ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FICHA: 217724

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE NO.4

INFORME DE INVENTARIO DOCUMENTAL BANCO LA FORTUNA S.A.

AGENCIA SINCELEJO 1

EJERCICIO PRÁCTICO

INSTRUCTOR: PEDRO ABEL MEDINA RIOS

APRENDIZ: IVON MARIA NAVARRO DIAZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

NOVIEMBRE 2020

INFORME DE INVENTARIO DOCUMENTAL BANCO LA FORTUNA S.A.

Antes de realizar una transferencia documental del archivo de Gestión al archivo Central,

debemos implementar los siguientes pasos para evitar su deterioro:

PREPARACION DE DOCUMENTOS:

1. Limpieza de la documentación: Esta tarea gestionarse en un área con buenos escenarios

de ventilación, iluminación e higiene. El personal encargado a esta tarea debe disponer de

elementos del trabajo acordes como son: ove rol, gorra, mascarilla y guantes. Así como con

aspiradora, brochas, telas de algodón y bayetilla,

2. Eliminación de material metálico: Se puede cambiar el material metálico por

elementos elaborados en material de plástico o con recubrimientos que eviten se oxidación.

3. Identificación del material afectado por biodeterioro: Se puede detectar material

ostentoso especialmente por agentes biológicos como hongos o insectos, debe separase del

que no está contaminado e identificar la unidad de conservación con una marquilla de color

rojo en un lugar visible. Dicho material deberá mantenerse bajo condiciones de depósito

con buena ventilación y aislado de fuentes de alta humedad y temperatura.

4. Revisión y foliación: La documentaron deberá numerares consecutiva y

cronológicamente.

PASOS PARA REALIZAR LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL:

1. Antes de realizar la transferencia documental se debe verificar si los documentos

cumplen de acuerdo a la TRD el tiempo estipulado para dicha transferencia; así

mismo si su estado está en condiciones óptimas teniendo en cuenta los cuatro

aspectos mencionados anteriormente.

2. Si los documentos han cumplido su tiempo en el archivo de gestión, se procede a

registrar en el FUID (Formato único de inventario documental) las series o

subseries a transferir.

3. Una vez se finalice el inventario se deben introducir en cajas los documentos

transferir debidamente marcados con fondo, sección, subsección, número de

carpetas, número de cajas, y las fechas extremas del documento.

4. La persona encargada del archivo central, procede a verificar el estado de los

documentos y su respectiva ordenación.

5. Una vez verificado que la documentación este completa y de acurdo al FUID se

procede a realizar la transferencia al archivo central diligenciando el documento en

original y copia.

6. Verificada la veracidad de la transferencia, se procede a firmar el FUID.

7. Por último el encargado del archivo central ubica la documentación en la estantería.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL PARA TRANSFERENCIA
PRIMARIA