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CONTROL INTERNO

Bogotá D.C
 Tabla de contenido
1. Control interno

1.1. Políticas y técnicas de control interno

1.2. Elementos de control

2. Administración

2.1. Normas
2.2. Contratación de personal
2.3. Caja y bancos
2.4. Conciliación bancaria
2.5. Inventarios
2.6. Informes mensuales
2.7. Registros auxiliares
2.8. Seguros
2.9. Activos fijos
2.10. Compras
2.11. Impuestos
2.12. Préstamos
2.13. Ventas
2.14. Gastos de ventas
 CONTROL INTERNO
Con el propósito de lograr el cumplimiento incluyendo todas las medidas establecidas
por la Política de Control Interno con el fin de:

- Prevenir y mitigar la ocurrencia de fraudes, y actividades deshonestas,

originados tanto al interior como al exterior de la empresa.
- Evaluar el rendimiento en las diferentes áreas y departamentos o divisiones de
la empresa
- Proteger los activos.
- Realizar una gestión adecuada de los riesgos.
- Aumentar la transparencia, confiabilidad, oportunidad, e integridad en la
información generada por la empresa.

Políticas y técnicas de Control interno

Establece pautas generales que orienten el accionar de las entidades del sector
público, en un adecuado sistema de control interno y probidad administrativa, para el
logro de la eficiencia, efectividad, economía y transparencia en la gestión que
desarrollan.

Elementos del control

- Etapas de una transacción:
 Su autorización
 Ejecución
 Registro
 Custodia y salvaguarda de los activos que, en su caso, resulten de dicha
transacción, con el fin de que las mismas hayan sido ejecutadas y que
se encuentren clasificadas en las cuentas apropiadas.
- La estructura organizativa, que comprende fundamentalmente la definición de
áreas de responsabilidad, líneas de autoridad, canales de comunicación y
niveles de jerarquía (organigramas, manuales de procedimientos, etc.)
- Las políticas y procedimientos operativos, en materia de compras, ventas,
producción, gestión de inventarios, política de inversiones, finanzas, etc.
- Las políticas y procedimientos contables, incluyendo a todo el sistema de
información de la empresa, no sólo la contabilidad patrimonial básica, sino
también el control presupuestario, las estadísticas, etc.
 ADMINISTRACIÓN
Normas
● Promover recursos de cualquier pérdida causada por desperdicio, abuso, mala
gestión, error, fraude e irregularidades.

● Hacer cumplir las leyes, restricciones y regulaciones de la entidad.

● Definir los datos financieros de la administración de una manera confiable y segura y

presentarlos a la administración o al consejo de administración.

Contratación de personal
- Los criterios de evaluación y selección serán de conformidad con el perfil del
cargo a contratar, complementados con las evaluaciones psicológicas y
técnicas cuando aplique.
- El proceso de Selección y Contratación de personal, así como también los
ascensos de empleados, deberá ir orientado a la existencia de vacantes que se
generen por las siguientes causas:
 Por ascensos de personal.
 Por renuncia.
 Por abandono de trabajo.
 Por despido de personal.
 Por defunción del empleado.
 Por finalización de contrato.

CAJA Y BANCOS
- Verificar mensualmente que la suma de los saldos en registros auxiliares sea
igual al saldo de la cuenta mayor.
- Establecer la política de que todos los cheques que se expidan se hagan
nominativamente; que se fije un importe mínimo para efectuar pagos por medio
de éstos.
- Deberá responsabilizarse a una persona para el manejo de las cuentas de
cheques.
- Por ningún motivo se deberán compensar unos con otros de forma que quede
un saldo único (disponer de los ingresos entrantes para efectuar gastos); es
decir, deberán depositarse intactos.
- Cada cheque que se expida deberá estar soportado con la documentación
correspondiente requerida (previa revisión y autorización), y la póliza de
egresos.
- Ejercer un fuerte control sobre los cheques devueltos a fin de evitar que vayan
a cubrir faltantes en caja.

Conciliación bancaria

- Todas las cuentas bancarias se deben conciliar en forma mensual a más

tardar en los primeros días del siguiente mes.
- Todas las cuentas bancarias deben estar contabilizadas en el libro mayor.

