PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

PLAN DE CONTINGENCIA DESARROLLO DE LA
FORMACIÓN – COVID19 FORMACIÓN VIRTUAL MES DE
ABRIL DE 2020 FICHA 2164821

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: GESTION EMPRESARIAL

● Código del Programa de Formación: 621201
● Nombre del Proyecto: IMPLEMENTACION DE UN PLAN DE MEJORA CONTINUA EN LA
GESTION EMPRESARIAL DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN.
● Fase del Proyecto: EJECUCIÓN
● Actividad de Proyecto: Implementar acciones del proyecto.
● Competencia: OORGANIZAR EVENTOS QUE PROMUEVAN LAS RELACIONES
EMPRESARIALES, TENIENDO EN CUENTA EL OBJETO DE LA EMPRESA.
● Resultados de Aprendizaje: Alcanzar: Aplicar elproceso administrativo al desarrollo del evento,
de acuerdo con el protocolo, los medios de divulgación y las políticas de la organización.
● Duración de la Guía: 50 horas

2. PRESENTACIÓN

Apreciado Aprendiz
Como proceso administrativo se entiende el conjunto de acciones interrelacionadas e interdependientes
que conforman la función de administración e involucra diferentes actividades tendientes a la consecución
de un fin a través del uso óptimo de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.

Al hablar de organización de eventos el proceso administrativo está inmerso en todo su desarrollo,

desde la planeación hasta el control, en esta medida para lograr tener éxito en cualquier tipo de
evento, la planeación es fundamental, esta fase incluye actividades de escritorio, la organización
involucra el tema de logística y la asignación de materiales y presupuesto, la dirección donde se
designan las responsabilidades de los diferentes comités y el control que abarca la evaluación
permanente de todo el proceso administrativo en sí.

Independiente del tipo de evento este se debe divulgar para que se logre contar con la asistencia
proyectada del público objetivo al cual se desea transmitir la información, de igual manera se debe
evaluar al finalizar el evento su realización y el cumplimiento de los objetivos.
Bienvenidos al desarrollo de esta nueva competencia donde se logara desarrollar habilidades tanto de
trabajo en equipo como individuales.

“Les auguro el mejor de los éxitos desde este momento”

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3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL

3.1.1 Actividad de Reflexión 1: EVENTO EN MEDIO DE LA PANDEMIA
Apreciado Aprendiz: Usted es requerido para organizar un evento de tipo familiar, el objetivo es lograr unir
parientes que se encuentran fuera del municipio, departamento o país, ¿qué tipo de evento y que
estrategias emplearía para llevar a cabo esta actividad con eficiencia y eficacia? Comparta su propuesta en
un Foro N°1 que se abrirá en la Plataforma Territorum.
● Duración: Dos (05) horas
● Desarrollo: Individual
● Evidencia: Texto en archivo Word donde respondan las preguntas del Foro N°1, los cuales deberán
cargar en la plataforma Territorium.

3.2. ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS

PARA EL APRENDIZAJE
3.2.1. Actividad de Contextualización 1: PROCESO ADMINISTRATIVO, DIVULGACION, CONTROL EN
TODO EVENTO Y GLOSARIO
Apreciados Aprendices: Cada equipo de trabajo debe diseñar una actividad grupal para ser desarrollada en
el ambiente virtual (El equipo de trabajo debe programar la reunión por Zoom o por Skype o por el medio
de su preferencia), donde debe identificar las fases del proceso administrativo, la divulgación de la
actividad, así como la evaluación al finalizar dicha actividad, haciendo énfasis en el cumplimiento o no de
los objetivos.
● Duración: Dos (05) horas
● Desarrollo: En equipo
● Evidencia: Elaboren un informe en Word relacionado con la temática. De igual manera cada
equipo debe seleccionar un glosario de términos que contribuyan con la conceptualización de la
competencia.

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN

3.3.1. Actividad de Apropiación 1: CLASIFICACIÓN DE EVENTOS
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Apreciados Aprendices: En sus equipos de trabajo consulten las clases de eventos que se pueden ejecutar
en las diferentes actividades relacionadas con diversos temas de interés. Posteriormente elaboren un
cuadro comparativo destacando las características de cada uno de ellos. Socialicen la actividad en plenaria,
acordando con los demás equipos el día y la hora del encuentro sincrónico y subir en la plataforma
Territorium la evidencias el cuadro comparativo.
● Duración: (05) horas
● Desarrollo: En equipo
● Evidencia: Documento en archivo Power Point donde diligencia el cuadro comparativo.

3.3.2. Actividad de Apropiación 2: DIAGRAMA DE GANTT EN LA ORGANIZACIÓN DE ACTIVIDADES

Consulten todo lo relacionado con Diagrama de Gantt y elaboren un ejemplo práctico donde se pueda
evidenciar la programación de las actividades de un evento (se les sugiere el evento solicitado en el Primer
punto de Reflexión inicial) y el uso del tiempo, socializar en plenaria, mediante un encuentro sincrónico y
subir la evidencia en la Plataforma Territorium.
● Duración: Dos (05) horas
● Desarrollo: Individual
● Evidencia: Documento en archivo Excel o pdf donde respondan con la actividad del Diagrama de
Gantt, los cuales deberán cargar en la plataforma.

