Manual de funciones

-PRESIDENTE: Es la máxima autoridad inmediata, se encuentra ubicada

entre los niveles más altos de nuestra organización. Su principal función es
dirigir y controlar el funcionamiento de la compañía.

-GERENTE GENERAL: Tiene la responsabilidad general de administrar

los elementos de ingresos y costos de la empresa. Además debe; designar
cargos generales, evaluaciones periódicas de las funciones, planeación y
evaluación de proyectos y demás.

-CONTADOR: Se encarga de verificar y depurar cuentas contables,

realizar asientos contables, revisar y comparar gastos mensuales, realizar
transferencias bancarias y llevar el control de las cuentas por pagar.
-SECRETARIA: Dirigir la ejecución de las políticas, planes, programas,
procesos, actividades y demás acciones relacionadas con los asuntos
administrativos, financieros, presupuestales, contables, de contratación
pública y de servicios administrativos.

-OPERARIO: Participa en un proceso productivo, generalmente en un

puesto en el que debe manipular o manejar las máquinas de la empresa.

-VENDEDOR: Es el encargado de la venta y comercialización de los

productos y servicios dentro de la compañía, debe contar con listados en los
cuales estipule el número de ventas hechas y el número de productos que
hay y que salen cada día.
 DESCRIPCIÓN DE PUESTO

PRESIDENTE

Responsabilidades de un director general incluyen:

 Desarrollar y ejecutar las estrategias empresariales de la compañía

 Proporcionar asesoramiento estratégico a la junta y el presidente
 Preparar e implementar amplios planes empresariales para facilitar el
logro de los objetivos

Breve descripción del puesto

Buscamos un director general con experiencia para controlar y supervisar
todas las operaciones, la plantilla y los proyectos de la empresa. Serás el
gerente de rango más alto en la organización y serás responsable del éxito
general de la empresa. El candidato ideal será un estratega y un líder capaz
de guiar a la compañía hacia la dirección más rentable implementando, a su
vez, su visión, misión y objetivos a largo plazo. Asimismo, será esencial
contar con unas excelentes capacidades de gestión de crisis, ya que se
espera que el director general sea la persona que «salve» la empresa en
tiempos de necesidad. El objetivo consiste en garantizar que la compañía
avance constantemente hacia el logro de sus objetivos a corto y largo plazo
y no se desvíe de sus directrices estratégicas.
 Responsabilidades

 Desarrollar y ejecutar las estrategias empresariales de la compañía

para lograr los objetivos de la junta y los accionistas
 Proporcionar asesoramiento estratégico a la junta y el presidente para
que tengan una visión precisa del mercado y el futuro de la compañía
 Preparar e implementar amplios planes empresariales para facilitar el
logro mediante la planificación de operaciones rentables y actividades de
desarrollo del mercado
 Asegurarse de que las políticas y las directrices legales se comunican
en todos los niveles de la compañía y que se cumplen en todo momento
 Comunicarse y mantener relaciones de confianza con accionistas,
socios empresariales y autoridades
 Supervisar el rendimiento financiero, las inversiones y otros
proyectos empresariales de la compañía
 Delegar responsabilidades y supervisar el trabajo de ejecutivos
proporcionando orientación y motivación para impulsar el máximo
desempeño
 Leer todos los informes presentados por los directores de rangos
inferiores para recompensar el rendimiento, evitar ciertas cuestiones y
resolver problemas
 Actuar de portavoz público y representante de las relaciones públicas
de la compañía de maneras que refuercen su perfil
 Analizar situaciones problemáticas e incidentes y ofrecer soluciones
para asegurar la supervivencia y crecimiento de la compañía
 Requisitos

 Experiencia demostrable como director general o en otro puesto

directivo
 Experiencia demostrable en el desarrollo estratégico y de planes
empresariales
 Conocimiento profundo de los cambios y fuerzas del mercado que
influyen en la compañía
 Buen conocimiento de las finanzas corporativas y las medidas del
desempeño
 Familiaridad con la legislación corporativa y las mejores prácticas de
dirección
 Excelentes capacidades de organización y de liderazgo
 Excelentes capacidades comunicativas, interpersonales y de
presentación
 Excepcionales habilidades analíticas y para solucionar problemas
 Grado en Administración de Empresas o un campo pertinente
(preferiblemente un máster)
 GERENTE GENERAL

Descripción de cargo del gerente general

Descripción del cargo de un gerente general en una organización de

ejemplo. Cuáles son sus funciones, cuáles sus responsabilidades, a qué
actividades debe dedicar su tiempo y energía, cuáles son los requerimientos
que debe cumplir y las habilidades que ha de poseer para tener un buen
desempeño.

