SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN CODIGO:

EL TRABAJO VERSIÓN: 01
PROCEDIMIENTO DE IDENTIFICACIÓN DE FECHA: 26/03/2020
REQUISITOS LEGALES Página 1 de 3

1. OBJETIVO:

Identificar los requisitos legales y de otra índole aplicables a la empresa y desarrollo

de sus procesos garantizando su inclusión, análisis, comunicación y evaluación
oportuna, para asegurar su cumplimiento de estos.

2. ALCANCE:

Este procedimiento tiene alcancea todos los requisitos legales en Sistemas de gestión
en seguridad y salud en el trabajo (normas y regulaciones) vigentes en Colombia y
aplicables a la empresa, así como requisitos de otra índole que le competan a la
actividad desarrollada por de __________.

3. DEFINICIONES:

 REQUISITO LEGAL: Condición(es) que establece la ley para el ejercicio

del(los) derecho(s) de la organización.

 NORMATIVIDAD: Es el marco Regulatorio Nacional que existe en el

ordenamiento jurídico y que regula los distintos comportamientos y acciones de
toda persona natural o jurídica.

 LEY: Norma expedida por el Congreso de la República y que tiene como

característica ser de contenido general, abstracto e impersonal.

 DECRETO - LEY: Acto expedido por el Presidente de la República que tiene la

misma fuerza que una ley, pero que, por mandato de la Constitución en
algunos casos particulares, se asimilan a leyes expedidas por el Congreso.

 DECRETO: Acto administrativo expedido por funcionarios en ejercicio de

funciones administrativas. Por lo general son expedidos por el Presidente,
Gobernadores y Alcaldes, entre otros.

 RESOLUCIÓN: Acto administrativo por el cual las diferentes entidades de la

Administración Pública adoptan decisiones en el ejercicio de sus funciones.

 JURISPRUDENCIA: Decisiones de carácter general y definitivo

tomadas por los órganos jurisdiccionales del país.

 CIRCULAR: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

.

4. RESPONSABLE:

El responsable del desarrollo de este procedimiento será el encargado del Sistema de

gestión en seguridad y salud en el trabajo quien será el encargado de identificar los
requisitos legales vigentes aplicables a la organización y que se encuentren
directamente relacionados con los procesos desarrollados por UNICA.ES LTDA.
Además será el responsable de presentar la matriz de requisitos legales ante un
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abogado con conocimientos en el tema de Seguridad y Salud en el trabajo para su

revisión y aprobación.

5. GENERALIDADES

La matriz de requisitos legales de empresa será actualizada anualmente o cada vez

que se requiera dependiendo la variabilidad de la legislación colombiana aplicable a la
empresa.

6. ACTIVIDADES

6.1Identificación de requisitos: Mensualmente el responsable SST deberá consultar

las diferentes fuentes de información tales como la Página web del Ministerio del
Trabajo, y demás entidades regulatorias, con el fin de identificar los requisitos
aplicables a la organización.

6.2 Análisis de requisitos: Si se detecta algún requisito legal aplicable este se debe
incluir en la matriz de identificación de requisitos legales y de otra índole señalando el
documento, fecha de emisión, entidad que lo emite, una breve descripción del
requisito, los artículos aplicables y su descripción, los aspectos relevantes para su
cumplimiento dentro de la organización, planes de acción y evidencias de
cumplimiento.

6.3 Aprobación del requisito identificado: El responsable SST consultará al

abogado de la empresa la inclusión o modificación realizada en la matriz.

6.4 Comunicación de requisitos: El responsable del SST deberá comunicar

oportunamente los requisitos aplicables a las personas que trabajan bajo el control de
la organización, partes interesadas pertinentes y autoridades competentes (de
requerirse).

6.5 Cumplimiento de los requisitos: El responsable SST junto con la gerencia y

demás personas de la organización pertinentes, definen los planes para el
cumplimiento de los requisitos registrándolo en la matriz. De ser necesario se debe
elaborar la documentación requerida para el cumplimiento de requisitos. Se debe tener
en cuenta la gestión del cambio, cuando se generan modificaciones en la legislación
que afecten los peligros y sus riesgos asociados en SST.

6.6. Verificación de cumplimiento de los requisitos: Los planes de acción para el

cumplimiento de nuevos requisitos legales deben incluir una fecha de revisión; El
responsable SST deberá verificar la adopción del requisito por parte de la
organización. Semestralmente realizará una revisión del cumplimiento los requisitos
previamente identificados en la matriz.

6.7.Evaluación del cumplimiento legal: Para determinar el grado de cumplimiento en

materia de requisitos legales en SST y otros que la organización suscriba, se pueden
tomar como elementos de entrada, entre otros, los siguientes:

 Análisis de requisitos legales

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 Revisión documental
 Inspecciones planeadas
 Visitas a las instalaciones
 Observaciones directas
 Auditorías al SG-SST

Anualmente durante las revisiones por la Gerencia, se llevará a cabo la evaluación del
cumplimiento legal revisando la Matriz de Requisitos Legales para determinar su grado
de cumplimiento. Para cada uno de los requisitos identificados en la Matriz.

7 REGISTROS

Matriz de requisitos legales

8 CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

9 APROBACIONES

ELABORÓ REVISO APROBÓ

ING. ADRIANA ING. GIOVANY ING. GIOVANY

BUITRAGO MARTINEZ MARTINEZ