Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
IBAGUÉ - TOLIMA
2019
Esta obra está bajo una licencia de Creative
Commons Reconocimiento-NoComercial-
CompartirIgual 4.0 Internacional.
MANUAL PARA LA LIQUIDACIÓN Y CONTROL DE HORAS EXTRAS
Asesor
ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
IBAGUÉ - TOLIMA
2019
Esta obra está bajo una licencia de Creative
Commons Reconocimiento-NoComercial-
CompartirIgual 4.0 Internacional.
Tabla de contenido
Introducción................................................................................................................................... 7
1. Planteamiento del Problema ................................................................................................... 9
1.1. Objetivos ...................................................................................................................... 11
1.1.1. Objetivo General ................................................................................................... 11
1.1.2. Objetivos Específicos ............................................................................................ 11
1.2. Justificación ................................................................................................................. 12
2. Marco teórico ....................................................................................................................... 14
2.2. Horas Extras..................................................................................................................... 15
2.2.1. Tipos de Horas Extras ............................................................................................... 16
2.2.1.1. Hora Extra Diurna ............................................................................................. 16
2.2.1.2. Horas Extras Nocturnas ..................................................................................... 16
2.2.1.3. Recargo Nocturno ............................................................................................. 16
2.2.1.4. Recargo Dominical o Festivo ............................................................................ 17
2.2.1.5. Hora Extra Diurna Dominical o Festiva ............................................................. 17
2.2.1.6. Hora Nocturna Dominical o Festiva Nocturna ................................................... 18
2.2.2. Horas Extras En el Sector Publico Para Funcionarios Administrativos ....................... 18
2.2.2.1. Decreto Número 1042 De 1978 para los Permanentes Funcionarios
Administrativos .................................................................................................................... 19
2.2.2.2. Decreto Número 199 de 2014 para Funcionarios Administrativos ...................... 22
2.2.3. Secretaria Administrativa Central.............................................................................. 23
2.2.4. Secretaria de Salud ................................................................................................... 25
2.2.5. Secretaria de Educación y Cultura ............................................................................. 26
2.2.5.1. Decreto Número 1092 del 26 de Mayo De 2015 de los Servidores Públicos
Docentes y Directivos Docentes ........................................................................................... 27
2.2.5.2. Decreto Número 1116 Del 27 de Mayo de 2015 de los Servidores Públicos
Docentes y Directivos Docentes ........................................................................................... 29
2.2.6. Horas Extras en el Sector Privado ............................................................................. 30
2.2.6.1. Código Sustantivo del Trabajo........................................................................... 33
2.2.6.2. Ley 1846 del 18 de Julio de 2017 ...................................................................... 36
2.3. Proceso ............................................................................................................................ 37
2.4. Procedimiento .................................................................................................................. 37
2.5. Manual ............................................................................................................................. 38
2.5.1. Manual de Proceso y Procedimientos ........................................................................ 38
Introducción
equilibrio entre la planeación, la dirección, el control y la organización; esto será la base para
humano y las mismas empresas han vivido y aprendido durante varios años a través del
mercado competitivo; gracias al mundo globalizado en el que vivimos, hoy en día se puede
acceder a redes, información y tecnología para conocer el avance en los procesos que las
entidades necesitan para lograr una productividad y competitividad más eficaz, esto permite
organización, con el propósito de cumplir con los objetivos y metas que se tienen tanto a corto
Como dice el autor Zaratiegui (1999) ‘’ Los procesos se consideran actualmente como la
Para hallar los procesos correctos para las organizaciones, es necesario conocer el estado
actual de la empresa, la mejora continua se basa en contar con Talento Humano adecuado, el
ahorro de recursos, conocer los factores económicos del país y del mercado competitivo, entre
con el fin de optimizarlos para beneficio no solo de las empresas, sino también del bienestar
de los colaboradores.
desarrollo y crecimiento tanto competitivo como productivo, puesto que se requiere mejorar el
control y organización del proceso de horas extras, desde su autorización hasta la liquidación
de estas, y así adaptar a los funcionarios de la Gobernación del Tolima a este nuevo método
de trabajo.
Dado a lo anterior, el presente trabajo está enfocado a proponer un manual para diseñar el
proceso de pago de horas extras general para la Secretaria Administrativa Central, Secretaria
de Salud, Educación y Cultura, y, sugerir controles del proceso desde el comienzo hasta el
final, dado que esto ayudara aumentar la optimización en el proceso y asegurar el desempeño
de la entidad.
una guía o manual donde se describa y sugieran controles para el proceso de horas extras, una
Humano, se concluyó que, como tal no hay un proceso y procedimiento ordenado de las
horas extras sobre todo en la Secretaría Administrativa Central, mientras que en la Secretaría
Siendo así una dificultad para la Dirección de Talento Humano controlar este proceso,
provocando que este sea registrado en el mapa de riesgo de corrupción de la Gobernación del
Tolima, por la falta de documentación del proceso y así mismo de ejercer control sobre este,
presentándose posibles casos de corrupción y atraso en los procesos de nómina según lo que
horas extras.
‘’El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hará por resolución motivada.’’
Por otra parte, cabe resaltar que en la Secretaria Administrativa Central no sucede así, se
hayo un desorden en su proceso, pues primero se liquidan las horas que el empleado realizo
pasando así un oficio firmado por Secretario encargado u Ordenador del Gasto para dar
trámite al pago, anexo a las actividades que realizo. Según el Decreto Interno de la Secretaria
Administrativa Central, se deben pasar el oficio para dicha liquidación los primeros 5 días
hábiles de cada mes, pero en su proceso lo llegan a llevar hasta 10 días hábiles después. Esto
hace que no solo se atrase o se estanque el pago de horas extras mes a mes, sino también
pagar la nómina total y así mismo dar paso del pago a Presupuesto.
En la Secretaria de Salud, primero pasan la carta donde se autoriza las horas extras y las
actividades que realizara dicha persona, luego se realiza una certificación firmada por el Jefe
mencionarlo así, dado que maneja toda la parte de docentes, directivos docentes y
funcionarios públicos que hacen parte de ella, siempre cada año lectivo tienen que planear las
horas que se vayan a ejecutar llamándose así Proyecto de Horas Extras en cada colegio
cumple con todos los requisitos y normatividad, se da paso a subir el reporte de horas extras
realizas al sistemas y así mismo rectificar que las horas que hayan autorizado estén acorde con
las realizas para dar paso a su liquidación, todo esté control tiene manejo desde sus sistema, el
Administrativa Central este proceso está sin ejercer control alguno, no se hayo controles para
verificar si, por ejemplo: los colaboradores cumplen con dichas horas y actividades, si cuentan
con los formatos adecuados para solicitar el trabajar en horas extras, el registro de tareas
Esta obra está bajo una licencia de Creative
Commons Reconocimiento-NoComercial-
CompartirIgual 4.0 Internacional.
11
realizadas o hasta una asistencia, o si los Jefes Inmediatos controlan desde su aprobación y
verificar y controlar el valor de las horas extras mediante el sistema humano, se requiere
A lo anterior, se crea la pregunta siguiente ¿Se debe realizar un manual para diseñar la
liquidación de horas extras y sugerir controles en la Gobernación del Tolima?, lo anterior para
implementar en la entidad y así mismo mejorar su proceso, el cual ayudara a disminuir el ítem
corrupción.
1.1. Objetivos
Diseñar un manual para la liquidación y control de las horas extras en la Gobernación del
Tolima.
Administrativa Central.
Salud.
Educación y Cultura.
