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CONTROL DE INFORMACION DOCUMENTADA

DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

ELABORADO POR: REVISADO POR APROBADO POR:

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Asistente SIG Analista de SIG Jefe de SIG

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1. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para el desarrollo y control de la información documentada

que soportan los procesos de Alfaplast S.A.C y su Sistema Integrado de Gestión (SIG), y
definir los mecanismos de control para elaborar, revisar, modificar, aprobar y distribuir la
documentación de manera integral.

2. ALCANCE

El presente documento es de uso y aplicación a toda la información documentada sea de

origen interno o externo del Sistema Integrado de Gestión de Alfaplast S.A.C

3. NORMATIVA

 ISO 9000:2015 Sistemas de Gestión de Calidad – Fundamentos y vocabulario

 ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de Calidad – Requisitos
 ISO 14001:2015 Sistemas de Gestión de Ambiental – Requisitos
 ISO 45001:2018 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisitos

4. TERMINOLOGÍA

- Información: datos que poseen significado.

- SIG: Sistema Integrado de Gestión (Calidad, Seguridad y Medio ambiente).

- Información documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene.

- Política: Intenciones y dirección de una organización, como las expresa formalmente

su alta dirección.

- Manual: Documento que especifica la forma de administrar una organización y que

contempla datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

- Procedimiento: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o un proceso.

- Instructivo: Documento que describe en forma específica y detallada, como realizar

una actividad o tarea, indica como operar, utilizar o realizar algo como parte de un
proceso. Se puede extraer de un procedimiento.

- Plan: Documento que establece una descripción detallada de actividades que incluye
recursos, responsables, documentos de referencia. (ejem. Proyectos)

- Cartilla: Documentos que establecen requisitos del producto / organización.

- Método: Documento que describe el modo ordenado, organizado y sistemáticos de

proceder para el desarrollo de una actividad cuyo fin es obtener un resultado
determinado.

- Especificación: Documento que establece requisitos del producto / organización.

- Reglamento: Documento que contiene lineamiento de carácter obligatorio establecidos

por la organización.

- Formato: Documento virtual o físico que estructura la recopilación ordenada y

sistemática de datos.

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- Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades realizadas.

- Documentos Externos: Información que se emplea en los procesos, pero cuyo origen
es externo. En esta categoría se considera, por ejemplo: las leyes, normas,
reglamentos, documentos normativos de cliente, proveedores.

- Control de cambios: actividades para controlar las salidas después de la aprobación

formal de su información sobre configuración del producto.

- Evidencia objetiva: datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

- Documento Obsoleto: Documento del Sistema Integrado de Gestión que debe ser
retirado por no ser aplicable y puede ser dado de baja o reemplazado por una nueva
versión o revisión actualizada. Un documento es obsoleto cuando ya no se encuentra
en uso.

- Requisito: Condición necesaria o expectativa establecida, generalmente implícita y

obligatoria, que se debe cumplir dentro de la organización.

- Copia Controlada: Para efectos del control de la información documentada del

Alfaplast S.A.C, se consideran documentos controlados a todos aquellos documentos
en físico o digital asignados en base a este procedimiento al personal propio o terceros.
Se puede identificar claramente con el sello de agua o un sello en físico de COPIA
CONTROLADA y se lleva a cabo un control interno.

- Copia no Controlada: Para efectos del control de la información documentada del

Alfaplast S.A.C, se consideran documentos no controlados del SIG a:

o Todo documento impreso que no haya sido entregado bajo el control del SIG y
que no cuentan con el sello de “COPIA CONTROLADA” y que pueden ser
aplicados con fines didácticos o de revisión.
o Todo documento en digital que por diversos motivos haya sido enviado a clientes
y proveedores para conocimiento.

5. RESPONSABILIDADES

a) Gerentes o Jefes: responsables de elaborar, actualizar y asegurar el cumplimiento de lo

establecido en el presente procedimiento en las áreas bajo su cargo o designar quien lo
realiza; así como su revisión previa aplicación. Gestionar la distribución de copia
controladas en caso de ser necesarias.
b) Analista SIG: responsable de gestionar el flujo de aprobación de documentos; el cual
incluye la codificación, conservación de documentos editables, mantener actualizado el
Listado Maestro de Documentos y realizar la difusión de los documentos aprobados y
vigentes. También es responsable de llevar el control y asignación de Copias Controladas
en caso sean necesarios.
c) Todos: responsable de cumplir con lo establecido en este documento y en caso sea
necesario hacer recomendaciones para la mejora del mismo.

