CENTRO UNIVERSITARIO SAN PABLO

LICENCIATURA EN DERECHO
5 CUATRIMESTRE

DERECHO NOTARIAL

“ENSAYO DE PROTOCOLO Y LIBRO DE RATIFICACIONES”

ALUMNO: VICTOR MANUEL AGUILAR AVALOS.

DOCENTE: LIC.JESUS FERNANDO GONZALEZ HERNANDEZ.
 El presente ensayo es derivado del estudio de la Ley del Notariado Para El
Estado De Guanajuato el cual en su capítulo IX nos habla del Protocolo y del Libro
de Ratificaciones, en su sección primera acerca del protocolo nos marca:

ARTÍCULO 51. Los notarios seguirán el sistema de protocolo abierto conforme a

este capítulo para hacer constar los actos que conforme a esta ley deban
autorizar.

Se entiende por folios las hojas numeradas oficialmente, las que serán progresivas
y deberán contener las características que se determinen en el Decreto
Gubernativo a que se refiere el artículo 56 de esta ley, además de la firma o
rúbrica y sello del notario, las que serán coleccionadas, ordenadas y sólidamente
empastadas, y junto con su apéndice constituirán el protocolo.

El notario no podrá autorizar acto alguno sin que lo haga constar en los folios que
forman el protocolo, salvo los casos que señale esta ley.

De esta manera nos habla acerca de una reglamentación dentro del

protocolo por seguir, y nos explica acerca que estos documentos deberán tener un
tamaño además de que los folios serán iguales y estos serán determinados por un
Decreto Gubernamental, siempre tomando en cuenta la opinión del Colegio Estatal
de Notarios.

En su art 52 nos habla acerca de que el protocolo deberá ser divido en tomos, al
igual que los instrumentos y tomos deberán ser numerados progresivamente,
además que los folio deberán ser usados por el anverso y reverso y los
instrumentos asentados en ellos se ordenaran en tomos y que tendrán siempre
200 folios en los cuales deberán contener documentos completos a excepción de
cuando haya destrucción parcial o total, inutilización o extravió de folios, y los
notarios deberán cancelar los folios no utilizados para poder completar el tomo.

En su art. 53 nos habla que la unidad administrativa que corresponda a la

Secretaria de Gobierno deberá proveer de los folios necesarios para asentar los
instrumentos.

En su art. 54 nos menciona que a el Titular del Poder Ejecutivo a Secretaría de

Gobierno podrá adecuar convenios con el Colegio Estatal de Notarios para poder
adecuar los procedimientos y reglas para que los notarios tengan la oportunidad y
agilidad en la adquisición de los folios necesarios para poder cumplir con su
trabajo.

En su art. 55 nos hace mención que, al iniciar la formación de un tomo, el notario

deberá hacer constar el lugar y la fecha en que se inicie la formación del tomo al
igual que el número que le corresponda y este deberá ser consecutivo a los que
ya se hayan abierto en la notaria a su cargo, en lugar donde está ubicada la
notaria y hara mención de que el tomo iniciado se formara con los folios referidos
en el art. 52 que consta de 200 folios además de los instrumentos autorizados por
el notario o por quien legalmente lo supla de acuerdo con esta ley.

También nos menciona que el notario podrá asentar la razón el primer folio del
tomo a iniciarse o en hoja de similares características y esta no deberá ir foliada y
se encuadernará antes del primer folio del tomo; deberá ser firmada por el o los
notarios que actúen en el mismo y se imprimirá el sello de autorizar.

En su art. 56 nos hace mención a que El tamaño y las características de los folios
serán uniformes y determinados por Decreto Gubernativo.

En su art. 57 nos menciona que para asentar las escrituras y actas en los folios
podrá utilizarse cualquier procedimiento de la escritura o impresión que sea firme,
indeleble y legible; y que solo en casos urgentes a juicio del notario podrán ser
manuscritas.

En su art. 58 no hace mnecion que la numeración de los instrumentos y de los

folios que se empleen será progresiva, además de que en caso de que por
cualquier razón se inutilice o destruya uno o varios folios antes que la escritura sea
firmada por alguna de las partes, el notario podrá sustituir por otros el folio o folios
inutilizados o destruidos, aunque no sea de numeración sucesiva siempre y
cuando sean de los que se estén empleando en el momento de que se de cuenta
de ello.
Antes de las firmas se anotarán los números de los folios utilizados, así como de
los inutilizados, además en el folio cuyo número siga al intercalado se asentará
una mención de que el faltante entre aquél y el que le precede, se usó en
sustitución de otro con numeración anterior y de los números de folios entre los
cuales quedó el intercalado y los folios que se inutilicen o destruyan parcialmente
serán puestos en el apéndice de documentos.

