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FECHA:
PROCESO A AUDITAR:
AUDITADO:
EQUIPO AUDITOR:

HALLAZGO: C (Conforme) - NO (No Conforme) - OB (Observación)

REQUISITO HALLAZGO REGISTROS O

PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
PREGUNTAS GENERALES

Documento Word.
¿En qué consiste el SIGAMI de la Alcaldía y cuáles son los
Y Manual SIGAMI Pagina
beneficios para la Entidad?
4, 16 y 22

¿Mediante un ejemplo explique cómo aplica la calidad en el Enfocar al cumplimiento

ISO 9001:2015 desarrollo de sus actividades? de satisfacción del cliente
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018 Eficacia: Ejecutado Vs
Capítulo 0. Planeado
Generalidades Eficiencia: Cumplimiento
Mediante un ejemplo explique cómo aplica los conceptos de
de lo planeado, pero con
eficacia, eficiencia y efectividad en su trabajo: Eficiencia
la optimización de
( resultado alcanzado y recursos utilizados) eficacia: (como
recursos
planificamos las actividades), efectividad (impacto del logro de los
Efectividad: Impacto que
objetivos y recursos )
se logra en la comunidad
con el desarrollo de las
actividades
Manual del SIGAMI ¿Cuáles son los servicios que presta la Alcaldía y qué
Capítulo 4
Requisitos del cliente
características deben tener estos servicios, para satisfacer las Documento Word.
ISO 9001:2015 necesidades del cliente y demás partes interesadas?
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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B

Manual de SIGAMI página

22 y 23

• Formulación e
Implementación de Políticas
ISO 14001:2015
públicas
ISO 45001:2018 • Gestión de Proyectos
4.2 Comprensión de las • Servicios públicos
necesidades y • Atención al Ciudadano
expectativas de las • Ordenamiento y
partes interesadas Administración del
Territorio
• Gestión Social, Cultural y
Comunitaria
• Inspección, Vigilancia y
Control

¿En las políticas del SIGAMI (Calidad, Ambiental y SG-SST) que

estableció la Alcaldía, qué elementos se pueden destacar?
Políticas establecidas por
ISO 9001:2015 - la alta dirección.
¿Por quién o quiénes fueron establecidas dichas políticas?
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018 Decreto 518 Mayo 24
¿Están alineadas estas políticas con la planificación organizacional
5.2 Política de calidad 2018
(Principios y Valores, Misión, Visión y objetivos?
Adopción SIGAMI Capitulo
Decreto 1072/2015 2 Elementos Estratégicos.
Artículo 2.2.4.6.6 ¿Dónde se encuentran documentadas estas políticas?
Requisitos de la política Y Manual de SIGAMI
de SST Nota 1. Aplica para el Sistema de Gestión Ambiental:
Pagina 17- 28
¿La política ambiental es coherente con la realidad de la
organización: naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus
Documento Word.
actividades, productos y servicios?

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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B

Decreto 518 Mayo 24

2018
ISO 9001:2015 Adopción SIGAMI
ISO 14001:2015 Líderes de los procesos
¿Se comunican en la Entidad las responsabilidades y niveles de
ISO 45001:2018 art 9 -21-22
5.3 Roles,
autoridad requeridos para la implementación y mejoramiento del
Comités
Responsabilidades y SIGAMI?
autoridad Manual SIGAMI pág. 30

 Equipos de trabajo :
Equipo de apoyo al
Representante de la Alta
ISO 9001:2015 Dirección para el MIPG
ISO 14001:2015 ¿Qué canales o mecanismos de comunicación están definidos al
 Comité Técnico del
ISO 45001:2018 interior de la Entidad (entre los diferentes niveles) a través de los SIGAMI
7.4 Comunicación cuales se divulgue y comparta la información relacionada con su  Comité de Gestión
interna desempeño? Ambiental
 Líderes de Procesos

Manual de SIGAMI pagina

42
ISO 9001:2015 ¿La Alta dirección de la Entidad revisa periódicamente el PREGUNTA EXCLUSIVA
ISO 14001:2015 desempeño del S.I.G y le hace seguimiento a las políticas del PARA ALTA DIRECCIÓN
ISO 45001:2018 SIGAMI (Calidad, Ambiental y SG-SST), para su cumplimiento y Se realizó actualización de
9.3 Revisión por la alcanzar los objetivos institucionales? todas las políticas y
dirección plataforma estratégica en
2018.
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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
Operatividad del comité
institucional de gestión y
desempeño

Manual SIGAMI Pagina 51 30

y 18(objetivos
institucionales)
¿Tiene claridad frente a la importancia de la atención al cliente
ISO 9001:2015 (interno y externo) en su área? Políticas de Atención al
ISO 14001:2015
ciudadano.
ISO 45001:2018
7.3 Toma de Conciencia ¿Usted considera que dentro de su área se atiende tanto al cliente
interno como externo con calidad y eficiencia? Manual SIGAMI Página 41

Normograma de cada
proceso.

