JUNTA DE

PRODUCCIÓN
MIX IT UP

17/10/2019
Ficha Técnica Referencia de Actividad MIX IT UP

Días de Ejecución J V S D Ciudades de Ejecución

Bogotá
Medellín
Horarios de Ejecución Horarios montaje / desmontaje Cali
Manizales
COUNTER 8 PM A 1 AM Bucaramanga
Barranquilla
BANDEJA 7 A 9: 30 PM Y 10 A 12:30 AM Cartagena
Santa Marta

Métricas de Ejecución Recursos de Ejecución Lugares de Ejecución

Impactos directos 32,370 Uniformes

Pines
Venues sujetos a
Impactos indirectos 64,740
Cantidad de días de ejecución 40
Bandejas programación
Counters
Cantidad de ejecuciones 568 Trial
Costo por contacto directo $15,628 Emabajadores marca
Costo total de actividad $505,583,308 Transporte de materiales
App

Otras Condiciones

Las negociaciones con Venue anticipadas

Los Venue deben contar con inventario de la marca a activar
La fuerza comercial debe comunicar y negociar la receta y la mecánica de la misma
Condición Climática

EJEMPLO

Bogotá Medellín Cali

B/quilla C/gena Sta. Marta

B/manga M/zales

En general el clima para estas fechas de ejecución es nublado y con lluvias, por ser una actividad dentro de los
_3
venues no se genera plan de lluvias solo se manifiesta probable disminución de aforo
 CIUDADES A IMPACTAR

BOGOTÁ
MEDELLÍN
CALI
BARRANQUILLA
CARTAGENA
SANTAMARTA
BUCARAMANGA
MANIZALES

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 Una infraestructura compuesta por un
¿Qué vamos hacer? embajador de la marca y un
coordinador, quienes por medio de
trial soportado en una app que arroja
al azar las mezclas, invitarán a los
clientes a comprar las mezclas de JW,
OP y Buch además de incentivar
promociones para que hagan compra
de nuestras mezclas y de botellas.

_5
 MECÁNICA COUNTER

Saludo y bienvenida al shopper.

Firma planilla de control de pagos a staff
al finalizar jornada
Se comunica la actividad y se invita a
participar en ella

El coordinador hace el seguimiento de las

compras para cerrar incentivos con staff Se inicia la app para que genere la
de ventas de botella y mezclas. mezcla “ideal” para shopper

Se comunica a shopper que por compra de Se prepara la mezcla, de acuerdo al resultado

botellas le obsequio una mezcla o que de la app y se hace el speech de marca
puede comprar las mezclas. Se identifican
más shoppers para continuar la mecánica.

_6
 MECÁNICA BANDEJA
Esta actividad se realiza en 2 venues y la controla 1 coordinador

Saludo Saludo

Planilla Planilla
Actividad Actividad

Pago App Pago App

Promo Mezcla Promo Mezcla

Venues walking distance para garantizar el éxito de la actividad _7

ALCANCE

ESPECIFICAR ALCANCE CON BANDEJA Y COUNTER. EN

MÉTRICAS DEL PPTO, FELIX LO TIENE DESGLOSADO.

OBJETIVO CLIENTE
ACTIVACIONES ACTIVACIONES CON TURNOS
WINNING MOMENT MES CIUDAD EN CANTIDAD DE DIAS A ACTIVAR TURNOS COUNTER
CON BANDEJA COUNTER BANDEJA
VENUES

BOGOTÁ 25 11 2 3 33 6
MEDELLIN 15 7 2 3 21 6
CALI 15 6 2 3 18 6
BUCARAMANGA 10 6 2 3 18 6
HALLOWEEN OCTUBRE
BARRANQUILLA 12 6 2 3 18 6
CARTAGENA 12 6 2 3 18 6
SANTA MARTA 8 5 2 3 15 6
MANIZALES 8 4 2 3 12 6
105 51 16 24 153 48

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MECÁNICA DE BODEGA

ESTÁ MUY GENERICA.

