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Yopal, seis (6) de octubre de dos mil veinte 2020

Señor
OSVALDO ENRIQUE DE LA ROSA TORRES
R/L GYO MEDICAL IPS S.A.S.
Hospital Regional de la Orinoquía E.S.E.
La ciudad.

Asunto: REITERACION CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES CONTRATO DE OUTSOURCING NO. 019 DEL

CINCO (05) DE MARZO DE DOS MIL QUINCE (2015).
Teniendo en cuenta el último informe de auditoría realizada en el mes de agosto de la vigencia en curso, y los
hallazgos reportados como presuntos incumplimientos por el personal de apoyo a la supervisión, contenidas en el
contrato No. 019 DEL CINCO (05) DE MARZO DE DOS MIL QUINCE (2015), Cuyo objeto es REALIZAR LA
IMPLEMENTACION Y OPERACIÓN ESPECIALIZADA DE LA UNIDAD DE CUIDADOS INTENSIVOS E
INTERMEDIOS ADULTO, NEONATAL Y PEDIATRICO EN LAS INSTALACIONES DEL HOSPITAL DE YOPAL E.S.E .,
en nuestra calidad de supervisores nos permitimos exigir el cumplimiento de las obligaciones, la ejecución idónea y
oportuna conforme a lo establecido en las especificaciones técnicas y la oferta presentada en el marco del mentado
contrato, lo anterior teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

1. INFORMACIÓN GENERAL DEL CONTRATO.

INFORMACIÓN DEL CONTRATO

CONTRATO DE OUTSOURCING No.: 019 DEL 05 DE MARZO DE 2015

CONTRATANTE: HOSPITAL DE YOPAL E.S.E.

CONTRATISTA: GYO MEDICAL I.P.S S.A.S.

NIT No.: 900.386.591-2
REPRESENTANTE LEGAL: OSVALDO ENRIQUE DE LA ROSA TORRES
C.C. 72 .144.784 DE BARRANQUILLA

OBJETO: REALIZAR LA IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN ESPECIALIZADA DE LA

UNIDAD DE CUIDADOS INTENSIVOS E INTERMEDIOS ADULTO, NEONATAL Y
PEDIÁTRICO EN LAS INSTALACIONES DEL HOSPITAL DE YOPAL E.S.E.

PLAZO: CINCO (5) AÑOS.

PRORROGA: 3 MESES + 2 MESES

FECHA DE INICIO ETAPA
IMPLEMENTACIÓN
FECHA DE INICIO ETAPA
OPERACIÓN
FECHA DE TERMINACIÓN
DE 05 de abril de 2015
DE 01 de julio de 2015
30 de NOVIEMBRE de 2020
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2. GENERALIDADES DEL CONTRATO

 El mentado contrato tiene acta de inicio el 01 de abril de 2015 y el plazo que se estableció contractualmente, se
definió en dos etapas; una etapa de implementación, la cual tendría máximo una duración de tres meses contados
a partir de la suscripción del acta de inicio, y luego la etapa de operación por 5 años, contados una vez se
terminará la etapa de implementación de conformidad con la certificación de satisfacción expedida por el
supervisor, la cual reposa en la foliatura del expediente contractual.

 Consecuentemente, el día 23 de junio de 2015 se suscribió otrosí modificatorio Nº 001, con el fin estipular en la
Cláusula Segunda - Valor y Forma De Pago; la erogación mensual de sesenta millones de pesos ($60.000.000)
M/Cte que se reconoce al contratante por la utilización del área para servicios de las Unidades de UCI que
corresponde a 1.236 mt2 de los 16.599. mt2 de que consta el inmueble; como también de los equipos dados en
comodato. Lo anterior, será durante la etapa de operación, igualmente se Incluyó dentro de la Cláusula Sexta –
Supervisión y Vigilancia, a la Subgerencia Administrativa y Financiera quien actúa en calidad de Supervisor del
presente contrato y en la Cláusula Séptima - Especificaciones Técnicas; la prioridad de ingreso a la Unidad de
Cuidados Intensivos a los pacientes que vienen siendo atendidos por el Hospital.

 El día 1 de julio de 2015, se da inicio a la etapa de operación, teniendo en cuenta la habilitación de las unidades
mediante la Resolución 0736 de 2015 expedida por la Secretaria de Salud Departamental de la Gobernación del
Casanare y la certificación expedida por la supervisión donde se evidencia el cumplimiento de la etapa de
implementación; a partir de ese momento se llevaron a cabo reuniones periódicas con líderes del Área
Administrativa y Financiera, y de Prestación de Servicios para formalizar los diferentes procesos.