Inventarios
 - Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando
cual sistema se utilice.
- Establezca un control claro y preciso de las entradas de mercancías al
almacén, informes de recepción para las mercancías compradas e informes de
producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán del
almacén únicamente si están respaldadas por notas de despacho o
requisiciones las cuales han de estar debidamente autorizadas para garantizar
que tendrán el destino deseado.
- Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño o
descomposición.
- Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo
cual conduce a pérdidas en ventas.

Informes mensuales

Mensualmente la gerencia administrativa deberá hacer informe sobre el estado de

las inversiones los cuales deben ser analizados debidamente dejando evidencias
sobre escrito sobre todos los aspectos que se tomen.

Registros auxiliares

La gerencia administrativa debe llevar un registro auxiliar detallado de las inversiones

que muestre la siguiente información

1. Valor de costo.
2. Tasa de interés en caso que la tenga.
3. Descripción de los valores.
4. Fechas de vencimiento.
5. Fechas de adquisición.
6. Compras ventas y rendiciones de valores se deben registrar en el mes en
que suceden tanto en los registros contables como auxiliares.

Seguros

- La gerencia debe asegurar tener una adecuada cobertura de seguro.

- La póliza de seguro se debe revisar periódicamente con respecto al monto de
los activos asegurados.
- Debe presentarse oportunamente a la compañía aseguradora los informes
que establecen las condiciones de pólizas, como los reportes mensuales de
existencia.

Activos Fijos
OBJETIVOS GENERALES:

- Propiedad: Comprobar que todos los bienes que figuran en el balance se

encuentren en posesión de la empresa o de terceros.
- Existencia Física: Comprobar que los activos existen y figuran en el rublo
de propiedad, planta y equipo

Medición: Comprobar que los activos fijos estén valuados a su costo o a su valor
razonable, menos depreciación acumulada o provisión por desvalorización

- Adquisiciones
- Verificar autorizaciones de la compra
- Justificación de la compra
- Existencia de cotizaciones para buscar el mejor precio
- Verificar que los activos construidos por la propia empresa no excedan del
valor de mercado.
- Verificación selectiva de manera periódica de la existencia de los bienes
adquiridos.
Compras
- Las órdenes de compra deberán contener una descripción precisa de los
artículos y servicios y deseados, cantidades, precios y nombre y domicilio
del proveedor.
- Deberán estar reenumeradas y firmadas por un agente de compras
autorizado.
- Prepara la cuenta por pagar y adjuntar los documentos de soporte.
- Aprobar el documento para pago, teniendo a una persona que la certifique.

Impuestos

Debe tener un control estricto de los impuestos a los que está sujeta la empresa.

- La presentación de las declaraciones de los impuestos y la cancelación de

los impuestos respectivos se deben hacer en las fechas que corresponde
para evitar el pago de multas y recargos.
- Se debe estar atento a todas las disposiciones legales que concedan
exenciones de impuestos que favorezcan los intereses de la empresa
- Deben archivarse adecuadamente todas las declaraciones de impuestos.

Préstamos

- Todas las operaciones de préstamo deben ser realizadas por los

departamentos administrativos y financiero y ser aprobados por la gerencia
 - Se debe llevar registros detallados de todas las transacciones de préstamos.
Estos registros deben mostrar la siguiente información
 Valor nominal
 Tasa de interés
 Fecha de emisión
 Fecha de vencimiento
 Descripción de la garantía
 valor mensual de la amortización del préstamo.

Ventas

- Para un adecuado control en el área de ventas se debe utilizar los siguientes

documentos esenciales:
 Facturas
 Notas de crédito
 Nota de pedido
 Recibo de ingreso de caja
 Ordenes de despacho
- Establecimiento de estándares. Establece los criterios de evaluación o
comparación, dadas por la normativa.
- Evaluación de desempeño: acerca de las actividades establecidas en la
entidad.
- Comparación del desempeño: donde se compara el desempeño con el
estándar establecido para verificar si hay desviaciones o variaciones
importantes.
- Acción correctiva: para corregir el desempeño para adecuarlo al estándar
esperado.

Gastos de ventas

- Todo el gasto de venta en que incurra la empresa debe registrarse

contablemente en el mes que estos ocurran.
- Estos gastos se deben registrarse en cuenta que correspondan de
acuerdo de acuerdo a su naturaleza de modo que permita su
comparación entre periodos.
- Solamente se podrá incurrir en los gastos que hayan sido previamente
autorizado en el presupuesto anual de empresas.