Sugerir los controles para proceso de las horas extras para la Gobernación del Tolima
1.2. Justificación
Secretaria de Educación y Cultura, y así sugerir también controles para su mejora, con el
objetivo de que los trabajadores se adapten a este nuevo método y de esta manera aumentar su
Establecer un proceso adecuado para controlar el proceso general de las horas extras
lograra que se disminuya la corrupción dentro de la entidad, esto permitirá crear una correcta
organización para implementar técnicas que ayuden con este caso, que actualmente se está
presentando en la Gobernación del Tolima, disminuyendo así las falencias que se dan entre
Según el autor Robbins (1996) ‘’el control puede definirse como el proceso de regular
actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo
Así como lo menciona el autor, el control regula actividades que fueron planificadas para
la corrección de los posibles inconvenientes que se producen durante cada sistema, por lo
anterior es extremadamente útil e importante ejercer controles que ayuden a disminuir errores
en cada procedimiento y paso que pertenecen al proceso de horas extras de la Gobernación del
Tolima.
implementar un proceso de liquidación de horas extras con control y así mismo mejor
organizado donde se refleje una eficaz, eficiente y transparente proceso. Los manuales son
una herramienta y una base importante para el buen desarrollo de la organización, porque en
ellos se ofrecerá la información que permite a los empleados realizar apropiadamente los
procesos y procedimiento que componen a la empresa, con el fin de ofrecer una estructuración
adecuada para que los procesos de la empresa y las funciones que realizan los empleados
2. Marco teórico
2.1. Mapa Conceptual
Para hacer las cosas mejores para las organizaciones, para su crecimiento competitivo y
ofrecer servicios y productos que contenga valor agradado para los clientes, es necesario la
mejora de los procesos, pues diariamente las empresas están conformadas por actividades que
tiene que llevar a cabo y debe ser afrontadas con acciones y controles.
Por lo anterior, es preciso contar con un sistema de información, esto ayudara a tomar
mejores decisiones y así determinar los puntos de mejora y control. El método que contribuirá
a dicha mejora, es por medio de herramientas como la gestión de medición de los procesos.
Toca tener en cuenta que el proceso de pago de horas extras, es un proceso de soporte que
ayuda con el logro de los objetivos de las organizaciones, dado que hay funciones y
actividades que requieres más tiempo y dedicación. Pero, en la Gobernación del Tolima no
cuenta con un sistema de información donde se muestren por ejemplo el control de asistencia
laboral de los funcionarios y algo que podría ser realmente útil para su control es un registro
biométrico dactilar del personal, desde que ingresa a la entidad hasta su finalización de
jornada.
Según la página (Actualizate, 2015) comenta ‘’que las horas extras hacen referencia al
tiempo que un empleado labora como tiempo adicional a su jornada de trabajo habitual o
contractual.’’
‘’Hora extra es aquella hora que se trabaja adicional a las 8 horas diarias o a la jornada pactada
entre las partes. Si en un día se trabajan 10 horas, y se ha pactado la jornada máxima legal (8 horas),
entonces tendremos 2 horas extras, que son la que han superado el límite de las 8 diarias’’.
La hora extra diurna es la que se labora luego de la jornada laboral, y entre las 6 de la mañana y las
9 de la noche.
Es el típico horario de un trabajador de oficina que tiene una jornada diurna entre las 8 de la
mañana y 6 de la tarde con el habitual descanso del medio día. Si este trabajador labora más allá de las
6 de la tarde y hasta las 9 de la noche, estamos ante una hora que es extra y es diurna.
La hora extra diurna se paga con un recargo del 25% sobre el valor ordinario de la hora. Por
ejemplo, si la hora ordinaria cuesta $10.000 la hora extra diurna costará $12.500 (10.000x1.25).
(Gerencie, 2019)
La hora extra nocturna se paga con un recargo del 75%, según el numeral 3 del artículo 168 del
código sustantivo del trabajo. Ejemplo: si la hora ordinaria cuesta $10.000 la hora extra nocturna
El recargo nocturno es aquel recargo que se paga al trabajador que desarrolla su jornada ordinaria
en la noche, que en Colombia es entre las 9 de la noche y las 6 de la mana del día siguiente.
En este caso no hay trabajo extra, sino simplemente un recargo por trabajar en horario nocturno.
Es el caso del trabajador que es contratado para hacer turnos nocturnos, y empieza su turno a las 10
de la noche hasta las 6 de la mañana. Como se puede observar, sus 8 horas diarias las labora en la
noche sin que se cause trabajo extra por cuanto no labora sino las 8 horas de ley.
El recargo corresponde al 35% sobre la hora ordinaria, según lo estipula el numeral 1 del artículo
168 del código sustantivo del trabajo, es decir, que si la hora ordinaria vale $10.000, con el recargo
El recargo dominical y festivo es aquel recargo al trabajador que por una u otra razón debe laborar
un domingo o un festivo.
Allí tampoco hay trabajo extra, pues se supone que laborar solamente las 8 horas de ley.
El recargo por trabajar una jornada ordinaria en un domingo o festivo es del 75% sobre la hora
ordinaria, por el sólo hecho de trabajar en esos días. Así lo dispone el artículo 179 del código
sustantivo del trabajo. Por ejemplo, si la hora ordinaria vale $10.000, la hora dominical o festiva vale
La hora extra diurna dominical o festiva se da cuando se cumplen las siguientes condiciones:
Los dos recargos sumados dan un total del 100% sobre el valor ordinario de la hora, de modo que si
el valor ordinario de una hora trabajada es de $10.000, el valor de la hora extra dominical o festiva es
Para que se configure una hora dominical o festiva nocturna el trabajador debe cumplir dos
condiciones:
Tenga en cuenta que el domingo inicia luego de las 12 de la noche del sábado y que termina a las
12 de la noche del domingo, pues luego ya será lunes, y el mismo criterio se tiene en cuenta para los
festivos.
Esto nos da un recargo total del 110% sobre el valor ordinario de la hora. (Gerencie, 2019)
‘’La Legislación Laboral Colombiana permite una jornada de trabajo diaria, máximo de
ocho (8) horas, es decir, que las horas extras son aquellas que excedan dicha jornada laboral y
por las cuales se debe recibir una remuneración especial.’’ (Actualizate, 2015)
Administrativos
Este decreto se aplica para los funcionarios administrativos los cuales hacen parte de la
Artículo 33. De La Jornada De Trabajo. <Modificado en lo pertinente por los Artículos 1o. a 3o.
del Decreto 85 de 1986; ver Nota de Vigencia. El texto original del artículo es el siguiente:> La
asignación mensual fijada en las escalas de remuneración a que se refiere el presente Decreto,
corresponde a jornadas de cuarenta y cuatro horas semanales. A los empleos cuyas funciones implican
jornada de trabajo de doce horas diarias, sin que en la semana excedan un límite de 66 horas.
Artículo 34. De La Jornada Ordinaria Nocturna. Se entiende por jornada ordinaria nocturna la que
de manera habitual empieza y termina entre las 6:00 p.m. y las 6:00 a. m. del día siguiente.
Sin perjuicio de lo que dispongan normas especiales para quienes trabajan por el sistema de
turnos, los empleados que ordinaria o permanentemente deban trabajar en jornada nocturna tendrán
derecho a recibir un recargo del treinta y cinco por ciento sobre el valor de la asignación mensual.
No cumplen jornada nocturna los funcionarios que después de las 6:00 p.m. completan su jornada
Artículo 35. De Las Jornadas Mixtas. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales para los
funcionarios que trabajen ordinariamente por el sistema de turnos, cuando las labores se desarrollen
ordinaria o permanentemente en jornadas que incluyan horas diurnas y horas nocturnas, la parte del
tiempo trabajado durante estas últimas se remunerará con el recargo del treinta y cinco por ciento, pero
Artículo 36. De Las Horas Extras Diurnas. <Artículo modificado por los Decretos anuales
salariales>. Cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas
distintas de la jornada ordinaria de labor, el jefe del respectivo organismo o las personas en quienes
este hubiere delegado tal atribución, autorizarán descanso compensatorio o pago de horas extras El
pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se sujetarán a los siguientes
requisitos:
El empleo del funcionario que va a trabajarlas deberá tener una asignación básica mensual que no
exceda de diez mil pesos. "El empleo deberá pertenecer al nivel operativo, hasta el grado 17 del nivel
liquidará con un recargo del veinticinco por ciento sobre la remuneración básica fijada por la ley para
el respectivo empleo.
