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ELEMENTOS DEL INFORME

Prologo

Las inexistentes vías de comunicación entre los órganos atribuidos de las áreas de

comercialización y ventas, adquisiciones-logística, producción y acabados, así como también el

desconocimiento de las TIC’s (tecnologías de la información y la comunicación)por parte del

personal, nos ha motivado a realizar un estudio en el cual se analiza la causa, efecto, alcance y

posibles soluciones de la problemática para lo cual es importante interpretar los diferentes

gráficos estadísticos presentados en el informe ya que estos ayudara a la comprensión y análisis

de los estudios realizados.

En el estudio realizado se analiza el Flujo de información entre los órganos, la frecuencia de

información entre los órganos atribuidos y en qué nivel perjudica la falta de comunicación,

generando una estrategia solida la cual facilite la creación de líneas de información entre las áreas

para que permitan una adecuada transferencia de información.

Las herramientas TICS existentes en la organización son un medio importante con el cual se

agilitará la comunicación entre las áreas afectadas, por lo que se analiza los canales de

comunicación usados en PRONACA, el medio de referencia por el cual se conoce de otras áreas,

para de esta manera elaborar una capacitación en el manejo de TICS para los órganos atribuidos

de dichas áreas.

Por último, dentro de la Comunicación formal, se considera como factor importante para

analizar la incidencia de la comunicación en las Pyme y la comunicación formal entre órganos

atribuidos, con lo que se pretende la difusión de las herramientas TICS existentes en PRONACA

como medio de comunicación formal.

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Resumen Ejecutivo

¿De que consta el problema y cuáles son sus causas?

PRONACA C.A. lleva 63 años en el desarrollo de sus actividades económicas, cuenta con

varios centros de operaciones en el país, sin embargo, las áreas comercialización-ventas,

adquisiciones y producción no tienen interrelaciones en entre ellas, además el uso de tecnologías

de información y comunicación (TICs) dirigidas únicamente a la comunicación, existentes en la

organización no han sido difundidas entre el personal, esto ha generado un impacto negativo en la

comunicación formal.

¿La actividad económica declarada tiene relación con los aspectos contextuales y

estructurales de la organización?

En PRONACA C.A. existen distintas áreas como son financiera, talento humano,

adquisiciones-logística, producción, comercialización y ventas y tecnología, sus distintos cargos

y funciones atribuidas, estas áreas reportan sus actividades al área financiera, sin embargo, no

existe una relación entre las áreas de adquisiciones-logística, comercialización y venta y

producción, las cuales son vitales para el desarrollo de la marca y la salida del producto final.

¿Qué equipo lo llevara a cabo el proyecto y como se asigna las responsabilidades?

El equipo se compone de un especialista en procesos Murillo Evelyn (E), una analista de mercado

de valores Mora Mishell (M), analista de herramientas TIC´S Romero José (P), analista abstracto (diseño

de flujo de diagramación) Gisella Shiguango (S), analista financiero Jorge Vasco (J). Siendo los

especialistas responsables de las áreas de áreas de comercialización-ventas, adquisiciones y producción los

siguientes; Jefe de finanzas – contabilidad(J,S,P), Jefe de comercialización - ventas ;Jefe de adquisiciones

;Jefe de producción(M,E,S,J), Jefe de comercialización - ventas ;Jefe de adquisiciones ;Jefe de producción

(M,P,J,E,S), Jefe de Sistemas y tecnología(P,J,E), que tienen como fin la creación de vías de
comunicación entre las áreas de comercialización-ventas, adquisiciones y producción, que permitan
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una adecuada transferencia de información. En el área de Tecnologías de información y comunicación

(TICs); jefe de finanzas – contabilidad (M, J, E), jefe de comercialización - ventas; jefe de adquisiciones;

jefe de producción (S, P, M.J), para implementar Capacitación en el manejo de TICS para las áreas de

adquisiciones-logística, producción-acabados y comercialización-ventas. Para la Comunicación formal las

responsabilidades están distribuidas de la siguiente manera; jefe de comercialización - ventas; jefe de

adquisiciones; jefe de producción (E, M, S, P), jefe de finanzas – contabilidad (M, J, E), jefe de

comercialización - ventas; jefe de adquisiciones; jefe de producción (E, P, S, M)

¿En qué consiste el proyecto?

El desarrollo del estudio permitirá que, mediante el diseño de la interrelación entre las áreas

comercialización-ventas, adquisiciones y producción, mediante el análisis de tecnologías de la

información y la comunicación existentes en la organización; contribuya a la mejora de la

comunicación formal en la organización.