DIAGEO BODEGA
BODEGA BODEGA
DIAGEO BODEGAGG
GG
GG
GG
V&M entregará a GG el producto en cada ciudad. Todas las actividades parten en alistamiento desde la bodega GG
de acuerdo a la hora de inicio de actividades por parte del
distribuidor.
MECÁNICA DE ENVÍOS

1 Fecha límite de recepción de 4 Entrega límite a ciudades

material Bogotá: 24/10 28/10

2 Alistamiento de material para 5 Alistamiento de material para

despachos: 24/10 salidas 30/10

Entrega de material a V&M Control de despacho frente a

3 6 ACÁ FALTA ALGO? POR QUÉ EL ESPACIO?
remisión
para despachos 25/10
MECÁNICA DE ACTIVIDAD

1 Despacho bandejas 6:00 pm 4

Inicio counters 8:00 pm

2 Despacho counters 7:00 pm 5 Rotación bandejas 9:30 pm

3 Inicio bandejas 7:00 pm 6 Cierres 1:00 am

➢ Debemos tener el criterio de decisión de la hora de inicio en cada ciudad y cada

Venue
➢ Hay que ir construyendo un time table de ejecución:
-Ciudad
-Venue
-Hora caliente (la mejor hora para iniciar la actividad)
TAREAS EN AVANZADAS
AVANZADA TELÉFONICA – LUNES 21 DE OCTUBRE

➢ Explicar la actividad y el plan de incentivos a staff. Dejar MUY claro la forma de pago.
➢ Preguntar
1 si tienen las mezclas codificadas de JW, o si4 tienen alguna otra mezcla codificada de Diageo
(algunos ya tienen Old Parr + Beer)
➢ Pedir correo electrónico de la persona encargada de las publicaciones en redes sociales para poder
enviarles el kit digital (logos de las marcas para que los incluyan en sus post).
2 con los venues las horas de siembra de counter
➢ Confirmar 5 e ingreso de personal. Siempre tener claro
la persona de contacto.
➢ Hay que preguntar si tienen alguna fiesta en especial, si inician desde la tarde, etc.
3 6
AVANZADA PRESENCIAL – 30 DE OCTUBRE

-Nos debemos asegurar este día y el día de siembra que estemos ubicados en el mejor punto del venue,
donde haya más tráfico de gente y visibilidad.

-Revisar ese journey que el promotor de la bandeja debe hacer en los venues, pues puede moverse para
más visibilidad y atraer clientes.
Min a min Ejecución

Actividad Counter
Sampling de acuerdo al Cierre de Revisión de Bodegaje y
Ingreso de inventario y pagos de Cierre de
Alistamiento y aseo Inicio actividad, aforo del venue actividad
personal planillas planillas a staff Jornada

11:30 pm
7:30 pm

1:00 pm

1:00 am
11:30 pm
7:00 pm

8:00 pm

11:45 pm

12:30 pm
Min a min Ejecución

Actividad Bandeja
Sampling de Revisión de Bodegaje y
Cierre de Cierre de
Ingreso de Alistamiento y aseo Inicio actividad, acuerdo al aforo del inventario y pagos de
actividad Jornada
personal venue planillas planillas a staff

Coordinador cierra
7:30 pm

1:00 am
7:00 pm

9:00 pm
8:00 pm

11:45 pm

12:30 pm
por cambio de

9:30 pm
venue

Salida de Café
a Bodega GG
Sampling de Revisión de Bodegaje y
acuerdo al aforo del Cierre de Cierre de
Ingreso de Inicio actividad, inventario y pagos de
venue actividad Jornada
personal planillas planillas a staff
9:10 am

10:00 am

7:00 pm
5:00 pm

5:00 pm

7:00 pm
9:00 am

11:30 pm

11:45 pm

1:00 am
9:00 pm

12:30 pm
12:00 am
9:15 pm
LOCACIONES

Pendiente Programación
PROMOCIONES – INCENTIVOS A STAFF

STAFF x mezcla
JWR $1.000
JWB $2.000
WW $2.000 STAFF x botella
Por la compra de una botella de
*Si venden por ejemplo la BUCH 12, OP 12 O JWBLACK damos
mezcla Old Parr + Beer $5.000 Y por la compra de 1 Botella
también pagamos incentivo. de JWRED damos $3.000
PROMOCIONES – INCENTIVOS A STAFF
PLANILLAS DE CONTROL STAFF - PAGO PROMOS
PLAN DE INCENTIVOS EMBAJADORES
Al finalizar las activaciones del mes de octubre incentivaremos a nuestros embajadores por venta
de botellas y mezclas:
RECURSOS PARA ACTIVAR

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UNIFORMES

Artes finales
BANDEJA

Artes finales
COUNTER

Arte final
VASOS
KIT DIGITAL PARA VENUES

• Enviaremos a
cada venue los
key brand assets
de cada marca
para que lo
incluyan en su
pieza de
comunicación.