Artículo 37. De Las Horas Extras Nocturnas. Se entiende por trabajo extra nocturno el que se
ejecuta excepcionalmente entre las 6:00 p.m. y las 6:00a.m. del día siguiente por funcionarios que de
ordinario laboran en jornada diurna. Este trabajo se remunerará con un recargo del setenta y cinco por
Artículo 38. De Las Excepciones A Límite Para El Reconocimiento de Horas Extras. Las
restricciones de tiempo y de monto total por concepto de horas extras de que trata el artículo 36, no se
Los empleados subalternos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que tengan la
obligación de participar en los trabajos ordenados para la preparación y elaboración del Presupuesto de
Rentas y Ley de Apropiaciones, su liquidación y las demás labores anexas al cierre e iniciación de
Artículo 39. Del Trabajo Ordinario En Días Dominicales Y Festivos. Sin perjuicio de lo que
dispongan normas especiales respecto de quienes presten servicio por el sistema de turnos, los
permanentemente los días dominicales o festivos, tendrán derecho a una remuneración equivalente al
doble del valor de un día de trabajo por cada dominical o festivo laborado, más el disfrute de un día de
descanso compensatorio, sin perjuicio de la remuneración ordinaria a que tenga derecho el funcionario
por haber laborado el mes completo. La contraprestación por el día de descanso compensatorio se
Artículo 40. Del Trabajo Ocasional En Días Dominicales Y Festivos. <Artículo modificado por los
Decretos anuales salariales> Por razones especiales de servicio podrá autorizarse el trabajo ocasional
Para que proceda el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos,
así como el reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar de descansos compensatorios de que trata el
Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, el empleado deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el
El trabajo deberá ser autorizado previamente por el jefe del organismo o por la persona en quien
éste hubiere delegado tal atribución, mediante comunicación escrita en la cual se especifiquen las
remunerado o con una retribución en dinero, a elección del funcionario. Dicha retribución será igual al
perjuicio de la asignación ordinaria a que tenga derecho el funcionario por haber laborado el mes
completo.
A continuación, se mencionará los siguientes Artículos del Decreto 199 de 2014 para
Funcionarios Administrativos:
Artículo 14. Horas extras, dominicales y festivos. Para que proceda el pago de horas extras y del
trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el reconocimiento, cuando a ello hubiere
lugar, de descansos compensatorios de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, el
empleado deberá pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado
19.
que desempeñen sus funciones en los Despachos de los Ministros, Directores de Departamento
y días festivos, siempre y cuando laboren en jornadas superiores a cuarenta y cuatro (44) horas
semanales.
En los Despachos antes señalados solo se podrán reconocer horas extras máximo a dos (2)
Parágrafo 1. Los empleados públicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público y del
demás labores anexas al cierre e iniciación de cada vigencia fiscal, podrán devengar horas extras,
dominicales y festivos, siempre y cuando estén comprendidos en los niveles asistencial, técnico y
profesional. En ningún caso podrá pagarse mensualmente por el total de horas extras, dominicales y
festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración mensual de cada funcionario.
Parágrafo 2. El límite para el pago de horas extras mensuales a los empleados públicos que
desempeñen el cargo de Conductor Mecánico en las entidades a que se refiere el presente decreto, será
En todo caso la autorización para laborar en horas extras solo podrá otorgarse cuando exista
La Secretaria Administrativa Central es aquella que se encarga de liquidar las horas extras
y tener controles sobre el resto de las otras Secretarias que conforman a la Gobernación del
encontró una desorganización en el proceso y al mismo tiempo la falta crear controles para la
extras.
Cuando se realizan los formatos anteriores, se anexa dicha solicitud y certificación, junto
a otros documentos el cual cada funcionario realiza o crean, dado que no hay formatos
Actividades realizadas
Humano, se recibe y radica la entrega de los documentos, a esto el Grupo de Nómina procede
a pre liquidar las horas extras y así mismo revisar documentos revisados y la nómina
resolución motivada donde se evidencia que se les pagaron las horas extras a los funcionarios.
poco más controlado y organizado su proceso de horas extras, dado que por ejemplo si no le
pasan la Resolución Motivada a la persona encargada de liquidar las horas, no dará paso a
dicho trámite.
Aunque los funcionarios crean sus propios formatos, y no hay formatos estándar generales.
Se controla no solo a la hora de liquidar las horas, sino también cuando se reciben los
documentos se revisan para que no contenga ninguna fallas o toque hacer correcciones.
El primer paso para el proceso de horas en la Secretaria de Salud, se pasa la solicitud para
Los funcionarios de la Secretaria de Salud se encargan que realizan las horas extras y
crear el certificado de horas extras, para que el jefe inmediato firme y certifique que realizaron
dichas horas.
Los funcionarios deben realizar sus formatos, donde enuncie todos los datos
correspondientes:
Actividades realizadas
correspondientes de los funcionarios que pertenecen a esta dependencia con todos sus datos e
Luego se envían los documentos por vía correo, donde cada funcionario anexa la
de Salud.
Una vez recibido los documentos completos por vía correo, la Secretaria Ejecutiva se
resolución motivada el cual el Ordenador de Gasto o Secretaria Encargado firma para dar
trámite a la liquidación, para llevar al grupo de nómina de la Secretaria de Salud, para dar
Humano, se recibe y radica la entrega de los documentos, a esto el Grupo de Nómina procede
a pre liquidar las horas extras y así mismo revisar documentos revisados y la nómina
resolución motivada donde se evidencia que se les pagaron las horas extras a los funcionarios.
reconocimiento y pago de horas extras para el personal docente y directivo docente (coordinador) que
labora en las Secretarías de Educación y que se financia con cargo a los recursos del Sistema General
de Participaciones (SGP) para Educación dentro del marco legal que le sea aplicable.
2.2.5.1. Decreto Número 1092 del 26 de Mayo De 2015 de los Servidores Públicos
Cabe resaltar, que en la Gobernación del Tolima no solo se aplica el Decreto1042 de1978 a
horas extras, el cual se menciona a continuación por medio del Decreto 1902 del 26 de Mayo
de 2015:
Artículo 14. Servicio Por Hora Extra. El servicio por hora extra efectiva de sesenta (60) minutos
cada una, es aquel que asigna el rector o director rural a un docente de tiempo completo por encima de
las treinta (30) horas semanales de permanencia en el establecimiento educativo, que constituyen parte
de la jornada laboral ordinaria que le corresponda, según las normas vigentes. Estas horas extras
solamente procederán cuando la atención de labores académicas en el aula, no pueda ser asumida por
El rector solamente podrá asignar horas extras a un directivo docente - coordinador por encima de
las ocho (8) horas diarias que deberá permanecer en la institución y solamente para la atención de
funciones propias de su cargo. Para el coordinador, el servicio por hora extra no procederá para
establecimiento educativo.
El servicio de hora extra que se asigne a un docente de tiempo completo o a un directivo docente
- coordinador no podrá superar diez (10) horas semanales en jornada diurna o veinte (20) horas
Para asignar horas extras, el rector o director rural deberá solicitar y obtener la autorización y la
Sin el cumplimiento de este requisito, el rector o director rural no puede asignar horas extras.