Las cuales se realizarán según las siguientes estrategias:

Creación de vías de comunicación entre las áreas de comercialización-ventas, adquisiciones y

producción, que permitan una adecuada transferencia de información.

Capacitación en el manejo de TICS para las áreas de adquisiciones-logística, producción-

acabados y comercialización-ventas

Difusión de las herramientas de TICS existentes en PRONACA como medio de comunicación

formal.

¿Cuánto dinero se necesita para ejecutar el proyecto?

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Costo de implementación de estrategias $ 12385,40

Estrategia 1 $6480,20; estrategia 2 $3612,92; estrategia 3 $2292,28

Costo de realización del estudio $ 14649,76

Prediagnóstico $3302,20; visión del estudio $2761,84; recopilación de datos

$2401,60; análisis de datos $1501; diseño de implementación $ 1801,20; diseño de entregables $

1080,72; evaluación de implementación $ 1801,20

¿En cuánto tiempo se llegará a su punto de equilibrio (o su puto muerto, o su breack

evento)? Y ¿Qué resultados económicos se obtendrá?

¿dónde están proyectados los factores de éxito del proyecto?

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Presentación de resultados del diagnostico

Frecuencia de comunicación entre órganos atribuidos – OA2

100% 100%
130
93%
120 90%
86%
110 80%
76%
100
70%
90

Porcentaje acumulado
Datos recolectados

61% 60%
80
70 50%
60
40%
50
40 30%

30
20%
20
10%
10
0 0%
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15

Datos recolectados Porcentaje acumulado

Nota. Fuente: Elaborado por Elaborado por: Mora, Murillo, Romero, Shiguango, Vasco (2020).

Análisis. En análisis de la gráfica de Pareto sobre la frecuencia de comunicación entre órganos atribuidos
– OA2, podemos observar como F1, F2 y F3 pocas veces, algunas veces y nunca respectivamente tienen
mayor incidencia en la organización es decir que al fomentar F4 y F5 casi siempre y siempre permitirían
mejorar la comunicación entre órganos atribuidos.
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En qué nivel perjudica a la falta de comunicación – OA3

100% 100%
130
94%
120 90%

110 80%
78%
100
70%
90

Porcentaje acumulado
Datos recolectados

61% 60%
80
70 50%
60
39% 40%
50
40 30%
30
20%
20
10%
10
0 0%
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15

Datos recolectados Porcentaje acumulado

Nota. Fuente: Elaborado por Elaborado por: Mora, Murillo, Romero, Shiguango, Vasco (2020).

Análisis. En análisis de la gráfica de Pareto sobre el nivel que perjudica la falta de comunicación – OA3,
podemos observar como F1, F2 y F3 medio, alto y bajo respectivamente tienen mayor incidencia, es decir
qué como organización la falta de comunicación entre órganos repercute en los órganos atribuidos de
PRONACA C.A.
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Canales de comunicación usados en PRONACA – HT1

100% 100%
130 98%
95%
91% 90%
120
84%
110 80%
77%
100
70%
90

Porcentaje acumulado
66%
Datos recolectados

80 60%
70 51% 50%
60
40%
50
40 30%
30
20%
20
10%
10
0 0%
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15

Datos recolectados Porcentaje acumulado

Nota. Fuente: Elaborado por Elaborado por: Mora, Murillo, Romero, Shiguango, Vasco (2020).

Análisis. En análisis de la gráfica de Pareto sobre los canales de comunicación usados en PRONACA –
HT1, podemos observar como F1, F2 y F3 Memos/ circulares, cartelera, manual de
Políticas/Procedimientos respectivamente tienen mayor incidencia en la organización es decir que al
fomentar F4 y F5 casi siempre y siempre permitirían mejorar la comunicación entre órganos atribuidos.
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Medio de referencia por el que conoce información de otros órganos atribuidos – HT2

100% 100%
130 96%
93%
120 88% 90%
110 81% 80%
100 73%
70%

Porcentaje acumulado
90
Datos recolectados

63%
80 60%
70 50%
50%
60
40%
50
40 30%
30
20%
20
10%
10
0 0%
F1 F2 F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 F12 F13 F14 F15

Datos recolectados Porcentaje acumulado

Nota. Fuente: Elaborado por Elaborado por: Mora, Murillo, Romero, Shiguango, Vasco (2020).