• Se envía un
montaje como
ejemplo

Necesitamos el
correo electrónico
del encargado de
las publicaciones de
cada venue.
SPEECH

¿Hola cómo estás? ¿Cómo te llamas?

¿Quisieras saber cuál es la mezcla con whisky perfecto para ti? !Porque quién dijo que el whisky no
se mezcla!

¿Te animas?

Es muy sencillo, desarrollamos una aplicación que permite leer tus gestos, tus facciones y tu actitud, el
resultado es una mezcla que yo te regalo para que la pruebes, ¿Lo intentamos?

-El promotor usa la app-

-La app arroja los resultados hombre / mujer-

¿Qué tal? ¿Cómo te pareció?

Cuántos te preparo para tu mesa? Tenemos una promoción, si compras 1 botella te regalo las
mezclas o también puedes comprar las mezclas por aparte.

_26
MEZCLAS
JWR LEMON
JWR RED OLD PARR + BEER
JWR SODA Preparación:

JWB LEMON -50 ml de Old Parr

JWB RED -150 ml de cerveza rubia
JWB SODA -1 rodaja de limón

Preparación:
BUCHANAN’S MULE
-Mucho hielo Preparación:
-50 ml de JW
-gaseosa limón o colombiana o soda 50 ml de Buchanan’s 12
-Decoración -200 ml de cerveza de jengibre
-15 ml de zumo de limón

WHITE WALKER SODA

Preparación:

-Mucho hielo
-50 ml de WW
-Soda
APP
MÉTRICAS
OBJETIVO CLIENTE
ACTIVACIONES ACTIVACIONES CON TURNOS VENUES ACTIVADOS VENUES ACTIVADOS VENUES IMPACTADOS CON
WINNING MOMENT MES CIUDAD EN CANTIDAD DE DIAS A ACTIVAR TURNOS COUNTER VENUES IMPACTADOS MES
CON BANDEJA COUNTER BANDEJA CON BANDEJA CON COUNTER WHITE WALKER
VENUES

BOGOTÁ 25 11 2 3 33 6 66 6 72 14
MEDELLIN 15 7 2 3 21 6 42 6 48 10
CALI 15 6 2 3 18 6 36 6 42 8
BUCARAMANGA 10 6 2 3 18 6 36 6 42 8
HALLOWEEN OCTUBRE
BARRANQUILLA 12 6 2 3 18 6 36 6 42 8
CARTAGENA 12 6 2 3 18 6 36 6 42 8
SANTA MARTA 8 5 2 3 15 6 30 6 36 7
MANIZALES 8 4 2 3 12 6 24 6 30 6
105 51 16 24 153 48 306 48 354 71

ANÁLISIS DE CONTACTOS POR ACTIVIDAD DÍA

BANDEJ AS
ÍTEM CIFRA
HORAS DE EJECUCIÓN 5
MINUTOS DE EJECUCIÓN 300
CONTACTOS POR MINUTO 0,5
ESTACIONES EXPERIENCIA DE SAMPLING 1
TOTAL CONTACTOS EJECUCIÓN 150
% DE PARTICIPACIÓN 65% TRIAL TO TAL
CONTACTOS DIRECTOS DÍA 97,5 23010

CO UNTER
ÍTEM CIFRA
HORAS DE EJECUCIÓN 5
MINUTOS DE EJECUCIÓN 300
CONTACTOS POR MINUTO 0,5
ESTACIONES EXPERIENCIA DE SAMPLING 1
TOTAL CONTACTOS EJECUCIÓN 150
% DE PARTICIPACIÓN 65% TRIAL TO TAL
CONTACTOS DIRECTOS DÍA 98 9360
 MÉTRICAS PROMO STAFF