6. CONSIDERACIONES

 La versión actual de un documento debe ser registrada mediante numeración en dos

dígitos (del 01 al 99) y la primera versión siempre deberá ser el número uno (01).
 Todas las personas que participan en el Sistema Integrado de Gestión deben tener acceso
a la carpeta electrónica compartida correspondiente sólo como lectura.
 Los documentos de origen externo serán identificados y registrados en el formato SIG-
FOR-008 Lista Maestra de documentos externos.

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 Para los casos en los que no haya un responsable de área asignado para la firma de
documentos, es factible que el equipo del Sistema Integrado de Gestión pueda elaborar
y/o revisar los documentos de esa área.
 Todo documento distribuido por el Sistema Integrado de Gestión debe ser custodiado de
manera tal que evite su deterioro, maltrato, pérdida o distribución no autorizada.
 Está prohibido el uso de corrector líquido, borrador, tachones o enmendaduras en los
documentos y registros del Sistema Integrado de Gestión. De manera excepcional se
podrán colocar modificaciones en los registros, para lo cual el usuario deberá tachar con
una línea transversal sobre la información a corregir y añadir de ser necesaria la
información adicional, además de la fecha y su firma. Estas modificaciones deben
efectuarse de manera tal que pueda leerse la información original.
 La política de confidencialidad queda detallada en el pie de página de cada documento,
considerando que los documentos son propiedad de la empresa y no pueden ser
distribuidos a terceros sin autorización previa.
 Todo documento aprobado entra en vigencia después de la difusión, para lo cual se
mantendrán registros de evidencia.
 Todo documento deberá ser revisado y/o actualizado según necesidad como parte del
proceso de mejora continua.
 Para la aprobación de documentos del Sistema HACCP y el Sistema de Gestión de
Seguridad, los responsables serán sus respectivos comités.
 Para los casos de extravío, rotura o abolladura de algún documento original del Sistema
Integrado de Gestión, se procede a realizar la reimpresión de los mismos y recaudación de
firmas con los responsables correspondientes. Para los casos de documentos originales
legales de instituciones públicas se procederá a solicitar a dicha entidad una copia
legalizada del documento.
 En caso se genere una actualización del código y/o estructura de la documentación de
unas de las áreas del Sistema Integrado de Gestión, estas tendrán un tiempo máximo de 6
meses para realizar la actualización de los documentos pertinentes.

6.1. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

Todos los documentos del Sistema Integrado de Gestión se rigen a la estructura y modelo que
contiene el presente documento, respetando la forma del encabezado y los ítems del
contenido, el cual es como sigue:

Encabezado del documento:

Código correlativo
Nombre del Área Fecha de Aprobación
asignado por el SIG
del documento

Código:
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Aprobación:
Versión:
CONTROL DE INFORMACION
DOCUMENTADA Página:

Número de Versión
Logo de la Empresa Nombre del Documento (actualización del documento)

Nota: para identificar la proveniencia de los formatos por planta, se ha previsto según sea el
caso o una necesidad inherente, colocar la atribución de planta y área en la parte inferior de
los encabezados. Permitiendo diferenciar algunas áreas similares de trabajo.

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6.2. CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos generados internamente deben identificarse con un código alfanumérico, cuya
estructura estará conformada de la siguiente manera:

(*) Sólo se detallará cuando los documentos que sean específicos para una de las empresas del grupo.

Para estructurar el código según el tipo, se utiliza la siguiente tabla:

ÁREAS PRINCIPALES CODIFICACIÓN

Almacén ALM
Producción PRD
Comercial CMI
Compras CMP
Calidad CCA
Recursos Humanos GDH
Contabilidad CNT
Crédito y Cobranza CCO
Tesorería TES
Facturación FAC
Planeamiento y Control de la producción PCI
Ingeniería ING
Mejora Continua MEC
Seguridad en el Trabajo y Medio Ambiente STMA
Salud Medico Ocupacional SMO
Sistema Integrado de Gestión SIG
Control Interno CIN
Tecnología de Información TEC
Desarrollo DES
Área Técnica TEC

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TIPOS DE DOCUMENTACIÓN CODIFICACIÓN

Política POL
Manual MAN

Procedimiento PRO
Instructivo de Trabajo INS
Plan PLA
Cartilla CTI
Métodos MET
Especificación EST
Formato FOR

6.3. VIGENCIA DE LOS DOCUMENTOS

La vigencia de todos los documentos elaborados por el Sistema Integrado de Gestión es de 02

años y/o según vida útil del producto.

