Clasificación de los Costos de Inventario

El manejo de inventarios implica equilibrar la disponibilidad del producto (servicio al cliente) con los costos
de suministrar un nivel determinado de disponibilidad del producto. En este contexto se busca minimizar
los costos relacionados con el inventario para cada nivel de servicio. El propósito del análisis de
inventarios en organizaciones manufactureras y de servicio es especificar cuándo se deben pedir los
artículos y el tamaño o cuánto solicitar en cada pedido.
Luego resulta natural que para tomar cualquier decisión que afecte el tamaño del inventario se deben
tomar en cuenta los costos asociados a su gestión. El siguiente diagrama representa dichos costos de
una forma esquemática, agrupando éstos en costos de hacer un pedido, costos de mantener el
inventario y costos de falta de existencias:

Costos de Inventario

1. Costos de hacer un pedido: Conocido también como costo de emisión de pedido. Son aquellos costos
asociados con la adquisición de bienes para el reaprovisionamiento del inventario. Cuando se emite un
pedido se incurre en costos asociados con el procedimiento, ejecución, transmisión, manejo y compra del
pedido.
Los costos de hacer un pedido, en una empresa de comercio detallista (retail) o empresa se servicios,
pueden incluir:
• el costo de procesar un pedido a través de los departamentos de contabilidad y compras.
• el costo de transmitir el pedido al punto de suministro.
• el costo de transportar el pedido cuando los cargos de transporte no están incluidos en el precio de los
artículos comprados.
• el costo de cualquier manejo o procesamiento de materiales de los artículos en el punto de recepción.
• el costo de procesar la orden de trabajo (OT).
• el costo de preparación de máquina o proceso.
• el costo de producción del producto para varios tamaños de pedido.

2. Costos de mantener el inventario: Son aquellos asociados a guardar artículos durante un período de
tiempo y son proporcionales a la cantidad promedio de artículos disponibles. A la vez los costos de
mantener inventario se pueden clasificar en:

2.1. Costo de espacio: Son cargos hechos por el uso del volumen dentro del edificio o espacio de
almacenamiento (bodega). Cuando la bodega es rentada, la renta mensual se distribuye en función del
volumen ($/m3/mes). Si el espacio es propio, los costos de espacio se determinan mediante la
distribución de los costos de operación relacionados con el espacio, así como los costos fijos, como costos
de equipo del edificio y del almacenamiento sobre una base de volumen almacenado.

2.2. Costo de capital: Se refiere al costo de oportunidad en conexión con el inventario. El costo exacto
del capital para los propósitos de inventario se ha debatido durante algún tiempo. Muchas empresas usan:
• Costo promedio de capital.
• Tasa promedio de recuperación requerida de las inversiones de la compañía.
• La tasa de rendimiento de las inversiones más lucrativas que la empresa no acepta.

2.3. Costo de seguros e impuestos: Los seguros y los impuestos, dependen de la cantidad de inventario
disponible. De forma intuitiva la prima de los seguros a pagar serán mayores en la medida que la cantidad
de productos que se almacene en inventario sea mayor.

2.4. Costo de riesgos de inventario: Son aquellos costos relacionados con deterioro, pérdidas, robos,
daño, u obsolescencia. Por ejemplo los productos tecnológicos almacenados en inventario en un tienda
de departamento se deprecian (en un sentido comercial) rápidamente en la medida que se mantengan un
tiempo prolongado en la bodega (debido al desarrollo de la tecnología donde los productos son sustituidos
rápidamente por nuevas alternativas con mejores prestaciones y en algunos casos incluso más
económicas). En general los costos de riesgo de inventario son particularmente caros en productos que
tienen un ciclo de vida corto; por ejemplo en aquellos casos que la decisión del tamaño de pedido involucra
un sólo período como el modelo .

3. Costos de falta de existencias: Se incurre en costos por falta de existencias o quiebres de stock
cuando se emite un pedido, pero este no puede satisfacerse desde el inventario al cual esta normalmente
asignado. Dentro de los costos de quiebre de stock se encuentran:

3.1. Costo por pérdida de ventas: Ocurre cuando el cliente, ante una situación de falta de existencias
decide cancelar su pedido del producto (el costo es el beneficio que se habría obtenido de esta venta).
Este costo es muy difícil de estimar dado que frente a un quiebre de stock no estamos seguros cuántas
unidades estaba dispuesto a comprar el cliente y si también la falta de inventario afecto la venta de otros
productos. Por ejemplo si una panadería vende toda la producción del día antes de lo estimado, cuando
lleguen nuevos clientes preguntando por pan al percatarse que no queda es menos probable que compren
productos complementarios (por ejemplo queso). Incluso es más, en un caso extremo el quiebre de stock
puede implicar que el cliente no nos prefiera en el futuro y se cambie a la competencia, perdiendo todos
los flujos de dinero que representaba ese cliente en el tiempo.

3.2. Costo de pedido pendiente: Ocurre cuando un cliente espera a que su pedido sea surtido, por lo
que la venta no esta perdida, sólo retrasada. Los pedidos pendientes pueden crear costos adicionales de
personal, ventas, transporte, manejo, etc.

