Guía visual de Excel 2007

Novedades y mejoras

Paco Bruña
ÍNDICE
 INTERFAZ

 Sin duda el mayor cambio en Excel está en el nuevo interfaz que abandona
los clásicos menús desplegables para usar las fichas y la cinta de opciones
reorganizando los distintos comandos por tareas. Resulta un cambio muy
radical y al principio cuesta un poco adaptarse.

 Una vez habituado el uso del programa es mucho más fluido y vemos que
aumenta nuestra eficiencia pero al principio puede llegar a ser un poco
desesperante.

 No hay marcha atrás; el Office 2010 usa la misma interfaz.

 Botón de Office

 Similar al antiguo menú desplegable Archivo (abrir, guardar, imprimir,

cerrar).
 Cinta de opciones y fichas 1/2

 Orientado a resultados. Usa fichas y no menús desplegables.

 Inicio:

 Insertar:

 Diseño de página:

 Fórmulas:
 Cinta de opciones y fichas 2/2

 Datos:

 Revisar:

 Vista:

 Programador:
 Minibarra de formato

 Al pulsar el botón derecho del ratón sobre una celda.

 Desplegable de formato de número

 Este desplegable en la ficha Inicio resulta muy cómodo e informativo.

 Botón ajustar texto

 En la ficha Inicio haremos tenemos un botón que permite que el texto de

una celda aparezca en varias líneas si no cabe en la celda.
 Líneas de cuadrícula

 Las antiguas líneas de división (las finas líneas que aparecen en la hoja de
cálculo para que se puedan distinguir fácilmente filas y columnas) se llaman
ahora líneas de cuadrícula y resultan muy cómodas de quitar/poner.
 En la ficha Diseño de página se puede marcar/desmarcar la casilla Ver
líneas de cuadrícula y también en la ficha Vista.
 Zoom mejorado

 Ya no vemos un zoom desplegable desde el que elegir el porcentaje al que

se ve la hoja de cálculo. Ahora disponemos en la parte inferior derecha de
una barra con un + y un – con un tirador arrastrable que resulta mucho más
cómodo.

 En la ficha Vista tenemos además un botón para volver al 100% y, lo que

es más interesante, el icono Ampliar selección que amplia el área que
tengamos seleccionada al máximo porcentaje posible de modo que se vea
completa.
 Mejoras para la impresión 1/2

 Vista Diseño de página mejorada desde la que podremos ver directamente

cómo quedan las hojas.
 Mejoras para la impresión 2/2

 Desde la ficha Diseño de página es más cómodo preparar la impresión

aunque tenemos también el menú de configurar página de siempre.
 Nuevos formatos de archivo

 El nuevo formato de fichero se basa en el lenguaje XML y organiza mejor la

información llegando a ocupar un 25% menos de espacio en disco.
 La extensión típica de los ficheros es xlsx. Los nuevos ficheros no se
pueden abrir directamente desde versiones anteriores.
 Se diferencia entre libro de Excel (xlsx) y libro de Excel habilitado para
macros (xlsm). En anteriores versiones no había tal distinción.
 Exportación directa a PDF

 Se puede grabar directamente un fichero de Excel en formato PDF (Adobe

Reader) con lo que se garantiza que alguien que no tenga el programa de
Microsoft pueda ver lo que le enviamos. Obviamente el fichero resultante
pierde las funcionalidades de Excel.
 Según la versión de Excel es posible que no aparezca esta opción que
habrá que activar mediante la instalación de un fichero desde la página de
Microsoft.
 Barra de herramientas personalizada

 Por defecto arriba junto al botón de Office. Recomendable bajarlo.