Cuando por motivo de incapacidad médica, licencia por maternidad, o licencia no remunerada se
generen vacantes temporales que no puedan ser cubiertas mediante nombramiento provisional, habrá
lugar a la asignación de horas extras para la prestación del servicio correspondiente, las cuales se
En ningún caso, la autoridad nominadora podrá autorizar horas extras en el acto administrativo de
Artículo 15. Valor Hora Extra. A partir del 1° de enero de 2015, el valor de la hora extra de sesenta
(60) minutos es el que se fija a continuación, dependiendo del correspondiente grado en el escalafón:
Artículo 16. Pago De Horas Extras. El reconocimiento y pago de las horas extras asignadas a un
docente o directivo docente - coordinador procederán únicamente cuando el servicio se haya prestado
efectivamente.
Para efectos del pago, el rector o el director rural del establecimiento educativo deberá reportar a
la Secretaría de Educación de la entidad territorial certificada, en los primeros cinco (5) días hábiles
del mes siguiente, las horas extras efectivamente laboradas. (Decreto 1092 , 2015)
2.2.5.2. Decreto Número 1116 Del 27 de Mayo de 2015 de los Servidores Públicos
Artículo 9°. Valor Hora Extra. A partir del 1° de enero de 2015 el valor de la hora extra de sesenta
(60) minutos es el que se fija a continuación, dependiendo del correspondiente grado en el escalafón:
Aunque en el Sector Publico se maneja de manera diferente las horas extras al Sector
Privado, para que una empresa privada labore horas extras, deben solicitar una autorización
por del Ministerio del Trabajo, lo que a continuación menciona el autor Mosquera (2019):
¿Se requiere de alguna autorización para que los trabajadores de una empresa laboren horas extras?
Norma General. Un Empleador ni aún con el consentimiento expreso de los trabajadores podrá
laborar horas extras sin contar con la autorización especial del Ministerio del Trabajo, mientras no
Consecuencia Legal. Trabajar horas extras sin la autorización requerida da lugar a sanciones de
Autorización Límite. La autorización de Ministerio solo podrá otorgarse para laborar dos (2) horas
extras diarias y doce (12) semanales ya sean diurnas o nocturnas. Artículo 22, Ley 50 de 1990.
Requisitos De La Solicitud.
Solicitud suscrita por el empleador, dirigida al Director Territorial del domicilio principal de la
empresa, indicando los lugares donde se requiere laborar horas extras, las razones claras que justifican
la petición y la vigencia requerida que en todo caso no podrá ser superior a un año.
a) Las exigencias de carga física, psicosocial y demás riesgos para los cargos que requieren
b) Evaluación donde establezca a manera general si los trabajadores que desempeñen los cargos
que requieren trabajar horas extras, por este hecho se verían afectados por las exigencias de carga
física, psicosocial y demás riesgos (Tomando como referencia los programas de vigilancia
epidemiológica).
riesgo, relacionados con las actividades laborales para las que se está solicitado autorización de horas
extras
contar con alguno, y anexar la parte pertinente del mismo donde se estableció la jornada laboral, el
Conformación del COPASS O Vigía ocupacional y dos últimas actas con evidencias de su debido
funcionamiento.
Copia de la Resolución del Reglamento de Trabajo y parte pertinente al horario que está aprobado
requerir autorización para otras ciudades diferentes a la principal anexar la respectiva Cámara de
Comercio.
Concepto Del Sindicato. Si hubiere sindicato o sindicatos en la empresa, Mintrabajo les solicitará
concepto acerca de los motivos expuestos por el empleador y les notificará de ahí en adelante todas las
Publicidad. Copia de la solicitud se debe fijar en todos los lugares o establecimientos de trabajo
Concedida la autorización o denegada el empleador debe fijar copia de la providencia en los mismos
Mintrabajo, no podrá superar un (1) año y una vez vencida deberá hacerse nueva solicitud.
El acto administrativo que resuelve la petición debe ser notificado a la empresa y a la organización
Recursos.
El sindicato o sindicatos que hubiere tendrán derecho, al igual que el empleador a hacer uso de los
Llevar diariamente por duplicado un registro del trabajo suplementario de cada trabajador, en el
que se especifique: nombre de este, edad, sexo, actividad desarrollada, número de horas laboradas con
El duplicado de tal registro entregarlo diariamente por el empleador al trabajador firmado por
aquel o su representante.
No Se Requiere Autorización.
Pero solo se permite el trabajo en la medida necesaria para evitar que la marcha normal del
establecimiento sufra una perturbación grave. Artículo 2 del Decreto 13 de 1967 y artículo 2.2.1.2.1.3
La ley que menciona el trabajar horas extras, a los empleados del Sector Privado es el
Código Sustantivo del Trabajo, el cual se mencionaran los siguientes artículos para conocer
más:
Artículo 4. Servidores Públicos. Las relaciones de derecho individual del Trabajo entre la
servidores del Estado, no se rigen por este Código, sino por los estatutos especiales que posteriormente
se dicten.
Esta obra está bajo una licencia de Creative
Commons Reconocimiento-NoComercial-
CompartirIgual 4.0 Internacional.
34
Artículo 159. Trabajo Suplementario. Trabajo suplementario o de horas extras es el que excede de
Artículo 160. Trabajo Ordinario Y Nocturno: Articulo Modificado Por El Artículo 25 De La Ley
789 De 2002. Diario Oficial 45046 Del 27/12/02. 1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis
horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.). 2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las
veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.). Texto original del código sustantivo del
trabajo.
Artículo 160. Trabajo Diurno Y Nocturno. 1. Trabajo diurno es el comprendido entre las seis horas
(6 a.m.) y las dieciocho (6 p.m.). 2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las dieciocho horas (6
Artículo 161. Duración. La duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo es de ocho (8)
Artículo 164. Descanso En La Tarde Del sábado. Pueden repartirse las cuarenta y ocho (48) horas
semanales de trabajo ampliando la jornada ordinaria hasta por dos (2) horas, por acuerdo entre las
partes, pero con el fin exclusivo de permitir a los trabajadores el descanso durante todo el sábado. Esta
Artículo 165. Trabajo Por Turnos. Cuando la naturaleza de la labor no exija actividad continuada y
se lleve a cabo por turnos de trabajadores, la duración de la jornada puede ampliarse en más de ocho
(8) horas, o en más de cuarenta y ocho (48) semanales, siempre que el promedio de las horas de
trabajo calculado para un período que no exceda de tres (3) semanas, no pase de ocho (8) horas diarias
ni de cuarenta y ocho (48) a la semana. Esta ampliación no constituye trabajo suplementario o de horas
extras.
Artículo 167-B. Límite Del Trabajo Suplementario. En ningún caso las horas extras de trabajo,
diurnas o nocturnas, podrán exceder de dos (2) horas diarias y doce (12) semanales. Cuando la jornada
Esta obra está bajo una licencia de Creative
Commons Reconocimiento-NoComercial-
CompartirIgual 4.0 Internacional.
35
de trabajo se amplíe por acuerdos entre empleadores y trabajadores a diez (10) horas diarias, no se
Artículo 179. Remuneración: Modificado por el Artículo 26 de la Ley 789 de 2002. Diario Oficial
El trabajo en domingo y festivos se remunerará con un recargo del setenta y cinco por
Si con el domingo coincide otro día de descanso remunerado solo tendrá derecho el
obligatorio el día sábado o domingo, que será reconocido en todos sus aspectos como
exclusivamente para el efecto del descanso obligatorio. Las disposiciones contenidas en los
labora hasta dos domingos durante el mes calendario. Se entiende que el trabajo dominical es
habitual cuando el trabajador labore tres o más domingos durante el mes calendario.
El trabajo en domingo o días de fiesta se remunera con un recargo del ciento (100%)
sobre el salario ordinario en proporción a las horas laboradas sin perjuicio del salario
ordinario a que tengan derecho el trabajador por haber laborado la semana completa.
