-03

contemplar factores como: resultado de la evaluacin costo/beneficio, valor de

mantenimiento, concepto tcnico, nivel de uso, tecnologa, costos de bodegaje,
estado actual y funcionalidad, entre otros.
3. Analizar y conceptuar sobre los resultados de los avalos tcnicos realizados al
interior o exterior de la entidad en materia de reclasificacin de bienes, determinar
la categora del elemento, entre otros y las acciones que conlleven a la claridad de
su administracin.
4. Cuando se presenten diferencias en la toma fsica de los inventarios de la
Entidad, el Comit tomara decisiones al respecto.
5. Gestionar las acciones requeridas para realizar los avalos de aquellos bienes
que lo requiera con personal idneo, y si el caso lo amerita podr ser citado a
reunin.
6. Determinar de acuerdo a las caractersticas y el estado de los bienes de la
entidad y dems factores que considere necesarios, la reclasificacin de bienes
devolutivos a bienes de consumo cuando haya lugar.
7. Las dems funciones que establezca la normatividad vigente para tal fin.
Reuniones
El Comit se reunir de manera ordinaria semestralmente.
Ser extraordinaria en los siguientes eventos:
1. Por la necesidad de dar solucin a requerimientos hechos por los Organismos
de Control.
2. Por potestad del Representante Legal de la entidad, su delegado y/o el
Presidente del comit.
3.3.1 BAJA DE BIENES SERVIBLES

Es la salida definitiva de bienes que se encuentran en buenas condiciones fsicas
y tcnicas, pero que no son requeridos por la entidad para el normal desarrollo de
sus actividades. Que aunque la Entidad los requiera, por polticas econmicas,
disposiciones administrativas, por eficiencia y optimizacin en la utilizacin de
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CODIGO: SA-M-03

recursos, existe orden expresa y motivada del Representante Legal o de Autoridad

Competente para darlos de baja.
La salida definitiva del bien servible, debe estar soportada por el correspondiente
acto administrativo de baja, el cual constituye soporte para el Comprobante de
Salida de almacn que se registrar segn el tipo de baja.
Dicho acto administrativo deber contener la relacin detallada y pormenorizada
de los bienes objeto de la baja, la categora, los valores unitarios y totales y el
destino que se dar a los mismos.
3.3.2. BAJA DE BIENES INSERVIBLES

Es el retiro definitivo de bienes que por su desgaste, deterioro u obsolescencia
fsica, no son de utilidad para el servicio de la entidad.
En esta categora se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados,
reconstruidos o mejorados tecnolgicamente debido a su mal estado fsico o
mecnico o que esa inversin resultara ineficiente y antieconmica para la
Entidad, de acuerdo al concepto emitido por personal idneo.
La salida definitiva del bien inservible, debe estar soportada por el correspondiente
acto administrativo de baja, el cual constituye soporte para el Comprobante de
Salida baja por inservibles.
Dicho acto administrativo deber contener la relacin detallada y pormenorizada
de los bienes objeto de la operacin, la categora, los valores unitarios y totales y
el destino que se dar a los mismos.
3.3.3. BAJA POR SINIESTRO (DAOS)

Una vez la Direccin de Servicios Administrativos tenga conocimiento del siniestro,
informara a Almacn General la novedad para realizar el trmite correspondiente
dentro del SIIF, en tanto se presenta reclamacin a la aseguradora del siniestro
quien determinara si es prdida total, caso en el cual se realizara la baja, mediante
el comprobante de salida de almacn, soportado por la correspondiente
documentacin.
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CODIGO: SA-M-03

En caso siniestro prdida total daos, la baja solamente podr producirse cuando
la compaa aseguradora, remita la comunicacin informando la prdida total.
En cualquiera de estas 2 eventualidades, la ubicacin del bien en SIIF o la baja
definitiva a Contabilidad y el profesional responsable de los seguros dentro de los
5 das hbiles siguientes a la legalizacin del comprobante.
Si se comprueba que el siniestro fue responsabilidad del funcionario que tiene a
cargo el uso del bien, el deducible ser asumido por ste.
3.3.4. BAJA POR SINIESTRO (HURTO)

Esta se realizara toda vez, que la persona responsable del bien presente informe
detallado de los hechos ocurridos, a la Direccin de Servicios Administrativos,
anexando el denuncio quien a su vez comunicara al Almacn General para
realizar la baja correspondiente y este lo reportara a Contabilidad y control interno
disciplinario.
Cuando suceda la prdida o el dao de un bien y el funcionario responsable del
mismo deseen asumir su reposicin o pago este, debe manifestarlo por escrito a la
Direccin de Servicios Administrativos, para que sea autorizado y se proceda al
pago o reposicin del elemento, conforme a las misma caractersticas o similares
mejoradas a las del bien afectado, sin que esta situacin sea reportada a la oficina
de Control Interno Disciplinario, pero si se debe informar al responsable de los
seguros para que se adelante el trmite ante la compaa Aseguradora.
3.3.5. DESTRUCCIN DE BIENES

Cuando se establezca que los bienes objeto de la baja carecen de valor comercial
en razn de su obsolescencia, deterioro, avera, rotura o cualquier otro hecho que
impida su venta, se proceder a su destruccin sin perjuicio a terceros. En el
evento que el bien corresponda a elementos contaminantes se solicitara el
concepto a la Corporacin Autnoma respectiva sobre el destino final del mismo.
Para llevar a cabo esta operacin, se elaborar un acta suscrita por el servidor
pblico responsable de los bienes a destruir, el Director de Servicios
Administrativos o su delegado y el funcionario designado por la Oficina de Control
Interno. La diligencia debe practicarse en horario y lugar previamente establecidos
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CODIGO: SA-M-03

por la Direccin de Servicios Administrativos, y esto en el curso de das hbiles de

trabajo.
En el caso de las Instituciones Educativas de los Municipios no Certificados, esta
operacin se registrar mediante acta suscrita por el Rector como responsable
de los bienes, un miembro del Consejo Directivo, un Padre de Familia, el
Representante de los Estudiantes y debe ser remitida a la Secretaria de
Educacin del Departamento para continuar el trmite.
En todo caso debe existir registro fotogrfico para la destruccin de los bienes y
reporte correspondiente a la Direccin de Servicios Administrativos para el trmite
respectivo ante la compaa Aseguradora.
4. ASPECTOS GENERALES
4.1. ASEGURAMIENTO DE BIENES