PAGO INCENTIVOS STAFF ON TRADE COCTELES

CANTIDAD MAXIMA DE PAGO STAFF OLD PAGO STAFF PAGO STAFF

EJ ECUCIÓN ACTIVACIONES TOTAL GENERAL PAGO STAFF J WR PAGO STAFF J WB
PAGO POR POS PARR BUCH WHITE W TOTAL DINERO
NACIONAL 30% 20% 30% 15% 5% MEZCLAS
NACIONAL EN DINERO
568 30 17.040 5.112 3.408 $ 5.112 2.556 852
$ 1.000 $ 2.000 $ 2.000 $ 2.000 $ 2.000

TOTALES COCTELES 5. 112. 000 6. 816. 000 10. 224. 000 5. 112. 000 1. 704. 000 28.968.000

PAGO INCENTIVOS A STAFF ON TRADE POR

BOTELLA
CANTIDAD MAXIMA DE PAGO STAFF OLD PAGO STAFF PAGO STAFF WHITE
EJECUCIÓN ACTIVACIONES TOTAL GENERAL PAGO STAFF JWR PAGO STAFF JWB
PAGO POR POS PARR BUCH W
TOTAL DINERO
VENTAS PROYECTADAS - - - - -
568 3 1.704 1 1 1 1 1 BOTELLA
NACIONAL EN DINERO
$ 5.000 $ 10.000 $ 10.000 $ 10.000 $ 10.000
TOTALES COCTELES 8.520.000 17.040.000 17.040.000 17.040.000 17.040.000 76.680.000
Organigrama
MIX IT UP

MARCELA ARANGO SANDRA MEJÍA

DIRECTORA GRL. CUENTAS DIRECCIÓN DE PRODUCCIÓN

JUAN PABLO D’SILVA FELIX ENCISO

DIRECCIÓN DE CUENTA DIRECCIÓN DE CAMPO

NATALIA GRECCO CARLOS VALBUENA

EJECUTIVA DE CUENTA PRODUCTOR GENERAL

ANTIOQUIA BUCARAMANGA CALI EJE CAFETERO COSTA CUNDINAMARCA

ENRRIQUE PAEZ HANS NAVARRO FELIPE LÓPEZ JONATHAN SEPULVEDA ALEXIS BUITRAGO CARLOS VALBUENA

_38
RESPONSABILIDADES

Geometry DIAGEO
• Presupuesto
• Aprobación presupuesto
• Junta de producción
• Aprobación casting
• Casting
• Aprobación prueba piloto
• Alistamiento de material para
• Entrega de cortesías
envío
• Entrega de vasos
• Capacitación de personal
• Entrega de mezclas
• Alistamiento prueba piloto
• Envíos de material a nivel
• Alineación regionales
nacional
• Hacer siembra en los venues a
• Capacitación DBA Bogotá y
impactar
regionales
• Realizar avanzada telefónica a
• Pasar programación 18/10/2019
para confirmar actividad
• Garantizar producto en los
• Ejecución
puntos
• Reporte
REPORTES

Reportes por
8:00 18:00 10:00 19:00
WhatsApp Reporte inicio
Inicio Montaje Fin Montaje Reporte de
cierre

Montaje Reportes de ejecución

RESPONSABLES Y ROLES GEOMETRY ALCANCE

PRODUCTOR DE CAMPO: Es el encargado de planear, controlar, ejecutar, cerrar y tomar decisiones sobre la
ejecución. Para este caso tendremos 1 Productor (Javier Pinzón) quien tiene a su cargo la operación remota desde la
ciudad de Bogotá, y el productor Felix Enciso quien estará de apoyo en la operación directamente en la ciudad de
Barranquilla.

COORDINADOR: Es el encargado de ejecutar y controlar en campo que se lleve a cabo la activación dentro de los
546 . Lleva registro en tiempo
parámetros del planteamiento inicial y de ejecutar las ordenes directas de los productores.
real del personal así como la labor que desempeña cada uno.
178

EMBAJADOR: Tiene vinculo con GG por contrato de Prestación de servicios. Debe ser una persona con buen habla,
de buena presencia y cuya actitud invite a la charla y el acercamiento. Es la ficha más importante de la actividad,
pues esta encargada persuadir al shopper de la compra y velar por que los diálogos de marca sean comunicados
eficientemente.
CONTACTO

Productor General Ejecutiva de cuenta

Carlos Valbuena Natalia Grecco
CEL: 3102345440 CEL: 3057661283
 ALCANCE
REGLAS DE EJECUCIÓN PERSONAL
Está prohibido el uso del celular para acciones diferentes a uso de la app y reportes de ventas (inicio y cierre)

Está totalmente prohibido el consumo de licor y cigarrillo antes y durante la ejecución.