Identificación

 Nombre del Cargo: Gerente General.

 Número de personas que ocupan el cargo: 1.
 Cargo del Jefe Directo: Directorio.

Resumen del cargo

Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar,
analizar, calcular y conducir el trabajo de la empresa, además de contratar
al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.

Actividades regulares del Gerente general

 Planificar los objetivos generales y específicos de la empresa a corto

y largo plazo.
 Organizar la estructura de la empresa actual y a futuro; como
también de las funciones y los cargos.
 Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro
de ésta.
 Controlar las actividades planificadas comparándolas con lo
realizado y detectar las desviaciones o diferencias.
 Coordinar con el Ejecutivo de Venta y la Secretaria las reuniones,
aumentar el número y calidad de clientes, hacer las compras de materiales,
resolver sobre las reparaciones o desperfectos en la empresa.
 Decidir respecto de contratar, seleccionar, capacitar y ubicar el
personal adecuado para cada cargo.
 Analizar los problemas de la empresa en el aspecto financiero,
administrativo, personal, contable entre otros.
 Realizar cálculos matemáticos, algebraicos y financieros.
 Deducir o concluir los análisis efectuados anteriormente.

Requerimientos de capacidad y habilidades mentales

Los requerimientos o capacidades son planear, controlar, dirigir, organizar,
analizar, calcular, deducir (fueron explicados anteriormente). Las
habilidades mentales que debe poseer la persona para este cargo son la
numérica, de lenguaje, conocimientos básicos de las actividades de los
subordinados y psicológicas como la empatía, etc.

Requerimientos físicos
Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentado y caminar
dentro de la oficina para trabajos de la jornada diaria.

Condiciones ambientales
El trabajo se realiza en una oficina, con temperatura adecuada, humedad
ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y
una buena estructura.

Riesgos Físicos
Los riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo por caídas, las que
pueden producir contusiones en diversas partes del cuerpo y por caídas de
muebles, sillas, mesas, etc.

Habilidad manual del gerente general

Los conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:
  Idioma: Inglés.
 Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.
 Títulos: Ingeniero Comercial, Ingeniero en Administración de
Empresas.
 Estudios complementarios: Computación, administración, finanzas,
contabilidad, comercialización y ventas.
 Experiencia: que tenga 2 años de experiencia como mínimo en
cargos similares.

Responsabilidad por decisiones

El Directorio de la Sociedad Anónima es el encargado de supervisar y
controlar al Gerente General en lo referido a las funciones que se le
asignaron para dicho cargo.

Responsabilidad por supervisión del gerente general

Los funcionarios que supervisa el Gerente General son la Secretaria, el
Ejecutivo de Venta, los Agentes de Ventas, el Auxiliar de Aseo y/o
Vigilante.

Responsabilidad por contactos personales

Con funcionarios de alto nivel de la empresa, con clientes, bancos,
financieras, A.F.P., etc.

Responsabilidad por exactitud

Errores en el manejo de la empresa pueden afectar su estabilidad.
CONTADOR

GENERALES DEL PUESTO

Título del Puesto: Contador
Gerencia Ejecutiva: Servicios Compartidos
Gerencia: Finanzas y Administración
Reporta a: Gerente de Finanzas y Administración
Supervisa a: N/A

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Misión del Puesto:
Analizar y registrar en el sistema todos los movimientos y transacciones
contables que se realicen en la empresa, así como preparar reportes y
estados financieros acordes a los principios de contabilidad generalmente
aceptados en el país.