Costos de ordenamiento
El costo de ordenamiento (también llamado costo de preparación, en el sector de los fabricantes), o el
costo de reabastecimiento de inventario, cubre la fricción creada por las órdenes mismas, es decir, los
costos en que se incurre cada vez que se realiza una orden. Estos costos se pueden dividir en dos
partes:
• El costo del proceso de ordenamiento en sí mismo: puede considerarse un costo fijo,
independiente de la cantidad de unidades ordenada. Generalmente incluye las tarifas de la
realización de la orden y los costos administrativos relacionados con la facturación, la
contabilidad o la comunicación. Para actividades comerciales grandes, en especial para los
minoristas, esto puede reducirse al costo amortizado del sistema EDI (intercambio electrónico de
datos), que permite reducir significativamente los costos del proceso de ordenamiento (a veces,
de varias órdenes de magnitud).
• Los costos de logística entrante, relacionados con el transporte y la recepción (descarga e
inspección). Esos costos son variables. Luego, el costo de envío del proveedor depende del
volumen total ordenado, lo que a veces produce variaciones importantes en el costo por unidad
de la orden.

No es fácil elaborar siquiera una estima aproximada del costo de ordenamiento, ya que incluye
elementos que son específicos del sector comercial e incluso específicos del producto: los proveedores
pueden ser locales o extranjeros, pueden tener reglas de entrega solo por palé en lugar de por unidad, o
solo cuando se ordena una determinada cantidad de productos, y, además, pueden ofrecer descuentos
por volumen, etc.

Existen formas de minimizar estos costos; más precisamente, de determinar la relación adecuada entre
costos de almacenamiento y descuentos por volumen, equilibrando de este modo el costo de ordenar
demasiado con el costo de ordenar demasiado poco (básicamente, un inventario más pequeño en
general lleva a más órdenes, lo que se traduce en mayores costos de ordenamiento, pero también
implica menos costos de almacenamiento). Esto generalmente se logra mediante el cálculo de la
cantidad económica de la orden (EOQ). Sin entrar en detalles, agreguemos simplemente el siguiente
recordatorio: si bien en la literatura aparece generalmente un modo clásico para calcular la EOQ con la
fórmula Wilson, esta fórmula en particular —que data de 1913— es una solución poco eficaz para los
minoristas, principalmente porque supone que el costo de ordenamiento es plano. No obstante, es
posible determinar cantidades de orden óptimas elaborando una función de costo que tenga en cuenta
descuentos por volumen, como se explica en nuestro artículo.

Costos de capital
Es el componente más grande entre los costos de almacenamiento de inventario. Incluye todo lo
relacionado con la inversión, los intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad
del dinero invertido en el inventario (en lugar de en títulos del tesoro, fondos de inversión, etc.).
Determinar los costos de capital puede ser más o menos complicado según la actividad comercial. Es
posible, no obstante, dar algunas reglas básicas: es importante entender cuál es la parte financiada
externamente y cuál la parte financiada mediante flujo de caja interno; y es igual de importante evaluar
el riesgo de inventario en la propia actividad.

Generalmente, se tiende a subestimar ampliamente los costos de capital. El error más común es el
de reducirlos a tasas de préstamo a corto plazo.

Lo que las compañías también se olvidan de medir y tener en cuenta es el riesgo vinculado a su
inventario, que a veces puede ser bastante alto (los productos frescos pueden perder todo su valor en
cuestión de días si no se venden; los productos electrónicos de consumo tienen un alto riesgo de
obsolescencia, etc.). Si la compañía ha decidido poner su dinero en inversiones igualmente arriesgadas
en lugar de en el inventario, ¿cuál hubiera sido el rendimiento de la inversión?

Costos de espacio de almacenamiento

Incluyen el costo del mantenimiento del establecimiento y los servicios (luz, aire acondicionado,
calefacción, etc.), el costo de la compra, la depreciación, o el alquiler y los impuestos de la propiedad.

Claramente, estos costos dependen en forma significativa del tipo de almacenamiento elegido; por
ejemplo, si los depósitos son de propiedad de la compañía o alquilados. Para actividades más
pequeñas, cuando el mismo edificio se utiliza para diferentes propósitos, es preciso determinar la parte
del edificio que se asocia a la recepción y al almacenamiento de inventario.

En esta categoría, deberíamos señalar también un fenómeno problemático: la saturación del espacio
de almacenamiento. Esta saturación puede causar el aumento de costos en un modo absolutamente
no lineal creando toda clase de costos adicionales. Por ejemplo, cuando un depósito alcanza el
punto de saturación, el movimiento dentro de este se vuelve casi imposible; los flujos se detienen, a
veces por completo, y resulta difícil remediar esta situación rápidamente encontrando capacidad de
almacenamiento adicional de emergencia. Para las compañías que padecen este tipo de problemas, el
tiempo y el dinero necesarios para ordenar el desorden y reiniciar los flujos es considerable. Hemos
observado que en algunos casos, la repetición de este tipo de situaciones 3 o 4 veces por año bastaron
para ocupar, a lo largo de un año, más de la mitad del tiempo de los equipos de cadena de suministro.

