Actividad de aprendizaje

Evidencia 3 ensayo la importancia de los archivos

Ana Matilde Fernández Vásquez

INSTRUCTORA
Olga Yanet manta

Administración documental en el entorno laboral

Ficha: 2240140

Servicio nacional de aprendizaje SENA

22/11/2020.
Introducción

La importancia de los archivos se inicia desde el origen de la escritura, con el paso

del tiempo vemos que los archivos son de vital importancia para la administración
y la cultura, porque los documentos que los Conforman son imprescindibles para
la toma de decisiones basadas en antecedentes, pasada su vigencia, estos
documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la entidad. Esto
nos demuestra lo importante que ha sido para la evolución cultural, social, política
y científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden
información, su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para
la administración, y la investigación.

Todos los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes de ilustración y

mejoramiento para toda la empresa, entidades públicas, privadas, contienen
información en documentos que pueden y deben aprovecharse por partes de
investigadores, los archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar
versiones, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones
relacionadas a la historia, la economía, la administración, la geografía, los
procesos políticos, sociales, la ciencia y la tecnología.
Desarrollo
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios tales, como los egipcios
que plasmaba su información, las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban
escritos en madera y mármol.

Hoy en día la administración documental permite que los documentos sean visto
de manera fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los
archivos organizados en lugares adecuados con el fin de prestar un servicio
preciso a usuarios suministrar y acceder a la información dando la posibilidad a las
personas el contenido de los documentos y así detectar testimonios documentales
que confirmen las acciones administrativas, políticas y legislativas que construyen
las sociedades e instituciones.

Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración,

conservación y disposición de los archivos; la toma de decisiones es la fuente de
la historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un
patrimonio cultural y a su vez tener una identidad nacional ya definida.

Los archivos son un conjunto de documentos, sea cual fuese su fecha, forma y
soporte material acumulado en un proceso natural ya bien sea por una persona
natural o por una entidad pública o privada en el transcurso de su gestión. Estos
conjuntos de documentos poseen ciertas características que brindan ventajas a la
organización adicionando elementos de competitividad las cuales son:

 Economía: ahorrar costos derivados por el tiempo de búsqueda de la

Documentación.
 Simpleza: identificar el contenido de la información de manera sencilla.
 Funcionalidad: permitir la operación de archivar y consultar la
documentación de manera eficiente.
 Exactitud: brindar con exactitud una clasificación precisa al momento de
archivar.
 Tecnicidad: registrar las situaciones del responsable, para no delegar
equivocadamente al personal en la toma de decisiones.

Existen dos tipos de archivo primordiales que se pueden clasificar de las

siguientes formas:

 Centralizados: este tipo de dependencia suele llamarse propiamente

“archivo” y requieren un orden superior al promedio con el personal
especializado y encargado en realizar labores de organización,
conservación, acceso y destrucción del archivo.
 Descentralizados: se trata de un tipo de organización donde cada
dependencia de la compañía se hace cargo de la documentación que
genera, incluyendo su clasificación y manejo.

Teniendo en cuenta con lo anterior los tipos de archivos son:

 Archivo de gestión: en estos archivos reposan documentos generados

en los procesos de gestión administrativa. El tiempo de permanencia de
la documentación depende fundamentalmente del trámite y de las
normas indicadas para luego decidir el traslado al archivo central.
 Archivo central: es responsable de planificar, organizar, dirigir, normar,
coordinar, ejecutar y controlar las actividades.
 Archivo histórico: cuya función es la custodia y conservación de los
documentos calificados como de conservación permanente.
 Sin embargo, existen otras categorías adecuadas a las demás
necesidades:

 Archivo público: permanecen en un lugar publico, depende de

instituciones dentro el derecho publico sus documentos son generados
por la administración en el ejercicio de su función.
 Archivo privado: es aquellos que custodian los documentos generados
por personas físicas o jurídicas.

Elementos utilizados en la organización de los archivos:

 Archivador vertical: se colocan junto al escritorio en oficinas

pequeñas tiene de una a cinco gavetas y facilitan la consulta de
documentos correspondientes.
 Archivo horizontal: archivador de cuatro gavetas para carpetas
colgantes, este archivador es especialmente adecuado para uso
intensivo con mucha carga de documento.

Conclusiones

 El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social y

política, científica por la humanidad.
 El archivo constituye un centro de información disponible en todo
momento
 El archivo debe ser funcional y técnico de fácil manejo y consulta.
 El archivo es la memoria de una empresa social, científica, cultural y
política.
 El archivo satisface las necesidades de la ciudadanía en general.
 El archivo recopila, conserva y difunde información.