Funciones y Responsabilidades Principales:

1. Registrar y verificar en el sistema los movimientos y transacciones
contables realizadas en la empresa (pagos a proveedores, cargos bancarios,
transferencias, facturas, inventario, entre otras).
2. Preparar y presentar estados financieros de las operaciones de la
empresa, así como revisar y señalar las variaciones encontradas con
respecto a períodos anteriores.
3. Generar la información y asegurar el correcto cálculo de la planilla (ya
sea efectuado por compañías externas o a nivel interno). Asegurar la
elaboración de informes obligatorios exigidos por la Ley relacionados al
pago de la misma.
4. Registrar y balancear las entradas contables y las transacciones de
intercambio semanal de pago a los bancos, relacionadas al Departamento
de Servicios Internacionales.
5. Preparar y emitir facturas por los servicios brindados por las marcas,
bajo la aprobación del supervisor directo, así como llevar el control de la
gestión de cobros de las mismas.
6. Generar el pago a proveedores bajo la aprobación del supervisor directo
(cheques, banca electrónica, transferencias, etc.).
7. Preparar y efectuar pagos de impuestos al estado de acuerdo a las
regulaciones establecidas en la ley.
8. Llevar el registro de los seguros de activos tangibles e intangibles
(seguros de incendio, responsabilidad civil, equipos, entre otros).
9. Asistir en la coordinación de servicios administrativos (compra de útiles
y equipo de oficina, trabajos de mejoras, limpieza, mantenimiento, etc.).
10. Coordinar auditorias y actuar como enlace ante los auditores externos.
11. Mantener actualizados los reportes de activo fijo y depreciación.
12. Elaborar reportes de la gestión de cobros (pagos realizados, saldos
morosos, etc.) y otros reportes a solicitud.
13. Archivar documentos bajo su responsabilidad.
14. Realizar cualquier otra función asignada al puesto.
FACTORES DETERMINANTES

Contenido Organizacional

COMPLEJIDAD DE FUNCIONES
Nivel de dificultad, complejidad o diversidad de las funciones
desempeñadas en el puesto.

Mediano (Mediano Bajo)

IMPACTO ORGANIZACIONAL
Forma en la que impactan las funciones del puesto a la organización en el
logro de sus metas estratégicas.
Mediano (Mediano Alto)
Conocimientos y Habilidades

EDUCACIÓN FORMAL
Conocimientos básicos requeridos para ocupar el cargo y realizar las
funciones en forma eficiente. Pueden ser adquiridos por medio de la
educación formal y/u otros medios de instrucción.
Licenciatura en el área correspondiente, o tener conocimientos técnicos y/o
administrativos equivalentes. Dominio del idioma inglés no es requisito.

EXPERIENCIA
Experiencia requerida para hacer el trabajo de manera satisfactoria. Puede
ser adquirida dentro y fuera de la Institución. Incluye experiencia total o
indispensable. De 1 a 3 años.

CONOCIMIENTOS TÉCNICOS ESPECIALIZADOS

Conocimiento técnico especializado requerido para cumplir determinadas
funciones. Por ejemplo: Programación y análisis de sistemas, conocimiento
financiero, recursos humanos, técnicas y métodos científicos de
investigación, tornería, soldadura, etc. De 1 a 3 años en puestos que
requieren de conocimiento técnico especializado.

TIEMPO DE ADAPTACIÓN Y MANEJO EXIGIDO POR EL

PUESTO
Cantidad de tiempo requerido en el desempeño del puesto para que la
persona (con la educación y experiencia adecuada) pueda adquirir las
destrezas y conocimientos para desarrollar su trabajo satisfactoriamente.
(Políticas y procedimientos propios del puesto y de la empresa, estructura
organizacional, etc.). De 1 a 3 meses

PROCESO DE PENSAMIENTO
Capacidad que el puesto requiere para la identificación, comprensión,
análisis, síntesis y evaluación conceptual de situaciones, así como para
encontrar o diseñar soluciones viables y efectivas.

ADAPTATIVO (Adaptativo Alto). Requiere modificar elementos de

soluciones conocidas y adaptarlas a la nueva situación.
Responsabilidad
AUTORIDAD
Libertad para decidir o actuar. Guiado por políticas específicas y marco de
referencias concretas, pero que no tienen procedimientos formales (Alto).

SECRETARIA
Identificación
Nombre del Cargo: Secretaria.
Número de personas que ocupan el cargo: 1.
Cargo del Jefe Directo: Gerente General.

Resumen del cargo

Colaborar con el Gerente General en el área administrativa, es la encargada
de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando
esto durante la jornada de trabajo.

