IDENTIFICAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA

JOHANNA ALEXANDRA BARRERO RESTREPO

CÒDIGO 1.118.532.756
FICHA 2175804

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

FASE DE ANALISIS
CIUDAD
2020

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 DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de

distribución física (página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita
tener acceso a dicha información, si no puede acceder a ninguna, busque en
internet la empresa que va a ser objeto de estudio.

2. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica:

- Nombre de la Empresa: Bastimento Llanero Sabor S.A.S

- Actividad Económica: Producir y comercializar Snack típico de los llanos
orientales. Sus ingredientes son: carne deshidratada de res y de cerdo, tajadas
de plátano (cascajos) verde y torrejas de harina de trigo.

3. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los
sistemas de información, por ejemplo:

• ¿Qué equipos utilizaban cuando empezaron? ¿Qué equipos utilizan actualmente?

• ¿Cómo tomaban los pedidos de los clientes cuando empezaron?: Los pedidos los
tomamos tienda a tienda con vendedores de manera manual.

• ¿Cómo lo hacen en la actualidad?: En la actualidad creamos nuestra propia pagina

y desde allí pueden hacer los pedidos. De igual forma por medio de WhatsApp que
se encuentran vinculadas a la fanpage e Instagram

• ¿Qué herramientas utilizaban antes para hacer informes de compras, ventas y

rotación de inventarios? ¿Qué herramientas utilizan ahora?

4. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información

desde su inicio hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos
cambios, para ello utilice el siguiente cuadro comparativo:

Antes Ahora Beneficios

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 5. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar
entradas de información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte
los pantallazos de mínimo seis opciones distintas de entrada. Explique para qué
sirve cada una.

http://bastimentollanero.com/

- Contacto:

Contacto sirve para quejas o reclamos, como ser cliente de Bastimento y otras dudas
que el cliente pueda tener a cerca del producto.

- Venta de Productos

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 Venta de Productos: en la pagina web encontrara los productos que vende y
sus diferentes presentaciones ya sea de 40 gramos o 150 gramos de acuerdo
a la selección del producto a comprar, cada producto se vende es por docena.

- Compra de algún producto

Compra de algún producto: luego de seleccionar el producto le aparecerá la información

del pedido y los detalles de la facturación.

6. Luego investigue acerca de la herramienta intranet:

- ¿Para qué sirve?

Permite que compartamos y manejemos enormes cantidades de información de

forma rápida y eficaz

- ¿Cómo se utiliza?

Una intranet es un canal de comunicación interna. Es un espacio donde:

La empresa informa de su visión del negocio y de la organización.

- Los trabajadores obtienen datos relevantes para su información o para la

realización de sus funciones.

- Se facilitan las relaciones entre la compañía y los empleados mediante el

desarrollo de procedimientos para la resolución de operaciones cotidianas o
esporádicas (que habitualmente consumen tiempo y reducen la

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 productividad), como gestionar un viaje o unas dietas, pedir un permiso o unas
vacaciones, solicitar un certificado, etc.

- El trabajador dispone de un medio para exponer sus

experiencias profesionales y personales y la empresa se beneficia de una visión
compartida.

- La compañía explica los procedimientos habituales y las normas y el empleado

puede acceder a su consulta evitando ambigüedades.

- ¿Quién puede acceder?

Los trabajadores se sentirán parte de una comunidad en la que funcionan, se entienden,

se comunican y trabajan codo con codo. La Intranet se puede aplicar a los diferentes
departamentos:

• Departamento de Recursos humanos.

• Intranet para selección de personal.
• Departamento Financiero
• Desarrollo a medida para contabilidad.
• Atención al cliente y desarrollo de tickets

- ¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí

Se necesita establecer un proceso de actualización de la información, con un responsable

que pueda perseguir las acciones necesarias para lograrlo. La mejor estrategia es intentar
automatizar al máximo las tareas de actualización y hacer que sean lo más ágiles y
sencillas posibles. Por ejemplo, capturando los datos de contacto de empleados una única
base de datos corporativa, en lugar de generar una segunda base de datos en paralelo
que requiera su correspondiente mantenimiento (solución más cara, menos fiable y no
recomendable).

