250 HORAS

 ORGANIZAR EVENTOS DE MANERA RESPONSABLE,

TENIENDO EN CUENTA LA CONFORMACIÓN DE
COMITÉS, LA COORDINACIÓN DE LAS
RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES COMITÉS,
DE ACUERDO CON EL TIPO DE EVENTO Y LAS
POLÍTICAS INSTITUCIONALES..

 Divulgar el evento teniendo en cuenta

el medio, el protocolo y las normas de
la organización.
• Aplicar el proceso administrativo al desarrollo del
evento, de acuerdo con el propósito, objetivo,
plan, protocolo, los medios de divulgación las
políticas de la organización .
•
 Es un agasajo que se le brinda a una
persona o entidad, en el caso de las
empresas siempre realizan cuando hay
un motivo especial, como:
 El ascenso de un alto ejecutivo de la
compañía
 Cumpleaños del gerente

 Cena de negocio

 Aniversario de la empresa
Eventos sociales
Religiosos
Culturales
Deportivos
Políticos
Empresariales
Académico
Tecnológicos
•Nacimientos. • Fiestas de Reencuentro.
•Cumpleaños. •Fiestas de 15 y 18 años.
•Casamientos. •Fiestas Comunitarias
•Aniversarios. organizadas por
•Fiestas Benéficas. Entidades Civiles.
•Desfiles. •Pequeñas sorpresas.
•Fiestas de Egresados. • Fiestas de fin de año.
•Fiestas de Grupos de • Fiestas privadas.
Pertenencia. • Fiestas temáticas (
•Fiestas de despedida. halloween, tropical y
• Eventos infantiles. disfraces, entre otros).
•Despedida de solteros.
Bautismo. religiosas
Santoral. (casamientos,
Retiros Religiosos. bautismos,
Convivencias. aniversarios).
Estadías de descanso. Comunión.
Cursillos religiosos. Casamiento.
Capítulos. Navidad.
Campamentos Pascuas.
religiosos. Jubileo.
Ceremonias
Festivales. Presentación de un
Actos Culturales. libro.
Conmemoraciones. Presentación de una
Cocktail. Obra.
Espectáculos Exposiciones.
artísticos. Congresos.
Muestras de arte. Ferias.
Inauguraciones de Concursos.
Centros Culturales. Mesas de debate
Fiestas de Eventos callejeros
Colectividades.
Torneos.
Competencias.
Panamericanos.
Intercolegiales.
Campeonatos interempresarios.
Clases abiertas.
Mundiales.
Lanzamiento de Conmemorativos.
Campaña. Viajes políticos.
Nombramiento de Recepciones
Funcionarios. diplomáticas.
Debates. Distinciones.
Congresos. Entrega de premios,
Cierre de campaña. diplomas.
Reuniones de trabajo. Homenajes y
Desayuno, almuerzos y Reconocimientos.
cenas proselitistas. Cenas de Gala.
Eventos a beneficio. Conferencias de
Inauguraciones. prensa.
Firmas de Acuerdo
Actos
Ferias Family Day. integración.
Cumbres Cenas de fin de año. Outdoors.
Congresos. Fiestas tema. Concientización de
Convenciones. Desayunos, Nuevos Objetivos.
Exposiciones, Almuerzos y Cenas Kick Off y
tradeshows y de trabajo. Lanzamiento de
Showrooms. LLuvia de Ideas (con Planes.
Seminarios. un entorno y Eventos Recreativos.
Lanzamientos de actividades que Jornadas de
productos. estimulen la Capacitación.
creatividad). Asunción o cambio
Conferencias de Encuentras de
Prensa. de Autoridades
negocios.
Workshops. Fiesta de Logros de
Visita de Extranjeros Objetivos.
a la Empresa. Incentivos y
Inauguraciones. Fidelización para
Aniversarios de Fuerzas de Ventas.
Empresa. Eventos de
Inicio de ciclo. Fiestas para recaudar
Cierre del ciclo. fondos para viaje de
Fiestas Patrias. egresados.
Torneos y Encuentros Reunión de ex-
Deportivos. alumnos.
Festivales. Aniversario de la
Kemesses. Institución.
Ferias. Fiesta de Graduación.
Certámenes.
Lanzamiento de productos
Innovaciones
 Hacia lo cual se dirige el evento
(fines hacia lo cuales se dirige
las actividades del evento)
Predomina la elegancia en el
vestir
Decoración
Los objetivos se ubican en:

ALTA
GERENCIA

DIRECCIONES
EJECUTANTES
OPERATIVAS
 Previsión
 Planeación
 Ejecución
Dirección
Control
 EVALUACIÓN
Saber a quién o a quienes va dirigido el
evento
Imita el estilo de su empresa
Decoración escogida con tacto y diplomacia
Tener en cuenta la jerarquía de los
invitados
Visto bueno de sus superiores antes del día
del evento
Acepte las criticas
Delegue algunas responsabilidades
Escoja el personal que le va ha colaborar en
la organización
Tenga en la agenda los teléfonos, celulares
y direcciones de las personas encargadas
(comidas, bebidas, espectáculo entre otras)
Asegurar las cotizaciones
 • Reunión formal que comparten intereses
similares ya sean comerciales, industriales,
profesionales, políticos, privados,
CONVENCIONES particulares, religiosos y que convergen en
una fecha y lugar determinado para tratar
asuntos de interés común y tomar decisiones.

• Una o varias reuniones, en las cuales un

selecto grupo de ponentes con reconocido

SEMINARIOS dominio en sus áreas, aportan sus

conocimientos y experiencias ante uno o
varios grupo que comparten sus intereses por
el tema.
 • Reunión periódica que nuclea a miembros de una asociación,
organización o entidad para debatir cuestiones previamente
asignadas.
Prevé tres sesiones preliminares; la inaugural, que informa
sobre la finalidad y los temas a tratar; la media, donde se

CONGRESO consideran los trabajos preliminares y las condiciones; y la

etapa final, en la que se informan los resultados alcanzados.
Se inicia con un acto de apertura, luego las reuniones
plenarias paralelas y finaliza con una ceremonia de clausura.

• Reunión de especialistas, profesionales e idóneos con el

propósito e abordar materias de su particular interés. Cada uno
expone sucesivamente diferentes aspectos del asunto o trabajo.

SIMPOSIOS Cada expositor dispone de un tiempo para disertar de entre 20 y 45

minutos aproximadamente, es una buena oportunidad para que el
público, una vez finalizada la actividad, posea una visión integrada
de la materia tratada.
 • Son encuentros donde los
asistentes participan activamente
con los profesionales disertantes.

JORNADAS Por lo general, una vez finalizadas las

exposiciones, se forman equipos de trabajo
para experimentar sobre el tema tratado a
través de talleres o workshops.

• Participan todos los presentes de una reunión. Generalmente

constituye la parte final de simposios o mesas redondas.

FOROS Está dirigido por un coordinador, que permite la libre

expresión de ideas supervisando las intervenciones y los
tiempos.
 •Reunión enfocada a propiciar el
intercambio de opiniones y conceptos
por parte de los integrantes del presidio

PANEL y responden a temas específicos de sus

ponencias en el auditorio participante,
controlado y guiado por un presidente.

•Reunión a larga distancia, que gracias a

la tecnología permiten que expertos
TELECONFERENCIA situados en diferentes lugares y sin
O VIDEO desplazarse puedan a través de línea
telefónica, ofrecer su punto de vista o
CONFERENCIA impartir una conferencia o un curso.
 •Puede darse luego de
una asamblea, coloquio,
simposio, entre otras.
Discusión grupal e
informal de aprox. 60
minutos con un
DEBATE coordinador que ordena
las disertaciones y
modera el debate. Ideal
para grupos pequeños
15 personas. aprox.
 PLANEACIÓN

Ordenamiento coordinado de todas los elementos que van ha

ser parte del evento.

Definir
objetivos: Programación Número de
académica y social Duración asistentes
El fin que se
persiga con la Se debe
posibles actividades 6 meses
realización del fijar un
culturales y sociales (nacional)
mismo tope
que se realizarán
máximo
de
Preparación
participan
Cronograma
tes
 Reunir personas con
identidad de intereses

Intercambiar puntos de
vitas, temas específicos
Los encargados de la organización: son las
personas responsables directamente de la
ejecución del evento.

Los encargados de la pate académica o técnica:

conferencista

Los asistentes o receptores: es a quien va

dirigido todos los esfuerzos ; estos son los
participante o invitados
1. Estructuraciones de acciones y
funciones, la asignación de
jerarquía y el establecimiento de
pautas para lograr los objetivos
determinados, con la máxima
eficacia y ahorro de recurso
humano, materiales y
económicos.
2. Determinación del camino que se
tomará y lo que se hará
conjuntamente con las acciones
cronológicas de trabajo para lograr
los objetivos señalados.

