GESTIÓN DE APROVISONAMIENTO

Y PROVEEDORES
GESTION DE APROVISIONAMIENTO

En la actualidad es muy común encontrar los

términos aprovisionar y comprar para describir
funciones similares pero que significan acciones
diferentes.

La función de aprovisionar incluye las funciones

de planificación, gestión de compras, almacenaje,
aplicación de técnicas y mejores condiciones al
menor costo posible.
GESTION DE APROVISIONAMIENTO

La gestión de compras procura recibir las

solicitudes de los materiales necesarios, buscar
proveedores y realizar gestiones para que los
productos adquiridos lleguen a los inventarios de
la empresa, lo más económicamente posible.

La gestión de aprovisionamiento es considerada

una actividad crucial en la reducción de costos
dentro de la cadena de valor junto a la mejora de
la calidad de los productos o servicios ofrecidos a
los clientes.
 GESTION DE APROVISIONAMIENTO

Objetivos

• Satisfacer los clientes internos y externos,

entregándoles oportunamente los
productos y servicios solicitados, a precios
competentes y con los niveles de calidad
requeridos.

• Mantener continuidad en el abastecimiento

de bienes y servicios.
 GESTION DE APROVISIONAMIENTO

Objetivos

• Conservar óptimos niveles de inventarios,

que permitan obtener un equilibrio entre el
nivel de servicio ofrecido a los clientes, el
índice de agotados y la inversión de capital
en stocks.

Se pretende ofrecer un alto nivel de

servicio con un bajo índice de agotados y
optimizar el dinero invertido en existencias
(tener una alta rotación del inventario).
 GESTION DE APROVISIONAMIENTO

Objetivos

• Desarrollar acuerdos con proveedores,

generalmente a largo plazo, que posibiliten
optimizar las relaciones comerciales entre
las partes, obteniendo mutuos beneficios.

• Garantizar el mejor precio de compra del

mercado. Obtener costos bajos acordes con
calidad y servicio.

• Garantizar la compra de productos de alta

calidad.
 GESTION DE APROVISIONAMIENTO

Desde el punto de vista operacional, podríamos

definir las principales funciones de compras como:

• Revisión de requerimientos.
• Selección de proveedores.
• Ubicación de órdenes.
• Programación de entregas.
• Análisis de propuestas comerciales de
proveedores.
• Manejo de negociaciones con proveedores.
• Seguimiento de órdenes de compra.
 GESTION DE APROVISIONAMIENTO

• Gestión de quejas de clientes

• Suministro de información para compras de bienes
de capital.
• Administración de archivos de desempeño de los
proveedores.
• Establecimiento de programas de estandarización.
• Manejo de decisiones «Hacer o Comprar».
• Realización de análisis y predicciones de
tendencias de mercado y pronóstico de ventas
 TIPOS DE COMPRAS

Compras Tradicionales
Adquisiciones con proveedores bajo relaciones
exclusivamente transaccionales, es decir los contactos
proveedor-cliente donde la SCM ha venido desarrollando el
concepto de cooperación para una mayor integración entre
proveedores y cliente.

El Outsourcing
Es la tercerización o subcontratación de terceros para la
realización de la labor de compras
 TIPOS DE COMPRAS

Partnership y las Alianzas Estratégicas

Ambas figuras son asociativas, en la primera el proveedor se
convierte en un socio exclusivo del cliente, en la segunda no
solo se convierte en el único proveedor sino que además
desarrollan mercados en forma conjunta.

Licitaciones
Se efectúa un pedido de presentación de ofertas de bienes o
servicios a proveedores, se evalúan las mismas y se escoge la
mejor en relación con las condiciones exigidas. En las
licitaciones Públicas cualquier proveedor puede participar en
las Privadas se invita a determinados posibles oferentes.
 TIPOS DE COMPRAS

Justo a Tiempo
Son entregas frecuentes en pocas cantidades justo a tiempo
para la producción, evidenciando una muy buena coordinación
con el proveedor y cooperación de las partes. Además se
requiere de una respuesta sumamente eficiente en términos
de calidad del producto

Compras Spot
Se efectúan por una única vez, como la compra de una
maquina, un sistema de información integral. Por lo requiere
de una búsqueda minuciosa de proveedores y de acuerdo con
el monto se puede elaborar una orden de compra, un contrato
o realizar una licitación.
 TIPOS DE COMPRAS

Subasta Electrónica / Subasta Inversa

La subasta electrónica también se conoce como negociación
electrónica, bajasta, subasta inversa o puja por Internet. En
contra del sistema tradicional, gana el lote el que menor precio
oferte.