El Departamento de Boyac debe cumplir con la exigencia legal de asegurar sus
bienes y aquellos por los cuales es responsable a cualquier ttulo, mediante
plizas de seguros que cubran la mayor cantidad de riesgos a los cuales se
encuentran expuestos.
Para el aseguramiento de bienes el Director de Servicios Administrativos solicitar
(indicando los tems requeridos) a Almacn y a los responsables del manejo de
cada tipo de bien, los inventarios actualizados con sus respectivos valores y de
acuerdo al reporte generado por el sistema de informacin financiero; la relacin
de inmuebles debe contener la informacin de georreferenciacin exigida por las
Compaas de Seguros; para los bienes muebles y enseres se debe indicar la
dependencia o direccin de ubicacin; la relacin de vehculos livianos y pesados
se informaran con el valor registrado en el SIIF, valor que debe ser actualizado con
la gua de valores Fasecolda por el responsable de asegurar los bienes o por el
Intermediario de Seguros.
Los vehculos nuevos correspondientes a los modelos de los tres ltimos aos se
aseguran por valor de compra (factura) y los modelos de los aos anteriores se
aseguran con valores de la gua Fasecolda, que es la herramienta utilizada por
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CODIGO: SA-M-03

las compaas que comercializan seguros de automviles en el momento de la

venta del seguro y el pago de la indemnizacin.
De acuerdo a los ingresos que se realicen en el Almacn de los bienes propiedad
del Departamento de Boyac objeto de seguro, el responsable de Almacn
mensualmente debe informar allegando los respectivos soportes a la Direccin de
Servicios Administrativos, para que el responsable de los seguros efecte el
trmite correspondiente.
Cuando se realice el cambio de ubicacin o localizacin en el SIIF se informara la
novedad a la Direccin de Servicios Administrativos dentro de los 5 das hbiles
siguientes para que se efecte el correspondiente trmite ante la compaa
aseguradora.
4.2. RECLAMACIN POR SINIESTROS

Esta se realizara una vez que el funcionario responsable del bien siniestrado
informe, con visto bueno del jefe inmediato, allegando la documentacin
respectiva a la Direccin de Servicios Administrativos, quien presentara la
reclamacin ante la Compaa Aseguradora para gestionar el pago de la
indemnizacin del bien cuando haya lugar, de acuerdo a las condiciones
establecidas en la pliza.
Cuando es por hurto la denuncia ser interpuesta necesariamente por el
responsable en el Inventario Individual de acuerdo al Sistema integrado de
Informacin Financiera, copia de la misma ser enviada al Almacn para realizar
la baja inmediata y ser reportado dicho siniestro a la oficina de Control Interno
Disciplinario.
En caso de daos se informara al responsable del manejo de los Inventarios para
que el bien sea ubicado en la bodega de No explotados en el SIIF y la persona
responsable de los seguros solicitara a la Aseguradora la modificacin de los
amparos cuando aplique. La Asegura analizar los documentos del siniestro y
determinar la prdida parcial o total por daos y el Departamento efectuara los
trmites necesarios para el pago de la correspondiente indemnizacin cuando
haya lugar.
4.3. 3.4. BIENES DE BENEFICIO Y USO PUBLICO
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CODIGO: SA-M-03

El mantenimiento de los Bienes de Beneficio y Uso Pblico del Departamento de

Boyac, estar bajo la responsabilidad de la Secretaria de Infraestructura Pblica
o quien haga sus veces. En cumplimiento de la normatividad vigente y la
herramienta existente para tal fin. (exceptuando las Obras de arte y los
Monumentos Histricos que se encuentran a cargo del Departamento de
Boyac ).
4.4. DEPRECIACION Y AMORTIZACION

Las propiedades, planta y equipo son objeto de depreciacin o amortizacin. La
depreciacin, al igual que la amortizacin, reconoce la prdida de la capacidad
operacional por el uso y corresponde a la distribucin racional y sistemtica del
costo histrico de las propiedades, planta y equipo durante su vida til estimada,
con el fin de asociar la contribucin de los activos al desarrollo de las funciones de
cometido estatal de la entidad contable pblica. La depreciacin y la amortizacin
se deben calcular para cada activo individualmente considerado, excepto cuando
se aplique la depreciacin por componentes.
La vida til corresponde al perodo durante el cual se espera que un activo pueda
ser usado por la entidad contable pblica, en desarrollo de sus funciones de
cometido estatal.
Tambin se considera vida til el nmero de unidades de produccin o unidades
de trabajo que la entidad contable pblica espera obtener del activo.
El mtodo adoptado por el Departamento es el de Lnea Recta el cual debe
aplicarse en forma consistente durante el perodo contable
LNEA RECTA
Este mtodo se aplica cuando el activo es utilizado de manera regular y uniforme
en cada perodo contable, y consiste en determinar una alcuota peridica
constante que se obtiene de dividir el costo histrico del activo entre la vida til
estimada.
AOS DE VIDA TIL DE ACTIVOS DEPRECIABLES O AMORTIZABLES

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CODIGO: SA-M-03

ACTIVOS DEPRECIABLES AOS DE VIDA TIL
Edificaciones 50
Redes, lneas y cables 25
Plantas, ductos y tneles 15
Maquinaria y equipo 15
Equipo mdico y cientfico 10
Muebles, enseres y equipo de oficina 10
Equipos de transporte, traccin y elevacin 10
Equipos de comedor, cocina, despensa y hotelera 10
Equipos de comunicacin 10
Equipos de computacin 5
En el Sistema Integrado de Informacin Financiera, se ejecuta al concluir los

movimientos en cada mes, generando la depreciacin mensual en forma individual
para cada uno de los elementos devolutivos encontrados en el sistema integrado
de informacin financiera.
El proceso de Depreciacin, tiene en cuenta los valores iguales o inferiores al 50%
del SMLV (Devolutivos llevados al gasto) y el valor de menor cuanta
(Depreciacin Total) registrados por el usuario en la configuracin del mdulo, si
hay valores diferentes a 0 el sistema los utiliza. El valor de menor cuanta es dado
anualmente por la Contadura General de la Nacin.
4.5. DOCUMENTOS HERRAMIENTA ISOLUCION

