Wiki: El protocolo notarial

Distinguido participante:

Luego de investigar en el libro básico de la asignatura, realizar la siguiente actividad:

Construir entre todos los participantes (de manera colaborativa) una Wiki acerca de
lo siguiente:

a-Definición de protocolo.

Según el Diccionario de la Academia Española protocolo significa propiamente la

“primera hoja encolada o pegada”, y por virtud extensiva, la “ordenada serie de
escrituras matrices y otros documentos que un notario a escribano autoriza y
custodia con ciertas formalidades.

Según Zarzoso y Ventura, protocolo proviene de la voz griega “protos”, primero en

su clase, y de la latina “collatio”, confrontación o cotejo de un escrito, vale decir,
significa primera comparación o cotejo.

Jurídicamente, Protocolo, es la colección ordenada de las escrituras matrices y otros

documentos que el notario autoriza durante un año y custodia con las formalidades
de ley de cada país formando libros integrados por uno o más tomos
encuadernados. Es, en diferentes palabras, el archivo fundamental del Notario.

En República Dominicana, se conoce como Protocolo, al tomo encuadernado y

empastado de los instrumentos autorizados durante un periodo de tiempo.

b- Requisitos y Formalidades del protocolo.

El protocolo se forma con todos los volúmenes de las actuaciones del Notario,
conteniendo cada uno todas las actos que se escrituren entre el primer día de enero
y el 31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. Dichas actas deben llevar
el número que les corresponda, escrito en letras y por estricto orden de fecha. Las
hojas deben ser foliadas, es decir marcadas con el número que les pertenezca y
escribírsele en letras y guarismos o dígitos.
Todas las hojas de las escrituras matrices, tendrán un margen blanco de cuatro
centímetros por la parte en que haya de encuadernarse y uno de dos centímetros
por la opuesta. Además se dejara en las dos plantas de la hoja, otro margen de
cinco centímetros por la parte donde comienzan a escribirse los renglones.

Todas las hojas del protocolo, serán firmadas por el Notario en el margen de cinco
centímetros a excepción de aquellas que por el contenido del documento se hallan
llenas con notas debidamente firmadas por el Notario, las partes y los testigos. Otras
formalidades exigidas son que:

a. Los instrumentos deben de redactarse en español, escribirse a máquina o a

mano de manera legible y sin abreviaturas;

b. Los instrumentos deben llevar numeración cardinal, escribiéndose uno a

continuación del otro, en orden riguroso de fechas, y entre cada instrumento
solo debe quedar espacio para las formas;

c. El Protocolo debe llevar filiación cardinal escrita en cifras;

d. En el cuerpo del Instrumento las fechas, números o cantidades se expresarán

con letras. En caso de discrepancia entre lo escrito en letras y cifras,
prevalece lo escrito en letras;

e. Los documentos que deban insertarse o las partes conducentes que se

transcriban se copian de manera textual;

f. Los espacios en blanco que permitan intercalaciones se llenaran con una

línea antes de que sea firmado el instrumento.

c- Contenido del protocolo.

En sentido estricto, el libro-protocolo del notario, tal como indica la ley, contendrá
los originales de las actas auténticas que escrituren entre el primero de enero y el
31 de diciembre de cada año, ambas fechas inclusive. A seguida de cada acta se
colocarán los documentos que se anexen al mismo como comprobantes.
d- Apertura del protocolo y Cierre del protocolo.

Es ordenado por la Ley del Notariado que desde el primer día de cada año los
notarios abran el volumen del protocolo correspondiente a ese año.

El Protocolo se abre cada año con la primera escritura que se hace, el cual llevara
siempre el número Uno y principiará en la primera línea del folio inicial. La forma
indicada en su artículo 38, para la apertura del protocolo se hace extendido una nota
que diga de esta manera:

“Volumen del Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes al año de…

( ).” En la ciudad de… Municipio de….., Provincia de…., al primer (1er.) día del mes
de enero del… ( )”.

A seguidas se coloca la fecha en letra, la firma y el sello profesional del Notario.

Cierre del Protocolo

El protocolo debe cerrarse cada año, el último día del año natural, pero también
puede cerrarse en cualquier momento que el notario dejare de ejercer la función.

El cierre debe contener: la fecha, el número total de instrumentos autorizados,

indicando cuántos de ellos son escrituras públicas y el número de actas de
protocolización, si la hubieren; así como el total de folios utilizados; observaciones
si fueren necesarias y la firma del notario.

Señala el segundo párrafo del artículo 38 de la ley dominicana que debe extenderse
una nota análoga el último día del año para cerrar el volumen que haga constar lo
siguiente:

“Concluye el volumen de Protocolo de los Instrumentos Públicos correspondientes

al año… ( ), Que contiene… ( ) Instrumentos y… ( ) folios, escriturados durante el
mismo por el infrascrito Notario”. En la ciudad de…, Municipio de…., Provincia
de…., a los treinta y un (31) días del mes de diciembre del año… ( ). A seguidas se
coloca la fecha en letras, la firma y el sello profesional del Notario.
e- Volúmenes y encuadernación.

Si las actuaciones del Notario son en tal cantidad que no sea posible encuadernar
en un solo tomo anual todas las actas auténticas o las hechas bajo firma privada,
pero que ha agregado a sus minutas para darle fecha cierta y oponerlas a terceros,
la misma ley indica que debe cerrar el primer volumen, pero variado, lógicamente,
lo necesario para designar los meses que contiene cada tomo.

