CIRCULAR 33 DE 2020

(septiembre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

DE: SECRETARIA GENERAL

PARA: DIRECTIVOS, SUPERVISORES, SERVIDORES Y CONTRATISTAS
MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL
ASUNTO: MEDIDAS INTERNAS DE BIOSEGURIDAD PARA EL RETORNO A LAS
INSTALACIONES DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

En el marco de los lineamientos emitidos por la Presidencia de la República mediante las

Directivas Presidenciales No. 03 del 22 de mayo de 2020 y No 07 del 27 de agosto de 2020,
conforme lo dispuesto en el Protocolo de Bioseguridad y el anexo técnico de la Resolución 666
de 2020, expedidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, y la Circular No. 100009 del
7 de mayo de 2020 emitida por los Ministros de Trabajo, de Salud y Protección Social y el
Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, así como el Decreto 1168 del
25 de agosto de 2020 emitido por la Presidencia de la República, el Ministerio de Educación
Nacional a través de la presente Circular adopta las siguientes medidas institucionales y
administrativas, para el retorno de los colaboradores a sus instalaciones.

Las siguientes medidas hacen parte de la etapa denominada por la Presidencia de la República
como aislamiento selectivo con distanciamiento individual responsable.

En tal sentido, serán de estricto cumplimiento para servidores, contratistas y visitantes que
ingresen a las instalaciones del Ministerio de Educación, con independencia de la actividad que
desarrollen.

1. MEDIDAS INSTITUCIONALES

A continuación se describen las medidas institucionales adoptadas por el Ministerio de

Educación Nacional para garantizar la seguridad de todas las personas en la entidad.

1.1 De conformidad con lo dispuesto en la Directiva Presidencial No 07 de agosto 2020, con el

propósito de retomar de forma gradual y progresiva el trabajo presencial, a partir del mes de
septiembre de 2020 las entidades puíblicas de la Rama Ejecutiva del orden nacional procuraraín
prestar sus servicios de forma presencial hasta con un 30% de sus servidores y contratistas, de tal
manera que el 70% restante continuíe realizando trabajo en casa.

1.2 Reporte de colaboradores para el retorno: El jefe de la dependencia deberá comunicar a la

Subdirección de Talento Humano el nombre, cédula y tipo de vinculación de los colaboradores o
contratistas que ingresarán al Ministerio y el horario en el cual estarán prestando su servicio al
interior de sus instalaciones. Para lo anterior deberá allegar el formato denominado “Matriz Para
el Retorno” a más tardar el 11 de septiembre a medio día, anexo a la presente circular.

En este punto, es importante precisar que acorde con lo dispuesto en el numeral 4.1 del anexo
técnico de la Resolución 666 del 24 de abril de 2020, el Ministerio de Educación Nacional
diseñó y aplicó una encuesta de estado de salud y condiciones de vida a todos los servidores y
contratistas de la entidad, con el propósito de identificar el grupo de personas que por su
condición de salud y calidad de vida, debe permanecer en trabajo en casa por tener alguna de las
variables de vulnerabilidad definidas en la encuesta y así mismo, qué población no presenta
factores de riesgo asociados y por ende puede retornar gradualmente a las instalaciones del
MEN.

En consecuencia, teniendo en cuenta los resultados de la encuesta, así como la concertación

adelantada entre los colaboradores, contratistas y el jefe de la dependencia, éste diligenciará el
mencionado reporte y lo remitirá a Talento Humano para lo de su competencia. Para la
articulación del trabajo se mantienen las condiciones definidas en la Circular 25.

1.3 La prestación del servicio en las instalaciones del Ministerio: Esta no podrá exceder un
máximo de seis

(6) horas, en un espacio de tiempo en las siguientes opciones sugeridas teniendo en

consideración la importancia de evitar las horas pico del transporte público:

Opción 1: De 6 a.m. a 12:00 m.

Opción 2: De 9 a.m. a 3:00 p.m.

Opción 3: De 12 m. a 6:00 p.m.