Forman parte del presente Manual para el manejo y control Administrativo de los
bienes del Departamento de Boyac, el Normograma, procedimientos, Formatos,
Instructivos, Manuales, que se encuentran habilitados en la herramienta ISOlucin
con el objeto de Administrar los recursos fsicos y bienes del Departamento de
Boyac, mantenindolos disponibles y actualizados para facilitar el ejercicio de las
actividades de todos los procesos.
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CODIGO: SA-M-03

4.6. RENDICIN DE CUENTAS

La entidad deber realizar rendicin de cuentas, segn lo establecido por los entes
del Estado y de Control como la Contadura General de la Nacin, Contralora
General de la Repblica, Contralora General de Boyac, Procuradura General de
la Nacin y dems usuarios de la Informacin.
5. RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Y DISCIPLINARIA:
Los servidores pblicos y los particulares que presten sus servicios al

Departamento de Boyac que tengan, usen, administren o transporten bienes de
propiedad de la entidad, son responsables por la prdida o dao cuando estos no
provengan del deterioro natural, de uso o de otra justificada.
El funcionario responsable de los bienes que se asignen para el desarrollo de sus
funciones o bines asociados a contratos supervisados o administrativos por este,
deber firmar los respectivos comprobantes de asignacin traspaso o devolucin
de inventario.
La firma de los comprobantes de asignacin por parte de los funcionarios o
contratistas, implica responsabilidad administrativa, disciplinaria o fiscal de ser el
caso, de los bienes a su cargo, siendo responsables directa e individualmente por
la pedida, dao o deterioro de los mismos, salvo que provengan del desgaste
natural. Sin perjuicio de la obligacin de repararlos o reponerlos.
El proceso de responsabilidad fiscal es el conjunto de actuaciones que adelantan
las contraloras con el fin de establecer la responsabilidad de los servidores
pblicos y de los particulares que por cualquier circunstancia se les haya
encomendado la custodia, administracin.
Sern sancionados disciplinariamente:
a) la responsabilidad administrativa y fiscal de los empleados de manejo se limita
a aquellos bienes que bajo cualquier, tengan la existencia en la bodega y los que
le hayan sido entregados para su servicio y el de su oficina.
MANUAL VERSION:1
CODIGO: SA-M-03

b) los funcionarios o contratistas que al retirarse de la entidad o trasladarse de

oficina, no hagan entrega de los bienes asignados para el desarrollo de sus
labores.
c) los funcionarios o contratistas que al retirarse de la entidad o trasladarse de
oficina, hayan devuelto los bienes que tenan a su cargo, en mal estado, salvo por
el desgaste natural de las cosas.
e) en el caso de que los funcionarios o contratistas se retiren de la entidad o se
trasladen de oficina y no entreguen los bienes a su cargo, ser responsabilidad de
los supervisores de los contratos o jefes directos, de informar el destino que se le
debe dar a los mismos. De igual manera se les aplicaran las sanciones.
DEFINICIONES
ACTIVO: Bienes y derechos, tangibles e intangibles, de la entidad contable publica
obtenidos como consecuencia de hechos pasados, y de los cuales se espera que
fluyan un potencial de servicios o beneficios econmicos futuros en desarrollo de
sus funciones de obligacin estatal. Estos bienes y derechos se originan en las
disposiciones legales, en los negocios jurdicos y en los actos o hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales de la entidad contable pblica.
Desde el punto de vista econmico, los activos surgen como consecuencia de
transacciones que implican el incremento de los pasivos, el patrimonio o la
realizacin de ingresos. Tambin constituyen activos los bienes pblicos que estn
bajo la responsabilidad de las entidades contables pblicas pertenecientes al
gobierno general.
ACTIVO AGOTABLE. Representan los recursos naturales de propiedad de la
empresa y su cantidad disminuye de acuerdo al tiempo que dura su explotacin,
su valor histrico se conforma por el valor de adquisicin, ms todas las
erogaciones incluidas en la explotacin y todos los rubros que aumenten su valor.
Frente a la generacin de ingresos debe reconocerse mediante su agotamiento
calculado en las reservas que se tenga por los estudios en trminos para la
recuperacin de la inversin. Son aquellos no susceptibles de ser reproducidos o
reemplazados, lo cual implica un agotamiento en la medida que sean explotados.
El agotamiento es la extincin de un recurso natural mediante la extraccin,
bombeo, corte, o de algn otro medio que reduzca el depsito, la existencia o el
crecimiento de los recursos naturales.
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CODIGO: SA-M-03

ACTIVO CONTROLADO CONJUNTAMENTE. Activo sometido a control conjunto.

Algunos negocios conjuntos suponen el control conjunto, y a menudo tambin la
propiedad conjunta, de los participantes sobre uno o ms activos aportados o
adquiridos para cumplir con los objetivos del negocio conjunto.
Estos activos se utilizan para que los partcipes obtengan beneficios. Cada
participe podr obtener una parte de la produccin de los activos y asumir la
proporcin acordada de los gastos incluidos.
Este tipo de negocios conjuntos no implica la constitucin de una sociedad por
acciones, ni de una asociacin con fines empresariales u otro tipo de entidad, ni el
establecimiento de una estructura financiera independiente de la que tienen los
partcipes. Cada uno de ellos controlar su parte de los beneficios econmicos
futuros a travs de su participacin en el activo controlado conjuntamente.
ACTIVO DE MENOR CUANTA. Son los que con base en su valor de adquisicin
o incorporacin, pueden depreciarse en el mismo ao en el que se adquieren,
teniendo en cuenta los montos que anualmente define la Contadura General de la
Nacin. La depreciacin puede registrarse en el momento de la compra del activo
o durante los meses que resten para la terminacin del periodo contable.
Propiedad, planta y equipo que, por su costo de adquisicin o valor incorporado,
puede reconocerse como gasto o depreciarse en el mismo periodo contable en
que se adquiri o incorpor, de acuerdo a los montos peridicamente definidos por
la Contadura General de la Nacin.
ACTIVO DEPRECIABLE: Son aquellos que pierden parte de su valor por el paso
del tiempo, utilizacin u obsolescencia, como la propiedad, planta y equipo de la
entidad. Son aquellos que pierden parte de su valor por el paso del tiempo,
utilizacin u obsolescencia, como la maquinaria y equipo, flota y equipo de
transporte y las edificaciones. Recurso tangible susceptible de depreciacin.
ACTIVO DIFERIDO: Son aquellos gastos ya pagados pero an no utilizados, cuyo

objetivo es no afectar la informacin financiera de la empresa en los periodos en
los que an no se han utilizados los gastos. Erogacin o estimacin contable cuyo
importe no se reconoce en los resultados del periodo contable en que se efecta,
sino que se aplaza para reconocerlo, mediante su distribucin sistemtica, como
gasto o costo en los periodos en que se produzcan los respectivos beneficios
econmicos futuros o el potencial de servicios que contribuye a generar y con los
cuales se puede asociar.
MANUAL VERSION:1
CODIGO: SA-M-03