 El 30 de junio de 2020 se realiza prorroga Nº 001 al contrato por un plazo de tres meses, motivada principalmente
por la emergencia sanitaria por el nuevo coronavirus SARS COV 2 (COVID 19), toda vez que de acuerdo a las
estimaciones actuales allegas por la la Secretaria de Salud Departamental de casos de infección por COVID-19,
discriminados por Municipios, en las cuales se muestran los datos de proyección, por edades poblacionales y
numero probable de infectados de acuerdo a la clasificación por estado de caso activos según el modelo de
transmisión de Coronavirus COVID-19, escenarios para Colombia del Instituto Nacional De Salud , se evidencian
picos en la curva epidemiológica, referente a pacientes críticos muy por encima de la capacidad instalada del
hospital proyectada en el plan de expansión, motivo por el cual la institución tiene la necesidad de continuar con el
servicio de U.C.I Y U.C.I.N (NEONATAL, PEDIATRICA y ADULTO) prestado a través del operador GYO MEDICAL
I.PS., aunado a la la situación financiera actual de HORO ,en aras de garantizar la correcta prestación del servicio
y una situación de equilibrio operacional.

 Que el 30 de septiembre de 2020 se suscribió prorroga N°002 por un término de dos (2) meses, teniendo en
cuenta que se debe contar con la atención, el cuidado y la intervención de personal especializado, tecnología y
capacidad instalada en la prestación del servicio de U.C.I Y U.C.I.N (NEONATAL, PEDIATRICA y ADULTO), con el
objetivo de garantizar una oportuna respuesta, contar con la capacidad científica y tecnológica para poder brindar
una atención acorde a la estadística estimada de casos de pacientes diagnosticados con Covid-19 y continuar la
atención de las demás patologías sin descuidar las enfermedades transmitidas por vectores que se presentan en
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nuestra región, así mismo, en virtud del plan de expansión que se ha venido implementado, el incremento de la
curva epidemiológica en el Departamento y el número de pacientes hospitalizados, la capacidad instalada de la
institución de Unidades de Cuidados Intensivos e intermedios para manejo de pacientes Covid-19 , no es suficiente
para dar respuesta oportuna ante la creciente demanda de pacientes críticos.

3. SEGUIMIENTO A LAS OBLIGACIONES DEL COMPONENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL

CONTRATO DE OUTSOURCING N.º 019 DE 2015

Con el fin de garantizar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en el contrato Nº 019 DEL 05 DE MARZO DE
2015, Cuyo objeto es REALIZAR LA IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN ESPECIALIZADA DE LA UNIDAD DE
CUIDADOS INTENSIVOS E INTERMEDIOS ADULTO, NEONATAL Y PEDIÁTRICO EN LAS INSTALACIONES DEL
HOSPITAL DE YOPAL E.S.E., La supervisión presenta informe de seguimiento a las obligaciones contenidas en el
contrato, no obstante, previas las siguientes consideraciones:

 Que la supervisión y el seguimiento realizado durante la ejecución del Contrato se ha desarrollado dando
cumplimiento a lo dispuesto por el Acuerdo Nro. 002 del 27 de mayo de 2019, manual que define las
competencias, responsabilidades, requisitos de ejecución y reglas mínimas para ejercer su seguimiento e
imposición de sanciones.

 Que en virtud de las obligaciones y responsabilidades que define el Artículo 41.4 del acuerdo Nro.002 de 2019
"POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO HOSPITAL REGIONAL DE LA ORINOQUIA” , la supervisión ha requerido al contratista a través de
comunicaciones escritas con el fin de exigir el cumplimiento de los requerimientos de carácter técnico contenidas
en la Clausula Séptima – Especificaciones Técnicas del contrato.

 Que con el fin de dar cumplimiento al Artículo 41 del manual único de contratación del Hospital Regional de la
Orinoquía, el cual establece “(…)que los supervisores están facultados para solicitar informes, aclaraciones y
explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución contractual, y serán responsables por mantener informada a la
E.S.E. de los hechos o circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados como conductas
punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el cumplimiento del contrato, o cuando se presente un
incumplimiento contractual(…)”; ha realizado seguimiento y solicitado en repetidas ocasiones al contratista e
informado de manera oportuna a la Gerencia mediante informes (1er informe mayo de 2017, 2do informe
diciembre de 2017 , 3er informe junio de 2018, 4to informe 27 de mayo de 2019, 5to informe el octubre de 2019 y
solicitud de plan de mejoramiento) de los hechos que configuran presuntos incumplimientos en el desarrollo de la
ejecución contractual, los cuales se encuentran en el expediente contractual .

 Que, en la visita de seguimiento del mes de octubre de 2019, la supervisión evidencia que es necesario que GYO
MEDICAL IPS S.A.S, realice ajustes a los procesos administrativos, técnicos y operativos determinantes para la
prestación de servicios y poder dar cumplimiento efectivo a las obligaciones contractualmente pactadas, toda vez
que algunos incumplimientos son persistentes desde el año 2017.
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 Por tal motivo la supervisión mediante oficio SAF-HORO-26.2-2019-120 el 31 de octubre de 2019, presenta el
informe de auditoría y solicita respuesta a GYO MEDICAL I.P.S de los presuntos hallazgos encontrados, el cual
fue allegado el 11 de diciembre de 2019, mediante este informe de respuesta se aclaran algunos de las
observaciones encontradas por el personal de apoyo a la supervisión y se establece el plan de mejoramiento, con
acciones de mejora y fechas de cumplimiento establecidas.