Está totalmente prohibido el consumo de alimentos en horarios diferentes a los pactados con el equipo de activación

De igual forma está prohibido presentarse a la actividad bajo el efecto de sustancias psicoactivas o alcohólicas, así mismo, está
totalmente el consumo de bebidas alcohólicas durante la actividad; lo anterior representa una grave falta al reglamento interno de GG
y es causal de cancelación de contrato inmediato 546

El cumplimiento de los horarios de actividad es obligatorio, se espera que el equipo esté activando máximo a las 7 pm en el primer
178
punto.

Los permisos y cancelaciones de turno deben hacerse 48 horas antes informando al coordinador de personal encargado. Faltar a la
actividad sin aviso es causal directa de cancelación de contrato.

Recuerde que las políticas de DIAGEO prohíben la entrega de producto a menores de edad, así mismo la toma de fotografías donde
se vean involucrados.
 ALCANCE

MANDAMIENTOS PERSONAL

1.Respeto a los compañeros y consumidores

2.Portar el uniforme completo, limpio y ordenado.
3.Presentarse a tiempo en el lugar de trabajo o despacho.
4.Cumplir las órdenes de sus superiores.
5.Entender la dinámica de la actividad.
6.Aprenderse el diálogo y decirlo con la mejor disposición. 546

7.Tener todo el tiempo actitud de servicio.

8.Reportar cualquier anomalía que se presente. 178
 ALCANCE

Presentación personal
MAQUILLAJE
PEINADO UÑAS

546

178
TENIS NEGROS NO EN BOTA
 ALCANCE
MANEJO DE CRISIS
ACCIDENTE: En caso de accidente conserve la calma y evite el caos en la ruta. Evalúe
la situación y si no representa gravedad traslade al herido en taxi mientras reporta la
novedad al productor o encargado GG. Si el accidente representa gravedad evite mover
a la persona, reporte de inmediato al coordinador de personal para que este gestione la
movilización de los organismos de urgencia por medio de la ARL.

CONFRONTACIÓN: En caso de algún cliente molesto o reclamo, mantenga un tono de voz bajo y calmado
al responder y diríjalo a su coordinador. Evite cualquier confrontación e invítelo a comunicarse directamente
con el productor. Si le solicitaran información de su jefe, proporcione el correo electrónico del productor de la
actividad presente en la última página de este documento. Si la confrontación algún tipos de novedad en
entrega de pedidos, haga participe al distribuidor para que haga un acuerdo de entrega 546 con el tendero.

AUTORIDAD: Si algún representante de las autoridades locales (públicas o privadas) le

178
solicita información de la actividad, responda amablemente y ofrézcale producto
mientras le cuenta en que consiste la misma manteniendo siempre un tono negociador.
Si le solicitan, presente sus documentos que avalan la labor que desempeña., por ultimo
recurso realice una llamada al productor regional.

INCAPACIDAD: Por algún motivo presenta inasistencia Promotor o Logístico realice el reporte al productor
para asignarle el Back up, espere la confirmación telefónica del contacto y nuevo punto de encuentro para
que realice su ruta. Si puede realizar la actividad mientras aguarda la llegada de la persona de reemplazo
continúe con la labor, de lo contrario, tome el tiempo que se detiene la actividad para reponer el tiempo al
finalizar de la jornada.
Geometry + 571 7462727 Facebook: GeometryGlobalWPP
Hub Américas. Cra 9 #101-67 Instagram: GeometryGlobalCol
LinkedIn: Geometry Global Colombia
Calí Bogotá Hola.colombia@geometry.com
Medellín Barranquilla www.geometry.com
Lima Bucaramanga
Quito Buenos Aires
Sao Paulo Santo Domingo _47
San José