Si con el domingo coincide otro día de descanso remunerado solo tendrá derecho el
Por medio de la Ley 1846 del 18 de Julio de 2017, se modificó los siguientes artículos:
Trabajo diurno es el que se realiza en el periodo comprendido entre las seis horas (6:00 a. m.) y
Trabajo nocturno es el que se realiza en el período comprendido entre las veintiún horas (9:00 p.
Artículo 2o. El literal d) del artículo 161 del Código Sustantivo del Trabajo, quedará así:
d) El empleador y el trabajador podrán acordar que la jornada semanal de cuarenta y ocho (48)
horas se realice mediante jornadas diarias flexibles de trabajo, distribuidas en máximo seis días a la
semana con un día de descanso obligatorio, que podrá coincidir con el domingo. Así, el número de
horas de trabajo diario podrá repartirse de manera variable durante la respectiva semana teniendo
como mínimo cuatro (4) horas continuas y como máximo hasta diez (10) horas diarias sin lugar a
ningún recargo por trabajo suplementario, cuando el número de horas de trabajo no exceda el
Artículo 4o. La presente ley rige a partir de su promulgación, modifica en lo pertinente los
artículos 25 y 51 de la Ley 789 de 2002 que a su vez modificara los artículos 160 y 161 del Código
Sustantivo del Trabajo, y demás disposiciones que le sean contrarias. (Ley 1846, 2017)
2.3. Proceso
(ISO 9000, 2015) define proceso como ‘’Conjunto de actividades mutuamente relacionadas
Para el logro de las metas de las entidades, requiere de una integración de su sistema con
sus procesos, pues ahora en día las empresas buscan implementar procesos que ayuden
generar un valor diferente y de calidad para sus clientes, para que sea distinguido en el
mercado.
Estrada (1994) afirma que, ‘’ El éxito de una empresa depende del éxito de sus procesos.
automatizar ineficiencia solo ahora las compañías han comenzado a pensar en términos de
2.4. Procedimiento
Según Melinkoff (1990) ‘’Los procedimientos consisten describir detalladamente cada una
de las actividades a seguir en un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la
disminución de errores"
Desde otro punto de vista Según Biegler (1980)" Los procedimientos representan la
empresa de forma ordenada de proceder a realizar los trabajos administrativos para su mejor
2.5. Manual
mayor eficiencia y eficacia en la ejecución del trabajo asignado al personal para alcanzar los
constituyen.
Los manuales ayudan a consolidar todas las tareas e información para implementar y
que se generan en un organismo; se considera que esta suma de experiencias y técnicas conforman la
tecnología de la organización, misma que sirve de base para que siga creciendo y se desarrolle.
El anterior Autor realiza una pregunta que es muy llamativa e importante, Ibañez (2008)
dice:
contribuye a enfocar los esfuerzos y la atención de los integrantes de una organización hacia la mejora
Esto ofrece elementos con el fin de obtener información para ser analizada por medio de la
Según (Gerencia, 2015) comenta que una empresa que no cuente con un manual de
2.5.1.1. Etapas
Le encuesta: las encuestas son entrevistas con un gran número de personas utilizando un
cuestionario estructurado que se da a los encuestados y que está diseñado para obtener
Los procesos vistos en más detalle son una secuencia de actividades o acciones que a su vez están
constituidas por una serie de tareas. La diferenciación entre actividad y tarea puede ser arbitraria y el
sentido que tiene es que permite definir responsabilidades, asociando a cada tarea o parte de la tarea un
Cuando las actividades y tareas están adecuadamente diseñadas, significa que están
final. Se dan siempre en un tiempo y espacio determinado y consumen recursos, sean éstos materiales
o no materiales.
Según Gomez (1997) comenta que : “El Flujograma o Fluxograma, es un diagrama que
El circulo; significa una operación (una etapa o una subdivisión del proceso). Una operación se
realiza cuando se crea, se altera, se aumenta o se sustrae algo. Ejemplo: emisión de un documento.
La flecha o pequeño círculo corresponde a un transporte o tarea de llevar algo de un lugar a otro.
verificar o fiscalizar sin que se realicen operaciones. Ejemplo: verificación de una firma.
La letra D: representa una demora o retraso, ya sea por congestionamiento, distancia o por espera
de alguna provisión por parte de otra persona. Significa una espera o un desplazamiento por agenda o
El triángulo con el vértice hacia abajo o hacia arriba representa una interrupción casi definitiva o
muy prolongada. Puede ser un almacenamiento (cuando se trata de materiales) o que algo se archiva
El controlar las horas extras diarias de cada empleado no es tarea fácil y mucho menos el
horas extras de la Gobernación del Tolima, además de que haya brechas entre el proceso, pues
este no tiene una organización adecuada por lo tanto hace que el disminuir los índices de
corrupción sea casi nulo, además de que para la Dirección de Talento Humano se le ha hecho
Por ende, es fundamental crear control sobre las brechas que se han presentado en el
proceso que como tal no existe, y así ayudar a la Dirección de salir del ítem negativo que lo
Controlar las horas laborales de todos los empleados mediante un sistema de registro supone un
importante avance en labores administrativas dentro del departamento de RRHH, que podrá gestionar
fácilmente las horas extraordinarias. Además, poder acceder en cualquier momento a los informes con
los registros validados y firmados por los empleados, supone una cómoda ventaja ante una posible
Ejemplo: El software de seguridad que evita el acceso a personal no autorizado, para tratar de evitar
automatizadas
Ejemplo: Un programa de auditoría, para descubrir a posteriori errores o fraudes que no haya sido
Controles Correctivos: Aseguran que las acciones correctivas sean tomadas para revertir un
evento no deseado.
Documentación y reportes que informan a la Gerencia, supervisando los asuntos hasta que son
corregidos o solucionados.
Los Directivos son acciones positivas a favor de que sucedan ciertos acontecimientos que
servidores públicos de las entidades como responsabilidad propia de las funciones que le son
inherentes, sobre la base de normas que rigen las actividades de la organización y los procedimientos
establecidos en sus planes, reglamentos, manuales y disposiciones institucionales, los que contienen
‘’ El Control Interno Posterior es ejercido por los responsables superiores del servidor o
funcionario público ejecutor, en cumplimiento de las funciones establecidas, así como, por el
2.5.2. Presupuesto
El presupuesto es la espina dorsal de las finanzas. Sin éste es muy cuesta arriba llevar una buena
gestión del dinero, ya que marca la pauta a la hora de gestionar de manera eficiente los recursos
económicos. Por lo que el objetivo de este se bifurca en servir como una herramienta de planificación
la planificación y control. En este sentido, se puede establecer que el presupuesto ayuda a determinar
cuáles son las áreas fuertes y débiles de las organizaciones, el control presupuestal genera la
coordinación interna de esfuerzos y en virtud de sus relaciones con los diferentes aspectos
Como lo define Whitten, Bentley, & Dittman (2004) ‘’un sistema de información es un
funcionamiento de la organización.
permitido aumentar la agilidad de los sistemas de las empresas, además de ejecutar nuevos
métodos y herramientas para seguir compitiendo en el mercado, y así mismo cumplir con los
estándares que ahora en día tiene el consumidor, que son tan cambiantes.
2.5.4. Intranet
Las intranets son redes privadas que se han creado utilizando las normas y protocolos de Internet.
Aportan la interfaz de exploración del World Wide Web (www) a la información y servicios
almacenados en una red de área local (LAN) corporativa. Las intranets son atractivas por que
productividad, ya que ofrece a los usuarios acceso más eficaz a la información y a los servicios que
necesitan.
acceso para ingreso y salida, también como método de control del personal dentro de la organización
para hacer un mejor uso del tiempo de la jornada laboral, pago de nómina, voto electrónico, acceso a
‘’ Llevar un registro de las horas trabajadas y las tareas realizadas por los empleados
externos, puede llegar a ser un caos. Es por ello, por lo que nacen herramientas adaptadas a
Por eso existen diferentes tipos de herramientas para tener un control en el registro de
asistencia de la jornada laboral de los empleados y así mismo, cuando se realizan horas extra,
desde el cual puede acceder el jefe de talento humano y el grupo de nómina para verificar el
planificación.