Análisis. En análisis de la gráfica de Pareto sobre los canales de comunicación usados en PRONACA –
HT1, podemos observar como F1, F2 F3 y F4 Memos/ circulares, Cartelera, Manual de
Políticas/Procedimientos y Buzón de sugerencias respectivamente tienen mayor incidencia en la
organización es decir que F5, F6, F7 y F8 Intranet/ internet, Reuniones de estrategia, Informe de
sostenibilidad y Correo electrónicos/agenda electrónica, son métodos de comunicación que no han
permitido en gran porcentaje la interacción formal entre los órganos atribuidos de las áreas de estudio.
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Incidencia de la comunicación en las Pyme – CF1

Incidencia de la comunicación en las Pyme

65.00%

55.00%

45.00%

35.00%

25.00%

15.00%

5.00%

0 1 2 3 4 5 6 7
-5.00%

Incidencia de la comunicación en las Pyme La comunicación formal

Incidencia de la comunicación en las Pyme La comunicación informal

Nota. Fuente: Elaborado por Elaborado por: Mora, Murillo, Romero, Shiguango, Vasco (2020).

Análisis. Mediante una representación gráfica de dispersión con líneas podemos ver como se
complementan la comunicación formal e informal en algunos aspectos, sin embargo aspectos como
facilitar el control beneficia a una organización como PRONACA C.A.
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Comunicación formal entre órganos atribuidos – CF2

Comunicación formal entre órganos atribuidos

100.00%

90.00%

80.00%

70.00%

60.00%

50.00%

40.00%

30.00%

20.00%

10.00%

0.00%
Comunicación Comunicación Comunicación Comunicación Comunicación
descendente ascendente en cadena circular invertida

Nota. Fuente: Elaborado por Elaborado por: Mora, Murillo, Romero, Shiguango, Vasco (2020).

Análisis. Mediante un análisis de los diferentes tipos de comunicación formal, tanto horizontal y vertical
entre órganos atribuidos, podemos ver qué comunicación en cadena e invertida no tienen repercusión en la
organización, lo cual permitiría la relación entre los órganos atribuidos de las áreas.

Descripción de cómo se ejecutará el plan del estudio

Proyección de posibles hallazgos

Hallazgos de intervención.

De gestión. – Puede existir resistencia por las áreas de adquisiciones-logística, producción-

acabados y comercialización-ventas ya que están acostumbrados a una comunicación poco

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formal, pero se piensa abordar estas por medio de los jefes respectivos, implementando

capacitaciones en las cuales se pueda preparar a los empleados para el uso de las herramientas

TIC´s enfocadas en la comunicación formal.

Hallazgos de la empresa

Difusión de las herramientas de TICS existentes en PRONACA como medio de comunicación

formal.

Creación de vías de comunicación entre las áreas de comercialización-ventas, adquisiciones y

producción, que permitan una adecuada transferencia de información.

Recomendaciones específicas según el planteamiento del estudio

Recomendación Diagnostico general

Recomendación de adición.

Para permitir la comunicación entre los colaboradores de la empresa se sugiere crear vías de

comunicación entre las áreas de comercialización- ventas, adquisiciones y producción que

permitan una adecuada transferencia de información.

Recomendación Dimensión contextual

Recomendación de adición.

Los órganos atribuidos con mayor número de actividades necesitan un mayor manejo de las

herramientas TIC´s enfocadas en la comunicación para lo cual se recomienda capacitaciones en

las áreas de adquisiciones- logística, producción- acabados y comercialización- ventas sobre el

manejo de TIC´s exclusivamente enfocadas en la comunicación.

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Recomendación Dimensión estructural

Recomendación de modificación.

La falta de relación documental existente en el área financiera por parte de las áreas de

producción, adquisiciones - logística, comercialización y ventas hacen necesaria la difusión de las

herramientas de TICS.

Recomendación General

Recomendación de modificación, adición.

Debido a la falta de comunicación formal dentro de PRONACA en las áreas financiera,

comercialización - ventas, adquisiciones - logística y producción - acabados, se recomienda

implementar las herramientas TICS como medio de comunicación formal, por medio de

capacitaciones al personal de dichas áreas y la difusión de las herramientas TICS enfocadas a la

comunicación formal.

Conclusiones generales

La implementación del proyecto creará vías de comunicación entre las áreas financiera,

comercialización - ventas, adquisiciones - logística y producción – acabados, por medio de

herramientas TICS enfocadas en la comunicación formal, lo cual generará un adecuado flujo de

información y facilitará la salida del producto final.