De conformidad con el Decreto 193 de 2020, los días en los cuales se prestará el servicio serán el
lunes, martes, miércoles y viernes.

Es importante que las personas que ingresen a las instalaciones de la entidad ubicadas en la sede
CAN y en la sede ELEMENTO, procuren permanecer alli el mayor tiempo posible, evitando
entradas y salidas innecesarias. En todo caso, en cada ingreso se realizará el proceso de
desinfección y toma de temperatura y conexión epidemiológica para establecer el cerco de
contacto.

Nota. Respecto de los horarios de alternancia propuestos en la presente circular, se precisa que
estos no implican una modificación del horario laboral establecido en la Resolución 13139 del
10 de julio de 2017, el cual es de lunes a jueves de 8:00 a.m. a 5:00 p.m., y los viernes de 7:00
a.m. a 4:00 p.m.

1.4 El registro en las instalaciones: Las personas que ingresen a las instalaciones de la sede CAN
y sede ELEMENTO, deberán cumplir de manera estricta con el control de temperatura, la
desinfección de manos y zapatos así como la colocación del nuevo tapabocas entregado por el
Ministerio.

Posteriormente, una vez ubicadas en su puesto de trabajo, deberán diligenciar la encuesta

diagnóstica para el retorno, antes de iniciar su jornada de trabajo. Así mismo, deberán hacerlo
una vez finalizada la jornada antes de regresar a sus domicilios.

La anterior permite realizar un monitoreo constante al estado de salud de los colaboradores y

contratistas en tiempo real, a fin de brindarles el apoyo requerido durante la prestación del
servicio en la presencialidad.

NOTA. Es importante precisar que las personas que salgan de las instalaciones por motivos de
fuerza mayor deberán repetir el protocolo al ingresar a cualquiera de las instalaciones (CAN o
Elemento) del Ministerio nuevamente.
1.5 Empresas y Entidades prestadoras de servicios: Las empresas y entidades que ejecutan
contratos de servicios y que por su naturaleza requieren personal al interior de las instalaciones
del Ministerio, deberán presentar a los supervisores y/o interventores sus protocolos de
bioseguridad, listados de personal y horarios de trabajo, para autorizar su ingreso por parte de la
Subdirección de Gestión Administrativa.

1.6 El registro de temperatura: Las personas que registren temperaturas iguales o superiores a
38o C, deberán dirigirse de manera inmediata a su lugar de residencia para hacer aislamiento,
registrarse en la aplicación CORONAPP y hacer el respectivo informe de sus síntomas a su EPS
y/o a la Secretaría de Salud, quienes le darán el correspondiente soporte; el Ministerio, a través
de la Subdirección de Talento Humano realizará el respectivo seguimiento del caso.

1.7 Reporte de síntomas durante la prestación del servicio en el Ministerio: Las personas que
durante su permanencia al interior de las instalaciones del MEN, lleguen a presentar síntomas
asociados al COVID - 19, deberán:

- Identificar los síntomas pues ante el pico respiratorio puede confundirse con gripe o influenza,
entre otros: dificultad para pasar saliva, dolor o molestia de garganta, tos seca, opresión en el
pecho y dificultad para respirar, debilitamiento generalizado, fatiga y agotamiento crónico, fiebre
igual o superior a los 38o de difícil manejo.

- Mantener la calma.

- Informar por correo institucional o celular a su jefe o supervisor inmediato la presencia de

síntomas durante la prestación del servicio o desarrollo de actividades en el Ministerio de
Educación. En esta notificación, es importante que mencione las personas con las que tuvo
contacto a fin de establecer el nexo epidemiológico.

- Realizar de manera inmediata el reporte de los síntomas vía telefónica al 123 y la App del
Gobierno CORONAPP. Es fundamental seguir las instrucciones dadas por la Secretaría de Salud
(dirigirse de manera inmediata a su domicilio o esperar al personal médico remitido por dicha
autoridad).