Aclaramos que esos tomos o partes con paginación independiente en que se divide
un libro no se considerarán como distintos volúmenes, es decir, no son libros
diferentes, por lo cual no debe interrumpirse ni volver a empezar en el segundo la
foliación o numeración de las hojas del libro, sino que se debe continuar en donde
se quedó.

Según la Ley 140-15 del Notariado en el Artículo 41.- Encuadernación de

volumen. Cuando el volumen anual alcance los ciento cincuenta folios, se debe
encuadernar más de un tomo, por tanto se cerrará el primero y empezará el segundo
con las notas expresadas en el artículo anterior, variadas en lo necesario para
designar los meses que contiene cada tomo. Los diferentes tomos no se
considerarán como volúmenes distintos, por lo cual no se interrumpirá ni volverá a
empezar en el segundo la foliación del primero, debiendo expresarse en la nota final
del último tomo de cada volumen, además del número de actas y folios del tomo, el
número de actas y folios que formen el volumen.

Libro índice.

Según la Ley 140-15 del Notariado en el Artículo 38.- Libro índice. Los notarios
llevarán un Libro índice de todas las actas auténticas que escrituren. Este índice
contendrá la fecha y naturaleza del acta, los nombres de las partes, testigos y la
relación del registro de la jurisdicción del notario.

Párrafo.- El Libro índice será firmado y sellado por el Presidente(a) del Juzgado de
Primera Instancia del Distrito Judicial a que pertenezca el notario, libre de tasa e
impuestos.
f- Depósito del protocolo.

Para mantener sin daños, ni lesiones las certificaciones y daciones de fe que realiza
el Notario, el Legislador incluyó, la obligatoriedad de tener encuadernado todos sus
volúmenes y depositar dentro del primer trimestre de cada año, o sea, a más tardar
el día 31 de marzo de cada año, una copia del Índice de todas debe contener la
fecha y la naturaleza del acta, los nombres de las partes y de los testigos, así como
una relación del registro.

Obligación de conservación.

Los Notarios están obligados a conservar los originales de las actas auténticas que
escrituren y tendrán un protocolo de las mismas. Cuando se trate de legalización de
firma solo deberá hacerse mención del acta correspondiente de un registro que se
llevará al efecto.

Además, serán responsables de la integridad y conservación de los protocolos. Si

se deterioran por falta de cuidado, deberán reponerlos a sus expensas, incurriendo
además en multa o sanción disciplinaria, según se estimare conveniente. También,
es deber preservar los documentos de su archivo contra pérdidas y averías; de los
que responderán siempre que no probaren que habían tomado las precauciones
posibles para evitarlas.

g- Los Folios.

Los folios son las hojas numeradas, selladas y autorizadas que serán
cronológicamente utilizadas y ordenadas y sólidamente empastadas para constituir
los libros. Cada folio se utilizará por ambas caras, constituyéndose por dos páginas.

Para asentar las escrituras y actas en los folios, deberán utilizarse procedimientos
de escritura o impresión sean firmes, indelebles y legibles.

h- Escritura matriz

Se entiende por matrices, a los originales firmados por las partes y selladas por el
Notario, quedando en poder de éste, bajo su custodia y con la obligación de su
conservación, y de expedir copias a favor de quienes tengan derecho a ellas.
i- La minuta.

Una minuta es el original de un acto auténtico, del que no puede desprenderse el

oficial público que es su depositario. Es, dicho de otra manera, un acto original
emanado de la autoridad administrativa o judicial, o para nuestro caso específico, el
acto entregado por notario que la ley prescribe que debe conservarse.

j- La numeración y foliatura.

Todas las actas protocolizadas llevarán el número que les corresponda, escrito en
letras y por orden de fecha. De igual manera, todas las hojas cada volumen serán
foliadas con el número que les pertenezca por su orden, escrito en letras y
guarismos.

k- Los efectos.

La protocolización no produce otro efecto que el de asegurar la identidad del

documento y existencia a la fecha de la protocolización o registro. Tiene la virtud de
convertir en público el acto privado que motivo el procedimiento.

l- Las copias

En sentido gramatical, las “copias” son la reproducción literal de otro escrito llamado
original.

En sentido jurídico las “copias” constituyen la reproducción literal de un documento

público protocolizado, autorizado por el notario competente y con las formalidades
de derecho.

También lo constituye, en otras palabras, el documento en que consta la

transcripción fiel de la escritura matriz siempre que se hagan de conformidad con la
ley.

Las “copias”, sólo hacen fe cuando el original ya no existe y conforme a las

distinciones establecidas en el artículo 1335 del Código Civil Dominicano:

Art. 1335.- Cuando no existe el título original, hacen fe las copias si están incluidas
en las distinciones siguientes: lo. las primeras copias hacen la misma fe que el
original; sucede lo mismo respecto a las sacadas por la autoridad del magistrado,
presentes las partes o llamadas debidamente, y también las que se han sacado en
presencia de las partes y con su mutuo consentimiento; 2o. las copias que sin la
autoridad del magistrado, o sin el consentimiento de las partes, después de haberse
dado las primeras, han sido sacadas sobre la minuta del acta por el notario que la
ha recibido, o por uno de sus sucesores, o por oficiales públicos que por su cualidad
son depositarios de las minutas, pueden, en caso de perderse el original, hacer fe
si son antiguas.