Unidad de Gestión Educativa Local Quispicanchi

EL LIBRO CAJA EN LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

1. EL LIBRO CAJA

Es un libro contable de carácter obligatorio en el que se registra cronológicamente el manejo del

dinero efectivo (ingresos y gastos), realizados por la Institución Educativa en un determinado
período, con la finalidad de establecer un equilibrio entre las entradas y salidas de dinero, así
como retiros con cheque del banco. El Libro Caja debe ser legalizado previamente ante un Notario
Público y en su ausencia lo hará Juez de Paz o la máxima autoridad de la localidad, posteriormente
será firmada por él o los responsables del manejo de las cuentas.

2. REGISTRO DE LOS INGRESOS Y EGRESOS EN EL LIBRO CAJA

El Libro Caja está dividido en dos partes: Ingresos (el Debe) y Egresos (el Haber); todas las páginas
están debidamente foliadas y no se pueden sustraer (arrancar) bajo ningún motivo. En Ingresos
registran cronológicamente las entradas provenientes de la venta de bienes y/o servicios. Estos
ingresos deben estar sustentados con Recibos de Ingresos, que serán visados por el o los
responsables del manejo de las cuentas. En Egresos registran cronológicamente las salidas o
gastos por la compra de bienes y/o servicios, sustentados con los respectivos comprobantes de
gastos como: boletas de ventas y facturas (en este caso la I.E. deber tener RUC) y/o declaraciones
juradas para los casos en los que no es posible obtener boletas o facturas.

Todos los comprobantes de pago (boletas y facturas) para su validez deben estar autorizados por
la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria-SUNAT. Las instancias de gestión
educativas descentralizadas son encargadas de supervisar el correcto uso de los ingresos captados
por la Institución Educativa. Cuando exista denuncia por una inadecuada administración de los
ingresos, realizará la investigación y si el caso lo amerita se iniciará procesos administrativo al
responsable. De conformidad a lo dispuesto en la R.M. Nº 218-2004-ED, todas las Instituciones
Educativas del Estado deben tener un solo Libro Caja que se denomina: Libro de Caja de los
Recursos Directamente Recaudados, que será de responsabilidad del Tesorero o de quien haga sus
veces. Si la Institución Educativa no cuenta con Tesorero, el CONEI decidirá entre sus miembros
quien será el responsable de dicha labor.

El D.S. 009-2005-ED “Reglamento de la Gestión del Sistema Educativo” dispone en los Arts. Nos.
37°, 38° y 39°, que los Recursos Propios de las Instituciones Educativas Públicas, son gestionados
por el Comité de Gestión de Recursos Propios de cada Institución Educativa Para esto, el Tesorero
depositará a la cuenta bancaria de la Institución Educativa, todas las entradas, en casos
excepcionales, por razones de lejanía a entidades bancarias, el Comité administrará directamente
dichos recursos, estableciendo mecanismos de transparencia, que incluyen brindar información a
los padres de familia y autoridades educativas. Los recursos propios que genera y las donaciones
que reciba en dinero (por ser libro caja), se destinarán a mejorar la calidad del servicio educativo,
que incluye entre otros, la adquisición de material educativo y el mantenimiento de la
infraestructura.