- Una vez haya superado sus síntomas, se reintegrará satisfactoriamente al desarrollo de sus
actividades laborales o contractuales, según corresponda. En caso contrario, de persistir la
sintomatología, deberán remitirse a su EPS para valoración y seguimiento, donde el médico
definirá la conducta a seguir. Esta situación deberá comunicarse al jefe inmediato o supervisor de
contrato, con los respetivos soportes, incapacidad o recomendaciones.

- Una vez diagnosticado y tratado, deberá contar con el concepto médico para su
reincorporación, los tiempos y las conductas a seguir serán las que establezca la Secretaría de
Salud para su caso.

Nota. La Subdirección de Talento Humano realizará la divulgación de los protocolos de

prevención e intervención del riesgo psicosocial, de manera previa al retorno a las instalaciones y
se mantendrán en lo que resta del presente año, consolidando toda la información en el
micrositio de la intranet +Seguros MENos Covid.

2. MEDIDAS ADMINISTRATIVAS

Las medidas administrativas adoptadas por el Ministerio de Educación Nacional son:

2.1. Previo al retorno de los funcionarios o contratistas al Ministerio y en adelante, diariamente
se aplicará un estricto protocolo de limpieza y desinfección de puestos de trabajo y áreas
comunes (recepción, pasillos, escaleras, ascensores, sanitarios y demás), adicionalmente, el
funcionario o contratista apoyará realizando la desinfección de los objetos personales de su
puesto de trabajo, con el fin de incrementar su seguridad personal.

2.2. Se mantendrá el servicio habitual de parqueadero de vehículos automotores, aplicando las

medidas de distanciamiento físico y se habilitarán parqueaderos adicionales para bicicletas. Los
colaboradores que hagan uso de este servicio deberán estacionar dejando un espacio de parqueo
libre a los costados de su vehículo y realizar el lavado externo y asepsia interna de manera
frecuente.

2.3. En las entradas: principal, de parqueaderos, de conductores, Unidad de Atención al

Ciudadano y de despachos de las instalaciones del CAN y entrada al piso 14 del Edificio
ELEMENTO, se dispondrán tapetes para desinfección de zapatos.

2.4. Se mantendrá deshabilitado el control de acceso por huella, en su lugar se hará el control
exigiendo el porte del carné institucional y cédula de ciudadanía en un lugar visible.

2.5. En las entradas principales de la sede CAN y sede ELEMENTO, se dispondrán canecas con
tapa y doble bolsa negra, señalizadas para la disposición de los residuos de control del virus
como guantes y tapabocas, de acuerdo con lo dispuesto en la Resolución 666 del 24 de abril de
2020. Se realizará la entrega diaria de tapabocas como medida obligatoria de prevención a la
entrada de las instalaciones de la entidad, posterior a la toma de temperatura, a la desinfección de
zapatos y a la limpieza de manos con alcohol glicerinado, acto seguido el colaborador o
contratista deberá desechar su tapabocas y reemplazarlo por el suministrado por el Ministerio.
Sin embargo, para los casos en los cuales el colaborador o contratista traiga en uso un tapabocas
de tela antifluido con opción de uso frecuente posterior a lavado diario y/o tapabocas con
respirador y filtro, éste deberá guardarlo en una bolsa plástica cerrada y no podrá utilizarlo hasta
su salida de las instalaciones del MEN. Esto con el fin de contar con la seguridad que el
tapabocas suministrado está sellado y no ha estado en contacto con el ambiente antes del
suministro, lo cual minimiza riesgos.

2.6. En las áreas de circulación (entrada principal de la sede CAN, entrada Unidad de Atención
al Ciudadano, en puntos cercanos a las puertas de ascensores en los cinco pisos y la entrada al
piso 14 de la sede ELEMENTO), se dispondrán dispensadores de alcohol glicerinado para
activación con el pie.

2.7. El uso permanente de tapabocas es obligatorio para todo el personal durante su permanencia
en las instalaciones del Ministerio, como medida indispensable para prevenir el contagio del
COVID - 19.