Las condiciones del contrato no se negocian sino que vienen

impuestas por el cliente y se deben aceptar como condición
previa para participar en la subasta.
 TIPOS DE COMPRAS

Subasta Electrónica / Subasta Inversa

El trabajo administrativo que se exige al proveedor es muy

superior y el tiempo para realizarlo, generalmente, breve.

En principio, en la subasta no se atiende a otras consideraciones

diferentes del precio.
 TIPOS DE COMPRAS

Subasta Electrónica / Subasta Inversa

Algunas ventajas para el cliente:

 Aumenta el espectro de potenciales proveedores pues puede

invitar a proveedores alejados geográficamente.

 Genera ahorros en sus compras

 Reduce el tiempo de negociación en un 50% (30% en la

preparación y 95% en la cotización).
 TIPOS DE COMPRAS

Subasta Electrónica / Subasta Inversa

Algunas ventajas para el cliente:

 El 80% de los proveedores acusan una bajada de precios

como resultado de las subastas.

 Despersonaliza la oferta evitando posibles tratos de favor

entre el comprador local y el proveedor habitual.

 Reducen los errores de las ofertas.

 TIPOS DE COMPRAS

Subasta Electrónica / Subasta Inversa

Algunos conceptos

Precio Techo. Precio de salida por encima del cual no se puede

cotizar.

Precio de Reserva. Precio mínimo que hay que alcanzar para

que el cliente cambie de proveedor.

Decrementos de precio. Nivel mínimo de reducción que hay

que hacer en cada puja. Puede establecerse en porcentaje o en
valor. Varía del 0,5% al 3%. También se pueden indicar
decrementos máximos.
 TIPOS DE COMPRAS

Subasta Electrónica / Subasta Inversa

Duración de la subasta. La subasta tiene una duración

determinada que puede prolongarse por el llamado 'Tiempo de
extensión' o 'Tiempo pendiente'. Por lo general las subastas
tienen una duración de 30 minutos.

Tiempo de extensión. Tiempo que se alarga la subasta si se

introduce una oferta en el último momento (últimos uno o dos
minutos) Puede establecerse sólo para ofertas ganadoras o para
cualquier tipo de ofertas.

Tiempo pendiente. Tiempo de seguridad que se concede una

vez terminada la subasta en la que el cliente puede reabrirla por
causas excepcionales (p.ej. que a un proveedor le haya fallado el
software)
 MODELO DE ORDEN DE COMPRA

ORDEN DE COMPRA NACIONAL

CONTENIDO DE UNA ORDEN DE COMPRA
INTERNACIONAL

 Nombre impreso y dirección de la compañía que

hace el pedido( Importador o cliente)
 Número de orden de compra
 Nombre y dirección del proveedor
 Fecha del pedido y fecha de entrega requerida-
 Forma de pago
 Cantidad de artículos solicitados
 Descripción del producto
 Precio unitario y total
 INCOTERM
 Medio de transporte
 CLASES DE ORDEN DE COMPRA

Orden de Compra Abierta:

Aquel documento que deja la cantidad de

mercancía a disposición de la necesidad que tenga
determinada área, normalmente se utiliza para
mercancías de requerimiento cíclico o repetitivo.
Para poder indicar la cantidad exacta que se
requiere según la mercancía se utiliza otro
documento.
CLASES DE ORDEN DE COMPRA

Orden de Compra Cerrada:

Documento en el cual se determinan de
manera precisa las cantidades precios y
demás artículos negociados entre el
comprador y vendedor, este documento
genera automáticamente una factura
comercial para efectos de pago.
LA ORDEN DE COMPRA PERFECTA

• Es calculada con el EOQ correcto.