En el caso del extravió de un folio el notario deberá sustituirlo siguiendo las

siguientes indicaciones:

1. Si aún no se hubiese utilizado, se actuará en el folio sucesivo

2. Si hubiere formado parte de una actuación aún sin firmar, se cancelarán los
folios restantes y se repondrá íntegramente el instrumento
3. Si el instrumento ya se hubiere firmado, o contuviere firmas de los
comparecientes, y no fuese posible recabar nuevamente alguna de ellas, el
notario al dar aviso del extravío, propondrá una solución a seguir,
comunicándola a la Secretaría de Gobierno, al Colegio Estatal de Notarios y
a las partes si fuera posible.

En cualquiera de estos casos antes mencionados además del aviso

correspondiente, deberá de dar razón al final del instrumento de cuál fue la
circunstancia de que se trató además del procedimiento empleado.

En su art. 59 nos marca que todo instrumento se iniciará al principio de un folio y si

al final del último empleado en el mismo queda espacio, después de la firma de
autorización, éste se empleará para asentar las notas a que se refiere el artículo
61 de esta ley el cual analizaremos en breve.

En su art. 60 nos hace mención de que Al final de cada tomo del protocolo y
dentro de los treinta días hábiles siguientes a la fecha que corresponda a su último
instrumento público, en el último folio o en hoja de similares características, el
notario levantará razón en la que hará constar que cierra ese tomo, el número de
actos que autorizó, los que no hubieren pasado y los que se encuentren
pendientes de autorización, expresando en este último caso el motivo, así como
también en su caso información sobre los folios inutilizados o extraviados, además
el notario deberá empastar el tomo formado en un plazo máximo de ciento
ochenta días naturales a partir de la fecha del cierre del tomo.

De igual manera será levantada a continuación del último instrumento otorgado

ante el notario que deba ser suplido por cualquier causa, haciéndose constar en
ella el motivo de la suplencia y el nombre del notario suplente y su número y esta
razón deberá ser levantada antes de comenzar a actuar el notario suplente.

En su art. 61 nos explica que en el último folio utilizado de cada escritura si

hubiera necesidad, el notario pondrá después de la autorización preventiva o bien
de la definitiva, cuando la primera no sea necesaria, el encabezado de notas
complementarias y ahí hará, mención de todas las anotaciones que en esta ley se
indique.

También nos marca que en caso de que, si la parte final del folio no fuere
suficiente, la autorización definitiva o las anotaciones se harán en una o varias
hojas comunes de las mismas medidas y calidad de los folios que se agregarán al
tomo, selladas y firmadas por el notario poniendo el número de escritura a que
corresponda.

Este mismo artículo nos hace mención a que en caso de adiciones a una escritura
si ésta no ha sido firmada, si las mismas no caben en el folio en el que hubiera
terminado la redacción de la escritura y el siguiente ya se hubiere empleado, se
podrá utilizar uno o más diferentes, siguiendo el procedimiento señalado en el
segundo párrafo del artículo 58 de esta ley.

En su art. 62 nos hace mención a que fuera de los casos expresamente

consignados en esta ley, por ningún motivo podrán sacarse de las notarías los
tomos concluidos del protocolo.

Este mismo artículo nos dice que los folios solo podrán sacarse por el notario
cuando la naturaleza del acto notarial así o exija o para recabar firmas, y aun fuera
de su adscripción cuando se trate de recabarlas a los titulares o representantes de
instituciones y organismos oficiales.
En su art. 63 nos marca que, en relación a los tomos del protocolo, el notario
llevará una carpeta en donde irá depositando los documentos que se refieren en
las escrituras y las actas y el contenido de esta carpeta se llama apéndice el cual
deberá ser considerado como parte integrante del protocolo.

También nos marca que los documentos del apéndice se arreglarán por legajos
(Conjunto de informaciones, documentos o papeles recopilados, referentes a una
persona o un asunto.) que tendrán el número que corresponde al de la escritura o
acta a que se refieren además de que en cada uno de los documentos se pondrá
el número progresivo que los señale y distinga de los otros que forman el legajo, y
que los documentos que se protocolicen, integrados por más de una hoja, se
considerarán como uno solo.

Cuando sólo se haga mención de un documento esencial a un acto, se podrá

agregar copia certificada del mismo al apéndice y al testimonio que se expida.

En el art 64 nos marca que las carpetas de los apéndices se empastarán

ordenadamente, pudiendo formarse uno o más volúmenes a juicio del notario en
atención al número de hojas que contenga, a más tardar ciento ochenta días
después de la fecha del cierre del tomo del protocolo a que pertenecen con el
mismo número.