 Que la visita de auditoria y seguimiento al plan de mejoramiento, se tenía prevista para el mes de abril del año en
curso, sin embargo por motivos de la Emergencia Sanitaria por COVID-19 no fue posible llevarla a cabo, por lo
tanto se programó para la semana del 27 al 31 de julio de 2020, para el seguimiento a las acciones de mejora en
lo que tiene que ver, con los estándares de calidad, y técnicos, y la semana del 3 al 6 de agosto de 2020 en lo
que tiene que ver con el seguimiento operativo, administrativo y financiero exigidos en las obligaciones
contractuales, de la siguiente manera:

3.1 Resultados del seguimiento al plan de mejoramiento, respecto del obligaciones contractuales del componente
administrativo y financiero

3.1.1. Inventario de Dispositivos Médicos: El Hospital Regional de la Orinoquia E.S.E, según lo establecido en las
especificaciones técnicas del contrato Nº 019 de 2015, hizo entrega a GYO Medical S.A.S., de 155 dispositivos
médicos que fueron cedidos a través de las actas suscritas entre el Hospital Regional de Yopal E.S.E. hoy
Hospital Regional de la Orinoquia E.S.E y GYO MEDICAL I.P.S S.A.S., así, Acta No. 01 de mayo 6 de 2015, Acta
No. 02 de mayo 22 de 2015 y Acta No. 04 de noviembre 30 de 2015, de los cuales según el informe de
seguimiento realizado el 5 de agosto de 2020, radicado a la supervisión con oficio Nro.GAF-GIS-HOR0-26.2-
2020-041 el día 11 de agosto de 2020,(véase anexo 1 en (10) folios) se puede evidenciar lo siguiente:

EQUIPOS DE PROPIEDAD DEL HOSPITAL REGIONAL DE LA ORINOQUIA E.S.E.

ITEM DETALLE CANTIDAD
Equipos de propiedad del Hospital Regional de la Orinoquia E.S.E., que se evidenciaron 133
1
en el sitio de ubicación
Bienes de propiedad del Hospital Regional de la Orinoquia E.S.E, que fueron devueltos por 22
2
GYO Medical a la fecha al Hospital Regional de la Orinoquia E.S. E
TOTAL 155

 Se allega el Inventario de 133 bienes Propiedad del Hospital Regional de la Orinoquia E.S.E. entregados al
Outsourcing GYO Medical S.A.S. para la operatividad de las Unidades de Cuidados Intermedios. En (2) folios
 Se allega relación de Bienes de propiedad del Hospital Regional de la Orinoquia E.S.E, que fueron devueltos
por GYO Medical a la fecha al Hospital Regional de la Orinoquia E.S.E
 Se allega el inventario de equipos biomédicos de propiedad del Hospital Regional de la Orinoquia que se
encontraron físicamente en las instalaciones de GYO, pero que no forman parte del proyecto.
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3.1.2 De acuerdo a lo contenido en el Numeral 3 de la Cláusula 7. Especificaciones Técnicas el cual reza

"Suministrar todos los equipos nuevos que sean necesarios acorde a los requerimientos de la normatividad
vigente para tales efectos, para la puesta en marcha y funcionamiento de las UCI y UCIN adulto,
neonatal y pediátrica", la supervisión mediante informe realizado por el Almacén General del Hospital,
evidencia que de los equipos que fueron ofertados por GYO MEDICAL IPS, en la propuesta económica y en
los estudios previos no fueron dispuestos en su totalidad para la implementación y operación especializada
de la unidad de cuidados intensivos e intermedios adulto, neonatal y pediátrico obviando lo establecido en dicha
cláusula, pues lo que se evidencia a la fecha, es que se pretendió cumplir con los requisitos mínimos de
habilitación, contenidos en la Resolución 2003 del 2014 posteriormente relacionada en la 3100 del 25 de
noviembre de 2019 "Por la cual se definen los procedimientos y condiciones de inscripción de los Prestadores
de Servicios de Salud y de habilitación de servicios de salud" obviando lo establecido en los documentos
precontractuales y contractuales; es de recordar que el contrato es ley para las partes.