Costos de servicios de inventario.

Incluyen seguro, hardware de TI y aplicaciones (para algunas actividades, equipos RFID y otros),
pero también el manejo físico con los correspondientes recursos humanos, gestión, etc. También
podemos poner en esta categoría los gastos relacionados con el control de inventario y el recuento
de ciclos. Por último, si bien son una especie de categoría en sí mismos, es posible incluir los
impuestos en esta categoría.

Al utilizar proveedores logísticos terceros (3PL), esos costos podrían presentarse como un solo junto
con los costos de espacio de almacenamiento, y se pueden determinar de un modo bastante claro.

Costos de riesgo de inventario

Cubren esencialmente el riesgo de que los artículos puedan sufrir desvalorizaciones a lo largo del
período de almacenamiento. Esto es especialmente relevante en la industria minorista y con los
productos perecederos.
Los riesgos incluyen, en primer lugar, la merma del inventario, que es básicamente la pérdida de
productos entre la compra a los proveedores (es decir, el inventario registrado) y el punto de venta (es
decir, el inventario real), causada por errores administrativos (errores en el envío, productos
extraviados, etc.), robo, hurto o fraude por parte del comerciante (incluido el robo por parte de
empleados), daños en tránsito o durante el período de almacenamiento (debido a almacenamiento
incorrecto, daños debidos al agua o la calefacción, etc.).

Las mayores tasas se encuentran en la carne fresca y el queso para las tiendas de comestibles; en los
productos de afeitar y los perfumes para el sector de salud y belleza; y en los accesorios y ropa de
abrigo para el sector de indumentaria.

Los costos de riesgo de inventario también tienen en cuenta la obsolescencia, es decir, los costos
generados por productos que se vencen, o por artículos que se vuelven obsoletos (especialmente en el
caso de los productos electrónicos de consumo, pero también en los artículos que se destacan por un
nuevo envoltorio o presentación, etc.).

Determinar el valor de los costos del riesgo de inventario no siempre es tan directo como podría
parecer. Por ejemplo, debemos considerar el valor de las pérdidas a lo largo de un determinado
período de tiempo (dividido por el inventario medio durante ese mismo período). Sin embargo, las
pérdidas no siempre se tienen en cuenta del modo adecuado, los recuentos de ciclos no siempre son
regulares, etc. En algunas compañías, los artículos que deberían liquidarse continúan siendo
almacenados por años.

Por último, debería advertirse que lo que hemos elegido incluir aquí bajo las etiquetas costos de espacio
de almacenamiento y costos de riesgo de inventario a veces se agrupan y se denominan
simplemente costos de almacenamiento no capitalizables, lo que destaca el hecho de que los costos
de capital representan verdaderamente el mayor de los costos de inventario. Mientras que solo los
costos de capital se pueden evaluar en aproximadamente el 15 %, todos los demás costos juntos
alcanzan más o menos este mismo .
.
Una primera aproximación a los costos de almacenamiento: cálculos y fórmula rápidos
Si bien hemos hecho hincapié en la dificultad de evaluar con precisión los costos de almacenamiento
con todos sus múltiples componentes y el hecho de que estos costos son siempre específicos de la
actividad comercial, se pueden dar no obstante algunas estimas aproximadas.

La mayoría de las compañías tiende a subestimar los costos de almacenamiento totales (o el

costo total de tenencia de inventario). Para la mayoría de los actividades minoristas y de fabricación, las
evaluaciones expertas del costo del almacenamiento de inventario van de un 18 % a un 75 % anual .
Como ya se ha mencionado, el factor determinante en este porcentaje son los costos de capital (incluida
la inversión en el inventario) y el tipo de productos (intuitivamente, cuanto más perecederos sean los
productos, mayores serán los costos).

La regla general estándar coloca a los costos de almacenamiento en un 25 % del valor de

inventario disponible.

Cualquier método rápido de cálculo del costo del almacenamiento de inventario consiste en
sumar un 20 % al tipo de interés preferencial de préstamo de dinero. Por ejemplo, si el tipo de
interés preferencial es del 10 %, los costos de almacenamiento serían 10+20=30 %.

Por las razones anteriormente mencionadas, es difícil dar estimas más precisas. Digamos simplemente
que para las categorías mencionadas más arriba, se pueden hallar en la literatura las siguientes
estimas:
• Costos de capital: 15 %
• Costos de espacio de almacenamiento: 2 %
• Costos de servicio de inventario: 2 %
• Costos de riesgos de inventario: 6 %

Una referencia destacada es el estudio de los costos totales de inventario podrían ubicarse entre el
25 % y el 55 % con la siguiente distribución:

• Costo del dinero 6 % - 12 %

• Impuestos 2 % - 6 %
• Seguro 1 % - 3 %
• Gastos de depósito 2 % - 5 %
• Manejo físico 2 % - 5 %
• Control administrativo y de inventario 3 % - 6 %
• Obsolescencia 6 % - 12 %
• Deterioro y hurto 3 % - 6 %

Esto significa que, en promedio, en un año, en el caso más favorable (25 %), un distribuidor gasta
$250 cada $1000 almacenados en inventario.