El presupuesto como herramienta de planeación y control

Para poder comprender los conceptos relevantes de la primera lectura de este módulo, se toma como base de estudio el caso de Empanadas SAS. A
medida que se avance, se hará referencia a esta empresa para poder identificar en ella los conceptos desarrollados.

Caso de estudio

Referencias
LECCIÓN 1 de 2

Caso de estudio

Empanadas SAS

Esta empresa nació hace menos de un año, con una importante inversión para la puesta en funcionamiento de la fábrica y el local de atención al público
(conformadora de empanadas, horno convector, batidora mezcladora industrial, heladera exhibidora, freezer, entre otros equipos, muebles e instalaciones).

La dirección del emprendimiento está a cargo del inversor, en sociedad con su esposa, quien se ocupa de la compra de la materia prima necesaria para la
elaboración del producto. En conjunto, realizan la elaboración del producto y atienden el local.

Se contrató a dos empleados en el primer mes de actividad; uno que se encarga de realizar ventas en otros locales (recibiendo pedidos) y otro que se ocupa de las
entregas a los clientes. La empresa tiene, además, un estudio contable que realiza también asesoramiento jurídico y cuenta con un asesor en temas de seguridad
e higiene, calidad y producción. 

Figura 1. Organigrama de Empanadas SAS

Fuente: Elaboración propia

Del organigrama presentado en la figura 1, se ve que el emprendimiento cuenta con una estructura simple: una dirección y tres departamentos (producción,
administración y ventas) y contrata los servicios externos del estudio contable y el asesor en temas de seguridad e higiene.

Las tareas de dirección o gerenciamiento de la empresa y de producción son asumidas, inicialmente, por el propietario del establecimiento y la esposa se ocupa de
las compras, tareas administrativas y la atención del local, colaborando en la producción. 
Para el funcionamiento de la empresa, se incorporaron los siguientes cargos:

1 Comercial: visita a otros locales y atención de pedidos (por teléfono, mail y canales digitales) y colaboración en atención del local.

2 Repartidor: retiro de materia prima en proveedores (logística de entrada) y entrega a los clientes de productos vendidos (logística de salida).

En los primeros meses, el resultado económico fue negativo, además de contar con problemas financieros para afrontar los distintos pagos, fundamentalmente de
proveedores, sueldos y cargas sociales. Para mejorar su organización tanto económica como financiera, realizaron algunos presupuestos. 

El presupuesto. Ventajas. Tipos de presupuestos. El Presupuesto maestro

El presupuesto:

Es la expresión cuantitativa de los planes y objetivos de la dirección de la empresa.

Está orientado a lograr un objetivo determinado, con la asignación de los recursos disponibles.

Abarca todas las fases operativas para un período determinado. 

Es uno de los instrumentos más poderosos de la dirección de la empresa. A través de este instrumento, la empresa puede medir y controlar el
logro de los objetivos que se había propuesto.

Abarca todas las actividades que se deben realizar en un período de tiempo determinado, normalmente un año o un ejercicio económico-
financiero, con respecto al nivel de actividad, ventas, nivel de aprovechamiento de la planta, compra y administración de inventarios de
materiales, volumen de producción, mano de obra necesaria, necesidad de financiación, entre otros.

Habitualmente, el presupuesto operativo se fracciona en meses, a los fines de poder compararlo con la realidad durante su ejecución y poder detectar desvíos a
tiempo, sin tener que esperar que finalice el período para descubrirlos y poder, de esta forma, realizar los ajustes que sean pertinentes. 

Por ejemplo, Empanadas SAS podrá proponer un presupuesto para el siguiente año, dividiéndolo en meses, estimando cantidades de empanadas a producir y
vender, recursos necesarios para cada mes y resultados esperados.

Funciones del presupuesto

El presupuesto es una herramienta de reflexión sobre la realidad y el entorno que ayuda a comprenderlo con el objetivo de planear, para un determinado período de
tiempo, los cursos de acción más efectivos para cumplir diferentes objetivos, así como controlar las acciones ejecutadas en relación con lo previsto.

