Fecha: 31/01/2018

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES PREVENTIVAS, CORRECTIVAS Y/O Versión: 6

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1. OBJETIVO

Prevenir la ocurrencia de situaciones que generan o puedan generar no conformidades en el servicio,

procesos o Sistema de Gestión Integrado.

2. ALCANCE

Este procedimiento Inicia con la identificación de Oportunidades de Mejora en cualquier proceso

asociado al SGI, y culmina con el cierre de las acciones tomadas.

3. PROCEDIMIENTO
ETAPA DESCRIPCIÓN RESPONSABLE (S) EVIDENCIAS
Las oportunidades de mejora tienen origen en el
cliente, los procesos y el tipo de auditorías
realizadas, según lo establecido en las situaciones
descritas en la tabla 1.
Quien las identifica las oportunidades de mejora, las
comunica seguidamente al Coordinador de sistemas
de Gestion Posteriormente, el Coordinador de
Sistemas de Gestion procede a registrar la
oportunidad de mejora en el Formato de Acciones
Preventivas, Correctivas y/o de Mejora. Inicialmente
el Coordinador de Sistemas de Gestion registra:

- QUIEN LA IDENTIFICÓ: persona que

localiza la oportunidad de mejora
- FECHA DE IDENTIFICACIÓN: se registra la
fecha en que esta persona, de la cual se
hace mención identifica la oportunidad de
Identificación y mejora. Formato
Registro de las - TIPO DE ACCIÓN: se señala por medio de Acciones
Cualquier empleado
Oportunidades una equis(x) el tipo de acción que se genera Preventivas,
de la empresa
de mejora a partir de esta oportunidad de mejora; si es Correctivas y/o
correctiva, preventiva y/o de mejora. de Mejora
- FUENTE: se marca por medio de una
equis(x), la fuente de generación de
identificación de la oportunidad de mejora,
es decir si esta fue producto de una:
auditoria interna, Auditoria Externa, por
identificación del cliente interno, cliente
externo o por efecto de control del proceso
del SGI.
- DESCRIPCIÓN DE LA SITUACIÓN. Dentro
de esta sección se describe el que pasó,
como pasó) que riesgos existen.
- NOMBRE DE QUIEN LA IDENTIFICÓ:
nombre de la persona que localizó la
oportunidad de mejora.
- REQUISITO DE LA NORMA ISO 9001: Se
especifica el numeral del requisito
incumplido.
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Identificación y Formato
registro del Identificar el dueño del proceso y/o las personas que Acciones
Coordinador de
proceso y el participan, las cuales son responsables de gestionar Preventivas,
Sistemas de Gestion
responsable de la oportunidad de mejora, y comunicarla. Correctivas y/o
dar solución de Mejora

Dentro del formato de Acciones Preventivas,

Correctivas y/o de mejora, se determina una sección
de análisis de causa. En esta, se registra el nombre
del proceso y el nombre del proceso responsable.
Seguidamente, se describen las causas del
problema identificado, dando respuesta al ¿por qué
paso?
Responsable(s) por
El responsable(s) de la acción correctiva, preventiva
la acción correctiva,
y/o de mejora en interrelación con el Coordinador de Formato
preventiva y/o de
Sistemas de Gestion, efectúa el análisis Acciones
Análisis de las mejora en conjunto
respondiendo a la pregunta ¿Por qué paso? Preventivas,
causas con el Coordinador
(herramienta para el análisis de causas de Correctivas y/o
de Sistemas de
problemas) para determinar la causa raíz del de Mejora
Gestion
problema y poder determinar las acciones a tomar
para eliminarla. Además, para identificar la relación
entre los efectos y todas las posibles causas, para
realizar un análisis objetivo del problema.

Ante el anterior análisis también se determina de

todas las causas detectadas, cual es la principal,
según los criterios establecidos en la tabla 2 del
presente documento, se indicará la causa por medio
de una equis (x).

A más tardar una semana después de identificada la Responsable(s) por

oportunidad de mejora: la acción correctiva, Formato
Definir para la causa raíz detectada, las acciones a preventiva y/o de Acciones
Definición Plan
tomar, un responsable y programar las fechas mejora en conjunto Preventivas,
de acción
máximas de implementación. con el Coordinador Correctivas y/o
Esta información se registra en el Formato de de Calidad de Mejora
Acciones Preventivas, Correctivas y/o de Mejora.