3. Marco Normativo
El presente manual para la implementación del proceso de pago y control de horas extras,
Decreto 1042 de 1978 de las horas extras para Funcionario Públicos Administrativos.
Decreto Número 199 de 2014 de las horas extras para Funcionario Públicos
Administrativos.
Decreto Número 1092 del 26 de Mayo De 2015 de los Servidores Públicos Docentes y
Directivos Docentes.
Central.
Decreto Número 1116 Del 27 de Mayo de 2015 de los Servidores Públicos Docentes y
Directivos Docentes.
4. Metodología
Figura 7. Metodología
4.1.Etapa 1
Investigación de la falta de Valor Agregado: Al realizar las tareas diarias que realizaba
en la Gobernación del Tolima, se empezó a investigar qué valor agregado necesita la entidad
con prioridad.
4.2.Etapa 2
la falta de un proceso más controlado y organizado, para luego ser implementado ‘’Proceso de
Gobernación:
Secretaria Salud
control de horas extras, mientras la Secretaria de Educación y Cultura tienen su propia área de
Talento Humano.
Creación de Cuestionario: Al obtener una información directa con los que conforman la
nómina en la Gobernación del Tolima, se envió por correo electrónico un cuestionario para
4.3. Etapa 3
grupo de nómina de las Secretarias y del cuestionario se procede a aplicar dicha información
empieza a describir cada proceso de pago de horas extras de las 3 secretarias con su flujograma.
4.4. Etapa 4
secretarias, se hace comparaciones entre ellas y otras entidades para verificar, que mejoras se
pueden hacer en el proceso para documentar y luego ser implementados. Y así mismo, sugerir
que controles pueden ayudar a mejorar y organizar el proceso de pago de horas extras.
Avance de Trabajo y Revisión por parte del Docente: El profesor rectifico el trabajo y
sugirió cambios y mejoras para terminarlo, además de enviarlo para su revisión final.
Aprobación y entrega final: El docente revisa por última vez todo el trabajo completo, para
pasar a su último.
Secretaria Administrativa Central y se encarga de dicho proceso de todas las otras Secretaria y
Direcciones que conforman a la Gobernación del Tolima, dado que la Secretaría de Salud y
recibir los documentos de los funcionarios que tienen permitido laborar horas extras, y así
mismo liquidarlas.
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 1 de 9
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 2 de 9
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 3 de 9
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 4 de 9
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 3 de 9
5.1.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria
Administrativa
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMNISTRATIVA
CENTRAL Página 6 de 9
INICIO
Autorización
de horas
extras
Realizar El
Formato de
Autorización
¿Se
Realizar autorizó?
ajustes No
Si
Realización Revisión y
de Horas firma de
Extras Autorización
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 7 de 9
Revisión y Entrega de
Firma de documentos
Planilla de Certificado
Cumplimiento
¿Hay
Si
Solicitud de errores? Entrega de
horas extras documentos
(certificado)
No
Reclamo de Revisión de
Certificado Realización documento
de
Resolución y
formato
Realización Firma de
de formatos Resolución y
formato
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 8 de 9
Devolver
documentos ¿Hay
errores en
Silos
formatos?
No
Liquidar
horas
Extras
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA ADMINISTRATIVA
CENTRAL Página 9 de 9
¿Se
revisó
No y
corrigió?
Tramitar
firmas para el
pago
Radicación de nómina
en ventanilla de
presupuesto
FIN
se menciona el procedimiento para los funcionarios administrativos, sino también para las
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
Página 1 de 7
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
Página 2 de 7
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
Página 3 de 7
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
Página 4 de 7
5.2.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria de
Salud
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
Página 5 de 7
INICIO
Realización
de horas Autorización
extras de Horas
Extras
Solicitud de
horas extras
(certificado)
Realización
de formatos
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
Página 6 de 7
Enviar Entrega de
Realización de
documentos documentos
Resolución
por correo y oficios
Motivada
Imprimir
resolución,
documentos y ¿Hay errores
Si Si
anexar en los
documentos?
Firma de No
oficios
Devolver
documentos
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE SALUD
Página 7 de 7
Liquidar
Horas Extras
¿Se
revisó y
No
corrigió?
Si
Tramitar
firmas para el
pago
Radicación de nómina
en ventanilla de
presupuesto
FIN
Código:
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA GUI-GH-001
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Versión: 01
MACROPROCESO: GESTION HUMANA Pág. 1 de
FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA LABORAR Vigente desde:
HORAS EXTRAS 01/12/2016
SECRETARIA:
DIRECCIÓN:
FECHA:
CARGO: CARGO:
Código: GUI-GH-001
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
Versión: 01
MACROPROCESO: GESTION HUMANA Pág. 1 de
FORMATO DE PLANILLA DE CUMPLIMIENTO Vigente desde:
01/12/2016
Código: GUI-
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA GH-001
INTEGRADO DE GESTION
Versión: 01
MACROPROCESO: GESTION HUMANA Pág. 1 de
FORMATO DE CERTIFICACIÓN PARA EL Vigente desde:
RECONOCIMIENTO DE HORAS EXTRAS 01/12/2016
Código: GUI-GH-
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA SISTEMA 001
INTEGRADO DE GESTION
Versión: 01
MACROPROCESO: GESTION HUMANA Pág. 1 de
FORMATO DE VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN DE Vigente desde:
PAGO DE LAS HORAS EXTRAS LABORADAS 01/12/2016
SECRETARIA:
DIRECCIÓN:
MES:
Aprobó:
(NOMBRE DE LA ENTIDAD)
(FECHA DE LA RESOLUCIÓN)
Por la cual se liquida y ordena el pago de (Horas extras diurnas, nocturnas y festivas o de
trabajo ocasional en días dominicales y festivos a un servidor de la Entidad
C O N S I D E R A N D O:
Que el Decreto 1042 de 1978 establece que el reconocimiento del trabajo suplementario se
liquidará con un recargo del veinticinco por ciento (25%) sobre la asignación básica fijada por la
Ley para el respectivo empleo, el trabajo extra nocturno con un recargo del setenta y cinco por
ciento (75%) y el trabajo dominical y festivo se pagará con el doble del valor de la remuneración
correspondiente a un (1) día ordinario de trabajo.
Que de conformidad con lo señalado en el Decreto (__________) por el cual se fijan las escalas
de asignación básica de los empleos de la Rama Ejecutiva del orden nacional, para que proceda
el pago de horas extras y del trabajo ocasional en días dominicales y festivos, así como el
reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar, de descansos compensatorios, el empleado deberá
pertenecer al Nivel Técnico hasta el grado 09 o al Nivel Asistencial hasta el grado 19".
Que la Resolución (_____) de (______) estableció un horario de (___) horas diarias de trabajo
para todos los servidores de (Nombre de la Entidad).
Que el(a) servidor(a) (nombre) de (entidad) laboró (horas extras, diurnas y nocturnas –
dominicales y festivos) durante el mes de (_________) del año (__), en los horarios que se
relacionan en la planilla de control respectiva, de la siguiente forma:
Que, en consecuencia, se hace necesario ordenar el pago de las sumas que se le adeuda a cada
servidor.
