DIRECTIVA GENERAL Nº 02-2019-MPC

PARA EL MANEJO Y CUSTODIA DE LAS CATAS FIANZA Y POLIZAS DE

CAUDACION
I. FINALIDAD
Establecer los procedimientos administrativos para la recepción,
verificación, control y custodia de las garantías que se presenten ante la
municipalidad provincial del callo.
II. OBJETIVO
La presente directiva tiene por objetivo establecer las pautas para el
manejo y custodia de cartas de fianza y pólizas de caución emitidas a favor
de la municipalidad del callao
III. BASE LEGAL
3.1 Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y sus modificatorias.
3.2 Ley Nº 26702, Ley del sistema financiero y del sistema de seguro y
orgánica de la superintendencia de banca y seguros y sus modificatorias.
3.3 Ley Nº 30225, ley de contrataciones del estado y su modificatoria,
aprobada por decreto ley Nº 1444

3.4 Decreto supreso Nº 344-2018-EF: aprueba reglamento de

contrataciones del estado. Capitulo II garantías y adelantos (artículos Nº
148 y 149)
3.5 Ley Nº 27287, Ley de títulos valores
3.6 Código civil, aprobado por decreto legislativo Nº 295
3.7 Resolución SBS Nº 3028-2010, Reglamento de pólizas de caución
3.8 Directiva general Nº 001-2016-GGPPR “normas para la formulación,
modificación, aprobación y difusión de directivas en la municipalidad
provincial del callao”, aprobada por resolución de alcaldía Nº 1049-2016-
MPC-AL de fecha 20 de setiembre del 2016

IV. ALCANSE
La presente directiva es de observancia obligatoria para las unidades
orgánicas que conforman la municipalidad provincial del callao

V. RESPONSABILIDADES
V.1 Gerencia de Recepción Documental y Archivo General

Es la responsable de la recepción de la Carta Fianza y la Póliza de

Caución.
 V.2 La gerencia de Tesorería
Es la responsable de realizar el registro, autenticidad, control y custodia
de las garantías.
V.3 La Gerencia de Contabilidad
Es la responsable de realizar el registro contable correspondiente.
V.4 La Gerencia de Abastecimiento
Es la responsable de emitir las cartas de fianza a la Gerencia de
Tesorería.
V.5 La Gerencia General de Administración
Es la responsable de determinar las acciones correctivas de las unidades
orgánicas, en caso de incumplimiento de remisión de las garantías de la
Gerencia de Tesorería.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

DEFINICIONES

Garantía
VI.1 La garantía es un Titulo-Valor, emitida por una empresa
autorizada y sujeta al ámbito de la superintendencia de Banca y Seguros
y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones o estar
consideradas en la última lista de bancos extranjeros de primera
categoría que periódicamente publica en el Banco Central de Reserva
del Perú.

TIPOS DE GARANTÍA

VI.2 Las garantías que acepte la Municipalidad Provincial del

Callao, serán las Cartas Fianza y las Pólizas de Caución, las mismas que
deberán ser incondicionales, solidarias, irrevocables y de realización
automática en el país al solo requerimiento de la Municipalidad
Provincial del Callao.

VI.3 En los contratos periódicos de suministro de bienes o de la

presentación de servicios en general, así como en los contratos de
consultoría en general, de ejecución y consultoría de obras que celebre
la Municipalidad Provincial del Callao con las Micro y Pequeñas
Empresas, estas últimas pueden otorgar como garantía de fiel
cumplimiento, el diez por ciento (10%) del monto del contrato original,
porcentaje que es retenido por la Municipalidad Provincial del Callao.
Clases de Garantía
VI.4 Los medios de garantía que deberían presentar los postores
y/o contratistas, según corresponda en los diversos procesos de
selección y los referidos a convenios, tratados y concesiones, son las de
fiel cumplimiento del contrato y los adelantos

VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

VII.1 RECEPCION DE LAS GARANTIAS: CARTA FIANZA Y POLIZA DE

CAUCION
VII.1.1 la recepción de la carta de fianza y la póliza de caución, deberá efectuarse a
través de la gerencia de recepción documental y archivo general, con
excepción de aquellas que por disposiciones oficiales expresen dicha
excepcionalidad. Para su recepción, deberá venir acompañada de un
documento que refiera los datos principales del proceso de selección; tales
como: tipo de proceso, denominación del órgano o comité que ejecuta,
objeto, monto, contrato.
VII.1.2 Para el caso de procesos de concesión o convenios, se mencionaran los
aspectos relevantes a dichos procesos. La Gerencia de Recepción
Documental y Archivo General, correrá traslado de título-valor a la Gerencia
de Tesorería.
VII.1.3 las garantías de fiel cumplimiento del contrato, que son presentadas a la
Gerencia de Abastecimiento para la suscripción de un contrato, serán
remitidas a la Gerencia de Tesorería al día siguiente de haberse suscrito el
contrato respectivo del proceso de selección, vencido dicho plazo, se deberá
informar a la gerencia General de Administración, para que determine las
acciones correctivas del caso.
VII.1.4 Las garantías de adelantos serán remitidas a la Gerencia de Tesorería, a más
tardar al segundo día de haberse solicitado el adelanto por el contratista o
proveedor.
VII.1.5 Que bajo responsabilidad de la Gerencia de Abastecimiento de la
Municipalidad Provincial del Callao, remitir a la Gerencia de Tesorería y en
los plazos señalados, las garantías que le han sido entregadas directamente
por los postores o contratistas en los procesos de selección llevados a cabo.
VII.1.6 Que bajo responsabilidad de los presidentes de los comités especiales y de
los comités especiales AD hoc, entregar a la Gerencia de Abastecimiento las
garantías que hayan recibido en los procesos de selección llevados a cabo.
VII.1.7 Las garantías producto de convenios y concesiones que ha suscrito la
Municipalidad Provincial del Callao a través de las Unidades Orgánicas
Competentes, serán remitidas a la Gerencia de Tesorería a más tardar al
segundo día de haberse suscrito el convenio o concesión, según
corresponda; vencido dicho plazo la Gerencia de Tesorería informara a la
Gerencia General de Administración, para que determine las acciones
correctivas del caso.

VII.2 DEL REGISTRO, AUTENTICIDAD, CONTROL Y CUSTODIA DE LAS GARANTIAS.

VII.2.1 Luego de ser recepcionado en la Gerencia de Tesorería de la carta fianza y/o

la póliza de caución, se procederá a su anotación en el registro
correspondiente, acto seguido se consultara a la entidad bancaria o
financiera sobre la autenticidad del título-valor. Asimismo, se consulta a la
Superintendencia de Banca y Seguros si la entidad bancaria o financiera esta
está autorizada a emitir Carta Fianza y Póliza de Caución.
VII.2.2 Las cartas fianzas y/o pólizas de caución que hayan sido declaradas como no
emitidas por las entidades bancarias o financieras, serán remitidas a la
Gerencia General de Administración informando el motivo, quien correrá el
traslado a la Procuraduría Publica Municipal para el inicio de las acciones
legales que correspondan.
VII.2.3 Las cartas fianza y/o pólizas de caución que no estén conforme a lo
establecido en el numeral 7.1.1 de la presente Directiva, serán remitidas a la
Gerencia General de Administración informando el motivo, quien correrá
traslado a la Gerencia General de Asesoría Jurídica y Conciliación para la
opinión legal. La Gerencia de Tesorería remitirá copia de la Gerencia de
Abastecimiento.

Si la opinión de la Gerencia General de Asesoría Jurídica y Conciliación es

favorable, la Gerencia General de Administración remite la carta fianza y/o
póliza de caución a la Gerencia de Tesorería para su custodia. Si la opinión es
desfavorable, la Gerencia General de Administración remite la carta fianza
y/o póliza de caución a la Gerencia de Abastecimiento, para su devolución al
proveedor o contratista para su subsanación.
VII.2.4 Las cartas fianzas y/o pólizas de caución que estén conformes, serán puestas
en custodia en una caja fuerte ubicada en la bóveda de la Gerencia de
Tesorería; lugar restringido y de solo acceso al personal debidamente
autorizado por el Gerente de Tesorería.

Una copia de la carta fianza y/o póliza de caución, será remitida a la

Gerencia de Contabilidad para el registro Contable correspondiente;
 indicándose en el documento de remisión, si el título-valor obedece a un
primer ingreso o se trata de una renovación.
VII.2.5 El responsable del manejo y custodia de las cartas fianza y/o pólizas de
caución, efectuara los controles oportunos y periódicos de la existencia de
las mismas y su tiempo de vigencia, emitiendo un reporte mensual a la
Gerencia de Tesorería, quien a su vez lo remite a la Gerencia General de
Administración, Gerencia de Contabilidad y Gerencia de Abastecimiento.
Inopinadamente el Gerente de Tesorería, requerirá al responsable del
manejo y custodia de los títulos-valores, un reporte del mismo para efectuar
la constatación física de las garantías en custodia.
VII.2.6 La Gerencia de Tesorería con una anticipación de diez a quince días
naturales al vencimiento de la carta fianza y/o póliza de caución, deberá
comunicar a la unidad orgánica correspondiente para que esta, solicite la
renovación del documento-valor correspondiente. Debiendo el contratista o
concesionario presentar la nueva carta fianza y/o póliza de caución hasta un
día antes de su vencimiento, con excepción de aquellas garantías que por
normatividad o documento contractual correspondiente, expresen fechas o
periodos con mucha más antelación.

VII.3 DE LA EJECUCION DE LAS CARTAS FIANZA Y/O POLIZAS DE CAUCION.