• Es comunicada automáticamente al
proveedor.
• Tiene el producto disponible.
• Está en el tiempo exigido.
• Tiene todas las condiciones de calidad
requeridas.
• Cuenta con la documentación correcta.
• Es pagada de acuerdo con los términos
establecidos.
PROVEEDORES
 PROVEEDORES

Una de las decisiones más importantes

relacionadas con el abastecimiento que esta
implicada en todo tipo de compra, es escoger
con que proveedores trabajar.

Los criterios de selección de proveedores se

pueden reunir en una matriz que integre las
distintas variables de decisión, así como la
importancia dada a cada una por la compañía;
a fin de obtener una calificación ponderada de
cada proveedor analizado.
MATRIZ DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Porcentaje (peso) que se asigna por

CRITERIOS DE EVALUACIÓN
importancia de cada variable
PARAMETROS POND
Precio 30%
Nivel de Cumplimiento 20%
Calidad 20%
Infraestructura y ubicación 10%
Solvencia 10%
Comunicaciones y Tecnología 10%

Nota de calificación que se asigna por

SISTEMAS DE CALIFICACIÓN
importancia a cada variable
PARAMETROS POND
Muy Buena 5
Buena 4
Aceptable 3
Regular 2
Mala 1
 MATRIZ DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Se pondera cada Atributo

según la importancia para Se califican los proveedores de 1 a 10 según el
la empresa. conocimiento que se tenga y su propuesta.
ATRIBUTO PUNTAJE ATRIBUTO PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C
Precio 40% Precio 7 4 6
Condiciones de Pago 30% Condiciones de Pago 5 7 5
Calidad 20% Calidad 4 8 5
Plazos de entrega 10% Plazos de entrega 7 3 8
Total 23 22 24

PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C

Puntaje Puntaje Puntaje
ATRIBUTO PUNTAJE Ponderado Ponderado Ponderado
Precio 40% 7 * 40% 2,8 4 * 40% 1,6 6 * 40% 2,4
Condiciones de Pago 30% 5 * 30% 1,5 7 *30% 2,1 5 * 30% 1,5
Calidad 20% 4 * 20% 0,8 8 * 20% 1,6 5 * 20% 1
Plazos de entrega 10% 7 * 10% 0,7 3 * 10% 0,3 8 * 10% 0,8
Total 100% 5,8 5,6 5,7
 ASPECTOS A EVALUAR EN UN PROVEEDOR

Por lo general, los mismos criterios utilizados en la selección

del proveedor son utilizados periódicamente para medir su
desempeño. Además de ellos, se debe realizar un seguimiento
sobre ciertos factores críticos como son:

 El nivel de fallas en calidad de los lotes entregados,

 % de envíos equivocados en cantidad,
 Cumplimiento en los plazos de entrega,
 Flexibilidad,
 Cumplimiento de garantías,
 Evaluación de los servicios técnicos prestados, etc.

La evaluación también puede consistir en cuestionarios al

proveedor o visitas a sus instalaciones.
 DESARROLLO DE PROVEEDORES

Si la evaluación a sido positiva y la empresa desea potenciar

este proveedor, procede a desarrollarlo.

Este proceso requiere de mucha comunicación, todos los

participantes deben estar al tanto del alcance del programa,
sus beneficios a largo plazo, los niveles de responsabilidad de
cada una de las partes, la metodología a implementar, duración
de cada una de las etapas de desarrollo y las condiciones
particulares del vinculo.

En algunas oportunidades este proceso puede llegar a

convertirse en alianzas.
 CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES

El programa de certificación incluye visitas a la planta del

proveedor por parte de un equipo interfuncional de la
empresa certificadora, en las que se realiza una exhaustiva
evaluación de la capacidad para cumplir con los objetivos de
calidad, costos y entregas, tanto desde el punto de vista de
procesos como de la tecnología de la información y de los
recursos humanos.

Se verifica el estricto cumplimiento de las especificaciones, el

empleo de normas de calidad y de la utilización de controles
de productos y procesos.
 CERTIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Una de las ventajas más visibles de la certificación es la

eliminación de los controles de entrada, es decir son
ingresados directamente al inventario del cliente sin la
inspección previa en la recepción.