ACTIVO FIJO. Son bienes de una empresa, ya sea tangible o intangible, que no
puede convertirse en lquido a corto plazo y que normalmente son necesarios para
el funcionamiento de la empresa y no se destinan a la venta. Como los bienes
inmuebles, maquinaria, material de oficina, etc .Recurso tangible que posee una
entidad para su uso en la produccin de bienes y prestacin de servicios, para
arrendarlos a terceros o para propsitos administrativos, sin que se tenga prevista
su venta o suministro a la comunidad durante el ciclo normal de las operaciones y
que se espera usar durante ms de un periodo contable.
ACTIVO INTANGIBLE: Representa los costos de adquisicin o desarrollo del
conjunto de bienes inmateriales, o sin apariencia fsica, que puedan identificarse,
controlarse, de cuya utilizacin o explotacin pueden obtenerse beneficios
econmicos futuros o un potencial de servicios. Tambin incluyen los intangibles
formados, es decir, los que ha obtenido y consolidado la entidad contable pblica a
travs del tiempo y que se caracterizan por generar ventajas comparativas frente a
otras entidades.
Bien inmaterial, o sin apariencia fsica, que pueda identificarse, controlarse, de
cuya utilizacin o explotacin pueden obtenerse beneficios econmicos futuros o
un potencial de servicios, y su medicin monetaria debe ser confiable. Un activo
intangible produce beneficios econmicos futuros para la entidad contable pblica
cuando est en la capacidad de generar ingresos, o cuando el potencial de
servicios que posea genere una reduccin de costos.
Un activo intangible es controlable siempre que la entidad contable pblica tenga
el poder de obtener los beneficios econmicos futuros que procedan de los
recursos que se derivan del mismo, y adems pueda restringir el acceso de
terceras personas a tales beneficios; puede identificarse cuando es susceptible de
ser separado o escindido de la entidad contable pblica y vendido, cedido, dado
en operacin, arrendado o intercambiado; o cuando surge de derechos legales,
con independencia de que esos derechos sean transferibles o separables de la
entidad o de otros derechos u obligaciones; y su medicin monetaria es confiable
cuando exista evidencia de transacciones para el mismo activo u otros similares, o
la estimacin del valor dependan de variables que se pueden medir.
ALTA DE BIENES: Son bienes dados de baja que por su estado y utilidad son
reasignados a funcionarios para su utilizacin en otra dependencia.
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CODIGO: SA-M-03

AO GRAVABLE: Es el mismo ao calendario que comienza el primero de enero

y termina el 31 de diciembre, pero puede comprender lapsos menores aplicables a
sociedades que se constituyan o liquidan dentro del ao y a extranjeros que
lleguen al pas o se ausenten de l en el respectivo ao gravable.
ARRENDAMIENTO: Es un acuerdo, con independencia de su instrumentacin
jurdica, en el que el arrendador conviene con el arrendatario en percibir una suma
nica de dinero, o una serie de pagos o cuotas, por cederle el derecho a usar un
activo durante un periodo de tiempo determinado, con independencia de que el
arrendador quede obligado a prestar servicios en relacin con la explotacin o
mantenimiento de dicho activo.
Contrato convenido por las partes, en donde el arrendador transfiere el derecho de
utilizar un bien o un servicio, por un determinado perodo, y el arrendatario paga
por dicha cesin.
AVALO: Valor que se le asigna a un bien para fines especficos. El avalo puede
ser de tipo comercial, el que est dado por el precio de mercado y se realiza con el
fin de transarlo; y de tipo fiscal, que corresponde a la avaluacin realizada con
fines tributarios.
Proceso por el cual se estima el precio de un bien o derecho.
AVALO CATASTRAL. Estimacin del importe de un bien inmueble, segn un
mtodo de reconocido valor tcnico.
AVALO FISCAL. Indica el valor que le ha asignado el fisco a un bien y que
puede ser diferente del valor comercial.
Estimacin del importe de un bien con el propsito de hallar su base fiscal, segn
un mtodo de reconocido valor tcnico.
AVALO TCNICO. Proceso aplicado por peritos o especialistas para determinar
el valor de realizacin o de reposicin de un bien o derecho.
BIEN. Para efectos contables, activo de cualquier naturaleza. Como ejemplos se
tienen el efectivo, activos fijos, los materiales y artculos en proceso de
produccin.
BIEN BALDO. Terreno urbano o rural, sin edificar o cultivar, que forma parte de
los bienes del Estado porque se encuentra dentro de los lmites territoriales y
carece de otro dueo.
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CODIGO: SA-M-03

BIEN DE BENEFICIO Y USO PBLICO. Activo no transable destinado para el uso

y goce de todos los habitantes de un territorio, orientado a generar bienestar
social. Como ejemplos se tienen las vas de comunicacin, calles, plazas, puentes,
tneles, parques, monumentos vas.
BIEN DE CAPITAL. Activo que utilizado en un proceso productivo, permite
producir otros bienes o servicios que generan riqueza.
BIEN DE CONSUMO. Bien adquirido con la intencin de satisfacer una necesidad
inmediata de la Entidad, no necesitan transformacin productiva alguna, y su
consumo se realiza generalmente en el corto plazo.
BIEN DEVOLUTIVO: Bien adquirido con la intencin de satisfacer una necesidad
de la Entidad, que no se extinguen o consumen de manera inmediata, y que,
desde el punto de vista de su administracin, control y seguimiento, requieren ser
controlados.
BIEN DE USO PERMANENTE SIN CONTRAPRESTACIN. Bien recibido por la
entidad contable pblica sin que medie el traslado de la propiedad ni el
reconocimiento de contraprestacin alguna, para ser utilizado de manera
permanente en desarrollo de sus funciones de cometido estatal, con
independencia del plazo pactado para la restitucin. Este bien se reconoce como
propiedad, planta y equipo cuando la operacin se realiza entre entidades del
gobierno general.
BIEN DECOMISADO. Activo, dinero o valor confiscado por encontrarse vinculado
a procesos por presuntos delitos, que no tienen definida su situacin jurdica, los
cuales se encuentran en poder de los organismos competentes, de acuerdo con
la normatividad legal vigente. Tambin es conocido como bien incautado.
BIEN FISCAL. Activos que pertenecen al Estado, pero no estn al servicio libre de
la comunidad, sino destinados al uso exclusivo del Estado.
BIEN INMUEBLE: Todos aquellos bienes considerados bienes races, por tener
de comn la circunstancia de estar ntimamente ligados al suelo, unidos de modo
inseparable, fsica o jurdicamente, al terreno, bienes imposibles de trasladar o
separar del suelo sin ocasionar daos a los mismos, porque forman parte del
terreno o estn anclados a l. Activo que por su naturaleza no es posible trasladar
o transportar de un lugar a otro, pues se encuentra permanentemente adherido a
la tierra. Tambin es conocido como bien raz.
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CODIGO: SA-M-03