A continuación, se detallan estas funciones:

 Reflexión sobre la realidad y el entorno: repensar los objetivos, las actividades y la forma en que estas se realizan son los objetivos centrales
de la presupuestación. Mejorar la forma en que se trabaja, eliminar actividades o agregar otras necesarias, con la intervención de todos los
miembros de la organización e impulsado por los directivos (Lavolpe, Capasso y Smolje, 2006). Por ejemplo, Empanadas SAS podría convocar
a todos quienes la conforman (socios, empleados y asesores) para un taller de reflexión diagnóstica, guiado por especialistas, quienes
colaborarán en el análisis de la situación original y en la identificación de objetivos generales de la empresa y de cada uno de los sectores.

Planeación: toma de decisiones anticipada, fijando propósitos para un determinado plazo o tiempo. Se puede realizar de tres formas:

1) satisfaciente: único curso de acción, fija metas factibles;

2) optimizante: indica la mejor manera posible de hacer las cosas, usando modelos matemáticos;

3) adaptativa: diseña planes alternativos y aplica el que corresponda según la interacción con el contexto. 

A su vez, existen tres niveles de planeamiento:

1 Estratégico: incluye decisiones centrales y que afectan la estructura del negocio, entre ellos, definiciones políticas de la empresa.

2 Táctico: diseña planes y asigna recursos a fines de forma reactiva (repitiendo el pasado), inactiva (manteniendo el presente), preactiva
(preparando posibles escenarios futuros) o interactiva (generando posibles adaptaciones, flexibilizando todo lo posible).

3 Operativo: busca el cumplimiento de planes al programar operaciones, seleccionar acciones, definir procedimientos y secuencias, aplicando
herramientas matemáticas y estadísticas para optimizar procesos y tareas en todas las áreas.

Por ejemplo, la empresa presentada podría plantearse realizar un planeamiento táctico interactivo; es decir, adaptativo, diseñando distintos planes basados en
variables macroeconómicas (inflación del país y del sector, tipo de cambio, sueldos de convenio, tasa de interés) y microeconómicas (participación en mercado,
liquidez, capital de trabajo, productividad), para su utilización ante distintas combinaciones de variables (Romero, 2013).

Control: el proceso presupuestario propiamente dicho concluye con la aprobación de los distintos presupuestos del período y su posterior
carga en un sistema presupuestario. Implica la posterior carga de las registraciones contables de la organización, ya que con el transcurrir del
tiempo se va ejecutando el presupuesto, lo cual llevará a la comparación entre la información presupuestada y la real. Este control es esencial
para tomar rápidas medidas correctivas, especialmente cuando se encuentran variaciones significativas.

Por ejemplo, Empanadas SAS irá produciendo y comercializando distintas cantidades de productos, mes a mes, con distintos precios, en
función de una estrategia comercial específica, la cual se puede modificar ante cambios en la competencia (reducción en sus precios, menor
calidad en sus productos, publicidad) o en el mercado (retracción del consumo, nuevos productos sustitutos). También pueden existir cambios
en los costos, por incrementos de materiales e insumos superiores a la inflación esperada, o en la productividad, ya que se produjo menos que
lo presupuestado como normal. En este caso, se deben tomar medidas correctivas, analizando los turnos, tiempos y horarios de producción,
así como la existencia de un desperdicio mayor a lo esperado en los materiales al haber adquirido materia prima de menor calidad a la
considerada al presupuestar el proceso productivo.

Para repasar algunos de los conceptos analizados, te propongo hacer una actividad para integrarlos. 

PLA N E A M I E N T O TÁ C T I C O
PRE S U PU E S T O PLA N E A C I Ó N C O N T RO L
 PRE S U PU E S T O PLA N E A C I Ó N C O N T RO L

Forma de cálculo
A través de este instrumento, la empresa puede medir y controlar el logro de los objetivos que se había propuesto.

PRE S U PU E S T O PLA N E A C I Ó N PLA N E A M I E N T O TÁ C T I C O C O N T RO L

Forma de cálculo
Toma de decisiones anticipada, fijando propósitos para un determinado plazo.