3. Determinación de los parámetros

fundamentales que guiarán el trabajo
de organizaciones.
1. El comité de administración:
Mesa principal
Micrófonos
Sonido
Fax
Computadores
Mesas
sillas
C.D.
 Papelografos
Medios audiovisuales
Equipo de proyección
Elementos de oficina
Inscripciones
Entre otras.

2. Comité académico:
 Contactos con los conferencistas, ponentes

 Alojamiento
3. Comité de Relaciones Públicas:
Promoción
Divulgación
Atención directa a los participantes
Debe constituir internamente subcomité

Promoción y divulgación: es el encargado de

promover el evento, de enviar a los sitios
estratégicos los afiches, folletos (fecha, sede,
objetivos, programa académico, programa
social, expositores, tarifas, dirección de la
inscripción, fecha máxima de confirmación)
Inscripciones:

Ubicado en lugar visible

Suficiente espacio
Distintos puestos de trabajo como lo exija el
mismo (por delegaciones, regiones o grupos por
letras en orden alfabético)
Escarapela y materiales:

Nombre completo del participante

Procedencia (empresa, ciudad) y cargo
Carpeta con todo lo relativo al evento
Circular de bienvenida
Memorias de las conferencias
Programación académica y social
Actividades sociales
Guías turísticas y de espectáculos
Recepción y Alojamiento:

Reservaciones hoteleras
Confirmaciones de los asistentes
Recepción en el aeropuerto
Confirmación de fecha y hora de llegada
Transporte
Ubicaciones en los respectivos hoteles
Transporte:

Coordinar la movilización de los asistentes,

funcionarios y personal en general que forme
parte del evento:
Contratación de vehículo
Transporte colectivo para asistentes
Prever sitio de parqueadero
 Acto sociales:
Corresponde la coordinación del programa
social general del evento, incluye:

 Instalación y clausura
 Actos culturales, visitas a sitios turísticos y
refrigerios
 Menú
 Contratar la animación
 Mantener contacto con los subcomité
Presidente de la República: Excelentísimo
señor presidente
Cardenal: Su eminencia
Obispo: Excelentísimo señor obispo
Embajadores: Excelentísimo señor
Embajador ministros
Cónsules: señor Ministro ó señor cónsul
Autoridades militares: Mayor General
Santiago Betancourt
Diplomático
Empresarial
Académico
Social
Militar
Religioso
PERSONALES MASIVOS
GREMIOS

SECTORES ECONÓMICOS
 Evento social

 El lugar:
Salón de fiestas
Jardín al aire libre
Restaurantes
Sala de juntas
Los invitados no pueden ser más de 25 no
menos de 20.
Compruebe el vino (almacén o estanco)
Preparar el hielo
Los refrescos
Mezcladores
 Para que el encargado del bar sirva las
bebidas necesarias, algunos mezcladores:
Jugo de piña
Jugo de tómate
Jugo de naranjas
Jugo de toronjas
Limones
Agua natural o mineral
Refrescos de diferentes sabores
Dos bolsas de hielo cada dos horas

NOTA: delegando colaboradores de confianza

Se recomienda comprar cinco botellas para
cada veinte personas.

Contratar meseros que en gran parte, serán

los responsables del éxito de la recepción.

Se recomienda servir un solo tipo de vino

(tinto, rosado o blanco), sidra o vino
espumoso, champaña, de igual forma puede
ofrecerse diferentes bebidas.
Los bocadillo pueden ser sencillo, carnes frías
con queso de diferentes tipos y galletas finas.
Los canapés o bocadillos dulces son indicados
para ahorrarte un plato fuerte y cerrar el
evento con broche de oro.

SE DEBE TENER EN CUENTA:

El mantel
Copas espléndidas
Vajilla espectacular
 La mesa no se debe llenar con
demasiados elementos
Distribuye estratégicamente:
saleros, pimenteros, vinagretas,
mantequilla.
Flores de tamaño reducido y bajitas;
se pueden usar centros de mesas
plata, porcelana, cristal.
 La iluminación: cambiar el color o bien
iluminarlo integralmente con luz negra o solo
las mesas, lo importante es mostrar lo que
queremos mostrar y resaltar las bondades del
lugar.
Es muy importante saber con el dinero que se
puede contar para la elaboración de un
evento.

El costo total del eventos y el valor de las

inscripciones se determinara con bases a los
presupuestos:
Salones de conferencias
Salones para actos sociales
Material impresos para distribuir los asistentes
Invitados especiales
Alquiler de recursos físicos

Una vez conocidos los costos, se puede tener una

aproximación del valor total.

Adicional para imprevistos y gastosvarios.

POR SU ATENCIÓN

MUCHAS GRACIAS