Caracterización del
¿Se han identificado todos los requisitos legales aplicables al proceso
ISO 9001:2015 proceso?
5.1.1 Generalidades Se actualiza
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018
¿Dónde se encuentran documentados? periódicamente, de
6.1.3 Requisitos legales acuerdo con la publicación
y otros requisitos ¿Cómo se realiza su actualización? Existe un procedimiento para de nueva normatividad y
ello? según lo definido en el
Procedimiento de Control
de documentos

Manual SIGAMI pagina 45

ISO 14001:2015 ¿Existe una metodología definida en la entidad, para la
ISO 45001:2018 identificación y respuesta a situaciones potenciales de Existe un Plan de
8.2 Preparación y emergencia? (Planes de emergencia) Emergencias, que se
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PREGUNTA N O
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C B
articula con los simulacros
¿Se han determinado las medidas preventivas oportunas para
de evacuación que se
evitar las situaciones y/o mitigar los impactos? (14001)
realizan periódicamente
por la entidad o cada año
¿Existen registros como evidencia de las situaciones de
a nivel nacional.
emergencia sufridas?
respuesta ante
emergencias
Este Plan de Emergencias
¿Se realiza una revisión periódica o pruebas de los procedimientos
lo lidera la Secretaría
de respuesta en caso de emergencia? (Simulacros)
Administrativa de manera
coordinada con Salud,
¿Usted participa en los simulacros de la Entidad?
GPAD, Bomberos y de
más organismos de
¿Las situaciones de emergencia identificadas son las oportunas
socorro
para la naturaleza de la organización?
PREGUNTA DE SEGUMIENTO AUDITORIAS INTERNAS – CICLO 2018
Cuál es el estado de las acciones correctivas o de mejora
definidas en el Ciclo de Auditorías Internas del año anterior ? MANUAL CALIDAD
PAGINA 52
SOLICITAR EVIDENCIA DE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
ISO 9001:2015 QUE SE HAN INICIADO EN EL PROCESO, COMO RESULTADO PLANES DE
ISO 14001:2015 DE: AUDITORÍAS INTERNAS, AUDITORÍAS EXTERNAS, MEJORAMIENTO
ISO 45001:2018
AUDITORÍAS DE CONTROL DE GESTIÓN (CONTROL
10. Mejora INTERNO), AUDITORÍAS DE ENTES EXTERNOS DE Recordar que pueden
CONTROL. solicitar los planes de
mejoramiento de las
VERIFICAR LA EFICACIA DE CADA UNA DE LAS ACCIONES auditorías que ha
TOMADAS, PARA DOCUMENTAR SI LA ACCIÓN realizado la Contraloría
CORRECTIVA O DE MEJORA, PUEDE SER OBJETO DE Municipal si aplica.
CIERRE.
PLANEAR

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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
Se debe tener en cuenta
en qué proceso participa.

Revisar Caracterización de
¿En qué procesos participa usted? (de acuerdo a los procesos) cada proceso en el enlace
de la Alcaldía
Cuál es el objetivo de su proceso?
ISO 9001:2015 www.ibague.gov.co/Planes
ISO 14001:2015
y Programas/Sistema
ISO 45001:2018
8.1 Planificación y Integrado de Gestión
Control Operacional /SIGAMI
Trimestralmente se envía
¿Los planes de acción de su dependencia son autoevaluados la información a
periódicamente y se han ajustado en caso de requerirse? planeación. Se cumple lo
proyectado anualmente
¿Los resultados obtenidos de los Planes corresponden a lo según el plan indicativo.
planeado?
Manual SIGAMI Pagina 45
¿Cómo se realizó la determinación de los riesgos (Calidad,
Ambientales y del SG-SST)? de los procesos o proceso en los que
participa? Los riesgos se elaboraron
partiendo del Contexto
ISO 9001:2015 Estratégico del proceso, para
ISO 14001:2015
¿Dónde se encuentran documentados? ello se realizó una Matriz
ISO 45001:2018 DOFA, en la cual se
4.1 Comprensión de la ¿Cada cuánto se actualizan? identificaron Debilidades y
Organización Amenazas que constituyen
6.1 Acciones para REALICE LA REVISIÓN DE MINIMO 2 RIESGOS QUE fuentes internas y externas
abordar riesgos y APARECEN EN CADA MAPA DE RIESGOS (Calidad, de riesgos.
oportunidades Ambientales y del SG-SST) Y VERIFIQUE LAS ACCIONES O
CONTROLES ESTABLECIDOS PARA REDUCIRLOS O Posteriormente se revisaron
Decreto 1072 de 2015 por parte de los responsables
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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
de procesos y sus equipos de
trabajo, para determinar los
EVITARLOS. Planes de Acción al seguir,