Si bien es cierto que estos servicios fueron habilitados y certificados por la secretaria de salud como soporta Gyo
Medical I.P.S mediante el acta de Certificación de Cumplimiento de las condiciones para la habilitación de
servicios de salud No 016 del 17 de junio de 2015 y Resolución No. 0736 - 17 jun de 2015, no es menos cierto
que se esté cumpliendo con la obligación contractual, pues a la fecha según el informe de seguimiento realizado
el 5 de agosto de 2020, radicado a la supervisión con oficio Nro.GAF-GIS-HOR0-26.2-2020-041 el día 11 de
agosto de 2020(el cual hace parte del presente informe) no se evidencian la totalidad los equipos en las
instalaciones de Gyo Medical I.P.S. Ahora bien, como consecuencia del presunto incumplimiento la empresa
GYO MEDICAL I.P.S no cuenta con la certificación de los servicios vigente por la secretaria de salud
Departamental, por lo tanto, no es de recibo a justificación contenida en el plan de mejoramiento.

3.1.3 Así mismo en el seguimiento realizado a los numerales 28 y 29 de clausula séptima.

Especificaciones técnicas. “(…)28) Recibir, operar, asegurar y mantener los equipos biomédicos especializados
en UCI de propiedad del HOSPITAL DE YOPAL E.S.E., que se pongan a su disposición para el servicio de las
unidades de UCI y los que llegare a adquirir la entidad durante la ejecución del contrato. 29) Una vez hayan sido
entregados los referidos equipos biomédicos al contratista, éste deberá asegurarlos y responder por su integridad
y brindar inducción al recurso humano en el manejo de los mismos. Realizar reporte oportuno en caso de daños
o incidentes (…)”, el Almacén General del Hospital Regional de la Orinoquía, según el informe de seguimiento
realizado el 5 de agosto de 2020, radicado a la supervisión con oficio Nro.GAF-GIS-HOR0-26.2-2020-041 el día
11 de agosto de 2020, reporta que la empresa GYO Medical S.A.S., aporta Certificación expedida por SEGUROS
GENERALES SURAMERICANA S.A. mediante la cual indica “que la empresa GYO MEDICAL IPS S.A.S.,
identificada con Nit 900.386.591-2, tiene contratada con la compañía la póliza de Plan Empresa Protegida con
vigencia del 1/12/2019 al 1/12/2020, con las siguientes coberturas:

1. Daños materiales (incendio, anegación, daños por agua, avalancha, deslizamiento, extended coverage)
2. Terremoto, Temblor de tierra, erupción volcánica y Tsunami.
3. Asonada, motín, conmoción civil o popular, huelga, actos mal intencionados de terceros y terrorismo.
4. Sustracción
5. Ruptura de maquinaria
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6. Equipos Electrónicos (excepto equipos médicos)

7. Responsabilidad civil extracontractual por $100.000.000(…)”

Dicha certificación, relaciona los equipos amparados mediante la póliza de Plan Empresa ProtegidaNº0579425-2
(véase anexo 1), dentro de los cuales no cuentan con cobertura 49 equipos de propiedad del HORO E.S.E
entregados a GYO MEDICAL I.P.S, por lo anterior no se evidencia el total cumplimiento a las acciones de mejora
establecidas en el plan de mejoramiento, por consiguiente, a lo en los numerales 28 y 29 de la cláusula séptima
del mentado contrato.

3.1.4. La supervisión solicitó a la empresa biomédica contratada por el Hospital Regional de la Orinoquía E.S.E,
SINGMI S.A.S, mediante requerimiento SAF-HOR0-26.2-2020-056 verificar el cumplimiento al numeral 19 de
clausula séptima. Especificaciones técnicas que establece “EL CONTRATISTA se obliga a realizar el
mantenimiento correctivo y preventivo a los equipos que él haya comprado, como a los entregados por el
HOSPITAL DE YOPAL E.S.E., garantizando el correcto funcionamiento de éstos, con un tiempo de reacción
inmediata, que no influya con la prestación del servicio (…)” quienes, mediante oficio del 10 de agosto de 2020,
en (6) folios, reportaron que GYO MEDICAL IPS S.A.S. de los equipos entregados por el Hospital Regional de la
Orinoquia E.S.E tomados del acta 1, 2, y 4 allegan el siguiente diagnostico (véase anexo 2 en (6) folios):

 Listado de los Equipos con Mantenimiento Preventivo: Contiene la relación de 131 equipos que cuentan con
mantenimiento preventivo vigente a la fecha de la visita 04 de agosto de 2020.

 Listado de los Equipos Biomédicos Fuera de Servicio: Contiene la relación de 7 equipos (5) monitores de
signos vitales y dos (2) incubadoras) que por falta de accesorios o fallas no se encuentran en operación; a la
fecha de la visita 04 de agosto de 2020, presentando las observaciones en detalle del daño.

 Listado de los Equipos Biomédicos con Calibración Vencida. reporta 66 equipos Biomédicos que requieren
calibración anual, y se encuentra vencida (se relaciona la fecha de vencimiento).