2.8. A los colaboradores o contratistas que no tengan ningún tipo de restricción física, se les
solicita el uso de las escaleras, disponiendo el uso de los ascensores para aquellas personas que
presenten dificultades en la movilidad, restringiendo su uso a máximo 2 personas en los casos
que sea estrictamente necesario, para lo cual se dispondrá de un protocolo de uso a la entrada y
será divulgado a todos los colaboradores a través del Boletín semanal +Más Seguros MENos
Covid.

2.9. De acuerdo con la opción de alternancia y en lo concerniente a la prestación del servicio de

manera
presencial acordada por el servidor o contratista con el jefe de cada dependencia, se deben
utilizar puestos de trabajo intercalados, para los casos excepcionales donde sea estrictamente
necesario el uso de puestos contiguos, se instalarán acrílicos con herrajes metálicos adheridos a
las superficies separando los puestos y garantizando el aislamiento.

2.10. Los baños contarán de manera permanente con jabón, toallas desechables para manos y
alcohol glicerinado, y su uso deberá hacerse dando cumplimiento al distanciamiento físico
establecido.

2.11. Se prestará el servicio de cafetería cumpliendo las reglas de distanciamiento social, aseo y
desinfección de áreas, superficies, equipos y elementos dispuestos en este espacio. El personal
que atiende deberá contar con traje anti fluidos, tapabocas, careta y demás elementos de
bioseguridad.

2.12. Se prestará el servicio de hornos microondas a través del personal de cafetería, adecuando
la terraza de la edificación como espacio para el consumo de los alimentos, con turnos que
permitan un distanciamiento ajustado a los parámetros establecidos.

2.13. No se prestará el servicio de máquinas dispensadoras de café y snacks, hasta una nueva
directriz, para evitar la contaminación por contacto de superficies de uso común.

2.14. Los usuarios del Ministerio que se dirijan a la Unidad de Atención al Ciudadano solo
podrán ingresar cumpliendo con los protocolos de bioseguridad, como el uso obligatorio de
tapabocas, la limpieza de manos con alcohol glicerinado dispuesto a la entrada de la Unidad,
manteniendo el distanciamiento social de 2 metros.

2.15. Se restringe el ingreso de visitantes a las sedes CAN y Elemento a lo estrictamente

necesario, previa solicitud con su debida justificación por parte de la dependencia que recibe al
visitante y autorización de la Subdirección de Gestión Administrativa; en todo caso, el visitante
deberá cumplir con todas las medidas de bioseguridad dispuestas en la presente circular.

2.16. Se prohíbe el ingreso de vendedores, asesores comerciales, lustradores de calzado, entre

otros, a las instalaciones de la Entidad en las sedes CAN y Elemento.

2.17. Se realizará la desinfección de los vehículos oficiales de propiedad del Ministerio mediante
el lavado frecuente y la aspersión de solución desinfectante, disponiendo alcohol glicerinado y
toallas desechables para su asepsia interna.

3. MEDIDAS DE AUTOCUIDADO

Las medidas de autocuidado recomendadas por el Ministerio de Educación Nacional son:

3.1 Realizar un correcto lavado de manos, antes, durante y después del ingreso a las instalaciones
del Ministerio de Educación Nacional y como mínimo cada 3 horas.

3.2 Uso permanente de tapabocas, desde la salida del lugar de residencia, durante el desarrollo de
la jornada laboral y en el retorno al domicilio.

3.3 Evitar el contacto y saludar de mano o beso, los abrazos y evitar compartir la utilización de
equipos o elementos de uso personal.

3.4 Utilizar los medios de comunicación virtuales dispuestos por la Oficina de Tecnología y
Sistemas de Información del Ministerio para realizar las reuniones de trabajo, conversatorios,
foros, congresos o cualquier otro tipo de evento masivo.

3.5 Mantener el puesto de trabajo limpio, ordenado y desinfectado, así como los elementos y
prendas de vestir utilizadas durante la jornada laboral (escritorios, sillas, teclados, teléfonos,
chapas, bolsos, zapatos y demás).