3.3.3. NORMA TECNICA COLOMBIANA EN LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

Apreciados Aprendices, teniendo en cuenta la NTC OPC 001 relacionada con operación de congresos, ferias
y convenciones realice un resumen para ser socializado en plenaria, (acordar fecha para el encuentro
sincrónico), dicho resumen será la evidencia en plataforma.
● Duración: Dos (05) horas
● Desarrollo: Individual G
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 ● Evidencia: Elaboren un informe en Word relacionado con la temática. De igual manera cada
Aprendiz debe seleccionar un glosario de términos que contribuyan con la conceptualización de la
Norma NTC OPC 001 de la competencia organizar Eventos.

3.3.4. PRESUPUESTO COMO HERRAMIENTA DE PROYECCION.

En sus equipos de trabajo diseñen un modelo de presupuesto personal, posteriormente adapten dicho
modelo a un evento familiar cuya actividad va a ser la celebración de las bodas de plata de sus abuelos.
Presenten la adaptación del modelo como evidencia de esta actividad para subirla en Plataforma
Territorium.
● Duración: Dos (05) horas
● Desarrollo: Individual
● Evidencia: Documento en archivo Excel o pdf donde respondan con la actividad del Diagrama de
Gantt, los cuales deberán cargar en la plataforma.

3.3.5. NORMAS DE ETIQUETA Y PROTOCOLO EMPRESARIAL.

Apreciados Aprendices: En sus equipos de trabajo diseñen una actividad lúdica relacionada con protocolo y
etiqueta empresarial, la cual compartirán con el resto del grupo dicha actividad realizada en un video y
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evidenciar su desarrollo en plataforma Territorium.
● Duración: Dos (05) horas
● Desarrollo: En equipos de trabajos.
● Evidencia: Documento en archivo Video o Power Point, donde respondan con la actividad lúdica.

3.3.6.NORMAS PARA CONSERVACION DE ARCHIVOS RELACIONADOS CON EL EVENTO

Apreciados Aprendices: Consulten todo lo relacionado con las normas de conservación de archivo
actualmente vigentes en Colombia, elaboren un cuadro resumen como evidencia que debe reposar en la
Plataforma Territorium. Socialicen el documento al resto de sus compañeros.
● Duración: Dos (05) horas
● Desarrollo: En equipo
● Evidencia: Elaboren un informe en Word relacionado con la temática. De igual manera cada
equipo debe seleccionar un glosario de términos que contribuyan con la conceptualización del
tema de la competencia.

3.3.6. EVENTOS EN DIVERSOS TEMAS DE INTERES.

Cada equipo de trabajo debe diseñar un evento que involucre algún tema de interés, teniendo en cuenta
todos los protocolos que este requiere, presenten las evidencias respectivas de esta actividad en su
plataforma Territorium, elijan un evento cultural, artístico, religioso, deportivo, literario, evento de
divulgación en temas de interés. Para ello tenga en cuenta: la planeación del evento, su divulgación, el
perfil de los ponentes o conferencistas si es el caso, normas de seguridad ocupacional, presupuesto, Gantt,
alianzas estratégicas, memorias del evento entre otros aspectos.

3.3.7.EVENTO EN IDIOMA INGLES

En sus equipos de trabajo diseñen un evento corto con un tema de interés actual, en idioma
ingles para ser compartido en plenaria (Acordar fecha del encuentro sincrónico. Suban las
evidencias de esta actividad a la Plataforma Territorium, para lograr mayor eficiencia se tendrá el
acompañamiento y apoyo del instructor (a) de inglés.

3.3.9.EVENTO EMPRESARIAL
En sus equipos de trabajo realicen una consulta detallada relacionada con evento de tipo empresarial,
posteriormente diseñen una prueba piloto, donde cada grupo asumirá el rol de organizador del evento y el
resto de los compañeros como asistentes. Los documentos generados y la toma fotográfica serán la
evidencia en plataforma. Tenga en cuenta para el desarrollo de esta actividad la estructuración de
manuales de funciones, manuales de procedimientos y organización de comités.

Cibergrafia

https://www.youtube.com/watch?v=v56cWuzyHYU

3.4. Actividades de Transferencia del Conocimiento

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3.4.1. Actividad de Transferencia 1: EVENTO DEPORTIVO
Apreciados Aprendices, toda la Formación, debe organizar un evento de tipo deportivo donde la
participación debe ser masiva de todos sus integrantes, se debe evidenciar de manera documental y
mediante la toma fotográfica, estas evidencias deben reposar en Plataforma Territorium.
● Duración: Siete (10) horas
● Desarrollo: Grupos de 3 a 5 integrantes
● Evidencia: Diapositivas Power Point