Los registros custodiados por el sistema integrado de gestión serán almacenados en físico
durante todo 1 año, pasado el tiempo establecido serán archivadas hasta el cumplimiento de la
fecha de retención final o tiempo de vida útil.

6.4. CONTROL DE CAMBIOS

En el ítem de control de cambios, detallado en los documentos, se colocará la descripción

general de las modificaciones realizadas, incluido el detalle del cambio actual, colocadas en
orden cronológico inverso (del más reciente al más antiguo).

Solo registrara solo los 2 últimos cambios del documento y la versión vigente.

7. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

7.1. CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

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Ref. Responsable Descripción

Todos los El personal Identifica la necesidad de elaborar y/o modificar un
1
trabajadores documento y comunica al responsable del área.
Elabora y/o modifica el documento o designa al encargado para esta
labor.
Jefe o Gestiona el envío del documento al área SIG.
2 responsable
de área Nota: En la elaboración de un documento es recomendable, la
participación del personal involucrado, con el fin de declarar
objetivamente las actividades en su contenido.
Revisa el documento y corrige cualquier paso que considere necesario,
Jefe o
para su V°B° y luego remite al Analista SIG para gestionar su
responsable
3 aprobación final.
de área
Nota: Los niveles de revisión se encuentran establecidos en el Anexo
/proceso
01.
Revisa el cumplimiento de las directrices de control documentario, para
su posterior aprobación, caso contrario el documento rechazado es
devuelto al área solicitante para su nueva revisión.
4 Analista SIG
El analista SIG asigna el código de identificación según lo establecido
en el presente procedimiento e incluye el documento en la SIG-FOR-
001 Lista Maestra de Documentos Internos.
Gerente, jefe o
responsable El documento será aprobado mediante un E-mail o forma física por el
5 de área. responsable del área y/o gerencia según sea el caso.

Se realiza la difusión del documento vía correo electrónico para

6 Analista SIG
comunicar a la organización que el mismo entra en vigencia.
Los responsables asignados realizarán la divulgación del documento
aprobado y deberán registrar la asistencia y participación del personal
en el formato GHU-FOR-012 “Registro de Inducción Capacitación
Entrenamiento y Simulacros de Emergencia”. La custodia de dichos
registros estará a cargo de cada responsable del procedimiento.

*En caso se requiera copias físicas o virtual se coloca el sello de “copia

Responsable controlada” y el número de copias es registrado, el responsable del
7
del proceso proceso lo solicitará al SIG.

*En el caso de cambios menores al documento, tales como

modificaciones de formato, anexos, entre otros que no modifiquen
sustancialmente el flujo del proceso involucrado, o para dar
conocimiento de terceras partes que no estén directamente
involucrados en el proceso, sólo será necesaria la comunicación de los
cambios realizados mediante correo electrónico.
Sistema Verifica la conformidad de la divulgación del documento aprobado a las
8 Integrado de partes interesadas, conforme al GHU-FOR-012 Registro de Inducción
Gestión Capacitación Entrenamiento y Simulacros de Emergencia.
Manejo de Documentos Obsoletos:
Sistemas De acuerdo con la solicitud de los responsables, se procederá a dar de
9 Integrado de baja a los documentos y a comunicar al personal involucrado. Dichos
Gestión documentos serán almacenados de manera virtual manteniendo la
versión anterior a la vigente, luego se procede a su eliminación.

7.2. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS

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Ref. Responsable Descripción

Jefe o Conforme al acuerdo con cada proveedor o cliente referente al

1 responsable documento ingresante por área, se debe informa al Dpto. de Sistemas
de área Integrados de Gestión de los mismos.

Sistema
Identifica y registra la versión vigente del documento en el listado
2 Integrado de
maestro de documentos externos SIG-FOR-002.
Gestión

Jefe o Controla y distribuye los documentos externos necesarios para la

3 responsable planificación y operación del sistema integrado de gestión.
de área
Vencimiento y cambio de documentos de clientes externos
Comunica vía correo electrónico al proveedor o cliente los documentos
Sistema vencidos o próximos a vencer, a fin de proceder con la actualización de
4 Integrado de estos.
Gestión *La responsabilidad de mantener actualizados y vigentes los
documentos externos es de cada proveedor o cliente, conforme a sus
propios procedimientos.