Los riesgos se deben

actualizar con una frecuencia
Nota 1. Aplica para riesgos del SG-SST: mínima semestral o cada vez
¿Durante el desarrollo de sus actividades se expone a unos riesgos y que se produzca un cambio
peligros, me puede contar cuáles son? en la organización.

Después de preguntar los riesgos, solicitar la matriz de riesgos y peligros Los riesgos de SG-SST, son
y preguntar sobre cada cuanto se realiza su actualización. todos aquellos que están
asociados con las
¿Cuándo ocurre alguna situación de riesgo usted que hace? ¿A quién le condiciones ergonómicas y
comenta la situación presentada? que se identificaron con el
apoyo de la ARL.
Se cuenta con un registro donde podemos reportar al área de talento
humano la condición que encontramos, este se encuentra en la página Los riesgos ambientales se
Web de la Entidad identificaron en un
documento denominado
¿En caso de que sufra un accidente de trabajo cuál es el procedimiento a Matriz de Aspectos e
seguir? A quien le debe informar? Impactos Ambientales, a
partir de la capacitación
¿Quiénes son sus representantes del COPASST en su organización? realizada a los integrantes del
Comité SIGAMI y a los
ISO 14001:2015 Nota 2. Aplica para Sistema de Gestión Ambiental: directivos.
4.4 Sistema de Gestión
Ambiental ¿Conoce los impactos ambientales “Significativos” que generan las Estos riesgos ambientales,
actividades que desarrolla en su proceso? determinan aspectos
(Causas) e impactos
Revisar matriz de aspectos e impactos ambientales (Consecuencias), derivadas
del desarrollo de las
actividades diarias y se
enfocan en la implementación
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PREGUNTA N O
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C B
de los 6 programas
ambientales (Uso y ahorro
eficiente de agua y energía,
cero papel, gestión de
residuos, disminución de
ruido y emisiones
atmosféricas, medios de
movilidad sostenibles)

Manual SIGAMI
Página 22

¿Cómo se realizan las actividades de planeación del proceso?

ISO 9001:2015
ISO 14001:2015
SOLICITE MÍNIMO 2 EVIDENCIAS DE LAS QUE APARECEN
ISO 45001:2018 Revisar Caracterización
8.1 Planificación y DESCRITAS EN LA CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO,
elementos salida.
Control Operacional COMO SALIDAS DE LA PLANEACIÓN
Aleatorio

HACER
ISO 9001:2015 ¿Se encuentra definida la competencia y habilidad que deben Tener disponibles los
ISO 14001:2015 tener los colaboradores para cumplir el proceso? (Manuales de manuales de funciones.
ISO 45001:2018 funciones).
7.1 Recursos Plan capacitación y
7.2 Competencia
¿Se les proporciona, además, formación para garantizar su bienestar.
idoneidad en el desarrollo del proceso? Evidencias de las jornadas
de capacitación a las que
¿Hay evidencia de ello? (Registros de asistencia) ha asistido el personal

Manual SIGAMI
pagina 41

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PREGUNTA N O
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C B

¿Cuentan en el proceso, con la infraestructura apropiada para el

proceso?: espacio, áreas, equipos y servicios de apoyo (Hardware
y software)
ISO 9001:2015 Revisar que se cumplan requisitos ergonómicos, iluminación, uso
ISO 14001:2015 Esta pregunta parte de la
ISO 45001:2018
de elementos de protección personal, etc. necesarios para el
observación realizada por
7.1 Recursos desarrollo de las actividades?
los auditores
¿Están definidas y garantizadas las condiciones para el desarrollo
del proceso. por ejemplo: ambiente de trabajo, instrucciones
claras, lineamientos de la alta dirección, etc.