De aquí lo expuesto, no se evidencia cumplimiento a las acciones de mejora establecidas en el plan de

mejoramiento, ni a lo contractualmente pactado en el marco del contrato de Outsourcing Nro. 019 de 2015
respecto a este numeral.

3.1.5. De acuerdo con la información suministrada por la profesional del área de apoyo logístico Ing. Kriss del Pilar
Márquez durante la visita de seguimiento realizado a GYO MEDICAL IPS S.A.S el 6 de agosto de 2020
mediante informe de auditoría GCL-MC-F-23, respecto al numeral 14 de la de clausula séptima.
Especificaciones técnicas el cual reza “Asumir por su cuenta el costo de los servicios de apoyo logístico y de
mantenimiento de las Unidades de UCI, objeto del contrato, siendo entre otros: alimentación, aseo, lavandería y
manejo de residuos patógenos" reporto lo siguiente (véase anexo 3, en (31) folios):

 Servicio de Aseo: Se evidencian las acciones tendientes a la conservación del orden y aseo de las áreas,
contando con protocolos de limpieza y desinfección y se cuenta con 9 personas con contratos de trabajo a
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término fijo directamente por el prestador (se adjuntan los contratos al presente informe), para la ejecución de
las actividades de aseo hospitalario, se evidenciaron los pagos al Sistema de Seguridad Social en Salud y
ARL de los últimos cinco (06) meses del personal contratado para el servicio de aseo hospitalario.

 Suministro de Dietas hospitalarias: Se evidenció Contrato de Prestación de Servicios No. GYO -05-2020
suscrito con Piedad Angelica García Medina- P&S PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Con objeto contractual:
“SUMINISTRAR LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN PARA LOS PACIENTES HOSPITALIZADOS EN LAS
DOS SALAS DE UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PARA ADULTOS (UCI) Y LAS DOS SALAS DE UNIDAD
DE CUIDADO INTENSIVOS NEONATOS (UCIN) UBICADAS EN LAS INSTALACIONES DEL HOSPITAL
REGIONAL DE LA ORINOQUIA HORO” conforme a las especificaciones técnicas exigidas, con fecha de
suscripción el 1 de enero de 2020 y Fecha de terminación 31 de diciembre de 2020.

 Lavado y desinfección de ropa hospitalaria: se evidenció Contrato de Prestación de Servicios No. GYO -05-
2020 suscrito con Piedad Angelica García Medina- P&S PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Con objeto
contractual: PRESTAR EL SERVICIO DE LAVADO, PLANCHADO Y DESINFECCIÓN DE ROPAS Y
PRENDAS HOSPITALARIAS DE LAS DOS SALAS DE UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVO PARA ADULTOS
(UCI) Y LAS DOS SALAS DE UNIDAD DE CUIDADO INTENSIVOS NEONATOS (UCIN) UBICADAS EN LAS
INSTALACIONES DEL HOSPITAL REGIONAL DE LA ORINOQUIA HORO conforme a las especificaciones
técnicas exigidas, con fecha de suscripción el 1 de enero de 2020 y Fecha de terminación 31 de diciembre de
2020.

Respecto al numeral 27 de clausula séptima. Especificaciones técnicas donde el contratista, “se obliga a
mantener en buen estado la infraestructura del espacio físico entregado por el HORO para efectos de la
prestación de los servicios y garantizar su estabilidad durante todo el plazo de ejecución del contrato (…)”. El
área de apoyo logístico reportó en su informe de auditoría GCL-MC-F-23, que GYO MEDICAL I.P.S cuenta con
documento de G-MT-MH-PL01 de Plan de Mantenimiento Hospitalario, con cronograma de Mantenimiento
Hospitalrio-Infraestructura –Equipo Industrial y Biomédico, de igual manera, se evidencia mejora en la planeación
de las actividades de Mantenimiento de Infraestructura Hospitalario, buena presentación de la infraestructura, del
sistema de aire acondicionado y pagos por conceptos de mantenimiento de infraestructura y aire acondicionado.

Por lo anterior, se evidencia cumplimiento de la totalidad de los compromisos establecidos en las acciones de
mejora contenidas en el plan de mejoramiento y en dichas obligaciones contractuales.

3.1.6. La supervisión solicitó al área de salud y seguridad en el trabajo del Hospital Regional de la Orinoquía
realizar seguimiento a la cláusula vigésima novena· ASPECTOS AMBIENTALES Y DE SALUD OCUPACIONAL
la cual reza "EL CONTRATISTA y sus subcontratistas se obligan a cumplir las normas y aplicar las medidas
ambientales, sanitarias, industriales y de salud ocupacional necesarias para no poner en peligro las personas,
las cosas y el ambiente, respondiendo por los perjuicios que se causen y le sean imputables y se
responsabilizará por cualquier daño del medio ambiente que se ocasione con la ejecución del objeto
contractual" para lo cual mediante comunicación allegada el 27 de agosto de la presente anualidad
2019(véase anexo 4 en dos (2) folios) reportó el incumplimiento de la cláusula y del marco normativo que se
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aplica para instituciones de salud , como es el caso del Decreto Nº780 de 2016, Resolución Nº1164 de
2002,y la directiva presidencial Nº 008 de 2009.