PRE S U PU E S T O PLA N E A C I Ó N PLA N E A M I E N T O TÁ C T I C O C O N T RO L

Forma de cálculo
Diseña planes asignando recursos a fines.

PRE S U PU E S T O PLA N E A C I Ó N PLA N E A M I E N T O TÁ C T I C O C O N T RO L

Forma de cálculo
Es esencial para tomar rápidas medidas correctivas, especialmente cuando se encuentran variaciones significativas

Justificación:  

El presupuesto es un instrumento organizacional para medir y controlar el logro de sus objetivos. Planear implica una toma de decisiones en forma anticipada para
un tiempo determinado. El planeamiento táctico implica la asignación de recursos para el logro de esos fines organizacionales. El control presupuestario permite
implementar medidas correctivas ante variaciones entre lo real y lo presupuestado.

Aspectos de la gestión presupuestaria

El proceso de gestión presupuestaria presenta una serie de consideraciones o aspectos que se desarrollan a continuación:
Figura 3. Aspectos de la gestión presupuestaria

Fuente: Elaboración propia con base en Horngren, Datar y Rajan, 2012.

La gestión presupuestaria es un proceso reflexivo continuo: 

Un presupuesto es efectivo si es el resultado final de todo un proceso integral de planeamiento. El planeamiento permite que la organización se gobierne a sí
misma, ya que implica innovación constante y flexibilidad para adaptarse a cualquier situación que se presente, buscando la sustentabilidad y el desarrollo. Por
ejemplo, si Empanadas SAS inicia un proceso de gestión presupuestaria, debería realizar una reunión de seguimiento mensual que le permita ir tomando
decisiones en función de las distintas situaciones respecto de lo planeado inicialmente.

Debe transformarse en un documento formal con el que la organización pueda materializar su planificación y evaluar la gestión: 

El presupuesto posee un carácter participativo, con una clara asignación de responsabilidades, para lo cual se debe trabajar en capacitar sobre sus alcances. Se
elaboran presupuestos parciales o de área, los cuales se consolidan en un presupuesto de la organización en su conjunto, el cual puede estar formalizado en un
documento tipo planilla, cargado en un sistema de gestión administrativo o contable o gestionado, en su defecto, a través de un sistema extracontable. Por
ejemplo, la empresa podrá contar con software de gestión que incluya un módulo presupuestario, donde cargará las estimaciones y luego podrá controlar su
cumplimiento. 

Debe incluir de manera equilibrada aspectos económicos, financieros y patrimoniales, tanto reales como estimados, para asegurar su efectividad: 

Un presupuesto concebido de esta forma es denominado integral. Incluye componentes económicos (ventas, costos y resultados), financieros (ingresos, egresos
y superávit o déficit de fondos) y patrimoniales (estructura de la inversión o Activo, y de su financiamiento o Pasivo y Patrimonio Neto). Contar con información real
para ir comparando sistemáticamente con la presupuestada permite retroalimentar permanentemente los planes y decisiones de la organización. Los
presupuestos se deberían preparar cuando sus beneficios esperados excedan los costos esperados. Por ejemplo, Empanadas SAS podrá incluir pronósticos de
ventas y de costos, posibles inversiones y plazos de cobranzas-pagos, con lo cual podrá realizar los presupuestos por área. Estos serán recopilados en los
presupuestos de la empresa: económico, financiero, balance proyectado y presupuesto de capital o de inversiones. 

Debe incluir metodologías de cálculo objetivas y justificables que permitan realizar una posterior evaluación de las causas de sus desvíos: 

Tanto las cuentas o partidas consideradas como los valores tomados como variables o premisas básicas (inflación, precios de insumos, salarios) y todas las
operaciones y transacciones proyectadas, deben basarse en métodos estadísticos o modelos matemáticos o económicos verificables y adecuados para la
 organización. Por ejemplo, la empresa deberá contar con un plan de cuentas con un detalle profundo y con apertura de rubros acordes para comparar información
real contable con la presupuestada, variables fijadas en función de métodos estadísticos respaldados por bases de datos amplias, respetando la estacionalidad
del rubro y los parámetros calculados en condiciones de eficiencia y productividad normal. Se debe evaluar el desempeño de cada responsable de un proceso o
tarea sobre cantidades fijadas como objetivos, permitiendo realizar las correcciones para el cumplimiento de las metas establecidas. 