 Opciones de Excel

 Botón de Office-Opciones de Excel. Similar al antiguo Herramientas-

Opciones pero mucho mejor organizado.
 Límites de Excel superados

Excel 2003 Excel 2007

Nº de filas 65.536 1.048.576

Nº de columnas 256 16.384

el máximo que permita
Memoria usada 1 Gb
Windows
Nº de colores 56 4,3 billones

Nº de formatos condicionales por celda 3 ilimitado

Nº de niveles de ordenación 3 64

Nº de niveles de deshacer 16 100

Nº de elementos mostrados en los desplegables
1.000 10.000
de autofiltro
Máximos caracteres que se pueden ver en una
1.000 32.000
celda
Nº de estilos únicos en un libro 4.000 64.000

Máximo nº de caracteres en una fórmula 1.000 8.000

Nº de niveles de anidación en una fórmula 7 64

Máximo nº de argumentos en funciones 30 255

 FÓRMULAS

 No hay grandes novedades, sólo mejoras no fundamentales pero que

pueden ser bastante útiles para todo tipo de usuarios como la barra de
estado ampliada.

 Algunos aspectos mejorados están pensados para quienes están

acostumbrados a introducir manualmente fórmulas de cierta complejidad
como el autocompletado de fórmulas y la barra de fórmulas extensible.

 Se han añadido nuevas funciones, algunas muy interesantes como

SI.ERROR o las que acaban en CONJUNTO.
 Autocompletado de fórmulas

 Cuando se escribe una fórmula Excel muestra un desplegable que se va

actualizando en tiempo real que muestra las distintas opciones disponibles
y una breve descripción. Pulsando tabulador se añade a la fórmula
automáticamente el ítem marcado.
Nuevas funciones
 Barra de fórmulas extensible

 Se puede hacer que la barra de fórmulas se agrande haciendo clic en la

flecha a su derecha.
 Barra de estado mejorada

 Si seleccionamos celdas con números aparecen en la barra de estado el

promedio, el número de celdas seleccionadas y la suma.
 Pulsando el botón derecho del ratón encima de la barra de estado podemos
personalizarlo.
 MEJORAS ESTÉTICAS

 La mejoras a nivel visuales son uno de los aspectos más cuidados en la

versión 2007. Se pueden conseguir hojas de cálculo y gráficos impactantes y
agradables de forma muy rápida y sencilla.
 Los esquemas de colores han cambiado y están mejor organizados por
gamas. Podemos elegir cualquier color para hacer gráficos empresariales y
no un límite de 56 como antes.

 Definir un rango como tabla permite tener acceso a los estilos de tabla que
dan un gran atractivo a nuestros datos, además de aportarles mayor
funcionalidad.
 El tipo de letra por defecto es ahora Calibri a tamaño 11.
 Estilos de celdas

 En la práctica poco útil. Mucho mejor usar estilos de tablas.

 Temas

 Permiten cambiar fácilmente el aspecto visual de la hoja de cálculo

mediante combinaciones de colores, tipos de letra y efectos visuales que
permiten conseguir hojas de cálculo visualmente atractivas.
 Gráficos empresariales mejorados 1/2

 Cambia la forma de interactuar con los gráficos empresariales, aunque en

esencia se puede hacer lo mismo pero con muchas más opciones visuales,
más atractivos y de forma más sencilla sin límite de colores.
 Gráficos empresariales 2/2

 Ya no hay asistente para gráficos. Estos se crean directamente y luego se

modifican con los iconos en las tres fichas de Herramientas de gráficos.
 Diagramas visuales impactantes con SmartArt

 Permite crear diagramas visuales de calidad muy fácilmente.

 Más útil en PowerPoint y en Word que en Excel.
 DATOS

 Aquí se concentran las novedades y mejoras más destacadas de esta

versión.
 La novedad más importante es probablemente la definición de rangos como
tablas. El nombre que tiene puede llevar a la confusión sobre su utilidad
real, pero en la práctica aporta ventajas enormes en el trabajo con datos.
 Aunque no es algo nuevo el formato condicional está tan inmensamente
mejorado que casi parece una nueva función y resulta extremadamente útil.
 Las tablas dinámicas se han rediseñado y ahora es más fácil
personalizarlas.
 También los filtros se han mejorado permitiendo ahora más opciones e
incluso filtrar por colores.
 Definir rangos como tablas 1/2