De igual manera, se evidencia el incumplimiento de los estándares del Sistema De Gestión de la Seguridad y
Salud en el trabajo pactados en la misma clausula, y bajo los requerimientos establecidos por el Decreto único
Reglamentario 1072 de 2015 y las fases de adecuación y transición del SG-SST establecidas en la resolución
0312 de 2019.

Como consecuencia, se encontraron 12 no conformidades relacionadas con el Sistema De Gestión de la

Seguridad y Salud en el trabajo y la Gestión Ambiental, por lo que se evidencia que no se cumplió con lo
establecido en dicha acción de mejora en el marco del plan de mejoramiento y a lo pactado en el mentado
contrato, por lo anterior se sugiere que la empresa Gyo Medical I.P.S estructure las acciones correctivas, de
forma que permitan garantizar, la mejora continua y por ende cumplir con los requerimientos establecidos en la
noma.

3.1.7. En lo concerniente a la cláusula séptima, numeral 37 el cual establece “Llevar y organizar los archivos,
incluyendo las historias clínicas, de acuerdo con lo normado por el Archivo General de la Nación (Ley 594 del
2000 o las que la modifiquen, adicionen o complementen” la profesional de apoyo del área de gestión documental
sra. María Lenni Barrera, allega informe de fecha 3 de agosto de 2020 (véase anexo 5 en dos (2) folios),
informado lo siguiente:

 Verificación del proceso de organización de la Serie, Historias clínicas: Se verifico la información interna,
correspondiente a los años 2015 al 2020 y se constató que no tienen criterios de organización (clasificación,
orden y descripción).
 Revisión de los procedimientos archivísticos, traspaso de contenido del medio de conservación; carpetas de
yute a Carpetas cuatro solapas. Se cumple parcialmente con el cambio de carpetas y la producción documental
de historias clínicas, según vigencia y carecen de ordenación interna. (Manteniendo la secuencia o tramite,
según el orden de las actividades, servicios o registros médicos).
 Verificación del levantamiento de inventarios documentales de la serie; Historias clínicas. No fue evidente el
registro en el formato único de inventario documental (FUID), que reflejen el registro de cada una de las
carpetas que contiene la respectiva historia clínica. No existen inventarios documentales de la serie historias
clínicas desde el inicio de la producción de información año 2015 hasta la fecha Agosto del año 2020. Cuentan
con base de datos en Excel, mediante la cual, se tiene control de la historia por número o nombre de paciente y
cantidad; mas no permite búsqueda ni ubicación precisa en archivo físico.
 Infraestructura: Cuentan con bodega externa para el almacenamiento de los archivos, en la fase central, pero
esta carece de ventilación, falta de mobiliarios de archivo para ubicación de cajas. Se recomienda tener en
cuenta las exigencias del “acuerdo 049 del 2000” emitido por el Archivo General de la Nación para las
condiciones ambientales para edificios, bodegas de archivo.
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De acuerdo a lo expuesto en el acápite anterior, se evidencia que para esta obligación contractual se ha cumplido
parcialmente con lo establecido en las acciones de mejora contenidas en el plan de mejoramiento, pero se continúa sin
el acatamiento total de la norma para la materia.

3.2 OBLIGACIONES DE PORCENTAJES, TASAS Y CONTRIBUCIONES

3.2.1 Dentro de las Obligaciones pactadas se encuentra la CLAUSULA SEGUNDA – VALOR Y FORMA DE PAGO del
contrato de outsourcing No. 019 del 5 de marzo de 2015, estipula que , “(..)El contratista reconocerá un porcentaje de
participación (6%) de la operación de la unidad especializada, que le corresponde al Hospital Regional de la
Orinoquía E.S.E., sobre la facturación neta que emita GYO Médical IPS (...),teniendo presente que a la facturación
Bruta presentada por Gyo durante el mes, el Hospital debe descontar lo siguientes conceptos para obtener la
facturación Neta:

 Facturas reemplazadas por Gyo

 Servicios facturados Hospital Regional de la Orinoquía
 Oxígeno
 Oxígeno gaseoso bala x mt3
 Servicio de esterilización
 Aire comprimido (mensualidad)
 Glosa aceptada Gyo de EPS
3.2.2 Otra obligación, es el pago mensual por las áreas utilizadas en la operación de Gyo Medical y de acuerdo
CLAUSULA SEGUNDA – VALOR Y FORMA DE PAGO “el contratista reconocerá al HOSPITAL DE YOPAL E.S.E.,
una compensación mensual por la utilización del espacio físico y equipos, equivalente a la suma de sesenta millones
de pesos m/cte ($60.000. 000.oo) este valor se actualizará anualmente según el IPC que corresponda”. En ese
orden de ideas, el Hospital ha realizado anualmente la actualización del IPC de la siguiente manera:

Año Valor arriendo año anterior Porcentaje IPC Subtotal Total

2016 60.000.000 6,77% 4.062.000 64.062.000
2017 64.062.000 5,75% 3.683.565 67.745.565
2018 67.745.565 4,09% 2.770.794 70.516.359
2019 70.516.359 3,18% 2.242.420 72.758.779
2020 72.758.779 3,80% 2.764.834 75.523.612
3.2.3 Por otro lado, se cobra mensualmente los servicios complementarios UCI que corresponden a:

 Oxígeno
 Oxígeno Gaseoso Bala X Mt3 (Recargar de balas de oxígeno).
 Servicio De Esterilización.
 Aire Comprimido (A granel).
Estos valores se calculan teniendo en cuenta el contrato prestación de servicios de salud entre las partes que
corresponde a las tarifas pactadas para el cobro de cada uno de los conceptos. Además, la información es
suministrada por el área de apoyo logístico y el área esterilización del hospital.

3.2.4 En las OBLIGACIONES ESPECÍFICAS DEL CONTRATISTA en la cláusula Séptima del numeral 12 del Contrato de
Outsourcing No. 019 del 5 de marzo de 2015, dentro de las cuales se dice que “ El contratista deberá asumir por su
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cuenta el costo de los servicios públicos domiciliarios que se utilicen en la operación de la Unidades de Cuidado
Intensivo – UCI, Los servicios públicos de energía y agua que se utilicen por el contratista en la operación de la
Unidades de UCI, serán cancelados por éste de conformidad con el porcentaje que se estipule por el Área de Apoyo
Logístico del HOSPITAL DE YOPAL E.S.E., de la tarifa mensual contendía en la factura, a partir de la fecha de inicio
de la ejecución del contrato, teniendo en consideración el histórico de facturación, mientras se tramita la
independización de los mismos para el área hospitalaria dedicada a la atención especializada de UCI, debiendo el
Contratista cancelar los costos que generen los referidos tramites”.
Este valor se calcula de acuerdo a certificación emitida por el profesional del Área de apoyo logístico del Hospital y se
realiza mediante oficio, posteriormente se radica a Gyo Medical I.P.S, para el reintegro de los servicios públicos.

4. INFORME DE CARTERA

En cuanto a los compromisos adquiridos de carácter financiero, relacionados anteriormente y establecidos en el

contrato de Outsourcing Nº019 de 2015, los cuales la supervisión a través del área de Cartera ha realizado
seguimiento a los mismo, el apoyo a la supervisión de dicha área Dr. William Jaimes allega certificación con la cartera
a corte del 30 de septiembre, el cual arroja que el Hospital Regional de la Orinoquía E.S.E. ha radicado facturación
por los diferentes conceptos a GYO MEDICAL IPS S.A.S por un monto de ($21.029.006.942), valor sobre el que GYO
MEDICAL I.P.S. ha reconocido a pago la suma de ($12.523.394.059), (véase anexo 6, en un (1) folio) como se
relaciona en el siguiente cuadro:

INFORME DE GYO MEDICAL IPS CARTERA A CORTE 30 DE SEPTIEMBRE 2020

Cartera
DETALLE Valor facturado Valor pagado pendiente por
recaudar
El Hospital Regional de la Orinoquía ESE, ha facturado a GYO
MEDICAL por concepto de participación del 6% desde el 1 de Julio 4.519.981.051 2.572.950.677 1.947.030.374
de 2015 a 31 de agosto de 2020.

El Hospital Regional de la Orinoquía ESE, ha facturado a GYO

MEDICAL por concepto de Utilización de áreas (Arrendamiento) 5.232.668.806 2.543.371.263 1.477.294.264
desde el 1 de Julio de 2015 a 31 de agosto de 2020.

El Hospital Regional de la Orinoquía ESE, ha facturado a GYO

MEDICAL por concepto de servicios complementarios (oxigeno,
oxigeno gaseoso bala * mt3 servicio de esterilización, aire 1.785.406.808 1.330.640.153 454.766.655
comprimido (mensualidad) desde el 1 de Julio de 2015 a 31 de
agosto de 2020.
El Hospital Regional de la Orinoquía ESE, ha facturado a GYO
MEDICAL, a través de la empresa procesos Express por concepto de
8.282.924.508 5.509.270.141 2.409.590.651
imagenología, banco de sangre y laboratorio clínico desde el desde
el 1 de Julio de 2015 a 31 de 31 de agosto de 2020.