El presupuesto, por lo tanto, es una de las principales herramientas de planeación y control que tienen las empresas. Permite analizar desvíos entre lo
presupuestado y lo realmente ocurrido, investigar las causas de esas diferencias y, de esa forma, retroalimentar el siguiente proceso presupuestario y lograr un
verdadero aprendizaje organizacional.

Figura 3. Presupuesto, planeación y control 

Fuente: Elaboración propia con base en Horngren, Datar y Rajan, 2012.

Un presupuesto integral debe ser equilibrado, lo cual implica utilizar:

Un documento formal con el que la organización pueda organizarse

Un sistema de gestión administrativo extracontable

Operaciones y transacciones basadas en métodos estadísticos

Aspectos económicos, financieros y patrimoniales, tanto reales como estimados.

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 Ventajas de los presupuestos 

Dentro de las ventajas más importantes para una organización al realizar el proceso presupuestario, podemos enumerar las siguientes: 
 1 Obligan a la empresa a realizar una planeación y un análisis estratégico. Los presupuestos se deben integrar a la estrategia de la empresa.

2 Promueven la coordinación y las comunicaciones entre las distintas dependencias de una empresa. Debido a que todas las unidades de la
empresa deben arribar a una meta u objetivo común, deben alinear todas sus metas individuales hacia este objetivo común. Esto implica:

Presionar a la alta gerencia para que defina adecuadamente los objetivos de la empresa.

Propiciar la definición de una estructura adecuada de la empresa, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de las partes que la integran. 

Facilitar la utilización óptima de los distintos recursos con los que cuenta la empresa. 

Facilitar la coparticipación e integración de las diferentes áreas de la empresa.

3 Proporcionan un marco de referencia para evaluar el desempeño y facilitar el aprendizaje: al ser una expresión cuantitativa, a partir del
presupuesto es posible realizar una medición del logro de los objetivos. Si bien se obliga a la empresa a mantener archivos de datos históricos
para presupuestar, siempre la visión es a futuro, por lo que la medición del desempeño no estará sesgada por hechos pasados, sino con base
en lo que se espera que acontezca. Obligan a realizar un autoanálisis periódico a todas las dependencias y personas de la organización.
Asimismo, facilitan el control administrativo de la organización. 

4 Motivan a los gerentes y otros empleados: debido a que el fracaso se traduce en no alcanzar las metas propuestas, los empleados de la
organización en todos sus niveles se verán motivados a optimizar todos los recursos, con el fin de cumplir con estas metas. Aquí radica la
importancia de que los objetivos propuestos en el presupuesto sean desafiantes, pero alcanzables, ya que en caso contrario, podrían tener el
efecto inverso y generar desmotivación en los empleados. Para el nivel ejecutivo de la organización, es un reto para ejercitar su creatividad y
criterio profesional a los fines de mejorar la empresa.

Limitaciones y desafíos de los presupuestos 

Como cualquier otra herramienta de gestión, el presupuesto posee algunas limitaciones, que deben ser tenidas en cuenta tanto en su elaboración como en su
ejecución: 

1 Está basado en estimaciones. El éxito del presupuesto depende de la fiabilidad de los datos que se incluyan, por lo que se debe tratar de
reducir el nivel de incertidumbre al mínimo posible.

2 Debe adaptarse constantemente a los cambios importantes que puedan surgir. No se tiene que administrar con rigidez, sino que es una
herramienta que debe ser flexible, ya que puede ser modificado durante su ejecución si las pautas estimadas cambian. En caso contrario,
perdería todo sentido seguir ejecutándolo.

3 El proceso de elaboración requiere de mucho tiempo y su ejecución no es automática. Se necesita del apoyo de todos los miembros de la
organización, quienes deben participar del armado del presupuesto y comprender la utilidad de esta herramienta.