Actividades regulares
• Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue su superior.

• Confeccionar cartas, certificados y otros documentos.

• Recibir la documentación que llega a la empresa.

• Atender al público, en forma personal o vía telefónica (Fono-Fax).

Requerimientos de capacidad y habilidades mentales
Debe tener capacidad para planear sus actividades, acompañado de
habilidades en cálculos numéricos, un buen lenguaje y un
desenvolvimiento adecuado a su cargo.

Requerimientos físicos
Debe tener atención auditiva y visual, en general estar sentada y caminar
dentro de la oficina para transporte de documentos durante su jornada
diaria.

Condiciones ambientales
El trabajo se realiza en oficina, con temperatura adecuada, humedad
ambiental natural, características de higiene normales, iluminación apta y
una buena estructura.

Riesgos Físicos
Los riesgos en la empresa son por accidentes del trabajo, como caídas de
muebles, sillas, mesas, etc.; las que pueden producir contusiones en
cualquier parte del cuerpo.

Habilidad manual
Los conocimientos que requiere el cargo son los siguientes:

Idioma: Inglés.
Estudios superiores: Universitarios y/o Técnicos.
Títulos: Secretariado Ejecutivo Bilingüe o Secretariado Gerencial.
Estudios complementarios: Computación y administración.
Experiencia: que tenga 6 meses de experiencia como mínimo en cargos
similares, pudiendo después realizar cursos de perfeccionamiento.
Responsabilidad por decisiones
La responsabilidad por decisiones de la Secretaria es de carácter
administrativo.

Responsabilidad por supervisión

El funcionario que supervisa la Secretaria es el Auxiliar de Aseo y/o
Vigilante.

OPERARIO
Título profesional de Operario
Un título de trabajo excelente generalmente incluye un término general,
nivel de experiencia y requisitos especiales. El término general optimizará
su título de trabajo para aparecer en una búsqueda general de trabajos de la
misma naturaleza. El nivel de experiencia lo ayudará a atraer a los
solicitantes más calificados al delinear la cantidad de responsabilidad y el
conocimiento previo requerido. Y si su puesto es especializado, puede
incluir la especialización en el título del empleo también. Pero evite utilizar
títulos internos, abreviaturas o acrónimos para asegurarse de que las
personas comprendan cuál es su publicación antes de hacer clic.

Ejemplos de títulos de empleo de Operario de producción

 Operario de producción
 Operario de producción Senior
 Operario de producción (Manufactura)
 Operario de producción (Tiempo Completo)
 Operario de producción General
Resumen del empleo de Operario
Una buena descripción del trabajo comienza con un resumen convincente
del puesto y su función dentro de su empresa. Su resumen debe
proporcionar una visión general de su empresa y las expectativas para el
puesto. Describa los tipos de actividades y responsabilidades requeridas
para el puesto de trabajo, de modo que los solicitantes de empleo puedan
determinar si cumplen los requisitos, o si el trabajo es adecuado.

Responsabilidades y deberes de Operario

La sección de responsabilidades y obligaciones es la parte más importante

de la descripción del trabajo. Aquí debe describir las funciones que se
desempeñarán normalmente en este puesto, cómo funciona el trabajo
dentro de la organización y a quién va dirigido el trabajo.

Ejemplos de responsabilidades de Operario de producción

 Proporcionar materias primas a la maquinaria de producción

 Montar mercancías en líneas de producción
 Supervisar el proceso de producción
 Llevar a cabo controles básicos de calidad y pruebas
 Almacenar las mercancías y materias primas correctamente en
nuestro almacén
 Utilizar equipos de elevación y carretillas elevadoras para cumplir
con los pedidos
 Embalar las mercancías a enviar
 Mantener las áreas de trabajo y el equipo
Calificaciones y habilidades de Operario de producción

A continuación, describa las habilidades requeridas y preferidas para su

puesto. Esto puede incluir nivel de estudios, experiencia laboral previa,
titulaciones y habilidades técnicas. También puede incluir competencias
sociales y rasgos de personalidad que tendrá en cuenta a la hora de
contratar al candidato ideal. Aunque puede ser tentador incluir una larga
lista de habilidades y requisitos, si incluye demasiados podría disuadir a los
candidatos potenciales. Haga que su lista de titulaciones sea concisa, pero
proporcione suficientes detalles con palabras clave y términos relevantes.