3.4.2. Actividad de Transferencia 2. EVENTO PARA MICROEMPRESARIOS DE CARTAGENA

Como equipo de trabajo todos los integrantes de la Formación deben planear, organizar, ejecutar y evaluar
un evento empresarial dirigido a los microempresarios de nuestro municipio. El grupo será el encargado de
todo el evento desde la planeación, conformación de comités, alianzas estratégicas, presupuesto, logística
hasta la entrega de memorias y certificado de participación del evento (De acuerdo con el proyecto se
recomienda una Feria empresarial). La evidencia será la toma fotográfica y los documentos soporte que
deben reposar en el archivo. Y serán subidas a la Plataforma Territorium.
● Duración: Siete (10) horas
● Desarrollo: Grupos de 3 a 5 integrantes
● Evidencia: Diapositivas Power Point

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento : PARTICIPA DILIGENTEMENTE EN

LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN Tecnica: Formulación de
DE EVENTOS, DE ACUERDO CON
LAS FASES DEL PROCESO preguntas
Cuestionario individual
ADMINISTRATIVO, SIGUIENDO EL Instrumentos: Cuestionarios
relacionado con la competencia.
CONDUCTO REGULAR DE
ACUERDO CON EL ORGANIGRAMA
Y NORMAS INSTITUCIONALES.

Evidencias de Desempeño: Tecnica: Elaboración de

Lúdica relacionada con protocolo
y etiqueta empresarial
OPERA DE MANERA RESPONSABLE
LOS RECURSOS TECNOLÓGICOS Productos.
REQUERIDOS PARA LA Instrumentos: Lista de Chequeo
PLANEACIÓN, COORDINACIÓN Y
EJECUCIÓN DEL EVENTO.

APLICA RIGUROSAMENTE LAS Técnica: Observación Directa

NORMAS Y LA LEGISLACIÓN
Evidencias de Producto:
VIGENTE PARA LA ORGANIZACIÓN
Y CONSERVACIÓN DE LOS
 Informe en Word
DOCUMENTOS, PRODUCTO DEL
Actividad grupal EVENTO, DE ACUERDO CON EL Instrumento: Lista de Chequeo
 Cuadro comparativo SOPORTE. ELABORA de desempeño
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 clases de eventos.
 Diagrama de Gantt ORGANIZA DE MANERA CRÍTICA
 Resumen NTC OPC LOS EVENTOS Y SUS ETAPAS; EL
001. OBJETIVO, LA MAGNITUD Y LA
 Presupuesto evento NATURALEZA.
familiar.
RECIBE Y REGISTRA MENSAJES
 Resumen de Normas para
ORALES Y ESCRITOS,
la conservación de RELACIONADOS CON LA
archivos. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS,
 Evidencia documental y CARA A CARA O A TRAVÉS DE
fotografía, evento de CUALQUIER MEDIO TECNOLÓGICO.
interés actual.
 Evidencia documental y ELABORA LA AGENDA PARA EL
fotografía de evento EVENTO
deportivo.
DISEÑA DE MANERA OBJETIVA
 Evidencia documental y EL PERFIL PROFESIONAL DE LOS
fotografía de evento PONENTES O CONFERENCISTAS,
empresarial al sector de ASISTENTES E INVITADOS Y
Microempresarios de REALIZA LOS CONTACTOS
Cartagena. RESPECTIVOS, IDIOMA ESPAÑOL
E INGLES.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Agenda: Es la lista de participantes que expondrán una presentación en el escenario

(durante una conferencia), así como el horario y tiempo estimado de cada presentación.
La agenda se entrega a los asistentes de una conferencia como parte de su registro al
evento.

Aperitivo: Un pequeño platillo o bebida usada para incitar el apetito del comensal, que
se entrega previo a una cena de gala (mientras se sienta a los invitados).

Asistentes: Los individuos listados a participar en una conferencia o evento. Este

término también toma e n cuenta prensa, exhibidores, ponentes e invitados.

Base de datos: Consiste en un archivo con toda la información disponible acerca de los
asistentes, participantes, expositores y empresas involucradas en el evento.

Evento: Se refiere a la totalidad de actividades con una meta definida por la cual se
lleva a cabo la conferencia, junta, reunión, fiesta, celebración, gala, cóctel, etc.
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Lobby: Área de entrada a un edificio donde se realizará un evento. Esta área se utiliza
para fines del evento como recibidor, lugar de registro, para montar exhibiciones o
incluso para servir alimentos o aperitivos.
Maestro de ceremonias: Persona que sirve de enlace entre el lugar, el cliente y los invitados. Ayuda a llevar
el orden, las reglas y las regulaciones de un evento – llama a los invitados a cenar, a sentarse, anuncian a
los conferencistas, etc.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

 Parker Follett Mary (1997). Mary Parker Follett Precursora de la administration. Ed. McGraw Hill.
México D.F
 Chiavenato Idalberto (2006). Introducción a la teoría general de la administración. Tercera
edición. Ed. McGraw Hill. México D.F.
 Biblioteca virtual Sena

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) INES ELIDA CARARSCAL Instructora Coordinación Mayo 2020

misional

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

https://www.slideshare.net/gcfusco/organizacindeeventoscaece-1141331

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LINK PARA RECORTAR IMAGENES
https://www.iloveimg.com/es/descarga/cq197fl3n27vgl8708rttyzsbr9tdpw1t9pr8f58rmnxnpcz2Awr89m09
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