4 No debe tomar el lugar de la administración. Es una herramienta para la gestión de las organizaciones, pero por sí sola no conducirá al éxito de
la empresa.

Para revisar esta comparación entre ventajas y limitaciones de los presupuestos, te propongo hacer una actividad para integrarlos.
 VENTAJAS

Promueven la coordinación y
Obligan a planear
comunicación

Motivan a los gerentes y

otros empleados

LIMITACIONES

Debe adaptarse
Requiere de tiempo y apoyo
constantemente

Basado en estimaciones, en
condiciones de incertidumbre

Se presenta, a continuación, un trabajo que revisa algunos conceptos vinculados con la planificación, el presupuesto y el control presupuestario en general para
luego, al presentar las características de las organizaciones sin fines de lucro, explicar algunas particularidades en relación a la planificación y el presupuesto en
las ONG. 

Congreso - Argentina L1.pdf

175.3 KB
Período de los presupuestos 

Los presupuestos son elaborados para un período futuro determinado. Habitualmente, este período es anual, para un ejercicio económico, pero también se pueden
realizar presupuestos para períodos o ciclos menores, como una semana, quincena, mes, trimestre, cuatrimestre o semestre.  

A su vez, el período puede subdividirse, por lo que nos podemos encontrar con un presupuesto anual, dividido en períodos trimestrales. El objetivo de esto es poder
realizar análisis mientras se realiza la ejecución del presupuesto, poder controlar las variaciones y hacer los ajustes que se consideren pertinentes.  

Es muy común encontrar presupuestos continuos en las organizaciones. Esta forma de presupuestar consiste en determinar un período específico, por ejemplo, un
año, y que siempre el plazo vista sea un año; para lo cual, a medida que transcurre un mes, se adiciona un mes más al presupuesto.  

Por ejemplo, Empanadas SAS busca elaborar un presupuesto anual, que comprende el período desde 1 de enero al 31 de diciembre del año A1. Al transcurrir el
primer mes, es decir al 31 de enero, busca continuar con un presupuesto anual, por lo tanto, adiciona el mes de enero del período A2. En ese momento, el período
anual del presupuesto estará comprendido entre el 1 de febrero del A1 y el 31 de enero del A2. De esta forma, a medida que transcurra un mes más del período A1,
irá adicionando un mes más del A2, continuando permanentemente con un año vista o doce meses.  

Figura 5. Presupuesto continuo

Fuente: Elaboración propia con base en Horngren, Datar y Rajan, 2012.

 Para poder presupuestar, se debe valer de información real o histórica y, a través de la recopilación de información tanto externa como interna, estimar la situación
a futuro. 

La información interna surge de la contabilidad de la empresa, pero como la organización no es un ente aislado en la economía, se debe también recopilar
información externa; es decir, información sobre el mercado donde opera, la región y el país, por nombrar algunos ejemplos. Algunos supuestos de apoyo
esenciales son: el tipo de cambio previsto, la inflación estimada y la pauta salarial, es decir, cuánto se estima que será el incremento en los montos de sueldos y
cargas sociales.

Se suelen usar modelos que permiten realizar un análisis de sensibilidad del tipo ¿qué pasaría si?, en relación con los efectos que tendrían los cambios en los
datos originales previstos o los cambios en los supuestos de apoyo sobre el presupuesto y, a partir de ese análisis, desarrollar planes para responder ante las
nuevas condiciones.

Los ________________ son elaborados para un tiempo futuro. Habitualmente, este período es _______, pero también se pueden realizar

presupuestos para períodos o ciclos ____________, como un mes, trimestre, cuatrimestre o semestre

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Referencias

Horngren, C. T., Datar, S. M., y Rajan, M. V. (2012). Contabilidad de Costos. Un enfoque gerencial. México, MX: Pearson Educación.

Lavolpe, A., Capasso, C.M., y Smolje, A.R. (2006). Presupuestos y Gestión. Buenos Aires, Argentina: La Ley.

Romero, M. A. (2013).  El Presupuesto en una organización sin fines de lucro. XXXVI Congreso Argentino de Profesores Universitarios de costos.