VENDEDOR:

Descripción

Los Vendedores son el enlace directo entre empresas y su clientela, en tal

sentido, venden una serie de bienes que van desde productos agrícolas,
prendas de vestir y artefactos eléctricos, hasta inmuebles y vehículos. Esto
quiere decir que pueden trabajar en un sinnúmero de empresas y
establecimientos.

Es importante resaltar que un Representante de Ventas no es un Vendedor.

Las funciones en el área de Ventas se dividen en dos categorías en base al
tipo de cliente, es decir, algunas aplican el enfoque de empresa a empresa
(B2B según sus siglas en inglés) o de empresa a cliente (B2C según sus
siglas en inglés). En el primer caso, estos profesionales se encargan de
vender los productos de una empresa a otra, mientras que en la segunda
modalidad se incentiva al cliente a adquirir el producto o servicio
directamente del Vendedor.

Una empresa puede abarcar ambas modalidades, por ejemplo, se puede

evidenciar el B2B cuando un Autor le vende su manuscrito a una Editorial
que se encargará de imprimir, publicar y comercializar el libro. El aspecto
B2C se observa en el momento en que el consumidor final se dirige a la
librería a comprar la obra.

Adicionalmente, estos profesionales pueden trabajar como Consultores en

lo referente al manejo de sistemas de entretenimiento casero,
computadoras, libros, vehículos, etc. El rol de los Vendedores es
importante tanto en las empresas al por menor como aquellas al por mayor
por ser el punto de contacto directo con el consumidor, por ello, es
indispensable que causen una buena impresión en la clientela para lograr
que regresen, no solo por el producto o servicio, sino por la atención
prestada en el establecimiento.

Funciones principales

A continuación, las funciones más comunes de un Vendedor:

Darle la bienvenida y recibir a los clientes:

 Saludar y recibir a los clientes de una manera amistosa, cortés y

profesional.
 Explicar a los clientes las medidas de precaución a considerar y los
procedimientos de mantenimiento para productos especializados.
 Ayudar a los compradores a ubicar la mercancía.
 Garantizar la satisfacción del cliente.
 Vender una gran variedad de productos y servicios al público
general:
 Explicar las cualidades y características de los productos.
 Estar al corriente de las promociones especiales en vigencia e
informar a los clientes sobre los precios, descuentos y ofertas.
 Tener un conocimiento sólido de los productos y de todos los
aspectos de atención al público.
  Conocer las especificaciones de los productos en caso de ser un poco
más complejos, es decir, vehículos, piezas de repuestos, joyería,
artefactos electrónicos, etc.
 Mantener un inventario de los productos con mayor demanda.
 Brindar asistencia a los Cajeros de ser necesario:
 Manejar cajas registradoras y su contenido.
 Procesar el pago de una venta utilizando un punto de venta.
 Realizar sugerencias a los Gerentes.
 Llevar el registro de ventas y el control del inventario:
 Manejar inventarios computarizados, llevar el registro y reordenar el
sistema.
 Organizar los estantes y el mostrador, llevar el inventario, limpiar las
instalaciones y manejar la correspondencia en la tienda:
 Ayudar en las actividades de limpieza, procurando que la tienda
permanezca organizada y limpia en todo momento.
 Procesar los envíos de los bienes adquiridos por los clientes.
 Cumplir con los estándares y medidas de seguridad e higiene,
además de respetar las políticas de la empresa:
 Identificar de manera oportuna casos potenciales de hurto o robo y
brindar una pronta respuesta atendiendo a los procedimientos de
seguridad de la empresa.
 Notificar a los Guardias de Seguridad o comunicarse con las
autoridades nacionales de ser necesario.

Labores diarias

 Dar la bienvenida a los clientes.

 Prever las necesidades de la clientela.
 Realizar recomendaciones asertivas a los clientes considerando sus
necesidades.
 Describir las funciones de la mercancía especializada.
 Lidiar con las inquietudes y reclamos de la clientela.
 Conocer y explicar las promociones especiales a los clientes, además
de estar familiarizado con las políticas y procedimientos de la
empresa.