 Es una de las opciones más interesantes de Excel 2007. Permite obtener

de forma automática un aspecto elegante para nuestras tablas, además de
facilitar la creación de gráficos empresariales y de tablas dinámicas.
 Insertar-Tabla o Inicio-Dar formato como tabla. Basta con hacer clic en
una celda cualquiera de la tabla de datos.
 Hay que partir de unos datos con una fila de encabezados sin formato
(colores, bordes, negrita…) para que se apliquen los estilos de tabla.
 Definir rangos como tablas 2/2

 Desde la ficha Herramientas de tabla-Diseño se pueden quitar

duplicados, así como modificar el aspecto visual de la tabla usando estilos
de tabla, haciendo que las filas y/o columnas se vean con bandas o que
aparezca automáticamente una fila de totales en la parte inferior.
 Filtros mejorados 1/4

 Filtros de texto más fáciles de usar.

 Filtros mejorados 2/4

 Nuevos filtros de fecha más cómodos y con opción para elegir años y
meses directamente.
 Filtros mejorados 3/4

 Filtros de número más fácil de usar.

 Filtros mejorados 4/4

 Nuevos filtros por color muy útiles por ejemplo cuando se usa formato
condicional para poner color de relleno.
 Tablas dinámicas rediseñadas y mejoradas 1/2

 Si la tabla dinámica se hace con datos de Excel es muy conveniente haberlos

definido antes como tabla. De ese modo si hay nuevos datos basta con actualizar la
tabla sin tener que volver a indicar el rango donde están los datos.

 Desde las fichas Herramientas de tabla dinámica-Opciones y Herramientas de

tabla dinámica-Diseño podemos modificar la tabla dinámica a nuestro gusto.
 Tablas dinámicas rediseñadas y mejoradas 2/2

 Algunos campos de la tabla dinámica tienen nombres distintos pero siguen

siendo los mismos.
 Eliminación de duplicados

 También disponible si se define un rango como tabla en la ficha Herramientas

de tabla-Quitar duplicados.
 Formatos condicionales avanzados y visuales 1/7

 Una de las principales novedades de Excel 2007.

 Va mucho más allá que el sencillo formato condicional de tres opciones de
versiones anteriores con barras de datos, escalas de colores y conjuntos de
iconos.
Formatos condicionales avanzados y visuales 2/7
Formatos condicionales avanzados y visuales 3/7
 Formatos condicionales avanzados y visuales 4/7

 El tamaño de la barra depende de la cuantía de los números en las celdas

seleccionadas.
 Formatos condicionales avanzados y visuales 5/7

 Según la cuantía del número el color de fondo de la celda variará siguiendo

la escala de color elegida.
 Formatos condicionales avanzados y visuales 6/7

 Una de las opciones más útiles.

 El icono aparece por defecto en la parte izquierda de la celda.
 El reparto de cada icono lo hace a partes iguales (3 iconos 33% y 4 un
25%). Esto se puede modificar entrando en Administrar reglas. Desde
donde se puede indicar que sólo aparezca el icono y no el número.
Formatos condicionales avanzados y visuales 7/7
 MACROS

 No ha variado demasiado la forma de trabajar con las macros.

 Para crear y modificarlas se usa la ficha Programador que por defecto
está oculta. Para mostrarla hay que activar la casilla correspondiente en
botón de Office-Opciones de Excel.

 Ya no podemos pegar iconos para los botones de las macros en la barra ni

modificarlos manualmente.
 Tampoco podemos crear directamente más barras y sólo podremos colocar
los iconos con nuestras macros en la barra de herramientas de acceso
rápido.
 Asignación de macros a iconos

 Pulsando la flecha en la parte derecha de la barra de herramientas de

acceso rápido y eligiendo más comandos tenemos que elegir Macros en el
desplegable Comandos disponibles en. A continuación elegimos la macro
y agregamos a la barra. Con Modificar cambiamos el icono y ponemos el
texto que queramos.
 Centro de confianza

 Hay que definir las ubicaciones de confianza (ficha Programador-

Seguridad de macros-Ubicaciones de confianza) desde la que los libros
con macros funcionarán directamente. Si un fichero está fuera las macros
no funcionan por defecto.