3.6 Mantener ventilada el área de trabajo durante la jornada laboral.

3.7 Evitar aglomeraciones en áreas comunes como recepción, pasillos, ascensores, baños y
demás zonas de circulación.

Mientras se desplaza en transporte público:

3.8 Hacer uso de elementos de protección individual como tapabocas (debe cubrir la nariz y boca
completamente).

3.9 Evitar pasar sus manos por el rostro, tocar el tapabocas o consumir alimentos.

3.10 Mantener distancia con los demás pasajeros de acuerdo con lo establecido por el operador
del servicio.

3.11 Evitar tener conversaciones innecesarias con otras personas, esto aumenta el nivel de riesgo.

3.12 Al salir del transporte hacer uso de gel o alcohol glicerinado para desinfectar sus manos.

Durante el trabajo en casa:

3.13 Lave sus manos de manera permanente.

3.14 Realice pausas activas.

3.15 Al iniciar la jornada laboral reporte su toma de temperatura y síntomas en la encuesta

diagnóstica para el retorno.

Nota: Es importante precisar que este reporte de síntomas y temperatura debe realizarlo a diario
antes de iniciar la jornada laboral de manera obligatoria y al finalizar la misma.

4. PLAN DE COMUNICACIONES

4.1 Estrategias de comunicación:

El Ministerio de Educación continuará con el plan de comunicaciones establecido, el cual

consiste en una publicación por días y temas, de información vital acorde a lo establecido en la
Resolución 666 del 2020, así:

- Lunes de 5 minutos para hablar de salud, con toda la información, capacitaciones y protocolos
de la Arl Positiva (Salud Mental, Salud Física y Salud Familiar).

- Miércoles Más seguros y MENos Covid publicando el boletín informativo con la información
correspondiente a las medidas adoptadas en el Ministerio y abordando temas de interés para la
organización del trabajo en alternancia.

- Jueves de pausas activas, saludables y efectivas con videos de rutinas de estiramientos

osteomusculares para el trabajo en casa.

- Viernes protegido con Emercare publicando la información de Emercare Ips (servicio de área
protegida) respecto a la telemedicina en tiempos de trabajo en casa.

4.2 Correo para reporte de casos:

En caso de presentarse reporte de accidentes de trabajo o enfermedad laboral por parte de

servidores y/o contratistas, se deberá dar aviso al área de Seguridad y Salud en el Trabajo, al
correo massegurosmenoscovid@mineducacion.gov.co, para realizar el respetivo reporte a la
ARL, quien será la encargada de dar las directrices sobre la atención de la persona; la
Subdirección de Talento Humano, a través del área de Seguridad y Salud en el Trabajo, realizará
el acompañamiento y seguimiento necesarios.

4.3 Boletín informativo:

El Ministerio de Educación Nacional, a través del Boletín y del micrositio de la intranet+Seguros

MENos Covid, informará las novedades en la evolución del COVID – 19 y las medidas de
prevención y control establecidas por el Gobierno Nacional y por la entidad para prevenir y
controlar el contagio del COVID – 19 a los servidores, contratistas y visitantes. A través del
micrositio se podrán formular preguntas y sugerencias relacionadas con el retorno gradual, el
trabajo en casa, los protocolos de bioseguridad y los mecanismos para ofrecer apoyo.

5. PLAN DE CAPACITACIÓN

El Ministerio de Educación Nacional continuará, en alianza con al ARL Positiva mediante la

estrategia “Educándote para Soñar”, con la capacitación a los colaboradores en aspectos básicos
relacionados con la forma de transmisión del COVID - 19 y las maneras de prevenirlo, siguiendo
los lineamientos expedidos por el Ministerio de Salud y Protección Social, sobre temas como:

? Generalidades de la enfermedad, medios de contagio, medidas de protección, manejo de la

enfermedad.

? Protocolos de Bioseguridad, medidas institucionales, administrativas y de cuidado.

? Identificación temprana de síntomas, procedimientos a seguir en caso de sospecha y/o de

contagio.