8. REGISTROS ASOCIADOS

 SIG-FOR-001 Lista Maestra de Información Documentada del SIG

 SIG-FOR-002 Lista Maestra de documentos externos.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Modificación realizada Fecha Realizado por

03 Documento nuevo

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10. ANEXOS

Anexo 1: Niveles de Revisión de documentos.

Documento Elaborador Revisor Aprobador

Responsable SIG /
Política Responsable SIG Gerencia General
Gerencia General
Supervisor/Jefe
Manual Todos Jefe
responsable del proceso
Procedimientos Analista/Asistente/ Jefe de SIG
Coordinadora SIG
generales Auxiliar Gerencia General
Procedimientos
Supervisor/Jefe
específicos del Todos Jefe
responsable del proceso
área
Supervisor/Jefe
Instructivo Todos Jefe
responsable del proceso
Supervisor/jefe
Método Todos Jefe
responsable del proceso
Supervisor/jefe
Plan Todos Gerencia General
responsable del proceso
Supervisor/Jefe
Reglamento Todos Comité (*)
responsable del proceso
Supervisor/Jefe
Formato Todos Jefe
responsable del proceso
Supervisor/Jefe
Cartilla Todos Jefe
responsable del proceso

(*) Para temas de Inocuidad lo aprueba el Equipo de Inocuidad.

Anexo 2: Guía y plantilla para la elaboración de documentos (opcional)

 Todos los párrafos deben ser redactados en presente afirmativo. Ejemplo: El personal
evalúa el producto.
 Los pasos descritos en los procedimientos deben ser secuenciales y pueden referirse
ante una regla de decisión al paso que sigue. Ejemplo: “Si está aprobado continuar con
el paso 6”.
 Los títulos de los documentos deben ser tan concisos como sea posible, aunque debe
reflejar claramente cuál es su propósito.
 La tipografía utilizada es Arial, siendo el título principal de la portada con mayúscula y
negrita en número 18. Referente a los títulos y subtítulos del cuerpo del documento de
cada sección (Objetivo, Alcance, Responsable, etc.) con mayúsculas y negritas en
número 10, el texto del cuerpo en número 10.
 En caso se necesite referenciar otro documento, estos deben ser llamados a través del
código del documento: Ejemplo: SMA-FOR-004 Inspección Interna SST.

Anexo 3: Cuerpo del documento

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Para los procedimientos, instructivos y manuales, se utiliza el siguiente contenido en el

cuerpo:
1. Objetivo: Define el propósito que se pretende alcanzar con el procedimiento
2. Alcance: Indica el área o unidad orgánica que administra el documento normativo y el
área donde se aplica y/o consulta el documento normativo.
3. Normativa: Indica los documentos externos a la empresa asociados al uso del
documento (normativa legal vigente).
4. Terminología: Significado claro y exacto de términos usados a lo largo del
procedimiento
5. Responsabilidades: Indica el cargo de la o las personas que son responsables por el
contenido, la implementación y el cumplimiento del procedimiento.
6. Consideraciones: Requisitos necesarios para que el procedimiento se pueda aplicar
correctamente. Sólo aplica para aquellos procedimientos que necesitan condiciones
previas para su aplicación.
7. Descripción de actividades: Etapa en la que explican secuencialmente las acciones a
seguir para lograr el objetivo del documento, asimismo se definen los responsables de
ejecutar cada una de las actividades. Debe mantenerse una secuencia lógica,
mencionar, si se requiere alguna excepción. Considerar el uso de diagramas de flujo.
Para el nivel de detalle de la descripción se debe tener en cuenta la complejidad del
trabajo y los métodos usados, las habilidades y capacitación necesarios para el
personal que lleva a cabo las actividades.
8. Registros Asociados: Indica el código y nombre de los formatos de aquellos registros
que se generan como evidencia de la ejecución del procedimiento.
9. Control de cambios: indica las modificaciones generadas por necesidad de mejora en
el documento.
10. Anexos: Indica la información complementaria importante para el cumplimiento del
procedimiento (ejem. Diagrama de flujo, indicadores, etc.).

NOTA: Siempre debe mantenerse en el documento todas las secciones generales. Si

alguna de ellas no se usa, se podrá colocar: No aplica.
Tomar en consideración el siguiente cuadro:

Nomenclatura Manual Procedimiento Instructivo

Objetivo SI SI SI
Alcance SI SI SI
Normativa SI SI NO
Terminología SI SI SI
Responsabilidades SI SI SI
Consideraciones SI SI NO
Descripción de actividades SI SI SI
Registros Asociados SI SI SI
Control de cambios SI SI SI
Anexos SI SI NO

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