En cuanto a las noticias, muchas empresas se animan a publicarlas en los primeros días
de la Intranet, pensando que son muy interesantes para los empleados, pero la realidad
dice que la mayoría de las veces el mejor tipo de noticias que encajan en este tipo de foro
son las que tienen que ver directamente con el negocio. Promociones profesionales,
nuevos clientes y proyectos, hitos logrados, nuevas incorporaciones, fechas clave para el
negocio, entre otros temas, son de especial interés para que el empleado pueda acudir
recurrentemente a leer el contenido publicado. Sin embargo, curar contenidos de

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terceros y copiar y pegar noticias en la intranet de la empresa, no suele dar resultado
porque la gente prefiere buscar sus propias fuentes de información.

7. Busque información de la herramienta extranet:

• ¿Para qué sirve?

Con la implantación de una extranet en una empresa privada, en una organización, en

una universidad o en una asociación, se construye una red integral de información que
puede integrarse en los procesos corporativos de diversas formas:

• Tráfico de datos: una extranet facilita el intercambio electrónico de datos, a

menudo referido como EDI por las siglas en inglés de Electronic Data Interchange,
en los documentos (formularios de pedido, albaranes de entrega) que se envían
los socios comerciales. Con esto, los datos pueden compartirse más allá de los
límites de la empresa y procesarse sin necesidad de editarlos manualmente. De
este modo, los datos pueden enviarse sin depender de sistemas de gestión de
mercancías.

• Gestión de datos: en una red de este tipo los datos pueden actualizarse con rapidez
y ponerse a disposición de los usuarios autorizados, lo que garantiza la actualidad
y la transparencia del procesamiento de los datos.

• Cooperación: una extranet facilita el uso común de aplicaciones de software y

con ello la colaboración con otras empresas.

• Comunicación de información: de esta forma pueden anunciarse novedades de

interés para ciertos usuarios.

• Gestión del conocimiento: los socios pueden compartir el uso de programas de

formación o desarrollar aplicaciones en común.

Las empresas también pueden integrar otras funciones para facilitar el intercambio con
el exterior, como serían un buscador, un directorio de personal o un servicio de
mensajería, aunque también cabría pensar en funciones interactivas como las encuestas
o las votaciones.

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 • ¿Cómo se utiliza?

las organizaciones usarán extranet para:

• Servicio al cliente mediante la distribución de información personalizada a estos

de una manera más eficiente.
• Capacitación y educación para nuevos empleados.
• Comunicación y conexión con los clientes en un entorno más controlado.
• Facilitar las tareas de gestión de proyectos al proporcionar un espacio de trabajo
con acceso a documentos comunes en línea para equipos

• ¿Quién puede acceder?

Una Extranet puede permitir a dicho proveedor consultar las existencias en stock de su
producto accediendo al referido sistema de información. Por ejemplo, si apunta más
directamente al sistema de información contable del negocio, se puede comentar la
posibilidad de que un cliente consulte a través de la Extranet la situación de un pedido, o
un proveedor la situación de una factura o el estado de cuentas. Ello puede lograr una
reposición más rápida y mejorar los días de facturación.

• ¿Tiene algún costo?

Una extranet también tiene aspectos negativos, como son los costes de adquisición del
software, aunque no acaban aquí. A los costes vinculados a la instalación de la red se
añaden los costes derivados de su mantenimiento (actualizaciones de software, copias de
seguridad, resolución de problemas). Además, para que una extranet pueda cumplir su
propósito ha de mantenerse en buen estado, actividad que realizan bien los empleados
de la empresa, bien un servicio externo.

Los empleados también tendrán que aprender a usar estos sistemas, que suelen ser
complejos, y durante este proceso de aprendizaje pueden generarse elevados costes de
oportunidad, lo que quiere decir que mientras se forman no tienen tiempo para dedicarse
a sus tareas laborales. En especial cuando muchos empleados se forman al mismo tiempo,
por ejemplo, en la integración de una extranet, esto puede desembocar en una reducción
de los ingresos.

Además del factor costes también deben considerarse los posibles riesgos para la
seguridad, pues proteger la información sensible de la red de accesos no deseados, tanto
externos como internos, obliga a cumplir con unos elevados estándares de seguridad.
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• ¿Qué información se puede encontrar?