? Riesgo psicosocial, manejo del estrés y pausas activas para el trabajo en casa y en las
instalaciones.

? Medidas de higiene, orden y asepsia, uso de elementos de protección personal, cuidados y

consideraciones a tener en cuenta para su uso y disposición.

? Medidas de protección personal en lugares públicos.

Así mismo, se continuará con la asesoría y acompañamiento por parte de los Psicólogos de la la
Arl Positiva y Compensar salud, para velar por el cuidado de la salud psicosocial.

6. RESPONSABILIDADES

Son responsabilidades de las distintas dependencias y personal del Ministerio de Educación, las
siguientes:
a. Secretaría General. Garantizar los recursos para la implementación y cumplimiento de las
actividades descritas en el protocolo.

b. Subdirección Administrativa. Disponer los procedimientos, equipos, elementos y personal

para el cumplimiento de las acciones operativas establecidas, en especial lo concerniente a la
adecuación y mantenimiento de la infraestructura y equipos, así como las labores de limpieza y el
control de ingreso y salida de los servidores y contratistas del MEN.

c. Subdirección de Talento Humano. Divulgar el protocolo, garantizar la entrega diaria de EPP,

coordinar la capacitación, entrenamiento y asistencia en salud a través de sus contratistas
Compensar, la ARL Positiva y el proveedor de Área Protegida, verificar toma y registro de
síntomas asociados al COVID - 19, así como brindar el respectivo acompañamiento a los
posibles casos positivos que se presenten a nuestros colaboradores.

d. Directores, Jefes de Oficina y Subdirectores. Articular el trabajo en casa regulado por el

Decreto 1168 del 25 de agosto de 2020 y el trabajo presencial en el esquema de alternancia,
promover la implementación del presente protocolo, estar atentos al estado de salud de los
colaboradores a su cargo, recibir los posibles reportes que se puedan presentar relacionados con
síntomas asociados al contagio por COVID – 19, realizar el respectivo reporte a la Subdirección
de Talento Humano, implementar las acciones que permitan garantizar la continuidad de las
actividades y la protección integral de las personas de su dependencia y promover la distribución
de las personas que retornaran a la entidad en las diferentes opciones de horarios planteadas en la
presente circular.

Supervisores de Contratos. Promover la implementación del presente protocolo, estar atentos al

estado de salud de los contratistas bajo su responsabilidad, recibir los posibles reportes que se
puedan presentar relacionados con síntomas asociados al contagio por COVID – 19 y realizar el
respectivo reporte a la Subdirección de Talento Humano.

e. ARL. Prestar el apoyo en la capacitación de los servidores y contratistas del MEN en temas
como, lavado de manos, uso de EPP, síntomas y diagnóstico del COVID - 19, medidas de
seguridad en el transporte público.

f. Servidores y Contratistas. Informar de manera oportuna sobre su verdadero estado de salud,

comunicando por vía telefónica y/o correo electrónico a su jefe inmediato o supervisor, leer y
aplicar las medidas de seguridad, higiene y aseo, como el lavado de manos y el uso de tapabocas,
seguir las demás instrucciones dadas por la Entidad para la prevención y control del COVID - 19,
reportar al jefe o supervisor del contrato cualquier caso de contagio que se llegase a presentar en
el lugar de trabajo y su familia, realizar el reporte diario de la encuesta diagnóstica de síntomas
asociados al COVID – 19.

g. Visitantes. Cumplir con las normas nacionales y distrales sobre el aislamiento preventivo, el
protocolo de bioseguridad establecido en esta circular.

Por último, es necesario señalar que el oportuno y cabal cumplimiento de las medidas adoptadas
mediante la presente Circular, garantizarán una adecuada prestación del servicio del Ministerio
de Educación, preservando la salud de sus colaboradores,contratistas y sus familias.

Cordialmente,

CLARA INÉS PÁEZ JAIMES

Secretaria General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.

n.d.
n.d.
Última actualización: 15 de diciembre de 2020