BIEN MUEBLE: Son aquellos que pueden trasladarse fcilmente de un lugar a

otro, manteniendo su integridad y la del inmueble en el que se hallen depositados.
Cualquier bien que pueda trasladarse de un lugar a otro.
BIEN PENDIENTE DE LEGALIZAR. Bien de la entidad contable pblica cuya
propiedad no ha sido formalizada con el ttulo o documento soporte idneo.
CESIN. Acto jurdico o administrativo por el cual el ttulo de bienes o derechos,
traspasa stos a otra persona en forma libre y voluntaria.
COMPROBANTE DE ENTRADA A ALMACN: Es el documento utilizado como
evidencia para el registro del ingreso de un bien.
COMPROBANTE DE SALIDA DE ALMACN: Es el documento utilizado como
evidencia para el registro de la salida de un bien.
CARTERA. Valores o efectos comerciales de curso legal a cargo de clientes.
COMODATO O PRSTAMO DE USO: Es un contrato mediante el cual una de las
partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o bien raz, para que
haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie despus de terminar
el uso.
Es un contrato mediante el cual el Departamento entrega o recibe bienes para

hacer uso de ellos gratuitamente durante un perodo determinado, a condicin de
que sean restituidos al trmino de dicho usufructo.
COSTO HISTRICO. Representa la asignacin de valor a los derechos, bienes,
servicios, obligaciones y dems transacciones, hechos y operaciones en el
momento en que estas suceden y est constituido por el precio de adquisicin o
importe original, adicionado con todos los costos y gastos en que ha incurrido la
entidad contable pblica para la prestacin de servicios, en la formacin y
colocacin de los bienes en condiciones de utilizacin o enajenacin. Adems, las
adiciones y mejoras efectuadas a los bienes, conforme a normas tcnicas
aplicables a cada caso, harn parte del costo histrico. En operaciones en que el
precio se ha pactado entre agentes, el costo histrico ser el monto convenido;
cuando no exista ninguno de los anteriores, se podr estimar empleando mtodos
de reconocido valor tcnico.
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CODIGO: SA-M-03

COSTO DE REPOSICIN. Criterio de actualizacin del costo histrico que

representa el precio que deber pagarse para adquirir un activo similar al que se
tiene, o el costo actual estimado de reemplazo de los bienes en condiciones
semejantes a los existentes.
DEPRECIACIN: Perdida de valor que experimenta un activo como consecuencia
de su uso, del paso del tiempo o por obsolescencia tecnolgica. Debido a la
depreciacin los activos van perdiendo su capacidad de generar ingresos. La
depreciacin puede ser medida en forma precisa slo al final de la vida til de los
activos, por esto se han ideado varios mtodos de clculo para estimar el monto
de la depreciacin en cada periodo.
Distribucin racional y sistemtica del costo de los bienes, durante su vida til
estimada, con el fin de asociar la contribucin de estos activos al desarrollo de las
funciones de cometido estatal.
DEPURACIN CONTABLE. Conjunto de actividades permanentes que lleva a
cabo la entidad contable pblica, tendientes a determinar la existencia real de
bienes, derechos y obligaciones que afectan el patrimonio pblico.
DEPURAR. Identificar y eliminar un error, falla de funcionamiento o falla en un
programa.2. Limpiar en un estado contable aquellas partidas que no estn
debidamente respaldadas o soportadas.
DIFERIDO. Costos y gastos incurridos para la adquisicin de bienes o servicios,
que con razonable seguridad proveern beneficios econmicos futuros, e ingresos
recibidos que, en razn a su origen y naturaleza, afectarn varios perodos
contables.
DOCUMENTO SOPORTE. Relacin, escrito o mensaje de datos indispensables
para efectuar los registros contables de las transacciones, hechos y operaciones
que realicen las entidades contables pblicas y pueden ser de origen externo o
interno. Son de origen externo los que provienen de terceros y describen
transacciones que involucran a un tercero, como comprobantes de pago, recibos
de caja, facturas, contratos o actos administrativos. Son de origen interno los
producidos por la entidad contable pblica, que explican operaciones o hechos
que no afectan directamente a terceros, como provisiones, reservas,
amortizaciones, depreciaciones y operaciones de cierre.
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CODIGO: SA-M-03