El Hospital Regional de la Orinoquía ESE, ha solicitado reintegro a

GYO MEDICAL por concepto de servicios públicos (residuos
hospitalarios, energía, agua y alcantarillado) de los cuales desde el 1.140.863.944 500.000.000 640.863.943
inicio del contrato a la fecha del presente informe no ha cancelado.
Periodo Junio de 2015 a mayo del 2020.
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El Hospital Regional de la Orinoquía ESE, ha solicitado reintegro a

GYO MEDICAL por concepto de incremento del IPC por uso de 67.161.825 67.161.825 0
áreas.

TOTAL 21.029.006.942 12.523.394.059 6.929.545.887

El mes de septiembre de 2020 se encuentra en proceso de radicación de Gyo

Medical

ARRENDAMIENTO DE SEPTIEMBRE DE 2020 75.523.612

PARTICIPACION DE SEPTIEMBRE DE 2020 0

SERVICIOS COMPLEMENTARIOS SEPTIEMBRE DE 2020 0

TOTAL 75.523.612

De aquí lo expuesto se tiene que, a pesar de que la supervisión en aras de gestionar la recuperación de cartera en el
mes de febrero y marzo del año en curso, realizo mesas de trabajo entre las partes con el objetivo sanear la cartera,
mediante las cuales se efectuaron cesiones de derechos sobre facturación y cruces de cuentas con el operador por la
suma de $2.221.842.979; monto que se descontó del saldo por concepto del 6% de participación y y los demás
compromisos establecidos en conciliaciones realizadas por los diferentes conceptos suscitados en las obligaciones
contractuales, la cartera a la fecha presenta un monto de SIETE MIL CINCO MILLONES SESENTA Y NUEVE MIL
CUATROSCIENTOS NOVETA Y NUEVE PESOS $7.005.069.499 MCTE representando de esta manera un 32% de
lo facturado por el hospital con GYO MEDICAL I.P.S., lo que nos da a colegir que se presenta incumplimiento de las
obligaciones en cuanto a tasas, contribuciones y porcentajes establecidas en el mencionado contrato.
5. SEGUIMIENTO A LAS OBLIGACIONES DEL COMPONENTE TECNICO PARA LA PRESTACION DEL
SERVICIO DEL CONTRATO DE OUTSOURCING N.º 019 DE 2015

Se adjunta cuadro de seguimiento a los presuntos incumplimientos de carácter técnico, de la visita de seguimiento al
plan de mejoramiento, realizada por el equipo auditor de Prestación de servicios en nueve (9) folios

CONCLUSIONES

En esta última visita de seguimiento, los supervisores evidencian nuevamente que es necesario que GYO MEDICAL
I.P.S S.A.S, realice ajustes a los procesos administrativos, técnicos y operativos determinantes para la prestación de
servicios y poder dar cumplimiento efectivo a las obligaciones contractualmente pactadas y a las acciones de mejora
establecidas en el plan de mejoramiento, toda vez que algunos incumplimientos son persistentes desde el año 2017 y
que a la fecha aún no han sido subsanados en su totalidad, muestra de lo anterior ha sido plasmado en los informes
de auditoría realizados por las diferentes áreas de apoyo a la supervisión, los cuales hacen parte del expediente
contractual.
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Razón por la cual, es menester indicar que el contrato se encuentra amparado por las respectivas garantías otorgadas
por compañías de seguros debidamente reconocidas en el país, las cuales conforme al numeral 4 del artículo 99 de la
ley 1437 de 2011, constituyen un título ejecutivo a favor de las Entidades contratantes, de las cuales, en caso de
requerirse se podrá declarar el siniestro de manera directa a través de acto administrativo, con base en lo plasmado en
los informes de supervisión y para el efecto se remitirá informe de supervisión a la Oficina Asesora Jurídica del
HORO, para que en ese sentido proceda.

De igual manera, si no se realizan acciones inmediatas para el pago de la cartera adeudada, se suspenderá la
prestación de los servicios, de imagenología y laboratorio clínico por pare de la entidad.

MARÍA YANETH DELEGADO PRECIADO FREDDY LEONARDO JIMENEZ BARRERA

SUPERVISOR SUPERVISOR

Elaboro: Heidi Nataly Monroy Carranza

Profesional Esp.de apoyo SAF

ANEXO 1
INFORME DE SEGUIMIENTO ALMACÉN GENERAL
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ANEXO 2
INFORME DE SEGUIMIENTO SIINGMI (Mantenimientos preventivos, correctivos y calibración de los equipos
entregados a GYO Medical propiedad del HORO)
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ANEXO 3
INFORME DE SEGUIMIENTO PROFESIONAL DE APOYO LOGÍSTICO
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ANEXO 4
INFORME DE SEGUIMIENTO ASPECTOS AMBIENTALES Y DE SALUD OCUPACIONAL
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ANEXO 5
INFORME DE SEGUIMIENTO ASPECTOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
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ANEXO 6
INFORME DE SEGUIMIENTO, (Contribuciones, tasas y porcentajes)