RESUELVE:
El pago de las sumas ordenadas en el artículo anterior será cubierto por (nombre de la entidad)
en la nómina del mes de (_____) de (__), con cargo al (_________) del presupuesto de gastos
para la presente vigencia fiscal.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
_____________
Nominador
Formato de Pago En Dinero De Días Extras Compensatorios, sacado de la Función Publica (Función
Publica)
(NOMBRE DE LA ENTIDAD)
(FECHA DE LA RESOLUCIÓN)
en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que le confiere la Resolución N°. (___)
del (día) de (mes) de (año),
C O N S I D E R A N D O:
Que el Decreto (_______) por el cual se fijan las escalas de asignación básica de los empleos de
la Rama Ejecutiva del orden nacional, amplió a cien (100) horas el límite para el reconocimiento
y pago de horas extras a los empleados públicos que desempeñen el cargo de Conductor
Mecánico en las entidades del nivel nacional.
Que los servidores de (Nombre de la Entidad) que laboraron durante el año (__) un número de
horas extras que supera las cien (100) horas extras mensuales, tienen derecho a que el
excedente se les reconozca en tiempo compensatorio de un día hábil por cada ocho horas de
trabajo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 36 del Decreto 1042 de 1978.
Que los siguientes servidores tienen derecho a las horas extras que se relacionan a continuación,
como descanso compensatorio:
Que, en consecuencia, se hace necesario ordenar el pago de las sumas que se le adeuda a cada
servidor.
En mérito de lo expuesto,
R E S U E L V E:
Artículo 1. Liquidación y pago de días compensatorios. Ordenar el pago de las sumas que
se relacionan a continuación, a los siguientes servidores, por concepto de días compensatorios
por trabajo suplementario durante el año (__) de acuerdo con lo expuesto en la parte motiva de
la presente resolución:
El pago de las sumas ordenadas en el artículo anterior será cubierto por la Pagaduría de (Nombre
de la Entidad), en la nómina de (___) de (__), con cargo a (_____), del presupuesto de gastos
para la presente vigencia fiscal.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
_____________________
_____________
Nominador
de Novedades, donde se reporta mes a mes las horas extras por parte de las instituciones, a
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE
EDUCACIÓN Y CULTURA Página 1 de 3
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE
EDUCACIÓN Y CULTURA Página 2 de 3
5.4.1. Flujograma del Diseño del Proceso de Horas Extras Para la Secretaria de
Educación y Cultura
MANUAL DE
GOBERNACIÓN DEL TOLIMA PROCEDIMIENTOS
SECRETARIA DE
EDUCACIÓN Y CULTURA Página 3 de 3
Realizar Liquidar
No
reportes mes a Horas Extras
mes
Realizar
observaciones
Realizar los
y anotaciones
cambios sugeridos FIN
para la aprobación
del proyecto
5.5. Controles para El Proceso de Horas Extras para la Gobernación del Tolima
horas extras, sino que, a cada dependencia que conforman a la Gobernación del Tolima,
elaborar un plan de proyecto de horas cada año lectivo, o más cada seis meses. Donde se
justifique la gran necesidad, importancia y ejecución de laborar horas extras para cumplir con
Al elaborar un proyecto de horas extras como se suele hacer en las Intuiciones Educativas,
dará paso a asignar y planificar un presupuesto a cada área dependiendo de los compromisos
administrativos que tiene que cumplir a corto, mediano y largo plazo. Si se realiza un estudio
donde compruebe que demencias o cargos, tienen carga laboral o que realmente necesitan
laborar horas extras, ayudaría a disminuir la falta de transparencia cuando los funcionarios
elaboren horas extras, porque en algunos casos, puede presentarse que se les autorice las horas
extras, pero se, ¿Sabe realmente si lo que cada Jefe Inmediato certifica, es acorde a lo que los
trabajadores realizaron?
existe un presupuesto, y si se llega acabar, entonces se finalizaría el pago de horas extras. Pero
necesidad de cada dirección para realizar horas extras, donde evidencie los cargos que
realmente necesitan realizar sus actividades y/o tareas y así mismo si también se descubre si
Los sistemas de Información, son el segundo control propuesto dado que no solo se
trata del Sistema Software que tiene la Gobernación del Tolima, para liquidar la nómina que
claro el Sistema tan útil que creo la Secretaria de Educación y Cultura para reportar mes a mes
las horas extras realizas en cada institución, y en como permite que se disminuya costos para
cada rector al venir hasta la ciudad de Ibagué y reportar dichas horas, además del tiempo que
La Plataforma se llama informe de labores, donde cada año lectivo el rector crea un
proyecto de horas extras, el cual sube a dicha plataforma para su aprobación y rechazo,
cuando se aprueba se da paso cada final de mes el grupo de sistema abre la plataforma de 2 a
4 días hábiles para que cada rector realice la gestión de comunicar las horas extras que se
realizaron. El sistema esta tan adecuado conforme a la normatividad, que el rector solo debe
seleccionar:
o Nombre
o Sede
o Municipio
o Código Dane
Secretaria de Educación y Cultura, cuando revisan y verifican que todo esté bien,
anteriormente esto se hacía manualmente el cual era más complicado, y se presentaban errores
cuando los rectores colocan mal la cedula de la persona o algún dato, el cual tenían que llamar
al rector para rectificar de la información estuviera bien, dado que cuando se ingresa al
Sistema Humano pasaba que la cedula estaba mal por alguno número, para dar un ejemplo.
la Secretaria de Salud, seria por medio de la creación de una plataforma parecida a la que
Dependencia
Fecha
Actividades realizadas
del Tolima, hasta ahora en este trabajo donde se evidencia como esta cada proceso de las 3
desde su autorización hasta su pago. El crear una plataforma donde contenga los formatos
necesarios para laborar horas extras, y que cada jefe inmediato reporte mes a mes los primeros
5 días hábiles, las horas extras realizadas del personal que tiene a cargo, ayudaría a mejorar el
las horas extras realizadas, lo único que hacen es subir dicho archivo al Sistema Humano, el
cual se encarga de liquidar las horas extras, si se diseñara y se creara un sistema parecido o
mejorado apoyaría a agilizar el pago y revisión de las horas extras de los funcionarios de la
asistencia y jornada laboral de los servidores públicos, es por medio del registro biométrico
dactilar junto a la creación o diseño de un intranet. Existen otros tipo de Registro Biométricos,
pero el que mejor se puede adaptar es el por medio de la huella, este permitirá monitorear a la
hora que entran y salen los empleados, y así mismo verificar que aquellos que realizaron horas
extras corresponda con la asistencia que el Registro Biométrico Dactilar podrá mostrar,
evidenciando que servidores públicos llegan temprano, salen tarde, y también a la hora del
almuerzo, de quienes se quedan a trabajar realizando horas extras o por el contrario salen a su
autor Gino Orjeda y Guillermo Valderrama, que decidieron proponer y diseñar dicho sistema
Este intranet tiene como finalidad recopilar información para el control del supervisor, gestionar
En la figura 2, se observa la vista inicial donde cada supervisor selecciona su nombre para que
En la figura 3. se observa los pasos que al técnico le permite realizar a el mismo sus cambios de
horarios para luego ser validado por el supervisor. Al supervisor le permite tener una herramienta más
ágil para poder validar los cambios de horario realizados mediante acuerdo con los técnicos
Figura 10.Detalle Total de horas trabajadas por taller del supervisor en tiempo real.
En la figura 4, se observa como en una sola vista muestra el desempeño del personal por supervisor,
como van con el cumplimiento de horas, a que cantidad de horas deben llegar, en cuanto van y en
cuanto deberían estar, así como, que supervisor genera más horas extras con su equipo de trabajo.
En la figura 5, se muestra como el sistema permite ver el nivel de registro diario, tanto de horas
normales como de sobretiempo, así como cuantas horas deben registrar, por ejemplo, Flores Moreno.
Fuente: http://oa.upm.es/32372/1/tesis_master_mario_navalpotro_molina.pdf
Fuente:https://www.netexpertos.cl/control-asistencia-horarios-huella-biometrico
asistencia laboral, que utiliza reconocimiento biométrico de rostro para identificar a aquellos
Es bastante sencilla y actúa como un práctico e innovador reloj de control de asistencia, está
diseñada para Tablets y es útil para empresas tipo oficinas, fábricas, etc. donde los empleados asisten a
Elimina el tiempo de fichaje, los empleados no tienen que rellenar hojas de presencia.