DONACIN. Liberalidad de una persona que transmite gratuitamente una cosa

que le pertenece, a favor de otra que la acepta.
EXENCIN FISCAL. Liberacin de impuestos o gravmenes que excusa del
cumplimiento de la correspondiente obligacin tributaria. Deduccin que se aplica
sobre las rentas de familias o personas que pagan impuestos.
FACTURA. Ttulo valor que el vendedor o prestador del servicio podr librar y
entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio. 2. Documento que el
vendedor entrega al comprador, detallando las mercancas vendidas o los
servicios prestados, indicando la naturaleza de cada uno de ellos, calidad,
cantidad, precio, condiciones, fechas, etc.
FALTANTE DE INVENTARIO. Menor valor de las cantidades reales de existencias
materiales comprendidas en el activo, comparadas con el que aparece en los
registros contables.
GRAVAMEN: 1. Obligacin que surge de forma unilateral y coactiva del hecho de
la sujecin del contribuyente o responsable, al poder de imposicin del Estado, sin
contraprestacin individual ni directa a favor de los mismos. 2. Derecho aduanero
o cualquier otro cargo de efecto equivalente, sea de carcter fiscal, monetario o
cambiario, que incide sobre las importaciones. 3. Afectacin o limitacin al dominio
sobre un bien mueble o inmueble.
IMPUESTO. Tributo obligatorio que exige el Estado a los individuos y empresas
que la ley seala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y
la provisin de bienes y servicios pblicos.
INDEXACIN. Accin de vincular el valor de un capital o de una venta a la
evolucin de una variable de referencia. (Precios, produccin, productividad).
NDICE DE PRECIOS AL CONSUMIDOR. 1. Nmero que resume las variaciones
de los precios de una canasta de bienes, la cual se supone que es representativa
del consumo de una familia promedio. 2. Promedio ponderado de los precios de
todos los bienes que componen la canasta.
INFRAESTRUCTURA. Inversin de capital utilizada en la provisin de servicios
pblicos, tales como transporte, comunicaciones, agua potable, energa, servicios
sanitarios, vivienda, educacin, carreteras, puertos, ferrocarriles y escuelas.
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CODIGO: SA-M-03

INVENTARIO: Stock o acopio de insumos, materias primas, productos en proceso

y bienes terminados que son mantenidos por una empresa. Las causas ms
importantes que obligan a las empresas a mantener inventarios son: El
abastecimiento de insumos y materias primas junto con las ventas de productos
terminados, no son procesos que se crean en ciertos momentos entre el
aprovechamiento de insumos y las ventas. Dado que el comportamiento de la
demanda por bienes no se puede predecir con exactitud, es necesario mantener
inventarios para satisfacer los aumentos inesperados de la demanda. Existencias
de materias primas productos y bines finales que mantienen los productores y
organizaciones de mercadeo.
Bien tangible o intangible, mueble o inmueble, adquirido o producido por la entidad
contable pblica, con la intencin de ser comercializado, transformado o
consumido en actividades de produccin de bienes o prestacin de servicios, o
para suministrarlo en forma gratuita a la comunidad.
FUNCIONES DE COMETIDO ESTATAL: Mecanismo o procedimiento consistente
en el conteo o control de todos los bienes, derechos o valores.
KRDEX. Forma contable en la que se resumen movimientos relacionados con
las existencias de materiales, suministros y productos terminados.
MANUAL. Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y
sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y
procedimientos de los rganos de una institucin; as como las instrucciones o
acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al
personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institucin.
Conjunto de instrucciones y explicaciones escritas que aborda los aspectos
sustanciales de una materia.
MEJORA. Se considera mejoras las inversiones que aumentan la capacidad de

servicio de las bienes, ya sea extendiendo la vida til o incrementando su
productividad. Como consecuencia de ello, al beneficiarse perodos futuros, el
costo de la mejora se carga al activo.
Erogacin u obligacin contrada con relacin a un activo fijo que tiene como
propsito introducir cambios cualitativos al bien y que pueden aumentar su
productividad.
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CODIGO: SA-M-03

MERMA. Es una prdida o reduccin de un cierto nmero de mercancas o de la

actualizacin de un stock que provoca una fluctuacin, es decir, la diferencia entre
el contenido de los libros de inventario y la cantidad real de productos o mercanca
dentro de un establecimiento, negocio o empresa.
Disminucin en cantidad (peso o medida) que sufren las mercancas por causas
normales.
MTODOS DE DEPRECIACIN Y AMORTIZACIN. Conjunto de operaciones
tcnicas que reflejan el patrn de consumo de los beneficios econmicos, o del
potencial de servicio que un activo incorpora. Son considerados mtodos de
reconocido valor tcnico, entre otros, los siguientes: lnea recta, nmero de
unidades de produccin u horas de trabajo, suma de los dgitos de los aos y
doble tasa sobre saldo decreciente.
OBSOLESCENCIA. Disminucin de la vida til de un bien de consumo o de un bien de
capital, debido a un cambio econmico o al avance tecnolgico. La obsolescencia se debe
distinguir de la depreciacin que consiste en el deterioro fsico del bien por su uso o por el paso del
tiempo. La obsolescencia se presenta como resultado del surgimiento de bienes de mejor calidad,
mayor aceptacin o menor costo, cuya aparicin hace antieconmico seguir produciendo con los
antiguos bienes de capital o continuar consumiendo los mismos bienes.
Disminucin de la vida til de un bien de consumo, de un bien de capital o de una

mercanca, debido a un cambio econmico, al avance tecnolgico o a variaciones
en las caractersticas mismas de los bienes, que se presenta como resultado del
surgimiento de bienes de mejor calidad, mayor aceptacin, mayor productividad,
menor costo o por efectos de la produccin o el entorno.
PERMUTA: Tambin puede ser un contrato por el cual uno de los contratantes se
obliga a entregar el dominio de una cosa y una suma de dinero, pero cabe aclarar
que en algunas legislaciones, si la parte en numerario es superior o igual al valor
de la cosa, el contrato se considera de compraventa.
1. Contrato por el que se entrega una cosa a cambio de recibir otra. 2. Contrato
en que las partes se obligan mutuamente a dar una especie o cuerpo cierto por
otro.
PERSONA JURDICA. Es un ente ficticio, capaz de ejercer derechos y de
contraer obligaciones civiles y de ser representada judicial y extrajudicialmente.
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CODIGO: SA-M-03

Ente ficticio, capaz de ejercer derechos y contraer obligaciones, y de ser

representado judicial y extrajudicialmente.
PERSONA NATURAL. Individuo de la especie humana, cualquiera sea su edad,
estirpe, sexo o condicin.
PLACA DE INVENTARIOS: Etiqueta adhesiva que contiene el nmero
consecutivo que permite la identificacin de un bien devolutivo en el inventario.
PLAN DE DESARROLLO. Es una herramienta de gestin que promueve el
desarrollo social en un determinado territorio y de esta manera, sienta las bases
para atender las necesidades insatisfechas de la poblacin, tambin para mejorar
la calidad de vida de todos los ciudadanos.
Documento que establece los propsitos y objetivos de largo plazo, metas y