- Consulta de pedidos: De un primer vistazo podrá ver una tabla con los últimos
pedidos realizado pudiendo ver la fecha, el estado y el importe del mismo. Para
ver más detalles del pedido basta con hacer clic en el pedido deseado y se
desplegará más información del mismo como los elementos de los que consta,
forma de pago y detalles de facturación.
- Dominios: Desde la sección de dominios puede solicitar el AUTHCODE, indicar
si quiere tener el Whois privado, ver la fecha de caducidad de los dominios
contratados, ver en que servidor están asignados, así como un enlace para la
gestión de renovación del dominio en la que podrá indicar si desea renovar el
servicio o darlo de baja.
- Alojamiento (Hosting): Información sobre el nivel contratado, precio y
ubicación en el servidor, posibilidad de subir o bajar de nivel, así como enlace
para la sección de renovación en donde podrá indicar si desea o no renovar el
alojamiento. Entre otra información podrá ver los dominios que tiene
asignados y sus correspondientes espacios de disco usado.
- Servicios Adicionales: Si dispone de la contratación de horas de soporte o de
tarifa plana de actualizaciones de software podrá ver tiempo de contratación
restante que le queda.

8. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de

información de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:

- ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e

intranet?

- Internet: La comunicación se realiza de forma instantánea. Se define como una

red de redes que permite el intercambio de información de forma pública.
Podemos acceder de forma ilimitada a páginas web, redes sociales, foros, etc.
También podemos acceder a hostings o servicios que proveen a los usuarios
espacio para almacenar información, imágenes, vídeos u otros ...

- Intranet: A diferencia de Internet, se trata de una red privada. Se trata de una

herramienta de gestión muy útil para sus usuarios, permite la difusión de
información y la colaboración entre los mismos. Por motivos de seguridad, su
acceso suele estar restringido a los miembros que forman parte de la misma.
Normalmente se implementa a través de una infraestructura de red local
(LAN).
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 - Extranet: Se trata de una red privada, que hace uso de protocolos de Internet
(TCP/IP, HTTP, etc.) para realizar las comunicaciones, su acceso también es
restringido a los componentes de la misma. Se puede entender como dos o
más Intranets conectadas a través de Internet.

- ¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de
ellas de acuerdo a la clasificación en la cadena logística y justifique su
respuesta.

o La TIC que utiliza la empresa es el Internet. Bastimento solo utiliza las

redes sociales como las fanpage e Instagram para comercializar sus
productos además de los vendedores PAP.

o De acuerdo a lo observado en la empresa el manejo que le hacen al

tema de la logística es muy tradicional y básico, debido a que solo
utilizan Internet, es por esto que la cadena de suministro es tradicional.

o Justificación

Esta es utilizada principalmente por pequeñas empresas o por

empresas que no requieran un funcionamiento muy complejo o un gran
control de su producción, ya que las decisiones son tomadas de forma
independiente por las personas involucradas dentro del proceso de
fabricación. Este tipo de cadenas de suministro puede provocar un
descontrol en las decisiones conllevando así un mal funcionamiento de
los procesos de producción. Es por esto que solo funciona para
empresas que no deben lidiar con grandes cantidades ni de materia
primas ni de producto acabado, y que tienen un proceso de fabricación
tradicional en el que no se necesita un flujo de información continua.

9. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé

respuesta a los siguientes interrogantes.

- ¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa?

Este método es considerado como una herramienta de mucha utilidad para cualquier tipo
de empresa, ya que su filosofía está muy orientada al mejoramiento continuo, a través de
la eficiencia en cada uno de los elementos que constituyen la empresa.
El método del justo a tiempo se fundamenta en la reducción del desperdicio y en la calidad
de los productos y servicios que puede ofrecer una empresa, a través de un
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profundo compromiso de todos los integrantes de la empresa así como una buena
orientación de sus tareas, esto ayudara de una forma u otra a una mayor productividad,
menores costos, mayor satisfacción del cliente, calidad, mayores ventas y con todos estos
puntos a favor tendremos mayores utilidades para la organización.

Para la aplicación del justo a tiempo se requiere disciplina y un cambio de mentalidad,

que se puede lograr a través de la implantación de una cultura orientada a la calidad,
tomando como principal objetivo el mejoramiento continuo, así como la flexibilidad a los
diversos cambios, esto se logra si los integrantes de la organización se comprometen con
los objetivos de la empresa, se invierte en equipo, maquinaria, capacitaciones, etc.

- ¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus

procesos? Justifique su respuesta.

No tengo conocimiento de este tema en la empresa que seleccione

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