Es marcado también por esta ley que los documentos que se integren a un
apéndice deberán conservarse íntegramente por el notario y seguirán a su tomo
respectivo.

Cuando el notario deba remitir el apéndice al Archivo General de Notarías, este

deberá entregarlo debidamente empastado de tal forma que las constancias no
puedan desprenderse.

En el art. 65 nos habla de que independientemente de los tomos y de las carpetas

del apéndice, los notarios tendrán la obligación de formar un índice general de
todos los instrumentos que autoricen los cuales deberán contener el número del
instrumento, las partes que intervienen, la naturaleza del acto jurídico de que se
trata, los folios utilizados y el tomo al que corresponden.
En su art. 66 nos habla de que los tomos del protocolo y el apéndice serán
guardados por el notario bajo su más estricta responsabilidad, por un lapso no
mayor de veinticinco años, contados a partir de la fecha de su cierre. Transcurrido
este término, será obligatorio remitirlos al Archivo General de Notarías.

Sección Segunda

Del Libro de Ratificaciones

En su art. 67 nos habla de que en libro de ratificaciones se asentaran, en registros

numerados sucesivamente, los datos que identifiquen los actos jurídicos cuyos
contenido y firmas se ratifiquen ante el notario, haciendo constar los siguiente:

1. La fecha de celebración del acto jurídico como conste en el mismo

2. La naturaleza jurídica del acto
3. Los datos personales generales de quienes lo ratifican ante la presencia del
notario
4. La forma como el notario identificó a las partes
5. La fecha de ratificación
6. Las firmas de el o los comparecientes, el sello y la firma del notario.

Nos marca también que el libro de ratificaciones se formará por un conjunto de

cien folios separados, numerados oficialmente y sólidamente empastados, con su
respectivo índice. El índice de este libro deber apegarse a las disposiciones
relativas al protocolo previstas en esta ley.

Además de que el libro de ratificaciones llevará apéndice e índice en los términos

de los artículos 63 a 66 de esta Ley.

En su art. 68 nos marca que el notario deberá hacer constar en el documento cuyo
contenido y firmas se ratifican conforme al artículo anterior, el número de registro
que corresponda a la razón que se asiente en el libro.
Además, nos marca de manera muy puntual que la numeración del orden del libro
de ratificaciones y de las inscripciones que en éste se contengan, serán
independientes de las que se consignen en el protocolo.

Conclusiones

Basados en la lectura, análisis y desglose de cada uno de los artículos acerca del
protocolo y libro de ratificaciones damos por entendido que el protocolo notarial es
el conjunto de libros formados por folios numerados de manera subsecuente
utilizando cada una de las hojas por su anverso y reverso, donde se asientan y
autorizan las escrituras y actas que se otorguen ante se fe pública, obviamente
con sus respectivos apéndices que es la carpeta donde el notario ira depositando
los documentos que se refieren en las escrituras y las actas y que se considera
como parte integrante del protocolo, así como también por los libros de registro de
cotejos que es llamado el libro de ratificaciones, también con sus respectivos
apéndices.

De una manera somera el protocolo notarial es la expresión a que refiere todos los
documentos que obran en el haber de cada notaria.

Es de vital importancia mencionar que la función de un protocolo notarial, es que

al ser ordenados cronológicamente los instrumentos públicos, estos son la fuente
original del historial de los actos celebrados ante el notario público que dio fe y
legalidad al acto.

Mencionamos que el orden de los instrumentos, libros y apéndices que integran el

protocolo notarial debe ser en orden cronológico en folios subsecuentes, esto con
la intención de que los folios no se repitan para poder así llevar un registro
fidedigno de los actos celebrados.

Es menester mencionar que el efecto de la protocolización de un documento ante

un notario público, es para acreditar su existencia en la fecha que se da fe pública,
nos solo para actos jurídicos que pueden estar libres de este acto, sino también
para aquellos que marca la ley de manera puntual.
También es muy importante mencionar que todos y cada uno de los formatos y
formas en los cuales se llevará acabo la protocolización de los actos ante el
notario público serán estipulados por Decreto Gubernamental en convenio con el
Colegio Estatal de Notarios, ya que este es un requisito por ley menciona en
varios de los artículos de esta ley.

Así mismo es de vital importancia el libro de ratificaciones que al igual deben ir en

registros numerados en 100 folios sucesivamente con los datos que identifiquen el
acto jurídico y demás requisitos estipulados por la ley presente, acompañados por
su índice con motivo de poder acceder fácil y rápidamente al acto jurídico
buscado.