Disminuye las tareas administrativas del departamento de RRHH que tiene que procesarlas. Todo
Ahorra tiempo y dinero para gestionar las retribuciones de las horas extra. Proporciona completos
Es una herramienta colaborativa y transparente. Los empleados pueden consultar sus datos y
tomar conciencia de cómo gestionan su tiempo. Son más productivos y están más motivados.
Los managers pueden fácilmente analizar los resultados de sus equipos, evaluar el rendimiento,
Es un software flexible y móvil adaptado a los nuevos entornos laborales.’’ (Time@Work, 2019)
5.5.4.3. Ceres Time & Attendance System: Este Sistema permite controlar la asistencia,
con motor de base de datos SQL, elaborado en Microsoft Visual Studio. (Centor, s.f.)
5.4.4.3. Control Laboral de Google Play: permite que cualquier empresa disponga de un
sistema de control de horarios y cumpla la Ley de una forma fácil, práctica y económica.
Adaptada a la Ley de Seguridad Social, con la información del número de horas trabajadas en
Testada y adaptada con el fin de facilitar de forma fácil, rápida y veraz de los datos solicitados
funcionarios cada uno redactan y hace sus formatos para la autorización de horas extras,
certificación de las horas extras, las actividades que realizaron junto a la fecha, hora de inicio
y terminación, hora por cada actividad realiza, y hasta el final que se realizaba la resolución
motiva, no existe como tal formatos estándar donde ellos se apoyen para diligencia dichos
formatos necesario para obtener una información más organiza y detallada y así mismo dar
paso a la liquidación de horas extras, muchas veces hasta no anexaba la certificación de horas
Es importante diseñar y crear formatos estándar para tener mejor gestionado sus procesos de
Tolima en el futuro, para tener formatos estándar y así mismo, una información detalla, un
proceso más organizado y controlado por medio de estos formatos. Como los siguientes
Resolución Motivada
6. Conclusiones
implementar formatos estándar para los dos Secretarias, ya que cada funcionario crea sus
óptimo y controlado, dado que todo lo maneja desde su plataforma Informe de Labores.
que como tal no existe un manual donde se diseñe y describa el proceso de una manera más
asertiva, para implementarse en la Gobernación del Tolima, además de que esto ayudará a que
los funcionarios se adapten a este nuevo método de proceso de horas extras para lograr más
hay como tal dicho proceso, dado que solo hacia falta de planificar, organizar, diseñar y
estructurar el proceso; para que así mismo sugerir un manual para la descripción de cada uno
7. Recomendaciones
para que los funcionarios los utilicen, plasmando los datos requeridos y documentos para la
liquidación de horas extras. Como una autorización para laborar horas extras, certificación de
que se realizaron las horas, y un cuadro donde se muestre las actividades que realizó, el tipo
de horas extras, fecha, horas de inicio y terminación, además de usar la resolución motivada
Otra recomendación que podría ayudar optimizar y mejorar la productiva del proceso, es
diseñar una plataforma donde puedan reportar mes a mes las horas extras de los funcionarios
de la entidad, así como lo tiene la Secretaria de Educación y Cultura, el cual les ayudado a
mejorar su proceso y perder menos tiempo al revisar el reporte general, dado que la
plataforma ya tiene instalado las forma en cómo debe operar para rectificar el tipo de horas
sistema intranet y un registro biométrico, para verificar y controlar que lo que los Directores
Existen apps que ayudar en el control de la asistencia de la jornada laboral, que los jefes
inmediatos pueden utilizar y crear una exigencia en los horarios y la realización de horas
extras que los funcionarios realizan, para así mismo ser transparente con lo que concluye el
8. Referencias
Edna Patricia Izquierdo Perez. (1 de Noviembre de 2016). Ministeria de Educación Nacional.
Obtenido de
http://www.semibague.gov.co/index.php?option=com_docman&view=download&alias=
4436-autorizacion-reconocimiento-y-pago-horas-extras-docentes-y-directivos-
docentes&category_slug=noviembre&Itemid=478
https://actualicese.com/2015/02/09/definicion-de-horas-extras/
https://www.medwave.cl/link.cgi/Medwave/Series/GES03-A/5057
Cata Grajales. (18 de Septiembre de 2015). Auditoria Informatica Notas Importantes. Obtenido
de-control/
entradas-y-
salidas.com/?gclid=CjwKCAjwuqfoBRAEEiwAZErCssTOQbvQjgHyv2n8tu4LxmnatS
H338wyMAArJnLnVasrwYnWYmqSUhoC8_IQAvD_BwE
Codigo Sustantivo del Trabajo. (07 de Junio de 1951). Sistema Unico de Información Normativa
y-decretos-ley/codigo-sustantivo-del-trabajo
https://www.controllaboral.es/control-de-horas-extra/
Función Pública:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=66581
Decreto 1092 . (26 de Mayo de 2015). Gestor Normativo. Obtenido de Función Publica:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=61863
Decreto 1116. (27 de Mayo de 2015). Sistema Unico de Información Normativa - Juriscol.
juriscol.gov.co/viewDocument.asp?id=30019859
Decreto 199 . (07 de Febrero de 2014). Gestor Normativo. Obtenido de Funcion Publica:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=56965
https://www.gestiopolis.com/teoria-de-la-intranet/
Función Publica. (s.f.). Formatos de la Función Publica. Obtenido de Formato De Horas Extras,
administracion-publica
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/es/formatos-administracion-publica
https://www.impulsapopular.com/gerencia/que-es-un-manual-de-procesos/
extras-y-recargos-nocturnos-dominicales-y-festivos.html#Horas_extras_o_trabajo_extra
horas extras para incrementar la satifación del personal técnico en una empresa de
http://repositorio.upn.edu.pe/handle/11537/12977
Graw Gil.
https://finanzasyproyectos.net/presupuesto/
https://play.google.com/store/apps/details?id=es.oregoncomercial.controllaboral&hl=es_
419
horario#introducci%C3%B3n
Estrategicas y Organizaciones:
http://clea.edu.mx/biblioteca/Manual%20de%20procesos%20y%20procedimientos.pdf
https://www.iso.org/obp/ui/es/#iso:std:iso:9000:ed-4:v1:es
https://play.google.com/store/apps/details?id=es.oregoncomercial.controllaboral&hl=es_
419
Ley 1846. (18 de Julio de 2017). Gestor Normativo. Obtenido de Función Pública:
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=82756
Educación de México.
https://superrhheroes.sesametime.com/control-asistencia-empleados-externos/
laborales.com.co/index.php?option=com_content&view=article&id=135:horas-extras-
autorizacion&catid=1:laboral&Itemid=86#CommentForm
http://prevencionar.com.co/2017/05/30/horas-extras-nocturnos-dominicales-festivos/
R&C Consulting . (s.f.). R&C CONSULTING Escuela de Gobierno y Gestión Publica. Obtenido
consulting.org/blog/2014/08/control-previo-y-concurrente-en-los-organismos-publicos-
control-interno-previo-simultaneo-y-posterior/
https://es.workmeter.com/software-de-control-horario#introducci%C3%B3n
https://www.milenio.com/opinion/varios-autores/universidad-tecnologica-del-valle-del-
mezquital/importancia-manuales-herramientas-comunicacion-mipymes-1ra
Dactilar:
https://201/bitstream/handle/10654/11168/MayaVargasAdriana2013.pdf?sequence=1
Welsch, G., Hilton, R., & Gordon, P. y. (2005). Presupuestos, planificación y Control. México:
Pearson Educación.
Whitten, J. L., Bentley, L. D., & Dittman, K. (2004). Systems Analysis and Design Methods.