prioridades a mediano plazo y las estrategias y lneas generales de poltica que
orientan las actividades para cada periodo de gobierno.
PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES. Plan que seala los proyectos de
inversin clasificados por sectores, rganos y programas coherentes con lo
establecido en el plan de inversiones pblicas del plan de desarrollo y con el plan
financiero.
PLAZO. 1. Fecha o perodo de tiempo sealado para el nacimiento o la extincin
de obligaciones de una persona o el momento en que podr ejercer derechos. 2.
Perodo de tiempo cuya amplitud es especfica y depende del grado de ajuste de
diferentes variables
PLIZA. Documento por medio del cual se perfecciona y prueba el contrato de
seguro.
PRECIO: Medida del valor de una mercanca o servicio en trminos monetarios o
en cualquier otro medio de pago aceptado. El pago por la compra de bienes se
denomina precio, el pago de los servicios del trabajo se llama sueldo o salario
y el pago por prestar fondos es el inters.
1. Valor de intercambio de un bien o servicio, establecido por la interaccin de
oferentes y demandantes. 2. Relacin de intercambio de un bien por otro.
PRESCRIPCIN: Es un instituto jurdico por el cual el transcurso del tiempo
produce el efecto de consolidar las situaciones de hecho, permitiendo la extincin
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CODIGO: SA-M-03

de los derechos o la adquisicin de las cosas ajenas. Institucin jurdica, en virtud

de la cual se adquieren o se extinguen derechos, por haber agotado un trmino
de tiempo fijado por la Ley.
PRSTAMO: Transferencia temporal de recursos entre agentes econmicos,
donde el prestatario se compromete a restituir dichos recursos a su prestamista,
adems de pagar el inters pactado.
PRSTAMO DE BIENES: El hecho mediante el cual se hace entrega temporal de
bienes muebles a funcionarios de la Entidad para uso dentro o fuera de ella con el
nico fin de facilitarles el cumplimiento de actividades propias del cargo que
desempean, con la obligacin de devolverlos en las mismas condiciones en que
lo recibieron y en el trmino fijado, asumiendo directamente la responsabilidad
personal por prdida, dao o deterioro que pueda causarse durante el perodo de
tenencia.
PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL: Conjunto de actuaciones
administrativas adelantadas por las Contraloras con el fin de determinar y
establecer la responsabilidad de los servidores pblicos y de los particulares,
cuando en el ejercicio de la gestin fiscal o con ocasin de esta, causen por
accin u omisin y en forma dolosa o culposa un dao al patrimonio del Estado.
PROCESO JUDICIAL: Conjunto de trmites desarrollados por un juzgado que se
derivan de las demandas interpuestas ante un juez para que se revisen derechos
presuntamente violados por un tercero, as como las pretensiones econmicas
que, a su juicio, subsanan el perjuicio causado.
PRODUCCIN DE BIENES: Proceso de transformacin que realizan las
entidades contables pblicas, en el cual a partir de la combinacin de insumos,
mano de obra y el uso directo o indirecto de otros factores, se elaboran nuevos
bienes que se destinan al consumo final, comercializacin o suministro gratuito a
la comunidad.
PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Bienes tangibles de propiedad de la
entidad contable pblica que se utilizan para la produccin y comercializacin de
bienes y la prestacin de servicios, la administracin de la entidad contable
pblica, as como los destinados a generar ingresos producto de su
arrendamiento, y, por tanto, no estn disponibles para la venta en desarrollo de
actividades productivas o comerciales, siempre que su vida til probable en
condiciones normales de utilizacin, exceda de un ao. Tratndose de las
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CODIGO: SA-M-03

entidades contables pblicas del gobierno general, incluye los bienes para el uso
permanente recibidos sin contraprestacin de otras entidades del gobierno
general.
RECUPERACIN DE CARTERA: 1. Procedimiento administrativo por el cual una
entidad contable pblica busca cobrar los derechos que a una fecha determinada
se consideran vencidas, bien sea que se encuentren provisionadas o se hayan
retirado del balance. 2. Concepto presupuestal que representa los ingresos
provenientes del recaudo de las cuentas por cobrar correspondientes a vigencias
anteriores que en su momento se consideraron irrecuperables o que no se
registraron al cierre del ejercicio fiscal.
RECURSO NATURAL NO RENOVABLE: Un recurso natural que no puede ser

producido, regenerado o reutilizado a una escala tal que pueda sostener su tasa
de consumo. Estos recursos frecuentemente existen en cantidades fijas o son
consumidos mucho ms rpido de lo que la naturaleza puede recrearlos.
Se llama reservas a los contingentes de recursos que pueden ser extrados con
provecho. El valor econmico (monetario) depende de su escasez y demanda, y
es un tema que preocupa a la economa. Su utilidad como recursos depende de
su aplicabilidad, pero tambin del costo econmico y del costo energtico de su
localizacin y explotacin.
Bien que, por sus propiedades, se encuentra en la naturaleza sin que haya sido
objeto de transformacin, y no es susceptible de ser reemplazado o reproducido
por otro de las mismas caractersticas.
REGISTRO: Principio de Contabilidad Pblica que establece que los hechos
financieros, econmicos, sociales y ambientales deben contabilizarse de manera
cronolgica y conceptual observando la etapa del proceso contable relativa al
reconocimiento, con independencia de los niveles tecnolgicos de que disponga la
entidad contable pblica, con base en la unidad de medida.
REGISTRO CONTABLE: Anotacin contable que debe ser realizada en los libros
de contabilidad para reconocer una transaccin contable o un hecho financiero,
econmico, social o ambiental que afecte a la entidad contable pblica.
RESCISIN: es un concepto que hace referencia al negocio jurdico por el que se
deja sin efecto, mediante declaracin judicial, un negocio, contrato o acto jurdico.
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CODIGO: SA-M-03