Responsable(s) por
la acción correctiva, Formato
Definir y registrar en el formato de acciones
Determinar preventiva y/o de Acciones
preventivas, correctivas y/o de mejora las
indicadores de mejora en conjunto Preventivas,
circunstancias o indicadores mediante los cuales se
eficacia con el Coordinador Correctivas y/o
comprobará que la acción implementada será eficaz.
de Calidad de Mejora
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Una vez se tenga toda la información anterior, se

procede a registrarla en el formato de Administración
de Acciones Preventivas, Correctivas y/o de mejora.
Colocando:
1- Fecha en que se identifica la oportunidad de
mejora
2- El consecutivo de la acción tomada
3- El proceso responsable de gestionar la
oportunidad de mejora
Formato de
4- El origen de la acción tal cual como se
Administración
registra en el formato de acciones
Administración Coordinador de de Acciones
preventivas, correctivas y/o de mejora.
de acciones Sistemas de Gestion Preventivas,
5- Tipo de acción (correctivas, preventiva y/o
Correctivas y/o
de mejora)
de mejora
6- La causa
7- Descripción. En esta columna se definen la
descripción de la situación
8- Tareas programadas. Aquí se definen los
planes de acción a implementar
9- Fecha programada de cierre. Se registra la
fecha en que se pretende dar solución a la
problemática
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Para la verificación de la eficacia de las acciones

implementadas, el coordinador de Sistema de
Gestion con el líder del proceso, verifica la eficacia
del plan de acciones preventivas y/o preventivas
implementadas, comparando los resultados
obtenidos tanto antes como después de haber
emprendido las acciones después de implementada,
mediante gráficos comparativos o información
cualitativa y cuantitativa coherente. Cuando el
resultado no es tan satisfactorio como se esperaba,
se debe asegurar que todas las acciones planeadas
hayan sido implementadas, de acuerdo a lo Coordinador de
planificado. Sistemas de Gestion
Verificación de la o líder de proceso
eficacia y Posteriormente, la persona designada para hacer el persona designada
seguimiento cierre general de los planes de implementación para realizar
Formato
definidos revisara en fecha estipulada de cierre o seguimiento a los
Acciones
antes de esta, la ejecución de los planes según sean planes definidos
Preventivas,
las fechas máximas de cumplimiento definidas,
Correctivas y/o
revisando las evidencias de cada uno de dichos
de Mejora
planes. Esta información acerca de los resultados
obtenidos firma de quien verifica y la fecha en que
se ejecuta dicha verificación, se registra igualmente
en la sección seguimiento del formato de Acciones
Preventivas, Correctivas y/o de mejora.
También podrá darse el caso, de que
paulatinamente la persona asignada revise los
planes de este modo se registrara los resultados
alcanzados, la firma de quien está verificando dicho
plan y la fecha en que lo hace.
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Una vez la persona asignada Verifica el

cumplimiento de las acciones planeadas y de su
eficacia (a través del indicador o de posteriores
revisiones), registra los resultados. Colocando la
fecha real de cierre, y su firma.

Nota 1: Para el cierre de la acción de debe verificar

y corroborar que la acción implantada es eficaz, por
tal razón se debe realizar un seguimiento detallado
en el transcurso de la implementación de los planes
de acción y antes de la fecha programada para el
cierre, para detallar que se cumple lo establecido en
el indicador o circunstancia.
Formato
Acciones
Implementación Nota 2. El tiempo de cierre que se manejara en las Coordinador de
Preventivas,
y Cierre acciones es de máximo 3 meses. Sin embargo, Sistemas de Gestion
Correctivas y/o
dependiente de la complejidad y el seguimiento de la
de Mejora
eficacia de la acción en relación al plan de
implementación, su cierre podrá ser realizado en
máximo un (1) año cuando dependa de factores
externos para verificar la eficacia de la acción.

En caso en que las acciones planteadas no hayan

sido eficaces se cierra la acción, y se debe levantar
una nueva acción que contemple las causas del
cierre no eficaz y evite la recurrencia de las no
conformidades siguiendo cada una de las etapas
anteriormente descritas.

Una vez sea efectuado el cierre esto se registrará en

el formato de administración de acciones
preventivas, correctivas y/o de mejora.
Registrándose en la columna fecha de cierre real, la
fecha en que se efectúa el cierre. Seguidamente el
sistema se encarga de determinar si la acción puede
considerarse cerrada o no.