VERIFICAR EL CUMPLIMIENTO DE LO DEFINIDO EN LOS

Los auditores revisan la
ISO 9001:2015 DOCUMENTOS DEL PROCESO.
Caracterización del
ISO 14001:2015 proceso y preguntan al
ISO 45001:2018 SELECCIONE MINIMO 2 PREGUNTAS DE LA
azar por 2 o más salidas
7.5 Información CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO (Sección HACER)
del proceso, en la sección
Documentada
del HACER.
SELECCIONE MINIMO 2 PREGUNTAS DE CADA UNO DE LOS
PROCEDIMIENTOS O INSTRUCTIVOS DEFINIDOS EN EL
PROCESO (Si aplican procedimientos) (Verifique nombres de Los auditores revisan la
los documentos, versiones de aprobación, vigencia, frente a Caracterización del
Listado maestro de documentos) proceso y preguntan al

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PREGUNTA N O
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C B

PROCEDIMIENTO
___________________________________________
1. azar por 2 o más
procedimientos que
aparecen asociados al
proceso.
PROCEDIMIENTO
___________________________________________
2.

VERIFIQUE EL DILIGENCIAMIENTO DE MÍNIMO 2 REGISTROS

DEL PROCESO (Verifique nombres, versiones de aprobación,
vigencia, frente a Listado maestro de registros)

¿Cómo garantiza que los registros estén claramente identificados, Los auditores revisan la
almacenados y protegidos frente al deterioro o pérdida, y Caracterización del
disponibles para su uso o consulta? proceso y preguntan al
Documentos del azar por 2 o más registros
proceso o formatos que aparecen
(Caracterización, asociados al proceso.
Procedimientos, REGISTRO 1
instructivos, Registros)
___________________________________________ Solicitan evidencia del
diligenciamiento de estos
registros, verifican que no
estén en blanco, que no
REGISTRO 2
tengan tachones, borrones
___________________________________________
o enmendaduras.

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VERIFICAR
ISO 9001:2015
ISO 14001:2015 ¿Cómo determina que su proceso cumple los criterios de eficacia,
ISO 45001:2018 eficiencia y efectividad? (Controles, indicadores, satisfacción del
9. Evaluación del cliente) Manual SIGAMI PAG 49
Desempeño
PREGUNTA ESPECIAL
PARA PROCESOS
MISIONALES

Manual SIGAMI PAG 48

ISO 9001:2015 ¿Cómo se asegura que las salidas del proceso que NO sean
8.7 Control de las conformes con los requisitos, se identifican y controlan para Se debe tener en cuenta
salidas NO Conformes prevenir su uso o entrega no intencionada? que el Producto o Salidas
no Conformes, solo aplica
para los procesos
misionales, pero a la fecha
no se ha trabajado este
numeral en la Alcaldía.

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PREGUNTA N O
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C B

¿Qué mecanismos de medición (indicadores) utiliza para conocer En esta pregunta, los
el logro de los objetivos del proceso? auditores solicitan la ficha
técnica de mínimo 2
REVISE COMO MÍNIMO LA MEDICIÓN DE 2 INDICADORES indicadores, verificando
ISO 9001:2015
DEL PROCESO. que se encuentren
ISO 14001:2015
ISO 45001:2018 medidos y analizados. Es
9.1 Seguimiento, INDICADOR 1: decir, que si no se cumplió
medición, análisis y con la meta, se hayan
evaluación INDICADOR 2: definido acciones
correctivas o de mejora y
Solicitar evidencia del análisis de datos (gráficos comparativos,
se cuente con dichas
estadísticas, acciones correctivas o de mejora, etc.) de las mediciones
realizadas a los indicadores de gestión definidos para el Proceso. evidencias.

ACTUAR

MANUAL CALIDAD PAGINA

53

ISO 9001:2015 ¿Qué oportunidades de mejora ha identificado para su proceso? Aquí se debe indicar al
ISO 14001:2015 auditor, cómo se ha mejorado
ISO 45001:2018 el proceso y cómo se
10. Mejora ¿Cuándo detecta una mejor forma de realizar el proceso, cómo la documentan estas mejoras.
aplica? Por ejemplo que se presentan
en reunión general o en
Comités de área o se
publican para que los demás
integrantes de la
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PREGUNTA N O
AUDITADO C EVIDENCIAS
C B
Dependencia conozcan de
las experiencias exitosas.

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