Tambin conocida como la accin de nulidad de los contratos o negocios jurdicos,

y en derecho notarial, como accin proforma.
Se entiende principalmente con respecto a los contratos, negocios o actos
jurdicos que estn afectados de la nulidad relativa, de la cual en la mayora de las
legislaciones anglosajonas, solo le es permitida intentarla a la persona en cuyo
favor se ha establecido, a menos que sea sta la que reporta un provecho o
enriquecimiento.
SALIDA: Tipo de Movimiento con el que se contabiliza una salida de bienes, bien
sea para uso, mantenimiento, traspaso, donacin, venta o baja.
SEGURO: Contrato por el cual las personas o entidades, a partir del pago de una
prima, se cubren financieramente de la probabilidad de ocurrencia de un
acontecimiento que pueda impactar el logro de sus objetivos.
SOFTWARE: Conjunto de instrucciones lgicas que permiten operar un equipo.
Comprende todo tipo de programas, utilidades, aplicaciones, sistemas operativos,
drivers, entre otros, que hacen posible que el usuario pueda trabajar con la
mquina (computador).
TRASLADO DE BIENES: Se entiende por traslado el cambio de la ubicacin
fsica o del responsable registrado en el acta de inventarios de un bien corporal
mueble.
UNIDAD DE MEDIDA: Criterio del principio de medicin, segn el cual la
cuantificacin en trminos monetarios debe hacerse utilizando el peso que es la
moneda nacional de curso forzoso, poder liberatorio ilimitado, y sin subdivisiones
en centavos. As mismo, establece que en el caso de hechos que no sean
susceptibles de ser cuantificados monetariamente se aplicar lo reglamentado por
las normas tcnicas de contabilidad pblica.
VALOR AGREGADO: El valor agregado es el valor econmico adicional que
adquieren los bienes y servicios al ser transformados durante el proceso
productivo. En otras palabras, el valor econmico que un determinado proceso
productivo aade al que suponen las materias primas utilizadas en su produccin.
1. Adicin neta de valor que se incorpora a las materias primas o bienes
intermedios en las distintas etapas del proceso productivo, hasta que ellos se
convierten en bienes de consumo final. 2. Caracterstica o servicio extra que se le
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CODIGO: SA-M-03

da al producto o servicio con el fin de conseguir una mayor satisfaccin del cliente
o usuario.
VALOR DE REALIZACIN: Importe en efectivo o el equivalente mediante el cual
se espera sea convertido un activo o liquidado un pasivo, en condiciones
normales.
VALOR EN LIBROS: Diferencia entre el monto bruto de una partida o grupo de
partidas de activos, segn aparece en los libros de contabilidad, y cualquier
deduccin o compensacin aplicable.
VALOR EN LIBROS DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO: Valor resultante
de restarle al costo histrico de un bien, la depreciacin o amortizacin
acumulada y la provisin, y sumarle la valorizacin.
VALOR INTRNSECO: Es el valor de decisin de comprar o vender una accin y
se basar en la relacin entre este valor y el precio de cotizacin. Si el precio de
cotizacin es inferior al valor intrnseco y ofrece un margen de seguridad
adecuado, un inversor valu comprar.
1. Monto que resulta de dividir el patrimonio de la entidad por el nmero de
acciones en circulacin. 2. Porcin total del patrimonio que representa cada accin
incluyendo las valorizaciones.
VALORIZACIN: Aumento neto del valor de los activos, determinado mediante
avalos con criterios y normas de reconocido valor tcnico.
VENTA: Contrato que consiste en que una de las partes se obliga a transferir la
propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero o medios lquidos.
VENTA DE ACTIVOS: Concepto presupuestal que define los ingresos que reciben
las entidades pblicas, por concepto de la venta de activos no corrientes de su
propiedad, incluidos los ttulos valores de vencimiento mayor a un ao.
VERIFICABILIDAD. Criterio tcnico de la informacin contable que permite que
ella sea Confiable. La informacin contable pblica es verificable cuando es
posible comprobar su razonabilidad y objetividad a travs de diferentes
mecanismos de comprobacin.
VIDA TIL: 1. Perodo durante el cual se espera que un activo pueda ser usado
por la entidad contable pblica, en desarrollo de sus funciones de cometido
estatal. 2. Nmero de unidades de produccin o unidades de trabajo que la
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CODIGO: SA-M-03

entidad contable pblica espera obtener del activo. 3. Capacidad estimada de

produccin correspondiente a las unidades que se espera extraer de un recurso
natural no renovable en explotacin.

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MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

CARLOS ANDRES AMAYA RODRIGUEZ

ANA CAROLINA ESPITIA JEREZ

URIEL HERNANDO FORERO MATALLANA

ELINA ULLOA SAENZ

CARLOS ALBERTO CANARIA CARDOSO

JULIAN ANTONIO PIA CAMARGO

TUNJA, NOVIEMBRE DE 2016

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

VICTOR HERNANDO ALARCON - ALMACENISTA GENERAL

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

8.1.9 ENTRADA POR COMPRA PARA GASTO SOCIAL

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

Con la adopcin de este manual queremos dar cumplimiento a las normas

El manual busca actualizar y armonizar los procedimientos de orden

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

El contenido contempla diferentes situaciones que se pueden presentar con

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

La regulacin que se adopta tiene como cobertura la administracin de los bienes

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

Determinar los mecanismos para ejercer el control legal, tcnico contable y

Determinar los aspectos generales y particulares considerados tanto para

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

Definir las condiciones y requerimientos para retirar de forma definitiva tanto

Las disposiciones contempladas en el presente manual, establecen normas y

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

Constitucin Poltica 1991 Carta Magna

Decreto 855 28/04/1994 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 en

Decreto 1222 18/04/1986 Por el cual se expide el cdigo de rgimen departamental

Ley 115 08/02/1994 Por el cual se expide la Ley General de Educacin

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

Ley 734 05/02/2002 Por el cual se expide el cdigo disciplinario nico

Ley 42 26/01/1993 Sobre la Organizacin del Sistema de Control Fiscal Financiero y

Rgimen de 15/05/2012 Conjunto de polticas, principios, normas y procedimientos

Plan General de Contabilidad

Catlogo General de Cuentas

Doctrina Contable Pblica

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

1. PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO

Forman parte de estas cuentas los bienes muebles o inmuebles de carcter

1.1 Activos fijos no depreciables

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

1.3 Muebles en bodega

1.4 Activos fijos depreciables

2. ORGANIZACIN Y MANEJO DE LOS BIENES

2.1.1 Inventario de bienes en bodega

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2.1.2 Inventario de activos en servicio

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

soportes para que el responsable de Almacn, realice el respectivo Comprobante

3.1.2. ENTRADA POR NUEVAS EXISTENCIAS EN EL INVENTARIO

MANUAL PARA EL MANEJO Y CONTROL FECHA: 06/Sep./2016

3.1.3. ENTRADA POR ADICIONES Y MEJORAS DE BIENES

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3.1.7. ENTRADA POR DONACION

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3.1.12. ENTRADA POR REINTEGRO DE BIENES ENTREGADOS A OTRA

PROCEDIMIENTO PARA LA VENTA EN PBLICA SUBASTA