De este modo, se considera: Formato de

- Cerrada: cuando la fecha real de cierre es Administración
Registro de mayor o igual fecha programada de cierre. Coordinador de de Acciones
cierre de la - Atrasada: cuando la fecha real de cierre es Sistemas de Gestion Preventivas,
acción mayor a la fecha programada de cierre. Correctivas y/o
- En curso: cuando la fecha real de cierre es de mejora
menor a la fecha programada de cierre.

Para cada una de estas opciones se tienen un

color, de este modo:
- Cerrada: será verde
- En curso: crema
- Atrasada: rojo
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TABLA 1. CLASIFICACIÓN SEGÚN SITUACIÓN

ASPECTO DESCRIPCIÓN
Acción para eliminar la causa de una no
conformidad y evitar que vuelva a ocurrir.
CORRECTIVA
Acción tomada para eliminar la causa de una no
conformidad potencial u otra situación
potencialmente no deseable.
PREVENTIVA
Acción tomada para la mejora del SGI. Conjunto
TIPO DE ACCIÓN de acciones para incrementar la coherencia de
las salidas, productos y servicios, a fin de
incrementar el nivel de salidas conformes, mejorar
MEJORA la capacidad de los procesos y reducir las
variaciones en los procesos. Esto se hace para
mejorar el desempeño de la organización y
beneficiar a sus clientes y partes interesadas
pertinentes.
AUDITORIA INTERNA Las oportunidades de mejora detectadas fueron
identificadas mediante el seguimiento del SGI, por
Auditores Internos
AUDITORIA EXTERNA Las oportunidades de mejora detectadas fueron
FUENTE identificadas por Auditores Externos.
CLIENTE INTERNO Persona vinculada directamente como empleado
a Laboratorios Ltda. De Cartagena.
CLIENTE EXTERNO La oportunidad de mejora fue identificada por una
persona ajena a la empresa, que mantiene
relación con esta al adquirir sus productos.

CONTROL DEL PROCESO Resultado del seguimiento interno al SGI y cada

uno de los procesos relacionados con este.

TABLA 2. CLASIFICACIÓN SEGÚN CAUSA

TIPO DE CAUSA DESCRIPCIÓN

Carencia de RH
Falta de infraestructura
Competencia RH
Estado Infraestructura
Documentación soporte
Método no adecuado
Falta de controles
Otros
No se tiene personal suficiente para alcanzar el resultado
No se cuenta con la infraestructura necesaria
El recurso humano asignado no tiene la competencia necesaria.
La infraestructura es obsoleta.
Los costos del mantenimiento correctivo son muy altos.
Resultados de las inspecciones y observación de tareas
No se dispone de documentación para soportar las actividades o la existente no es la adecuada.
El método definido no es el adecuado - cambios en los procedimientos.
Sugerencias de los trabajadores - Recomendaciones del COPASST
No se tienen controles definidos.
Los controles definidos no son suficientes
No se siguen los controles
Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales.
Aquellas que no estén definidas
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4. REGISTROS

 Formato de Acciones Preventivas, Correctivas y/o de Mejora.

 Administración de Acciones Preventivas, Correctivas y/o de Mejora.

5. CONTROL DE CAMBIOS

Versión Fecha Descripción del Cambio

Anterio
r
1 28/11/2012 Versión Original
2 28/11/2012 Se cambió la denominación Origen por Fuente.
Se cambió la información contenida en la Tabla N°1
Se estableció herramienta para el análisis de causas (5 POR QUÉS)
3 05/06/2013 Se modificó herramienta para el análisis de datos, reemplazándose los 5 por qués
por ¿Por qué pasó?
4 06/08/2014 Se agregó tiempo de cierre que se manejará para el cierre de acciones.
5 28/08/2014 Se eliminó la pregunta por qué puede pasar en el análisis de causas y se amplió la
metodología de verificación de las acciones levantadas.
Se amplía el procedimiento al sistema de gestión integrado aplicando también para
las acciones de mejora, correctivas y preventivas relacionadas con la supervisión y
medición de la eficacia del sistema de gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
(SG-SST), de las auditorías y de la revisión por la alta dirección.
Ajuste y actualización del procedimiento para dar cumplimiento con lo establecido
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en el Decreto 1072 de 2015, Libro 2, Parte 2, Titulo 4, Capítulo 6. del Ministerio de
Trabajo.
Se elimina la figura de representante por la dirección los encargados de realizar la
verificación de la eficacia y seguimiento de los planes de acción serán los líderes
de procesos.

REVISADO POR: APROBADO POR:

EDWIN GAVIRIA NANCY GUNTHER

CORDINADOR DE SISTEMAS DE GERENTE
GESTION