VII.3.1 las cartas fianza y/o pólizas de caución que no han sido renovadas hasta un
día antes de su vencimiento, se ejecutaran a simple requerimiento de la
Municipalidad Provincial del Callao, a partir del día siguiente de la fecha de
vencimiento respectivo.
VII.3.2 Para proceder a lo dispuesto en el numeral precedente, la Gerencia de
Tesorería remitirá a la entidad bancaria o financiera que emitió el
documento-valor, una carta notarial firmada por el Gerente General de
Administración y el Gerente de Tesorería.
VII.3.3 Culminando el contrato, y siempre que no existan deudas a cargo del
contratista, el monto ejecutado por la respectiva carta fianza y/o póliza de
caución, le será devuelto na este sin lugar al pago de intereses. Tratándose
de las garantías por adelantos, no corresponde devolución alguna por
entenderse amortizado el adelanto otorgado.
VII.3.4 La garantía de fiel cumplimiento, se ejecutara en su totalidad, solo cuando la
resolución que haya resuelto el contrato por causa imputable al contratista,
haya quedado consentida o cuando por laudo arbitral consentido y
ejecutoriado se declare procedente la decisión de resolver el contrato. El
monto de la garantía corresponderá íntegramente a la Municipalidad.
VII.3.5 Conforme a lo enunciado en el Articulo Nº 1898 del código Civil, la ejecución
de un título-valor podrá efectuarse dentro de los quince (15) días siguientes
a la expiración del plazo referido título-valor.

VII.4 DE LA DEVOLUCION DE UNA CARTA FIANZA Y/O POLIZA DE CAUCION

VII.4.1 las cartas fianza y/o pólizas de caución será devuelta a solicitud de parte,
debiendo indicarse en la solicitud, los datos relativos a dicha fianza y la
Acreditación de la persona que recogerá el documento-valor. Luego de tener
los informes correspondientes de la Gerencia pertinente y autorizada de la
devolución; la Gerencia de Tesorería mediante Acta de Devolución de Cartas
Fianza y/o Pólizas de Caución procederá a su entrega a la persona que el
solicitante haya acreditado.

VII.4.2 Las cartas fianza y/o pólizas de caución que no hayan sido solicitadas en
devolución, no obstante de estar aptas para su entrega, se procederá en
primer lugar a notificar a la empresa o entidad que entrego el documento-
valor; para su procedimiento respectivo.

VIII. ANEXOS

ANEXO Nº 01: FORMATO NDE CUADERNO DE RELACION DE CARTAS

FIANZAS
ANEXO Nº 02: FORMATO DE ACTAS DE DEVOLUCION DE CARTAS FIANZAS
ANEXO Nº 03: FORMATO DE EJECUCION DE CARTA FIANZA
 Anexo Nº 01:

FORMATO DE CUADRO DE RELACION DE CARTAS FIANZAS

CONTENIDO DEL CUADRO DE RESUMEN DE RELACION DE

CARTAS FIANZAS

Nº DE FECHA FECHA CONCEPTO PROCESO DE

CARTA EMISOR EMISION DE IMPORT IMPORT GARANTIZA DE SELECCION
VCTO E E A GARANTIA
S/ $
 Anexo Nº 02:

FORMATO DE ACTA DE DEVOLUCION DE CARTA FIANZA

CONTENIDO DEL ACTA DE DEVOLUCION DE CARTA FIANZA Nº ____

ACTA DE DEVOLUCION DE CARTA FIANZA

Nº ________ - 20…

SIENDO LAS HORAS……………………A.M./P.M. DEL DIA………….DE………….DE………….., SE

PROCEDIO A EFECTUAR LA DEVOLUCION DE LA(S) CARTA(S) FIANZA(S)
DE………………………………………………………..AL SR(A)……………………………………………
IDENTIFICADO CON D.N.I Nº………………………………; SEGÚN DETALLE:

Nº DE CARTA FIANZA :
ENTIDAD FINANCIERA :
IMPORTE :
FECHA DE VENCIMIENTO :
GARANTIA DE DEVOLUCION :
CONCEPTO DE DEVOLUCION :

__________________ _______________
Gerente de Tesorería Recibí Conforme
 Anexo Nº 03:

FORMATO DE EJECUCION DE CARTA FIANZA

Carta Notarial

Callao … de……….. Del 20...

Señores:
………………………

AV………………………………………

De nuestra consideración:

Por medio de la presente y de acuerdo al tenor de la fianza Nº…………………

Por el importe de s/ ($)………… ….… (Son: …………… …y 00/100 Soles/Dólar)

Solicitamos con el solo mérito de la presentación de esta. La ejecución

automática de esta garantía;…………………………………..

Al respecto se servirán emitir un cheque de Gerencia a la orden de la

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DEL CALLAO.

Se adjunta copia de la Carta Fianza

Agradeciendo desde ya su atención, queda de usted.

Atentamente;